Transcript ACD 2014 - Bienvenue sur le site du Rotary district 9101

SÉMINAIRE GESTION DES
SUBVENTIONS
DISTRICT 9101
Mindelo, le 08 Avril 2014
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Objectif du Séminaire
• Comment garantir une bonne gestion
d’une subvention
• Les attentes de la Fondation en matière de
gestion des fonds
• Préparer les clubs à mettre en place les
critères du protocole d’accord du club
• Certifier les clubs pour pouvoir obtenir des
subventions
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Gestion des subventions
• S’assurer que les actions :
sont menées avec des outils de contrôle
financiers en place
se conforment à des règles éthiques élevées
répondent aux besoins des bénéficiaires
atteignent leurs objectifs
utilisent les fonds des donateurs à bon
escient
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Actions réussies
• Réponse aux besoins de la collectivité
• Communication
régulière
entre
les
Partenaires
• Plan de mise en œuvre détaillé avec des
objectifs réalistes établis par les Rotariens
• Actions durables
• Contrôle des fonds de la subvention
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Gestion des fonds
•Une gestion saine des fonds constitue l’un
des principes fondamentaux du Rotary :
 Supervision par les Rotariens
 États financiers
 Supervision des fonds
 Signalement des irrégularités
 Soumission des rapports dans les délais
TITLE | 5
Critères de certification
• Assister au séminaire Gestion des
subventions
• Signer le protocole d’accord du club
• Suivre les Orientations du District
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Termes de la Certification
• Valide pour une année rotarienne
• Le club est responsable de l’utilisation des
fonds de subvention
• Le club doit révéler tout conflit d’intérêt
• Le club doit coopérer avec tous les audits
• Bonne gestion des fonds de subvention
• Respect des termes du MOU
• Respect des Orientations District
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Séance 1
Concevoir une Action
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Actions Reussies
1.
2.
3.
4.
5.
Besoins réels
Contacts fréquents entre partenaires
Plan de mise en œuvre
Durable
Bonnes pratiques de gestion financière
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Évaluer les besoins
• Baser l’action sur les besoins de la collectivité
• Évaluer les ressources du club et des
partenaires potentiels
• Impliquer la collectivité
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Contacts avec Partenaires
•
•
•
•
•
•
Convention
Foires aux Projets
LinkedIn
Matchinggrants.org/global
Réunions internationales
Rotary Showcase / Facebook
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Planifier une action
• Former une commission de trois Rotariens
• Assigner les rôles
• Élaborer un plan de mise en place de la
subvention
• Établir un budget
• Établir un plan d’urgence en cas de crise
• Mettre en place un système de conservation des
documents
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Établir un budget
•
•
•
•
Réaliste
Appels d’offres
Prix raisonnables
Conflits d’intérêt
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Fixer des objectifs
•
•
•
•
Mesurables
Durables
Qualitatifs (descriptif)
Quantitatifs (numérique)
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Fixer des objectifs
• Obtenir des statistiques de départ
• Fixer des objectifs concrets
• Déterminer comment les résultats seront
mesurés
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Séance 2
Demander et Mettre en place
une Subvention
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Subventions de la Fondation
• Subventions de District
• Subventions Mondiales
• Subventions Clé en Main
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Les Subventions de District
• Elles sont attribuées en bloc aux Districts pour le
financement d’Actions de petites envergures
• Elles sont simples et souples, gérés par le District. Les
actions doivent soutenir la mission de la Fondation.
• Les Districts pourront utiliser jusqu’à 50% de leur Fonds
Spécifiques de District (FSD) chaque année, versés en
bloc.
• Les Clubs contactent directement le District via le
Gouverneur ou le Responsable Fondation.
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Les Subventions de District
District
certifié
Soumet
une
demande
TRF
En rapport
avec la
mission
Rotary clubs
Subv en
bloc FSD
Impact
District
certifié
Rotariens
Débloque
les fonds
Entités
rotariennes
Org./ONG
partenaires
Collectivit
és
locales et
à
l’étranger
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Les Subventions Mondiales
• Financent des Actions Internationales de grandes
envergure s’inscrivant dans les six axes stratégiques
• Un Partenariat Obligatoire :
– Un Club Parrain Local (Certifié) + Un Club Parrain International
(Certifié)
– Les Districts des 2 Clubs
• Financées par Contributions FSD ou en Espèces, et par
une contrepartie de la Fondation sur le Fonds Mondial :
– 100 % des dons de FSD (District)
– 50 % des contributions en espèces (Clubs)
– Montant minimal 15 000 USD et le maximum 200 000 USD
– Budget minimum de l'action est de 30 000 USD.
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Financement d’Une Action
• Club Local + Club International
: 10 000
• District Club International
: 15 000
• Fondation (50% Club)

5 000
• Fondation (100% District)

