Transcript DEELNEMINGSREGLEMENT AGRIBEX CONTACT

DEELNEMINGSREGLEMENT AGRIBEX CONTACT
I. BESCHRIJVING VAN HET EVENEMENT
1. AGRIBEX CONTACT 2017 wordt ingericht door FEDAGRIM, de Belgische
Federatie van de toeleveranciers van machines, gebouwen en uitrustingen
voor de landbouw en voor de groenvoorzieningen, vereniging zonder winstoogmerk. De dagelijkse organisatie van Agribex Contact gebeurt onder de
bevoegdheid van het FEDAGRIM beurscomité.
2. AGRIBEX CONTACT 2017 zal plaatsvinden te Brussels-Expo van dinsdag
05 tot zondag 10 december 2017, en zal dagelijks toegankelijk zijn voor het
publiek van 10u00 tot 18u00. Op dinsdag 05 december wordt een professionele dag georganiseerd. Op deze dag gelden andere toegangsprijzen.
3. De Algemene Veeprijskampen en de exposanten uit de Veeteelt sector in hal 1
en 3 zullen samen gegroepeerd worden onder de naam “Brussels Livestock
Show”. Deze sectie van de beurs is geopend van woensdag 6 december tot
en met zondag 10 december 2017 van 10u00 tot 18u00. Dit betekent dat
deze 2 hallen niet toegankelijk zullen zijn op de Professionele Dag die doorgaat
op 5 december. De inkorting van de beursduur met 1 dag heeft geen enkele
impact noch op de tarifiëring noch op de rechten en plichten van de exposanten zoals deze in onderhavig reglement worden opgesomd.
4. In het Reglement wordt met PERIODE VAN HET SALON de periode bedoeld
gaande van de begindatum voor het opbouwen tot en met de einddatum voor
het afbreken van de standplaatsen, m.a.w. van maandag 04 december tot
zondag 10 december 2017.
II. PRODUCTEN EN EXPOSANTEN
A. TOELAATBARE PRODUCTEN
Zijn toelaatbaar op het Internationaal Salon AGRIBEX CONTACT 2017 : de uitrustingen, toeleveringen, producten, en diensten van en voor :
- de akkerbouw
- de tuinbouw onder glas
- de tuinbouw in open lucht
- de fruitteelt en boomkwekerij
- de extensieve veehouderij
- de intensieve veehouderij
- de tuin en groene zones
B. TOEGELATEN EXPOSANTEN
Alle bedrijven en organisaties die de uitrustingen, toeleveringen, producten
en diensten aanbieden zoals vermeld in art. II.A., worden toegelaten.
C. AFDELINGEN
1. De exposanten worden, naargelang de aard van de tentoongestelde producten of van de aangeboden diensten, in afdelingen ondergebracht.
2. In geval van betwisting zoals bv. Over de aard van de tentoon te stellen producten, zal FEDAGRIM, een beslissing nemen waartegen geen beroep mogelijk
is na, indien nodig, voorafgaandelijk de betrokken partijen te hebben gehoord.
ORGANISATIE : FEDAGRIM vzw
Jules Bordetlaan 164, bus 4 — B-1140 Brussel
Tel : +32 (0)2 263 07 85 — Fax : +32 (0)2 262 04 02 — BTW : BE 0407 230 150
e-mail : [email protected] — www.agribex.be
D. BEPERKINGEN
1. Enkel de merken en het materieel die vermeld zijn op de formulieren voor
deelnemingsaanvraag en die in overeenstemming zijn met de bepalingen
van onderhavig reglement, kunnen worden tentoongesteld en in de catalogus worden opgenomen.
2. De tentoonstelling van verbouwd of tweedehands materieel is formeel
verboden, zowel reël op de stand als onder de vorm van documentatie.
3. Alle aangeboden materieel en producten moeten in overeenstemming zijn
met de wetten en reglementeringen van toepassing in de EU.
4. Sancties : elke exposant aanvaardt uitdrukkelijk dat elk tentoongesteld product, dat niet overeenstemt met de bepalingen van onderhavig Reglement,
op bevel van FEDAGRIM, kan worden verwijderd op kosten en voor risico van
eerstgenoemde. FEDAGRIM heeft bovendien het recht om elke exposant die
in inbreuk is op de bepalingen van onderhavig reglement, te bestraffen met
een minimale boete van 638,32 € per overtreding, ongeacht mogelijke latere
eisen tot schadevergoeding, die dit bedrag zou overschrijden.
