Transcript crh_foliensatz-3_tag - Vecellio Consulting GmbH

Firmenkurs
Projektmanagement Kurs
3. Tag
wwgs1.ch
Ziele
Kennt die wichtigsten Vorgehensmodelle
(Wasserfall, Schleifen, V-Modell)
Kennt die Erfolgsfaktoren eines guten Sitzungsmanagements
Erkennt in welchen Phasen des Teambildungsprozess sich sein Team
befindet
Erkennt seine persönlichen Grenzen bei der Konfliktbewältigung
Kennt die wichtigsten Berichtsarten und kann diese richtig einsetzen
Kann ein Projekt korrekt und sauber abschliessen
wwgs1.ch
Inhalte 3. Tag
Repetition Risikomanagement
Führung / Motivation
Sitzungsmanagement
Teambildung
Konfliktmanagement
Projektberichte
Projektabschluss
wwgs1.ch
3
Fallstudie Bauhandel AG
Teilaufgabe g) Risikomanagement
wwgs1.ch
4
Repetition
Projektrisiken
wwgs1.ch
Risiken im Teilprojekt
Risiken in einem
IT-Teilprojekt
Technik- und
Ergebnis-Risiken
Neue und unbekannte Techniken
Alter von Hard- und Software
Kompatibilität der Techniken
Interne Erfahrung mit der Technik
Qualität der Ergebnisse
wwgs1.ch
ProjektmanagementRisiken
Qualitätsprüfungsverfahren
Methoden- und Fachkompetenz
der Teilprojektleitung
Sozialkompetenz der
Teilprojektleitung
Teilprojektorganisation
Personelle
Risiken
Mitarbeiterqualifikation
Motivation
Zeitliche Verfügbarkeit
Einsatz von externem
Personal
Risiken aufgrund
von Abhängigkeiten
Termineinhaltung anderer
TP's und von ext. Lieferanten
Qualitätseinhaltung anderer
TP's und von ext. Lieferanten
Termineinhaltung von ext.
Lieferanten
Politische Seilschaften,
Verbündete, Netzwerke
Gesetzliche Auflagen
Risikotabelle (Bsp.)
ID
Risikobeschreibung
Kategorie
P1
Projektakzeptanz schlecht bei Benutzer
personell
E1
Schlechte Softwarequalität
Ergebnis
M1
Terminverzug
PM
...
wwgs1.ch
Risikotabelle mit Bewertung (Bsp.)
ID
Risikobeschreibung
Kategorie
W T Kosten/
Termine
Verantwortlich
P1 Schlechte
projektakzeptanz bei
den zukünftigen
Benutzern
Personell
H H -
Teilprojektleitung
E2 Schlechte
Softwarequalität
Ergebnis
M H -
QSVerantwortliche
M3 Termine können nicht
ProjektManagement
H M Fr. 2‘000.–
pro
Personentag
Teilprojektleitung
eingetalten werden
W = Eintretenswahrscheinlichkeit / T = Tragweite
h = hoch / m = mittel / t = tief
wwgs1.ch
Risikodokumentation: Beschreibung
wwgs1.ch
Risiko - Massnahmentabelle
wwgs1.ch
Risiko – Aufwand / Nutzenprüfung
wwgs1.ch
Risiko: Massnahmenüberwachung
Überwachungsschritte:




regelmässige Rapportierung
Nutzenprüfung bei umgesetzten Massnahmen
Präventive Massnahmen prüfen (laufend)
Eskalierung Risiko-Rapportierung (Teilprojekt  Projekt)
wwgs1.ch
Thema
Führungsstile
wwgs1.ch
“Führungsstil”
“Ein in wechselnden Situationen relativ konstantes, sinnvoll
strukturiertes Verhaltensmuster, das als Konkretisierung einer
verhaltensorganisierenden Einstellung od. Grundhaltung
aufzufassen ist.”
(Neuberger, 1977)
wwgs1.ch
Betonung zwischenmenschlicher Bedürfnisse
Führungsstile:
Verhaltensgitter nach Blake/Mouton
wwgs1.ch
Hoch
Stil II
Stil IV
Karitativ
Kooperativ
Stil I
Stil III
Laisser-faire
Autoritär
Tief
Tief
Hoch
Betonung des Erreichens der Sachziele
“Laisser-faire”-Führungsstil (Stil I)
Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich:

