Transcript Pálos Tamásné - Levelezési ismeretek

Oktatási segédlet a
gépírás és levelezés
tantárgyhoz
1
„Scripta manent verba volant.”
(Horatius)
2
Készítette: Pálos Tamásné
Konzulens: Végh József
Képzés:
Felsőfokú oktatási informatikus
3
Tartalomjegyzék
 Bevezetés
Történeti áttekintés
 A levelezés kialakulásának feltételei
 Az íróeszközök fejlődése
 Az írás és a levelezés kialakulásának
jelentősége
 Irodalmi személyiségek „levelei”
4
Alapfogalmak
Alapfogalmak
 A levélírás alaki szempontjai
 A levélküldés technikai lehetőségei
 Szabványos levélformák bemutatása
Gyakrabban használt ügyiratok,
levelek
Egyszerű ügyiratok
Magánszemélyek levelei a
szervekhez, munkáltatókhoz
hivatalos
5
Közigazgatási szervek, intézmények,
munkáltatók levelei, iratai magánszemélyekhez
 Vállalkozások, szervezetek,
intézmények
ügyiratai, levelei
a) Belső levelezés
b) Külső (üzleti) levelezés
 Űrlapok, kérdőívek kitöltése
 Idegen nyelvű levelezés
Angol nyelvű üzleti levél
6
Az elektronikus levelezés
Levélkészítés „Varázsló” és sablon
segítségével
7
8
A történeti áttekintés
szempontjai
A levelezés kialakulásának feltételei
 Az íróeszközök fejlődése
 Az írás és a levelezés kialakulásának
jelentősége
 Híres személyiségek levelezései

9
A levelezés kialakulásának
feltételei
A levél, a levelezés fogalma egyidős az
írás, olvasás elterjedésével.
 Megfelelő íróeszközökre, írófelületekre
volt szükség.
 Szükségessé vált a levelek továbbításával foglalkozó intézmény, a posta megszervezése.

10
Az íróeszközök fejlődése I.


A görögök és a
rómaiak
feljegyzéseiket,
leveleiket
viasztáblára írták.
Az íráshoz használt
írásvessző neve:
stílus.
11
Viasztábla
12
A stílust használták a
viasztáblán íróeszközként.
 Hegyes végével írtak
Lapos végével javították a hibákat, simították el a viaszfelületet.

13
Az íróeszközök fejlődése II.


A viasztábla utóda a
palatábla
A stílusé a
palavessző
14
Az íróeszközök fejlődése III.


A viasztábla mellett
egyre inkább elterjedt a
Nílus mentén termő
sásból készült papirusz
használata.
A palettára kifeszített
papiruszra
nádtollal
írták a szöveget vörös
és fekete festékkel.
15
Az írnokok
munkaeszközei:
 fadoboz az íróeszközök tárolására
 papirusztekercs
 fatábla
a papirusz
alátétjének
 piros és fekete festék
 nádtoll és ecset
16
Írnok
papirusszal
17
Az íróeszközök fejlődése IV.



A papirusz mellett
már
az
ókorban
megjelent a pergamen, az ún. íróhártya.
Előnye: könnyű, egyszerűen tárolható.
A középkori kódexek
anyaga is többnyire
pergamen.
18


A pergamen eszményi alapanyag volt
kódexek készítésére.
Írni legkönnyebben kemény madártollal
lehetett rá.
19
Krónikás írópolcánál
20
Az íróeszközök fejlődése V.
A papír elterjedése




Az első híradás a papír feltalálásáról
i.e. 105-ben egy kínai évkönyvben jelent meg.
Kínában évszázadokig őrizték a papírgyártás
titkát.
751-ben egy háborúskodás folytán kínaiak
estek az arabok fogságába, ők rendezték be
Arábiában az első papírgyártó műhelyet.
Az első európai papírmalmot Hispánia elfoglalása után az arabok alapították.
21

Itáliában 1276-ban létesült ez első papírmalom.

