Transcript Sistem Pengurusan Aset

PELAKSANAAN
SISTEM PENGURUSAN ASET (SPA)
DI KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI
KANDUNGAN
• Pengenalan
• Aktiviti-aktiviti Pelaksanaan
• Latihan Penggunaan Sistem
• Jadual Tentatif Pelaksanaan
Sistem SPA
• Hal-hal lain
PENGENALAN
Sistem Pengurusan Aset (SPA) KPT
• SPA dibangunkan oleh Kementerian Kewangan selaras dengan Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 5 Tahun2007.
• Terbahagi kepada 2 komponen iaitu Sistem Pengurusan Aset dan Sistem
Pengurusan Stor.
•Mula dilaksanakan di KPT pada tahun 2009 melibatkan 5 PTJ iaitu Ibu
Pejabat, Jabatan Pengajian Tinggi, Jabatan Pengajian Politeknik Dan Kolej
Komuniti (JPPKK), Politeknik Sultan Salahuddin Abdul Azizi Shah dan Kolej
Komuniti Selayang.
•Akan diperluaskan kepada semua PTJ pada tahun 2010 dan 2011.
PENGENALAN
Sistem
Pengurusan Aset
SPA
•Pengurusan Aset
Alih
•Kementerian dan
Jabatan
•TPA PP 5 – 2007
(Pekeliling
Perbendaharaan Bil.
5 Tahun 2007 )
Sistem
Sistem
Pengurusan Stor Pengurusan
SPS
Eksekutif SPE
•Pengurusan Stor
•Kementerian dan
Jabatan
•Laporan dan
Statistik
•TPS
•Kementerian
dan Jabatan
PENGENALAN
Sistem
Pengurusan
Pemantauan Aset
SPPA
Sistem Helpdesk Portal Knowledge
Base (Gedung Ilmu)
•Memantau
Pengurusan Aset Alih
•Pengurusan Aduan • Senarai semua kod
Kerosakan Aset
aset mengikut
kategori, sub kategori
•Kementerian dan
dan jenis aset
Jabatan
•Bah. Kawalan
Pemantauan,
Perbendaharaan
PENGENALAN
KOMPONEN SPA
Sistem ini dibangunkan mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 tahun 2007. Sistem berfungsi daripada
penerimaan aset sehingga kepada proses pelupusan atau hapus kira.
Modul
Administrator
Modul
Pendaftaran
Modul
Penempatan
Modul
Pembekal
Pengesahan
Pendaftaran
Pergerakan
Modul
Pergerakan
Modul
Kawalan Kod
Barcode
Generator
Pergerakan
Modul
Penyelenggar
aan
Kawalan dan Pemantauan Aset
Modul
Pemeriksaan
Modul
Laporan
Modul
Susut Nilai
Modul
Pelupusan
Modul
Kehilangan
PDF
Generator
Pergerakan
PENGENALAN
Aliran Sistem SPA
Terima Aset
Tentukan
Kumpulan
Aset
Daftar Aset
Kemaskini senarai daftar
aset
(Mengikut tahun semasa)
Tempatkan Aset
Cetak dan kemaskini KEW.PA7
(Senarai aset mengikut
lokasi)
Simpan kad untuk tujuan
kemaskini
Pengesahan
Pegawai
Cetak
KEW.PA-2 atau
KEW.PA-3
Cetak
Label Aset
Tentukan klasifikasi aset (kategori dan jenis
aset)
Daftar Aset mengikut kumpulan Harta Modal
(KEW.PA-2)
Inventori (KEW.PA-3)
Rekod
Penyelengga
raan
Rekod
Pemeriksaan
Rekod
Penempatan
Kawalan dan Pemantauan
Kemaskini
KEW.PA-4 atau
KEW.PA-5
Terima Aset bersama punca
maklumat
Rekod
Pergerakan
Kemaskini
KEW.PA-7
Proses
Pelupusan
Proses
Kehilangan
Simpan Daftar
Aset
SPA
Database
AKTIVITI-AKTIVITI PELAKSANAAN SISTEM
Aktiviti
Tarikh
Penyediaan maklumat (data) asas
Februari/Mac/April
2010
Penyelarasan Maklumat Data Asas Oleh
Kementerian Kewangan
April-Mei 2010
Penyediaan perkakasan
Mei 2010
Latihan dan bengkel penggunaan sistem
Jun/Julai 2010
Pengujian Penggunaan Sistem
Julai/Ogos 2010
Kunci masuk kod lokasi, daftar harta modal dan
inventori, penempatan aset dan pelabelan aset
Mulai September
2010
AKTIVITI-AKTIVITI PELAKSANAAN SISTEM
1. Penyediaan data asas
2. Pemasangan dan pengujian bagi perkakasan dan perisian
3. Penyediaan perkakasan dan perisian asas
4. Migrasi data (jika perlu)
PERKAKASAN
1.PENYEDIAAN PERKAKASAN DAN PERISIAN ASAS
BIL
SPESIFIKASI MINIMUM
KUANTITI
T/jawab
1
1
KPT
2
Spesifikasi :
Processor type | Intel® Xeon® 5140 Dual Core Processor 2.33
GHz ,
Standard memory | 2GB (2 x 1GB) PC2-5300
Internal hard disk drive | 2 X 73.3 GB SCSI
Hard disk controller | Smart Array P400 Controller with 256MB
cache (RAID 0/1/5)
ZEBRA 3842 (Pencetak Barcode)
2
KPT
3
Symbol LS2208 (Pengimbas Barcode)*
2
PTJ*
4
Symbol MC 50 (Pengimbas Mudah Alih - PDA) *
2
PTJ*
5
Polyester Label 4 cm X 6 cm (Beserta Logo)
(1,000 Keping = 1 Roll)
10 Roll
PTJ
6
Model | Ricoh B110CR/FO (Thermal Tranfer Ribbon)
10
PTJ
* Penggunaan untuk pemeriksaan aset
PENYEDIAAN
PERKAKASAN
DANDAN
PERISIAN
ASASASAS
1.PENYEDIAAN
PERKAKASAN
PERISIAN
PERISIAN
BIL
SPESIFIKASI MINIMUM TEKNIKAL
1
Sistem Pengurusan Aset (SPA)
Perlaksanaan di Ibu Pejabat.
1
2
Windows 2003 Server Standard Edition
1
3
MySQL Server 5.0
1
4
Colfusion Server 8.0 Standard Edition
1
KEPERLUAN PEMASANGAN PERKAKASAN




