Transcript İdari Birimler - Adnan Menderes Üniversitesi

DOSYA İÇERİK
DÖKÜM FORMU
HAZIRLANMASI
Meltem KIRKAN
Arşiv Şube Müdürü
• Üniversitemiz
birimlerinde
oluşan
dosya/klasör/kutulardaki
belge
ve
materyallerin kayıt altına alınması ve
erişim imkanının daha verimli hale
getirilebilmesini sağlamak amacıyla
her bir dosya/klasör/kutu için ayrı
ayrı “DOSYA İÇERİK DÖKÜM FORMU “
hazırlanarak ait oldukları dosyalara
takılır.
• Dosyaların yılbaşında açılması ve
yıl sonunda kapatılması sebebiyle
dosya içerik listeleri yılın bitimiyle
birlikte hazırlanır.
Örneğin: Her birim 2009 yılı içinde
oluşan dosyalar için 2010 yılı
Ocak ayının ilk yarısında bu
listeleri tamamlamış olmalıdır.
• Dosya içerik listeleri, ileride
uygulanacak her türlü belge ve
arşiv
işlemlerinde
birinci
öncelikli veriyi oluşturmaktadır.
Bu
sebeple
dosya
içerik
listelerinin bilgisayar ortamında
zamanında
ve
özenle
hazırlanmaları gereklidir.
• Dosya içerik listeleri iki kopya
hazırlanır. Bu kopyalardan birisi
biriminde
ayrı
bir
dosyada
tutulur, diğer kopyası ise ait
olduğu dosyasında kalır.
• Dosya içerik listeleri, birimin
dosyalarının Arşiv Müdürlüğü’ne
devri sırasında ayrıca elektronik
ortamda da verilir.
UYGUNLUK KONTROLÜ
İŞLEMLERİ
Her yılın Ocak ayı içerisinde belge
ve dosyalar birimlerce gözden
geçirilerek
öncelikle
evrakların
hangi birime ait olduğu tespit
edilir. Daha sonra bu evraklar
a- işlemi tamamlananlar
b-işlemi devam edenler
şeklinde ayrıma tabi tutulur.
• Bu
ayrım
sonucunda
işlemi
tamamlanan evraklar kurumumuzda
uygulanan dosyalama sistemi dikkate
alınarak gözden geçirilir.
• Gerektiğinde
kurum
dosyalama
sistemi
esas
alınarak
yeniden
dosyalama yapılır.
• Yeniden dosyalama işlemlerinde
birleştirilmesi
veya
ayrılması
gereken
dosyalar
birleştirilir
veya
ayrılır.
Birleştirme
ve
ayırma işlemlerinde açılmış olan
dosyalardaki belge yoğunlukları
dikkate alınır.
Örneğin :
505-514-515-520 desimallerinde açılan
dosyaların içinde az sayıda (1-10 arası)
evrak tespit edilmesi durumunda 500
desimali altında dosyalar birleştirilir.
Bu
durumda
500
desimal
numaralı
evraklara ait tek bir Dosya İçerik Döküm
Formu
hazırlanır.
Ancak
form
doldurulurken sayı bölümünde desimal
numaraları
küçükten
büyüğe
doğru
sıralanır.
• Birleştirme ve ayırma işlemlerinden
dolayı dosyada yapılan düzenleme
dosyayı tanımlayan dosya etiketlerinin
de
değiştirilmesini
gerektirir.
Bu
sebeple mevcut yapıya uygun olarak
yeniden dosya etiketi düzenlenir.
• Dosya içerisindeki evrakların varsa
kopyaları, faks teyitleri v.b. fazla
nüshaları çıkartılır.
• Dosya içerisinde sıralama ölçütü,
yıl bazında olup
– En küçük tarihli evrak dosyanın en
altına gelecek şekilde,
– En büyük tarihli evrak ise dosyanın
en üstüne gelecek şekilde tarih
sırasına göre sıralanmalıdır.
• Sıralama işlemini takiben, her
evrakın sağ üst köşesine kurşun
kırmızı kalem ile en alt tarihten
başlamak üzere sıra numarası
verilmelidir. Evraka verilen sıra
numarası ile dosya içerik döküm
formlarına yazılan sıra numarası
aynı olmalıdır.
DOSYA İÇERİK DÖKÜM
FORMLARININ DOLDURULMASI
• Formda yer alan “Birimi ”
kısmına
………………………… FAKÜLTESİ/
YÜKSEKOKULU/
ENSTİTÜSÜ/
MÜŞAVİRLİĞİ/
DAİRE
BAŞKANLIĞI/
MÜDÜRLÜĞÜ/
MERKEZİ yazılır.
• Varsa alt birim adları belirtilir.
•
“Konu kodu” kısmına ilgili dosyanın
konu/faaliyet
(desimal)
numarası
yazılır .