Bevorzugen genaue Richtlinien

Stellen das Reglement in den Mittelpunkt

Halten sich möglichst zurück

Berufen sich auf höhere Autoritäten

Halten Vorschriften genau ein

Nehmen wenig Einfluss auf das Erreichen der Sachziele

Nehmen wenig Einfluss auf das Betriebsklima

Möchten nicht auffallen

Nehmen wenig Einfluss auf die Zielerreichung

Sind froh, wenn andere für sie entscheiden

Sind keine “Teamworker”

Sind möglichst neutral, um keine Angriffsfäche zu bieten
wwgs1.ch
Karitativer Führungsstil (Stil II)
•Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich:














wwgs1.ch
Sehen vor allem das menschliche Element als Mittelpunkt
Überlegen sich alles in Bezug auf die Zusammenarbeit
Lassen den Mitarbeitern grosse Freiräume
Vertrauen den Fähigkeiten der Mitarbeitenden
Ermutigen und unterstützen die Mitarbeiter
Wirken wohlwollend, ruhig und freundlich
Nehmen wenig Einfluss auf das Erreichen der Sachziele
Nehmen starken Einfluss auf zwischenmenschliche Beziehungen
Wollen niemandem “wehtun” ;drücken s. deshalb vor Entscheidungen
Legen Wert auf gutes Betriebsklima
Leistung ist sekundär
Engen den Freiraum der Mitarbeiter nicht ein
Gelten als ruhig, freundlich und tolerant
Wirken gegen aussen als “weich”
Autoritärer Führungsstil (Stil III)
•Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich:













wwgs1.ch
Stecken Ziele möglichst hoch
Ziele werden gesetzt, nicht vereinbart
Handeln nach dem Motto “das Reglement bin ich”
Entscheiden meist selbst
Betrachten den Mitarbeiter als Untergebenen, nicht als Partner
Stellen Gewinn- und Kostendenken in den Vordergrund
Sind stark leistungsorientiert
Sind “hart” mit sich selber und den Mitarbeitern
Vertrauen den eigenen Fähigkeiten mehr als denjenigen der Mitarbeiter; delegieren nicht
oder schlecht
Statt zuzuhören wird befohlen
Setzen die eigene Meinung immer und überall durch
Nehmen starken Einfluss auf das Erreichen der Sachziele
Nehmen wenig Einfluss auf die Befriedigung der zwischenmenschlichen Bedürfnisse
Kooperativer Führungsstil (Stil IV)
•Führungskräfte in diesem Verhaltensbereich:
 Befassen sich je nach Situation mit dem Zwischenmenschlichen, der
Zusammenarbeit, der Motivation, bzw. der Leistung, dem Gewinn- und
Kostendenken
 Ziehen MA für die Lösung sachlicher und menschlicher Probleme bei
 Erarbeiten zus.mit ihren MA Entscheidungen, welche sie eigenverantwortlich
durchziehen
 Leben nach dem Motto: “Auseinandersetzung bringt Erfolg!”
 Auf Analysen folgen Massnahmen
 Können Prioritäten setzen
 Betrachten die Mitarbeiter als Partner
 Haben klare Vorstellungen, was sie wollen
wwgs1.ch
Kooperativer Führungsstil (Stil IV)







