Transcript A importância da implantação de um programa de gestão de

A importância da
implantação de um
programa de gestão de
documentos
Cintia Aparecida Chagas Arreguy
Rubens de Oliveira e Silva
Arquivo Público da Cidade de Belo Horizonte
Fundação Municipal de Cultura
Prefeitura Municipal de Belo Horizonte
O Arquivo Público da Cidade de
Belo Horizonte

Criado em 1991

É o equipamento da Fundação
Municipal de Cultura
responsável pela gestão,
recolhimento, preservação e
acesso aos documentos
produzidos ou recebidos pelo
poder executivo municipal.
Guarda também documentos
do poder legislativo.

Estrutura organizacional do APCBH
Diretoria
Departamento de
Gestão
de Documentos
Departamento de
tratamento,
pesquisa
e acesso
Divisão de Arquivos
Permanentes
Divisão de
Conservação de
Documentos
O acervo
Guarda valioso acervo
documental sobre a
administração municipal,
apresentando grande
diversidade de suportes e
formatos das informações.
O acervo
Trata-se da documentação pública
produzida pela Prefeitura e Câmara
Municipal, desde a criação da
Cidade. Contempla as secretarias e
órgãos municipais
 Está organizado em fundos
documentais.
 Possui também coleções.
Dimensões do acervo
Documentos textuais
1030 metros lineares
Fotos positivadas
(ampliações)
51827
Negativos
262140
1884
Fitas de áudio
(cassete)
Fitas de vídeo (VHS)
3259
Slides (diapositivo)
686
Discos de vinil
98
CD's (áudio)
81
CD-ROM
131
Mapas
155
Dimensões do acervo
Filmes
33
Fitas de áudio – rolo
962
Disquete
74
Microfichas
2554
Jaqueta de microfilme
118104
Rolo microfilme
517
Cartão Janela
250000
Plantas
400
Cartazes
4498
Gestão de
documentos
Gestão

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


Ato de gerenciar
Termo relacionado à administração
Tem a finalidade de estabelecer uma ordem, uma
metodologia de trabalho, regida por uma lógica.
Por meio da gestão, procura-se obter o máximo de
resultados aproveitando os recursos disponíveis.
Grandes quantidades de documentos  localizar e
utilizar a informação no tempo exato para a tomada
de decisão com qualidade, confiabilidade e precisão.
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Dictionary of archival terminology (1984, 1988, 2002)


Editados pelo CIA
Gestão de documentos como área da
administração geral que procura alcançar
economia e eficiência na criação, manutenção,
uso e eliminação de documentos e campo da
gestão responsável pelo controle eficiente e
sistemático da criação, manutenção, uso e
destinação dos documentos.
O que é gestão de documentos?
Conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à produção,
tramitação, uso, avaliação e
arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
(Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo)
O que é documento?

Unidade de registro de informações,
qualquer que seja o suporte ou formato
Suporte
Formato
Material no qual são registradas
as informações. (papel, filme,
disco ótico, disco magnético etc.)
Conjunto das características
físicas de apresentação, das
técnicas de registro e da estrutura
da informação e conteúdo de um
documento. (cartaz, planta,
negativo etc.)
Documentos de arquivo
 Todos
os produzidos ou recebidos por
uma pessoa física ou jurídica pública
ou privada, no exercício de suas
atividades, constituem elementos de
prova ou de informação.
Documentos de arquivo

Formam um conjunto orgânico refletindo as
atividades a que se vinculam, expressando
os atos de seus produtores no exercício de
suas funções

A função pela qual são produzidos é que determina
sua condição de documento de arquivo e não a
natureza do suporte ou formato
O que é um arquivo público?

O conjunto de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades
por órgãos em âmbito federal, estadual, do
Distrito Federal e municipal em decorrência
de suas funções administrativas,
legislativas e jurídicas.
Lei 8159/91, Lei Nacional de Arquivo
Atenção!

O conceito de arquivo está sempre
associado a um conjunto de documentos

Um documento isoladamente não tem
razão de ser. Ele só tem significado dentro
de um conjunto do qual é parte integrante.
Como surgiu a gestão de documentos?




