Transcript Kommunikációs kézikönyv

Legjobb Munkahely Felmérés 2015
Kommunikációs
kézikönyv
Tartalom
A kommunikáció, mint a felmérés sikerének kulcstényezője
Kommunikációs terv
 Kommunikációs terv készítése
 Kommunikációs terv-sablon
A kommunikáció lehetséges eszközei, csatornái, szintjei, főbb üzenetek
 A felmérést bevezető kommunikáció
 Kommunikáció az adatfelvétel ideje alatt
 Kommunikáció a felmérés lezárásakor
 Hogyan kommunikáljuk a felmérés eredményeit?
A rangsorban elért helyezés publikációjához kapcsolódó tudnivalók
 Legjobb Munkahelyek közé kerülés esetén
 A rangsorban elfoglalt egyéb helyezés esetén
Mellékletek
 Beharangozó kommunikációs levél minta
 Emlékeztető levél minta
 Köszönőlevél minta
 Tájékoztató levél minta az eredményekről és további lépésekről
2
Kommunikáció mint a felmérés sikerének
kulcstényezője
A vállalat a felmérésben való részvétellel egy olyan belső elkötelezettség
mérési projektet indít útjára, melynek hasznosíthatósága, az üzleti és
stratégiai célok eléréséhez való hozzájárulása akkor biztosítható, ha a
kérdőíveket minél több dolgozó, a lehető legőszintébben tölti ki.
Csak akkor kapunk valóban objektív és hiteles képet a vállalat dolgozói
megítéléséről, a fejlesztendő területekről, ha minél reprezentatívabb mintával
rendelkezünk és a dolgozók valódi véleményüket osztják meg velünk.
Az információ
A kommunikáció tudatos tervezése és megvalósítása a legnagyobb
mértékben járul hozzá ahhoz, hogy a dolgozók körében megteremtsük a
felmérés sikeres lebonyolításához, a kérdőívek őszinte kitöltéséhez szükséges
bizalmi légkört.
A kommunikáció a felmérés eredményeinek megosztásában és az
eredmények alapján következő lépések megismerésében is segítségére van,
valamint segít megnyerni a dolgozók támogatását a további akciók
megvalósításához. Ehhez szükséges a folyamatos információ megosztás,
nem csupán a projekt ideje alatt, de azt követően is.
A vezetők kiemelt szerepe
A vezetők kommunikációjára a későbbiekben részletesen is kitérünk majd.
Fontos azonban már az elején kiemelni: a legprecízebb kommunikációs terv, a
legjobb és legszínesebb eszköztár sem ér semmit a vezetők
elkötelezettsége és támogatása nélkül!
A dolgozó a felmérés megbízhatóságát, adatainak védelmét, saját szerepét és
véleményének fontosságát elsősorban saját közvetlen felettese és a
felsővezetés által közvetített üzenetek alapján fogja meghatározni.
Erre való tekintettel a későbbiekben külön is kitérünk majd a vezetők
felmérésben betöltött szerepére.
3
Egyszerű és könnyen követhető módon, a Legjobb Munkahely Felméréshez
kapcsolódó kommunikáció is egyértelműen hozzárendelhető a felmérés egyes
szakaszaihoz.
Ennek alapján a folyamat általánosságban az alábbiak szerint épül fel:
Bevezető
kommunikáció
Kommunikáció a
felmérés alatt
Kommunikáció a
felmérés
lezárásakor
Eredmények és
további lépések
kommunikálása
A szervezet tájékoztatása a felmérésről.
Főbb üzenetek:
 Anonimitás, önkéntesség
 Célok
 Időpont
 Felmérés módja
 Kihez fordulhatnak kérdésekkel
A dolgozók és a vezetők folyamatos informálása a
felmérés alatt is!
Főbb üzenetek:
 Kérdőívek kiküldése/információ elhelyezésükről
 Gyakoribb kérdések előzetes megválaszolása
 Rendszeres emlékeztetés a kitöltés határidejére
 Esetleges visszajelzés az eddigi kitöltésről
 Változásokról tájékoztatás (meghosszabbítás, stb.)
Visszajelzés a dolgozóknak és a vezetőknek a
felmérés lezárásáról, sikerességéről.