wwgs1.ch
Suchen nach neuen Ideen
Berücksichtigen vor allem die Priorität
Suchen nach den Ursachen von Problemen
Führen motivierend
Mitarbeiter gehen für sie durchs Feuer
Nehmen starken Einfluss auf das Erreichen der Sachziele
Nehmen starken Einfluss auf das Betriebsklima und die
Bedürfnisse der Mitarbeiter
Thema
Wir sind ein Team
wwgs1.ch
Definition: Team
•
eine “kleine, funktionsgegliederte Arbeitsgruppe mit
gemeinsamen Zielsetzungen”
• Merkmale:
intensive, wechselseitige Beziehungen
ausgeprägter Gemeinschaftsgeist
relativ starke Gruppenzusammenhalt
spezifische Arbeitsform (enge Kooperation)
oft heterogene Struktur (Fähigkeiten)
wwgs1.ch
Teambuildingsprozess
Forming
Storming
Performing
Norming
wwgs1.ch
Fallstudie Bauhandel AG
Teilaufgabe c) Ressourcenmanagement
wwgs1.ch
24
Thema
Sitzungsmanagement
wwgs1.ch
Sitzung – Meetings - Besprechungen
„Ein Projekt sollte mit einer Besprechung
zur Projektinitialisierung beginnen
und mit einer Besprechung
zur Projektrückschau enden.“
wwgs1.ch
Sitzungen
... zur Kommunikation / Informationsaustausch
... zielbezogene Diskussionen einer Gruppe
... werden moderiert
Achtung Zeitfalle!
„was würde geschehen, wenn die Sitzung
nicht stattfände?“
wwgs1.ch
Sitzungsarten
Orientierungs- / Informationssitzung
Schlichtungssitzung
Entscheidungs- / Beschlusssitzung
Workshops
Beratungssitzung
 meist Mischformen
 Traktanden und Gesprächsführung /
Zeitbedarf je nach Typ festlegen
wwgs1.ch
Sitzungsvorbereitung
Sitzungscheck
Sitzungscheck
Ziel
Ziel
Wer
Wer
Anzahl
Anzahl
Mit
mit
Zieldefinitionen
Zieldefinitionen
überprüfen
Traktandenliste
Traktandenliste
überprüfen
Ressourcen
Infrastruktur
Vorbereitung
Teilnehmer
Vorbereitung
Teilnehmer
Sitzungunterlagen
Sitzungunterlagen
vorbereiten
und
vorbereiten und
verteilen
verteilen
Rahmenbedingungen
Rahmenbedingungen
Sitzung
Sitzungdurchführen
durchführen
wwgs1.ch
Merkpunkte Sitzungsdurchführung
Pünktlich beginnen
Zeit im Auge behalten
Keine langen Reden!
Ziele verfolgen / Gespräche steuern
Trennen Sachdiskussion / Konfliktbearbeitungen
Entscheide steuern
wwgs1.ch
Merkpunkte Sitzungsabschluss
 Pünktlich aufhören!
 Keine Sitzung ohne Ergebnisse!
 Zusammenfassung / Standortbestimmung
 Aufträge sind verteilt / terminiert
 Nächster Sitzungstermin / -ort
 Mitarbeit / Teilnahme verdanken
 Protokoll sofort / anderntags / spätestens nach
1 Woche (je nach Sitzungsfrequenz)
wwgs1.ch
Sitzungsmoderation ist ...
„Moderation heisst, Kommunikations-, Entscheidungs- und
Problemlösungsprozess so zu gestalten, dass mit den
Betroffenen ein Resultat erzielt wird, das qualitativ gut und von
allen akzeptiert ist.“
„Die Moderation gibt nicht Lösungen vor – sie ermöglicht der
Gruppe, Ideen zu entwickeln, Ressourcen zu nutzen und
voneinander zu lernen.“
„Die Moderation ist für Vorgehensweise und Prozess
verantwortlich.“
wwgs1.ch
Moderation in den Sitzungsphasen
 Einstieg
evtl. kennenlernen, Tagesziele, evtl. Vorgehen
 Steuerung
Gesprächsleitung (Traktanden, Probleme usw.), Vielredner bremsen, ‚Stille
Zuhörer‘ aktivieren, Wesentliches hervorheben usw.
 Visualisierung
Ergebnisse ‚sammeln‘ / Zwischenzusammenfassungen
 Zeitstruktur
Beiträge max. 3 – 5 Minuten, Entscheide forcieren
wwgs1.ch
Wer fragt, führt ...
Fragetypen
Offene Frage
Geschlossene Frage
Aktivierungsfragen
Aktives Zuhören / Rückkoppelungsfragen
Abschliessende Fragen
wwgs1.ch
Schwierige Situationen
Interessengegensätze / Gruppen
.
offene / latente Konflikte
.
Stagnation / Blockierung / Passivität
.
wwgs1.ch
Schwierige Teilnehmer
 Streitsüchtige
 Dickfellige
 Ablehner
 Erhabene / Stehen über Allem
 Ausfrager
 Redselige
 Alleswisser
 Konkurrenten
 Schüchterne / Stille
wwgs1.ch
Fallstudie Bauhandel AG
Teilaufgabe b) Projektstandsitzung
wwgs1.ch
37
Thema
Konfliktmanagement
wwgs1.ch
wwgs1.ch
Konfliktursachen (Bsp.)
 Reorganisationsmassnahmen
 Unklare, mehrdeutige AKV (z.B. durch Projekte!)
 Anreizsysteme fördern Einzel-/Gruppenegoismus
 Unterschiede in der Wahrnehmung
 Konkurrierende Ziele, Interessen
 Von gleichen Ressourcen abhängige MA od. OE
(z.B. Kapazitätskonflikt)
 Eine Gruppe dominiert von der
(z.B. Projekt mit hoher Priorität)
 Hierarchietieferer MA gibt höherem MA Anweisungen
(z.B. in Projekteinsätzen)
wwgs1.ch
Konfliktursachen im Projekt
SACHEBENE
gegensätzliche Ziele und
Interessen
(z.B. Qualität - Kosten)
unterschiedliche
Informationen und
Infoverarbeitung
unterschiedliche
unterschiedliche
Methoden zur