15 000

45 000
TOTAL
• Club Local + Club International
: 30 000
• District Club International
:
0
• Fondation (50% Club)

15 000
• Fondation (100% District)

0
TOTAL

45 000
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Les Subventions Mondiales
Club ou
district
certifié
Soumet
une
demande
TRF
Domaines
prioritaires
Subvention mondiale
Action
montée par
club ou
district
Contrepartie du
fonds
mondial
pour
FSD/liquide
Club ou
district
certifié
Impact
Subvention
clé en main
Fonds
mondial
Collectivit
és du
monde
entier
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Les Subventions Clés en Main
• Conçues conjointement par le Rotary et ses Partenaires
pour monter des actions durables de grandes envergures,
inscrites ans les 6 axes stratégiques
• Entièrement financées par le Fonds Mondial de la
Fondation Rotary et ses Partenaires
• Aucune contribution des clubs ou sous la forme de Fonds
spécifique de district (FSD) n'est requise
• Les subventions clé en main sont idéales pour les clubs et
les districts disposant de fonds limités ou n'ayant pas
beaucoup d'expérience dans les actions de grande
envergure
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Axes stratégiques
Paix et prévention/résolution des conflits
Prévention et traitement des maladies
Eau et assainissement
Santé de la mère et de l’enfant
Alphabétisation et éducation de base
Développement économique et local
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Actions Durables
Renforcer les connaissances et les
compétences
des
bénéficiaires
pour
maintenir les résultats de l’action une fois
que les fonds de la Fondation ont été
utilisés.
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Modèle de Financement
FONDS DE PARTICIPATION AUX PROGRAMMES
50 %
Sous contrôle du district
SHARE
Sous contrôle des administrateurs
Fonds
spécifique
de district*
50 % (max.)
Subventions
de district
50 %
Fonds
mondial
Autres
(liquide, DAF,
Fonds
permanent)
50% (min)
Subventions
mondiales
(contrepartie du Fonds
mondial pour liquide,
DAF et Fonds
permanent)
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Demande
TITLE | 27
Phase Préliminaire
TITLE | 28
Phase préliminaire
TITLE | 29
Phase Préliminaire
TITLE | 30
Phase Préliminaire
TITLE | 31
Phase Préliminaire
TITLE | 32
Phase Préliminaire
TITLE | 33
Directives Financieres
• Contributions de Rotariens
• Interdiction de recueillir des fonds auprès des
bénéficiaires en échange de la subvention
• Interdiction d’utiliser des fonds en provenance
du budget d’une autre action financée par une
subvention de la Fondation
• Contributions créditées au donateur
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Mise en place
• Communication
• Plan de gestion
financière
• Dossiers complets
• Suivi du plan
approuvé
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Évaluation
•
•
•
•
•
Facilite la rédaction des rapports
Améliore les futures actions
Basée sur les objectifs
Processus permanent
Identifie les réussites
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Séance 3
Supervision et Envoi de Rapports
37
TITLE | 37
Plan de gestion financière
• Compte en banque séparé
• Distribution des fonds
• Paiements par chèque ou carte bancaire pour
pouvoir en
conserver une trace
• Grand livre
• Législation locale
38
TITLE | 38
Ressources
• Feuilles de travail :
– Conservation des documents
– Plan de gestion financière
• Changement de signataire
• du compte bancaire
• www.rotary.org/fr
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TITLE | 39
Conservation des Documents
• Accessibles
• Conservés pendant au moins 5 ans
• Copies
40
TITLE | 40
Subventions Mondiales Fréquence des %
rapports
• Rapports intermédiaires
– dans les 12 mois suivant la réception du premier
versement
– tous les 12 mois jusqu’à la conclusion de l’action
• Rapport final dans les deux mois suivant la
conclusion de l’action
41
TITLE | 41
Subventions Mondiales Contenus des %
%orts
•
•
•
•
Implication des partenaires dans l’action
Type d’activité
Évaluation des résultats
Manière dont ils s’inscrivent dans le cadre des
axes stratégiques
• Compte-rendu des dépenses
• Nombre de bénéficiaires et ce dont ils ont
bénéficié
42
TITLE | 42
Conflit d’intérêt
• Survient lorsqu’un Rotarien est susceptible
de profiter d’une action
• Le bénéfice peut être direct (le Rotarien
profite de l’action) ou indirect (un proche du
Rotarien profite de l’action)
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TITLE | 43
Séance 4
Certification
44
TITLE | 44
Critère de la Certification
• Participation au séminaire Gestion
subventions
• Signer le protocole d’accord du club
• Suivre les Orientations du District
45
des
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Conserver la Certification
• Respecter le protocole d’accord du club
• Nommer un ou plusieurs membres du club
pour administrer la certification du club
• S’assurer que des mesures de contrôle et une
gestion appropriée des subventions sont en
place
46
TITLE | 46
Merci pour votre Attention
!!!
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