Transcript Lorem - Collectivités locales

Le Protocole d’Echange Standard
d’Hélios
juin 2010
Les transmissions avant le PES d’Hélios
Les données de prise en charge : INDIGO
Progiciel CL
Les Pièces « papier » : titres, mandats, bordereaux
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
2
La transmission avec le PES d’Hélios
Un seul flux : les données remplacent le papier
Les données de prise en charge : PES V2
Progiciel CL
HELIOS
v2
Plus de Pièces
« papier »
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Le PESv2 : le protocole d’échanges du secteur public local
Domaines/Fonctionnalités couverts A date
Domaines couverts par le PES - Prévu ultérieurement
 Domaines
Domaines
Budget
Marchés
Rôles
Fonctionnalités
PES Retour
Recette
Dépense
Fonctionnalités
PES Aller
PES PJ
Signature électronique
Actif
Passif
PES Aller : traitement des échanges d’informations en provenance de l’ordonnateur vers le poste comptable
PES PJ : fonctionnalité permettant de joindre une pièce justificative dématérialisée (quelque soit son format) avec le
titre ou le mandat
Signature Électronique : signature par l’ordonnateur ou son représentant du flux PES Aller permettant la
dématérialisation des bordereaux
ORDONNATEUR
COMPTABLE
Flux PESV2
Progiciel financier
HELIOS
Mandats
XSD
Titres
Bordereaux
XSD
PJ
associées
Signature
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
4
4
Le PES v2 : des flux enrichis apportant un meilleur niveau d’information
Le PESV2 apporte un enrichissement important par rapport aux protocoles aller
(Indigo…) :
 Permet la dématérialisation des titres et mandats
 Permet la dématérialisation des bordereaux lorsque le flux est signé électroniquement par
un certificat référencé
 Permet la transmission des PJ dématérialisées
 Permet de transmettre des informations plus précises, notamment sur les tiers et les codes
produit, type et nature de pièce
Restitution dans le compte de gestion des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées
 Restitution
danslaleresponsabilité
compte de gestion
des flux PES transmis par la collectivité et des PJ dématérialisées
 Sous
de la DGFiP

Sous
la responsabilité
DGFiPdématérialisé
 À l’appui
du comptede
delagestion
 À l’appui
du compte
de gestion
La signature
électronique
sécurise
le fluxdématérialisé
 La SE sécurise
flux
 Pas delemodification
possible par la CEPL après signature jusqu’à l’intégration dans Hélios


Pas
de modification
possible
 Pas
de modification
dans après
Héliossignature
par le comptable pour les données restituées au compte de
gestion
(ex
:
imputation
budgétaire)
Pas de modification dans Hélios par le comptable pour les données restituées au compte de
gestion (ex
: imputation
budgétaire)
 Les
données sont
à implémenter par la CEPL
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Le PES v2 : un protocole d’échange de données structurées
• Principales différences entre Indigo et le Protocole d’Echange Standard :
INDIGO
PES V2


Format dit « plat »
Format de données de type « XML »
Présentant uniquement des données comptables
Structurant des données comptables, avec des éléments
concernant les PJ et la signature électronique
Champs de données plus complet et plus précis : flux enrichis
•
Exemple de structuration des données avec
le protocole Indigo
•
Exemple de format Xml
<Bordereau>
<Exer V="2007"/>
<IdBord V="9"/>
<TypeBord V="01"/> <!-- 01 = Ordinaire -->
200700000009010000000910100657400000032200
<Piece>
<IdPce V="91"/>
<TypPce V ="01"/>
<!-- 01 = Ordinaire -->
<LigneDePiece>
<Nature V="6574"/>
<MtHT V= »322.00"/>
</LigneDePiece>
</Piece>
</Bordereau>
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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La validation des éditeurs de progiciel financier
• La majorité des éditeurs est validée sur un périmètre élargi
Titres/Mandats
Transmission des PJ dématérialisées
Titres/Mandats
Transmission des PJ dématérialisées :
Signature Électronique :
Bull Coriolis
AFI
Ciril
AGEDI
Cogitis
Odyssée informatique
Logica
DIS
JVS Mairistem
Magnus (eMagnus + Max GF)
Médiane
GFI
Sédit Marianne
Ségilog
Des éditeurs en cours de validation
ACG informatique, Civitas, Némausic, MIPIH, AGFA,
Cosoluce
Visa informatique
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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L’homologation des tiers de transmission du PES d’Hélios
12 dispositifs homologués à ce jour
 ADULLAC
 ALTERNANCE SOFT
 ATEXO
 BERGER LEVRAULT
 CDC FAST
 CG AUBE
 DEMATIS
 ENOVACUM
 KLEKOON
 SICTIAM
 SRCI
 TELINO
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Le dispositif de déploiement du PES d’Hélios
• Un processus de validation PESV2 comprenant 3 ou 4 grandes phases (selon le type de
validation)
• 2 types de validation identifiés :
Une validation dite « complète » (validation du progiciel financier par l’éditeur)
Une validation dite « normale » (version du progiciel utilisée par la CEPL déjà validée par l’éditeur)
Tests à réaliser par la collectivité
dès validation de la note de cadrage à
partir de données réelles
Phase 1
Étape 1
LANCEMENT
Phase 2
Phase 3
(3 à 4 mois)*
(3 à 4 mois)*
Étape 2
Étape 3
Étape 4
Étape 5
VALIDATION du
progiciel
VALIDATION
CADRAGE
PREVALIDATION
du progiciel
EDITEUR
EDITEUR
(1 mois.)*
CEPL
Phase 4
Étape 6
Étape 7
PASSAGE en
PRODUCTION
PASSAGE à la
DEMAT.
(2 sem.)*
Phase supplémentaire
= validation complète
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
*Durées indicatives
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Dispositif général : Objectifs
•
Phase 1 : lancement et cadrage
Mise en place des équipes de pilotage en central et local
Définition du périmètre cible du PES et du calendrier de mise en œuvre
•
Phase 2 : pré-validation / validation éditeur
Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel qualifié par l’éditeur
pour atteindre le « 0 anomalie bloquante »