Methoden zur
Zielerreichung
Zielerreichung
Diskrepanz zw ischen
verfügbaren Mitteln und
Ansprüchen
Beurteilungskonflikt
Zielkonflikt
Verteilungskonflikt
PSYCHO-SOZIALE EBENE
KONFLIKTE IM PROJEKT
wwgs1.ch
Wertekonflikt
unterschiedliche
persönliche Werte (z.B.
politische, religiöse,
soziale Werte)
Beziehungskonflikt
Antipathie
Misstrauen
Vorurteile
Konfliktstufen
wwgs1.ch
Konflikteskalation
1
Offene Diskussion; Thema auf den Tisch legen
2
Beharren; Positionen bilden sich, Stellungsbezug, bemüht ü.Situationen z. reden
3
1. Phase
Taten: erste kleinere Taten (Tür nicht mehr aufhalten, usw.)
Sieg/Verlust; Verfestigung von Positionen, Stellungsnahmen,
4 Öffentlichkeit w. einbezogen, suchen v. Verbündeten,
Rückzug nicht mehr möglich (man würde Gesicht verlieren)
5
• sachbezogen
• Kommunikation
möglich
• Parteien reden
miteinander
Heil. Krieg; Demaskierung „Ich habe immer schon
gewusst, dass..., heute hat sich das bewahrheitet.“
6 Drohung; kein Zurück, Angst Gesichtsverlust
2. Phase
Schädigung
8
• personenbezogen
Zerstörung
• Parteien reden
nicht mehr
miteinander
Gewinner-Gewinner Gewinner-Verlierer
wwgs1.ch
7
3. Phase
• Zerstörung
• Mensch w.Objekt:Krieg)
• Angr.a.menschl.Würde
Verlierer-Verlierer
9
Totale
Zerstörung
Watzlawick
Positive Folgen von Konflikten
Entwicklung neuer Energien und Aktivitäten
Stimuliert neue Ideen, weckt Interesse
Erhöht Gruppenkohäsion
Selbstwahrnehmung v. Individuen & Gruppen
Abbau v. Spannungen, schafft klare Verhältn.
Voraussetzung für organisatorischen Wandel
wwgs1.ch
Negative Folgen von Konflikten
Instabilität & Verwirrung (Organisationssicht)
Stress & Unzufriedenheit (Individuum)
Funktionsstörung im Organisationsablauf
Störungen d. Kommunikation & Kooperation
Vergeudung von Ressourcen
Abnahme Rationalität & Aufbau Emotionalität
wwgs1.ch
Konfliktbearbeitungsphasen
1. Konfliktwahrnehmung
2. Konfliktlokalisierung
3. Konfliktdefinition
4. Entscheidung zur Konfliktbearbeitung
5. Beidseitige Konfliktbejahung
6. Eigen- oder Fremdlösung
7. Gefühlsbereinigung
8. Offene Bedürfnisnennung
9. Verhandlungsmässige Problemlösung
10. Sicherung
wwgs1.ch
WIN/WIN-Methode nach Gordon
Du und ich wir haben einen Bedürfniskonflikt. Ich
achte Deine Bedürfnisse, aber ich darf meine nicht
vernachlässigen. Ich will von meiner Macht Dir
gegenüber keinen Gebrauch machen, so dass ich
gewinne und Du verlierst, aber ich kann auch nicht
nachgeben und Dich auf meine Kosten gewinnen
lassen. So wollen wir in gegenseitigem
Einverständnis gemeinsam nach einer Lösung
suchen, die ebenso Deine wie meine Bedürfnisse
befriedigt, so dass wir beide gewinnen.”
(T. Gordon)
“
wwgs1.ch
Fallstudie Bauhandel AG
Teilaufgabe f) Konfliktmanagement
wwgs1.ch
48
Thema
Projektcontrolling
wwgs1.ch
Kontrolle <> Controlling
Controlling
Steuern, planen, kontrollieren, überwachen
Kontrolle
Soll- IST Vergleich
wwgs1.ch
Position Kontrolle im Projekt
Auftrag
Aktualisierung
Abweichung
Kontrolle
Steuerung
SOLL
IST
Massnahmen
Planung
wwgs1.ch
Deliverable
Den Kurs halten: Soll-Ist Vergleich
Sind wir noch auf
dem richtigen Weg?
Werden wir die Ziele erreichen
 in time?
 in budget?
 in quality?
IST
SOLL
Sind wir noch in der Zeit?
 werden die Zeitpläne eingehalten?
 werden Arbeitsergebnisse pünktlich und korrekt abgeliefert?
 sind die Zwischenergebnisse (Meilensteine) zu den erwarteten Terminen fertig?
wwgs1.ch
Sind wir noch im Budget-Rahmen?
 entwickelt sich der Ressourcenverbrauch wie geplant?
 bleiben die Kosten im Rahmen des Budget?
Projektkontrolle in 3 Schritten
1
Feststellung
der Abweichung
Soll – IST
Vergleich
IST
 in time?
 in budget
 in quality?
SOLL
möglichst aktuell
stichtagsgenau
2
UrsachenAnalyse
zukunfts- und zielgerichtet
keine Schuldzuweisung
Gründe?
3
Konsequenzen der
festgestellten Abweichungen
für den weiteren Projektverlauf
wwgs1.ch
Alternativen, Reaktionen
Projekterfolg sichern (Bermuda-Dreieck)
Massnahmen
Was muss kontrolliert werden?
Ablauf- und Terminkontrolle
z.B. Meilensteintrendanalyse
Leistungs-/Ergebniskontrolle
Kontrolle Produkt- / Projektfortschritt
Kostenkontrolle
Kosten im Vergleich zum Fortschritt prüfen!
Risikoverfolgung
wichtigste Risiken verfolgen, Massnahmen überwachen /
prüfen
Soft Facts
ein Team mit guter Stimmung leistet mehr
wwgs1.ch
Wie kann kontrolliert werden?
Rückmeldesystem
 Rückmeldesystem aufbauen
 Informationswesen organisieren
Berichtswesen
Wem – Was – Wie - Wann
wwgs1.ch
Meilenstein-Trendanalyse
1.8.
1.12.
  