Do inglês Record Management
EUA e Canadá – meados dos anos 1940.
Explosão documental após a segunda
guerra mundial.
Necessidade de gerenciar toda a produção
documental da época.
Ciclo de vida dos documentos
(teoria das 3 idades)


Teoria desenvolvida depois da Segunda
Guerra Mundial (1939-1945).
Os arquivos passam por três estágios de
arquivamento, de acordo com o seu uso e
a freqüência de consultas:



Corrente
Intermediário
Permanente
Ciclo de vida dos documentos
(teoria das 3 idades)


Cada uma dessas fases corresponde a
procedimentos técnicos diferenciados.
Os arquivos passaram a se preocupar com
os documentos desde o momento em que
são criados, passando pela tramitação e
destinação final: eliminação ou guarda
Arquivo Corrente

Conjunto de documentos, em tramitação ou
não, que, pelo seu valor primário, é objeto
de consultas frequentes pela entidade que
o produziu, a quem compete a sua
administração.
Valor Primário
 Refere-se ao valor que o documento
apresenta no uso administrativo para o
órgão, razão primeira de sua criação.
 Relaciona-se ao período de utilidade do
documento para o cumprimento dos fins
administrativos, legais ou fiscais.
Arquivo Intermediário

Conjunto de documentos originários de
arquivos correntes, com uso pouco
frequente, que aguarda destinação.
Arquivo Permanente


Conjunto de documentos preservados em
caráter definitivo em função de seu valor
probatório ou informativo (histórico).
Valor secundário
Valor probatório x Valor
informativo

Valor probatório


Valor inerente aos documentos decorrentes da
prova que contêm da organização e funções.
Valor informativo

Valor inerente aos documentos devido à
informação que contêm sobre pessoas (físicas
ou jurídicas), coisas ou fenômenos. Para fins de
estudo ou pesquisa.
Avaliação



Processo de análise e seleção de
documentos que visa a estabelecer prazos
para sua guarda nas fases corrente e
intermediária e sua destinação final.
Deve levar em conta os valores primário e
secundário dos documentos.
Não é feita documento a documento (são
analisadas as tipologias)
Objetivos
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
Racionalização do ciclo documental
Redução ao essencial da massa documental
sem prejuízo da informação
Aumento do índice de recuperação da
informação
Garantia de condições de conservação dos
documentos de guarda permanente
Avaliação
•Deve efetivar-se nos arquivos correntes.
• Evitar transferência para arquivos intermediários de
documentos que ainda não foram avaliados. (MASSA
ACUMULADA)
• É fundamental para o processo de avaliação que os
documentos tenham sido classificados.
• Classificação permite a compreensão do conteúdo dos
documentos de arquivo dentro do processo de
produção, uso e acesso à informação arquivística.
• Manutenção dos vínculos orgânicos com a entidade
geradora.
Massas acumuladas
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
Documentos ativos
Elimináveis de imediato
De valor intermediário
Documentos de valor permanente
A relação dos arquivos montados nos postos de
trabalho com as massas acumuladas é de depósito.
Transferência se dá por questões de espaço físico,
primeiramente e, secundariamente, pela perda do valor
administrativo e técnico, o encerramento de uma
atividade e a falta de perspectiva de utilização futura
Massas acumuladas

A relação dos arquivos montados nos postos de
trabalho com as massas acumuladas é de
depósito.



Guardam aquilo que não é necessário guardar nos postos
de trabalho.
Não há organicidade, recolhimentos periódicos, controle
de fluxo.
Transferência se dá por questões de espaço
físico, primeiramente e, secundariamente, pela
perda do valor administrativo e técnico, o
encerramento de uma atividade e a falta de
perspectiva de utilização futura.
Importância da gestão de
documentos





Otimização da utilização do espaço e de recursos
humanos.
Promover a eficiência da administração e a
simplificação do fluxo documental
Ampliação do espaço físico para arquivamento
Aproveitamento de recursos humanos e materiais
Controle do processo de produção documental,
orientando o emprego de suportes adequados ao
registro da informação
Gestão de documentos e
economia

redução da massa documental

deslocamento dos documentos de guarda
intermediária para arquivos localizados em
áreas mais afastadas dos centros urbanos,
portanto menos valorizadas.
Tabela de temporalidade e
destinação


Orientar os técnicos na tarefa de seleção
dos documentos a serem eliminados, após
cumprirem os prazos de guarda nas fases
corrente e intermediária, ou serem
preservados como de guarda permanente.
Fundamenta-se nas funções e atividades
desempenhadas pelo órgão produtor
tomando-se como base o plano de
classificação.
PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO DE PROCESSO
DE AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
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
1) Constituição formal da Comissão de Avaliação de Documentos,
que garanta legitimidade e autoridade à equipe responsável;
2) Elaboração de textos legais ou normativos que definam normas e
procedimentos para o trabalho de avaliação;
3) Estudo da estrutura administrativa do órgão e análise das
competências, funções e atividades de cada uma de suas unidades;
4) Levantamento da produção documental: entrevistas com
funcionários, responsáveis e encarregados, até o nível de
seção, para identificar as séries documentais geradas no
exercício de suas competências e atividades;
5) Análise do fluxo documental: origem, pontos de tramitação e
encerramento do trâmite;
6) Identificação dos valores dos documentos de acordo com sua
idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico;
7) Definição dos prazos de guarda em cada local de arquivamento.
Comissões de avaliação