Főbb üzenetek:
 Megköszönni a részvételt
 Válaszadási arány
 Mikorra várhatnak információt az eredményekről
Eredmények és további lépések kommunikálása a
szervezetben.
Főbb üzenetek:
 Legfőbb mutatók
 Tervezett lépések
 Fórum biztosítása a dolgozóknak és vezetőknek az
eredményekkel kapcsolatos kérdések feltételére
4
A kommunikációs terv
A felmérés sikerének kulcstényezője a kommunikáció. Tapasztalataink szerint
mégis ez az a terület, ami a legtöbb esetben mégis elhanyagolásra kerül.
Nagyobb szervezetekben, szigorú belső szabályozások mellett pedig a HRnek sokszor kell szembesülnie azzal is, hogy a kommunikációs osztállyal
való egyeztetések sok időt és energiát igényelnek.
Mind a szervezet többi tagjával való egyeztetés, mind a vezetők naprakész
informálása arra vonatkozóan, hogy pontosan mikor, mi történik a
szervezetben, akár csak a HR saját munkája a felmérés kommunikációjához
kapcsolódóan egyszerűbbé és átláthatóbbá válik, ha előzetesen egyszerű,
átlátható kommunikációs tervet készítünk. Ez sokat segít abban is, hogy
átgondolt kommunikációs csatornákat és eszközöket használjunk a felmérés
támogatására.
5
A kommunikáció lehetséges eszközei, csatornái,
szintjei, főbb üzenetek
A következőkben javaslatokat és ötleteket adunk ahhoz, hogyan
kommunikálhatunk a felmérés különböző szakaszaiban. Az egyes tényezők
közül a szervezet igényeihez és lehetőségeihez mérten szabadon
válogathatnak, lehetséges fázisonként akár csak egy-egy, vagy akár az
összes lehetőség beépítése a kommunikációs tervbe, illetve ezek kreativitástól
és forrásoktól függően akár tovább is bővíthetőek.
A terv végleges kialakításában tanácsadóink is segítségükre lesznek.
Bevezető kommunikáció – legfontosabb üzenetek
 A felmérés célja, hogy megismerjük dolgozóink elkötelezettségét és
elégedettségét a különböző területeken.
 Őszinte véleményük segítségével képet kapjunk arról, melyek a szervezet
fejlesztendő területei, erősségei, hogyan tehetjük dolgozóinkat még
elkötelezettebbé a szervezet iránt.
 A felmérés eredményeire alapozva célzott beavatkozásokat és konkrét
lépéseket tegyünk a problémás területek fejlesztésére.
 A felmérés anonim, a kérdőívek kizárólag az Aon Hewitt munkatársaihoz
jutnak vissza, a vezetőség összesített eredményeket kap kézhez a
felmérés végén.
 A felmérésben való részvétel önkéntes, a kérdőívek kitöltése senki
számára nem kötelező, véleményüket mindannyiunk közös jövőjének
alakítása érdekében kérdezzük. A felmérést kérdőívek segítségével
végezzük, papíros/webes formában. A kérdőívek dátum-tól lesznek
elérhetőek, a HR folyamatosan informálni fog mindenkit a további
lépésekről.
 A felméréssel kapcsolatos bármilyen kérdéssel forduljanak bizalommal a
HR munkatársaihoz, közvetlen feletteseikhez, vagy az Aon Hewitt
munkatársaihoz (György Máté – [email protected] 06 1 801
8238)
 Mindenki véleménye fontos, mindenki részvételére számítunk!
6
Bevezető kommunikáció – eszközök
Vezetők
A vezetők kiemelt szerepe/felkészítés
A vezetők szerepe kiemelten fontos a felmérés sikerének szempontjából,
ahogyan ezt korábban is említettük. Éppen ezért fontos figyelnünk rá, hogy ők
kapjanak először tájékoztatást a felmérésről, felkészítsük őket a felméréshez
szükséges bizalmi légkör megteremtésével és az esetleges kérdések
megválaszolásával kapcsolatosan. A dolgozók őket keresik majd először
kérdéseikkel, és az ő viselkedésük is mutatja majd számukra, hogy mennyire
fontos a felmérés a vállalat vezetésének.
