Transcript Functiebeschrijving functiefamilie 5 Projectcoördinatoren I

Functiebeschrijving functiefamilie 5
Projectcoördinatoren
I. Functiebenaming
Projectcoördinator
Functiefamilie 5 : projectcoördinator Task Force Vluchtelingen
II. Plaats in de organisatie
Situering van de dienst en de functie
Je wordt tewerkgesteld binnen de dienst Externe Relaties en Europese Programma’s, meer
bepaald binnen het Wereldhuis West-Vlaanderen. De collega’s van het Wereldhuis voeren het
Provinciaal beleid rond wereldburgerschap uit. Bijzondere focus ligt op relaties met het
Zuiden, maar wereldburgerschap in het Noorden krijgt ook bijzondere aandacht.
Binnen de dienst werd een provinciale Task Force vluchtelingen opgericht. Deze Task Force is
een platform waarbinnen verschillende partners die actief zijn rond vluchtelingen, hun acties
kunnen coördineren. Naast het coördineren worden binnen de Task Force de verschillende
organisaties geïnformeerd en worden samen met een aantal partners nieuwe acties opgezet.
De focus van de Task Force is de integratie van de nieuwkomers. Belangrijkste werkvelden
van de taskforce zijn taalopleidingen en begeleiding naar de arbeidsmarkt.
Je wordt ingeschakeld in het kernteam van de Task Force vluchtelingen. Je rapporteert aan de
coördinator van het Wereldhuis en het diensthoofd.
III. Basisdoelstelling
o
o
o
Management van het toegewezen project
Bijdrage tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen van de dienst
Beheersing en ontwikkeling van de eigen materie
IV. Generieke resultaatgebieden
Vertegenwoordigen van het project of de dienst
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o
Initiëren en deelnemen aan samenwerkingsverbanden, opstarten van projecten, oa
een werking naar werkgevers
o
Uitrol van het pilootproject over de verschillende regio’s in West-Vlaanderen en
disseminatie van good practices
o
Ontwikkelen en organiseren van een provinciaal uitwisselingsplatform rond
vluchtelingen
o
Fungeren, binnen het project als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en
andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties
Meewerken aan een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van
communicatie
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o
o
Organiseren van een overleg naar aanleiding van een specifiek project
o
informatieverstrekking aan beleidsverantwoordelijken, hiërarchisch
verantwoordelijken, collega’s,…
Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de
uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten,…
Formuleren van beleidsvoorstellen en adviezen in het kader van meewerken aan
projecten of verbeteren van de werking of dienstverlening
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o
Meedenken bij de aanpak, planning en opvolging van projecten
o
Herkennen en analyseren van signalen uit het werkveld
o
Proactief inspelen op vragen, behoeften, ontwikkelingen, trends,…
o
Evalueren van de dienstverlening of werking en formuleren van voorstellen ter
verbetering
Instaan voor het beheren en autonoom afhandelen van de toegewezen projecten
Dit omvat ondermeer volgende taken :
o
Opvolgen van alle procedures in het kader van het project – opmaak en bijhouden van
draaiboeken
o
Nauwgezet opvolgen van alle inhoudelijke aspecten en ervoor zorgen dat de acties van
het project goed worden uitgevoerd
o
Opmaken van een gedetailleerde planning met prioriteiten, taakverdeling en timing in
overleg met de projectpartners
o
Tijdig aanleveren van alle benodigde documenten aan de subsidiërende overheden, de
projectpartners
o
Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen
V. Specifieke resultaatgebieden
VI. Profiel
I.
KERNCOMPETENTIES
Permanente ontwikkeling
o
o
Verantwoordelijkheid nemen voor de eigen professionele ontwikkeling met een
duidelijke plan voor de verbetering van de eigen prestaties
Creëren van een leerklimaat
Integriteit
o
o
o
o
II.
Integer en correct blijven handelen ook in complexe situaties en onder druk
Signaleren van niet integer gedrag en ondernemen van actie
Respect en openheid voor anderen stimuleren
Voorbeeldgedrag tonen in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid
GEDRAGSCOMPETENTIES
Plannen en organiseren
o
o
o
o
o
Structuur aanbrengen in eigen werk en dat van anderen, ontwikkelen van
werkmethodes
Bepalen van objectieven en prioriteiten
Ontwikkelen van systemen en methodes om te anticiperen op onvoorziene
omstandigheden
Inplannen van meetmomenten en evaluatie
Toezien op een efficiënte en effectieve besteding van de middelen
Kwaliteitsvol werken
o
o
o
Ontwikkelen en benoemen van kwaliteitscriteria
Stimuleren van een kwaliteitsvolle uitvoering van de taken en projecten en opvolgen
van de (tussentijdse) resultaten
Ingrijpen als de kwaliteit van de producten binnen het project niet in orde is
Netwerken
o
o
o
o
Relaties leggen en onderhouden met diverse spelers in het werkveld
Ondersteunen van andere projecten en initiatieven rond vluchtelingen van andere
diensten op een collegiale manier
Bij eigen beslissingen rekening houden met de opdracht en belangen van alle
projectpartners
Belangen en posities van anderen kunnen doorzien en daarmee kunnen omgaan
Probleemoplossend werken
o
o
o
o
o
Het probleem vanuit verschillende invalshoeken onderzoeken en zoeken naar
verbanden
Kunnen tot synthese/beoordeling komen
Alternatieven bedenken en voor- en nadelen overwegen
Onderbouwen van het eigen oordeel met beschikbare informatie en geldige
argumenten
De juiste mensen of instanties betrekken bij het probleem
Stressbestendigheid
o
o
o
o
o
III.
o
o
o
Resultaat- en kwaliteitsgericht blijven werken onder tijdsdruk of in moeilijke
omstandigheden
Constructief omgaan met kritiek van anderen en bereidheid om bij te sturen
Bij confrontaties of in crisismomenten een correcte en tactvolle houding behouden
Bij tijdsdruk prioriteiten aanbrengen en doelgericht blijven werken
Goed kunnen presteren onder regelmatige terugkerende tijdsdruk, tegenslag en
moeilijke omstandigheden
VAKTECHNISCHE COMPETENTIES
Kennis van projectmanagement
Goede kennis van de maatschappelijke context en evolutie op het werkterrein,
specifiek rond volwassenenonderwijs nieuwkomers en arbeidstoeleiding
Basisinzicht in de structuur van het provinciebestuur, provinciedecreet en de logistieke
werkomstandigheden
Extra informatie
Je bent vaak de baan op. Je maakt hiervoor zoveel mogelijk gebruik van het openbaar
vervoer, maar je beschikt toch over een rijbewijs en eigen vervoer.