Transcript Standart Dosya Planları Örneği

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI, ARŞİVLEME,
KLASÖR SIRTLIKLARI, FORMLAR,ÖRNEK ARŞİV
İbrahim SERTKAYA
MEVZUAT
3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan
Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun
Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun,
Evrak ve
Hükmünde
1988
 Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, 1988
 Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında
Yönetmelik, 2004
 Haberleşme kodları konulu Başbakanlık Genelgesi, 1991/17
 Standart dosya planı konulu Başbakanlık Genelgesi, 2005/7
 EBYS konulu Başbakanlık Genelgesi,
2008/16 (TS13298)
TANIMLAR
Belge;

Yürütülen faaliyetler neticesinde kendiliğinden teşekkül eden,
üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir
bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya
elektronik ortamlarda üretilmiş materyali,
Dosya;

Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,
Dosya Planı;

Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden
belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere
önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini,
Dosyalama;

Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin
kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar
başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
Haberleşme/Yazışma Kodu
Sayı : 22671628-805.03 /1250-03/01/2013
1
2
3
Konu: Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri


1-Yazışma/Haberleşme kodu (DVT)

2-Standart Dosya Planı

3-Evrak Numarası (sayı ve tarih)

T.C .
………… VALİLİĞİ
İL SAĞLIK MÜDÜRÜLÜĞÜ
………………………. BİRİMİ
DOSYA MUHTEVİYATI DÖKÜM FORMU
SAYFA NO :
SIRA
NO
1
2
3
4
…
…
…
30
TARİH
SAYI
KONUSU
SAYFA
ADEDİ
AÇIKLAMALAR
T.C .
………… VALİLİĞİ
İL SAĞLIK MÜDÜRÜLÜĞÜ
………………………. BİRİMİ
İMHA LİSTESİ
SIRA
TARİH
SAYI
KONUSU
SAYFA NO :
SAYFA
AÇIKLAMALAR
ADEDİ
NO
1
2
3
4
5
…
30
Üye
Adı Soyadı
Unvan
İmza
Üye
Adı Soyadı
Unvan
İmza
Üye
Adı Soyadı
Unvan
İmza
Üye
Adı Soyadı
Unvan
İmza
Başkan
Adı Soyadı
Unvan
İmza
22671628
KURUM VE BİRİM
ARŞİV BİRİMİ
805.03
BELGE
YÖNETİMİ
VE ARŞİV
İŞLEMLERİ
Uygunluk Görüşü
(Taşra Teşkilatları)
2013
ÖRNEK KLASÖR SIRTLIKLARI
ALT KONULARA AİT KAYITLARIN GENEL KONU ALTINDA TEK DOSYADA
(KLASÖR) TOPLANMASI
723.01
............
............
............
723.02
............
............
............
723.03
............
............
............
622.03
............
............
723.05
............
............
............
............
723.04
............
............
............
Ülkeler Hakkında Bilgi
Dosyaları
723
723
723
01
İdari Durum
723
02
Siyasi Durum
723
03
Nüfus/Etnik Durum
723
04
Askeri Durum
723
05
Ekonomik Durum

Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt
konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik,
alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar
açılabilecektir.
755
755
755
755
755.01
755.02
755.03
755.05
Fatih
İ.O
Bilgi
İ.O
Saka
İ.O
Sarar
İ.O
Sarar
İ.O
Sarar
İ.O
Sarar
İ.O
Sarar
İ.O
Etüd
İhale
Kontrl
Ödeme
755
755
755
755
755
755
755
01
02
03
04
05
06
İnşaat İşleri
Etüd-Proje ve Keşif İşleri
İhale İşleri
İnşaat Uygulama ve kontrol İşleri
Tetkik İşleri
Hakedişler ve Ödemeler
Geçici ve Kesin Kabuller
AYNI KONU İLİ İLGİLİ BELGELERİN COĞRAFİK DOSYA TASNİF
SİSTEMİNDEN FAYDALANILARAK DOSYALANMASI
040.02
............
Adana
............
040.02
............
Afyon
............
040.02
............
Ağrı
............
622.03
............
............
040.02
............
............
Bolu
............
040.02
............
Bitlis
............
040.02
A-B
040
02
Aylık Faaliyet
Raporları
Adana
Afyon
Ağrı
Bitlis
Bolu

Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada
toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.
935-938
ALIMLAR
622.03
............
............
............
938-Hizmet Alımları
937.06-Giyecek Alımı
937-Sarf Malzemesi Al.
936-Gayrimenkul Alımı
935-Demirbaş Alımları
AZ SAYIDA KAYDIN TEK DOSYADA (KLASÖR) TOPLANMASI
935
Demirbaş Alımları
936
Gayrimenkul Alımları
937
Sarf Malzemesi Alımları
937.06
Giyecek Alımı
938
Hizmet Alımları
ARŞİV EVRAKI İSTEM FORMU
...... / ...... / 2015
TARİH
İSTENEN EVRAKIN
DOSYA
TARİHİ / YILI
EKİ
KONUSU
KLASÖR NO
NOT: Evrak klasör olarak verilecekse, toplam klasördeki evrak adeti yazılacaktır.
EVRAKI İSTEYENİN
ADI SOYADI
KURUMU / BİRİMİ
GÖREVİ
TEL NO
Yukarıda açıklaması yapılan evrak, istekliye …....../....... ./.......... tarihinde tarafımdan teslim edilmiştir.
İMZASI
TESLİM EDEN
ARŞİV GÖREVLİSİ
ADI, SOYADI / İMZASI
EVRAKIN İADE İŞLEMİ
Yukarıda açıklaması yapılan evrak ....../....../....... tarihinde teslim alınmıştır.
TESLİM EDEN
TESLİM ALAN ARŞİV GÖREVLİSİ