Formation des formateurs/formatrices en entreprises formatrices

Module 4

17 et 20 juin 2014 25 et 25 juin 2014

© Branche Öffentliche Verwaltung / Administration publique / Amministrazione pubblica

Objectifs

 Les formateurs/formatrices établissent des situations de travail et d’apprentissage sur la base du programme de formation.

  Ils préparent un entretien initial avec des tâches claires à effectuer. Ils se familiarisent avec le système d’évaluation STA.

et de notation des  Les formateurs/formatrices préparent des sujets adéquats (processus) pour les unités de formation (UF) sur la base du programme de formation.

 Ils préparent la présentation de ces UF les tâches à effectuer pour l’évaluation.

aux stagiaires et définissent  Ils se familiarisent avec le système d’évaluation UF.

et de notation des 2

Déroulement/structure des infos

• Définition de la STA • Déroulement d’une STA

(entretien initial, observation, évaluation, etc.)

• Définition de l’UF • Réalisation et évaluation de l’UF

(exigences dossier écrit + présentation orale)

• Réussite du stage

(incidences STA/UF)

• Récapitulatif 3

Situation de travail et d’apprentissage (STA)

La STA n'est pas un "examen classique

" Plus tard, l'évaluation de la prestation et du comportement se fera sous forme d'entretien avec le collaborateur. La STA prépare la personne en formation à cette évaluation courante dans le monde du travail.

4

•

Situation de travail et d’apprentissage (STA)

STA

: Évaluation du comportement et des prestations • 2 STA pendant l’année de stage • Objectifs évaluateurs avec critères partiels : répertoires 06 à 12 • Compétences méthodologiques, sociales et personnelles (MSP) déjà en lien avec les objectifs évaluateurs

(= proposition)

• Au cours des 2 STA, les compétences MSP devront être différentes pour les cas traités • Liste des MSP (10 au total) et des critères partiels : répertoire 05

(description des niveaux taxonomiques incluse)

5

Évaluation des compétences professionnelles :

2 objectifs évaluateurs

contenant chacun 2 critères partiels

STA

Évaluation des compétences méthodologiques, sociales et

-

personnelles

: 1 compétence méthodologique 1 compétence sociale/personnelle

contenant chacune 2 critères partiels

Prestation : 50% Comportement : 50%

6

Évaluation

Objectif évaluateur 1

critère partiel 1 critère partiel 2

Objectif évaluateur 2

critère partiel 1 critère partiel 2

Compétences méthodologiques

critère partiel 1 critère partiel 2

Compétences sociales/personnelles

critère partiel 1 critère partiel 2 0 à 3 points 0 à 3 points 0 à 3 points 0 à 3 points 0 à 3 points 0 à 3 points 0 à 3 points 0 à 3 points

24 points au total

7

Exigences légales envers les STA

Orfo, art. 16

Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice « 4 Dans les situations de travail et d’apprentissage, le formateur évalue les

prestations et le comportement de la personne en formation

durant une période et selon des critères préalablement établis. Les situations de travail et d’apprentissage sont sanctionnées par des notes qui sont prises en compte pour le calcul de la note d’expérience de la partie entreprise au sens de l’art. 22, al. 3. 6 Les directives et les instruments pour les situations de travail et d’apprentissage et les unités de formation sont édités par les branches de formation et d’examens commerciales reconnues. »

=> Voir directives ovap répertoire 03 + STA répertoire 13 dans DFP

8

Préparation d’une STA

Définir la situation de travail et d’apprentissage !

Qu’est-ce qu’une situation de travail et d’apprentissage ?

9

Définition de la situation de travail et d’apprentissage

• Une ou plusieurs activités du programme de formation constituent une situation de travail et d’apprentissage

(= cadre, domaine d’activité)

• Un objectif évaluateur est attribué aux activités choisies dans le programme de formation

(reprise des OE)

• Vous indiquez clairement comment cette activité doit être effectuée (norme) => définir les attentes • A l’aide des critères partiels de l’objectif évaluateur, vous mesurez si ces attentes (la norme définie) sont remplies 10

Préparation d’une STA

1) Définition de la situation de travail et d’apprentissage 2) Choix de 2 objectifs évaluateurs 3) Choix d’1 compétence méthodologique 4) Choix d’1 compétence sociale et personnelle

OE et MSP en lien avec la situation de travail et d’apprentissage !

