Tina Baasch Finanzabteilung FH Kiel Beschaffung

Beschaffungswesen an der Fachhochschule Kiel

26.04.2020

Tina Baasch Finanzabteilung FH Kiel Beschaffung Rechtliche Grundlagen Die wichtigsten nationalen und internationalen Vergabevorschriften.

26.04.2020

Tina Baasch Finanzabteilung FH Kiel Beschaffung Rechtliche Grundlagen Zusätzlich unterliegt jeder Beschaffungsvorgang noch folgenden Vorschriften: • Vertragsrechtliche Vorschriften (BGB, HGB, VOL/B, EVB u.ä.) • Haushaltsrechtliche Vorschriften (BHO, LHO, HGrG u.ä.) • Preisrecht (PreisG, VOPR 30/53 u.ä.) • Sonstige Landesvorschriften: - Landesbeschaffungsverordnung - Beschaffungsordnung der Fachhochschule Kiel - Schleswig-Holsteinische Vergabeverordnung - Mittelstandsförderungsgesetz - Korruptionsrichtlinie 26.04.2020

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Vergaberechtliche Grundlagen Ausschreibungsarten 1.Nationale Verfahren Voraussetzung: Schwellenwert gem. § 2 VgV ist nicht überschritten 193.000,00 Euro • Öffentliche Ausschreibung Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Regelfall über die öffentliche Ausschreibung.

Eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen werden öffentlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert Beschaffungen ab 50.000,00 €

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• Beschränkte Ausschreibung In der Regel mit Teilnahmewettbewerb, aus dem Bewerberkreis wird eine Auswahl von Anbietern aufgefordert ein Angebot abzugeben Beschaffungen ab 25.000,00 bis 50.000,00 € • Freihändige Vergabe Mit und ohne Teilnahmewettbewerb, der Auftraggeber wendet sich an mehrere ausgewählte Anbieter Beschaffungen bis 25.000,00 € 3 schriftliche Angebote zzgl. Beschaffungsvermerk

Kann bis 5.000,00 € von den Fachbereichen eigenständig durchgeführt werden

Die öffentliche Ausschreibung und die beschränkte Ausschreibung läuft ausschließlich über die zentrale Beschaffungsstelle

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Übersicht der nationalen Vergabearten:

1.Freihändige Vergabe

formlose Preisermittlung schriftliche Preisermittlung über 500,00 € über 800,00 € bis bis 800,00 € 25.000,00 €

2.Beschränkte Ausschreibung

zentrale Beschaffungsstelle über 25.000,00 € bis 50.000,00 €

3.Öffentliche Ausschreibung

zentrale Beschaffungsstelle über 50.000,00 € Bei einer schriftlichen Preisermittlung sind immer mindestens 3 Angebote einzureichen!

Ab 5.000,00 € sind die schriftlichen Einholungen der Angebote immer einzureichen!

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Vergaberechtliche Grundlagen 2.Internationale Verfahren Voraussetzung: Schwellenwert gem. § 2 VgV ist überschritten

193.000,00 Euro

• Offenes Verfahren Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Regelfall im offenem Verfahren.

Eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen werden öffentlich zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

(entspricht der öffentlichen Ausschreibung)

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• Nichtoffenes Verfahren Öffentliche Aufforderung zur Teilnahme, aus dem Bewerberkreis werden dann eine beschränkte Anzahl von Unternehmen aufgefordert ein Angebot abzugeben.

(entspricht der beschränkten Ausschreibung) • Verhandlungsverfahren Im Verhandlungsverfahren wendet sich der Auftraggeber mit oder ohne vorherige öffentliche Aufforderung zur Teilnahme an ausgewählte Unternehmen, um mit einem oder mehreren über die Auftragsbedingungen zu verhandeln.

(entspricht weitestgehend der freihändigen Vergabe) Preisverhandlungen sind jedoch auch in diesem Fall streng untersagt!

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• Wettbewerblicher Dialog Neues Verfahren gem. Vergabekoordinierungsrichtlinie Der Auftraggeber kann eine Höchstzahl von Unternehmen bestimmen, die zur Teilnahme am Dialog aufgefordert werden. Anschließend werden in vorher festgelegten Phasen Verhandlungen mit den Unternehmen geführt, bis ein Ergebnis erzielt ist.

Dieses Verfahren ist nur bei besonders komplexen Leistungen anzuwenden!

Alle internationale Verfahren werden ausschließlich durch die zentrale Beschaffungsstelle durchgeführt

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Ablauf einer Beschaffung

1.Bedarfsermittlung

Welches Gerät wird benötigt? Welche Spezifikationen müssen vorhanden sein?

Bereits hier ist bei der Markterkundung (Kontakt mit potentiellen Anbietern) darauf zu achten, dass der spätere Wettbewerb nicht beeinflusst oder verengt wird.

2.Sicherung der Finanzierung

Sorgfältige Schätzung des Kaufpreises.

Stehen ausreichend finanzielle Mittel zur Verfügung? Werden weitere finanzielle Mittel für Umbau, Installation oder Nebenkosten benötigt?

3.Erstellung der Leistungsbeschreibung

Festlegen des benötigten Gegenstand mit erforderlichen Spezifikationen Die Leistung ist eindeutig und erschöpfend zu beschreiben (herstellerneutral)

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4.Entscheidung der Vergabeart

nationales oder internationales Verfahren?

internationales Verfahren zentrale Beschaffungsstelle Im folgenden wird das nationale Verfahren beschrieben.

5.Einholung der Angebote

Die Angebote sind vom Fachbereich eigenständig unter folgenden Voraussetzungen einzuholen: - eindeutige, erschöpfende, herstellerneutrale Leistungsbeschreibung - schriftliche Anfragen, zum gleichen Zeitpunkt - vergleichbare Angebote - Wechseln zwischen den Anbietern - Preisabsprachen sind strikt verboten - mindestens 3 Anbieter sind anzuschreiben Ab 800,00 € müssen immer schriftliche Angebote angefordert werden

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6.Wertung der Angebote

Die eingegangenen Angebote sind nach fachlichen und technischen Gesichtspunkten auszuwerten. Die Wahl muss auf das wirtschaftlich günstigste Angebot fallen.

7.Dokumentation

Eine Dokumentation (Beschaffungsvermerk) hat von Anbeginn des Vergabeverfahrens und fortlaufend zu erfolgen.

Hier sind das Vergabeverfahren sowie alle festgelegten Entscheidungen zu dokumentieren. Sollte nicht der preisgünstigste Anbieter den Zuschlag erhalten, muss eine ausführliche Begründung auf dem Vermerk aufgeführt werden.

Ein Beschaffungsvermerk ist ab 500,00 € in jedem Fall zu fertigen!

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Besonderheiten der IT-Beschaffung • Beschaffungen im Regelfall über den IT-Rahmenvertrag Sollten Geräte nicht über den IT-Rahmenvertrag beschafft werden können, gilt folgende Vorgehensweise: • Ab einem Nettowert von 150,00 € ist jede Beschaffung über die zentrale Beschaffungsstelle einzureichen • Einholung von 3 produktneutralen, vergleichbaren Angeboten • Beschaffungsvermerk fertigen • Ab einem Beschaffungswert von 5.000,00 € schriftliche Angebotseinholung • Schriftliche Begründung, warum nicht aus dem Rahmenvertrag beschafft wird