Transcript Encontro interno AG/GC

COMO A ORGANIZAÇÃO APRENDE
O processo de Aprendizagem Organizacional na Engenharia da PETROBRAS
MAGES e LIÇÕES APRENDIDAS
MÁRCIA BISSANI
HISTÓRICO
2000
Agenda de Mudança: Projeto 7 - Gestão do Conhecimento
2003
Criação da Gerência Corporativa de Gestão do Conhecimento na Gerência
Executiva de Desenvolvimento de Sistemas de Gestão
2003
Criação da Gerência de Gestão do Conhecimento na Gerência Executiva da
Engenharia
2007
Comissão de Gestão do Conhecimento do Sistema Petrobras
2010
Gestão do Conhecimento passou a integrar a Gerência Executiva de
Recursos Humanos
A ENGENHARIA
3
FINALIDADE DA ENGENHARIA
"Implementar empreendimentos e prestar serviços de
engenharia, em condições pactuadas com as áreas de
negócios, consolidando o conhecimento de gestão de
empreendimentos acumulado na Companhia.”
Plano Básico de Organização da Petrobras, 20/10/2000
Uma iniciativa estratégica da Engenharia!!!
4
DESAFIOS DA ENGENHARIA
Evolução da Realização Financeira (US$ Bilhões)
24,81
23,04
20,92
22,65
17,49
15,30
12,7
7,03
1,28
1,14
2,11
2,51
3,51
7,48
Maio 2011
4,73
5
DESAFIOS DA ENGENHARIA
Força de Trabalho da Engenharia
3035
3114
3120
2010
2011*
2718
2383
2053
Total da força de
trabalho:
1557
+ de 8000
colaboradores
1357
1198
1053
75% em
Empreendimentos
25% nas
unidades de sede
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
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DESAFIOS DA ENGENHARIA
Atuação nacional da Engenharia
Atuação nacional da Engenharia
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REFLEXÃO
 Como reter o conhecimento e a experiência de empregados que estão se aposentando ou
deixando a empresa e acelerar o aprendizado dos novos empregados ?
 Como incorporar e disseminar rapidamente o conhecimento e a experiência de novos
empregados?
 Como utilizar a experiência de especialistas no acompanhamento de projetos, vistos a dispersão
geográfica e o número crescente de projetos ?
 Como registrar, compartilhar e utilizar as lições aprendidas na execução dos processos ou na
condução de projetos (acertos e erros) ?
 Como desenvolver uma cultura de disseminação, compartilhamento seguro de
conhecimentos e de colaboração ?
REFERENCIAL
Uma organização que aprende é aquela habilitada a
criar, adquirir, interpretar, transformar e reter
conhecimento e, propositadamente, modificar seu
comportamento para refletir novos conhecimentos.
David Garvin
PRINCIPAL DESAFIO
Levar o
conhecimento certo à
pessoa certa no projeto certo.
GESTÃO DO CONHECIMENTO
Tácito
Tácito para Explícito
Socialização
Externalização
Explícito para Tácito
Explícito
Internalização
Disseminação
Adaptado de Nonaka e Takeuchi (1997)
MODELO DA ENGENHARIA
Tácito para Explícito
Força
de
Trabalho
REGISTRO DE CONHECIMENTO
Conhecimento Tácito
Registro
De
Experiência
Sinapse
Relatórios
Documentos
Portal
Sistemas
Conhecimento Explícito
Instruções de
Trabalho
Procedimentos
Normas
Técnicas
Petrobras
Manual de
Gestão
Listas de
Verificação
Treinamento
Diretrizes
contratuais
Rotinas de
Fiscalização
Análise
Consulta /
Interação
Explícito para Tácito
INSTRUMENTOS
Gestão do
Conhecimento
Aprendizagem
organizacional
Desafios
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
Gestão do
Conhecimento
Aprendizagem
organizacional
Desafios
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
Na Reestruturação da Petrobras
(2000), foram mapeados os 4
principais processos da Engenharia...
... que estão refletidos no MAGES.
Preservação do Conhecimento
O MAGES é um documento de natureza gerencial que contém as
diretrizes relacionadas aos processos da ENGENHARIA.
