Handleiding LEDENADMINISTRATIE

LRP versie 3.2

De volgende handleidingen zijn beschikbaar voor LRP 3.2: Handleiding LRP 3.2 Lokaal beheerder (5 e druk, januari 2017) Handleiding LRP 3.2 Ledenadministratie (4 e druk, januari 2017) Handleiding LRP 3.2 Bijdragenadministratie (4 e druk, januari 2017) Handleiding LRP 3.2 Pastoraal medewerker (3 e druk, januari 2017) 1 e druk, september 2012 2 e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, mei 2013 3 e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, april 2014 4 e , gecorrigeerde en uitgebreide druk, januari 2017 Een speciaal woord van dank gaat naar alle meelezers die met hun op- en aanmerkingen hebben bijgedragen aan de totstandkoming van deze handleiding.

c Protestantse Kerk in Nederland Hoewel deze handleiding met veel zorg is samengesteld kan de Dienstenorgani satie geen aansprakelijkheid aanvaarden voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in deze handleiding.

Gebruikers van deze handleiding worden uitgenodigd eventuele op- en aanmer kingen te melden via [email protected]

Handleiding LA LRP

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

5

I LEDENADMINISTRATIE

9

1 Inleiding

1.0 Doel van de ledenregistratie

1.1 Algemeen

1.2 Beveiliging

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.3 LRP-oefen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.4 Support

11

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

2 De ledenadministrateur

15

2.0 Inleiding

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

2.1 Inloggen met uw authenticatiesleutel

. . . . . . . . . . . . . . . . . 17

2.1.1

Wachtwoord wijzigen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

2.1.2

Problemen bij inloggen

2.2 Meldingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

2.2.1

Overzicht openstaande meldingen

. . . . . . . . . . . . . . 20

2.2.2

2.2.3

2.2.4

Melding bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Overzicht meldingen in behandeling Overzicht afgehandelde meldingen

. . . . . . . . . . . . . 23 . . . . . . . . . . . . . . 23

2.3 Registreren van een inschrijving 2.3.1

Inschrijven van een lid

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

2.3.1.1

Inschrijven van een nieuw lid

. . . . . . . . . . . 31

2.3.2

2.3.3

2.3.4

2.3.1.2

Inschrijven van een bestaande geregistreerde

Inschrijven van een gastlid

. . 32 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Inschrijven van een ongedoopt kind

Inschrijven van een blijkgever

. . . . . . . . . . . . . 39 . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2.3.5

Inschrijven van een meegeregistreerde

2.4 Wijzigen relatie met wijkgemeente

. . . . . . . . . . . 45 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

2.5 Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier

. . . . . . . . . . . . 53

2.6 Registreren huwelijk / partnerschap

2.6.1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Registratie huwelijk / partnerschap ongedaan maken

. . . . 60

2.7 Registreren van een doop

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

2.8 Registreren van een belijdenis

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

2.9 Registreren echtscheiding / beëindiging partnerschap

. . . . . . . . 67

2.9.1

Registratie echtscheiding ongedaan maken

. . . . . . . . . 70

2.10 Registreren van overlijden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

2.10.1 Registratie van overlijden ongedaan maken

. . . . . . . . . 73

2.11 Registreren van een verhuizing

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

2.12 Registreren van een overschrijving

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

2.12.1 Registreren overschrijving vanuit andere gemeente

. . . . 79

2.12.2 Registreren overschrijving naar andere gemeente

. . . . . 82

2.12.3 Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente

2.12.4 Registreren overschrijving naar andere sectie

. . . 85 . . . . . . . . 87

2.12.5 Accorderen overschrijving door ontvangende gemeente

. . 89 ver. 3.2, januari 2017 5

6 Handleiding LA LRP

2.12.6 Afwijzen verzoek tot overschrijving door ontvangende ge meente

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

2.13 Registreren van een uitschrijving

2.13.1 Uitschrijven van een lid

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

2.13.2 Uitschrijven van een niet-lid

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE

. . . . . . . . . . . . 100

2.14.2 Geregistreerde verwijderen uit een PE

. . . . . . . . . . . . 102

2.14.3 Relatie binnen een PE bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . 103

2.14.4 Geregistreerdedossier raadplegen / bewerken

. . . . . . . . 103

2.14.5 Nieuwe PE aanmaken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef PE

. . . . . . . . . . . . 105

2.14.7 Herstellen van een PE na een verhuizing

. . . . . . . . . . . 107

2.14.8 Notities toevoegen aan een PE

. . . . . . . . . . . . . . . . 107

2.14.9 Ongeldige PE herstellen of verwijderen

2.15 Overige contacten

. . . . . . . . . . . . 109 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2.15.1 Overig contact opvoeren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

2.15.2 Overig contact wijzigen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2.15.3 Overig contact verwijderen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

2.16 Locaties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

2.17 Controle ledenbestand

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2.17.1 Geregistreerden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

2.17.2 Pastorale eenheden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

2.18 Ambten en kerkelijke functies 2.18.1 Ambt / functie inzien

2.19 Selecties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2.19.1 Inleiding

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

2.19.2 Overzicht selecties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2.19.3 Selectie maken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

2.19.4 Selectiecriteria en insluitingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . 129

2.19.5 Extra insluitingen

2.19.6 Uitsluitingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2.19.7 Groepen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

2.19.8 Vrije gebieden

2.19.9 Jubilea

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

2.19.10 Totaaloverzicht

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

2.19.11 Vrije export

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

2.19.12 Selectie dupliceren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

2.19.13 Subselecties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

2.20 Vrije gebieden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2.20.1 Vrij gebied maken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

2.20.2 Vrij gebied wijzigen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

2.20.3 Vrij gebied verwijderen

2.21 Groepen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2.21.1 Geregistreerden toevoegen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

2.21.2 Selectie exporteren naar groep 2.21.3 Geregistreerden importeren

. . . . . . . . . . . . . . . . 156 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

2.21.4 Groep bewerken en verwijderen

. . . . . . . . . . . . . . . . 158

2.22 Sorteringen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159

2.22.1 Landelijke sorteringen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

2.22.2 Gemeente sorteringen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP

2.22.3 Sorteringen maken

2.22.4 Sorteringen wijzigen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

2.22.5 Sorteringen verwijderen

2.23 Raadplegen kerkelijk register

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

2.24 Werken met de planner

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

3 Afdrukken met LRP

3.1 Afdrukken via Uitdraai

171

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171

3.2 Etiketten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

3.3 Etiketten + vrij veld

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

3.4 Persoonskaart

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174

3.5 PE-kaart

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

3.6 Aanvraag uitschrijving

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

3.7 Nieuw ingekomen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

3.8 Aanvraag overschrijving 3.9 Vrije brief

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

3.10 Mutaties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

3.11 Looplijst

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

3.11.1 Aanpassen lay-out

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

3.11.2 Mutaties op basis van vorige uitdraai

. . . . . . . . . . . . . 179

3.11.3 Looplijst beperken

3.12 Uitdraai brief

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

3.13 Genereer document

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

4 Bijlagen

Verklarende lijst SILA-berichten in LRP

Ordinantie 2 - De gemeenten (versie maart 2015)

I. Wie tot een gemeente behoren

. . . . . . . . . 187 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 1. Algemeen

183

. . . . . . . . . . . . . . . . 184 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 2. De leden van de gemeente Artikel 3. Gastleden

. . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 4. Zij die met de gemeente verbonden zijn

. . . . .

Artikel 5. Verhuizing en overschrijving

II. DE REGISTERS

. . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189

Artikel 6. De registers van gemeente en kerk Artikel 7. Het register van gemeenteleden

. . . . . . . .

. . . . . . . . . .

Artikel 8. Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente

. . . . . .

Artikel 9. De landelijke ledenregistratie

. . . . . . . . . . .

Artikel 10. Het register van evangelisch-lutherse leden

. . .

III. VORMEN VAN GEMEENTE-ZIJN

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191

Artikel 11. Algemeen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 12. De vorming van protestantse gemeenten

. . . .

Artikel 13. De vorming van nieuwe gemeenten

. . . . . . .

Artikel 14. Samenvoeging van gemeenten Artikel 15. Combinatie van gemeenten

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

Artikel 16. Gemeenten met wijkgemeenten

. . . . . . . . .

Artikel 17. Streekgemeenten

. . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 17a. Buitengewone gemeenten

. . . . . . . . . . . .

Artikel 18. Gemeenten in bijzondere missionaire, diaconale en pastorale omstandigheden

. . . . . . . . . . .

ver. 3.2, januari 2017 7

Handleiding LA LRP

Artikel 18a. Missionaire gemeenten

. . . . . . . . . . . . . .

Artikel 19. Vermogensrechtelijke aspecten van gemeente vorming

IV. KERKELIJKE INDELING

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

Artikel 20. Indeling in classes en regionale verbanden

. . .

Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de regis ters van gemeente en kerk (als bedoeld in ordinantie 2-6-3) (versie maart 2015)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

I. De registers van gemeente en kerk

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

. . . . . . . . . . . . . . 203 . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 2. Doel van de registratie

. . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 3. De verplichtingen van de verantwoordelijke voor de registers

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

II. De registers van de gemeente

. . . . . . . . . . . . . . . . . 204

Artikel 4. Het register van gemeenteleden

. . . . . . . . . .

Artikel 5. Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente

. . . . . .

Artikel 6. De ten behoeve van de wijkgemeenten bij te houden registers

. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 7. De te registreren c.q. geregistreerde gegevens Artikel 8. De wijze van registratie

. . . . . . . . . . . . . . .

.

Artikel 9. Beëindiging van de registratie

. . . . . . . . . . .

Artikel 10. Rechten van de geregistreerde Artikel 11. Verstrekking van gegevens

. . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . .

III. De landelijke ledenregistratie

. . . . . . . . . . . . . . . . . 208

Artikel 12. De landelijke ledenregistratie

. . . . . . . . . . .

Artikel 13. Uitwisseling gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke ledenregistratie Artikel 14. De uitvoering van de landelijke ledenregistratie

IV. Het register van evangelisch-lutherse leden

. . . . . . . . 210

Artikel 15. Het register van evangelisch-lutherse leden

. . .

V. Slotbepaling

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Artikel 16. Aanduiding Overgangsbepalingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Lijst met afkortingen

Lijst van figuren en tabellen

213 215

Index

221

8 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP

Deel I LEDENADMINISTRATIE

ver. 3.2, januari 2017 9

Handleiding LA LRP 10 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 1. Inleiding

1 Inleiding

1.0

Doel van de ledenregistratie

Het doel van de ledenregistratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord.

Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de kerkenraad ingericht en bijgehouden het register/de registers van de gemeente dan wel in een gemeente met wijkgemeenten de registers van de wijkgemeenten, bestaande uit: • het register van leden van de (wijk)gemeente, waarin naast de doople den en belijdende leden van de (wijk)gemeente ook de gastleden van de (wijk)gemeente zijn ingeschreven, en • het register van de niet-gedoopte kinderen van leden van de (wijk)gemeente en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de (wijk)gemeente.

De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor het register van de (wijk) gemeente. De Generale Synode is de verantwoordelijke voor het register van de

leden van alle gemeenten van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie.

1

Ten behoeve van de hierboven beschreven landelijke ledenregistratie is LRP ontwikkeld.

Doel van LRP

Voortvloeiend uit hetgeen in de Generale Regeling is geschreven over ‘het leven en werken van de gemeente’ hebben bij het ontwerpen van LRP drie aspecten centraal gestaan:

Zorg

Het verlenen van pastorale en diaconale zorg bij doop, rouw, trouw, ziekte, armoede, etc. LRP zorgt voor een actueel en juist overzicht van de gege vens van de gemeente waardoor adequaat kan worden ingesprongen op gebeurtenissen in het leven van gemeenteleden.

Betrokkenheid

Het kunnen volgen van gemeenteleden bij verhuizingen geeft de lokale gemeente de gelegenheid zicht te houden op hen die hebben aangegeven mee te willen leven met de eigen gemeente. Door middel van de pastorale eenheid kunnen jongeren die voor hun studie tijdelijk elders wonen betrokken blijven bij de eigen gemeente.

Financiële zekerheid

Financiële zekerheid voor nu en de toekomst door gerichte fondswerving onder gemeenteleden, zowel voor de plaatselijke gemeente als voor landelijk bekende activiteiten zoals Kerkbalans. LRP heeft uitgebreide mogelijkheden voor het voeren van een bijdragenadministratie.

1 Meer informatie in de ‘Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk’ aan het einde van deze handleiding ver. 3.2, januari 2017 11

1. Inleiding Handleiding LA LRP

1.1

Algemeen

Voor u ligt de Handleiding LRP versie 3.2 voor LRP (Leden Registratie Protestantse Kerk), het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland.

Het systeem biedt ondersteuning bij het plaatselijke kerkenwerk, volgens de laatste technische inzichten en mogelijkheden. Het ledenregistratie programma is een hulpmiddel om in contact te komen en te blijven met leden van de gemeente, bij het pastoraat en het overige bezoekwerk. Tevens kan LRP worden ingezet voor Kerkbalans en alle andere vormen van gerichte geldwerving binnen uw gemeente.

Hulpmiddel voor gemeentewerk

Het ledenregistratie programma van de Protestantse Kerk in Nederland is vanaf het begin ontwikkeld om het werk in de plaatselijke gemeente te ondersteunen.

U kunt LRP op veel manieren inzetten: binnen uw gemeente gaat het bijvoorbeeld om het werk van predikanten, ouderlingen, diakenen en de kerkrentmeesters.

Ook de regionale en landelijke organen hebben veel profijt van het werken met een landelijk registratiesysteem, de informatie van de plaatselijke gemeenten is immers altijd actueel.

LRP kan worden gebruikt voor het ontwikkelen van activiteiten op het terrein van pastoraat, acties in het kader van de diaconie, vragen in het kader van beleid, het ontwikkelen van een langetermijnvisie, etc.

Alle gemeenten binnen de Protestantse Kerk in Nederland hebben te maken met LRP. Ook de dienstverlening van de Dienstenorganisatie (DO) en de afdeling Institutionele ondersteuning (IO) verloopt via LRP.

Gebruik van LRP is niet verplicht voor de gemeenten, maar er blijft voor iedere gemeente wel de kerkordelijke verplichting om haar mutaties ten minste eenmaal

per maand centraal aan te leveren.

2

Landelijk overzicht

De Protestantse Kerk in Nederland telt ongeveer 1700 gemeenten met circa twee miljoen leden. Binnen deze gemeenten zijn vele predikanten en nog veel meer kerkelijke medewerkers en vrijwilligers actief. Gezien dit grote aantal mensen is het dus belangrijk een goed en actueel overzicht te hebben van de ‘landelijke gemeente’.

LRP zorgt voor overzicht en inzicht in het ‘ledenbestand’ en de manier waarop de leden bij de kerk betrokken zijn. De cijfers maken het mogelijk relevant beleid te maken en een langetermijnvisie te ontwikkelen voor en door de Protestantse Kerk en haar gemeenten.

2

Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk

, artikel 13, lid 1: ‘De gemeenten zijn gehouden om geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, alle mutaties die haar ter kennis komen, op de gegevens die in de registers van de gemeenten zijn opgenomen, ten behoeve van de landelijke ledenregistratie aan de generale synode ter beschikking te stellen, zulks met inachtneming van de door de generale synode gegeven richtlijnen.’ 12 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 1. Inleiding

1.2

Beveiliging

Authenticatie

De toegang tot de informatie van geregistreerden in LRP goed gewaarborgd.

Gebruikers krijgen alleen toegang tot het systeem met een persoonlijke authenti catiesleutel.

Deze ‘sleutel’ genereert, na een druk op de knop, een uniek getal. Dit getal is dynamisch, dat wil zeggen, het is eenmalig en voor een bepaalde tijd geldig. Op basis van de combinatie van dit getal met uw aanmeldnaam (uw e-mailadres) en het wachtwoord, vindt identificatie plaats. Deze solide wijze van toegangsbeveiliging voldoet aan de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP).

De beveiliging door middel van authenticatiesleutels maakt tevens een scheiding naar functie en niveau mogelijk binnen LRP. Zo kunnen bijvoorbeeld de financiële gegevens alleen door de bijdragenadministrateur worden ingezien en kunnen gebruikersrollen voor een sectie (bijvoorbeeld pastoraal medewerker), wijkge meente of de hele gemeente (bijvoorbeeld bijdragen- en/of ledenadministrateur) worden aangewezen.

U kunt aangeven dat medewerkers van de afdeling Institutionele ondersteuning van de Dienstenorganisatie toegang mogen krijgen tot uw gegevens, uiteraard alleen in die gevallen, waarbij zij u ondersteuning bieden.

Het LRP systeem zelf (hard- en software) en de technische infrastructuur er omheen zijn beveiligd, er is alles aan gedaan om onbevoegden te weren.

Mocht u desondanks informatie hebben dat er sprake is van ongeoorloofde pogin gen om toegang tot LRP te krijgen, dan verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk te melden telefonisch op 030 - 880 1777 of via e-mail: [email protected]

.

De Dienstenorganisatie zal in toepasselijke gevallen aangifte doen van computer vredebreuk.

Beschikbaarheid

Doordat LRP een centrale, internet-gebaseerde applicatie is worden de toeganke lijkheid en beschikbaarheid centraal verzorgd en beheerd. Back-ups en uitwijk garanderen een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van LRP.

Onderhoud aan software (patches, updates en upgrades) en hardware wordt uitgevoerd op momenten dat gebruikers hier zo min mogelijk last van hebben.

