Transcript Foredrag
Prosjektprosessen i Helse Vest Johnny Heggestad Prosjektdirektør Helse Vest RHF Prosjektprosessen i Helse Vest • Mål og strategi • Prosess og metodikk • Styring og prioritering av prosjekta Strategi og porteføljestyring Kva er ein prosjektportefølje? Portefølje Portefølje Program Prosjekt Prosjekt Prosjekt Portefølje Program Prosjekt Prosjekt Prosjekt Prosjekt Strategisk retning • Organisasjonsutvikling og gevinstrealisering • Prosess og beslutningsstøtte • Styring av prosjektporteføljen – evaluering av resultat • Tilgangskontroll og personvern • Samordning, integrasjon og applikasjonsarkitektur • Driftsstabilitet og teknologiutvikling • Nasjonale initiativ Føresetnad for levering av nytte (”Det gylne triangel”) God forankring i toppleiinga Prosjektleiing Endringsleiing ”Building the ship” ”Preparing the crew” Forbetring krev endring – endring krev leiing! Kilde: PMI Prosjektprosessen i Helse Vest • Mål og strategi • Prosess og metodikk • Styring og prioritering av prosjekta Helse Vest prosjektprosess Linje Porteføljestyring Vurdering Porteføljestyringsprosesser Prosjektstyring Initiering Prioritere de Etablering rette prosjektene Gjennomføring Avslutning Prosjektledelse, styring og rapportering Kommunikasjonsaktiviteter, interessentar etc Endringsledelse og gevinstrealisering Standard prosess og styrende dokumenter FASE: PROSESS INITIERING Linje VURDERING ETABLERING GJENNOMFØRING AVSLUTNING Porteføljestyring Vurdering Øvrige porteføljestyringsprosesser Prosjektstyring Initiering Etablering Gjennomføring Avslutning Prosjektledelse, styring og rapportering Endringsledelse/kommunikasjonsaktiviteter etc Verktøykasse/ Sentrale dokumenter • Retningslinjer • Prosjektfor vurdering beskrivelse • Beslutningsunderlag • Prioriterings• Kost/nytte• kriterier vurdering • Riskoanalyse • Prosjektmandat • Prosjektmandat • Prosjektadministrative dokumenter • Prosjektplaner • Prosjektplan • Kommunikasjons- • Prosjektrapporter plan • Prosjektdokumentasjon • Kost-/nytte• Prosjektleveranser vurdering (egen metodikk og spesifikke dokumenter for • Risikoanalyse gjennomføring pr type prosjekt) • Prosjektbudsjett • Prosjektregnskap • Ressursavtaler • Risikovurdering • Timelister • Prosjektevaluering • Gevinstrapport • Sjekkliste for prosjektavslutning Ny IKT styringsstruktur Direktørmøte AU Strategisk IKT-forum Porteføljekontor System-/ prosesseigar Systemansvarlege Driftsmøter Arkitektur fagforum Klinisk IKT fagforum Sikkerhetsutvalget Adm./økon. IKT fagforum Årshjul for Porteføljestyringsprosessen Invitasjon til innsendelse av prosjektkandidater fra porteføljekontoret (følgeskriv som beskriver det som er fastlagt og en forventning til hva som blir tilgjengelig av investeringsmidler) Budsjettvedtak i styret for Helse Vest IKT. Utarbeidelse, kvalitetssikring og intern prioritering av prosjektkandidater i foretakene -kost-/nyttevurderinger -beregning av drifts- og forvaltningskostnader Vedtak i AD-møtet om prosjektportefølje. Februar Desember Porteføljekontoret sammenstiller prioriterte lister fra de ulike samarbeidsfora - fanger opp eventuelle endringer i kandidatene 1. oktober 15. mai August/ september Behandling av delporteføljer i samarbeidsfora Helseforetakene sender inn sine prosjektkandidater til porteføljekontoret (komplett med kost/nytte, god kvalitet på kandidaten, prioritert fra HF… Porteføljekontoret fordeler kandidatene til de respektive samarbeidsfora Koordinering mellom HF, IKT, programmer og porteføljekontoret i forhold til arbeidsdeling på regionale kandidater For regionale kandidater beregner hvert berørt HF sine forventede nyttevirkninger Prosjektprosessen i Helse Vest • Mål og strategi • Prosess og metodikk • Styring og prioritering av prosjekta Porteføljestyring prioriteringsprosess Prioritering og beslutning av Prosjektportefølje m/ IKT-ledere Prioritering del prosjektportefølje Kategorisering, evaluering, forslag prosjekt portefølje Prosjekteier HF, RHF, IKT Porteføljekontor Samarbeidsfora Porteføljestyret Prosjekt Porteføljestyring - Prioriteringsprosess Foreløpig Prioritering Utarbeid Prosjektkandidat Samlet innstilling for prosjektporteføljen Etablere prosjekt porteføljen Håndtere ikke godkjente prosjekt Iverksetting av godkjente prosjekt Igangsette prosjekt Kriterier for å prioritere • Gjeldande mål og strategi (3-5 års perspektiv) – Gir føringar for tiltak og iverksetting av nye prosjekt • Handlingsplan (årlege vurderingar) – Handlingsplanane blir iverksette gjennom budsjettarbeid og gir føringar for oppstart av nye tiltak/prosjekt og justering av eksisterande prosjekt i porteføljen • Det er avgjerande at prosessen med porteføljestyring er godt samkøyrd med budsjettprosessen – Skal sikre prioritet, økonomi og ressursar til prosjektgjennomføringa • Overordna prioritetskriterium: – – – – – – Strategisk forankring Tiltak i handlingsplanen Prosjekt og livssykluskostnad Resultat frå kost/nytte vurdering Tilgang på ressursar og teknologi Korleis prosjektet er avhengig av andre prosjekt/tiltak ”Anskaffelse” av prosjekt Strategisk forankring Nytte Risiko Arkitektur Tiltak i handlingsplanen Prosjekt og livsykluskostnad Usikkerhet i estimater Tilgang på teknologi Tilgang på ressurser Avhengighet til andre prosjekt/tiltak 15% 15% 40 % 30 % Prosjektstatus (Dashbord) Prosj. Prosjekt pr. 1.kvartal 2011 nr. 795301 Felles EPJ, anskaffelse + innføring 303 Teleradiologi - sømløs informasjonsutveksling 306 ESAC Cytodose 307 PACS RIS oppgradering - Bergen 309 PACS- RIS oppgradering - Fonna 313 Mikrobiologi Stavanger 313 Mikrobiologi Fonna 317 Kvalitetsprogrammet i Helse Vest 333 Program Heilskapleg styringsinformasjon 334 Styringsinformasjon Helsefag 337 Innkjøpsprogrammet 351 Testmetodikk 356 IKT-verktøy Pasienterfaringsdundersøking 360 Meldingsløftet Program 361 EPJ - Lokalt prosjekt HST fase 2 362 EPJ -Oracle Financials integrasjon 363 Felles EPJ RUS 367 Prosang - Samordning av infrastruktur 372 Samlepunktet (Felles brukeradministrasjon) 374 Publiseringsløsning Helse Vest 379 Automatisk frikort - utfasing av POLK 386 Felles EPJ Brukeradministrasjon Forprosjekt 387 EPJ Lokalt prosjekt HFD fase 1 388 EPJ Lokalt prosjekt HFO fase 1 389 EPJ Lokalt prosjekt HBE fase 2 392 Felles EPJ EKG Database 393 Ny PC klientplattform 394 VISMA oppgradering 395 EPJ - oppgraderinger 396 Felles EPJ - LOP 398 Fra bestilling til betaling 795399 Felles nødjournal - erstatningsjournal IKT093 MOT - Personalportalen RHF Kvalitetsprogrammet - LOP 795400 Innføring av inngåande e-faktura 401 Digitalisering nyrebiopsiregisteret 402 Anskaffing og innføring av stamcelle 403 Oppgradering Carestream Framdrift HVE HVE HVE HBE HFO HST HFO HVE HVE HVE HVE HVE HVE HVE HST HVE HVE HVE HVE HVE HVE HVE HFD HFO HBE HVE HVI HVE HVE HVE HVE HVE HVE HVE HBE HBE HST Kost Kvali- Kommentar tet Felles EPJ rapporterer nå alt grønt selv om det er mindre avvik i noen Iintegrasjoner bruk i HF: Bergen, Stavanger (og Fonna), fortsatt uutnytta integrasjonspotensiale Ca 3 mnd. etter opprinneleg plan. Driftsetting har stoppa opp i Fonna. Driftsoppstart ligger noe etter planlagt, som var mars 2011 RIS levert, noe utfordring på PACS-lev. Felles EPJ avhengig av RIS Stavanger avslutter i løpet av Q1-2011 Fonna er nå i rute i hht Felles EPJ, planlagt avsluttet juli 2011 Kvalitetsregistre som planlagt Vurderer avikling av prorgam til fordel for forvaltnnigamatrise Forsinket med Helsefag i flere foretak Forsinket regionalt, grunnet ressursmangel og tilpasning til nasjonalt løp Testoppsett og verktøy i samkjøring med EPJ-programmet, stort sett i rute I rute i samsvar med replanlagde aktivitetar Vansker med å holde tempo i antall pilotoppstarter + drifts/forvaltningsproblematikk BUPA og Oracle-integrasjon er i prod. Noe usikkerhet om Sympathy patologi. Gjennomført Fonna gjennomført som planlagt Følger revidert prosjektplan, ferdig levert pr. februar 2011 Noe Manglende avklaring org.strukt HST Lagetforsinket. ny fremdriftsplan, alle HF på ny løsning høsten2010. Diskuterer restanser med Ergo Holder framdrift, noe økt budsjett i 2011. Avventer noe planer på leverandørsiden. Levert Optimaliseringsløpet går som planlagt Forsinket oppstart Helse Stavanger Replanlagt med gjennomføring i perioden feb.