Gestão da Engenharia
Implementação de
Empreendimentos
Prestação de Serviços de Engenharia
Preservação do Conhecimento em
Implementação de
Empreendimentos
Volume 1
Gestão da Engenharia
Volume 2
Implementação de Empreendimentos
Volume 3
Prestação de Serviços de Engenharia
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
Principais Referências:
•
•
•
•
Experiência de mais de 35 anos da Engenharia
Antigo Manual de Gerência do SEGEN (MAGES)
PMBOK – Project Management Institute
ABNT ISO/TR 10013 – Diretrizes para a documentação de sistema de
gestão da qualidade
• Critérios de Excelência – FNQ
• Conjunto de Normas e Procedimentos existentes
MANUAL DE GESTÃO DA ENGENHARIA
O MAGES atende às necessidades de:
•
•
•
•
•
•
•
Estabelecer e consolidar diretrizes estratégicas
Gerenciar uma maior carteira de projetos
Orientar ações gerenciais da Engenharia
Incorporar “Melhores Práticas” aos processos
Sistematizar processos
Consolidar e atualizar base de conhecimento
Explicitar e preservar o conhecimento tácito da força de trabalho
DISSEMINAÇÃO
• Desenvolver a cultura de uso do MAGES;
• Apoiar as equipes na realização das atividades descritas nos capítulos do
Volume 2 do MAGES – Implementação de Empreendimentos;
• Apoiar e atuar em programas de desenvolvimento e treinamento
relacionados ao MAGES;
• Apoiar a Gestão do Empreendimento;
• Atuar na criação de documentos e na utilização de procedimentos
descritos nos Volumes do MAGES;
• Participar na solução de problemas específicos da Implementação de
Empreendimentos;
• Estimular a melhoria e atualização dos processos e do conteúdo descrito
no MAGES.
BASE DE CONHECIMENTO
Gestão do
Conhecimento
Aprendizagem
organizacional
Desafios
O INÍCIO...
Força
de
Trabalho
ITENS DE
COLETA
/
CONHECIMENTO
DEDE
IDENTIFICAÇÃO
CONHECIMENTO
RELEVANTES
EXPERIÊNCIAS
BASE DE CONHECIMENTO
Registros
de
Experiência
Sinapse
Relatórios
Documentos
Validação e
Aprovação
Análise de
Itens de
Conhecimento
Instruções de
Trabalho
Procedimentos
Normas
Técnicas
Petrobras
Manual de
Gestão
Listas de
Verificação
Treinamento
Diretrizes
contratuais
Rotinas de
Fiscalização
LA
Intranet
Sistemas
Consulta a Fontes
SINAPSE
Base de
Disponibilização
de Itens
experiências
de
Conhecimento
BP
PA
Mudança Comportamental = Aprendizado
ITENS DE CONHECIMENTO
Lição Aprendida
Conhecimento adquirido através de experiências relevantes e/ou inovadoras cujos resultados,
positivos ou negativos, sirvam como orientação para revisão e melhoria dos
processos organizacionais, a partir de acertos que devam ser repetidos ou erros que devam
ser evitados.
Não trata de situações sobre as quais não se pode agir
Não é opinativa, deve se basear em fatos e apontar ações efetivas
Não visa à busca de culpados para os acontecimentos dos projetos
Não deve referir-se a não conformidade ou descumprimento de rotinas
Implica mudanças de documentos formais
ITENS DE CONHECIMENTO
Boa Prática
Ponto de Atenção
Aplicação de uma prática, técnica ou
Alerta sobre os resultados obtidos no
metodologia que provou ter valor ou
cumprimento, ou não, de procedimentos
organizacionais ou aviso sobre ações que exijam
atenção especial na sua execução.
efetividade, com resultado positivo na área
onde foi usada, que possa ser implantada ou
adaptada para outras unidades organizacionais
em situações semelhantes.