KUANTITI
2U Ruang Rak Sever.
1 fix IP
Pegawai Perhubungan daripada Teknologi Maklumat
Satu e-mail akaun (cth: [email protected])
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
Terbahagi kepada 8 perkara :1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Penetapan pengguna sistem
Penetapan format kod no. siri aset
a) Kod Tambahan
b) Kod Klasifikasi Aset dan penambahan kod aset
Penetapan format dan reka bentuk label aset
Punca maklumat kakitangan
Maklumat Organisasi dan Kod PTJ
Maklumat lokasi
Penetapan proses kerja
Penyediaan maklumat aset semasa
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
PENETAPAN PENGGUNA SISTEM SPA
1.
Senarai Ahli Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan.
2.
Pentadbir Sistem
3.
Pendaftar Aset
4.
Pegawai Pengesah aset
5.
Pegawai Penempatan
6.
Pegawai Pemeriksa
7.
Pegawai mengawal pergerakan
8.
Urusetia Pelupusan
9.
Urusetia Kehilangan
10. Lembaga Pemeriksa
11. Jawatankuasa Penyiasat
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
PENETAPAN FORMAT KOD NO. SIRI ASET
KK/JPPH/J-JB-01-01/H/08/1234
Singkatan Kementerian
Singkatan Jabatan/Bahagian dan Kod Fail
Kod Tambahan (Jika Perlu)
Kod Pengkelasan Aset
Tahun
No. Siri
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
Contoh No. Siri Aset
No
Kod
Definasi Kod
1
KK
Kementerian Kewangan
2
KEW25
Bahagian Kewangan
3
H
H | Harta Modal dan I | Harta Inventori.
4
09
Tahun Perolehan Aset
5
0001
Bilangan atau No siri
6
001002003
Aset Klasifikasi Aset (Keterangan Aset)
KK/KEW25/H/09/0001
KEMENTERIAN
PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA
KPT/KEW25/H/09/001
KOMPUTER PERIBADI
001001002
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
KOD TAMBAHAN

Kod tambahan merujuk kepada kod bagi cawangan di negeri, daerah atau
agensi yang mempunyai banyak cawangan dalam satu daerah.

