Transcript Förstudie IT-verksamheten (ppt)

Förstudie IT-verksamheten
Umeå kommun
Sammanfattning av det dokument
som redovisades för revisorerna
2013-06-18
Bakgrund
■ Umeå kommun har med externt stöd själva låtit undersöka sin ITverksamhet. I december 2012 fick ansvariga för den centrala delen av ITverksamheten en rapport som berör kostnader (drift, support, förvaltning,
utveckling etc.), komplexitet (bland annat kostnader och nyckeltal för
datorarbetsplatser) och styrning (strategisk överensstämmelse,
värdeskapande, riskhantering). Rapporten innehåller även jämförelser med
Västerås och Örebro kommun samt den egna utvecklingen sedan 2008
■ Revisionen anser att IT-verksamheten omfattar och påverkar, förutom det
rent tekniska under säkra former, två centrala områden i den kommunala
verksamheten, behovet av att effektivisera och förmågan att kapa
kostnader.
■ KPMG genomförde och rapporterade under våren försommaren 2013 en
förstudie
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
1
Syfte
■ Förstudien har haft som syfte att beskriva ett antal delområden inom ITverksamheten för att därmed skapa ett underlag till revisorernas risk- och
väsentlighetsanalys så att eventuellt behov av granskning får ändamålsenlig
omfattning och inriktning.
– Den centrala IT-funktionens roll, funktion och ansvar
– Infrastruktur och teknikanvändning
– Kostnadskontroll och –utveckling
– Det framtida e-samhället, e-myndighet och kontakten med e-delegationen.
– Samverkan inom kommunkoncernen, med andra kommuner och
näringslivet
– Säkerhet i allmänhet och tjänster i molnet i synnerhet
– Hemsjukvården
– Skolan och IT-buren pedagogik
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
2
Metod
■ Underlaget till förstudien har bestått av intervjuer samt dokumentstudier.
Övergripande frågor per delområde:
– Status våren 2013
– Budget för 2013
– Generell respons från verksamhetsansvariga
– Utkontraktering
– Kunskapsförsörjning
– Framtiden
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
3
Den centrala IT-funktionens roll, funktion och ansvar
■ Intraprenaden upphör gradvis IT&T i och med det närmare verksamheten
■ Verkar i en undergrupp till ett av SDL: fem beredande forum
■ Inriktning mot verksamhetsutveckling med stort inslag av IT
■ SDL inför gemensam projektmodell för kommunen
■ I Tekniska nämndens uppdragsplan för 2013: ”It och telefonis uppdrag är
att tillhandahålla efterfrågade It-baserade tjänster inom ett brett område. ”
■ I Tekniska nämndens genomförandeplan för 2013: IT&T skall utföra sitt
uppdrag ”med minst de kvalitetsnivåer som gäller för externa aktörer till ett
pris som ligger minst 10 % under gällande prisnivå på öppna marknaden”
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
4
Den centrala IT-funktionens budget
■ Budgeten kommer från Tekniska nämndens uppdragsplan för 2013 justerad i
samband med bokslutet för 2012. Vad gäller den sjunkande takten för
nettoinvesteringarna så är det framför allt skolan som bidrar till den
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
5
Den centrala IT-funktionen - Respons från verksamhetsansvariga
■ Generellt uppfattas verksamheterna inom Umeå kommun till övervägande del ha
en positiv inställning till IT&T. Den årliga nöjdkundundersökningen (NKI) anses
bekräfta detta. Anledningen till den positiva inställningen 2012 bedöms vara det
nära samarbete som man numer har med verksamheterna.
■ Basfrågorna om hur nöjd cheferna är med IT&T har den högsta svarsfrekvensen av
alla ställda frågor i NKI 2012, 82 %.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
6
Den centrala IT-funktionen – Utkontraktering, kunskapsförsörjning och framtiden
■ IT&T tillämpar inte någon uttalad strategi vad gäller utkontraktering. Det är
verksamhetens behov som styr val av lösning därav även ambitionen på att bli bättre på
processer och projekt.
■ Exempel: SMS-tjänst, lärplattform (Fronter) inom gymnasieskolan, identifierings- och
betalrutiner, individuell utvecklingsplanering inom grundskolan (Unikum), Skola 24 för
frånvarohantering och schema, gymnasieintagning. Telefonisttjänsten som är placerad i
Bjurholm.
■ Kunskapsförsörjning är primärt inriktad mot att behålla och rekrytera personal.