11

Degré de taxonomie

• C1 (Savoir) • C2 (Comprendre) • C3 (Appliquer) • C4 (Analyser) • C5 (Synthétiser) • C6 (Évaluer) 4 OE entreprise 16 OE entreprise 1 OE entreprise 7 OE entreprise

Important d’en tenir compte lors du choix des objectifs évaluateurs !

12

Niveaux taxonomiques

(

Rép. 05/5)

•C2 (Comprendre) 1.1.3.1 Expliquer la mission de l’entreprise formatrice 1.1.3.8 Connaissance relatives à l’influence politique sur l’administration 4 OE entreprise 1.1.6.3 Expliquer les charges et les produits 1.1.7.6 Montrer la structure de l’administration et ses compétences/responsabilités •C4 (Analyser) 1.1.6.1 Traitement des factures entrantes et sortantes 1 OE entreprise •C5 (Synthétiser) 7 OE entreprise 1.1.1.1 Acheter du matériel/des marchandises sans appel d’offres 1.1.1.2 Stocker le matériel/les marchandises 1.1.2.1 Mettre en œuvre les connaissances relatives aux produits et aux prestations de service 1.1.2.2 Servir de manière appropriée les clients/groupes d’intérêts internes et externes 1.1.2.3 Mener et conclure des entretiens de conseil et/ou de vente 1.1.2.4 Traiter les réclamations clients (retour négatif) 1.1.7.1 Traiter la correspondance 13

Niveaux taxonomiques

(

Rép. 05/5)

• C3 (Appliquer) 16 OE entreprise 1.1.3.2 Traiter les demandes des clients en tenant compte des principes administratifs 1.1.3.2 Indiquer les principes légaux 1.1.3.4 Réaliser les tâches d’exécution 1.1.3.5 Appliquer le barème de taxation 1.1.3.6 Tenir une base de données (fichier, registre, etc…) 1.1.3.7 Participer aux publications 1.1.4.1 Mettre en évidence les mesures de relations publiques 1.1.5.1 Traiter les entrées et les sorties de personnel 1.1.5.2 Traiter les données relatives à l’administration du personnel 1.1.6.2 Participer aux travaux de clôture des comptes/aux prévisions budgétaires 14

Entretien initial

• Expliquer la

situation de travail et d’apprentissage

Quelles sont les activités contrôlées dans cette situation ?

• Passer en revue chacun des objectifs évaluateurs, compétences méthodologiques, sociales et personnelles avec leurs critères partiels,

définir clairement les attentes

(correspond à 2 points)

• Le/la stagiaire peut être amené-e à

préparer une petite présentation

pour l’entretien d’évaluation sur un OE particulier

(ex. 1.1.3.1 Mission de l’entreprise)

• Demander de

compléter le DFP

(documentation des activités + réflexions sur CIE et CFPs) et de le transmettre au formateur 1 semaine avant l’entretien d’évaluation 15

Préparer l’entretien initial

• La situation à évaluer est-elle clairement décrite ?

• Comment puis-je expliquer les attentes ?

– Quels sont les points essentiels permettant d’effectuer les activités de manière à ce qu’elles répondent aux attentes ?

– Puis-je mesurer ces exigences à l’aide des critères partiels des objectifs évaluateurs ?

16

Exemple

1.1.3.6. Tenir une base de données (fichiers, registre, etc) - (C3)

Je tiens de manière autonome et compétente une base de données officielles (protection des données, secret de fonction, conservation, suppression) de mon domaine de travail et je procède aux modifications.

