Transcript overdrachtsprotocol - Gemeentearchief Rotterdam

Jeroen van Oss
Overdracht aan het e-depot
Hoe gaat dat in zijn werk?
Het overdrachtsprotocol
8-4-2015
E-depot: centraal digitaal archief voor de gemeente
Rotterdam en aangesloten organisaties
Het overdrachtspakket oftwel SIP
Beheermetadata
informatieobjecten
Object 1
Technische
metadata
Object 2
Object 3
Object 4
Beschrijvende
metadata
Object 5
Object 6
Het overdrachtsproces: stappen
Pre-ingest fase
Formele fase
Transfer fase
Validation fase
4
8-4-2015
Pre-ingest fase 1
Marginale toets
 Binnen werkgebied? zo nee: doorverwijzen
 Langdurige bewaring zinnig? zo nee: niet overdragen
 Inrichting records management voldoende? zo nee:
adviestraject inrichting starten
 Aangesloten op e-depot? zo nee: aansluitingstraject starten
 Relaties met andere (papieren) bestanden? zo ja: impact
inschatten
 Formele overbrenging of tijdelijk beheer?
Pre-ingest fase 2
Kwaliteitstoets
 Verplichte beschrijvende metadata aanwezig?
 Aanvullende metadata voor proceseigenaar aanwezig?
 Beheermetadata aanwezig?
 openbaarheidsbeperkingen
 Eventuele (auteurs)rechten
 Bewaartermijnen+grondslag
 Technische metadata aanwezig?
 Bestandsformaten
 Compressie/encryptie
 Checksum
Formele fase
Ondertekenen overdrachtsovereenkomst
Wettelijke verklaring
van overbrenging
of
Overeenkomst/SLA
‘tijdelijk beheer’
Transferfase
Bits en bytes (SIP) worden klaargezet door de
archiefvormer
En binnengehaald door de e-depotbeheerder
Archiefvormer
SIP
E-depot
Validatiefase
Inhoudelijke controle
Technische controle
Melding ‘overdracht
voltooid’ aan archiefvormer
Tijdsplanning overdrachtsprotocol
Februari 2012:
start
Juni 2012:
eerste versie klaar
Zomer 2012:
toetsing bij archiefvormers
(vrijwilligers gezocht!)
Najaar 2012:
vaststelling en bekendmaking