Internutbildning förekommer i organiserad form.
■ Ibland anställs IT-inriktad personal av IT&T, ibland anställds de i en förvaltning med
närhet till verksamheten.
■ I dokumentet ”Omvärldsbeskrivning 1.0” redogör IT&T ledningsgrupp för sina visioner
ett till fem år framåt i tiden. Man började redan 2006 och uppdaterar årligen.
■ Dokumentet berör hela koncernen Umeå kommun och ur IT&T: s perspektiv redovisas
visionerna under avsnitten verksamhetsutveckling, kommunikation, support, drift och
strategiskt stöd.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
7
Infrastruktur och teknikanvändning
■ Det finns en stor variationen av i närtid pågående aktiviteter som avspeglar koncernens
behov av ett modernt, anpassat och utvecklat IT-stöd.
– Videokonferenssystem som hanterade via växeln för telefoni.
–
Utrusta stadskärnan för trådlös kommunikation.
– Ett utökade behov av att kunna ansluta läsplattor.
– Nya lösningar för att kunna arbeta på distans.
■ Särskilt uttryckta behov på infrastruktur och ny/förbättrad teknik från verksamheterna :
– Videosystem efterfrågas från fler och oftare nu än tidigare
– Socialtjänsten anser sig behöva trådlösa nät
– Inte enbart IT&T inom kommunen upplever att initiativ tas till samarbete över
kommungränserna
– Användarna av verksamhetssystemen vill ha åtkomst till så mycket som möjligt oberoende
av redskap (PC, platta, telefon etc.) från så många platser som möjligt.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
8
Kostnadskontroll och kostnadsutveckling
■ IT&T förutser generellt ökade kostnader, samtidigt som de genom samarbeten anser sig
kunna öka förutsättningen för högre delningstal vad gäller kostnader. Avspeglar sig i
flerårsbudgeten.
■ IT&T tillhandahåller ytterst få "gratistjänster” utan debiterar i princip alla insatser som någon
form av tjänst.
■ Genom att införa kvalitetssystem, certifiera sig, utveckla sina processer och projektmodeller
försöker man förbättra möjligheterna till internkontroll.
■ I kommunfullmäktiges (KF) mål för 2013 överförda till Tekniska nämndens (TN) mål för yttre
kvalitet noterar vi följande:
– Interna processer ska via samverkan och processamordning tillhandahålla färdiga arbetsplatser
med service som är konkurrenskraftigt ur ett kvalitets- och prisperspektiv. Kommunikation skall
underlättas med ”en väg in”.
– Implementera Svenska kommunförbundets IT-styrningsmodell för att mäta och följa upp
verksamhetsutveckling med IT.
■ Av IT&T: s aktivitetsplan framgår att målsättningarna skall utmynna i aktiviteter som leder till
måluppfyllelse. Aktiviteterna skall anges med mätbara resultatmått. Planen innehåller per
2013-03-13 få om några sådana.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
9
Kostnadskontroll och kostnadsutveckling – KPMG: s kommentar
■ IT&T är väl positionerat i kommunens arbete med att strukturera och effektivisera
internkontrollarbetet. Däremot saknas konkreta kontrollmål och kontrollåtgärder för IT&T. Det
är inte orimligt att anta att så är fallet för fler av kommunens verksamheter. I vårt arbete med
uppdraget har det ingått en genomgång av Beslutsstöd. Baserat på den och övrig som
framkommit i förstudien rekommenderar vi att en granskning utförs, baserat på innehållet i
Beslutstöd, av hur kommunens internkontrollarbete:
– Planeras (Mål på olika nivåer i kommunen)
– Dokumenteras (Konkretisering i mätbara mål och aktiviteter)
– Utförs (Kopplat till aktiviteterna vem utför vilka kontrollåtgärder med vilket dokument¬erat och
kommenterat resultat)
– Rapporteras (Vad rapporteras till vem och varför? Vilka mål uppfylldes helt eller delvis och
möjligen inte? Vad anses väsentligt, bör prioriteras och åtgärdas?)
■ Den avgörande frågan att besvara i granskningen blir då rimligtvis: Kan man som en röd
tråd följa KF:s beslutade mål genom ett års verksamhet och tillbaks till den rapport
som för KF redovisar den måluppfyllelse som åstadkommits under året?
