Transcript Centaure et Epsilon

Solution
modulaire pour
le SI recherche
Gérer la recherche
&
sa valorisation
avec PLEIADE
Gestion de la
recherche
Passez à la
conduite de projet
avec Pléiade
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Gestion de la valorisation
de la recherche
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2
Par sa modularité et son
approche métier, Pléiade
s’adapte facilement :
• à la taille,
• au mode d’organisation,
• aux activités du site.
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3
Applications
tierces
Budgétaire et
comptable
CENTAURE XXL
Valorisation de la
recherche Gestion
des projets
(contrats)
Applications
tierces
Etudiants
EIS
SIRIUS XXL
Requêtes et
tableaux de bord
Gestion globale de
la recherche
Base de
données
Pléiade
Altéa Web
Extranet
Dialogue avec
l’étudiant et
l’entreprise
Pléiade Web
Intranet
Dialogue avec le
chercheur
Applications
tierces
Personnels
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4
Comment piloter dans l’environnement contemporain ?
LOLF
Environnement mouvant
RGPP
RCE
Modèle
SYmpa
Investisse
ments
d’avenir
Formation et recherche au plan international
Formation et recherche au plan national
et complexe
MENESR et
MINEFI
ECONOMIE
nationale
Modules pilotes
L’établissement
Union
Européenne
ANR
ÉCONOMIE
mondiale
Système d’Information
PRES
Ressources de la mission
Recherche
Ressources de la mission
Formation
Modules opérationnels
SATT
Service produit par la
mission Formation
Universités
étrangères
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Service produit par la
mission Recherche
EPST
Classement de
Shanghai
5
Pour correspondre aux
besoins du SI, une solution
logicielle doit offrir 4 niveaux
de fonctionnalités, conforme
à l’architecture ci-contre
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Gestion de la qualité
Courriers, tableaux et mails automatisés
Outils pour faire
circuler
l’information métier
Alertes
Outils de gestion des
droits et obligations sur
l’information : au niveau des
gestion des alertes, blocnotes courriers et mails
automatisés, envoi de
documents par mail pdf, etc.
Groupware
modules, des choix de menu, des
objets des fenêtres, des types
d’alertes, etc.
Workflow
Pléiade intègre
des outils de « reporting »
requêtes, tableaux croisés, rapports,
graphiques, à partir des modules QC
ETL et EIS
EIS Player disponible dans tous les
modules applicatifs + DW Pléiade,
entrepôt de données pour la
construction des indicateurs
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Aide à la
décision
Urbanisation
Pléiade s’intègre à
l’existant et facilite la
collaboration des acteurs :
interopérabilité avec les produits
nationaux et locaux, interaction services
et acteurs opérationnels
PLEIADE associe la richesse fonctionnelle à
l’adaptation au contexte organisationnel
7
QUASAR Conseil, éditeur et
intégrateur de la solution Pléiade,
assure l’accompagnement du
projet et du changement au sein
de l’organisation.
