Transcript Aanmelding, Verloop en Afhandeling Audit WEB of PvB door

Aanmelding, Verloop en Afhandeling Audit WEB of
PvB door ROC-medewerker
Aanmelding, Verloop en Afhandeling Audit WEB of PvB door
ROC-medewerkers.
ROC contactpersoon voor de WEB-audit meldt zichzelf of een collega aan via Mijn
IBKI
Op de presentielijst van het betreffende evenement wordt vermeld dat er een auditor
van een ROC komt. Het kan voorkomen dat de auditor dus een andere persoon is dan
op de presentielijst staat vermeld.
De secretaris verwelkomt de auditor en laat hem de presentielijst tekenen.
De secretaris meldt aan de medewerker uitvoering-examens de aanwezigheid van een
ROC auditor.
De secretaris meldt aan de deelnemers de aanwezigheid van de ROC auditor.
De medewerker uitvoering-examens begeleidt de auditor naar de locatie.
De medewerker uitvoering-examens stelt de commissie voor en geeft uitleg over de rol
van de verschillende commissieleden. De medewerker uitvoering-examens houdt
gedurende de dag contact met de auditor.
De medewerker uitvoering-examens verstrekt hem/haar het audit formulier.
De medewerker geeft uitleg over het gebruik van het formulier.
De medewerker maakt een afspraak op welke tijd hij het audit formulier komt
bespreken.
De medewerker uitvoering-examens houdt na afloop van de audit een eindgesprek
met de auditor. In dit gesprek worden eventuele onduidelijkheden doorgenomen .
De medewerker uitvoering-examens verwerkt samen met de auditor het digitale
formulier.
Mogelijke vervolgafspraken of handelingen worden in het digitale auditformulier
vastgelegd.
De medewerker uitvoering-examens print het auditformulier 2x uit. Beide ondertekenen
de formulieren. De medewerker uitvoering-examens overhandigt een getekend
exemplaar aan de auditor.
De medewerker uitvoering-examens deelt de auditor mee dat het audit formulier, met
mogelijke verbeterpunten en antwoorden, ter goedkeuring worden verzonden naar de
contactpersoon van zijn ROC (voor de ROC audits).
Medewerker uitvoering-examens neemt afscheid van auditor.
De medewerker uitvoering-examens verplaatst het Jotform audit formulier van het
postvak uitvoering-examens, naar de sub map Jotfom audit formulier in de map Audit
ROC Kwaliteit.
Mogelijke verbeterpunten zet de medewerker uitvoering-examens zelf al in werking
en/of laat andere verantwoordelijke daarop reageren.
Verbeterpunten en daaruit volgende acties worden vastgelegd in het verslag.
Het verslag dat toegevoegd wordt aan het auditformulier (dit is dus één document)
wordt door de medewerker uitvoering-examens verstuurd aan het secretariaat.
De medewerker secretariaat controleert het verslag (tekstueel), en stuurt het ter
goedkeuring (in PDF) naar de bij ons bekende auditor van het betreffende ROC.
Na goedkeuring van het verslag door deze auditor, wordt het definitieve audit formulier
met verbeterpunten door het secretariaat verstuurd aan alle bij het IBKI bekende ROCauditors. Vind er geen goedkeuring van het verslag plaats, dan dient er overleg plaats
te vinden tot dit wel is bereikt.
De goedgekeurde verslagen worden door de medewerker uitvoering-examens
opgeslagen in de map van het betreffende ROC.
Einde
Status
Definitief
Pagina
1 van 1