1.9. 1.10. 1.11. 1.12.
  
1.11.



1.10.   
1.9.
1.8.   
wwgs1.ch

 1.8.
Meilenstein 1
 1.10. Meilenstein 2
 15.11. Projektende
Sachfortschritts-Kontrolle
FALSCH:
geplanter Aufwand
Ist-Aufwand
Fertigstellungsgrad = 50% !!!
KORREKT:
aktuelle Prognose für Gesamtaufwand
geplanter Aufwand
Mehraufwand
Ist-Aufwand
Fertigstellungsgrad =
wwgs1.ch
Ist-Aufwand
aktuelle Prognose für Gesamtaufwand
Sachfortschritt: 90 % Syndrom
bis zu diesem Zeitpunkt
angeblich im Plan
Planfortschritt
100%
Fertigstellungsgrad
90%
Terminverschiebung
tatsächlicher
Fortschritt
Plantermin
wwgs1.ch
Isttermin
Zeit
Rückmeldesystem - Informationswesen
Informationswesen
Berichtswesen
Fortschrittsberichte
 Ampelkonzept
inkl. Risiken + Massnahmen
 Funktionalität
 Budget
 Ressourcen
 Termine
 subjektiv
Qualitätsberichte
 Reviewberichte
 Auditberichte
Auslastungsberichte
wwgs1.ch
Informationswege („WEM?“)
Informationsbedürfnisse („WAS?“
Informationskanäle („WIE?“)
Bereichszeiträume („WANN?“)
Besprechungen
regelmässige Besprechungen
ergebnisgesteuerte Besprechungen
ereignisgesteuerte Besprechungen
Berichtswesen in der Projektkontrolle
Fortschritts- u Aufwandmeldungen
Planungsberichte
Auslastungsberichte
Projekt-Berichtswesen
Qualitätsberichte
Reviewberichte
Pendenzenberichte
Audits- und Testberichte
wwgs1.ch
Grundregeln des Berichtswesens
• Einheitlicher Aufbau
• Informationsbedürfnisse des Empfängers
berücksichtigen
• Objektive Interpretation
wwgs1.ch
Ampelkonzept
Termin
• geplanten Abgabetermine bzw. Meilensteine
• ROT: Verspätung grösser als x Monate
• GELB: Termin kann nicht gehalten werden,
Verspätung aber nicht grösser als x Monate
• GRÜN: Termin kann gehalten werden
Ressourcen
• Soll-Ist-Vergleiche der 4 Kostenarten (HW, SW,
interne Personalkosten, externe Personalkosten)
• ROT: Überschreitung grösser als xx%
• GELB: Überschreitung kleiner oder gleich xx%
• GRÜN: keine Überschreitung
Funktionalität
• Abweichungen bzw. Abstriche gegenüber dem im
letzten Phasenpapier definierten Funktionsumfang
• ROT: grosse Abstriche
• GELB: kleine Abstriche
• GRÜN: Funktionsumfang wird voll erreicht
Riskiken & Massnahmen
Open Issues
wwgs1.ch
Gesamtstatus
Regel 2:
ROT = 1-7 Punkte oder
mind. ein roter
Einzelstatus
GELB = 8-13 Punkte
GRÜN = 14-16 Punkte