In voorkomende gevallen wordt lrp-oefen.pkn.nl

als alternatief ter beschikking gesteld voor het kunnen raadplegen van de laatstbekende gegevens. Gepland onderhoud wordt, voor zover van invloed op de beschikbaarheid, bijtijds aange kondigd.

1.3

LRP-oefen

Om u in de gelegenheid te stellen op een veilige manier bepaalde handelingen (mutaties, in- en uitschrijven, financiële handelingen, herindelen secties, etc. etc.) uit te proberen - zonder gevolgen voor uw échte registratie - is de oefenomgeving ver. 3.2, januari 2017 13

1. Inleiding Handleiding LA LRP LRP-oefen in het leven geroepen. Op het adres lrp-oefen.pkn.nl

kunt u inloggen met uw eigen inlognaam, sleutel en wachtwoord waarna u toegang krijgt tot de oefenomgeving van uw (wijk)gemeente.

Deze oefenomgeving is te herkennen aan de opvallend afwijkende kleurstelling van de vensters en schermen, daarnaast wordt de naam van uw gemeente en wijkgemeente(n) voorafgegaan door het woord OEFEN.

Iedere maand rondom de 15e worden de gegevens van LRP gekopieerd naar LRP-oefen, met uitzondering van de gegenereerde bank- en pdf-bestanden welke u in de testomgeving opnieuw kunt genereren.

De handelingen en wijzigingen die u in LRP-oefen doorvoert hebben geen enkel gevolg voor de gegevens van uw gemeente in LRP. Het is goed mogelijk vanuit de oefenomgeving acceptgiro’s en bankbestanden te genereren, het is

niet

mogelijk deze acceptgiro’s en bankbestanden verder te verwerken in het échte LRP, dit zal tot problemen leiden!

1.4

Support

Voor vragen staan de ledendesk en de orderdesk van het king. Tevens kunt u gebruik maken van het online platform

LRP-team

ter beschik www.pkn.nl/lrpnetwerk , waar u zich ook kunt aanmelden voor de gratis nieuwsbrief LRP.

Bij specifieke vragen over de werking en het gebruik van LRP of bij concrete problemen kunt u contact opnemen met de

ledendesk

van het LRP-team: e-mail: [email protected]

, telefoon: 030 - 880 1777 Bij vragen over de extra dienstverlening door de Dienstenorganisatie ten be hoeve van de gemeenten - hierbij valt te denken aan het laten uitvoeren van allerlei opdrachten zoals het afdrukken van acceptgiro’s, (herinnerings)brieven of registers, het verzorgen en verwerken van automatisch incasso’s en andere (SEPA) bankbestanden, etc. - kunt u contact opnemen met de

orderdesk

van het LRP-team: e-mail: [email protected]

, telefoon: 030 - 880 1777 14 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2 De ledenadministrateur

2.0

Inleiding

Als ledenadministrateur (LA) bent u de spil van het ledenregistratiesysteem.

U bent verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de gegevens van de geregistreerden van uw (wijk)gemeente. Als LA zorgt u ervoor dat de gegevens van elk gemeentelid kloppen en actueel zijn. Daarnaast assisteert u de andere gebruikers bij het ontsluiten van informatie uit LRP door bijvoorbeeld het maken van selecties, etc. Het is mogelijk om uw functie als LA te combineren met die van bijdragenadministrateur (BA), dit kan op één en dezelfde sleutel.

De mutaties, die u als LA ontvangt, komen binnen via

Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) , die op haar beurt een koppeling heeft met de Gemeen-

telijke Basis Administratie (GBA). Vanuit de GBA worden de volgende mutaties doorgegeven aan de

SILA : verhuizing, naamswijziging, bericht van overlijden,

begin- en einddatum burgerlijke staat en adres geheim. Deze uitwisseling van mu taties, zowel die van

SILA

als van plaatselijke gemeenten, waarborgt de actualiteit van de gegevens van LRP.

Bevoegdheden

Als LA bent u namens en in opdracht van de kerkenraad bevoegd in uw gemeente om de gegevens van de leden te wijzigen. Daarom zullen alle gebruikers een beroep op u doen voor correcties en/of aanpassingen van gegevens. Door het recht op het kunnen wijzigen van ledengegevens bij één functie te houden, kan de kwaliteit en de consistentie van gegevens gemakkelijker worden gegarandeerd.

Actueel en nauwkeurig

Nadat u als LA bent ingelogd krijgt u in het startscherm een overzicht met

SILA

mutaties, gesorteerd op datum of type. Deze meldingen gaan onder andere over overlijdens, verbintenissen, inkomende en vertrekkende leden, aanvragen van andere gemeenten (bijvoorbeeld overschrijvingen van voorkeursleden), etc. Naar aanleiding van deze meldingen kunt u eenvoudig de mutaties doorvoeren en verwerken en de overschrijvingen accepteren of weigeren. Wanneer u aanvragen vanuit andere gemeenten accepteert, worden de gegevens voor alle betrokkenen automatisch aangepast in LRP.

Het voeren van een nauwkeurige ledenadministratie is van vitaal belang voor het succesvol kunnen inzetten van LRP door de andere systeemgebruikers binnen uw gemeente.

De pastorale zorg binnen uw gemeente is afhankelijk van een juiste inzicht in het ledenbestand en de samenstelling van de pastorale eenheden.

De bijdragenadministratie is volledig afhankelijk van een up-to-date ledenregistra tie voor een juiste afwikkeling van de fondsen- en abonnementenadministratie.

ver. 3.2, januari 2017 15

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

Oefenen

Als LA heeft u wellicht behoefte om bepaalde handelingen ‘bij wijze van proef’ uit te kunnen voeren. Daartoe is de oefenomgeving

lrp-oefen

in het leven geroepen.

Op het adres lrp-oefen.pkn.nl

kunt u inloggen met uw eigen naam, wachtwoord en sleutel waarna u toegang krijgt tot de oefenomgeving van uw (wijk)gemeente.

Zie voor meer informatie paragraaf

1.3 LRP-oefen

op pag.

13 .

Dienstverlening

Als gebruiker heeft u ook een aantal mogelijkheden voor dienstverlening. Zo kunt u bijvoorbeeld op eenvoudige wijze rapportages maken en afdrukken naar een pdf-bestand, groepen definiëren en selecties maken voor verdere verwerking in bijvoorbeeld fondsen en abonnementen en voor het exporteren van gegevens naar een spreadsheetprogramma.

16 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.1

Inloggen met uw authenticatiesleutel

1. Open uw browser (bij voorkeur Firefox, Chrome of Internet Explorer).

2. Type in de adresbalk van de browser: lrp.pkn.nl

R Let op: Het adres van LRP begint niet met www!

Het door u ingegeven adres verandert vanzelf in het beveiligde adres http

s

://lrp.pkn.nl/ Het volgende scherm verschijnt: Figuur 1: Loginvenster 3. Uw naam is het e-mailadres dat u aan uw lokaal beheerder hebt doorgege ven.

4. Het wachtwoord is het wachtwoord dat u via hetzelfde e-mailadres hebt ontvangen.

R Let op: zowel de naam als het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!

5. In het veld

sleutel

vult u de code in die, nadat u hebt gedrukt op het knopje van de authenticatiesleutel, in het venster (display) verschijnt.

Figuur 2: Autheticatiesleutel 6. Klik in het inlogscherm op het knopje

Login

.

R Het door de lokaal beheerder (LB) toegewezen wachtwoord kan door de gebruiker zelf worden gewijzigd. Ga naar

Gebruikers

in het menu

Beheer

. Vul een nieuw wachtwoord in en klik op

Opslaan

.

7. Het startscherm van LRP verschijnt (als dit niet goed opent dient u het scherm te verversen met de functietoets F5. Dit gebeurt voornamelijk bij gebruik van Internet Explorer).

ver. 3.2, januari 2017 17

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.1.1

Wachtwoord wijzigen

1. Het wijzigen van het wachtwoord kan door de gebruiker zelf worden gedaan.

Ga naar

Gebruikers

in het menu

Beheer

. Vul een nieuw wachtwoord in en klik op

Opslaan

.

2. Indien niet meer kan worden ingelogd in LRP dient een

nieuw wachtwoord

te worden verstrekt door de lokaal beheerder.

Deze kan een door de gebruiker op te geven nieuw wachtwoord invoeren of het wachtwoord resetten waarna dit automatisch wordt toegezonden aan de gebruiker. (Dit werk alleen indien de inlognaam van de gebruiker ene geldig e-mailadres is!) Voor meer informatie zie de handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

Gebruiker bewerken

op pag.

28 .

2.3.2

2.1.2

Problemen bij inloggen

Het kan zijn dat het inloggen in LRP niet lukt, dit kan verschillende oorzaken hebben.

