Rola i zadania biblioteki w dokumentowaniu dorobku naukowego pracowników uczelni

na przykładzie udziału Biblioteki Głównej PW w tworzeniu repozytorium uczelnianego

Olga GIWER Weronika KUBRAK Maria MILLER-JANKOWSKA Wrocław 2013

Plan prezentacji

           Ewidencjonowanie dorobku naukowego przed powstaniem repozytorium Działania Biblioteki prowadzące do powstania Repozytorium Badanie ankietowe Współpraca z Wydziałem Elektroniki i Technik Informacyjnych Uchwała Senatu – powstanie centralnego repozytorium Możliwości i funkcje systemu Wdrożenie systemu Problemy do pokonania Czynniki, które złożyły się na sukces Podsumowanie Co dalej? Plany O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 2

Podstawy prawne działania Biblioteki

Zadania Systemu Biblioteczno-Informacyjnego określa Statut PW:  § 109 ust. 3 – prowadzenie prac bibliograficznych, w tym ewidencja dorobku naukowego, dydaktycznego i technicznego Zasady funkcjonowania SBI  § 110 ust. 5 – zasady gromadzenia, ewidencjonowania, archiwizowania i udostępniania dokumentów elektronicznych tworzących uczelnianą bazę dorobku piśmienniczego, wydawniczego i dydaktycznego określa Senat Zadania dyrektora BG  § 117 ust. 2 – organizuje i nadzoruje funkcjonowanie repozytorium Uczelni O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 3

Ewidencja dorobku naukowego w okresie przed repozytorium



„Bibliografia publikacji pracowników Politechniki Warszawskiej” za lata 1944-1986



Baza BIBLIO (dorobek piśmienniczy)



Baza DOKTO (obronione na PW prace doktorskie i habilitacyjne)



Biblioteka Cyfrowa Politechniki Warszawskiej

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 4

Biblioteka Cyfrowa PW

Udział Biblioteki Cyfrowej PW ( http://bcpw.bg.pw.edu.pl

) w ewidencjonowaniu dorobku naukowego uczelni:  Problemy związane z prawem autorskim, brak rozwiązań systemowych zapewniających dopływ publikacji  Kolekcja doktoratów – Składane przez autorów zachęconych udostępnieniem prac w DART Europe – liczba wyświetleń najczęściej czytanej pracy ponad 21 tys. w czytelni – nie zamawiał jej żaden czytelnik   Publikacje pracowników Biblioteki Głównej PW Bibliografie pełnotekstowe profesorów wybitnych PW z okresu międzywojennego i oraz XX w. m.in. Jana Czochralskiego, Ludwika Szperla, Tadeusza Urbańskiego, Witolda Nowackiego, Zdzisława Pawlaka O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 5

Działanie promujące powstanie repozytorium

     Projekt repozytorium przedstawiony Radzie Bibliotecznej w 2006 r.

Spotkania i prezentacje na Wydziałach, w jednostkach systemu biblioteczno-informacyjnego nt. otwartych repozytoriów Stała akcja informacyjna na temat Open Access:    materiały informacyjne, ulotki, plakaty Udział w Tygodniu Open Access informacje na stronie Biblioteki Głównej Politechniki Warszawskiej, Facebooku oraz blogu Biblioteki Opracowanie i udostępnienie on-line pełnotekstowych bibliografii najwybitniejszych profesorów z PW z I poł. XX w.

Badanie ankietowe – 2011 r. O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 6

Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy

• • • Cel badania: poznanie nastawienia środowiska akademickiego PW do idei utworzenia Repozytorium prac naukowych pracowników PW Ankieta, dostępna on-line i w wersji drukowanej, składała się z 14 pytań zamkniętych, które miały dać odpowiedź czy repozytorium PW • • • jest potrzebne co powinno zawierać czy powinno być otwarte • • kto powinien nim zarządzać jaka jest w tym rola biblioteki • • jakie istnieją obawy związane z zamieszczaniem prac w otwartym repozytorium jakie są najistotniejsze korzyści związane z zamieszczeniem prac w repozytorium • czy będą współtworzyć repozytorium (zawartość) w przyszłości Wyniki ankiety pokazały pozytywne nastawienie – Raport z badania O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 7

Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 8

Ankieta Repozytorium uczelniane – korzyści i obawy

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 9

   

Nawiązanie współpracy pomiędzy Biblioteką i WEITI

Projekt i implementacja pilotowego repozytorium dla prac dyplomowych oraz publikacji pracowników PW – 2010 r. Projekt dofinansowany w ramach Uczelnianego Programu Badawczego Politechniki Warszawskiej Uczestnicy: Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych, Wydział Inżynierii Środowiska, Wydział Chemiczny oraz Biblioteka Główna Założenia: system harvestingowy zasilany przez systemy lokalne    SYNAT – platforma repozytoryjna i hostingowa – spójny system komunikacji i informacji o nauce Wydział Elektroniki i Technik Informacyjnych PW – lider części B Repozytorium PW jako element Bazy Wiedzy PW O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 10

Cel utworzenia repozytorium PW

        Zapewnienie spójnego, otwartego systemu informacji o dorobku Uczelni Zabezpieczenie dostępu do metadanych i treści na różnych poziomach System raportowania zgodny z wymogami systemów centralnych (z możliwością bieżącej aktualizacji) Zapewnienie bezpieczeństwa danych (wieloletnia archiwizacja) Archiwizacja pełnych tekstów w powiązaniu z centralną ewidencją dorobku Poprawa wizerunku uczelni poprzez większą dostępności informacji o jej dorobku Lepsza informacja o obszarach specjalizacji uczelni i poszczególnych jej pracowników Możliwość uzyskania dodatkowych efektów – np. baza ekspertów tworzona na podstawie zawartości systemu ewidencji i repozytorium – tworzenie Bazy wiedzy PW O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 11

Współpraca BGPW I WEITI

         Określenie założeń rozbudowy systemu wydziałowego Wydziału Elektroniki i Technik Informacyjnych w celu przekształcenia go w system centralny Współpraca WEiTI z Biblioteką Główną przy testowaniu bazy - zgłaszanie uwag i propozycji zmian Szkolenia pracowników BG w zakresie obsługi bazy prowadzone przez WEiTI Przyjęcie standardu – za dane odpowiada Wydział (aktualność wprowadzanie danych) i autor (kompletność i weryfikacja poprawności) Wprowadzanie testowo publikacji - weryfikacja wprowadzonych danych, analiza błędów i poprawności działania bazy, sugestie modyfikacji aplikacji Pozyskiwanie danych z systemów centralnych uczelni (dane osobowe autorów PW wraz z afiliacjami do wydziałów) Aktualizacja listy tytułów czasopism (listy ministerialne wraz z aktualizowaną na bieżąco punktacją) Utworzenie listy Konferencji - tytuły konferencji załadowane na podstawie wykazu Web of Science z listopada 2012r. Włączenie do systemu repozytorium, za pośrednictwem programu ZOTERO ponad 7 tys. linków do pełnych tekstów publikacji O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 12

Udział Biblioteki w przygotowaniach do uruchomienia repozytorium

Projekt dofinansowany z MNiSW DUN: Uruchomienie i bieżąca

aktualizacja Repozytorium Politechniki Warszawskiej 2012

       Prace nad aktualizacją i kontrolą poprawności baz: BIBLIO i DOKTO Ujednolicenie elementów danych, niezbędnych do indeksowania (np. tytuł czasopisma, konferencji, zasady punktacji) Uzupełnianie baz o odnośniki (URL) do pełnych tekstów Korekta indeksów tytułów czasopism, nazw afiliacji (historycznych) Przygotowanie metadanych do eksportu Opracowywanie materiałów instruktażowych

Przygotowanie środowiska prawno-organizacyjnego dla powstania Repozytorium PW (projekt Uchwały Senatu PW, oświadczeń licencyjnych, wytycznych dla redaktorów)

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 13

Utworzenie Repozytorium Instytucjonalnego Politechniki Warszawskiej

    Uchwała Senatu PW nr 026/XLVIII/2012 z dnia 21/11/2012 w sprawie utworzenia centralnego systemu ewidencji i archiwizacji dorobku piśmienniczego, wydawniczego Repozytorium Politechniki Warszawskiej i dydaktycznego, pracowników, doktorantów, studentów i jednostek Uczelni oraz Pełny tekst Uchwały Senatu wraz z Załącznikiem określającym zasady: bip.pw.edu.pl