Critères partiels :

  Explique correctement l’utilité de la base de données procède aux modifications de manières autonome, compétente et correcte 17

Exemple MSP

2.2 Approche et action interdisciplinaires

J’effectue mon travail en tenant compte des autres activités de l’entreprise ou de l’organisation dans laquelle je suis employé en :  présentant les processus d’économie d’entreprise, les formes d’organisation et les rapports d’économie générale de manière compréhensible ;  identifiant les interdépendances et les interactions ;  contribuant à améliorer les processus de travail dans mon domaine d’activité.

Pour ce faire, j’utilise des méthodes et des outils appropriés.

Critères partiels:

Représente les processus de manière correcte et compréhensible.

Reconnaît les liens et les interdépendances.

18

Entraînement

Situation de travail et d’apprentissage Préparation d’une STA

19

Travail individuel

Préparez une STA dans votre domaine d’activité et présentez la STA à votre voisin-e, en indiquant le fil de votre réflexion (situation, activités, OE, MSP).

Durée : Vous disposez de 15 minutes pour la préparation. La présentation dure environ 3 minutes.

20

1.

2.

3.

Déroulement d’une STA

Définition de la

situation de travail et d’apprentissage

sur la base du programme de formation Choix des

objectifs évaluateurs

en lien avec la STA Choix des

compétences méthodologiques, sociales et personnelles

en lien avec la STA 4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Entretien initial Phase d’observation d’au moins 2 mois

Évaluation des prestations

objectifs évaluateurs sur la base des critères partiels des

Évaluation du comportement

sur la base des critères partiels des MSP Mener l’entretien d’évaluation Préparer un rapport de formation (obtenir les signatures) Saisir les notes dans la banque de données BDEFA2

???

11. Envoi du dossier au SFPO

(pour les stagiaires)

21

Phase d’observation

• Au moins 2 mois • Prenez des notes • Faites attention au développement et à la progression de l’apprentissage du/de la stagiaire • Corrigez le/la stagiaire et faites-lui remarquer les points positifs et négatifs pour lui permettre de s’améliorer

(les erreurs permettent d’apprendre)

• En parler avec les autres collaborateurs qui travaillent avec le/la stagiaire 22

Entraînement

Situation de travail et d’apprentissage (STA) Entretien initial et feed-back

23

Préparer l’entretien initial

• La situation à évaluer est-elle clairement décrite ?

• Comment puis-je expliquer les attentes - Quel sont les points essentiels permettant d’effectuer les activités de manière à ce qu’elles répondent aux attentes ?

- Puis je mesurer ces exigences à l’aide des critères partiels des objectifs évaluateurs ?

24

Travail individuel avec échange par groupes de 2

•

Préparez l’entretien initial

à l’aide de vos travaux préliminaires.

• Menez cet entretien initial avec votre collègue.

• Donnez-vous respectivement un feed-back. Placez-vous dans la peau de l’apprenti et demandez-vous :  si vous avez obtenu suffisamment d’informations ;   si vous savez ce que l’on attend de vous ; comment vous êtes évalué par votre formateur/formatrice.

Temps Vous disposez de 5 minutes pour la préparation de l’entretien.

- Vous aurez ensuite 15 minutes pour les deux entretiens, feed-back inclus.

25

Évaluation des prestations et du comportement

Se baser principalement sur les critères partiels pour l’évaluation Comparaison entre travail prescrit/travail réalisé

• par objectif évaluateur et critère partiel • par compétence méthodologique, sociale et personnelle et critère partiel • Quelles sont vos attentes ?

Selon entretien initial • Quel a été le travail effectué ?

Qu’avez-vous observé ?

26

Évaluation des prestations et du comportement

Attribution des points

Vos attentes ont elles été remplies ?

Vos attentes ont elles même été dépassées ? = 2 points = 3 points Vos attentes n’ont-elles été que partiellement remplies ? = 1 point Les attentes n’ont-elles pas été remplies ? = 0 point

Justifications obligatoires si vous mettez un 0, 1 ou 3

27

Mener l’entretien d’évaluation

Vous communiquez à au/à la stagiaire l’évaluation que vous avez réalisée.

