Transcript la dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le

La dématérialisation des pièces
comptables et justificatives
dans le secteur public local
Chaumont, le 12 octobre 2012
Les enjeux de la dématérialisation des échanges
• Des échanges croissants entre
• Les organismes publics locaux et les services de l’État.
• Les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière des
organismes locaux.
• La recherche d’une plus grande qualité des comptes des
organismes locaux, d’une meilleure sécurité et rapidité
d’exécution de leurs opérations
 la dématérialisation répond à ces enjeux majeurs :
• Des avantages renforcés par une dématérialisation de bout en bout (pas de
rupture de la chaîne dématérialisée entre tous les acteurs).
• Des avantages renforcés par une dématérialisation globale, à la fois des pièces
comptables et des pièces justificatives grâce à un éventail complet de solutions
techniques conçues en concertation entre tous les partenaires nationaux.
La dématérialisation des pièces comptables et justificatives
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L’intérêt pour tous les partenaires de
cheminer progressivement vers une cible
d’échanges dématérialisée sur toute la
chaîne comptable
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I - Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre
chaque organisme local et son comptable public (1/2)
• Une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales
• Souplesse d’adaptation aux volumes variables de flux comptables et financiers.
• Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de recouvrer (titres de
recette) : donc accélération du rythme d’envoi aux débiteurs des avis de sommes qu’ils
doivent payer, et donc du rythme des encaissements.
• Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de payer (mandats de
dépense) : donc accélération du rythme de paiement des créanciers (sous réserve des
dates précises de règlement fixées par l’ordonnateur).
• Optimisation des chaînes administratives des services de l ’ordonnateur pour
l’achat aux fournisseurs et la facturation aux débiteurs (automatisation de certains
contrôles).
• Décloisonnement de l’information entre les services techniques et financiers de
l’organisme public local (coordination renforcée de la gestion).
La dématérialisation, pour produire tous ses effets, nécessite une réingénierie de
l ’organisation et des procédures de l ’organisme, même si cette dernière n’est pas un
préalable (la démarche peut être progressive).
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I - Simplifier et accélérer les échanges d’informations comptables entre
chaque organisme local et son comptable public (2/2)
• Un renforcement de la capacité de pilotage de l’organisme (suivi plus précis
et régulier de l’encaissement de ses recettes, du paiement de ses
dépenses,…)
• Enrichissement du système d’information de l’ordonnateur.
• Enrichissement des tableaux de bord de l’ordonnateur alimentés à partir de ce même
système d’information.
• Une fiabilisation des comptes pour optimiser la gestion (approfondissement
du contrôle interne)
• Renforcement de la maîtrise de la fiabilité des enregistrements comptables en
s’appuyant sur des données plus riches enregistrées dans le système d’information et non
plus dispersées sur de multiples documents papiers.
• Sécurisation de la gestion comptable et financière en s’appuyant sur une traçabilité
accrue des enregistrements comptables, ainsi que sur une meilleure piste d’audit pour
suivre les enchaînements de tâches et faire le lien avec leurs justificatifs.
• Sécuriser les échanges d’informations entre les services de la collectivité et
ceux de la DGFiP
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II - Diminuer les coûts de gestion de ses données budgétaires et
comptables par l’organisme public local (supports, traitements,
transport,…)
• Réduction des coûts de production des documents papier transmis
au comptable public (passage à la transmission électronique des
mêmes données)
• Coûts d’achat du papier et de l’encre, achat et entretien du matériel
d’impression et de reproduction, frais d’affranchissement postal et de transport…
• Manipulation des documents papier : copies des originaux, tris et
rangement,...
• Réduction des coûts d’archivage et de recherche de l’information
archivée (passage à l’archivage électronique)
• La dématérialisation s’accompagne d’un référencement et d’un archivage
électronique plus rigoureux de chaque pièce qui peut ainsi être trouvée plus
facilement et rapidement.
• L’archivage électronique des marchés publics, des délibérations, des arrêtés et
autres pièces justificatives est mis à disposition des services non financiers
de l ’ordonnateur pour les besoins non comptables de l’organisme.