Regel 1:
ROT = 1 Punkt
GELB = 2 Punkte
GRÜN = 4 Punkte
1
Projektberichtwesen
uDas Projektberichtswesen ist eine wichtige Grundlage für ein
effizientes Steuerungssystem.
Grundregeln des Berichtswesens:
 einheitlicher Aufbau basierend auf allgemeingültigen
Vorlagen, woraus klar hervorgeht was, an wen und in
welcher Form berichtet werden muss.
 Informationsbedürfnisse des Empfängers berücksichtigen
 Bericht als Basis für objektive Interpretation
 Grundsätzlicher Bezug auf Zielvereinbarung, Projektauftrag und
Projektplan (IST-SOLL-Vergleich)
wwgs1.ch
Fortschrittsbericht
uZiel und Zweck:
Dem Projektausschuss (Auftraggeber) periodisch (z.B. 1x pro Monat) in kurzer
und prägnanter Form (max. 2 Seiten) den Stand des Projektes [Ergebnis,
Kosten, Zeit] vermitteln.
uInhalt:
 Status der Lieferobjekte (essentielle Ergebnisse des Projektes) Abweichungen
zum Plan; notwendige Massnahmen, Lieferdatum
 Aufwand- und kostenmässiger Stand des Projektes
Delta zum Plan / Budget gemäss Projektauftrag; Restaufwand
 Terminliche Abweichungen zum Plan
(Abhängigkeiten berücksichtigen, kritischer Pfad !)
 Risiken und erforderliche Massnahmen
Ressourcenverfügbarkeit, techn. Probleme, Schnittstellen
wwgs1.ch
Arbeitsrapport
uZiel und Zweck:
Dem (Teil)-Projektleiter periodisch (z.B. 1 x pro Monat) in kurzer und
prägnanter Form (max. 2 Seiten) die erarbeiteten Ergebnisse der
Berichtsperiode und den benötigten Aufwand vermitteln.
uInhalt:
 Status der Arbeitsergebnisse
Abweichungen zum Plan; notwendige Massnahmen, Lieferdatum
 Erbrachter Aufwand in Stunden/Tagen; Klassifizierung der erbrachten
Leistung (z.B. Realisierung, Consulting, Admin., fakturierbar...)
 Probleme, Risiken und erforderliche Massnahmen
(Ressourcenverfügbarkeit, techn. Probleme, Schnittstellen...)
wwgs1.ch
Review- und Auditbericht
uZiel und Zweck:
Information aller Beteiligten und Betroffenen über entdeckte Mängel,
Risiken (gemäss Befundprotokoll) und Massnahmen
Einleiten der nötigen korrektiven Massnahmen
Transparente und somit nachvollziehbare Projektsteuerung
uInhalte:
 Angaben zur analytischen Prüfung: Wer, Was, Wann ?
 Istzustand der Arbeitsergebnisse / Prüfobjekte
 klassifizierte Befundliste
 korrektive Massnahmen:
Zielsetzung, Termin, Verantwortlichkeiten, Aufwand
wwgs1.ch
Auslastungsbericht
uZiel und Zweck:
Transparenz bezüglich Auslastung und Verfügbarkeit der vorhanden
Einsatzmittel (Personal und Betriebsmittel)
Optimierung der Auslastung der Ressourcen
uInhalt:
(mögliche Einsatzmittel)
 Personalauslastung (wer, wann an welchen Projekten beteiligt ist)
 Testkonfigurationsbelegung (Auslastung des Testsystems)
 Rechenanlageauslastung
 Office-Systemauslastung
wwgs1.ch
Projektbesprechungen
u... dienen der Abstimmung des Projektfortschritts
uDie Rollen der Beteiligten sind vorgängig zu klären und bei der Sitzung
zu berücksichtigen:
Veranstalter
Besprechungsleiter (Moderator)
Protokollführer
Teilnehmer
uKeine Besprechung ohne anfangs geklärte messbare
Besprechungsziele
uAblauf der Besprechungen vorbereiten; Konzentration auf das
Wesentliche
uDer Teilnehmerkreis ist nach Sachdienlichkeit zu bestimmen
wwgs1.ch
Projektdokumentationssystem
uDefinition:
Das Projekt-Dokumentationssystem ist eine Zusammenstellung von
ausgewählten Daten mit Bezug auf den Projektverlauf und die