•
Mise à disposition de l’outil de pré-validation XéMéLios par la DGFIP
Phase 3 : validation collectivité
Vérification de façon autonome des principales règles métier et fonctionnalités PES dans le progiciel financier utilisé par
la CEPL avec ses propres données pour atteindre le « 0 anomalie bloquante »

Fonctionnalités d’analyse de l’outil XéMéLios http://adullact.net/projects/xemelios/
Vérification de la qualité des flux produits par le progiciel utilisé par la CEPL avant le passage en production
•
Phase 4 : passage en production et à la dématérialisation
Mise en place des pré-requis nécessaires pour le passage en production
Passage à la dématérialisation (= arrêt des échanges papier)
Bilan des principaux enseignements du passage en production (note de bilan)
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Phase 1 :
Lancement et
cadrage
Phase 2 :
Pré-validation
/ Validation
Editeur
Phase 3 :
Validation
CEPL
Phase 4 :
Passage en
prod. et à la
démat.
Phase 3 :
Bonnes pratiques
Bonnes pratiques
S’assurer que les tests couvrent des périodes variées de l’exercice comptable et un périmètre complet

Ex. : mois complet, jour de paye, opérations de fin d’année …
Mettre en œuvre un calendrier de travail régulier : production, analyse, correction…
Points d’attention
Vigilance en termes de glissement de planning : suivi des actions de manière conjointe
Calage en amont des processus de travail Ordonnateur/Comptable
Zoom : test en parallèle des modalités de
transmission
Zoom : référencement unique des PJ
PJ au format électronique
La gestion de la mise en œuvre de la transmission
CEPL/Hélios est hors périmètre du processus de
validation
Il est toutefois nécessaire de vérifier la mise en place du
cycle d’échanges de bout en bout

CEPL  Hélios  CEPL lorsque la transmission est assurée
par un dispositif de télétransmission

Génération d’un identifiant unique depuis le progiciel financier de la
collectivité ou d’un progiciel satellite (point d’attention, le cas
échéant)
PJ au format papier : 2 solutions préconisées

Application de l'identifiant unique sur la pièce "papier" et mentionné
dans le titre ou le mandat dématérialisé

Apposition du budget et du numéro de mandat ou de titre concerné
(Cf. DH_PESV2_Note référencement unique PJ…Doc)
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Phase 1 :
Lancement et
cadrage
Phase 2 :
Pré-validation
/ Validation
Editeur
Phase 3 :
Validation
CEPL
Phase 4 :
Passage en
prod. et à la
démat.
Phase 3 :
Bonnes pratiques
Bonnes pratiques
Dépôt des flux dans le dossier de la CEPL sur l’espace partagé lorsque les rapports d’analyse de XéMéLios
ne mentionnent plus d’anomalies bloquantes pour validation par les Pôles (Dématérialisation/Flux)
Structuration des dépôts sur l’espace partagé : 1 dossier PES RECETTE, 1 dossier PES DEPENSE
Zoom : structuration PES RECETTE
Zoom : structuration PES DEPENSE
• titre ordinaire
• mandat ordinaire
• titre correction / Annulation
• mandat correction / Annulation
• titre émis après encaissement
• mandat émis après paiement
• titre régie
• mandat fin d’exercice
• titre sur plusieurs années
• mandat collectif
• titre inventaire/emprunt
• mandat paye
• titre récapitulatif
• mandat inventaire / emprunt
• titre majoration
• mandat régie
• titre fin d’exercice
• mandat marché
• mandat admission en non valeur
• mandat global
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Phase 1 :
Lancement et
cadrage
Phase 2 :
Pré-validation
/ Validation
Editeur
Phase 3 :
Validation
CEPL
Phase 4 :
Passage en
prod. et à la
démat.
Phase 4 :
Bonnes pratiques
Bonnes pratiques

