Transcript Document de présentation

Le système de gestion des
inscriptions LUDIK
au service des organismes
Congrès AQLM
Saguenay 2010
LOISIRS, SPORTS ET
DÉVELOPPEMENT
DES COMMUNAUTÉS
Objectifs de la présentation
•
Présenter aux collègues notre expérience de
l’utilisation de la plate-forme LUDIK comme un outil
important de support aux organismes
•
Partager notre expérience et nos résultats
Portrait de la ville de Gatineau
•
•
•
•
Fusion des ex-villes (5)
Population de 242 124 habitants
Territoire de 340 km2, 47 km linéaire
18 districts électoraux
Le cadre de soutien
•
Définit les grandes orientations du soutien offert
aux organismes de la communauté
•
3 catégories : grand partenaire, partenaire de
soutien, partenaire collaborateur
•
Le support LUDIK-IO : un élément clé de notre
support offert aux grands partenaires dans une
première phase
Application
Windows
Carte citoyen
Application
ACCESS
Tourniquet
Inscription
Réservation
Équipement
Application
Web
LUDIK-Biblio
LUDIK-IC
LUDIK
LUDIK-RVI
LUDIK-IO
La carte Accès-Gatineau
•
•
•
•
•
•
Nécessaire pour le processus d’inscriptions à la
programmation par internet et téléphone
Gratuit pour la bibliothèque pour tous les groupes
d’âge
Tarification pour le volet des activités libres
Carte émise dans le réseau bibliothèque (10)
Plus de 65 000 cartes par année
Carte renouvelable à chaque année
Les étapes de fonctionnement
SUPPORT AUX ORGANISMES SOUTENUS PAR LA VILLE DE
GATINEAU
1. Création du compte Organisme dans LUDIK-IO
2. Entrée et mise à jour des différentes activités définis par
l’organisme
3. Possibilité d’utiliser le système d’inscription de la Ville
• Système téléphonique automatisé (RVI-Bell)
• Système LUDIK-Internet Citoyen
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4.
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La Ville compile les paiements par carte de crédit (Visa –
MasterCard) via Internet et par téléphone
• Un montant est transféré à chaque organisme pour
tous les paiements (mensuel ou à la fin de chaque
période d’inscription)
• Vérification des inscriptions grâce à la carte Accès
Gatineau
• Réduction du temps nécessaire à compléter une
inscription
5. Flexibilité des périodes d’inscription en ligne
• Périodes prédéterminées en ligne
• Périodes flexibles via Internet
• Support aux organismes – LUDIK-IO (inscriptions, rapports,
etc.)
LUDIK INTERNET CITOYEN
• Permet au citoyen ayant un dossier dans LUDIK de
s’inscrire via Internet
LUDIK-IO
• Interface Internet permettant aux organisations de gérer
leurs inscriptions
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Statistiques 2010
INSCRIPTION
Inscription
acceptée
Inscription
en attente
Payé par
Visa
Payé par
MC
Organismes – par
Internet
1 211
91
717
433
2 260
122
1 026
624
627
3 471
213
1 743
1 057
627
Organismes – par
téléphone
Total des inscriptions
Organismes 2010
10
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Non
payé
Statistiques 2010
Téléphonie
Appel en
français
Appel en
anglais
Appel transféré
et traité
44439
3496
6234
Nombre d'organismes
Nombre de groupes
d'activités
Hiver 2010
4
76
Hiver 2010 - Semaine
de relâche
1
10
Printemps 2010
9
132
Camp de Jour 2010
5
82
Été 2010
3
17
Automne 2010
9
165
Cours offerts
Organismes
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Revenus 2010
Inscription par
Montant - Visa
Montant - MasterCard
Internet
164 370,51 $
90 965,00 $
Téléphone
626 295,50 $
338 878,50 $
Total des inscriptions
Ville 2010
790 666,01 $
429 843,50 $
Organismes – Internet
68 148,00 $
40 603,00 $
Organismes – téléphone
96 078,00 $
54 073,00 $
Total des inscriptions
organismes 2010
164 226,00 $
94 676,00 $
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Vitrine technologique
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La valeur ajoutée
•
•
•
•
Un processus de gestion des inscriptions pour un
organisme simplifié, rapide et beaucoup moins
exigeant en temps
Une moins grande pression sur les bénévoles
Une flexibilité pour les parents de gérer leur
inscription à distance
Une base de données de gestion rapide et précise
pour le SLSDC et les organismes
Perspectives de développement
•
•
•
•
•
Augmenter le nombre d’organismes qui adhèrent
au système de gestion des inscriptions
Développement de notre base de données
Développement d’indicateurs de gestion
Développement d’un système automatisé de
rétroaction des citoyens sur la qualité de notre offre
de service
Meilleure connaissance de la pratique des activités
libres sur le territoire
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