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Gestion des
dossiers &
contrats
Gestion des
projets de
recherche
Gestion des
appels à projet
Gestion des
dossiers de
valorisation et
de PI
Interaction
avec Pléiade
Web
Edition des
factures
CENTAURE
XXL
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Gestion des
cahiers de
laboratoire
Cartographie
des partenaires
Génération des
factures
Suivi des
justificatifs des
contrats
Prise en compte
des processus
du site
Gestion de
projets avec
graphe Gantt
Suivi de
gestion des
contrats
Simulations
budgétaires
des contrats
9
Pour les contratsPré dossier avec
simulation
gérés par les
tutelles du
laboratoire
Création Dossier
De valorisaiton
Enseignant chercheur
Enseignant chercheur correspondant
utilise
Création du dossier
Laboratoire
Elaboration du
Contrat avec un organisation
Publique ou privée
Responsable Equipe
Valorisation
Validation fiche de coût
Valorisation
Validation
Etude protection
Service financier
variantes
Prestations
récurrentes
Réponse à AO
Recherche
Débute
avec validation
financière
utilise
Peut débuter
avec validation
financière
Validation Pré dossier
Pour tous les
Cas
d’élaboration
Des contrats
Conventions
de subventions
VP CS ou CS
Validation Scientifique
Technique du dossier
Location immobilière
i se
Gestion dossier PI
utilise
util
Intégration des données
Dans le contrat quadriennal
Gestion valorisation PI
SG
Validation
de l’annexe financière
utilise
Validation juridique
Processus
recherche
Juridique
Processus
négociation
contrat
Gestion des dossiers de
licences
Circuit de Signature
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Négociation des contrats
Gestion de la PI
10
La fenêtre Contrat permet
de suivre le cycle de vie
du montage du dossier à
la clôture de l’exécution du
contrat. Elle permet de
gérer tous les types de
contractualisation. Elle a
son reflet dans Pléiade
Web pour l’interaction
avec le chercheur
Gestion des simulations du
budget des contrats
• Simulations
entièrement
paramétrables, pouvant être
multiples pour un dossier
• Adaptation des plans de
calcul aux règles des
financeurs
• Interaction
avec
les
justificatifs de dépenses et
le pilotage des contrats et
projets de recherche
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11
Les projets de recherche permettent
de faciliter la mise en œuvre de la
stratégie de recherche au sein de
l’établissement. Des fonctions de
pilotage sont disponibles au niveau
des projets de recherche.
Les appels à projet permettent de
mettre en place un système de veille,
de faciliter la communication avec les
chercheurs via Pléiade Web. Les
contrats peuvent être attachés à des
appels à projet. Les appels à projet
des principaux financeurs font l’objet
d’une codification et d’un suivi
spécifique.
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Fenêtre de génération des
factures de différents types :
• contrôle
et
détection
d’anomalies
• permet
d’éditer
les
factures avec un circuit
sécurisé
(pré-factures,
validation, original client,
duplicatas…)
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Centaure XXL offre un suivi des justificatifs des
contrats subventionnés :
• Génération des justificatifs par récupération
des pièces budgétaires sur convention ou CR,
avec suivi des conventions qui ont connu
plusieurs applications budgétaires (passage de
Nabuco à Sifac ou Cocktail),
• Possibilité d’ajout de pièces complémentaires
(en cas de financements complémentaires),
• Possibilité d’ajout de données extracomptables
de paie,
• Production des documents spécifiques des
financeurs totalement paramétrables.
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14
Le suivi de gestion des contrats :
•
Calculé à partir des données
comptables et budgétaires, mais
aussi de l’évaluation des timesheets
(chercheurs
et
équipements)
saisis
dans
Centaure ou Pléiade Web,
• Suivi pluriannuel y compris en
cas de changement d’application
budgétaire et comptable au cours
de la vie du contrat,
• Ce suivi permet d’alimenter le
pilotage des projets de recherche.
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15
Le gestion de projets permet :
- De
spécifier
les
tâches
récapitulatives (work packages
d’un contrat européen), et les
tâches élémentaires d’un contrat,
- D’y attacher des ressources en
prévisionnel par le biais des
simulations budgétaires,
- De gérer le réalisé par le biais des
time-sheets.
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16
Un graphe Gantt associé à la gestion de
projet permet :
• De visualiser de manière graphique les
enchainements de tâches,
• De visualiser les tâches récapitulatives et
les tâches élémentaires, ainsi que les
délais entre chaque, et les pourcentages
d’achèvement,
• De visualiser les jalons de début et fin.
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17
Suivi des ressources liées aux
tâches
récapitulatives
et
élémentaires, en prévu (issu des
simulations budgétaires validées)
et en réalisé (issu des timesheets validés).
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La gestion des dossiers de
valorisation : Il s’agit de collecter
et de gérer le dossier d’invention.
L’interaction avec Pléiade Web
permet à l’inventeur correspondant
de saisir et d’enrichir les données
du dossier. Le service de
valorisation pourra ensuite le gérer.
Une gestion des prospections est
également disponible.