Magyarországon 1310 körül vált ismertté a
papír, az első malom azonban csak 1520
táján, Lőcsén kezdte meg működését.
22
Papírgyártás korabeli
eszközökkel
23
24
Az írás és a levelezés
kialakulásának jelentősége
Lehetővé vált a földrajzilag egymástól
távol lévő személyek közti kapcsolatteremtés.
Maradandóvá teszi az elhangzottakat.
Hagyományőrző: mindent rögzít az utókor számára (történelmi múlt).
Tér- és időbeli korlátok kiküszöbölése
a közlés útjából.
25
Irodalmi személyiségek
„levelei”
 Janus Pannonius: Galeotto Marziohoz
 Mikes Kelemen: Törökországi levelek
 Petőfi Sándor: Levél Arany Jánoshoz
István öcsémhez
 Radnóti Miklós: Levél a hitveshez
 Tatjana levele Anyeginhez
(Puskin: Anyegin)
26
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
27
28
Alapfogalmak



A levél: egy távollevő személyhez
intézett, papírlapra írt, rendszerint
borítékba zárt, leragasztott vagy
lepecsételt s főleg postán továbbított
értesítés, közlés.
Levelezés: levelek útján való érintkezés, kapcsolattartás, ismételt levélváltás.
Ügyirat: hivatalos levél és más
műfajú irat összefoglaló neve.
29
A szabványos levél alaki
szempontjai
A gépelt levél alaki szempontjait a
Magyar Szabványügyi Hivatal előírásai
határozzák meg.
 Általában A/4-es és A/5-ös papírra készülnek a hivatalos levelek:

– Margók: alsó, felső és bal margó 2-2,5
cm, jobb margó 1,5-2,5 cm,
– Sorköz: szimpla vagy 1,5,
– Elterjedt a cégjelzéses papír használata.
Példa:
30
A levél szerkezeti felépítése
I. Fejrész: a feladó és a címzett adatai,
a postai utasítás,
a keltezés és
az irattározási adatok;
II. Főrész: a levél tárgymegjelölése,
az esetleges megszólítás és
a levél szövege;
III. Zárórész:az üdvözlés,
az aláírás és
a melléklet(ek).
31
A hivatalos gépelt levélhez
szükséges papírok
A/0
A/1
A/2
A/3
A/4
A/5
A/6
négyszeres ív
841 x 1189 mm
kétszeres ív
594 x 841 mm
ív
420 x 594 mm
félív
297 x 420 mm
negyedív
210 x 297 mm
nyolcadív
148 x 210 mm
tizenhatodív
105 x 148 mm
32
„A” sorozatú
szabványméret felosztása
33
Borítékok
34
A levélküldés technikai
lehetőségei
Postai úton:
Fax-on:
E-mail-en:
35
Szabványos levélformák
bemutatása
A) változat
B) változat
C) változat
D) változat
E) változat
F) változat
Egyszerű ügyirat
36
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
37
38
39
Egyszerű ügyiratok
Jellemzői:
tartalmi és formai
szempontból
egyszerűek
 általában A/5-ös,
esetleg A/4-es
papíron önálló
iratként vagy más
iratra záradékként is
készülhet

Fajtái:
Nyugta és
ellennyugta
 Elismervény
 Kötelezvény, Bon
 Meghatalmazás
 Nyilatkozat
 Végrendelet

40
A nyugta és az ellennyugta
A nyugta és ellennyugta megőrzött pénztári
bizonylat.
Nyugtát akkor készítünk, ha valakiek
valamilyen okból vagy célból bizonyos
pénzösszeget átadunk. Aláírója a pénz
átvevője.
Ellennyugtát írunk, ha valakitől valamilyen
okból vagy célból bizonyos összeget
átveszünk. Aláírója az, aki a pénzt átadja.
41
Tartalmazniuk kell a következő
adatokat
Nyugta






a Nyugta megnevezést
a pénzösszeget számmal és betűvel
a pénz átadójának
nevét
az összeg rendeltetését
a keltezést
az összeg átvevőjének
nevét, aláírását
Ellennyugta





az Ellennyugta megnevezést
a pénzösszeget számmal és betűvel
a pénz átvevőjének a
nevét
a keltezést
az összeg átadójának
nevét, aláírását
42
Nyugta
43
Az elismervény
Elismervényt akkor írunk, ha valakinek
valamit (pénz kivételével) átadunk. Ez
az átvétel írásos bizonyítéka.
Tartalmaznia kell:
 az Elismervény megnevezést,
 az átvett tárgy megjelölését,
 az átadó nevét,
 a keltezést,
 az átvevő aláírását.
44
Tartalmazhatja még:
 milyen célra,
 milyen időtartamra,
 milyen állapotban vették át a tárgyat.
Levélformában és nyomtatványon
egyaránt készíthető.
Példa:
45
46
A kötelezvény
A kötelezvény olyan ügyirat, melynek kiállítója
elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek vagy
dolognak az átvételét, s kötelezettséget vállal
annak visszaadására. A kötelezettséget vállaló
állítja ki.
Pénzösszegről szóló kötelezvény = adóslevél.
A kötelezvény jogilag csak akkor bizonyító erejű
okirat, ha a kötelezettséget vállaló 2 tanúval
együtt írja alá.
47
Tartalmaznia kell:






a Kötelezvény megnevezést,
a hitelező, a szolgáltatást nyújtó
nevét, lakcímét,
a kölcsön összegét, a szolgáltatás
tárgyát, módját, időpontját,
a vállalás elmulasztásának jogi
következményeit,
a 2 tanú aláírását, címét, sz. ig.
számát,
a kötelezettséget vállaló aláírását,
címét, sz. ig. számát.
48
49
A Bon
A Kötelezvény egyszerű formája a Bon,
melyet elszámolásra felvett pénz esetén
használnak.
Példa:
50
A Meghatalmazás
Ebben az okiratban feljogosítjuk a meghatalmazottat, hogy helyettünk, nevünkben a megjelölt ügy(ek)ben elárjon.
A Meghatalmazást a meghatalmazó és a
meghatalmazott írja alá.
Magánjellegű okirat esetén 2 tanú aláírása is szükséges.
51
Tartalmaznia kell:







a Meghatalmazás megnevezést,
a meghatalmazott nevét,
az ügyet, amelyben eljárhat, milyen
időtartamra szól a meghatalmazás,
a meghatalmazott aláírását, lakcímét,
sz. ig. számát,
a keltezést,
a meghatalmazó aláírását, lakcímét,
sz. ig. számát,
a 2 tanú aláírását, lakcímét, sz. ig.
számát.
52
Meghatalmazást írhatunk:
levélformában
nyomtatványon
53
54
A Nyilatkozat
A nyilatkozatban valamivel kapcsolatban
az álláspontunkat fejtjük ki. Ez hivatalos
kijelentés, közlemény, tehát jogi következményei is lehetnek
Példa:
55
A Végrendelet
Valaki utolsó rendelkezése személyes
tulajdonairól, melyet a végrendelkező
halála után hoznak nyilvánosságra.
Végrendelet készíthető:
szóban (kivételesen, 2 tanú jelenlétében)
írásban:
saját kézírással,
nem saját kézírással (2 tanú
együttes aláírásával érvényes)
56
Biztonságos
a közjegyzőnél személyesen elhelyezett, aláírással ellátott végrendelet sorsa.
Példa:
57
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
58
59
Magánszemélyek hivatalos szervekhez
írt leveleinek csoportosítása
Az önéletrajz, a pályázat.
A beadványok:
- a kérvény és a kérelem,
- a fellebbezés,
- a panasz,
- a bejelentés,
- a javaslat.
A/4-es szabványformában, egyes sortávolsággal, a szabványnak megfelelően készítjük.
60
Az önéletrajz
Az önéletrajz olyan közéleti írásos műfaj,
melyet általában továbbtanuláshoz vagy
munkahely megpályázásakor készítünk.
Ebben felsoroljuk életrajzi adatainkat, s
kiegészítjük szándékainkat alátámasztó
tényekkel.
Lehet rövidebb, esetleg részletesebb.
61
Az önéletrajz szerkezete:
I. Bevezetés:
családi adatok
II.Tárgyalás:
tanulmányi, munkaköri
adatok
III.Befejezés:
egyéb adatok,
szándékok megfogalmazása
62
Alkalmazott formák


Hagyományos, levélformában készült
önéletrajz
Áttekinthetőbb, az adatokat felsorolásszerűen tartalmazó önéletrajz
– nyugat-európai minta szerint
(kronológiai sorrend)
– amerikai minta szerint
(fordított időrendi sorrend)
63
A kérvény, a kérelem
A kérvény írója ügye kedvező elintézéséért
valamely hatóság, ill. szervezet vagy intézmény vezetőjéhez fordul.
A kérvény tartalmilag 2 részből áll:
– a kérés pontos megfogalmazása,
– az indokok meggyőző, tárgyilagos
felsorolása.
64
A kérvény a következőket
tartalmazza:




A kérelmező nevét, lakását,
munkahelyét, beosztását.
A kérés pontos megfogalmazását.
Az indokok meggyőző előadását.
A kérvény záradékát (a kérelem tömör
megismétlését).
65
A kérvény formája:


A/4-es papírlapra írjuk,
az ívet hosszanti tengelye mentén összehajtjuk:
– a papír külső jobb oldalára kerül a felzet,
• ennek bal és jobb oldalán 10-10 mm-es lapszélt
hagyunk
– a lap belső oldalára írjuk a kérvényszövegét.