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

As comissões de avaliação deverão ser
compostas por profissionais com conhecimentos
das funções, atividades e estrutura
organizacional de seus respectivos órgãos, sendo
recomendável que faça parte da comissão:
um técnico de nível superior da área específica
de competência do órgão,
um procurador ou assessor jurídico
e um arquivista.
(BERNARDES, Ieda Pimenta)
Gestão de documentos digitais

Documento codificado em dígitos binários,
acessível por meio de sistema
computacional

A proliferação desse tipo de documento é um
desafio enfrentado por todas as instituições
arquivísticas hoje.
Documento digital - vantagens

Facilidade de cópia e transmissão

Facilidade de acesso

Flexibilidade

Cópias idênticas sem perdas
Documento digital - problemas
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

Dependência de um aparato de software e
hardware para sua recuperação.
Fragilidade das mídias.
Rápida obsolescência das mídias e formatos.
Necessidade de migração dos suportes e
atualização do formatos.
Aparente eternidade.
Pouco preparo das instituições arquivísticas.
Necessidade de novas qualificações
profissionais.
Preservação digital



Dificuldade de se garantir sua fidedignidade e
autenticidade ao longo do tempo.
Fidedignidade: Capacidade de um documento
arquivístico sustentar os fatos que atesta (grau de
completude de sua forma intelectual e controle de seus
procedimentos de criação)
Autenticidade: capacidade de se provar que um
documento arquivístico é o que diz ser (está ligada ao
modo, à forma e ao status de transmissão desse
documento, bem como às condições de sua preservação
e custódia)
Preservação digital

Requer ações arquivísticas, a serem incorporadas
em todo o seu ciclo de vida, antes mesmo de
terem sido criados, incluindo as etapas de
planejamento e concepção de sistemas
eletrônicos, a fim de que não haja perda nem
adulteração dos registros
Preservação digital

Para ser utilizado como forma de armazenamento
permanente

Atualização periódica tanto do meio de armazenamento,
quanto dos sistemas.



Mudança de um meio físico para outro  atualização
(refreshing).
Mudança de um formato de arquivo para outro  migração.
Emulação  desenvolvimento de sistemas que façam com que
arquivos baseados em formatos antigos sejam lidos por
programas mais atuais.
Preservação digital

Um arquivo digital não pode ser guardado durante
anos em local seguro, longe de agentes externos
de degradação.

Preservar, no universo digital significa tomar ações
pró-ativas com o intuito de evitar que a informação
seja perdida.

O acesso passa de antítese da preservação para
seu subproduto.
Microfilme

Filme resultante do processo de
reprodução de documentos, dados e
imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de
redução, cuja leitura só é possível por meio
de leitor de microformas.
A importância da microfilmagem

Ainda hoje, a microfilmagem é a única
forma de se garantir a longevidade de
informações contidas em documentos com
garantia de autenticidade.

Expectativa de vida de um microfilme de
alta qualidade (prata) é de 500 anos
Vantagens da microfilmagem

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


Baixos custos de produção e manutenção;
Grande capacidade de compactação em
relação ao documento original;
Segurança proporcionada pelo pequeno
volume do microfilme;
Normalização fixa;
Facilidade de reversão ao papel;
O Arquivo Público da Cidade e a
Câmara Municipal de Belo Horizonte

Entre 1993 e 1994 - o APCBH recebeu acervos
provenientes do poder legislativo dentro de um
procedimento não sistematizado – doação


documentação originada das atividades administrativofinanceiras da própria Câmara (balanço e livros caixas,
entre outros);
documentação originada das atividades do processo
legislativo (atas e dossiês de projetos de lei e proposições
de vereadores, entre outros).
O Arquivo Público da Cidade e a
Câmara Municipal de Belo Horizonte

2005 - Primeiro convênio – recolhida documentação
originada do processo legislativo dos anos de 1947 a 2005.



Entre 2006 e 2008 o APCBH procedeu ao recolhimento,
organização física e intelectual, acondicionamento e descrição
dessa documentação.
2007 - novo convênio, visando o recolhimento do restante
da documentação relativa à legislatura de 2006 a 2008, e a
ampliação do escopo dos trabalhos, abarcando o acervo
fotográfico e os trabalhos de digitalização do acervo textual.
2011 - um terceiro convênio está em andamento e, mais uma
vez, planeja-se a ampliação dos acervos e serviços
prestados, com a digitalização das fitas de áudio das
sessões plenárias e a incorporação dos Anais do Conselho
Deliberativo, órgão legislativo anterior à Câmara Municipal.
Referências


Bernardes, Ieda Pimenta. Como avaliar
documentos de arquivo. São Paulo :
Arquivo do Estado, 1998. 89 p. (Projeto
como fazer ; v. 1)
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos
modernos: princípios e técnicas. Rio de
Janeiro: Editora da FGV, 2005.