La gestion des dossiers de P.I. :
Une
gestion
complète
des
différents types de dossier PI est
disponible. Elle permet de gérer les
procédures et les coûts, ainsi que
la copropriété, l’inventivité et, en
cas de contrats de licences, de
faire le lien afin d’obtenir un calcul
automatique des rétrocessions.
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19
Centaure
XXL
propose
en
interaction avec Pléiade Web une
gestion complète des cahiers de
laboratoire
• gestion du stock par type de
cahiers (avec alertes sur stock
minimal),
• gestion de la diffusion,
• gestion du stockage,
• gestion des bordereaux d’envoi.
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20
La cartographie des partenaires
peut être associée à la prospection
Il s’agit d’une véritable GRC :
• Permettant
de
gérer
des
opérations de prospection et
d’animation,
• Disposant d’un moteur de
recherche sur thésaurus ou sur
indexation de champs,
• Disposant
également
de
possibilités de diffusion contrôlée
sur un site,
• Pouvant être associée à des
fiches de prospections au niveau
des laboratoires,
• Utilisant la cartographie des
compétences des équipes.
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21
Gestion du
contrat
pluriannuel de
recherche
Prise en compte
des processus
du site
Gestion des
études
doctorales
Gestion des UE
d’études
doctorales
Gestion des
plateformes et
autres
regroupements
Gestion des
jurys de
recrutement
Gestion de tous
les conseils de
l’établissement
Sirius XXL
Gestion des
candidatures
HDR
Gestion des
publications
Gestion des
campagnes
BQR/FIR
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Gestion des
écoles
doctorales
Gestion de la
pédagogie des
études
Interaction avec
doctorales
Pléiade Web &
Altéa Web
22
Enseignant chercheur
Dossier personnel
Dossier étudiant
Etudiant doctorant
utilise
Dossier laboratoire
Scolarité
Suivi cursus thèse
Dossier «équipe
DRH
Gestion des soutenances THESE
altern
Contrat quadriennal
Responsable/secrétaire
laboratoire/équipe
Ecoles doctorales
Dossier ED
ative
Candidature HDR
Dossier PPF:IFR
Direction PPF/IFR
FEDERATION
Recherche
Dossier BQR
Gestion des soutenances HDR
Exécution BQR
Service financier
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Interaction Pléiade Web et
Altéa Web
Fonctionnalités Sirius XXL
23
Les informations relatives aux
doctorants peuvent être obtenues :
Gestion
complète
des UE
d’études
doctorales
• par saisie,
• par interopérabilité permanente
avec Apogée,
• par accès par le biais de
l’annuaire LDAP, puis par
Apogée.
La fenêtre de gestion des
thèses permet :
* Utilisation des OPI
* Signatures
dématérialisées des
documents
• De gérer le processus
complet pluriannuel de suivi
de la thèse (courriers et
mails automatisés, suivi des
étapes
des
processus,
OPI…),
• En liaison ou non avec
Apogée,
• Avec possibilité d’éditer
le diplôme.
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24
Les UE d’études doctorales
peuvent être gérées, en lien avec
Altéa Web :
• Avec un suivi des sessions,
• Avec la planification des
séances, suivi des intervenants
et volumes horaires, et édition
des plannings,
• Avec le suivi des présences et
des résultats.
* Utilisation des OPI
* Signatures
dématérialisées des
documents
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25
La gestion des candidatures
à l’HDR permet :
•
de constituer le dossier de
candidature, qui peut être
saisi par la personne avec
Pléiade Web,
• d’instruire le dossier,
• de
gérer
toutes
les
opérations relatives au
processus de soutenance.
La
gestion
des
BQR/FIR permet :
campagnes
• de décrire les caractéristiques
des campagnes d’appels à projet
internes,
• de saisir les propositions de
dossiers des chercheurs. La
saisie peut être faite avec
Pléiade Web,
• d’instruire les dossiers,
• de gérer le rapport justificatif de
l’utilisation des financements.
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26
Les publications peuvent être
saisies dans Sirius ou Pléiade
Web ou peuvent être importées
à partir des sites d’archives
ouvertes HAL et HAL SHS, par
la technique des Web Services
ou l’import d’un fichier XML.