Vezetői prezentáció
Tanácsadóink vezetői prezentációk megtartásában és vezetői kérdések
megválaszolásában is állnak az Önök rendelkezésére. Fontosnak tartjuk, hogy
a vezetők pontosan ismerjék a felmérés részleteit, ha kérdésük vagy kétségük
van bármivel kapcsolatosan, azt még az elején tisztázzuk.
Fórum / Kerekasztal-beszélgetés
A vezetők felkészítését és felkészülését támogathatja, ha valamilyen fórumon
lehetőséget biztosítunk számukra, hogy megbeszéljék az esetleges jövőbeni
kérdéseket, egységes álláspontot és kommunikációt alakítsanak ki a
felmérésre vonatkozóan, még mielőtt a dolgozók irányába is megkezdenénk a
bevezető kommunikációt. Így biztosak lehetünk abban, hogy a vezetők
egységes üzeneteket közvetítenek, és mindannyian tisztában vannak a
felmérés fontosságával, annak menetével és annak sikerében játszott
kulcsszerepükkel.
7
Bevezető kommunikáció – eszközök
Dolgozók
Beharangozó levelek
Plakátok
A beharangozó levelek valamennyi
dolgozóhoz eljuttatásra kerülnek, a
szervezet lehetőségeitől függően papíros
formában vagy intraneten, esetleg belső
elektronikus hírlevél formájában. A
beharangozó levelekhez használhatják a
kézikönyv részét képező mintákat, azokat
testreszabva, vagy készíthetnek saját
leveleket is.
Plakátok segítségével felhívhatjuk a
dolgozók figyelmét a felmérésre, a
legfontosabb üzeneteket figyelemfelkeltő
módon juttathatjuk el a vállalat minden
pontjára.
Vállalati újság/Intranet
Minél inkább fontos és kiemelt vállalati
eseményként kezeljük a felmérést, annál
inkább számíthatunk a dolgozók
hozzájárulására. Ehhez használhatunk
rövid üzeneteket a vállalat általános
információk közlésére megszokott
eszközeiben, mint pl. a vállalati újság. Jó
ötlet lehet a legfelsőbb vezetővel készített
néhány kérdéses kis riport megjelenítése
a vállalati újságban, ahol ő maga mondja
el miért fontos a felmérés a vezetés
számára.
Dolgozói prezentációk
Ha dolgozóink jobban szeretik a személyes
kommunikációt, vagy általános bizalmuk a
felmérésekkel kapcsolatban várhatóan
nagyon alacsony, szerencsés lehet a HR
vagy az Aon Hewitt munkatársai által
megtartott rövid prezentáció keretében
tájékoztatni őket a felmérésről, annak
menetéről, az adatkezelésről, illetve
biztosítani a lehetőséget, hogy közvetlenül
kérdéseket tehessenek fel. Nagyobb
szervezetek esetében a prezentációkat
akár a csoportvezetők, középvezetők is
megtarthatják saját dolgozóik számára,
ezzel is kommunikálhatjuk/láthatóvá
tehetjük a vezetők elkötelezettségét a
felmérés mellett.
Speciális akciók
Tapasztalatunk szerint, ha a szervezet keretei ezt lehetővé teszik, a
dolgozók motiválására kezdeményezhető valamilyen speciális akció, hogy
ezzel is ösztönözzük a kérdőívek kitöltését. Ilyen lehet pl. hogy valamilyen
összeggel támogat a vállalat egy egyesületet/alapítványt, minden kitöltött
kérdőív után.
8
Kommunikáció a felmérés alatt
Legfontosabb üzenetek
•
•
•
•
•
Hol találhatók a kérdőívek, milyen formában
Kérdéseikkel kihez fordulhatnak
Adatfelvételi időszak hossza
Változásokról tájékoztatás
Folyamatos visszajelzés a válaszadási arányokról az Aon Hewitt munkatársaitól
Eszközök
Kérdőívek elérése – levelek, FAQ
A felmérés közbeni kommunikáció első lépése, a felmérés indítása. Informáljuk a
dolgozókat a kérdőívek elérhetőségéről, illetve tegyük elérhetővé számukra a gyakori
kérdések dokumentumot, akár papíros, akár webes adatfelvétel esetén.