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
10
Det framtida e-samhället, e-myndighet och kontakt med e-delgationen
■ IT&T gör bedömningen att detta är komplexa frågor där specialistkompetens inom
verksamhet, juridik och upphandling också måste finnas tillgänglig.
■ Det finns generella flerårsplaner inom varje verksamhet där även planering för e-tjänster ska
ingå.
■ Som tidigare nämnts: IT&T arbetar under våren 2013 med att utveckla en IT-styrningsmodell
där de väljer ut projekt med stort IT-inslag från alla verksamheter som underlag för
samplanering.
■ KPMG: s kommentar: e-samhället, e-myndighet och så vidare är inte längre ett parallellspår i
utvecklingen av kommunens datoriserade verksamhetsstöd utan en realitet och något som
det i en nära framtid kommer att finnas få alternativ till. Granska därför att verksamhetsstöden:
– Stöder likväl som följer de externa och interna regler som styr enskild utövningen och beslut.
– Upplevs som effektivt (tillgängligt, användarvänligt, säkert etc.) av medborgaren och de som
handlägger ärenden.
– Inte avstannar eller försenas på grund av att det inte finns planer för kontinuerlig utövning om
inte e-tjänsten är tillgänglig.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
11
Samverkan inom kommunkoncernen, med andra kommuner och näringslivet
■ Pågående samarbeten inom Umeåregionen omfattar telefoni, bibliotek, spamhantering och
digitala formulär (WBS). Även samordnade upphandlingar förekommer. Örnsköldsvik
betraktas tillhöra Umeåregionen och nämnda samarbeten är intressanta även för dem.
■ Via region Västerbotten pågår ett antal samverkansprojekt. Exempel: regionnavet,
katalogtjänster, regional utvecklingsstrategi (RUS), e-Västerbotten och infrastruktur.
■ Regionförbundet som kommunalförbund är också en plattform för samverkan som kan
användas i vissa fall. Skellefteå har bland annat uttryckt en önskan om samverkan kring
kompetensfrågor/-utveckling om det är möjligt via kommunalförbundet.
■ IT&T uppger att man har en nära samverkan med bolagen inom kommunkoncernen. Framför
allt med UmeVa, Nolia, Hamnen, UKF, UPAB och Västerbottens museum, men även med
Bostaden och Umeå Energi/UMeNet.
■ Det söks ytterligare samverkan med lokala aktörer i kommunen såsom Universitetet,
Landstinget och näringslivet i stort. En effekt av de initiativen är det trådlösa nätet i centrum
av Umeå.
■ IT&T deltar i det utvecklingsarbete som SKL bedriver i avdelningen ”Centrum för e-samhället”
(Cesam). Man deltar även i utveckling inom skolområdet och kring IT-styrningsmodellen
Blomlådan.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
12
Samverkan inom kommunkoncernen, med andra kommuner och näringslivet
■ Det finns ett behov av ytterligare medel som inte finns med i budgeten för 2013.
Diskussion kring detta behov planerar man att ta med kommunchefsgruppen under
april 2013.
■ Flera samarbeten är etablerade sedan tidigare medan några befinner sig i en
uppbyggnadsfas.
■ Prioriterat i uppbyggnaden är att skapa rutiner, där även övriga verksamheter i
Umeå kommun vill ta plats, som möjliggör en långsiktig hållbar samverkan.
■ Principförslag föreläggs kommunchefsgruppen under april 2013.
■ IT&T bedömer att det i stora drag finns tillräcklig kunskap både inom kommunen
och hos sina befintliga och blivande samarbetspartners.
■ På lite längre sikt prioriteras samarbetet inom Umeåregionen och med
Örnsköldsviks kommun. En framtida befolkningsmängd med upp till 200 000
invånare tillsammans med Örnsköldsviks kommun bedöms innebära ett behov av
stor utvecklingskraft.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
13
Säkerhet i allmänhet och tjänster i molnet i synnerhet
■ En uppdaterad Informationssäkerhetspolicy antogs av KF våren 2013.
■ För att konkretisera policyn pågår ett arbete med att se över alla informationssäkerhetsdokument och uppdatera dessa för att de ska vara kompatibla med den nya policyn.
■ I april 2013 startades ett projekt benämnt "Ny dokumenthantering". I det hanteras bland annat
molntjänster och hur verksamheternas krav på säkerhet kan uppfyllas.
■ För 2012 uppgick budgeten till 700 000 kronor. Budgeten uppges vara oförändrad för 2013.