Systembeschreibung. Die Dokumente sind eindeutig identifizierbar und
werden systematisch abgelegt.
uZiel:
 Sicherung des Projekt- und Systemwissens
 Nachvollziehbarkeit des Projektverlaufs
 periodisch Qualität sicherstellen durch externe Stellen
 Personenunabhängigkeit
 Kommunikationsunterstützung
wwgs1.ch
Thema
Praxisbeispiele
Kostencontrolling
Statusbericht
Protokolle
wwgs1.ch
Thema
Projektabschluss
wwgs1.ch
Ziele eines "geordneten" Projektabschlusses
uDie Projektabschlussphase ist sowohl als Schlusskontrolle, wie auch
als Erfahrungssicherung und Reorganisationsprozess von grosser
Bedeutung. (Zeitraum: 1-6 Monate je nach Grösse des Projektes)
uDie grundlegenden Ziele der Projektabschlussphase:
Offizielle Abnahme des Produktes durch Auftraggeber
Offizielle Bekanntgabe des Projektabschlusses
Auflösen und reorganisieren der Projektgruppe
Beurteilung des Produkts und des Produktentwicklungsprozesses
Sichern der Erfahrungswerte
Festhalten des Systemzustandes zum Zeitpunkt des Projektendes
wwgs1.ch
Projektabschlussphase
u Der "geordnete" Abschluss eines Projektes basiert auf
den folgenden Massnahmen und Tätigkeiten:
Produktabnahme / -übergabe
Projektauswertung
Projektabschlussbericht
Erfahrungssicherung
Einführungsnachbearbeitung
Projektauflösung
wwgs1.ch
Produktabnahme
uZiel und Zweck:
offizielle Abnahme des entwickelten Produktes durch Auftraggeber und Endbenutzer. Dies ist
somit eine Schlusskontrolle, in der die im Projektauftrag und Pflichtenheft formulierten
funktionalen und qualitativen Anforderungen überprüft werden.
Aktivitäten bei Produktabnahme:
 Integrationstest
 Systemtest
 Akzeptanztest (Abnahmetest)
 Abnahme (formelle Übergabe mit Protokoll)
wwgs1.ch
Projektauswertung
u3-teilige Projektauswertung:
1. Analyse und Beurteilung des entwickelten Produkts
2. Analyse und Beurteilung des Abwicklungsprozesses
3. Analyse und Beurteilung der sozialpsychologischen
Aspekte
uAuswertung des entwickelten Produktes und des
Projektverlaufs sowie Analyse der sozial-psychologischen
Aspekte.
uProdukt-Beurteilung basierend auf Produktabnahmetest
wwgs1.ch
Projektauswertung 1/3
1. Beurteilung des entwickelten Produkts:
u Konnten die wesentlichen Produktanforderungen gemäss
Projektauftrag zufriedenstellend erfüllt werden ?
u Entsprechen die Spezifikationen und Dokumentation dem
implementierten System ?
u Entspricht das effektive Kosten-Nutzen-Verhältnis den
ursprünglichen Erwartungen und Berechnungen ?
u Welche Anforderungen sind noch nicht erfüllt, nur zum Teil erfüllt
oder bedürfen einer Änderung ?
Als Basis dienen die Reports der Produktabnahmetests
wwgs1.ch
Projektauswertung 2/3
2. Beurteilung des Abwicklungsprozesses:
u Beurteilung der am Projekt beteiligten Instanzen:
u
Fachbeteiligte: Beteiligung bei der Produktspezifikation ?
Änderungshäufigkeit der Anforderungen ? Kooperation ?
u
Projektgruppe: Einhaltung von Zeit- und Kostenbudget ? Erfüllungs-grad der erstellten
Arbeitspakete ?
u
Übrige Instanzen und indirekt Betroffene:
Welche erwarteten Leistungen wurden (nicht) erbracht ?
u Hat sich das gewählte Vorgehensmodell bewährt ?
u Hat sich die gewählte Projektorganisation bewährt ?
u Wurden genügend qualitätssichernde Massnahmen eingeleitet ?
u Welche neuen PM-Hilfsmittel haben sich bewährt ?