Napi válaszadási arányok
Az Aon Hewitt munkatársai a felmérés alatt folyamatosan kommunikálnak Önökkel, webes
kitöltés esetén online válaszadói felületet biztosítanak, melyen keresztül követhető a
munkatársi kérdőívek kitöltöttsége. Papíros adatfelvételnél a dobozok begyűjtését követően
adnak visszajelzést.
Emlékeztető kommunikációs levél
Általában javasoljuk, hogy a felmérés első hete után küldjünk emlékeztető leveleket a
dolgozóknak és vezetőknek, hogy meddig van még idejük kitölteni a kérdőíveket. Akár
egyben visszajelzést is adhatunk, hogy eddig hányan töltötték ki a kérdőívet. Az
emlékeztető kommunikációhoz szintén csatoltunk mintalevelet a kézikönyv mellékletében.
Ezt akár teljes formájában, akár testreszabottan is felhasználhatják.
Változásokról tájékoztató levelek
Webes adatfelvétel esetén, ha nem várt események miatt a kérdőív átmenetileg nem
elérhető, a dolgozókat fontos tájékoztatnunk erről, illetve arról, hogy várhatóan mikor
lesznek újra elérhetőek a kérdőívek. Papíros adatfelvétel esetén ugyanez igaz arra az
esetre, ha esetlegesen a kérdőívek elfogynak.
Az adatfelvételi időszak meghosszabbítása válik szükségessé, ha az első két hét alatt nem
értük el a reprezentativitáshoz szükséges válaszadói létszámot, tájékoztassuk a dolgozókat
a kérdőívek elérhetőségének meghosszabbításáról, illetve ismét hangsúlyozzuk
véleményük fontosságát, és kérjük őket a kérdőívek kitöltésére a meghosszabbított
időszakban.
9
Kommunikáció a felmérés lezárásakor
Legfontosabb üzenetek
 Köszönjük meg, hogy véleményükkel hozzájárultak a jövőbeni
fejlesztésekhez
 Hány kérdőívet töltöttek ki
 Mikor várható tájékoztatás az eredményekről és további lépésekről
 Köszönjük meg kiemelten a vezetők támogatását
 Ha speciális akciókat alkalmaztunk adjunk erre vonatkozó visszajelzést is.
(pl. mekkora összeggel támogattunk adott alapítványt)
Eszközök
Köszönőlevelek
A felmérés indításához hasonlóan, minden dolgozóhoz juttassuk el
köszönetünket.
A köszönőleveleket akár papíros nyomtatott formában, akár az intraneten
vagy plakátok formájában a vállalat forgalmasabb területein, közös
helyiségeiben elhelyezve is megismertethetjük a dolgozókkal.
Köszönőlevél mintát csatoltunk a kézikönyvhöz, mely az eddigiekhez
hasonlóan akár jelenlegi formájában, akár testreszabottan is használható.
10
Eredmények és további lépések kommunikációja
Üzenetek
A felmérés eredményeit először a HR osztály ismerheti meg, majd az Aon
Hewitt munkatársaival együttműködésben, vagy saját szervezésben először a
vezetőkkel ismertetik meg.
Fontos, hogy a vezetőkkel közösen állapodjanak meg abban, hogy a dolgozók
felé milyen formában, és milyen mélységig kommunikálják az eredményeket,
de valamilyen visszajelzést mindenképpen szükséges adni, ezzel is biztosítva,
hogy a dolgozók egy következő felmérés esetén is nyitottak legyenek.
A további lépések esetében fontos, hogy csak olyan terveket kommunikáljunk,
amelyeket valóban meg fogunk valósítani.
Lehetőség van arra is, hogy először az eredményeket kommunikáljuk, és
későbbi tervezés után informáljuk a dolgozókat a várható beavatkozásokról. A
kommunikáció folyamatossága ebben az esetben is kiemelten fontos!
A további intézkedéseket és azok egyértelmű felméréshez kapcsolását a
dolgozókban elősegíthetjük azzal, ha a további kommunikációban is
megtartjuk az azonos designt és hangsúlyozzuk, hogy az adott lépések a
felmérés alapján kapott visszajelzések mely pontjain alapulnak.
Így biztosíthatjuk, hogy a dolgozók valóban érezni fogják, hogy véleményük
fontos volt számunkra és ténylegesen felhasználtuk a fejlesztési
folyamatokhoz.