■ Inte del av centrala IT-funktionens budget. ”Kommungemensam IT-samordning”.
■ Vid behov av ytterligare medel får respektive verksamhet bidra.
■ Det finns inga centrala eller generellt överenskomna direktiv om hur och när fördelning av
sådana kostnader skall ske.
■ Kommunen köper informationssäkerhetstjänster externt. Mest tester av system.
■ Systemägarna i verksamheten ansvariga. Centrala resurser behöver stimulans och mer
kunskap.
■ Ständigt och för evigt pågående process för att tydliggöra hur informationssäkerhetsarbetet
ska bedrivas inom kommunen
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
14
Säkerhet i allmänhet och tjänster i molnet i synnerhet – KPMG: s kommentar
■ I dokumenteringsprojektet saknar vi en aktivitet som säkerställer att system- och/eller
informationsägarna över tid kan säkerställa åtkomst till fullständig och riktig data oberoende
var molnet har sin fysiska placering.
■ Hur kommer kommunen att klara av att säkerställa datatillgången i de moln där driftansvaret
inte är IT&T: s och/eller där den fysiska placeringen är i fastigheter där kommunen eller de
kommunala bolagen inte är lagfaren ägare?
■ Hur kommer kommunen att undersöka att externa leverantörer efterlever kommunens krav på
informationssäkerhet?
■ Hur är ”molnproblematiken” reglerad i gällande systemförvaltningsplaner?
■ Kom verkligen ihåg att den som anlitar en molnleverantör fortfarande och alltid är ansvarig för
att personuppgifter hanteras korrekt.
■ Tar och utövar personuppgiftsansvarig i kommunen ansvaret för att personuppgiftslagen
efterlevs?
■ Även andra externa regler blir aktuella att förhålla sig till: Myndighetsspecifika register författningar samt offentlighets- och sekretesslagen är några som bland annat DI nämner.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
15
Hemsjukvården
■ Planeringsarbete pågår inför övertagandet av verksamheten från landstinget 2013-09-01.
■ Verksamhetens totala omfattning är inte känd i början av april 2013. En budget kan vara klar
tidigast under maj månad.
■ IT&T har tillsammans med verksamhetsansvariga tagit fram underlag för utrustningsbehov
samt lösningar för både stationärt och mobilt arbetssätt.
■
Målet med insatsen är att nödvändig utrustning ska finnas på plats i god tid innan
verksamheten startar.
■ Hemsjukvården kommer att använda verksamhetssystem som redan används inom
socialtjänsten. IT&T har fortsatt ansvar för driften.
■ Utifrån bedömningar under våren 2013 så anses att man redan har tillräcklig kunskap om
önskade likväl som nya IT-lösningar.
■ Det finns ännu inte någon flerårsplan för hemsjukvården. En sådan kommer att tas fram i
planering för 2014 verksamhet och framåt. Kostnadsomfördelningen från landstinget
(skatteväxlingen) är till exempel ännu inte fastställd.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
16
Skolan och IT-buren pedagogik
■ Skolan och IT&T uppges ha en tät kontakt och tillsammans ett antal pågående projekt.
– Pilotprojekt för molntjänster.
– En förstudie avseende lärplattform.
– Ny förhandling av supportavtal för elevdatorer och upphandlingsstöd av nästa årskulls
elevdatorer.
■ Investeringsbudgeten för 2013 är 10 mnkr.
■ Skolans behov kommuniceras till IT&T via en projektlista och kontinuerliga möten.
■ Kommunikationen uppges fungera bra och generellt sett även med framförhållning.
■ Behovet av molntjänster och lärplattformsfunktionalitet är stort inom skolan.
■ Lärarna anses idag ha obefintliga kunskaper i IKT och digitalt lärande när de lämnar
lärarhögskolan.
■
Utbildning tillhandahållen av kommunen/skolkontoret har varit eftersatt.
■
För dagen är det främst enskild pedagogs eget intresse som styr kunskapsnivån.
■ Det kommer att behöva tillhandahållas mer utbildning styrd från skolkontoret.
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms
affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.
17
© 2013 KPMG AB, a Swedish limited liability company
and a member firm of the KPMG network of
independent member firms affiliated with KPMG
International Cooperative (KPMG International), a
Swiss entity. All rights reserved.
The KPMG name, logo and ‘cutting through
complexity’ are registered trademarks or trademarks
of KPMG International Cooperative (KPMG
International).