1. Verkeerde combinatie naam / wachtwoord / sleutel.

Als veiligheidsmaatregel wordt een gebruiker na drie foutieve inlogpogingen (automatisch) voor vijf minuten geblokkeerd. Gedurende deze tijd kan er met de betreffende gebruikersnaam niet worden ingelogd.

Vergewis u ervan dat u de juiste

gebruikersnaam

en

wachtwoord

ge bruikt; de gebruikersnaam en het wachtwoord zijn hoofdlettergevoelig!

De

code

van de

authenticatiesleutel

is maar gedurende korte tijd geldig, u dient deze direct na weergave in het venstertje in te typen in het veld

Sleutel

. Genereer nogmaals een code door te drukken op het knopje van de authenticatiesleutel en vul deze code in in het veld

Sleutel

; controleer ook dat u de juiste authenticatiesleutel gebruikt ingeval u over meerdere authenticatiesleutel beschikt.

Na 5 minuten schakelt LRP de gebruikersnaam weer vrij om in te loggen.

2. Internetadres onjuist.

Het adres in de adresbalk van uw browser moet luiden: (let op het

https

https://lrp.pkn.nl/ ). Ververs deze pagina met de toets [F5] of met de toetsen [Ctrl]+[F5].

Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder (en voor de LB neem contact op met de

helpdesk LRP ).

3. Browsergeschiedenis.

Omdat LRP via een browser functioneert kan het incidenteel voorkomen dat zich in de cache van uw browser verkeerde / verouderde ’software’ bevindt.

Dit wil wel eens gebeuren als de software van LRP wordt vernieuwd.

Dit probleem is eenvoudig op te lossen door in uw browser de cache te legen. Het legen van de cache (browsergeschiedenis) verschilt per browser en per versie van de browser. Een algemeen geldende instructie kunnen we dan ook niet geven. In veel (moderne) browsers werkt de toestcombinatie [CTRL] + [SHIFT] + [DELETE].

18 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur R Vergewis u er wel van dat u alleen de browsergeschiedenis weggooit, niet uw cookies of wachtwoorden o.i.d!

4. Synchroniseren.

De melding ‘Uw sleutel kon niet worden geauthenticeerd. Wilt u proberen te synchroniseren?’ verschijnt onder de knop

Login

in beeld. Dit betekent dat uw naam en wachtwoord juist zijn maar dat LRP de code van uw sleutel niet kan valideren.

• klik in het inlogscherm op

synchroniseren

; Figuur 3: Sleutel synchroniseren • onder de velden

Naam

en

Wachtwoord

(sleutel)codes in te brengen; verschijnen

twee

velden om • vul opnieuw uw naam en wachtwoord in; • vul in het veld

Sleutel #1

de code in die verschijnt na het drukken op het knopje van de authenticatiesleutel (‘digipass’); • druk vervolgens herhaaldelijk op het knopje van de authenticatiesleutel totdat er een

nieuwe

code verschijnt; • vul dit nummer in in het veld

Sleutel #2

en klik op de knop

Login

.

Lukt het inloggen nog niet, neem dan contact op met uw lokaal beheerder.

R Let op: het is niet mogelijk in dezelfde browser gelijktijdig met twee verschil lende rollen in te loggen in LRP. Dit is alleen mogelijk indien gebruik wordt gemaakt van verschillende browser-programma’s op dezelfde computer.

Het is wel mogelijk om in dezelfde browser met dezelfde rol in twee vensters (of tabbladen) verschillende menu’s open te hebben in LRP.

P Tip: bijna elke browser beschikt over een optie om de browser ‘full screen’ te tonen, vrijwel altijd te activeren door op F11 te drukken. Hierdoor wor den de locatiebalk, de toolbars en de tabbladen onzichtbaar en wordt het werkscherm maximaal groot. Om het ‘full screen’ weer ongedaan te maken drukt u nogmaals op de functietoets F11.

ver. 3.2, januari 2017 19

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.2

Meldingen

In het overzicht meldingen staan berichten die automatisch door LRP worden gegenereerd naar aanleiding van: • meldingen, afkomstig van

Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) , als gevolg van wijzigingen in de GBA-registratie;

• mutaties in het bestand van LRP (zoals geboorte, in- / uit- / overschrijvin gen, wijziging kerkelijke staat, etc.).

Afhankelijk van de gebruikersrol waarmee wordt ingelogd worden meldingen uit bovenstaande processen getoond, het gaat hierbij om verslagen van • door LRP succesvol uitgevoerde (automatische ) acties / mutaties, of • door LRP uitgevoerde acties / mutaties die in LRP nog op nadere afhan deling van de gebruiker wachten (

Actie gewenst

).

Tevens staan in dit overzicht - afhankelijk van de functie van de gebruiker de meldingen ten gevolge van niet succesvol uitgevoerde acties onder het tabblad

SILA uitvallers

.

Het type meldingen dat wordt getoond ligt in eerste instantie vast in LRP maar kan door de lokaal beheerder (LB) per wijkgemeente per gebruikersrol (en per gebruiker) worden aangepast. (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

2.11.12 Signaleringen

op pag.

74 ).

R De meldingen in dit overzicht worden per gebruiker afzonderlijk gegene reerd.

Een tweede gebruiker met dezelfde gebruikersrol binnen dezelfde (wijk) gemeente krijgt zijn/haar eigen meldingen te zien en dient ze eveneens zelf af te handelen.

R Alle meldingen van twee jaar of ouder worden automatisch verwijderd.

In geval er voor een wijkgemeente géén gebruikers zijn aangemaakt dan kan in het wijkgemeentedossier worden opgegeven dat de meldingen naar bepaalde e-mailadressen moeten worden gezonden. (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

2.11.1 Algemeen

op pag.

71 ).

2.2.1

Overzicht openstaande meldingen

Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm onder het tabblad

Al gemeen

onder subtabblad

Open

het overzicht met openstaande meldingen behorend bij de gebruikersrol en autorisaties van de ingelogde gebruiker.

Onder de subtabbladen

In behandeling

en

Afgehandeld

bevinden zich respec tievelijk de meldingen die door uzelf in behandeling zijn gezet en de meldingen die zijn afgehandeld.

Met behulp van de knop

Toon zoekveld

kan worden gezocht naar een melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status, datum-bereik en of er actie nodig is door de gebruiker (zoekveld

Actie gewenst

).

20 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 4: Overzicht openstaande meldingen Sommige mutaties in LRP kunnen vanwege onvoldoende informatie niet automa tisch door LRP worden afgewikkeld maar moeten door de gebruiker (meestal de ledenadministrateur (LA)) worden afgewikkeld.

Deze meldingen hebben het kenmerk

Actie gewenst

en zijn herkenbaar aan het incoontje in het overzicht meldingen. De gebruiker dient de melding te lezen en de gevraagde (vervolg)actie door te voeren (bij de geregistreerde, de pastorale eenheid, etc.) Onder het subtabblad

ling

en

Open Zet afgehandeld

kan met behulp van de knoppen

Zet in behande-

de status van een melding worden ingesteld op ‘in behandeling’ of ‘afgehandeld’. Het ‘in behandeling’ of ‘afgehandeld’ zetten van een melding is slechts informatief van aard en is alleen van betekenis voor de betreffende gebruiker.

R U kunt meerdere meldingen tegelijk selecteren (met de muis of met de knop

Alles selecteren

) en in een keer de status ervan op ‘afgehandeld’ zetten.

Meldingen die in behandeling zijn staan vermeld onder subtabblad

In behande ling

, meldingen die zijn afgehandeld staan vermeld onder subtabblad

Afgehan deld

.

Met behulp van de knop

naar CSV exporteren

kan het overzicht met meldingen naar een csv-bestand worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spread sheetprogramma.

R Door het afhandelen van een voerd.

melding

wordt geen mutatie in LRP doorge R Openstaande meldingen van drie maanden of ouder krijgen automatisch de status afgehandeld.

P Tip: Met behulp van de knop

Open dossier

kan direct het geregistreer dedossier of het dossier van de pastorale eenheid van de geselecteerde melding worden geopend. U krijgt een foutmelding indien uw autorisatie niet voldoende is om het betreffende dossier te openen.

ver. 3.2, januari 2017 21

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.2.2

Melding bewerken

1. Na het inloggen in LRP verschijnt in het openingsscherm onder het tab blad

Algemeen

onder subtabblad

Open

het overzicht met openstaande meldingen behorend bij de gebruikersrol en autorisaties van de ingelogde gebruiker.

Met behulp van de knop

Toon zoekveld

kan worden gezocht naar een melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status, datum-bereik en of er actie nodig is door de gebruiker (zoekveld

gewenst

).

Actie

2. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop

Zoeken

.

3. Selecteer de regel van de gezochte melding en klik op de knop

Bewerken

, het venster

Melding bewerken

opent.

Figuur 5: Melding bewerken 4. In het venster

Melding bewerken

wordt het type melding, de inhoud van de melding en de gegevens van de betreffende geregistreerde getoond.