III. PRIJZEN EN BETALING
A. PRIJZEN
Al de hieronder vermelde prijzen zijn, behalve anders vermeld, exclusief BTW.
Deze zal bijkomend worden gefactureerd. Ter informatie : de BTW bedraagt
in januari 2017, 21% op de hieronder vermelde prijzen, en 6% op de toegangsbewijzen. In de standhuur van 1 verplichte All-in module is inbegrepen : standaard standenbouw, fries met naamsvermelding, tapijt, elektrische
aansluiting van 2.2 Kw met één stopcontact. Is hierbij ook inbegrepen 3
lichtspots, 1 balie, 1 barkruk, 1 tafel, 3 stoelen 1 folder rek, 1 koelkast en
een papiermandje. Zijn eveneens inbegrepen : 50 gratis inkomkaarten, een
gepersonaliseerde email template op naam van de kandidaat-exposant voor
zijn promotie naar klanten toe alsook de naam en stand nummer op één van
de advertentie dat FEDAGRIM zal plaatsen in de vakpers.
• Verhuur verplichte All-in module van 12m² : 2.200 €
• Mogelijkheid om bijkomende modules van 12m² zonder meubilair bij te huren aan 1.600 € .
Een exposant zal maximum 3 modules mogen reserveren, zijnde 36m².
De exposanten die de uiterste inschrijvingsdatum van 15 april 2017 respecteren (het versturen van het deelnemingsaanvraag volledig ingevuld en
ondertekend en het betalen van het voorschot) zullen van een korting van
10% genieten op bovenvermelde prijzen
De prijzen met betrekking tot de andere diensten, zoals : eventuele publiciteit
in de catalogus, bijkomende inkomkaarten, verhuur extra meubilair, enz. zijn
opgenomen in het ”Exposantendossier”. Dit zal ter beschikkingen van de exposant gesteld worden begin mei 2017.
B. BETALINGSMODALITEITEN
1. VOORSCHOT
Bij ontvangst van een deelnemingsaanvraag zal FEDAGRIM een bevestiging en
een voorschotfactuur van 880 € (excl. BTW) sturen. De kandidaat-exposant zal
het voorschot (incl 21% BTW) ten laatste op 15 april 2017 betalen. Geen enkele kandidaat-exposant zal ingeplant worden indien hij het voorschot
niet heeft betaald.
De kandidaat-exposanten die het voorschot na 15 april 2017 betalen, zullen
pas ingeplant worden nadat al de exposanten die tijdig betaald hebben reeds
ingeplant zijn en voor zover er nog plaats beschikbaar is.
2. FACTUREN EN BETALING
a. De exposanten verbinden zich ertoe om de facturen ten laatste op de
vervaldata die erop vermeld zijn te betalen. Bij gebrek aan betaling van
de facturen op de vervaldag zullen deze - van rechtswege en zonder ingebrekestelling - rentegevend zijn ten belope van de wettelijke rentevoet.
Bovendien zal dit bedrag ten titel van forfaitaire strafclausule worden
verhoogd met 10 %, met een minimum van 127,66 € per factuur.
b. Elke betaling uitgevoerd vanop een Belgische en vanuit en buitenlandse
rekenning en bestemd voor FEDAGRIM zal uitsluitend verricht worden op
volgende bankrekening van Crelan: IBAN: BE89 1031 1328 8085
BIC: NICABEBB
c. Wissels, wisselbrieven en cheques worden niet aanvaard als betaalmiddel.
d. Behoudens bijzonder en geschreven mandaat, is niemand gemachtigd
om om het even welk bedrag te ontvangen voor rekening van FEDAGRIM.
e. Elke betaling in handen van FEDAGRIM na 28 november 2017, zal uitgevoerd worden op het secretariaat van de beurs. Tijdens de periode van
het Salon zullen bestellingen onmiddellijk betaalbaar zijn aan de kassa
van het Secretariaat van AGRIBEX, vooraan in Paleis 5, contant of via bancontact, Visa, Eurocard of Mastercard tegen afgifte van een ontvangstbewijs. De eventuele regulariseringsfactuur zal na afsluiting van het salon
op aanvraag aan de exposant worden toegestuurd.
3. FEDAGRIM behoudt zich het recht voor bijzondere betalingsvoorwaarden
op te leggen aan iedere exposant die reeds in het verleden FEDAGRIM laattijdig betaalde.