Procédure

: 1. Demander une auto évaluation, avec justifications de la part de du/de la stagiaire

(documentation des activités à l’aide du DFP)

2. Votre impression personnelle 3.

Appréciation et justification professionnelles 4.

Propositions d’amélioration 28

Auto évaluation du stagiaire

• Sur la base des attentes définies lors de l’entretien d’initiation, laissez le/la stagiaire s’auto-évaluer • Le/la stagiaire donne son impression personnelle • Le/la stagiaire présente et argumente également son DFP

(documentation des activités réalisées + réflexions CIE)

29

Impression personnelle du formateur

• Impression personnelle globale du formateur • Faits concrets • Rester objectif • Féliciter aussi !

30

Appréciation et justification professionnelles

 Comparer et discuter de chacun des critères  Comparer ce qui était demandé et ce qui a été réalisé • Donner des preuves, des exemples  Indiquer combien de points sont par conséquent attribués 31

Propositions d’amélioration

• Donner des instructions concrètes • Mettre en avant ce qui a été particulièrement bien réussi • L’inviter à prendre note sur son DFP 32

Signatures

Par leur signature, le/la stagiaire (et éventuellement ses représentants légaux) attestent qu’ils ont

discuté de l’évaluation

et de l’appréciation de la STA.

Il ne s’agit pas d’obtenir un accord à l’évaluation

. Seul-e le formateur/la formatrice est compétent-e en la matière.

Si l’un-e des signataires conteste l’évaluation, il/elle peut saisir le recours cantonal correspondant après la publication des notes de l’examen fin d’apprentissage (réception du bulletin de notes).

33

Saisies BDEFA2

• Nouveaux stagiaires 

BDEFA2

• Login et mot de passe transmis par le service des formations postobligatoires, M. Raymond Haas 032 889 39 80 • Le dossier est transmis au SFPO 34

Unités de formation

35

Les processus ne sont pas… des activités isolées...

... mais une opération complète

36

Unités de formation (UF)

•

Unité de formation

= Présentation d’un processus de travail exécuté dans l’entreprise formatrice • 1 unité de formation pendant l’année de stage •

Processus déjà réalisé par le/la stagiaire 1 à 2x

(attention aux sujets) • Présentation dans les cours interentreprises Présentation de l’UF : milieu du 2 e semestre • 15 heures à disposition dans l’entreprise pour l’élaboration de l’UF 37

Exigences légales envers l’UF

Orfo, art. 16

Dossier de formation et des prestations dans l’entreprise formatrice « Des unités de formation sur des processus de travail

peuvent être effectuées dans l’entreprise formatrice.

Au cours des unités de formation, la personne en formation montre qu’elle est à même de reconnaître, de comprendre et de documenter des processus de travail. Les unités de formation englobent des compétences professionnelles ainsi que certaines compétences méthodologiques, sociales et personnelles.

Le formateur est chargé de l’organisation de ces unités de formation

. Les unités de formation et leur évaluation peuvent avoir lieu en collaboration avec les cours interentreprises. Le plan de formation fixe le nombre d’unités de formation qui doivent être réalisées. »

=> Directives ovap répertoire 03 / UF répertoire 14

38

Évaluation

• Entreprise (par formateur) Evalue le dossier réalisé par le/la stagiaire sur la base de critères prédéfinis -

24 points

• Cours interentreprises Evaluation de la présentation orale du/de la stagiaire sur la base de critères prédéfinis -

24 points Total : 48 points

39

Contenu du dossier

      Page de titre Table des matières Feuille de planification Ordinogramme Bref rapport Annexes 1 page 1 page 1-2 pages 1 à 3 pages (10 étapes min.) 1 à 3 pages pas de limite, mais obligatoires Le dossier doit contenir 5 à 9 pages sans les annexes 40

Exigences liées au dossier

Page de titre

(1 page)