Obligatoryjność ewidencji i archiwizacji danych o utworach powstałych od 1.01.2013

Od dnia 1 stycznia 2014 roku wprowadza się obowiązek wyłącznego stosowania danych z systemu ED PW do przygotowywania sprawozdań O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 14

Zadania Repozytorium PW

      Rejestrowanie dorobku pracowników, doktorantów i studentów oraz jednostek organizacyjnych PW Dostarczanie danych do sprawozdawczości i systemów zarządzania Uczelnią Dostarczanie danych (raportów) do zewnętrznych systemów zarządzania nauką i szkolnictwem wyższym Udostępnianie informacji o dorobku PW oraz tekstów utworów, w zakresie określonym umowami autorskimi Gromadzenie cyfrowej wersji utworów stanowiących dorobek PW Zapewnienie bezpieczeństwa i wieloletniej archiwizacji gromadzonych w systemie danych O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 15

Zasady archiwizacji w repozytorium

      Obowiązek archiwizowania utworów w systemie REPOZYTORIUM PW dotyczy wszystkich dzieł zarejestrowanych w bazie z uwzględnieniem zastrzeżeń zawartych w uchwale senatu PW Dorobek dydaktyczny (np. skrypty), prace dyplomowe, dorobek studenckich kół naukowych – decyduje kierownik jednostki Utwory, które są podstawą nadania stopnia lub tytułu naukowego w Politechnice Warszawskiej po wprowadzeniu w życie Uchwały, są obligatoryjnie archiwizowane w wersji cyfrowej Jednostka, która archiwizuje utwór w REPO PW, w uzgodnieniu z autorami, określa tryb jego dostępności Ograniczeniom w udostępnianiu podlegają utwory, jeśli prawa autora lub Uczelni ogranicza umowa wydawnicza lub umowa o finansowaniu pracy (źródło weryfikacji m.in. projekt Sherpa/RoMEO ) Rekomendowane zasady udostępniania treści: na licencji Creative Commons CC BY NC (uznanie autorstwa, użycie niekomercyjne) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 16

Możliwości systemu repozytoryjnego

    System repozytorium to oprogramowanie autorskie, zaimplementowane z wykorzystaniem narzędzi programistycznych technologii języka Java: JCR (Java Content Repository) i bazy danych MySQL Szerokie możliwości wyszukiwania publikacji pracowników, prezentowania informacji dotyczących publikacji, wykorzystania odnośników do światowych zasobów informacyjnych dostępnych w Internecie System umożliwia generowanie różnego rodzaju zestawień i raportów: – – wykaz publikacji, dorobku danego autora lub instytutu roczne sprawozdanie instytutu – – sprawozdanie Dziekana Wydziału ankieta jednostki Nie tylko repozytorium ale baza wiedzy uczelni – Generator strony domowej pracownika – – Mapa obszaru badań zakładu, instytutu, wydziału, uczelni Funkcjonalność sprawozdawania do ministerstwa (POL-on) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 17

http://repo.pw.edu.pl

 Repozytorium gromadzi książki, rozdziały, artykuły, prace dyplomowe, materiały konferencyjne …  Baza wiedzy integrująca funkcje wyszukiwania, generowania raportów, prezentacji informacji O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 18

Raportowanie w różnych formatach

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 19

Ekspozycja kadry naukowej na świat

O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 20



ww Centralizacja i odrębność

Możliwość zawężania wyszukiwania i tworzenia wyodrębnionego repozytorium wydziałowego O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 21

Zawartość repozytorium

         

Autorzy w tym Autorzy afiliowani przy PW Książki Artykuły z czasopism Rozdziały z książek Raporty Prace dyplomowe doktorskie Projekty Pełne teksty Linki (URL) 8624

4034 505 10500 7652 439 343 506 554 7210 Stan na czerwiec 2013 – 19 150 publikacji O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 22