4. Niemand zal over zijn standplaats kunnen beschikken indien hij niet alle
facturen vooraf en op de vastgestelde vervaldata heeft betaald.
IV. DEELNEMINGSVOORWAARDEN
A. DEELNEMINGSAANVRAAG
1. De deelnemingsaanvraag moet TEN LAATSTE OP 15 APRIL 2017 toekomen bij FEDAGRIM, Jules Bordetlaan, 164, bus 4, B-1140 Brussel. De
postdatum geldt als bewijs van verzending. Enkel die exposanten die hun
deelnemingsaanvraag tijdig verstuurd hebben en die beantwoorden aan de
criteria van onderhavig reglement zullen zeker zijn over een standplaats te
kunnen beschikken.
2. Een deelnemingsaanvraag komt enkel in aanmerking indien het voorschot
overeenkomstig art. III.B.1. tijdig betaald werd.
3. De deelnemingsaanvragen die zoals hieronder vermeld volledig ingevuld
zijn, zullen in chronologische volgorde van indiening geregistreerd worden.
4. De deelnemingsaanvraag dient te gebeuren op het daartoe voorzien formulier. Dit formulier dient behoorlijk en volledig te worden ingevuld en te
worden ondertekend door het hoofd van de onderneming of door de persoon die daartoe in het bijzonder en op geldige wijze werd aangesteld.
B. TOELATING
1. De schriftelijke bevestiging van de toewijzing van de standplaats bevestigt
de toelating van de ingeschreven kandidaat-exposant, voor zover alle andere verplichtingen van onderhavig Reglement werden nagekomen.
2. De toelating als exposant is nominatief, onoverdraagbaar en onvervreemdbaar. De exposanten kunnen in geen enkel geval, tenzij met voorafgaandelijk
toestemming van FEDAGRIM, de hun toegewezen standplaats geheel of gedeeltelijk aan derden afstaan, onderverhuren, in gebruik geven of overdragen.
3. FEDAGRIM handelt rechtstreeks met de exposanten en met de exposanten
alleen, met uitsluiting van alle tussenpersonen zoals publiciteitsagentschappen, public relationsdiensten, standenbouwers, enz...
C. TERUGTREKKINGEN
De eventuele terugtrekkingen zullen per aangetekend schrijven aan FEDAGRIM betekend worden. De exposant die zijn deelneming annuleert
negentig dagen of meer vóór de openingsdatum van de beurs, zal aan de
organisator een schadevergoeding verschuldigd zijn van 40% van de totale
inschrijvingssom, zijnde het niet-terugbetaalbaar voorschot. Bij annulering
binnen de negentig dagen vóór de openingsdatum van de beurs moet de
exposant de volledige inschrijvingssom en alle facturen betalen aan de organisator als schadevergoeding. Deze vergoeding is onherroepelijk en volledig onafhankelijk van de reden voor annulering vanwege de exposant. De
exposant gaat uitdrukkelijk akkoord dat, zo hij de standplaats niet effectief
inneemt, FEDAGRIM gerechtigd is de standplaats van deze exposant aan een
andere exposant toe te wijzen.
D. WEIGERING VAN EEN DEELNEMINGSAANVRAAG
1. In het geval dat een aanvraag tot deelneming geweigerd wordt door FEDAGRIM, kan de betrokken kandidaat-exposant binnen de tien werkdagen na
de schriftelijke bekendmaking van de weigering schriftelijk in beroep gaan
tegen deze beslissing van FEDAGRIM. Dit beroep zal voorgelegd worden
aan een arbitragecommissie, bestaande uit één persoon aangeduid door de
kandidaat-exposant en één persoon aangeduid door FEDAGRIM. Deze arbitragecommissie zal worden voorgezeten door een derde persoon, aangeduid
door beide partijen. De beslissing van deze Commissie zal aan de kandidaatexposant binnen de 5 werkdagen na de beslissing worden betekend.
2. Alle reeds gestorte bedragen zullen terugbetaald worden onmiddellijk na de
betekening van de definitieve verwerping van het beroep en na aanzuivering van de rekening van de exposant.
3. FEDAGRIM behoudt zich het recht voor om, behoudens de hierboven vermelde arbitrageprocedure, een aanvraag tot deelneming af te wijzen, wanneer blijkt dat de kandidaat-exposant bij deelneming aan een vorig Salon die
door FEDAGRIM georganiseerd werd, zijn verplichtingen onder het toen van
kracht zijnde Reglement niet heeft nageleefd, in het bijzonder deze betreffende de tijdige betaling van de schulden verbonden aan zijn deelneming.