Een gewenste actie die door de gebruiker moet worden ondernomen staat vermeld in het veld

Melding

.

5. In het veld

opmerking

kan door uzelf een voor deze melding relevante opmerking worden ingevuld. Deze opmerking wordt voor de betreffende melding en voor uzelf vastgelegd.

6. Door middel van het veld

status

kan de de status van de melding worden gezet op ‘in behandeling’, ‘afgehandeld’ of ‘open’.

7. Klik op de knop

Opslaan

om de melding te bewaren.

R Het is van belang dat meldingen waarvoor

actie door de gebruiker

wenst (=vereist) is worden afgehandeld in LRP.

ge R Let op: door het afhandelen van een doorgevoerd.

melding

wordt geen mutatie in LRP 22 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur P Tip: Met behulp van de knop

Open dossier

kan direct het geregistreer dedossier of het dossier van de pastorale eenheid van de geselecteerde melding worden geopend. U krijgt een foutmelding indien uw autorisatie niet voldoende is om het betreffende dossier te openen.

2.2.3

Overzicht meldingen in behandeling

Onder het subtabblad

In behandeling

bevinden zich de meldingen beho rend bij de gebruikersrol en autorisaties van de ingelogde gebruiker die door de gebruiker zelf op ‘in behandeling’ zijn gezet.

Met behulp van de knop

Toon zoekveld

kan worden gezocht naar een melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status, datum-bereik en of er actie nodig is door de gebruiker (zoekveld

Actie gewenst

).

Met behulp van de knoppen

Zet open

en

Zet Afgehandeld

kan de status van een melding worden ingesteld op ‘open’ of ‘afgehandeld’.

2.2.4

Overzicht afgehandelde meldingen

Onder het subtabblad

Afgehandeld

bevinden zich de afgehandelde meldin gen behorend bij de gebruikersrol en autorisaties van de ingelogde gebruiker die door de gebruiker zelf op ‘afgehandeld’ zijn gezet.

Met behulp van de knop

Toon zoekveld

kan worden gezocht naar een melding of kan de lijst met meldingen worden gefilterd op type, status, datum-bereik en of er actie nodig is/was door de gebruiker (zoekveld

Actie gewenst

).

Met behulp van de knoppen

Zet open

en

Zet in behandeling

kan de status van een melding worden ingesteld op ‘open’ of ‘in behandeling’.

R Openstaande meldingen van drie maanden of ouder krijgen automa tisch de status afgehandeld.

ver. 3.2, januari 2017 23

Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.3

Registreren van een inschrijving

2.3.1

Inschrijven van een lid

In het register van de (wijk)gemeente worden ingeschreven zij die binnen het grondgebied van de gemeente hun vaste woonplaats hebben en als dooplid dan wel als belijdend lid tot de gemeente behoren. (Meer informatie in de

Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk

aan het einde van deze handleiding)

Schematisch

Inschrijven nieuw lid Inschrijven van een nieuw lid

(§ 2.3.1.1

)

nee Persoon is al geregistreerd in LRP?

ja Inschrijven van een bestaande geregistreerde

(§ 2.3.1.2

)

Neem contact op met de ledendesk

§ 1.4

overig overschrijving Initieer een overschrijving Opnemen als blijkgever, over schrijven of overig?

blijkgever Neem op als blijkge ver (niet eigenaar) Figuur 6: Proces inschrijven van een lid ver. 3.2, januari 2017 25

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het Figuur 7: Gemeenteoverzicht In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

.

Figuur 8: Wijkgemeentedossier - geregistreerden 3. Klik op de knop

Inschrijven

, het venster

Nieuwe inschrijving

opent.

26 Figuur 9: Nieuwe inschrijving 4. Kies in het veld

Inschrijving

voor de inschrijving van een ‘Lid’. De gemeente (en eventueel wijkgemeente) zijn al ingevuld. Klik op de knop

Volgende

, het venster

Persoonsgegevens

opent.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 10: Persoonsgegevens (a) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters au tomatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden aangepast. Vul de overige personalia in.

(b) Plaats een vinkje in het veld

Overkomst

als het nieuwe lid overkomt naar (een kerkelijke gemeente van) de Protestantse Kerk in Nederland

vanuit een andere kerkgenootschap

, het veld

Gezindte overkomst

verschijnt.

Figuur 11: Overkomstgegevens • Klik op de knop het venster

Selecteer

naast het veld

Gezindte overkomst Selecteer kerkelijke gezindte

opent.

, ver. 3.2, januari 2017 Figuur 12: Selecteer kerkelijke gezindte 27

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP • Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de overkomst en klik op de knop

Selecteer

.

Mocht de gezochte gezindte niet in de lijst voorkomen dan kunt u deze ook handmatig invullen. (Het heeft de voorkeur een keuze te maken uit de getoonde lijst).

(c)

Doop

Een dooplid krijgt een vinkje in het veld

Gedoopt

, de velden

Doopda tum

, nen.

Kerk.gezindte doop

en

(wijk)gemeente van doop

verschij Figuur 13: Doopgegevens • Indien de doopdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld.

• Als de kerkelijke gezindte van de doop bekend is wordt deze hier ingevuld. Maak een keuze in het veld

Kerk.gezindte doop

.

Indien de kerkelijke gezindte van de doop ‘Protestants’ is klik dan op de knop

Selecteer

naast het veld

Wijkgemeente van doop

, het venster

Selecteer wijkgemeente

opent.

28 Figuur 14: Selecteer wijkgemeente ◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

Indien de kerkelijke gezindte van de doop

niet

‘Protestants’ is (keuze ‘Overige’) dan verschijnt het veld

Overige Kerk. Gezindte doop

. Klik op de knop

Selecteer lecteer kerkelijke gezindte

naast dit veld, het venster opent.

Se-

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 15: Selecteer kerkelijke gezindte • Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de doop en klik op de knop

Selecteer

.

Vul vervolgens de naam in van de

doopgemeente

.

(d)

Belijdenis

Een belijdend lid krijgt een vinkje in het veld

Belijdenis gedaan

, de vel den

Belijdenisdatum

,

Kerk.gezindte belijdenis

en

(wijk)gemeen te van belijdenis

verschijnen.

Figuur 16: Belijdenisgegevens • • Indien de belijdenisdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld (alleen bij inschrijven is de belijdenisdatum niet verplicht).

Als de kerkelijke gezindte van belijdenis bekend is wordt deze hier vastgelegd. Maak een keuze in het veld

Kerk.gezindte belijde nis

.

Indien de kerkelijke gezindte van belijdenis ‘Protestants’ is klik dan op de knop

Selecteer

naast het veld

Wijkgemeente van belijdenis

, het venster

Selecteer wijkgemeente

opent.

ver. 3.2, januari 2017 29

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 17: Selecteer wijkgemeente ◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

Indien de kerkelijke gezindte van belijdenis niet ‘Protestants’ is (keuze ‘Overige’) dan verschijnt het veld

Overige Kerk. Gezindte belijdenis

. Klik op de knop

Selecteer

naast dit veld, het venster

Selecteer kerkelijke gezindte

opent.

30 Figuur 18: Selecteer kerkelijke gezindte • Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van belijde nis en klik op de knop

Selecteer

.

Vul vervolgens de naam in van de

Gemeente van belijdenis

.

(e) Zet een vinkje in het veld

SILA bezwaar

als het nieuwe lid heeft aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het Stichting In terkerkelijke Leden Administratie (SILA). Hierdoor kunnen de mutaties betreffende de geregistreerde in de GBA niet meer automatisch via

SILA -berichten worden verwerkt in LRP.

(f) Voer de adresgegevens in (

Straat

en

Plaats

gecompleteerd na het invullen van de

postcode

worden automatisch en het

huisnummer

).

5. Klik op de knop

Volgende

.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur LRP controleert aan de hand van de ingevulde persoonsgegevens of er al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam, geboortedatum en postcode + huisnummer.

Er kunnen zich twee situaties voordoen: • De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie paragraaf

2.3.1.1 Inschrij ven van een nieuw lid

op pag.

31 .

• De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf

2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande geregistreerde

op pag.

32 .

2.3.1.1

Inschrijven van een nieuw lid

De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het opgegeven adres tot een bestaande

sectie

behoort.

1. Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties behoort opent het venster

Selecteer sectie

.

Figuur 19: Selecteer sectie Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop geregistreerde wordt een

Sectievoorkeur Volgende

geregistreerd.

, bij de 2. Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort en

ook

niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster

Selecteer sectie

, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop

Volgende

.

Bij de geregistreerde wordt nu zowel een sectievoorkeur als een

voor keurslidmaatschap

geregistreerd.

R Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden

verbonden. Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’,

artikel 16.

Zie ook paragraaf

gemeente

op pag.