Kérésünket megfogalmazhatjuk a szigorú
kötött formák (a felzet) mellőzésével,
kérelemben is.
66
A fellebbezés
A hatóságok és egyéb szervek egyéni
érdekeinket sértő döntései esetén módosításért
vagy
a
döntés
megsemmisítéséért
felsőbb
hatósághoz
fordulhatunk,
fellebbezhetünk.
(A megjelölt határidőn vagy 15 napon
belül.)
67
Fellebbezni írásban, a sérelmes döntést
hozó szervnél, de a fellebbezést a
felettes szervnek címezve kell.
Az iratnak tartalmaznia kell:
a sérelmes döntést hozó szerv megnevezését, a határozat számát, a fellebbezés
kifejezést,
a kérés megjelölését,
az indokok felsorolását,
a kérés újbóli megismétlését.
Példa:
68
A panasz
A különböző kellemetlenségek, hiányosságok, kárt okozó zavarok észrevételéről
személyek és szervek egyaránt készíthetnek panaszbejelentést.
Két részből áll:
 a panasz tényszerű ismertetése, javaslat
a megoldásra,
 az intézkedés kérése (keltezés, aláírás).
Példa:
69
A bejelentés
A bejelentéssel a hatóságoknak vagy
egyéb szerveknek a tudtára adunk
valamit, illetőleg nyilvánosságra hozunk
valamit.
A bejelentés lehet: magánjellegű vagy
közérdekű.
A szélesebb körben közzétett bejelentést
közleménynek nevezzük.
Példa:
70
A javaslat
A javaslat a bejelentés sajátos formája,
melyben szóban vagy írásban kezdeményezhetjük valamely jónak tartott intézkedés meghozatalát.
Javaslatot leginkább közügyekben írunk.
A javaslatot előtejesztésnek is nevezhetjük.
Példa:
71
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
72
73
A különböző
témakörű iratok
Az értesítés
A meghívó
A határozat
Az igazolás
Az engedély
Munkavállalással
kapcsolatos ügyiratok
A munkaszerződés
Egyéb, munkaviszonnyal
kapcsolatos iratok:
–
–
–
–
Alkalmaztatási értesítés
Áthelyezés, átsorolás
Szabadság engedélyezése
A munkaviszony megszünése
stb.
74
Az értesítés
Az értesítésben a különböző szervezetek
tudatnak valamiről bennünket. A hivatalos
szervek a hozzájuk benyújtott kérelmünk,
panaszunk stb. feletti döntésről, intézkedésről hivatalosan értesítenek.
Példa:
75
A meghívó
Hivatalos összejövetelekről, értekezletekről,
gyűlésekről,
ünnepélyes vagy
egyéb
alkalmakról a hivatalos szervezetek és
magánszemélyek értesítik azokat, akiknek
a megjelenésére számítanak.
Tartalmaznia kell:
 ki, mikor, hol, mit (milyen eseményt) tart,
 a címzett udvarias meghívását az összejövetelre.
76
A meghívó megjelenését mindig a
körülmények határozzák meg.
Készülhet:
nyomdai eljárással,
írógéppel,
számítógéppel,
fénymásolva stb.
77
Nyomdai eljárással készített MEGHÍVÓ
külső oldala (címlap)
78
A MEGHÍVÓ szövege
79
A határozat
Hivatalos szervek döntéseit tartalmazza.
3 részből áll:
 a határozat ismertetése (a rendelkezés),
 az indokolás,
 a zárórész (a határozatról értesítést kap).
Előfordulhat, hogy valamely szerv nem
határozati formában rendelkezik valamiről.
Ez az intézkedés, mely nem tartalmaz
indoklást, jogszabályokra való hivatkozást.
Példa:
80
Az igazolás
Az igazolás olyan irat, melyben valamely
tényt, állítást, dolgot, valaminek a valódiságát elismerjük.
Tartalmaznia kell:




kinek a részére állították ki,
az igazolást alátámasztó személyi
adatokat,
a tényt igazoló megfogalmazást,
szükség szerint feltüntethető a cél,
amiért kiállították.
Példa:
81
Az engedély
Az engedély olyan irat, melyben valakinek
valamit megengedünk.
Ez lehet szóbeli vagy írásbeli nyilatkozat,
„kijelentés”.
Példa:
82
A munkavállalással
kapcsolatos ügyiratok
83
Alapfogalmak
A szerződés olyan okirat, mely mindkét
szerződő fél számára meghatározza a
jogokat és kötelezettségeket.
Általában pénzügyi, vagyonjogi vagy
munkajogi kérdésekben kötik.
Gyakoribb szerződésfajták:
a) munkaszerződés,
b) adásvételi szerződés,
c) bérleti szerződés.
84
A munkaszerződésnek
tartalmaznia kell:





a 2 szerződő fél pontos megnevezését,
a szerződés időtartamát,
a vállalt munkakör megnevezését,
a munkaköri kötelezettségek pontos
felsorolását == a munkaköri leírást
(ez melléklet is lehet)
a közvetlen felettes meghatározását,
85





a heti munkaidőt és annak elosztását,
egyéb feltételeket (pl. próbaidő)
a munkavállaló illetményét,
a munkáltató kötelezettségeit (pl. munkaruha, étkezési utalvány)
az átvett okmányok elismerését.
86
Példák egyéb, munkavállalással
kapcsolatos levelekre
Alkalmaztatási értesítés
Kinevezés
Munkaköri besorolás
Áthelyezés
Munkaviszony megszűnése
Szabadság engedélyezése
87
88
A vállalkozások, szervezetek,
intézmények ügyiratainak, leveleinek
csoportosítása
Belső levelezés
Külső levelezés
Ajánlatkérés
MegrenAjánlat delés
Megrendelés
visszaigazolása
Teljesítés
A teljesítés zavarai
89
90
A jegyzőkönyv
A jegyzőkönyv gyűléseken, üléseken,
tanácskozásokon, tárgyalásokon elhangzott kijelentések, viták, események, határozatok írásbeli rögzítése meghatározott
formában.
Fajtái: a) Kihallgatási jegyzőkönyv
b) Eseményjegyzőkönyv
c) Tanácskozási(lefolyás) jegyző91
könyv
A tanácskozási jegyzőkönyv
fajtái
teljes jegyzőkönyv
A rövidített jegyzőkönyv lehet:
A
– Tömörített: a lényeges mondanivaló
a felszólaló egyéni stílusának megtartásával
– Kivonatos: a lényeg rögzítése átfogalmazva múlt időbe és 3. személybe, a
mondanivaló lényegétől függően készülhet 50-30-25%-os terjedelemben.
92
A kivonatos jegyzőkönyv
szerkezeti felépítése
I. A fejrész
–
–
–
–
A felvétel helye, ideje
A szervezet neve, címe
A jelenlevők
Tárgymegjelölés
II. A főrész
– Előadás, vitaindító, beszámoló stb.
– Felszólalások, hozzászólások, javaslatok
III. A zárórész
– Határozat(ok)
– Utalás a keltezésre (K. m. f.)
– Aláírások (hitelesítés)
93
Jegyzőkönyv
X
K é s z ü lt n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
X
J e le n v o lta k : n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
X
A je g y z ő k ö n y v e t n n n n n n n n n n n n n n n n n v e z e tte .
X
T á rg y : n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n n
X
X
N nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
X
N nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
X
N nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
nnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn
X
K . m . f.
X
X
Pl.
X
A lá írá s o k
m unkakör
X
X
X
J e g y z ő k ö n y v i h ite le s ítő k
94
Az emlékeztető
Készítésének célja, hogy valamit emlékezetünkbe idézzen, valamely határidőre
felhívja a figyelmet.
Feladatokat, határidőket, felelősöket tartalmaz.
Példa:
95
A feljegyzés
Belső használatra készített rövid figyelmeztető irat a vezető vagy a beosztott
számára.
Fontosnak tartott tényekről, intézkedésekről stb. tájékoztat.
Példa:
96
A jelentés
A jelentéssel általában felettes személyt
vagy szervet informálunk , felvilágosítunk
valamilyen jelenségről, eseményről, ügyről.
Megkülönböztetünk:
rendszeres és
különleges jelentést.
Példa:
97
A körlevél
szervezetek egyik belső közlési módja
a körlevél. Általános érvényű elveket és
azok gyakorlati megvalósítására vonatkozó
utasításokat tartalmaz.
Az érdekeltek kézjelükkel igazolják, hogy
a levelet olvasták, de készülhet az érdekeltek számának megfelelő féldányban is.
Formailag kötetlen, a munkahelyeken kialakult gyakorlatnak megfelelően készül.
Példa:
98
A
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
99
100
Az ajánlat
Az eladó és a vevő egyaránt kezdeményezheti.
Megkülönböztetünk tájékoztató jellegű és
határozott témában írt ajánlatot és ajánlatkérést.
Általános
ajánlólevél
Érdeklődő
levél
Határozott
ajánlat
Ajánlatkérő
levél
101
Az általános ajánlólevél vázlata
Hivatkozás az eddigi üzleti kapcsolatokra, az érdeklődő levélre stb.
Áruajánlat
Árjegyzék, az ajánlott termékek részletes ismertetése
Megrendelés kérése és az áruszállítás
pontos teljesítésének igérete
Példa:
102
A határozott ajánlat vázlata