• Titre/thème • UF stage maturité commerciale professionnelle 20xx-20xx • Nom, prénom du rédacteur-trice et son adresse e-mail • L’adresse e-mail du/de la formateur/trice • Entreprise formatrice

Table des matières

(1 page)

• Numérotation des chapitres et des pages • Ne pas débuter par : Page de titre p. 1 cf. au MEMENTO lors de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 41

Exigences liées au dossier

Feuille de planification

(1 page)

• Planification du projet • Périodes / dates à mentionner • Motivation des éventuels écarts entre planifié et réalisé • Le/la stagiaire doit créer sa propre feuille de planification

(outil de travail)

cf. au MEMENTO lors de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 42

Feuille de planification

Selon le modèle distribué

Planification Fixation du thème Planification du travail Observation du processus

v v

0.5

0.5

Feuille de planification - UF Septembre Octobre 1-5 6-10 11-16 17-31 1-5 6-10 Novembre Déc. Jan.

1 Février Mars

v

3 3 43

Exigences liées au dossier

Ordinogramme

(1 à 3 pages)

• Respect des symboles !

(rép. 14, p.9)

• Débuter par un verbe à l’infinitif pour les activités

(= action)

• Décision, terminer par un ? (oui/non) • 10 étapes minimum Début / fin Décision (oui / non) Activité Lien

(p.ex. suite page suivante)

cf. au MEMENTO de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 44

Exigences liées au dossier

Bref rapport

(1 à 3 pages)

• Introduction Choix du thème, expériences, objectifs du travail, etc.

• Partie centrale Explication des principales étapes • Conclusion Tirer les conclusions, présenter les difficultés, prise de position sur le processus de travail

Annexes (obligatoire !)

• Annexes à numéroter • Sources à mentionner • Attention aux données sensibles cf. au MEMENTO lors de l’élaboration d’une UF pour plus de détails 45

Entraînement

Unité de formation (UF)

Thèmes de processus Ordinogramme 46

Travail individuel

• Établissez une

liste des processus pertinents

de votre entreprise formatrice.

– Prenez en compte les exigences posées.

Temps imparti : 5 minutes 47

Travail en groupe

(3-4 personnes) • Élaborer un ordinogramme en utilisant les symboles décrits dans le DFP • Le choix du thème est libre – Situation de départ : à déterminer – Situation d’arrivée : à déterminer Durée : Vous disposez de 30 minutes Le/la porte parole du groupe présente l’ordinogramme à l’auditoire.

48

Entretien initial de l’UF

• Définir le

début et la fin

réaliser du processus que le/la stagiaire devra • Déterminer également les priorités (étapes importantes) •

Définir les attentes

directives à suivre et communiquer à votre stagiaire les • Déterminer les dates de remise

(formateur + resp.stagiaires)

49

Le travail du/de la stagiaire

D’après les directives, la documentation du processus est de la responsabilité du/de la stagiaire.

Recommandations

pour l’après-entretien initial : • Les stagiaires doivent d’abord établir la feuille de planification et la présenter dans le délai convenu • Des questions peuvent être posées sur le processus 50

Le travail du formateur/de la formatrice

• Donnez la possibilité aux stagiaires d’exécuter le processus

plusieurs fois

• Lors de l’entretien initial, convenez d’un délai d’établissement et de

présentation de la feuille de planification

• La feuille de planification vous permet d’en déduire si la procédure est prometteuse. A ce niveau,

vous pouvez/devez influencer le/la stagiaire

(par la suite, celui-ci/celle-ci devra travailler de manière autonome)

• Vous ne procédez à

aucune correction directe (ne pas faire à la place de…)

du dossier • Vous

corrigez le dossier final

à l’aide des critères d’évaluation et portez vos corrections de manière visible • Inscrivez les

justifications sur la feuille d’évaluation

51

Entretien d’évaluation

Procédé analogue à la STA

: • Vous communiquez votre évaluation au/à la stagiaire • Vous apportez des preuves et justifiez votre appréciation professionnelle à l’aide des critères d’évaluation et des corrections apportées • Montrez des potentiels d’amélioration 52

Entraînement

Unité de formation (UF)

Critères d’évaluation et aides 53

Travail individuel : critères d’évaluations et aides

• Passez attentivement en revue les critères d’évaluation

(entreprise formatrice et cours interentreprises)

et les aides.