Legfontosabb üzenetek
 Erősségek és gyengeségek
 Eredmények a magyar átlaghoz, illetve a Legjobb Munkahelyekhez
viszonyítva
 Főbb területek amelyeken beavatkozásokat tervezünk
 Hogyan kapcsolódhatnak be a dolgozók a folyamatokba
11
Eredmények és további lépések kommunikációja
Eszközök
Prezentációk
Az eredményeket először a vezetők számára fontos prezentálnunk, ahogy a felmérés
elején is. Lényeges, hogy először ők értesüljenek az eredményekről, hogy a dolgozók
később fordulhassanak hozzájuk is kérdéseikkel.
A vezetők számára az eredmények prezentálásban az Aon Hewitt munkatársai szintén
segítségükre lehetnek.
Prezentációkat a dolgozók számára is tarthatunk, akár nagyobb, akár kisebb csoportokban,
ahol egyben biztosítjuk számukra a kérdezés lehetőségét is.
Tájékoztató levél a dolgozóknak
A rangsorban elfoglalt helyezésről és a legfontosabb eredményekről akár papíros, akár
elektronikus formában adjunk visszajelzést a dolgozóknak. Ha készítünk összefoglalót,
ennek elérhetőségeit is megadhatjuk a dolgozóknak a levelekben. Fontos utalnunk a
további lépésekről való tájékoztatás időpontjára, kérdésfeltevési lehetőségekre. Tájékoztató
levél mintát mellékeltünk a kézikönyvhöz.
Összefoglaló
Az eredményekről rövid összefoglaló készítését javasoljuk, a főbb eredmények és a
tervezett további lépések vagy további információk időpontjának feltüntetésével. Az
összefoglalót elérhetővé tehetjük az intraneten, belső vállalati újságban vagy eljuttathatjuk
minden dolgozóhoz papíros vagy elektronikus formában. Fontos, hogy az eredményekről
valamilyen formában minden dolgozót tájékoztassunk. Ezzel alapozzuk meg bizalmukat
bármilyen további felmérés iránt is. Az összefoglaló elkészítésében az Aon Hewitt
munkatársai készséggel állnak rendelkezésükre.
Fórum
Mind az eredmények értelmezése, mind a további lépések tekintetében nagyon pozitív
hatást érhetünk el olyan pl. elektronikus fórum létrehozásával az intraneten, ahol a
dolgozók akár anonim módon feltehetik kérdéseiket, elmondhatják javaslataikat és választ
kaphatnak azokra a HR osztály munkatársaitól. Ez főleg abban az esetben nagyon
hasznos, ha további lépéseket tervezünk és ezekbe szeretnénk a siker és a magasabb
elkötelezettség érdekében a dolgozókat is minél inkább bevonni. Egy ilyen fórum azt is
erősíti a dolgozókban, hogy véleményük nem csak egyszeri alkalommal fontos. Ha
elektronikus eszközök nem állnak rendelkezésünkre, használhatunk „kérdés-doboz”-okat a
vállalat különféle területein elhelyezve vagy ötletládákat a további javaslatokhoz.
12
A rangsorban elért helyezés publikációjához
kapcsolódó tudnivalók
Legjobb Munkahelyek közé kerülés esetén
A rangsorban elfoglalt helyezését minden vállalat októberben tudhatja meg.
Amennyiben vállalatuk az eredmények alapján a Legjobbak közé kerül, abban
az esetben külön tájékoztatóra invitáljuk meg Önöket. Ötleteket adunk a cím
használatához, a további média és szakmai fórumokon való megjelenési
lehetőségekhez.
PR útmutatónk segítségükre lesz abban, hogy a logót milyen formában, hol és
hogyan használhatják. Korábbi győzteseink legjobb gyakorlataival is
megismertetjük Önöket.
Munkatársaink folyamatosan segítségükre lesznek a cím kommunikálásnak
megtervezésében is.
Az Aon Hewitt által publikálásra csak a kategóriák első 3 helyezettje, illetve az
iparági különdíjas vállalatok kerülnek. Minden további résztvevő kiléte és
helyezése szigorúan bizalmas.
A rangsorban elfoglalt egyéb helyezés esetén
Az Aon Hewitt csak a győztes vállalatok helyezéseit és részvételét publikálja a
nyilvánosság felé, előzetes hozzájárulásuk alapján.