Hivatkozás a régebbi üzleti kapcsolatra
Az ajánlott termék pontos meghatározása és az eladás összes feltétele
Az ajánlati kötöttség időtartamának
megjelölése
A megrendelés kérése
Példa:
103
Az érdeklődő levél vázlata
Hivatkozás
újsághirdetésre, korábbi
üzleti kapcsolatokra
Tájékoztatás vagy árjegyzék kérése
Az áru megjelölése, esetleg a megrendelni kívánt mennyiség közlése
Érdeklődés a szállítási határidőről
Példa:
104
Az ajánlatkérő levél vázlata





Hivatkozás az eladó cég hirdetésére vagy a
korábbi tárgyalásra
A megrendelni kívánt áru pontos megjelölése, esetleg műszaki rajza, szabványványszáma, cikkszáma
A
szükséges
mennyiség
megközelítő
pontosságú meghatározása
A szállítási feltételek közlésének kérése (ár,
határidő, csomagolás, szállítás, kiegyenlítés
stb.)
A válasz kérése
Példa:
105
A megrendelés
Az adásvétel formai lebonyolítási módja:
a vevő levélben megrendeli a terméket
az eladó a megrendelést visszaigazolja
a két fél szállítási szerződésbe foglalja a
megrendelést.
106
A megrendelőlevélnek tartalmaznia
kell:
 Hivatkozást az eladó ajánlatára, hirde-
tésére, a személyes tárgyalásra,
 A megrendelt áru pontos megnevezését,
 Az áru mennyiségét,
 A megrendelt termék egységárát,
 A szállítás határidejét, az esetleges
részszállítások mennyiségét és határidejét,
107
 Az esetleges különleges megállapodá-
sokat,
 A fuvardíj elszámolásának és a szállítás
módjának a meghatározását,
 A kiegyenlítés módját és határidejét.
Példa:
108
A megrendelés visszaigazolása
Ebben az eladó kötelezettséget vállal a
megrendelés szerinti szállításra.
Tartalmában megegyezik a megrendeléssel, az eladó az abban foglaltakat ismétli
meg.
Példa:
109
A teljesítés
Az eladó
 a megrendelés teljesítésének időpontját
előzőleg szállítási értesítésben jelenti
be a vevőnek,
 a teljesítéssel egy időben vagy közvetlenül utána a szállítás tényét közlő
teljesítőlevelet küld a vevőnek,
– ennek melléklete a számla,
– a szállítás lebonyolítását fuvarlevél kíséri.
110
A szállítási értesítés vázlata
1.Hivatkozás a megrendelésre, ill. a szállítási szerződésre.
2.A megrendelt mennyiségű áru szállításának (átadásának) bejelentése.
3.A vevő figyelmeztetése a késedelmes
átvételből eredő hátrányokra.
111
A teljesítőlevél tartalmazza:
1. Hivatkozást a szállítási értesítésre
2. A számlát mint mellékletet a végösszeg
feltüntetésével
3. A számla megállapodás szerinti kiegyenlítését
4. A göngyöleg visszaküldésének kérését
5. Utalást a küldött áru minőségére
6. Befejezés
112
A számla
A teljesítőlevél melléklete a számla, mely
olyan okmány, amely tartalmazza a szállított árukat fajta szerint, a mennyiséget, a
minőséget, az egységárat és a teljes árat.
A számlát a gyakorlatban nyomtatott
számlalevéllel helyettesítik.
A vevő kötelessége a számla kiegyenlítése, ami lehet: átutalási megbízás
beszedési megbízás
terv szerinti fizetés
113
elszámolási utalvány
A fuvarlevél
A fuvarlevél olyan nyomtatvány (okirat),
amely a feladó, a címzett és a szállítmány
legfontosabb adatait tartalmazza, és a
feladást igazoló bizonylat.
114
A teljesítés zavaraival
kapcsolatos levelek
Amennyiben bármelyik fél hibájából nem
a szerződésben rögzített feltételek szerint történik a teljesítés, a teljesítés zavaráról beszélünk. Erről levélben értesítik egymást a partnerek.
Pl. - akadályértesítő levél
- kifogásoló levél
- árengedményt kérő levél
- kifogásoló, cserét kérő levél
- rendelkezésre bocsátó levél
115
116
Minden nyomtatványt csak
pontos adatokkal,
tintával vagy írógéppel,
törlés és helyesbítés nélkül
szabad kitölteni.
Gyakrabban használt nyomtatványok:
a) postai űrlapok,
b) banki utalványok,
c) kérdőívek.
117
Postai űrlapok
A
távirat
 A belföldi postautalvány