Experiência Positiva
Tem que ter ocorrido,
Não é uma sugestão
Pode ser repetida
Experiência Positiva ou Negativa
Pode ou não ter ocorrido
É uma comunicação alertando sobre o que
pode acontecer caso um determinado
procedimento não seja seguido ou indicando
orientação para melhor resultado
Não implicam mudanças de documentos formais
PROCESSO
Coleta
Validação/Análise
Captura e
Pré-análise
Validação
Disseminação
Consulta
e
Disseminação
Registro
Eventos de Coleta
Análise
Grupos Temáticos
Disseminação
PONTOS CRÍTICOS
 Enfatizar a importância do processo de LA para os
gerentes
Coleta
 Estimular a participação das pessoas
 A maioria das coletas ocorre ao final dos projetos
Força de
Trabalho
 O longo ciclo de vida, a complexidade e o tamanho
dos projetos tornam difícil acompanhar as pessoas e o
registro de seu conhecimento e experiências.
PONTOS CRÍTICOS
 Identificar os validadores;
Análise
GTTs
 Garantir que os validadores e os GTTs iniciassem, de
fato, seu trabalho;
 Garantir tempo da reunião dos GTTs para a análise e
implementação das LA, em meio às outras atribuições
dos GTTs;
 Diferentes níveis de maturidade dos GTTs no
acompanhamento do processo.
PONTOS CRÍTICOS
 É necessária uma mudança cultural: a consulta ao
Disseminação
SINAPSE deve ser feita antes do início das diferentes fases
dos projeto;
 Identificar qual o conhecimento é relevante para quem e
em que momento;
Equipes dos
Projetos
 Encontrar a melhor maneira de disseminar o
conhecimento (eventos, base de dados, emails, intranet...)
DICAS IMPORTANTES
5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC,
fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da
informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;
6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a
documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o
glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições
aprendidas.
DICAS IMPORTANTES
5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC,
fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da
informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;
6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a
documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o
glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições
aprendidas.
DICAS IMPORTANTES
1. O patrocínio é crucial para a implementação do processo de lições
aprendidas e para a participação dos validadores. Consiga o
patrocínio gerencial antes de começar;
2. A análise e a implementação representam a etapa mais crítica do
processo. Dê atenção especial a esta etapa assim que possível;
3. Algumas áreas podem levar muito tempo para começar a validação
de fato. O patrocínio é crucial novamente. Consiga esse patrocínio
nos diferentes níveis gerenciais;
4. Use a mesma taxonomia para:
- Fóruns e comitês
- CoPs
- Lições Aprendidas
- Manuais, etc.
DICAS IMPORTANTES
5. Se a área estiver em um nível inicial de maturidade na GC,
fortaleça a organização da documentação técnica e da gestão da
informação antes de iniciar o processo de lições aprendidas;
6. Se a área não estiver em um nível inicial de maturidade na GC e a
documentação técnica já estiver organizada, desenvolva o
glossário e a taxonomia antes de iniciar o processo de lições
aprendidas.
RESULTADOS
• Mais de 8.000 itens de conhecimento submetidos e cerca de
2.200 validados;
• Mais de 100 documentos foram modificados;
• Documentos criados:
- 420 listas de verificação para utilização nos empreendimentos;
- 36 rotinas de fiscalização para utilização nos empreendimentos;
- 53 procedimentos executivos para as indústrias.
RESULTADOS
Painel de Desempenho da Engenharia
RESULTADOS
Itens de conhecimento
Pontos de Atenção
Boas Práticas
LAs em andamento*
1004
765
1089
397
806
97
341
107
88
2008
141
2009
174
2010
144
2011*
mai/11
jun/11
jul/11
ago/11
set/11
Jun/10
jul/10
Ago/10
set/10
out/10
nov/10
dez/10
jan/11
fev/11
mar/11
abr/11
Ago/09
Set/09
Out/09
Nov/09
Dez/09
Jan/10
Fev/10
Mar/10
Abr/10
Maio/10
Set/08
Out/08
Nov/08
Dez/08
Jan/09
Fev/09
Mar/09
Abr/09
Mai/09
Jun/09
Jul/09
Abr/08
Mai/08
Jun/08
Jul/08
Ago/08
RESULTADOS
Lições Aprendidas Implementadas - Valores Acumulados
120
111
100
80
60
40
20
0
Obrigada!
Márcia Bissani
Petrobras
Engenharia/AG/NORTEC-GC
[email protected]
(21) 3229-3848