Transcript Projektledelse i praksis

Projektledelse i praksis
med MS-Project
Kim Larsen




EDB-assistent. Merkonom i Informatik, Datanom-moduler
Mellemleder i forsvaret 1982-1995
Programmør 1992-1996
IT-Ledelse siden 1996

Projektleder/projektchef/afd-leder BEC – 1995-2004



Senior Projektleder Mærsk Data/IBM - 2004/2008


Outsourcing til Global ressources
Projektchef KMD 2008-2010


KRONOS for Danmarks Nationalbank
Nykredit – sammenlægning af banker
Valgsystemer
Selvstændig Konsulent 2011-?

Projektleder SDC - Netbank
Projektledelse






Fastlæg opgaven
Nedbryd og Estimer
Planlæg projektaktiviteter
Følg op på Fremdrift
Juster plan
Projektafslutning
Fastlæg opgaven

Forventningsafstemning er grundlæggende for projektets
succes !

Hvad skal projektet løse


Hvad er IKKE med i projektet


Hvis der kan være den mindste tvivl – så skriv at det ikke er med.
Opstil og få godkendt dine succeskriterier


Beskriv krav klart og tydeligt – det må ikke kunne tolkes
Lav en checkliste – få styregruppens godkendelse af dine
succeskriterier, og brug listen ved det afsluttende møde med
styregruppen.
Pas på:


At du ikke bliver presset til at starte opgaven for tidligt
Få dine faglige eksperter med i vurderingen af opgaven – du skal
styre aktiviteterne – du er ikke fagekspert
Nedbryd og Estimer

Brug dine projektdeltagere

Udviklere, analytikere, forretningskonsulenter, testmanagere osv. osv.

Vælg estimeringsmetode

Tænk frem – plan og opfølgning

Sørg for at nedbrydning foretages i selvstændige arbejdsopgaver

Sørg for at estimering og arbejdsopgaver hænger sammen
Nedbryd og Estimer
• Hvis det er svært at beskrive aktiviteten kort skal den nok brydes ned
• Hvis aktiviteten er større end 40 timer skal den nok brydes ned.
Projektnavn / underleverancenavn
Aktivitet
Analyse
Design
Udvikling
Min
20,0
30,0
50,0
Forv.
21,0
35,0
60,0
Sum
Standardafvigelse/spredning, total
Gennemsnitligt estimat M+S (85%)
Gennemsnitligt estimat M+2S (97%)
Gennemsnitligt estimat M+3S (99%)
Nedbryd aktiviteter, hvis 4S-M>0
100,0
116,0
Max.
Middelværdi Std. afv. Varians
21,0
20,8
0,2
0,0
40,0
35,0
2,0
4,0
65,0
59,0
3,0
9,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
0,0
126,0
114,8
3,6
118,4
122,0
125,6
-100,4
Afv. % Si-0.5S>0 Incl. frokost
1,0%
-1,6
22,5
5,7%
0,2
37,8
5,1%
1,2
63,7
0,0%
-1,8
0,0
0,0%
-1,8
0,0
0,0%
-1,8
0,0
124,0
3,1%
127,9
131,8
135,7
Egen vurdering af ovenstående tal
Projektnavn / underleverancenavn
I ALT
0
0
0
0
6
0
0
6
44
0
0
44
72
0
0
72
28
0
0
28
3
0
0
3
22
0
0
22
timer i alt
50
0
0
50
5
28
0
0
28
1
6
0
0
6
1
6
0
0
6
10
56
0
0
56
13
72
0
0
72
100,00
556
0
0
556
timer i alt
128
0
0
128
Projektledelse
33
0
0
33
0
0
0
0
0
Projektledelse
3
0
0
3
Garantiperiode
4
22
0
0
22
Garantiperiode
0,5
3
0
0
3
Implementation (CMD etc.)
Forretningskonsulent
5
28
0
0
28
Implementation (CMD etc.)
Systemfundament
13
72
0
0
72
Overdragelse til POTA
Accepttest (PI)
9
50
0
0
50
Overdragelse til POTA
Forretningskonsulent
Systemtest
0
128
Fejlrettelser
23
128
Møder mv.
Systemfundament
6
33
0
0
33
Kodning incl modultest
Analyse design
0,5
3
0
0
3
Møder mv.
Accepttest (PI)
0
0
0
0
Arkitektur
0
0
0
0
0
Systemtest
8
44
0
0
44
Fejlrettelser
Krav incl. ODEF
1
6
0
0
6
Kodning incl modultest
I ALT
0
0
0
0
0
Analyse design
procent
Arkitektur
Projektnavn / underleverancenavn
Krav incl. ODEF
Betegnelse
PI: FPL samt styregruppe
Estimerings skabelon
Medarbejderportal version
09.10.2009 - samlet i eet regneark.
PI: FPL samt styregruppe
Nedbryd og Estimer
0
0
0
0
28
0
0
28
6
0
0
6
6
0
0
6
56
0
0
56
72
0
0
72
556
0
0
556
Nedbryd og Estimer