E. SCHRAPPING VAN EEN TOEGELATEN EXPOSANT
1. FEDAGRIM kan, uit hoofde van niet-naleving van de overeenkomst, een
exposant schrappen. De beslissing van FEDAGRIM zal gemotiveerd zijn. Het
niet betalen van de facturen op hun vervaldatum kan door FEDAGRIM beschouwd worden als het niet-naleven van de overeenkomst.
2. In geval van schrapping door FEDAGRIM kan de kandidaat-exposant, binnen de veertien dagen na de betekening van de schrapping, schriftelijk
in beroep gaan tegen de negatieve beslissing van FEDAGRIM. Het beroep
tegen deze beslissing gebeurt op dezelfde manier zoals bepaald in geval
van weigering van deelneming (Hoofdstuk IV.D. hierboven)
3. In geval van schrapping door FEDAGRIM is de exposant ertoe verbonden
om al zijn verbintenissen integraal na te komen, onder voorbehoud van
alle andere schadevergoedingen in overeenstemming met de werkelijk geleden schade.
V. ALGEMEENHEDEN
A. INWENDIGE ORDE
1. De handhaving van de inwendige orde op het salon wordt verzekerd door
FEDAGRIM.
2. FEDAGRIM oordeelt volledig autonoom over de te nemen maatregelen voor
de toepassing van de reglementen en bijzondere bepalingen.
3. FEDAGRIM kan op elk ogenblik, zelfs tijdens het verloop van de manifestatie en in het algemeen belang, het onderhavige reglement aanvullen of
wijzigen.
4. In geval van massale toevloed van het publiek of om het even welke
andere reden kan FEDAGRIM (o.a. uit veiligheidsoverwegingen) de toegang opschorten of het publiek geheel of gedeeltelijk laten verwijderen.
FEDAGRIM kan in geen enkel geval verantwoordelijk gesteld worden
voor commercieel verlies die exposanten om welke reden dan ook zou
treffen, o.a. laattijdige opening van de beurs, vroegtijdig sluiten van de
beurs, afsluiten van stands, brand of andere schade, al dan niet natuurlijke catastrofes,…
5. Iederen standhouder mag drank en versnaperingen aanbieden aan zijn bezoekers. De drankbedeling moet echter ten laatste om 18u00 beeindigd worden. Standhouders die na het sluitingsuur een bijzondere activiteit
met drankbedeling wensen te organiseren, dienenhiervoor een schriftelijke
toelating aan te vragen bij Fedagrim.
6. FEDAGRIM kan om het even welke persoon van de manifestatie laten
verwijderen of de toegang verbieden tot de manifestatie, indien zij van
oordeel is dat de houding van betreffende persoon het verloop van de manifestatie verstoort of zou kunnen verstoren, of indien deze persoon de
algemene en bijzondere reglementen niet zou naleven.
B. VERZEKERINGEN
1. FEDAGRIM onderschrijft bij zijn verzekeraar een verzekering tegen “Alle
Risico’s”, alsook een verzekering “Burgerlijke Aansprakelijkheid” voor alle
exposanten. Elke exposant is verplicht hiervoor een bijdrage te betalen,
zelfs indien hij reeds geheel of gedeeltelijk gedekt is door een andere verzekering. Elke exposant is vrij om zich elders en op eigen kosten, voor uitgesloten risico’s (b.v. voor de diefstal van waren bestemd voor verkoop en
meename) te laten dekken. De bijdrage van de verzekering is inbegrepen
in de deelnemingskosten.
2. Door zijn deelnemingsaanvraag terug te sturen stemt de exposant volledig
in met de inhoud van de hogervermelde verzekeringspolissen. FEDAGRIM
houdt de tekst van de verzekeringsvoorwaarden ter beschikking van kandidaat-exposanten die er kennis van willen nemen vóór hun inschrijving.
Deze tekst komt overeen met de voorwaarden van het contract en zal deel
uitmaken van het “Exposantendossier” dat de exposanten begin mei 2017
zullen ontvangen. Geen enkele exposant zal kunnen beweren dat hij hiervan niet op de hoogte was.
3. Doordat de exposant zich akkoord verklaart met de reglementen van AGRIBEX CONTACT 2017 en met de verzekeringspolissen, verzaakt hij aan elk
mogelijk verhaal t.a.v. de inrichters, de eigenaars en de huurders van de paleizen of hun mandatarissen, de andere exposanten en deelnemers, alsook
t.a.v. de bestuurders, vertegenwoordigers, beheerders en aangestelden
van deze organismen of personen en vice-versa.