2.12.2 Registreren overschrijving naar andere 82 ).

3. Indien op het opgegeven adres in LRP al leden zijn geregistreerd dan is er mogelijk sprake van het registreren van een lid welke onderdeel is van een bestaande

pastorale eenheid (PE)

.

Het venster

Mogelijke pastorale eenheden

opent met daarin een overzicht van de op het opgegeven adres geregistreerde pastorale eenheden.

ver. 3.2, januari 2017 31

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 20: Mogelijke pastorale eenheden Selecteer de PE, waar de geregistreerde aan toegevoegd moet worden, of klik op de knop

Nieuwe PE

.

4. Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm

registreerdedossier ge-

opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.

5. Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschre vene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE. (Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 ).

6. Klik op de knop

Opslaan

.

2.3.1.2

Inschrijven van een bestaande geregistreerde

Bij het inschrijven van een bestaande geregistreerde kan er sprake zijn van een het inschrijven van een meerling of van het daadwerkelijk dubbel opvoeren van een geregistreerde.

Het is ongewenst een geregistreerde dubbel op te voeren in LRP. In dat geval kunt u kiezen voor het opnemen als

Blijkgever van verbondenheid

of het initëren van een

overschrijving

naar uw (wijk)gemeente.

De nieuwe registratie komt wel al voor in LRP, het venster

mende geregistreerde(n)

opent.

Overeenko-

32 Figuur 21: Overeenkomende geregistreerde(n) Hier moet gekozen worden om de gevonden overeenkomende geregi streerde te

selecteren

of om door te gaan met een

nieuwe registratie

.

R Belangrijk: het is

niet

toegestaan om een persoon die al in LRP is geregistreerd nogmaals voor de eigen gemeente in te schrijven!

(a)

Nieuwe Registratie

Ter voorkoming van een

ongewenste dubbele registratie

van een en dezelfde persoon in LRP is het niet mogelijk door te gaan met een nieuwe registratie, LRP toont de volgende waarschuwing.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 22: Waarschuwing ongewenste dubbele registratie In deze situatie is de enige mogelijkheid om de betreffende persoon

blijkgever van verbondenheid

te maken van uw wijkgemeente of om een

overschrijvingsprocedure

op te starten. (Zie ook de sche matische weergave op pag.

25 .)

Beide opties worden hierna beschreven.

R Mocht er daadwerkelijk sprake zijn van een nieuwe registratie van een persoon met dezelfde geboortedatum, achternaam, postcode en huisnummer als van iemand die al in LRP is geregistreerd (bij voorbeeld bij registratie van een

twee-

of

meerling

) dan kunt u de inschrijving laten verzorgen door de organisatie (DO). (Zie paragraaf

ledendesk 1.4 Support

van de diensten op pag.

14 ).

(b)

Optie Selecteer

Met de keuze

Selecteer

wordt de inschrijving van een nieuw lid gean nuleerd en opent het venster

opnemen als

.

Figuur 23: Opnemen als •

Overschrijving verzoeken

Met de knop

Overschrijving verzoeken

wordt er voor gekozen om de geselecteerde door middel van een

overschrijvingspro cedure

over te schrijven naar de (eigen) wijkgemeente door het invullen van de velden in het venster

Verzoek tot overschrijven

.

(Zie voor het proces van overschrijven paragraaf

2.12.1 Registreren overschrijving vanuit andere gemeente

op pag.

79 ).

ver. 3.2, januari 2017 33

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 24: Verzoek tot overschrijven •

Opnemen als niet eigenaar

Met de knop streerde als

Opnemen als niet eigenaar blijkgever van verbondenheid

wordt de geregi (niet eigenaar) op genomen in de registratie van de wijkgemeente.

1. Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm

geregistreer dedossier

opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.

2. Klik op de knop

Opslaan

.

Voeg de nieuw ingeschrevene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 ).

Onder het tabblad

Kerkelijke gegevens

moet voor geregistreerden van de Evangelisch Lutherse Gemeente het kenmerk op Evangelisch-Luthers worden gezet om deze in het verhuisproces te behouden voor de Evangelisch Lutherse Gemeente.

R Belangrijk: een eenmaal ingevuld

kenmerk

op tabblad

Evangelisch Lutherse Gemeente Kerkelijke gegevens

in is na het opslaan niet meer te wijzigen!

34 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.3.2

Inschrijven van een gastlid

In het register van een gemeente kunnen als gastlid worden ingeschreven leden van kerken waarmee de Protestantse Kerk in Nederland bijzondere betrekkingen onderhoudt, alsmede van andere kerken ten aanzien waarvan de generale synode dit heeft bepaald. (Meer informatie in de

Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk

) Gastlidmaatschap is gebonden aan de (wijk)gemeente waardoor/waarin dit is toegekend.

Bij een vertrek van het gastlid uit de wijkgemeente is er geen grond voor automatische plaatsing in een andere gemeente van de Protestantse Kerk.

Daarom wordt bij een mutatie die zou leiden tot een wijziging van wijkgemeente buiten het gebied van de wijkgemeente van inschrijving de vraag gesteld of het gastlidmaatschap moet worden voortgezet.

Gastleden blijven lid van hun eigen kerk.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

.

3. Klik op de knop

Inschrijven

, het venster

Nieuwe inschrijving

opent.

Kies in het veld

Inschrijving

voor de inschrijving van een ‘Gastlid’, de gemeente (en eventueel wijkgemeente) zijn al ingevuld.

Klik op de knop

Volgende

, het venster

Persoonsgegevens

opent.

ver. 3.2, januari 2017 Figuur 25: Persoonsgegevens 35

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP (a) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters au tomatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden aangepast. Vul de overige personalia in.

(b) Klik in het veld

Oorspr. gezindte gastlid

en selecteer uit de lijst de oorspronkelijke kerkelijke gezindte van het gastlid.

(c)

Doop

Een gedoopt gastlid krijgt een vinkje in het veld

Gedoopt

.

• • Indien de doopdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld.

Als de kerkelijke gezindte van de doop bekend is wordt deze hier ingevuld. Maak een keuze in het veld

Kerk.gezindte doop

.

Aangezien het hier een gastlid betreft is de kerkelijke gezindte van de doop waarschijnlijk niet ‘Protestants’, selecteer in dat geval ‘Overige’.

Het veld

Overige Kerk. Gezindte doop

knop

Selecteer

naast dit veld, het venster verschijnt. Klik op de

Selecteer kerkelijke gezindte

opent.

36 Figuur 26: Doop - selecteer kerkelijke gezindte Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de doop en klik op de knop

Selecteer

.

Vul de naam in van de

(wijk)gemeente van doop

.

Indien de kerkelijke gezindte van de doop ‘Protestants’ is, klik op de knop

Selecteer

naast het veld

Wijkgemeente van doop

, het venster

Selecteer wijkgemeente

opent.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 27: Doop - selecteer wijkgemeente ◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

(d)

Belijdenis

Een belijdend gastlid krijgt een vinkje in het veld

Belijdenis gedaan

, de velden

Belijdenisdatum

,

Kerk.gezindte belijdenis

en

(wijk)ge meente van belijdenis

verschijnen.

• • • Indien de belijdenisdatum bekend is kan deze hier worden ingevuld (alleen bij inschrijven is de belijdenisdatum niet verplicht).

Als de kerkelijke gezindte van belijdenis bekend is wordt deze hier ingevuld. Maak een keuze in het veld

Kerk.gezindte belijdenis

.

Aangezien het hier een gastlid betreft is de kerkelijke gezindte van de belijdenis waarschijnlijk niet ‘Protestants’, selecteer in dat geval ‘Overige’.

Het veld

Overige Kerk.

Gezindte belijdenis

verschijnt.

Klik op de knop

Selecteer Selecteer kerkelijke gezindte

naast dit veld, opent.

het venster Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van belijde nis en klik op de knop

Selecteer

.

Vul de naam in van de

(wijk)gemeente van belijdenis

Indien de kerkelijke gezindte van belijdenis ‘Protestants’ is, klik op de knop

Selecteer

naast het veld

Wijkgemeente van belijdenis

, het venster

Selecteer wijkgemeente

opent.

◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

(e) Zet een vinkje in het veld

SILA bezwaar

als het nieuwe gastlid heeft aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het SILA. Hier door kunnen de mutaties betreffende het gastlid in de GBA niet meer automatisch via

SILA -berichten worden verwerkt in LRP.

(f) Voer adresgegevens in (

Straat

pleteerd na het invullen van de en

Plaats postcode

worden automatisch gecom en het

huisnummer

).

4. Klik op de knop

Volgende

.

ver. 3.2, januari 2017 37

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP LRP controleert aan de hand van de ingevulde persoonsgegevens of er al een geregistreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam, geboortedatum en postcode + huisnummer.

Er kunnen zich twee situaties voordoen: • De registratie komt nog niet voor in LRP, de inschrijving gaat verder zoals beschreven in paragraaf

2.3.1.1 Inschrijven van een nieuw lid

op pag.