Estimeringsregneark
Planlæg projektaktiviteter
KISS
Keep It Simple Stupid
Planlæg projektaktiviteter
Varighed = Arbejde / Enheder.
Planlæg projektaktiviteter
Forstå dit værktøj – MS-Project





Gennemgå opsætning i værktøj, så du er sikker på det er sat rigtigt op – det kan
være svært at rette senere
Opsæt standard kalender – læg helligdage o.lign ind


Luk evt. projektet i sommerferien !
Brug ALDRIG funktioner du ikke kender 100 %


Fast Varighed
Fast Arbejde
Faste Enheder
Værktøjet overtager styringen !!!!
Gem ofte kopi af din Plan


så kan du altid komme tilbage til et punkt hvor planen hang sammen 
(men pas på hvis du anvender globale ress.)
Planlæg projektaktiviteter
Læg din Plan

Copy paste projektaktiviteter fra Estimeringsark

Copy paste estimater fra estimeringsark

Indsæt afhængigheder – og kun faktiske afhængigheder (få input fra udviklere
m.m.)


Sæt bemanding på aktiviteter



Undgå afhængigheder som skyldes personer, ferie, o.lign
har du personen 100% tilknyttet
Læg ferie o.lign ind
Udjævn – ress. overbelastning
HUSK – Du arbejder med estimater – ikke fakta !!!!
Udjævn ress. overbelastning
25
28
112%
111%
oktober 2011
01
04
07
169%
111%
10
13
16
19
22
25
28
138%
80%
80%
80%
80%
80%
80%
november 2011
31
03
06
09
12
15
18
21
24
27
78%
78%
78%
78%
78%
78%
78%
78%
december 2011
30
03
200%
180%
160%
140%
120%
100%
80%
60%
40%
20%
Ressourcebehov:
K im Larsen
167%
Overallokeret:
Allokeret:
78%
78%
79%
79%
Udjævn ress. overbelastning
Følg op på fremdrift
Følg op på Fremdrift






Sørg for sammenhæng mellem projektaktiviteter og
tidsrapporteringssystem
Tildel opgave og tidsrapporteringskode
Hold statusmøder
Få tidsforbrug på hver enkelt aktive opgave
Få restestimat på hver enkelt aktive opgave
Beregn Earned Value
Følg op på Fremdrift

Økonomi regneark
Følg op på fremdrift - EV
Juster Planen

Vurder afvigelser





Vurder andre opgaver


Du har nu praktisk erfaring – er der andre opgaver som skal justeres
Juster din plan med faktisk forbrug, og nye estimater




hvorfor tog opgaven længere tid
hvorfor blev opgaven hurtigere færdig
hvorfor blev der brugt flere timer
hvorfor ……
Hvordan ser planen nu ud, i forhold til før
Hvad kan du gøre for at få den tilbage på sporet
Hvad vil konsekvenserne være
Orienter projektejer / Styregruppe

Giv dem ALTID løsningsforslag
Rapporter fremdrift
Projektledelse i praksis
Hvor svært kan det være ?
Det kan være rigtig svært