 Az átutalási postautalvány
 A szállítólevél
 Az értéklevél
 Az MNB-postautalvány
118
Banki utalványok
A készpénz nélküli kiegyenlítés, a számlapénzforgalom nyomtatványai a banki
utalványok:
az átutalási megbízás
– a fizetés kezdeményezője az adós
a
beszedési megbízás
– a fizetés kezdeményezője az eladó
az
elszámolási utalvány
– a kereskedelmi forgalomban - gazdálkodó
egységek által - használt fizetési mód
119
120
Angol nyelvű üzleti levél
Az angol üzleti levél
szabványában a British
Standards Institution által kiadott brit „Guide for
Typewriting” az irányadó.
A ma leginkább használt levélformák a következő részekből állnak:
121
1. Fejléc (letterhead)
2. Hivatkozási sor (reference line)
3. Keltezés (date)
4. Belső címzés (inside address)
5. Megszólítás (salutation)
6. Tárgy (subject line)
7. Levélszöveg (body of the letter)
8. Záróformula (complimentary close)
9. Név és aláírás (name and signature)
10. Mellékletek (enclosures)
11. Utóirat (postscript)
122
A levél alkotórészei
1. Fejléc
 általában
a levélpapírra nyomtatják
vagy a szövegszerkesztő programokban tárolják
 Tartalmaznia kell:
– a nevet,
– a címet,
– a telefon- és telefax-számot
– esetleg az igazgató nevét és a
cégbejegyzési számot
123
2. Hivatkozási sor (reference line)
Rendszerint a levél diktálójának és a
gépírónak a monogramjából áll.
3. Keltezés (date)
Pl.: 3 July 1998
July 3rd 1998
3rd July 1998
July 3rd, 1998
July 3, 1998
Nem ajánlatos az amerikaiak csak
számok-ból álló keltezését követni, pl.
1998-7-3
124
4. Belső címzés (inside address)
Magánszemélyek vagy személyneveket
tartalmazó személyi társaságok esetén:
Mr J. L. Smit
Mrs A J Gulliver
Ms Jane Mason
Miss Rosemari Thunderbell
Messrs Black & Sons
Nem személynevekből álló személyi társaságok esetén:
The British North Sea Oil Company
The Birmingham Polo Club
Tőketársaságok esetén:
The New York Fire Engine Inc.
Robertson & Partners Ltd
Harward & Freytag Plc
125
5. Megszólítás (salutation)
A belső címzéshez igazodva:
Dear Sir(s)
Dear Mr Gulliver
Dear Adam
Dear Madam(s)
Dear Ms Mason
Dear Jane
Amerikai nyelvterületen használatos:
Gentlemen(s):
6. Tárgy (subject line)
Szükségességéről még nem született megegyezés az EU-ban. Németországban a
levél alkotórészeként fogadják el, NagyBritanniában nem kötelező.
A tárgy sora a megszólítás után áll.
126
7. Levélszöveg (body of the letter)
3 részből áll: bevezetés,
a levél tulajdonképpeni célja,
zárómondat.
8. Záróformula (complimentary close)
Brit angolban a megszólítástól függően:
– ha nevén szólít
• „Yours sincerely”,
– ha általánosságban szólít meg
• „Yours faithfully”
Az Egyesült Államokban a megszólítástól
függetlenül:
• „Sincerely yours” vagy
• „Yours (very) truly”.
127
9. Név és aláírás (name and signature)
Általában az írja alá, aki diktálta vagy
írta a levelet. A név alatt a beosztás is
szerepel.
Pl.: J L Smith
Sales Manager
Helen Kessler
Personal Assistant
10. Mellékletek (enclosures)
A levél végén rövidítés formájában említik
meg:
„encl”, „enc(s)”.
11. Utóirat (postscript)
A kimaradt részek utólagos hozzáfüzésére
szolgál. A számítógéppel írott leveleknél
szükségtelenné válik.
128
129
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
130
131
Az E-mail előnyei, hátrányai
Minden eddiginél gyorsabb a levélváltás.
Nem dokumentálható olyan jól, mint a
hagyományos módon írt levelek.
Kevésbé felel meg az esztétikai szempontoknak és a magyar helyesírási
szabályoknak.
132
Az elektronikus levelezés
feltételei
Csatlakozás számítógépes hálózatra
(Legalább 2 gép összekapcsolása)
Mindkét félnek (címzett és feladó) legyen
címe
Levelezési segédprogram használata
(Pegazus Mail = PMAIL/HMAIL)
133