Kod tambahan perlu diwujudkan sekiranya perlu sahaja.
Contoh penggunaan kod tambahan seperti dibawah:
<Kod Negeri-Kod daerah-nombor cawangan di daerah – Pejabat (Merujuk
kpd Bahagian/seksyen/unit di cawangan)>
Contoh kod : JPPH/J-JB-01-01
Contoh Kod Penuh Cawangan : JPPH/J-JB-01-01/H/08/12345
Keterangan : Cawangan JPPH Johor Bahru

Kod negeri dan kod daerah boleh di rujuk di dalam Lampiran yang dibekalkan.
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
KOD KLASIFIKASI ASET DAN TAMBAHAN KOD ASET
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
KOD KLASIFIKASI ASET DAN TAMBAHAN KOD ASET
CADANGAN
KOD
KOD KATEGORI
111
KOD SUB KATEGORI
111-222
KOD JENIS
111-222-333
Rujuk Lampiran 5
PENERANGAN
Melambangkan
bidang
Kelas kumpulan
barang
Pengenalan barang
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
PENETAPAN FORMAT & REKABENTUK LABEL
KEMENTERIAN
PENGAJIAN TINGGI
MALAYSIA
1. Saiz Label 6 x 4 cm
2. Maklumat terkandung pada label:
 Barcode
 No. Siri Pendaftaran
 Jenis Aset
 Kod Klasifikasi Aset
3. Contoh Label Aset
HAK KERAJAAN MALAYSIA
KEMENTERIAN
PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA
KPT/KEW25/H/09/001
KOMPUTER PERIBADI
001001002
HAK KERAJAAN MALAYSIA
2. PENYEDIAAN DATA ASAS PENETAPAN FORMAT & REKABENTUK LABEL
KEMENTERIAN
KEWANGAN MALAYSIA
HAK KERAJAAN MALAYSIA
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
PUNCA MAKLUMAT KAKITANGAN
1. HRMIS
Maklumat yang diperlukan dalam format Excel:
 Nama
 Jawatan
 No. Kad Pengenalan
 Bahagian/Cawangan
2. SISPEN
Fail yang diperlukan:
 jatkerja.tps
 personel.tps
3. PANGKALAN DATA LAIN
Maklumat yang diperlukan sama seperti HRMIS
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
MAKLUMAT ORGANISASI DAN KOD PTJ
1. Senarai Bahagian di Ibu Pejabat sahaja beserta kod label yang akan
dipaparkan di label aset.
2. Senarai Seksyen / Unit di setiap Bahagian.
3. Senarai Kod PTJ bagi setiap Pusat Tanggungjawab(PTJ). Ia adalah
berdasarkan kod yang dijana oleh Jabatan Akauntan Negara.
4. Carta organisasi yang lengkap dan terkini.
MAKLUMAT LOKASI 2. PENYEDIAAN DATA ASAS
KOD LOKASI
1.
DI DALAM BANGUNAN
Kod
03
Bangunan
Blok E3
Kod
Tingkat
Kod
Diskripsi
04
Aras 4
001
Bilik Setiausaha Bahagian
002
Bilik PA SUB
Paparan Kod Lokasi : 160101/BGN/04/001 | Bilik Setiausaha Bahagian
2.
DI LUAR BANGUNAN
1
Kod
Definasi Kod
001
Lokasi - Lot Parking 01
Paparan Kod Lokasi : 160101/KAW/001 | Lot Parking 01
MAKLUMAT LOKASI 2. PENYEDIAAN DATA ASAS
KOD LOKASI
Setiap aset perlu mempunyai lokasi penempatan ynag tetap bagi memudahkan
penyenaraian aset mengikut lokasi, penempatan aset dan pemantauan aset. Oleh
itu satu kod lokasi yang sistematik akan memastikan pencapaian, pemeriksaan dan
pengurusan aset lebih mudah dan teratur.