DFP, répertoire 14

• Existe-t-il des critères qui vous interpellent ? Le cas échéant, lesquels ?

• Clarifiez vos incertitudes.

Temps imparti : 10 minutes Questions – réponses avec l’auditoire 54

Signatures

Par leur signature, le/la stagiaire (et éventuellement ses représentants légaux)

attestent qu’ils ont discuté de l’évaluation

et de l’appréciation de l’UF.

Il ne s’agit pas d’obtenir un accord à l’évaluation

. Seul-e le formateur/la formatrice en entreprise et le formateur/la formatrice CI est compétent-e en la matière.

Si l’un-e des signataires conteste l’évaluation, il/elle peut saisir le recours cantonal correspondant après la publication des notes (réception du bulletin de notes).

55

Saisies BDEFA2

• Stagiaires 

BDEFA2

• Login et mot de passe transmis par le service des formations postobligatoires Monsieur Raymond Haas 032 889 39 80 56

Réussite du stage longue durée

Influence des STA et UF 57

Partie Entreprise

• Moyenne 2 STA 25% • Moyenne 2 UF partie école et partie entreprise 25% • Examen écrit de la branche 25% • Examen oral de la branche 25%

Note entreprise 100%

58

Les conditions pour réussir le stage de maturité professionnelle commerciale

Maturité et validation CFC

Formation en entreprise Entreprise formatrice Cours interentreprises • • • •

Cours communs: Administration cantonale Communes Villes OFS

59

Conditions de réussite

• Moyenne partie entreprise :

égale ou supérieure à 4,0

•

Pas plus d’une note

de branche de la partie entreprise

insuffisante

•

Aucune note

de branche de la partie entreprise

inférieure à 3,0

60

Récapitulatif 61

Déroulement du stage

(DFP, répertoire 02)

Stage de longue durée Légende

STA UF CI EF BDEFA2 R situation de travail et d’apprentissage unité de formation cours interentreprises examen final banque de données répertoire / programme de cours CI

R 1 R 4 R 2 R 8 R 5 R 12 R 3 R 7 R 9 R 10 R 11 R 15 R 16 R 13 R 14 EF pratique pro oral EF pratique pro écrit

1

Remise des notes d’expérience dans BDEFA2 :

STA 1, STA 2 et UF 62

Vos tâches respectives

• Élaborer un

programme de formation

(lien avec OE et compétences MSP)

pour votre futur stagiaire • En début de chaque année scolaire,

fixer les 4 OE

qui devront être documentés par votre stagiaire

(cf programme de formation + tableau contrôle DFP)

•

Vérifier régulièrement le DFP

en complétant le tableau

et suivi du DFP » « Contrôle

au fur et à mesure des contrôles effectués : Documentation des activités réalisées 

Évaluation selon critères prédéfinis

Réflexion du/de la stagiaire sur les OE vus aux CIE • Vérifier les

travaux préparatoires

avant les CIE • Vérifier la

grille des compétences,

si elle est remplie 63

Vos tâches respectives

•

Préparer des STA

Définition de la situation de travail et d’apprentissage + fixation des OE et MSP

(cf programme de formation)

• Réfléchir au processus de l’

UF

• Autres collègues formant des stagiaires 

suivre formation à

64

Suite

• Information en 2015 sur les examens de fin de stage de longue durée Employé de commerce : Exigences de l’examen écrit et oral de la branche Établissement du rapport pratique • 1er cours interentreprises pour les stagiaires : - Septembre 2014 65

Contact

• Organisation régionale de formation des Administration publiques du canton de Neuchâtel www.ne.ch/orf-ne • Responsable stagiaires maturité professionnelle commerciale [email protected]

032 889 64 48 66