• Recentrer le travail des différents agents des services de
l’ordonnateur sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
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L’accès à la dématérialisation globale est
facilitée par la mise à disposition de
solutions techniques élaborées avec les
associations nationales d’élus locaux dans
un cadre juridique sécurisé
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Le cadre technique de la dématérialisation a été progressivement conçu
depuis 2004 avec les représentants nationaux des élus locaux et des CRC
Structure
Nationale
Partenariale
Charte nationale Partenariale
Signée le 7 décembre 2004 par les Ministres
13 associations nationales d’ordonnateurs
(AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF,
ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF,
Conférence des Directeurs Généraux de CHU,
Conférence des Directeurs de Centres
Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME,
DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants
des Chambres Régionales des Comptes
pour les juridictions financières
Une convention cadre nationale du
18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des
préconisations techniques consensuelles
Accessible sur internet (site Bercy Colloc) :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/
dema_chai/conv_cadr_2.html
Fondée sur l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour
l’arrêté du 27 juin 2007
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L’arrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette
concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation
• Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux :
• Au 1er janvier 2012, la suppression des échanges sur disquettes et autres supports
physiques pour la transmission des :
•
Flux comptables transmis avec les protocoles antérieurs au nouveau Protocole d ’Échange
Standard dit PES V2 (Indigo, Hmandat,…).
•
Transmission sur support CDROM des pièces justificatives dématérialisées (par exemple,
fichier mensuel de la paye) jusqu’à l’adoption du PES (aller recette et dépense) par l’organisme
local.
• Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles d’échanges antérieurs
et remplacement par le PES V2 pour :
•
•
Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget).
•
Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les
récapitulant).
•
Dématérialiser les pièces justificatives (à l’appui des mandats et des titres).
Une évolution règlementaire européenne importante
• Au 1er février 2014, généralisation des normes SEPA (espace unique de paiement en
euro) : modifications pour les prélèvements.
•
Prélèvements SDD (SEPA Direct Debit) : utilisation de titres individuels PES (BIC/IBAN +
Identifant Créancier SEPA (ICS) + Mandat de prélèvement avec N° de référence unique de mandat)
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La démarche progressive conseillée pour aboutir à une
dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière
Préconisations de la convention cadre
nationale (partenaires nationaux)
Les travaux de dématérialisation des différentes catégories de pièces peuvent être menés
successivement ou en parallèle, selon les choix de chaque collectivité ou établissement
PJ
PES V2
Bordereaux
dématérialisés (Signature
électronique du flux PES)
PJ d’exécution
de marché
PJ de passation
de marché
Transmission des
PJ dématérialisées
Délibérations
et décisions
Etats
justificatifs de
paye / Aide
sociale
Titres, mandats
dématérialisés
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La dématérialisation en Haute-Marne : 23 conventions de dématérialisation
(y compris pour les hôpitaux)
MANDATS ET
BORDEREAUX
9%
INTERVENTIONS
SOCIALES
4%
TITRES
17%
PJ RECETTES
4%
DELIB. & ARRETES
4%
PAYE
62%
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La réussite du chantier de dématérialisation
des pièces comptables et justificatives est
conditionnée par la mobilisation de tous les
acteurs concernés
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Des interlocuteurs désignés pour accompagner les collectivités et
établissements dans ce chantier de dématérialisation
• Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques
(DGFiP)
• Le comptable de la collectivité ou de l’établissement public local.
• La direction départementale de la DGFiP (DDFiP/DRFiP) qui dispose d ’un correspondant
dématérialisation.
• Les acteurs du réseau des ordonnateurs
• Les associations locales d’ordonnateurs.
• Les structures locales d’appui (conseil général, intercommunalités ayant une compétence
informatique au profit de leurs membres,…).
 des relais de l’information des actions et des offres de la DGFiP auprès des
associations et représentants au niveau local.
 Les prestataires informatiques
Une action de promotion de la dématérialisation à relayer par les partenaires de la
DGFiP en direction de chaque collectivité et établissement public local.
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Pour faciliter la mise en œuvre de la
dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à
disposition des organismes locaux divers outils
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Les outils mis gratuitement à disposition par la DGFiP
• Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre aux
ordonnateurs et à leurs collaborateurs de :
•
Consulter en ligne les données enregistrées par le comptable dans Hélios (exécution des
dépenses et des recettes, niveau de trésorerie,…).
•
Transmettre et déposer les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios.
•
Échanger, dans les deux sens, d ’autres données dématérialisées avec le comptable.
• L’offre d’outil pour la signature électronique des pièces comptables permettant
de supprimer leur équivalent sur support papier :
•
La délivrance d’un certificat gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les
organismes publics locaux (ordres de dépense et recette).
•
L’outil de signature, intégré dans XéMéLios (cf. infra), pour signer ces flux PES.
• L’outil XéMéLios
•
Conçu par la DGFiP avec ses partenaires et mis gratuitement à la disposition de tous les acteurs.
•
Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées.
• Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour
que ceux-ci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la
dématérialisation (évolution réglementaire en principe non facturée).