Les codifications permettant de
les affecter à la production des
chercheurs sont conformes à
celles de l’AERES.
Pléiade Web et Sirius permettent
de procéder aux classements
aux différents niveaux et d’établir
des listes normalisées.
Import HAL et HAL
SHS, Web Services
ou XML classique
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27
La fenêtre « laboratoire »
permet de gérer, par contrat
pluriannuel de recherche, toutes
les données relatives au
laboratoire,
ses
équipes,
personnels
et
doctorants,
ainsi
que
ses
activités
(publications,
contrats
de
recherche, dossiers de P.I.,
prospection,…).
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28
La fenêtre « école doctorale »
permet de gérer toutes les
données relatives aux écoles
doctorales, notamment pour
permettre l’élaboration du
contrat
pluriannuel
de
recherche en automatique.
Comme pour les laboratoires,
les données sont historisées et
permettent
de
suivre
les
activités.
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29
Confection automatique
des données pour les UR,
les ED et les structures
fédératives
La fenêtre de gestion des
informations
du
contrat
pluriannuel de recherche pour
les UR, écoles doctorales, et
regroupements de recherche,
permet de réaliser le bilan et le
projet, à partir des données
existantes dans Pléiade.
On
peut
alors
automatiquement :
Production automatique
des tableaux pour l’AERES
et des XML pour SIREDO
Mise à jour à chaque
vague
•
Pour l’AERES :
Les annexes de l’UR1, notamment
la liste des publications,
Tous les tableaux (avec toutes les
données) de l’UR2.
•
Bilan et projet
produire
Pour SIREDO :
Les fichiers XML,
Les données sont gérées de
manière interactive avec les UR
grâce à Pléiade Web.
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30
La gestion des conseils offre la
possibilité de gérer :
• La définition des conseils,
• La composition des conseils
avec
la
définition
des
personnes et de leurs rôles,
• La gestion des séances
incluant :
- Les envois de documents
préparatoires
- La mise à disposition sur
un site des dossiers avec
un niveau de diffusion
- La diffusion des comptes
rendus…
En interaction avec Altéa Web
pour les membres extérieurs des
conseils.
31
La gestion jurys de recrutement
offre la possibilité :
• De définir les commissions qui
se tiennent,
• De définir la composition des
commissions, avec courriers de
convocation à chaque séance,
• De gérer les candidatures avec
avis final et création ou non
d’une fiche « personnel » dans
le cas ou la candidature
aboutirait.
32
Gestion des
contrats
Gestion des
pré-dossiers
Facturation et
édition des
factures
Simulations
budgétaires des
pré-dossiers et
contrats
Pléiade
Web
Interaction Contrat
pluriannuel de
recherche
•
•
Laboratoires / Equipes
• Doctorants
• Fiches chercheurs
Fiches immobilisations
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Mise à jour
des structures,
équipements,
personnes
Gestion des
demandes d’achats
et d’ordres de
mission avec SIFAC
Saisie des timesheets chercheur
et équipement
Gestion des
activités du
chercheur
•
•
•
•
•
•
Dossiers de valorisation (inventions)
HDR
BQR
Publications
Suivi des encadrements de doctorants
Suivi des stages
33
Gestion des contrats et pré-dossiers
Un système de pré-dossiers
permet au chercheur de saisir
des données, d’effectuer des
simulations budgétaires.
Les pré-dossiers sont validés
par le service valorisation dans
le
module
Centaure,
et
deviennent des dossiers. Ils
deviendront « contrats » dès lors
qu’ils seront signés.
La saisie des contrats, gérés
par les cotutelles des laboratoires
reprend les éléments communs à
Centaure XXL,
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34
Gestion des simulations budgétaires des pré-dossiers, dossiers et contrats
La gestion des simulations
budgétaires permet :
• au chercheur de calculer un
devis au niveau du prédossier,
• aux personnes habilitées
(gestionnaires laboratoires,
responsables scientifiques)
de gérer les simulations
budgétaires des pré-dossiers
validés, pour ceux qui ne sont
pas gérés par l’établissement.