31 .

• De registratie komt wel al voor in LRP, de inschrijving gaat verder zoals beschreven in paragraaf

2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande geregistreerde

op pag.

32 .

38 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.3.3

Inschrijven van een ongedoopt kind

Het inschrijven van een ongedoopt kind verloopt op dezelfde wijze als het inschrijven van een meegeregistreerde, beide zijn na registratie als ongedoopt kind of meegeregistreerde

geen

lid.

Het is niet mogelijk een ongedoopt kind zelfstandig in de registratie op te nemen, er dient altijd een ouder te worden geselecteerd.

Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’, artikel 8.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

.

3. Klik op de knop

Inschrijven

, het venster

Nieuwe inschrijving

opent.

Selecteer

Ongedoopt kind Volgende

, het venster in het veld

Partner / ouder inschrijving

opent.

en klik op de knop Figuur 28: Selecteer partner of ouder 4. Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop

Zoeken

, selecteer de juiste persoon (een van de ouders) en klik op de knop

Selecteer

.

R Indien de geselecteerde persoon geen onderdeel uitmaakt van een PE dan verschijnt een waarschuwing; u dient de beoogde ouder eerst toe te kennen aan een PE. (Zie paragraaf

2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE

op pag.

100 ).

Het venster

Persoonsgegevens

ongedoopte kind in.

opent, voer de persoonsgegevens van het ver. 3.2, januari 2017 39

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 29: Persoonsgegevens 40 5. Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters automatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden aangepast. Vul de overige personalia in.

6. Bij een ongedoopt kind staat ook de achternaam en het voorvoegsel voor ingevuld, deze zijn overgenomen van de ouder waar dit kind bij wordt geregistreerd, deze achternaam kan worden aangepast. Het PE-nummer en de PE-naam waar het ongedoopte kind onderdeel van zal uitmaken zijn eveneens al ingevuld.

7. Zet een vinkje in het veld

SILA bezwaar

als de ouder(s) of wettelijke ver tegenwoordiger(s) van het ongedoopte kind heeft aangegeven bezwaar te maken tegen registratie van het kind bij het SILA. Hierdoor kunnen de mutaties betreffende het kind (en later de geregistreerde) in de GBA niet meer automatisch via

SILA -berichten worden verwerkt in LRP.

8. De adresgegevens zijn automatisch overgenomen van de geselecteerde ouder.

Desgewenst kunnen de adresgegevens worden aangepast: voer adresge gevens in (

Straat

invullen van de en

Plaats postcode

worden automatisch gecompleteerd na het en het

huisnummer

)..

9. Klik op de knop

Volgende

.

LRP controleert of met de ingevulde persoonsgegevens er al een geregi streerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam en geboorteda tum en postcode + huisnummer.

Er kunnen zich twee situaties voordoen: • De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie hierna • De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf

2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande geregistreerde

op pag.

32 .

De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het opgegeven adres tot een bestaande

sectie

behoort.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 10. Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties behoort opent het venster

Selecteer sectie

.

Figuur 30: Selecteer sectie Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop

Volgende

, bij het onge doopte kind wordt een

Sectievoorkeur

geregistreerd.

11. Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort en niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster

ook

Selecteer sectie

, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop

Volgende

.

Bij het ongedoopte kind wordt nu zowel een sectievoorkeur als een

voor keurslidmaatschap

geregistreerd.

R Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden verbonden. Zie

voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’, artikel 16.

Zie ook paragraaf

2.12.2 Registreren overschrijving naar andere ge meente

op pag.

82 ).

12. Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm

geregistreer dedossier

opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.

13. Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschrevene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf

2.14

Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 ).

14. Klik op de knop

Opslaan

.

Onder het tabblad

Kerkelijke gegevens

moet voor geregistreerden van de Evangelisch Lutherse Gemeente het kenmerk op Evangelisch-Luthers worden gezet om deze in het verhuisproces te behouden voor de Evangelisch Lutherse Gemeente.

R Belangrijk: een eenmaal ingevuld in

kenmerk

op tabblad

Evangelisch Lutherse Gemeente Kerkelijke gegevens

is na het opslaan niet meer te wijzigen!

ver. 3.2, januari 2017 41

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.3.4

Inschrijven van een blijkgever van verbondenheid

In de Kerkorde is vastgelegd dat het mogelijk is om personen die zich niet aansluiten bij een kerkelijke gemeente, toch op te nemen in de registratie.

Bijvoorbeeld wanneer deze personen wel graag de kerkdiensten bezoeken of meedoen aan kerkelijke activiteiten. In het kerkorde van de Protestantse Kerk wordt specifiek vermeld dat het pastoraat ook naar hen uitgaat. Zij hebben dus wel recht op meeleven en pastorale zorg. De rechten en plichten die voor overige gemeenteleden gelden, zijn op blijkgevers niet van toepassing.

Blijkgevers kunnen zijn: • personen die in een andere wijkgemeente zijn ingeschreven (als lid, gastlid, niet-gedoopt, blijkgever, meegeregistreerde) • personen die niet bij een wijkgemeente binnen de PKN zijn ingeschreven (alle mogelijkheden van kerkgenootschappen, behalve PKN) Het ‘eigenaarschap’ van de gegevens berust bij de (wijk)gemeente waarin de (eerste) inschrijving heeft plaatsgevonden, deze (wijk)gemeente mag als enige wijzigingen aanbrengen op de gegevens van de geregistreerde.

Het blijkgeverschap wordt bij verhuizing buiten het gebied van de oorspron kelijke wijkgemeente niet doorgegeven aan de nieuwe wijkgemeente; de persoon wordt automatisch voorkeurslid bij de oorspronkelijke wijkgemeente.

Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’, artikel 8, ‘Het register

van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk ge ven van verbondenheid met de gemeente’ aan het einde van deze handleiding.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

.

3. Klik op de knop

Inschrijven

, het venster

Nieuwe inschrijving

opent.

4. Selecteer

Blijkgever van verbondenheid

in het veld

inschrijving

en klik op de knop

Volgende

, het venster

Persoonsgegevens

opent.

42 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 31: Persoonsgegevens (a) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters au tomatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden aangepast. Vul de overige personalia in.

(b) Zet een vinkje in het veld

SILA bezwaar

als de nieuwe blijkgever heeft aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het SILA. Hierdoor kunnen de mutaties betreffende de blijkgever in de GBA niet meer automatisch via

SILA -berichten worden verwerkt in LRP.

(c) Voer adresgegevens in (

Straat

pleteerd na het invullen van de en

Plaats postcode

worden automatisch gecom en het

huisnummer

).

5. Klik op de knop

Volgende

.

LRP controleert of met de ingevulde persoonsgegevens er al een geregi streerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam en geboorteda tum en postcode + huisnummer.

Er kunnen zich twee situaties voordoen: • • De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie hierna De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf

2.3.1.2 Inschrijven van een bestaande geregistreerde

op pag.

32 .

De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het opgegeven adres tot een bestaande

sectie

behoort.

(a) Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties behoort opent het venster

Selecteer sectie

.

ver. 3.2, januari 2017 Figuur 32: Selecteer sectie 43

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop geregistreerde wordt een

Sectievoorkeur Volgende

geregistreerd.

, bij de (b) Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort en

ook

niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster

Selecteer sectie

, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop

Volgende

.

Bij de geregistreerde wordt nu zowel een sectievoorkeur als een

keurslidmaatschap

geregistreerd.

voor-

R Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden

verbonden. Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’,

artikel 16.

Zie ook paragraaf

2.12.2 Registreren overschrijving naar andere gemeente

op pag.

82 ).

(c) Indien op het opgegeven adres in LRP al leden zijn geregistreerd dan is er mogelijk sprake van het registreren van een lid welke onderdeel is van een bestaande

PE

.

Het venster

Mogelijke Pastorale Eenheden

opent met daarin een overzicht van de op het opgegeven adres geregistreerde pastorale eenheden.

44 Figuur 33: Mogelijke pastorale eenheden Selecteer de PE, waar de geregistreerde aan toegevoegd moet worden, of klik op de knop

Nieuwe PE

.

(d) Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm

registreerdedossier ge-

opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.

(e) Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschre vene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 ).

(f) Klik op de knop

Opslaan

.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.3.5

Inschrijven van een meegeregistreerde

Meegeregistreerden worden opgenomen in de registers van de Protestantse Kerk in Nederland, om zodoende informatie te verzamelen over de samenstel ling van een plaatselijke gemeente.

Meegeregistreerden komen in principe voor in gezinsverband met één of meer protestantse leden. Zelf kunnen zij tot geen of tot een ander kerkgenootschap behoren.

Het is dan ook

niet

mogelijk een meegeregistreerde zelfstandig in de registratie op te nemen, er dient altijd een partner (zijnde ‘lid’) te worden geselecteerd.