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La direction départementale / régionale des finances publiques planifie les
opérations de déploiement avec les organismes publics locaux
• Un recensement des organismes :
•
Via les comptables publics.
•
Et au moyen de contacts directs pour promouvoir la dématérialisation.
• Une planification des travaux sur la période 2012 à fin 2014 :
•
La date butoir de généralisation du PES V2 (en remplacement des protocoles informatiques
antérieurs), le 1er janvier 2015, doit être anticipée (adaptation des logiciels).
•
Les préparatifs (tests préalables,…) des différents organismes ne doivent pas être concentrés au
même moment pour bénéficier d’un accompagnement optimal.
• Le comptable public demeure l’interlocuteur privilégié de chaque ordonnateur
•
Conseils méthodologiques (organisation du chantier, bonnes pratiques à mutualiser,…)
•
Communication de la documentation disponible (élaborée par les partenaires nationaux)
•
Mise en relation avec des experts spécialisés du niveau départemental, interrégional (PAC) voire
national (MDD).
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Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité
• Une réorganisation interne
• Périmètre : Choix des pièces justificatives à dématérialiser (marchés, paye, délibérations, …).
Cf. les solutions de dématérialisation dans la Convention Cadre Nationale
version 1.2 du 24/01/2012
De manière générale :
- le format XML est privilégié pour les PJ volumineuses ou stratégiques et les
factures de dépenses
- le format PDF est à privilégier pour les autres PJ (sans signature électronique ni
numérisation lorsqu ’elles sont créées par la collectivité. Exemple :
délibération, arrêté, certificat administratif, CCAP, rapport de présentation des
MP,…)
• Circuit de transmission des documents :
- Référencement des PJ dématérialisées (mise en place d ’une base
documentaire)
La dématérialisation des pièces comptables et justificatives
- Prise en compte de la signature électronique
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Circuit simplifié de transmission des PJ dématérialisées
Scan
PJ papier émises par tiers
Ordonnateur
PJ électroniques émises par des tiers
Mandat-titre
PES
- Factures de dépense,
pièces d’exécution des MP
PJ électronique ou
numérisée
- Paye, délibérations et décisions,
pièces de passation des MP (hors
AE), intervention sociales, états de
frais déplacement, factures de recette,
etc.
PJ émises par des tiers
PJ Ordonnateurs
CDG-D
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Circuit actuel de transmission des données et des pièces
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Circuit de transmission des données et des pièces avec le PES V2
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Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité
Des aménagements techniques :
• Mise en conformité du ou des logiciel(s) de l ’ordonnateur : Logiciel validé au PES V2 Guichet
XML
Guichet XML :
 Contrôles renforcés sur les flux envoyés au comptable
 Accusé réception développé pour l ’ordonnateur (intégration ou non
dans
Hélios des bordereaux de mandats ou titres et/ou des pièces
justificatives
électroniques
• Choix du mode de transmission : Portail Gestion Publique ou Tiers de Télétransmission
• Choix de l ’outil de signature électronique : Xémélios ou autre
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Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité
• La normalisation : veiller à la précision et à la cohérence des informations
• Typage des pièces comptables :
 Procédure de création des nouveaux tiers :
- Nature juridique
- Catégorie
- N° SIRET dès que possible
 Extraction de la base tiers de l ’ordonnateur :
- Rectifications des tiers en anomalies
- Supprimer les tiers non utilisés ou en doublon ou imprécis
 Vérification des numéros d ’auxiliarisation :
- Numéro de régie
- Numéro d ’emprunt
- Numéro d ’immobilisation
- Numéro de marché
- Numéro de convention
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Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité
• La normalisation
• Tests pour la validation des flux
• Un nouvel outil prévu début 2013 : PESOS (PES Outil de Suivi)
-
Outil de test de flux
-
Référentiel de données (Prise en compte des données d’ Hélios, des plans d’ action
de
dématérialisation, de la note de cadrage)
-
Système de suivi (pilotage, tableau de bord, suivi des statistiques, suivi des objectifs,
alertes)
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Références
•
www.xemelios.org ou validpesv2.axyus.com (avec habilitation) ou Ulysse
•
Documentation de Bercy Colloc (http://www.colloc.bercy.gouv.fr) : Finances locales / Dématérialisation :
- Structure nationale partenariale (Charte de dématérialisation dans le SPL du 7/12/2004)
- Convention cadre nationale de dématérialisation dans le SPL (Solutions de dématérialisation en fonction
du type de pièce)
- Présentation du PES V2
- Présentation du Portail Gestion Publique
- Liste de Tiers de Transmission homologués
- Présentation de Xémélios
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