4. In geen enkel geval kunnen FEDAGRIM en haar vertegenwoordigers verantwoordelijk gesteld worden voor ongevallen, diefstallen, verliezen of om het
even welke schade die zich zouden kunnen voordoen tijdens de periode
van het salon.
5. Het Secretariaat van AGRIBEX moet de dag zelf over elk schadegeval worden ingelicht alsook het Bureau van de Verzekeringen dat zich in Paleis 5
bevindt. Elke diefstal moet daarenboven onmiddellijk aangegeven worden
bij de politie. De datum van deze verklaring zal in aanmerking worden genomen bij de beoordeling van de ontvankelijkheid van een aangifte van
schade. Overigens dienen de procedure en de termijnen voor de aangifte
van de schade bij de verzekeraar van FEDAGRIM stipt te worden nageleefd.
Zie in dit verband de algemene voorwaarden van de verzekering, opgenomen in het “Exposantendossier”. Een franchise van 250 € blijft ten laste
van de exposant.
C. ALGEMENE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN
1. Door de ondertekening van zijn deelnemingsaanvraag verbindt elke exposant zich ertoe, uitdrukkelijk en zonder voorbehoud, in te stemmen met het
Reglement en het na te leven, alsook de bijzondere reglementen, richtlijnen en tarieven na te leven die van kracht zijn en/of zullen worden ingevolge een beslissing van FEDAGRIM.
2.Het ”Exposantendossier” en de circulaires betreffende dit reglement die op
een later tijdstip aan de exposanten zullen worden toegezonden, maken
integraal deel uit van het Reglement van AGRIBEX CONTACT 2017.
3.Door het enkel feit van hun deelneming, verklaren de exposanten uitdrukkelijk dat, voor alles wat hun deelneming betreft, zij voor de periode van het
Salon hun standplaats als wettelijke verblijfplaats kiezen, zodat daar alle
betekeningen op een geldige wijze kunnen gebeuren.
4.Alle veroorzaakte kosten en vastgestelde schade tijdens de periode van het
Salon, zijn van rechtswege ten laste van de exposant die ze heeft veroorzaakt. De exposant verbindt er zich toe FEDAGRIM onmiddellijk te verwittigen van elke veroorzaakte of vastgestelde schade. Elke overtreding op deze
regel zal bestraft kunnen worden met een forfaitaire boete van 619,73€.
5.Op straffe van onontvankelijkheid dient elke klacht van een exposant ten
aanzien van FEDAGRIM verplicht per aangetekende brief te worden ingediend en dit uitdrukkelijk binnen de twee weken volgend op de sluitingsdatum van het Salon.
6. In geval van dwingende noodzaak, zoals bvb. terroristische dreiging, betogingen, gehele of gedeeltelijke vernietiging van Brussels-Expo, behoudt
FEDAGRIM zich het recht voor het Salon af te lassen of uit te stellen of
de duur van het Salon in te korten zonder dat een dergelijke beslissing
aan de ingeschreven deelnemers het recht geeft om hun inschrijving in
te trekken of een schadevergoeding te eisen; dit zelfs na de schriftelijke
bevestiging van de toekenning van de tentoonstellingsoppervlakte. In geval AGRIBEX CONTACT 2017 door FEDAGRIM wordt afgelast, kunnen de
exposanten slechts aanspraak maken op de terugbetaling van huurgelden
en vergoedingen die door hen reeds werden gestort en geen reden van
bestaan meer hebben, na aftrek van de kosten die door FEDAGRIM in het
algemeen belang werden aangegaan en die worden berekend in functie
van de waarde van de door de exposanten aangevraagde of aan hen toegewezen oppervlakten.
D. BETWISTINGEN
1. In geval van betwisting zullen de partijen eerst zoeken naar een minnelijke schikking. Zij zullen de betwisting bij voorkeur voorleggen aan een
arbitragecommissie, waarbij elke partij één persoon aanduidt. De arbitragecommissie zal voorgezeten worden door een derde persoon, aangeduid
door beide partijen. Indien men gebruik maakt van een arbitragecommissie,
zullen beide partijen zich neerleggen bij de beslissing van de commissie.
2. In geval van betwisting en bij gebrek aan een minnelijke schikking tussen
de partijen, zijn enkel de Rechtbanken van Brussel bevoegd.