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35
Gestion de la facturation des échéances
De la même manière que dans
Centaure XXL, il est possible de gérer
la facturation des échéances dans
Pléiade Web.
Les échéances scientifiques liées aux
échéances financières non honorées
apparaissent en tant qu’anomalies,
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36
Saisie des time-sheets
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Les chercheurs peuvent saisir leurs feuilles de
temps passés sur les contrats de recherche. Ils
peuvent également saisir les feuilles de temps des
équipements utilisés (en lien avec Neptune)
Les données sont ensuite à disposition des
gestionnaires, via Centaure XXL, notamment pour la
valorisation du coût et les justificatifs de dépenses
37
Gestion des demandes d’achats et ordres de mission en lien avec l’application budgétaire et comptable
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Pléiade Web permet également :
• De saisir des demandes
d’achat et ordre de mission,
• De lier les commandes
correspondantes émanant de
l’application budgétaire,
• De gérer un processus de
validation des composantes et
pôles,
• De gérer le service fait,
• De bénéficier d’outils workflow
(alertes,
gestion
de
documents…).
38
Gestion des structures
Les directeurs et secrétaires de
laboratoires peuvent mettre à
jour les informations les
concernant dans les fiches
« laboratoire », « équipe » et
« personnel ».
Les chercheurs peuvent mettre
à jour les données de leur fiche
« personnel », incluant leur
fiche de compétences et leur
CV. Ils peuvent consulter les
fiches de leur structure.
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39
Gestion des activités de recherche - Publications
Les chercheurs peuvent renseigner
leurs activités de recherche, dont les
publications ou consulter les
publications récupérées à partir de
HAL et HAL SHS.
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40
Gestion des activités de recherche – BQR/FIR
Les
chercheurs
peuvent
répondre aux appels à projet
internes s’ils appartiennent au
laboratoire et à l’équipe, charger
leur rapport justificatif, leurs
publications,
visualiser
les
avis…, en interaction avec le
service Recherche
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41
Gestion des activités de recherche – Invention
La gestion des dossiers de
valorisation permet à l’inventeur
correspondant
d’enrichir
les
données concernant l’invention,
en interaction avec le service
valorisation
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42
Gestion du contrat pluriannuel de recherche
Les utilisateurs ayant accès à
Pléiade Web peuvent consulter les
données du contrat pluriannuel
de recherche de l’unité de
recherche
dont
ils
sont
responsables (ou gestionnaires),
visualisation qui résulte de leur
enrichissement des données de
recherche
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43
Entreprises
Membres des
conseils
Offres de stages
Diffusion des
documents des
séances
Entreprises
Suivi et évaluation
des stages
Etudiants
Entreprises
Préinscription des
doctorants
Suivi du livret
d’apprentissage
Altéa Web
Etudiants
Entreprises
Interaction avec le
tuteur pour les
stages et
l’apprentissage
Mise à jour de leurs
données
Etudiants
Suivi des études
doctorales et
demande de
soutenance de thèse
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Etudiants
Etudiants
Mobilité
internationale
Mise à jour
de leurs données
44
Les étudiants peuvent mettre à jour
leur fiche personnelle, provenant
d’Apogée ou saisie dans Pléiade, de
même
que
les
entreprises
connectées.
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45
Suivi des offres pré-stages :
Les entreprises déposent leurs offres,
qui sont validées par les services
centraux.
Les étudiants visualisent les offres de
leur cursus et candidatent.
Les entreprises peuvent convoquer
les candidats à des entretiens, qui
déboucheront peut-être à la sélection
finale d’un stagiaire.
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46
Suivi des stages
Les entreprises d’accueil et
tuteurs enseignants peuvent
accéder au suivi de leurs
stagiaires
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47
Suivi des stages - Evaluations
Les entreprises d’accueil et tuteurs
enseignants peuvent saisir les fiches
d’évaluation (les rubriques sont
totalement
paramétrables
par
l’établissement)
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48