Az E-mail cím felépítése
username@domain name
(valaki @valahol)
(A domain név elemeit ponttal választjuk el egymástól.)
Pl. [email protected]
felhasználói név
domain name
elválasztó karakter
134
Levelezés a PMAIL programmal iskolai hálózatunkról
Belépés a helyi hálózatba
(login, password)
Pmail (hmail) begépelése - <Enter>
(Pmail = angol, hmail = magyar nyelvű program)
Menüsor jelenik meg.
135
Menü
B (N) Beérkezett levelek
L (S) Levélküldés
F (F) Fájlok küldése
T (B) Tallózás
A (O) Faliújság
S (C) Fájlszerver váltása
R (P) Környezet
E (E) Szövegfájl szerkesztése
K (Q) Kilépés vissza a DOS-ba
136
Választani a menüből:
kurzormozgató billentyű, <Enter>,
a kiemelt betű leütésével lehet.
A kilépés az utolsó menüponttal vagy
az <Esc> segítségével történik.
137
Levél olvasása
 Beérkezett levelek (B/N) - - <Enter>
 Megjelenik a beérkezett levelek listája,
melyből kiválaszthatjuk a megfelelőt.
 A levél felső (boríték) részén látható
információk: feladó(From:), címzett
(To:), a küldés dátuma (Date sent:), a
levél témája (Subject:).
Ezután következik a levél tartalma.
138
Műveletek a beérkezett
levelekkel
A beérkezett levél olvasás után:
Tárolható
dossziéban
háttértárolón
Törölhető
Rögtön válasz küldhető rá
Továbbküldhető másnak
Nyomtatható
139
Levélküldés
Levélküldés menüpont (L/S), <Enter>
Cím (To:), téma (Subj:) és szöveg
begé-pelése
Levél elküldése: <Ctrl - Enter>
Rossz címzés esetén levelünk „visszapattan”, és a beérkezett levelek között
jelenik meg.
140
A levélküldést segítő
funkciók
A címzésben:
Levélküldés egyszerre több címzettnek.
(A To: mezőbe, egymástól vesszővel
elválasztva több cím beírása.)
Levelező partnereink címét címtárban tátolhatjuk, így elég csak a címtárból kiválasztani.
A hálózati felhasználók nevei közül is választhatunk.
141
Szöveg formázása:
– Más szövegszerkesztőkhöz hasonlóan itt is
mód van a begépelt szöveg formázására.
Blokk- és fájlparancsok (Ctrl - K) segítségével lehetséges a szövegszerkesztő
funkció működtetése.
Szövegfájl szerkesztése (E)
142
Mellékletek, fájlok csatolása
(Mellékletként
küldhetünk
képet,
hangot, szöveges fájlokat.)
Levelünkről Másolatot küldhetünk a
címzetten kívül másoknak is.
143
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
TOVÁBB
144
145
Varázslók
Gyakrabban használt dokumentumtípusok formájának kialakításában a Word
Varázslói (Wizard) nyújtanak segítséget.
Kérdések sorozatával és a válaszok értékelésével alakítják ki és töltik meg tartalommal a kívánt dokumentumot.
Gyakran rendel a készülő dokumentumhoz sablont.
146
Dokumentumkészítés a
Wordben „Varázslóval”
 Fájl/Új (File/New) - <Enter>
 Válasszuk ki azokat, amelyek neve mellett a Varázsló (Wizard) szó is szerepel.
(Kiterjesztése: .wiz)
 A feltett kérdésekre adott válaszok alapján készíti el a dokumentumot, mely tovább szerkeszthető, módosítható stb.
147
Nyomógombok
Mégsem
<Vissza
Visszatér az
előző kérdésre.
Mégsem hozza létre
a dokumentumot.
Tovább>
Kész
Ugrik a következő
kérdésre.
Nem teszi fel a következő
kérdéseket, az alapértelmezések alapján elkészíti
a dokumentumot.
148
Néhány lehetőség
a Word97-ben
Levelek és faxok
- Borítékvarázsló
- Fax Varázsló
- Levél Varázsló
- Levélcímke Varázsló
Feljegyzések
- Feljegyzés Varázsló
Egyéb dokumentumok
- Önéletrajz Varázsló
149
A dokumentumokhoz
választható stílusok
Elegáns
Professzionális
Újszerű
150
Sablon



A sablon (template) egy olyan fájl, mely
egy-egy dokumentum külalakját határozza meg. A sablonban tárolt külalakot
veszi fel a dokumentum.
Kiterjesztése: .dot
Választható stílusok: elegáns
professzionális
újszerű
151
VISSZA A TARTALOMJEGYZÉKHEZ
VISSZA A FEJEZET ELEJÉRE
WORD INDÍTÁSA
WORD INDÍTÁSA MÁS BEÁLLÍTÁSSAL
TOVÁBB
152
153