Van azonban arra is lehetőség, hogy a győztesek közé nem kerülve, de az
Önök számára mégis fontos helyezésüket szintén kommunikálják, és
megosszák környezetükkel eredményeiket. Ebben az esetben a szükséges
lépésekről és lehetőségekről kérjük, konzultáljanak az Aon Hewitt
munkatársaival!
13
Gyakran ismételt kérdések
 A Felmérés valóban önkéntes és anonim?
– A kérdőívek névtelenek és szigorúan bizalmasan kezeljük őket. A kitöltött
kérdőíveket az Aon Hewitt tanácsadó cég munkatársai dolgozzák fel, így válaszait
senki nem láthatja munkahelyén. Rendkívül szigorú nemzetközi előírásaink
garantálják, hogy munkahelye kizárólag olyan összesített mutatókat kaphasson
meg, melyekből az egyes munkatársak véleménye nem azonosítható be.
 Milyen kérdőíveket kell kitölteni?
– A felmérés során három kérdőív kitöltésére, illetve azok eredményeinek
megismerésére van lehetőség. Ezek a:
•
•
Munkatársi elkötelezettség kérdőív (kitöltő: munkatársak)
Felsővezetői kérdőív (kitöltő: a magyarországi vállalat első számú vezetője és a
közvetlenül neki jelentő vezetők)
• HR kérdőív (kitöltő: HR-osztály)
– A Legjobb Munkahely Felmérésben való részvételhez, azaz a vállalatok közötti
sorrendet mutató listába kerüléshez mindhárom kérdőívet ki kell tölteni.
 Mennyi időt vesz igénybe a kérdőív kitöltése?
– A munkatársi és felsővezetői kérdőív kitöltése kb. 20 percet szokott igénybe venni.
A HR Audit kérdéssor előmunkálatokat (adatgyűjtést) igényel, de ennek kitöltése
sem kerül 2-3 órányi munkánál több időbe.
 Hogyan érhetőek el a kérdőívek?
– Elektronikus formában érhetőek el mind a munkatársi, mind a felsővezetői és HR
kérdőívek linkek és kódok (felhasználónév, jelszó XY mailboxából ment ki)
14
Gyakran ismételt kérdések
 Egyéni kódot kapok a kérdőívhez?
– Nem, a felmérés informatikai rendszere úgy van kitalálva, hogy minden résztvevő
közös felhasználónevet és kódot kap, megőrizve a kitöltők adatbiztonságát és
anonimitását, ami kiemelten fontos az Aon Hewitt számára.
 Nem tudok belépni a megadott kódokkal. Mi ebben a helyzetben a
teendő?
– Leggyakoribb probléma a kódok helytelen másolása a megadott mezőkbe. További
hibaként szokott előfordulni, hogy a jelszó előtti/utáni szóköz is bemásolásra kerül.
Kérjük, fokozottan figyeljenek arra, hogy szóközök NE maradjanak a jelszavak
másolásakor, illetve beírásakor.
 Mit tegyek, ha nem tudom befejezni a kérdőív kitöltését?
– A kérdőív kitöltése során lehetőség van folyamatos mentésre (ez az opció a
weboldal alsó sorában található), valamint a kérdőív későbbi folytatására. Ebben az
esetben a rendszer egy egyedi kódot generál, aminek az alkalmazásával a kérdőív
kitöltése ott folytatható, ahol a legutóbbi mentés készült.
 Hogyan tudom használni az új kódot, amivel folytathatom a korábbi
kérdőívem kitöltését?
– A korábban elküldött link, felhasználói név és jelszó használatával a bejelentkezés
oldalán található (jelszó alatti rész) egy rész: „Kattintson ide, ha egy korábban
elkezdett kérdőívet kíván folytatni…”. Erre a szövegre kattintva egy új mező jelenik
meg, ahova a folytatáshoz kapott kódot lehet beírni.
 Hol találok bővebb információt a Felmérésről?
– A Felmérés hivatalos oldalai: www.legjobbmunkahelyfelmeres.hu, valamint
www.aonhewitt.hu
 Kihez forduljak, ha bármilyen kérdésem van a Felmérésről,
adatfelvételről?
– HR osztály ad részletes információt a Felmérésről.
15