Transcript PESV 2 - ARS Picardie

La dématérialisation dans le
Secteur Hospitalier
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Direction Régionale des
Finances Publiques
La mise en place du PES V2
Picardie et Somme
La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
I. Pourquoi dématérialiser les échanges avec
le comptable ?
II. Que dématérialiser dans les échanges avec
le comptable ?
III. Comment dématérialiser les échanges avec
le comptable ?
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Répondre à des exigences de développement durable
•
Région Picardie
Potentiel
Réalisé au 31 octobre 2013
55 %
8 239 626 feuilles A4
3 583 019 feuilles A4 (43%)
• 65 % Pièces comptables (5 330 700)
• 3 153 177 Pièces comptables (59%)
• 35 % Pièces justificatives (2 908 926)
•
429 842 Pièces justificatives (15%)
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Diminuer les coûts de
budgétaires et comptables
gestion
des
données
• Réduire les coûts de production des documents
• Réduction des échanges papier pour répondre à l ’objectif de « zéro papier »
• Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel d’impression
et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de transport…
• Manipulation des documents papier : copies des originaux, tris et
rangement,…
• Réduire les coûts d’archivage et de recherche de l’information
• Référencement et archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce qui
peut être trouvée plus facilement et rapidement
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Simplifier et accélérer les échanges d’informations
comptables entre l’EPS et son comptable
• Une gestion plus performante des recettes et des dépenses
locales
• Réduction des délais de transmission au comptable afin
• d’accélérer le rythme des encaissements
• de diminuer les délais de paiement
• Une plus grande fluidité de l’information au sein des services de l ’EPS
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Simplifier et accélérer les échanges d’informations
comptables entre l’EPS et son comptable
Avant le passage au PES :
2 flux parallèles
Progiciel
EPS
Hélios
* Les données de prise en charge : Htitre,
Hmandat…
L’ordonnateur
Avec le passage au PES :
1 seul flux
Le comptable
* Les bordereaux de dépense “papier” et les
bordereaux de recette “papier” ayant valeur
probante et produits au compte financier
Progiciel
EPS
Hélios
* Domaine recette et dépense avec
signature électronique et en incluant les PJ
électroniques ayant valeur probante et
produits au compte financier
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Enrichir et fiabiliser les échanges d’informations
comptables entre l’EPS et son comptable
• Une gestion optimisée par l ’enrichissement des données
transmises
• Des données plus riches que les protocoles existants qui
• facilitent le déroulement des opérations
• accroissent la qualité des opérations de recouvrement amiable et
contentieux (des tiers plus précis)
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
La dématérialisation est le fruit d’une démarche
partenariale
• Structure Nationale Partenariale (dès 2004)
 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF,
AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des
Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres
Hospitaliers)
 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC,
DGAS)
 La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des
Comptes pour les juridictions financières
•Charte nationale Partenariale du 07 décembre 2004
Préconisations
•Convention cadre nationale du 18 janvier 2010
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
• La généralisation du Protocole d’Échanges Standard version 2
(PES V2) à compter du 1er janvier 2015
• l’arrêté du 3 août 2011 fixe la suppression des protocoles historiques pour les
échanges entre les EPS et les comptables publics (H Mandat, H Titre…) à
compter de cette date
• La généralisation de la La facturation individuelle des
établissements de santé (FIDES) à compter du 1er janvier 2015
 l’article 63 de la Loi de Financement de la Sécurité Sociale (LFSS) pour 2013
fixe la 1ère phase de cette généralisation aux actes et consultations externes (ACE)
Du fait de la volumétrie, la bascule en FIDES ne peut se
faire sans dématérialisation complète des titres de recette
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Pourquoi dématérialiser les échanges avec le comptable ?
• Le phasage de la dématérialisation
 Les établissements avec une solution préexistante de dématérialisation
des titres de recette (2/3 des établissements) par exemple GED Indexée
FIDES puis PES V2
 Les établissements sans solution préexistante de dématérialisation des
titres de recette
PES V2 puis FIDES
• De réelles synergies existent avec un déploiement conjoint
 Expériences du CH de Ham (Somme) et de Fontenay-le-Comte (Vendée)
• A ce jour, seuls les éditeurs Médiane et AGFA sont certifié sur
la version PES V2 Guichet XML
 En attente de la validation des éditeurs hospitaliers, il convient d’anticiper le
passage au PES en menant les travaux préparatoires nécessaires
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ?
Une démarche progressive pour aboutir à
dématérialisation globale de la chaîne comptable
 PES V2 :
Pièces comptables
(bordereaux de
mandats et de titres)
une
 PES V2 avec
Pièces Justificatives
* Produites par les tiers
(factures / pièces d’exécution de marchés...)