•
“Sıra No” sütununa sıra numarası
verilir, aynı dosya/klasör için birden
fazla sayfa kullanılması durumunda
sıra numarası devam ettirilir.
•
Aynı konuya ilişkin iki dosya/klasör
varsa
ikinci
dosya/klasör
için
kullanılan listede sıra numarası devam
ettirilir.
•
•
•
•
“Tarih” sütununa, belgenin son işlem
tarihi gün/ay/yıl olarak yazılır.
“Sayı” sütununa, en son işlem
görmüş belgenin üretilirken almış
olduğu “Sayı” yazılır.
“Konusu” bölümü evrakların neye
ilişkin olduğunu belirtir nitelikte,
açıklayıcı, anlaşılır bir
şekilde
yazılmalıdır.
“Sayfa Adedi” sütununa, belgenin
toplam sayfa sayısı yazılır.
• “Açıklamalar” kısmına belgeye ilişkin
belirtilmesinde yarar olan hususlar
yazılır.
Örneğin; Yazının ekleri (eklerin fazla
olmasından
ya
da
eklerin
özelliğinden dolayı ayrı dosyalarda
tutulmaktaysa)
.........
numaralı
dosyada” gibi, Gizli ,gibi ....
• Dosya içerik döküm formu ve
envanter formu Excel formatında
Times
New
Roman
yazı
karakterinde
12
punto
ile
yazılmalıdır.
T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
DOSYA İÇERİĞİ DÖKÜM FORMU
BİRİMİ : GENEL SEKRETERLİK
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
KONU KODU : 010
YILI
: 2003-2004
YAZININ
SIRA
NO
TARİH
ADEDİ
SAYI
KONUSU
Yenidoğan canlandırması NRP
programı
1
1
31.12.2003
010-50907045
2
02.01.2004
010-00012
9. Temel eğitim becerileri kursu hk
2
1
3
3
05.01.2004
010-00019
Personel servisi hizmetinin
yürütülmesi
4
05.01.2004
010-00018
Taşıma servisi hesabı hk
…….
…………
…
…….
……………
150
27.12.2004
………..
……………………………………
…………
…
………..
……………………………………
……………
010-1024
TOPLAM
220
AÇIKLAMALAR
T.C. ADNAN MENDERES ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
DOSYA İÇERİĞİ DÖKÜM FORMU
BİRİMİ : GENEL SEKRETERLİK
YAZI İŞLERİ
KONU KODU :500
YILI
:2003
YAZININ
SIRA
NO
1
TARİH
SAYI
KONUSU
ADEDİ
Öğrenci İşleri bilgisayar programında (FEFCOM)oluşan hatalarla ilgili yazı.
1
500-155
Köksal Acarlı’nın YD101 Yabancı Dil dersini
almadığı hk.
1
15.01.2003
505-181
Kafkas Üniv.öğrencilerinin yatay geçişleri
kabul edildiği ve dosyalarının
gönderilmesin.istenmesi hk.
1
15.01.2003
505-182
Neslihan Kenber’in yatay geçiş için
dosyasının istenmesi.
1
16.01.2003
514-21
Ek kontenjan ve özel yetenek sınavıyla kayt.
öğrencilerin burs başvurusu ile ilg.
duyuru.
1
17.01.2003
515-230
2001-2002 mezunlarının diplomalarının
tescili için sağlık bakanlığına
gönderilmesi hk.(Sağlık
Hizm.Yük.Okul.)
1
15.01.2003
520-179
Arkeoloji öğrenc.Songül Çoban hk. yazı.
1
TOPLAM
7
14.01.2003
500-10
14.01.2003
2
3
4
5
6
7
AÇIKLAMALAR
• NOTLAR
•
Bu listeler kurumda bundan sonra yapılması
gereken
“belge
ve
arşiv
işlemleri”nin
tüm
aşamalarında kullanılacaktır. İlgili birimlerin bu
listeyi eksik ya da yanlış hazırlamaları daha sonra
aradıkları belgelere erişememelerine ve diğer
aşamalardaki işlemlerin de aksamasına neden
olacaktır. Bunun için özenle hazırlanması gereklidir.
•
“Dosya İçerik Döküm Formları” bilgisayarda, excel
formatında
hazırlanacak,
çıktıları
ilgili
dosya/klasörün
üst
kapağının
iç
kısmına
takılacaktır.
Dosyalar
Arşiv
Müdürlüğüne
devredilirken, bu listeler ayrıca elektronik ortamda
da verilecektir. Birim Arşiv Sorumluları, birimler
bazında elektronik ortamda dosyalar oluşturarak bu
listeleri tutacaktır.
•
Birimler, Arşiv Müdürlüğü’ne devrettikleri dosyalara
ilişkin
“Dosya
İçerik
Listelerini”
kendi
bilgisayarlarında da tutacaklardır. Bu işlem geriye
dönük
belgelere
erişmek
istediklerinde
ilgili