u Welche Risiken wurden unterschätzt ?
wwgs1.ch
Projektauswertung 3/3
3. Beurteilung der sozialpsychologischen Faktoren
u Wie konnten die Projektmitarbeiter motiviert und für die
Projektmitarbeit gewonnen werden ?
u Wie hat das Projektteam harmoniert (Gruppendynamik) ?
u Wie war das Zusammenspiel Linie / Projekt ?
u Wie war das Auftraggeber-Auftragnehmer-Verhältnis ?
u Wie war das Zusammenspiel Projektleiter / Projektmitarbeiter ?
u Welche Störungen und Konflikte waren schwierig zu beheben ?
u Was hat sich besonders bewährt ?
u Was hat den Erfolg / Misserfolg des Projektes ausgemacht ?
wwgs1.ch
Projektabschlussbericht
uInhalt:
Erkenntnisse der Produktabnahme und der Projektabschluss-analyse, sowie
die offizielle Regelung der Produktübergabe durch den Auftragnehmer an den
Auftraggeber.
Inhalt eines Projektabschlussberichtes:
u Kurze Projektbeschreibung (Projektaufgabe und -ziel)
u SOLL-IST-Vergleich der Produktergebnisse, Kosten und Termine
u Entscheidungen während der Projektabwicklung
u Begründung der Abweichungen
u Wirtschaftlichkeitsrechnung (Aufwand und Ertrag; ROI)
u Noch offene Punkte und Mängel
u Positive und negative Erfahrungen (Projektteam, Benutzer, Auftraggeber)
u Übergabe- resp. Übernahmeszenario
u Schlussfolgerung / Fazit
wwgs1.ch
Erfahrungssicherung
uDie ausgewerteten Projektdaten dienen als wichtige Erfahrungswerte
für alle künftigen Projekte. Die Erfassung der Daten im Kennzahlensystem der Projektportfolioverwaltung ermöglicht eine genauere Aufwandund Kostenschätzung in späteren Projekten.
Ziel und Zweck:
u Erfahrungswerte für spätere Projekte
u Aufbau eines Projekt-Kennzahlensystems
u Persönliche Erfahrungsbereicherung des Projektleiters
u Erfahrungsaustausch auf fachlicher und sozialpsychologischer Ebene
u Nachvollziehbarkeit des Projektabwicklungsfortschrittes
u Mittel- und langfristige Wirtschaftlichkeitsanalyse
wwgs1.ch
Einführungsnachbearbeitung
uÜberarbeitung und Behebung der beim Abnahmetest festgestellten
Mängel und Fehler, die gemäss Projektauftrag Bestandteil der geforderten
Funktionalität und Systemqualität sind, jedoch nicht mit dem Ziel, neue
Anforderungen und Benutzerwünsche umzusetzen.
Ziel und Zweck:
u Beheben von Mängeln und Fehlern gemäss Systemabnahmeprotokoll
u Sicherstellen der im Projektauftrag geforderten Qualität
u Sicherstellen der Funktionalität und Betriebsfähigkeit in
produktiver Umgebung
u Troubleshooting bei unvorhergesehenen Problemen in den
ersten Betriebsmonaten.
wwgs1.ch
Projektauflösung
uDie Projektauflösung ist der letzte Prozess im Lebenszyklus eines Projektes.
Bevor jedoch das Projekt hiermit offiziell beendet werden kann, muss Betrieb und
Wartbarkeit des entwickelten Systems sichergestellt und der sukzessive Abbau des
Projektteams geplant sein.
Der Projektauflösungsprozess beinhaltet:
u Übergabe der Projekt- und Systemdokumentation
u Antrag auf Projektabschluss stellen
u Offizielle Projektabschlusssitzung mit allen Projektgremien

von psychologischer Wichtigkeit
u Projektabschlussbericht durch Projektgremien unterzeichnen lassen
u Auflösen der institutionellen Projektorganisation

frühzeitig mit der Planung des Projektauflösungsprozesses beginnen
wwgs1.ch
Fallstudie Bauhandel AG
Teilaufgabe h) Projektabschluss
wwgs1.ch
83
Thema
Lehrgangsabschluss
wwgs1.ch