* Produites par l’EPS
(paye / délibérations et arrêtés /
pièces de passation de marchés…)
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ?
PJ émises par tiers
Ordonnateur
+ prestataire
Fournisseurs
PJ émises par des tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
DGFiP
CDG-D
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Que dématérialiser dans les échanges avec le comptable ?
Les solutions de dématérialisation des PJ
Format «Données»
(schéma XML)
Format «Documents»
(.pdf / .doc / .odt …)
PJ créées par la collectivité
• pièces comptables (titres, mandats…)
• PJ normalisées (bon de commande)
• PJ normalisées (documents budgétaires, état
de paye, facture de recette, bons de
commande…)
• PJ non normalisées (délibérations et décisions)
PJ cosignées par la collectivité et des tiers
• passation de marché publics, documents
contractuels «hors marchés», procès verbaux,
décomptes généraux et définitifs
• état liquidatif d ’un marché public
PJ reçues des tiers
• factures, relevés d ’opération de carte d ’achat
• comptes de gestion sur chiffres / sur pièces
• PJ non normalisées (ex. certificat, attestation,
jugement…)
La numérisation en format image peut être utilisée comme solution transitoire
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La dématérialisation
danslelesecteur
Secteur
Hospitalier
Ladématérialisation dans
public
local
Que Que
dématérialiser
dans
échanges
avec
le comptable
?
dématérialiser
dansles
les échanges
avec
le comptable
?
Le schéma final de la dématérialisation
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Anticiper et planifier les travaux
• Le succès passe par la constitution d’ une équipe «projet» transverse
capable de :
 coordonner les services informatiques, financiers et « métier »
 s’assurer du suivi et du respect des échéances
• Réingéniérie éventuelle des processus dans vos services, des
circuits des documents, signature…
• Travaux nécessaires sur la base des tiers :
 La volumétrie des Tiers est souvent plus importante dans les EPS :
• Balayer l’antérieur au fur et à mesure (compte tenu du nombre important)
• Mettre en place une procédure de création des nouveaux Tiers
 Des outils sont souvent disponibles auprès de la plupart des éditeurs
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ?
La mise en place de la dématérialisation
En collaboration avec la DRFiP
•Vérifier la conformité aux attentes du PES V2 de l ’ensemble
des types de dépenses et de recettes utilisée par la collectivité
•Contrôles automatiques avec compte-rendus de contrôle :
atteindre le «0 anomalie bloquante»
Phase 1 :
Préparation
Phase 2 :
Tests
Phase 3 :
Passage à la
dématérialisation
Étude des processus organisationnels
•Redéfinition de la cartographie des PJ attendues
•Choix entre un TDT ou le portail DGFiP pour
l’envoi des flux
•Choix de la signature(DGFiP / secteur privé)
Travaux préparatoires techniques
• Nettoyage des bases tiers
• Adaptation des outils de numérisation et de
gestion des PJ
Quand «0 anomalie bloquante» : la DRFiP valide les
tests et donne son accord au passage en production
La collectivité signe le formulaire d’adhésion au PES
définit d’une date de passage
Envoi des flux PES V2 et abandon définitif des
échanges papier
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Comment dématérialiser les échanges avec le comptable ?
Les outils nécessaires à la dématérialisation
Solutions gratuites DGFiP
Solutions commerciales
Modalités de télétransmission
transmettre de manière sécurisée et en masse des flux
Portail DGFIP
Tiers de télétransmission externe (TDT)
• gratuit, manuel et unitaire
• propose des services à valeur ajoutée (ex. automatisation
des envois de flux, traitement des accusés de réception, signature
électronique des flux...)
• adapté pour un dépôt limité de flux
• Solution plus adaptée à une collectivité générant de
nombreux flux
Signature électronique
remplace les visas et signatures papiers par des visas
et signatures électroniques à valeur probante
Parapheur électronique
Certificat électronique DGFIP
• gratuit, manuel et unitaire
• définit le circuit de signatures et de visas
• réservé à la signature des fichiers PES V2
(bordereaux de titres et mandats)
• Solution plus aboutie en terme d’automatisation des
procédures
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La dématérialisation dans le Secteur Hospitalier
Contacts dans votre département
•Aisne
•Oise
•Somme
•Jean-Baptiste LEROUX
[email protected]
03.23.26.31.20
•Florent LANSIAUX
[email protected]
03.23.26.31.56
•Karine SEBERT
[email protected]
03.44.06.35.05
•Mélanie VATIN
[email protected]
03.44.06.35.13
•Manuel MARINI
[email protected]
03.22.71.42.26
•Jean-Michel MONNIER
[email protected] 03.22.71.42.29
•Amaury WATTELEZ
[email protected]
03.22.71.71.44
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