-mai 2011 Utsatt statusrapport pgs omorganisering, samordning med øvrig LOP Prosjekt under etablering/oppstart, samordning 394, 400, 404 Ferdig løsning satt i bruk, noe feilretting og avslutningsarbeid pågår. Levert i hht mål og resultat for 2010 Inngår som del av 795398 Utlysning Doffin i febr., scannervalg i mai Prosjekt under etablering Gjennomføres jan.-mai 2011 Prosjektportefølje ”Maturity model” Gevinstar for alle prosjekt er evaluert i etterkant og erfaring vert brukt i val av prosjekt Prosjektvalg og prioritering er transparent og gjort gjennom systematiske prosedyrar Ressursbehov er planlagt for alle prosjekt (Prosedyrar for å løyse ressurskonfliktar) Kunnskap om status og framdrift i alle prosjekt (Rapporteringssystem) Kunnskap om pågåande prosjekt (Prosjekt database) Prosjektprosessen i Helse Vest Kommentarar? Spørsmål? Samordning av IKT i AMK Forprosjekt SAMORDNING AV IKT I AMK • • • • Forprosjekt 2010 -2011 Mål og hensikt Etablert prosjektdirektiv Etablering av styringsgruppe Hovedmål • AMK skal fungere som akuttmedisinsk kommunikasjonssentral internt og eksternt i daglig virksomhet så vel som i katastrofesituasjoner. • De prehospitale tjenestene skal ha nødvendige og sikre IKT-verktøy for å fylle sin rolle, også i katastrofesituasjoner. • Beskrivelse av scenario der samhandlingsreformens intensjoner blir førende for de prehospitale tjenestene. Leveranser • • • • Detaljert beskrivelse av nå-situasjonen og lokale planer. Ansvaret for de ulike systemene er klart beskrevet. Beskrivelse av gap i verktøyporteføljen Forslag til: – Samarbeid mellom de fire helseforetak for å sikre at tjenesten har de mest kostnadseffektive teknologiske løsningene. – Riktig grad av oppetid og responstid med rask tilgang til IKT-støtte. – Hvordan en skal gi fagmiljøene bedre styring med sine IKT-verktøy for å støtte arbeidsprosessene. – Innspill til MTU- ,tele-miljøene og Helse Vest IKT med ønsker til forbedringer i støtten. – Prioritering og utprøving av nye applikasjoner og tjenester – Beskrivelse av de IKT-løsningene der nasjonal samordning er nødvendig og forslag til fremgangsmåte for å oppnå dette. – Hvordan AMK-sentralene skal kunne overta for hverandre som reserve AMK. – Opplæring og brukerstøtte – Hvordan RAKOS kan forsterke arbeidet for å oppnå- og lede samordning mellom HF-ene og mellom helseregionene nasjonalt innen IKT og de prehospitale tjenester. Leveranser • Beskrivelse av ressursbehovet for å oppnå de forbedringer som foreslås på kort og lang sikt. • Prioritert liste i innspill til andre fagområder om ønske til forbedringer i deres IKT-verktøy. • Oversikt over behovet for fremtidge tiltak, prosjekter og videre utvikling. • Prioriterte forslag til aktuelle prosjektkandidater på kort og lang sikt basert på en kost-nyttevurdering. • Prosjektet skal underbygge at kostnadene til innkjøp, drift og vedlikehold bli redusert som et resultat av arbeidet og anslå hvor mye. • Prosjektet skal sannsynliggjøre at oppetid og drift av de ulike verktøy vil bli bedre med de nye forslagene. • Prosjektet skal lage en samlet analyse av antatte kostnader for de ulike tiltak og nytteverdien av å iverksette disse. Basert på dette skal prosjektet foreslå en prioritering av tiltakene. Styringsgruppe • Leder: Prosjektdirektør RHF/ den i RHF-et som følger opp RAKOS • Leder RAKOS • En fra hvert HF der følgende funksjon ønskes dekket: – Ambulanse – Medisinsk ledelse AMK – Telemiljøet – IKT • Akutmottak • Helse Vest IKT – seksjon prosjekt/utvikling Prosjektgruppe • Prosjektleder (fra RAKOS) • En fra hvert HF der følgende funksjon ønskes dekket: – AMK-leder – Ambulanseleder – Akuttmottak – Teknisk rådgiver • 1-2 fra H-V IKT • En fra testmiljøet i HF Aktuelle referansegrupper • • • • • • • • Leder for MTA i hvert HF Leder for telemiljø i hvert HF Fagdirektører Arkitekturforum Norsk Luftambulanse KoKom Akutmottak Legevakten (lege, avd.leder)