“Pentadbir Lokasi” perlu bagi memastikan perkara berikut dipatuhi;
a) Satu lokasi satu kod
b) Setiap bilik, ruang,kawasan perlu didaftarkan
KOD
DEFINASI KOD
160101
Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
BGN
Kod Bangunan (tidak boleh diubah)
BS
Blok Selatan
01
Aras 1
011
Bilik Gimnasium
MAKLUMAT LOKASI 2. PENYEDIAAN DATA ASAS
KOD LOKASI
KOD
160101
DEFINASI KOD
Kod Cawangan (tidak boleh diubah)
KAW
Kod Kawasan (tidak boleh diubah)
P001
Lot Parking 01
Kod Parking 01 / 160101/ KAW/ P001
Kod Lokasi dikawal oleh pentadbir yang dilantik di setiap cawangan.
Hanya penambahan lokasi di cawangan itu sahaja yang boleh dibuat
oleh pegawai yang dilantik.
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
PENETAPAN PROSES KERJA SPA
1.
Kaedah Pendaftaran Aset.
Di daftar oleh bahagian masing-masing atau di daftarkan oleh bahagian
lain.
2.
Kaedah Kemaskini data penempatan Aset.
Pegawai yang dilantik atau Mengikut Bahagian Bertanggungjawab
atau Mengikut Bahagian Penempatan
2. PENYEDIAAN DATA ASAS
PENYEDIAAN MAKLUMAT ASET SEMASA
1.
Kad Daftar KEW 312 dan KEW.PA-2
Memastikan semua maklumat ASET (Harta Modal) dikemaskini
2.
Kad Daftar KEW 313 dan KEW.PA-3.
Memastikan semua maklumat ASET (Inventori) dikemaskini
3.
Senarai KEW.PA-7 yang disimpan oleh Pegawai Aset.
3. PEMASANGAN DAN PENGUJIAN BAGI PERKAKASAN DAN PENGUJIAN
SKOP PEMASANGAN DAN PENGUJIAN
 Pemasangan sistem operasi (Windows 2003), Web Server (IIS 5),
Application Server (CF 8) dan pangkalan data (MySQL 5)
 Pemasangan Aplikasi SPA (Training Mode & Production)
 Konfigurasi Organisasi dan Setting Utama
 Konfigurasi Pengguna Baru
 Pengujian sistem
 Pemasangan Barcode Printer
 Pemasangan Barcode Scanner
 Pengujian keseluruhan (kefungsian perkakasan, perisian)
KEPERLUAN PENGUJIAN
 Pengujian Point Network untuk akses Sistem SPA.
 Pegawai Aset dan Pegawai Teknologi Maklumat
 Pemasangan dan Pengujian mengambil masa sekurang - kurangnya 16 jam
(2 hari bekerja)
4. LATIHAN DAN BENGKEL PENGGUNAAN SISTEM

Dua jenis latihan yang akan dijalankan berdasarkan skop seperti
berikut :1. Pengguna
2. Pentadbir Sistem

Tempoh latihan | 2 hari

Keperluan Latihan
1. Tempat Latihan
2. Komputer yang disambung dengan rangkaian untuk
capaian sistem SPA
3. Pencetak
4. Pengujian Bilik Latihan ( Sehari sebelum latihan)
DEMO SPA
DEMO SPA
DEMO SPA
DEMO SPA
DEMO SPA
HAL-HAL LAIN
PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI DI KPT
Bil
Nama
Tel
emel
Bahagian Kewangan
1.
Noriah bt Che Mud
03 88835285
[email protected]
2.
Jasvinderjeet Kaur
03 88835241
[email protected]
3.
Nolita Bt Mohamad
03 88835273
[email protected]
Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM)
1.
Fadzlon bt Abd
Ghani
03 88835518
[email protected]
2.
Ruhaidah Bt Ahmad
03 88835512
[email protected]
SEKIAN, TERIMA KASIH