Transcript Wnioski o płatność - prezentacja 2013-2014.

WNIOSEK O URUCHOMIENIE ŚRODKÓW
ZASADY SKŁADANIA
I ROZLICZANIA
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego
8 października 2013 r. Toruń
1
Wzór wniosku o uruchomienie środków stanowi załącznik
nr 3 Umowy Partnerskiej zawartej 15 maja 2013 r. pomiędzy
Województwem Kujawsko-Pomorskim a Partnerami Projektu.
Wzór formularza wniosku znajduje się również na stronie
www.kujawsko-pomorskie.pl w zakładce: Kultura, projekty RPO.
2
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Wniosek o uruchomienie środków składany WYŁĄCZNIE :
 osobiście (za potwierdzeniem odbioru):
Punkt Podawczy
Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń
 drogą pocztową:
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego
Pl. Teatralny 2, 87-100 Toruń
W jednym egzemplarzu!!!!
3
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Rodzaje płatności:
 zaliczka - to suma pieniężna wypłacana na poczet przyszłych należności;
 refundacja środków – to zwrot poniesionych wydatków.
 Forma płatności:
65 % środki RPO WK-P
1 % środki Województwa Kujawsko-Pomorskiego
34 % środki własne Partnerów Projektu
4
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Do płatności w formie zaliczki należy przygotować dokumenty tj:

wniosek o uruchomienie środków;

faktury lub inne dokumenty księgowe (nazwa usługi zgodna z nazwą
zadania, na które Partner Projektu otrzymał dofinansowanie, załącznik nr
2);

kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (zgodnie z
umową partnerską data dokonania odbioru nie może być późniejsza niż data
wystawienia dokumentu księgowego)

kopie umów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną (data
zawarcia umowy i wykonania prac musi być zgodna z decyzją WKZ)
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszłałowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
5
Rozliczenie płatności w formie zaliczki:
W terminie 20 dni kalendarzowych od dnia otrzymania zaliczki Partner dokonauje
zapłaty faktury lub innego dokumentu księgowego, a następnie składa do Lidera
zapłacony dokument księgowy oraz potwierdzenie dokonania przelewu
bankowego wraz z dokumentami tj:
 faktura lub inny dokument księgowy;
 potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania
(w treści przelewu wpisany numer dokumentu księgowego); przelewy
wyłącznie z wyodrębnionego rachunku założonego na cele projektu
 dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień
publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z opisem
udzielonego zamówienia).
W przypadku niedotrzymania wyżej wymienionego terminu Lider będzie miał
prawo wezwać do złożenia stosownych wyjaśnień.
6
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Do refundacji środków należy przygotować dokumenty tj:






wniosek o uruchomienie środków;
faktura lub inny dokument księgowy (opisany zgodnie z załącznikiem nr 3
do umowy partnerskiej);
kopie dokumentów potwierdzających odbiór prac oznaczone datą i
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną;
kopie umów i aneksów do umów z wykonawcą prac oznaczone datą i
potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną;
potwierdzenie dokonania przelewu bankowego za wykonanie zadania;
dokumenty dotyczące przeprowadzonej procedury udzielenia zamówień
publicznych (decyzja WKZ ze wskazaniem wykonawcy/3 oferty wraz z
opisem udzielonego zamówienia).
7
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Wzór wniosku o płatność
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
8
Wzór opisu faktury/innego dokumentu księgowego




terminy płatności;
faktury VAT (wyliczenie netto, brutto, wysokość podatku VAT);
format faktury/ innego dokumentu księgowego - najlepiej A4;
nie wprowadzać zmian po złożeniu dokumentu do Urzędu Marszałkowskiego; w
przypadku wprowadzenia zmian, należy przekreślić i zaparafować oraz złożyć kopię do
Urzędu Marszałkowskiego;
 dopiski, podpisy, pieczątki TYLKO na oryginałach dokumentów;
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
9
Zobowiązania Partnerów Projektu:
 dokonywanie płatności za finansowane prace WYŁĄCZNIE przelewem
bankowym. W tytule przelewu bankowego należy wskazać numer faktury
lub innego dokumentu księgowego, który stanowi podstawę dokonania
wydatku oraz datę wystawienia dokumentu;
 składanie kopii dokumentów dotyczących realizacji Projektu
potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.
W przypadku braku poświadczenia za zgodność z oryginałem dokumenty
nie będą rozpatrywane;
 prowadzenie odrębnego rachunku bankowego lub subkonta,
obsługującego Projekt; wraz z pierwszym wnioskiem o uruchomienie
środków należy złożyć oświadczenie o otwarciu odrębnego konta lub
subkonta wraz z numerem tego konta; po dokonaniu zapłaty należy
przygotować wyciąg z konta a następnie je zamknąć.
10
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
 odsetki na rachunku otwartym do projektu;
 dostarczenie oświadczenia o kwalfikowalności podatku VAT:
- raz do roku przez okres 5 lat od zakończenia projektu
- z pierwszym wnioskiem o płatność (rozliczającym zaliczkę lub
refundacji)
11
Obieg wniosku o uruchomienie środków w Urzędzie Marszałkowskim
Partner Projektu (składa dokumentację)
błędy we wniosku i dokumentacji
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Departament Inwestycji
Departament Finansów
Skarbnik
wypłata środków
Partner Projektu
12
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
Najczęściej popełniane błędy we wnioskach o płatność
1. Brak należytej staranności w opisie dokumentów księgowych – brak
podpisów osób upoważnionych;
2. Brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem;
3. Nieczytelne kserokopie załączonych dokumentów;
4. Brak któregokolwiek z wymaganych załączników – m. in. wyciągów
bankowych lub przelewów bankowych, protokołów odbioru,
dokumentów dotyczących stosowania ustawy PZP;
5. Błędne numery rachunków bankowych;
6. Błędy rachunkowe na fakturach lub innych dokumentach księgowych.
Departament Kultury i Dziedzictwa Narodowego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w Toruniu
13
Osoby do kontaktu:
 rozliczenia finansowe:
Monika Butowska tel. 56 646 20 22 wew. *2539
Małgorzata Borgula tel. 56 646 20 22 wew. *2549
Marcin Graczyk tel. 56 646 20 22 wew. *2549
 realizacji zadania:
Jerzy Kurowski tel. 56 656 10 68
Lech Narębski tel. 56 646 20 22 wew. *2536
Zuzanna Śliwecka tel.56 656 10 66
Paweł Wietrzykowski tel. 56 656 10 24
14