Elargissement du périmètre : dématérialisation d’un maximum de PJ sur le(s) budget(s) passé(s) au PES


Dans le respect des conventions cadres nationales
Préalable : référence unique des PJ
Points d’attention
S’assurer en amont que les directions & services concernés et le poste comptable sont prêts pour le passage à la
Dématérialisation (processus organisationnels)
S’assurer que la date de passage en production est compatible avec le calendrier de la CEPL (éviter les périodes de paye, de fin
d’exercice, etc…)
Pour le poste comptable : paramétrage « PES » uniquement sur le périmètre retenu pour le passage en production – 2 ou 3 jours
avant
Vigilance du Correspondant vis-à-vis de l’enchaînement des tâches lors du passage en production
Zoom : processus organisationnels
Prévoir une démarche conjointe de gestion des documents
comptables
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS

Ex. : étapes de liquidation, contrôle, mandatement…

Circuit d’apposition de l’identifiant unique

Prise en compte de l’environnement « mixte » : co-habitation des
formats papier/électronique
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Le référencement des PJ
avec le PESV2 aller recette/dépense
I.
Les PJ dématérialisées transmises avec le PES
II.
Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES
III.
Les PJ papier
Le référencement des PJ dématérialisées
transmises avec le PES
I.
Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES
II.
Les PJ papier
Le référencement des PJ dématérialisées transmises avec le PES
(PJRef : support électronique 01)
Le dispositif cible : la transmission des PJ dématérialisées avec le PES dès le passage en
production

Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné :
•
L’identifiant de la PJ, le nom de la PJ, la description de la PJ,
•
La PJ électronique est envoyée par domaine PES : dépense ou recette
Une même PJ utilisée en dépense et en recette doit être envoyée à l’appui du flux PES dépense et du flux PES recette
•
Lorsqu’il y a plusieurs PJ jointes à un même mandat ou titre, ces informations sont à porter pour toutes les
PJ
 Pour
les PJ récurrentes (exercice en cours ou
antérieur), lors des mandats/titres suivants, les
références précédentes des pièces justificatives
dématérialisées
 Accompagné de l’auxiliarisation valorisée (N°marché,
emprunt…)
 Les PJ sont accessibles dans Hélios
pour le comptable
 Les PJ sont restituées dans le CDGD
sous la responsabilité de la DGFiP
exploitable par les CRC dans XéMéLios
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Le référencement des PJ dématérialisées non
transmises avec le PES
Les PJ papier
I.
Les PJ dématérialisées transmises avec le PES
Le référencement des PJ dématérialisées non transmises avec le PES
(PJRef : support CDROM/DVDROM 03)

Utilisation de la modalité de transmission prévue dans l’accord local : cdrom, dvdrom, extranet, email
signé

Stockage et la gestion des PJ électroniques dans le poste comptable

Pas d’accès à la PJ dans Hélios
 Le rapprochement dans le poste comptable de la PJ/mandat-titre à partir de la référence dans
Hélios

Maintien d’un support CDROM/DVDROM à l’appui du compte de gestion sur pièces
 Établi par la CEPL ou le poste comptable selon l’accord local
 En plus du CDROM/DVDROM de l’archive du compte de gestion étendu dématérialisé
•
Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné dans la zone PJRef
 L’identifiant unique de la PJ
 Le nom de la PJ
 Le support
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Le référencement des PJ papier
I.
Les PJ dématérialisées transmises avec le PES
II.
Les PJ dématérialisées non transmises avec le PES
Le référencement des PJ papier avec le PES recette et dépense
(PJRef : support support papier 02)

Les informations à mentionner dans le mandat ou titre concerné :
 L’identifiant unique de la PJ, le nom de la PJ, le support
• Pour remplacer l’agrafe du mandat/titre et de la PJ
• Pour lier sans ambiguité le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire de la CEPL)
 L’auxiliarisation nécessaire : n° de marché, n° d’emprunt…

La CEPL mentionne l’identifiant unique sur la PJ papier ou le n° de mandat ou titre

Le poste comptable
• Reçoit les PJ papier au plus tard à l’appui du premier mandat/titre
• Accède à la PJ papier à partir de la référence portée sur le mandat/titre dans Hélios
• Restitue au compte de gestion les PJ papier
La dématérialisation des PJ prépare le passage au PES en limitant les PJ
papier et les problématiques d’organisation liées à leur transmission
PROTOCOLE D’ECHANGE STANDARD D’HELIOS
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Merci de votre attention
Contact :
Pôle national de dématérialisation de la Mission Hélios
Immeuble Maille Nord III
7 Porte Neuilly
93160 NOISY LE GRAND cedex
[email protected]