Wdrożenie systemu ewidencji i repozytorium – udział Biblioteki

    Przeprowadzenie cyklu szkoleń dla przyszłych redaktorów wydziałowych (ponad 60 osób) Wsparcie logistyczne i merytoryczne dla wydziałów: pomoc Wydziałowi Geodezji i Kartografii we wprowadzaniu danych, potrzebnych do ankiety jednostki za rok 2012, zakończona wygenerowaniem sprawozdania Stałe konsultacje dla redaktorów wydziałowych, prowadzenie strony informacyjnej repozytorium Korekta wprowadzanych metadanych oraz danych zaciągniętych do systemu automatycznie (m.in. błędy na liście czasopism, nazwach konferencji, likwidacja duplikatów) O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 23

Problemy na obecnym etapie

Dominacja ocen parametrycznych nad ideą gromadzenia i udostępniania treści Opór Wydziałów posiadających już własne bazy dorobku Obawy autorów przed udostępnianiem w otwartym dostępie Egzekwowanie kompletności dorobku naukowego Kwestie praw autorskich Konkurencja ze strony centralnych systemów informacyjnych (CEON, POL-on, PBN) Nie do końca rozwiązane kwestie finansowe i organizacyjne Konieczność dopasowywania oprogramowania do eksportu metadanych do systemów centralnych O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 24

Czynniki, które wpłynęły na sukces przedsięwzięcia

Jasno sprecyzowane cele i determinacja Biblioteki w dążeniu do nich Pozyskanie zewnętrznych źródeł finansowania Dobra współpraca z WEiTI i innymi jednostkami PW Stała promocja w środowisku uczelnianym idei otwartego centralnego repozytorium Dobre przygotowanie działań inicjujących Oprogramowanie autorskie umożliwiające jednostkom uczelni generowanie raportów i ocen parametrycznych Światowe trendy i znaczenie własnego repozytorium w rankingach Przychylne nastawienie nowo wybranych władz uczelni O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 25

Podsumowanie

    Rola Biblioteki w tworzonym obecnie repozytorium: czuwanie nad kompletnością i poprawnością metadanych, a przede wszystkim nad gromadzeniem treści publikacji świadczących o znaczeniu naukowym uczelni Sygnalizowanie potrzeb autorom oprogramowania w zakresie aktualizacji i dostosowania do nowych rozwiązań Cel Biblioteki - przekonanie środowiska akademickiego do utworzenia centralnego repozytorium publikacji pracowników PW udostępnianych w modelu Open Access udało się po części zrealizować – powstało repozytorium zarządzane centralnie Sprawdzian działania Repozytorium - I kwartał 2014 r. – generowanie sprawozdań przez Wydziały O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 26

Co dalej z repozytorium

 Wyzwaniem, które stoi przed Biblioteką jest propagowanie w środowisku uczelnianym otwartego dostępu do zgromadzonych treści naukowych W planach:  Ewidencja nowych typów dorobku (patenty, multimedia – materiały dydaktyczne)  Powiązanie z systemami lokalnymi (USOS ew. prac dyplomowych, bazy projektów badawczych)  Uczelniana baza wiedzy w systemie dziedzinowym informacji z zakresu nauk technicznych pozyskującym dane [harvesting] z systemów działających na podobnych zasadach O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 27

Dziękujemy za uwagę i zapraszamy do współpracy

Olga GIWER e-mail: [email protected]

Weronika KUBRAK e-mail: [email protected]

Maria MILLER-JANKOWSKA e-mail: [email protected]

W prezentacji wykorzystano informacje zawarte w prezentacjach wygłoszonych na seminarium SYNAT 20 maja w PW, autorstwa J. Stępniak, H. Rybińskiego, W. Struka, J.Koperwasa i Ł.Skoniecznego

Podziękowania dla: Projektu SYNAT za sfinansowanie udziału w konferencji „IV Wrocławskie Spotkania Bibliotekarzy” Repozytorium opracowane zostało w Ramach Zadania Badawczego SYNAT pt. Utworzenie uniwersalnej, otwartej, repozytoryjnej platformy hostingowej i komunikacyjnej dla sieciowych zasobów wiedzy dla nauki, edukacji i otwartego społeczeństwa wiedzy". Program strategiczny: Interdyscyplinarny system interaktywnej informacji naukowej i naukowo-technicznej, finansowany przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju, Nr Umowy SP/I/1/77065/10 O.Giwer, W.Kubrak, M.Miller-Jankowska 2013 28