Door vertrek uit het (protestantse) gezinsverband kan een meegeregistreerde als ‘zelfstandig’ persoon (met PE) in de registratie voorkomen. Deze PE is dientengevolge dan ook aangemerkt als ongeldig (Zie paragraaf

2.14.9

Ongeldige PE herstellen of verwijderen

op pag.

109 ).

Als betrokken persoon prijs stelt op handhaving van de registratie, dan dient betrokken persoon als ‘Blijkgever van verbondenheid’ in de registratie te worden opgenomen. (Zie paragraaf pag.

42 ).

2.3.4 Inschrijven van een blijkgever

op Als er geen band meer met de (nieuwe) gemeente is (dwz. niet als blijkgever opgenomen kan/wil worden), dan dient de meegeregistreerde

uit de regi stratie te worden verwijderd

. Er is immers geen (wettelijke) grond meer waarop betrokken persoon als ‘zelfstandige’ meegeregistreerde in de lande lijke ledenregistratie van de Protestantse Kerk in Nederland opgenomen mag blijven.

Op deze manier wordt ook ‘vervuiling’ van de registratie voorkomen en wordt vermeden dat er eventueel in een nieuwe gemeente opnieuw contact worden gelegd.

Het inschrijven van een meegeregistreerde verloopt op dezelfde wijze als het inschrijven een ongedoopt kind, beide zijn na registratie

geen

lid.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

.

3. Klik op de knop

Inschrijven

, het venster

Nieuwe inschrijving

opent.

4. Selecteer

Meegeregistreerde Volgende

, het venster in het veld

inschrijving Selecteer partner of ouder

en klik op de knop in opent.

ver. 3.2, januari 2017 45

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 34: Selecteer partner of ouder (a) Vul de zoekcriteria in en klik op de knop

Zoeken

.

• • Selecteer de juiste partner en klik op de knop

Selecteer

.

Komt de partner

niet

voor in het resultaat van de zoekactie dan moet de partner eerst worden geregistreerd als lid (zie paragraaf

2.3.1 Inschrijven van een lid

op pag.

inschrijving van de meegeregistreerde.

25 ) en annuleert u deze

R Indien de geselecteerde persoon geen onderdeel uitmaakt van een PE dan verschijnt een waarschuwing; u dient de beoogde partner eerst toe te kennen aan een PE. (Zie paragrafen

2.14.1 Geregi streerde toevoegen aan een PE

pag.

100

ff.).

en

2.14.5 Nieuwe PE aanmaken

op (b) Het venster

Persoonsgegevens

van de meegeregistreerde in.

opent, voer de persoonsgegevens Figuur 35: Persoonsgegevens 46 (c) Aan de hand van de ingevulde voornamen worden de voorletters au tomatisch geplaatst, deze voorletters kunnen naar believen worden aangepast. Vul de overige personalia in.

(d) Zet een vinkje in het veld

SILA bezwaar

als de nieuwe meegeregi streerde heeft aangegeven bezwaar te maken tegen registratie bij het ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur SILA. Hierdoor kunnen de mutaties betreffende de meegeregistreerde in de GBA niet meer automatisch via

SILA -berichten worden verwerkt

in LRP.

(e) De gegevens van de PE zijn automatisch overgenomen van de partner.

(f) De adresgegevens zijn automatisch overgenomen van de geselecteerde partner.

Desgewenst kunnen de adresgegevens worden aangepast: voer adres gegevens in (

Straat

en

Plaats

worden automatisch gecompleteerd na het invullen van de

postcode

en het

huisnummer

).

(g) Klik op de knop

Volgende

.

LRP controleert of met de ingevulde persoonsgegevens er al een ge registreerde bestaat die voldoet aan de combinatie achternaam en geboortedatum en postcode + huisnummer.

Er kunnen zich twee situaties voordoen: • • De registratie komt nog niet voor in LRP. Zie hierna De registratie komt wel al voor in LRP, zie paragraaf

2.3.1.2 Inschrij ven van een bestaande geregistreerde

op pag.

32 .

De nieuwe registratie komt niet voor in LRP, er wordt gecontroleerd of het opgegeven adres tot een bestaande

sectie

behoort.

(h) Indien het opgegeven adres tot geen of meerdere bestaande secties behoort opent het venster

Selecteer sectie

.

Figuur 36: Selecteer sectie Maak een keuze uit een sectie en klik op de knop meegeregistreerde wordt een

Sectievoorkeur Volgende

geregistreerd.

, bij de (i) Indien het opgegeven adres niet tot een bestaande sectie behoort en

ook

niet binnen de wijkgemeente valt dan opent ook het venster

Selecteer sectie

, maak een keuze uit een sectie en klik op de knop

Volgende

.

Bij de meegeregistreerde wordt nu zowel een sectievoorkeur als een

voorkeurslidmaatschap

geregistreerd.

R Let op: aan het inschrijven in een wijkgemeente van leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot dezelfde gemeente behorende wijkgemeente zijn voorwaarden

verbonden. Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’,

artikel 16.

Zie ook paragraaf

2.12.2 Registreren overschrijving naar andere gemeente

op pag.

82 ).

(j) Klik op de melding ‘De inschrijving is voltooid . . . ’, het scherm

registreerdedossier ge-

opent. Vul de overige ontbrekende informatie in.

ver. 3.2, januari 2017 47

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP (k) Voor zover nog niet gedaan, voeg - indien nodig - de nieuw ingeschre vene toe aan een bestaande PE of creëer een nieuwe PE (Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 ).

(l) Klik op de knop

Opslaan

.

48 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.4

Wijzigen relatie met wijkgemeente

Als ledenadministratie (LA) kunt u de relatie van de geregistreerde tot de wijkgemeente eenvoudig aanpassen. De volgende relaties kunnen gekozen worden: • lid; • gastlid; • ongedoopt kind; • blijkgever van verbondenheid; • meegeregistreerde.

De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde met kerkelijke staat

dooplid

of

belijdend lid

is altijd

lid

. (voor een gastlid is de relatie gastlid).

De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde zonder kerkelijke staat is

Blijkgever

,

Ongedoopt kind

of

Meegeregistreerde

.

Schematisch

Kerkelijke staat

Relatie met wijkgemeente

Belijdend lid Lid Dooplid Ongedoopt kind zonder ker kelijke staat Blijkgever Meegeregistreerde Figuur 37: Schematisch overzicht relaties met wijkgemeente R

Zie voor meer informatie inzake de hier vermelde relatietypes ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’, artikel 2, 3 ff.

ver. 3.2, januari 2017 49

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het Figuur 38: Gemeenteoverzicht In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

Figuur 39: Wijkgemeentedossier - geregistreerden 3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de relatie met de wijkgemeente moet worden bewerkt of geraadpleegd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

verschijnt.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

50 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 40: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens R De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde met

kerkelijke staat

‘Dooplid’ of ‘Belijdend lid’ is altijd relatie gastlid).

‘lid’

. (voor een gastlid is de • De relatie met de wijkgemeente van een geregistreerde zonder

kelijke staat ker-

is ‘Blijkgever’ (van verbondenheid), ‘Ongedoopt kind’ of ‘Meegeregistreerde’.

5. Klip op de knop

Wijzig

achter het veld

Relatie

.

(a) Indien de kerkelijke staat ‘Dooplid’ of ‘Belijdend lid’ is dan kan de relatie met de wijkgemeente niet anders zijn dan die vanm ’Lid’.

Om in zo’n geval de

relatie

met de wijkgemeente te wijzigen moet eerst de registratie van de doop ongedaan worden gemaakt (met de knop

Wijzig

achter het veld

Kerkelijke staat

).

R

Let op

: ten gevolge van het

ongedaan maken

van de doopre gistratie is geregistreerde geen lid meer; betrokkene wordt door middel van een

uitschrijvingsbrief

namens de generale synode hiervan in kennis gesteld.

(b) Indien

geen

kerkelijke staat is ingevuld opent het venster

Wijzig rela tie tot (wijk)gemeente

.

Afhankelijk van wat de huidige relatie met de wijkgemeente is worden relevante nieuwe relaties getoond om uit te kiezen.

ver. 3.2, januari 2017 51

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 52 Figuur 41: Wijzig relatie tot (wijk)gemeente • Wijzig in

lid

Indien de huidige relatie niet ‘Lid’ is wordt deze optie getoond.

Klik op de knop

Wijzig in lid

om de relatie van de geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in

lid

.

R Let op: Indien geen doop geregistreerd is dient deze eerst te worden vastgelegd. (Zie paragraaf

doop

op pag.

61 2.7 Registreren van een ). Hierdoor wordt de relatie met de wijkge-

meente automatisch op

lid

gezet.

• Wijzig in

gastlid

Klik op de knop

Wijzig in gastlid

om de relatie van de geregi streerde met de wijkgemeente te veranderen in

Gastlid

.

Zie voor een toelichting op het gastlidmaatschap ‘ Ordinantie 2 De gemeenten ’, artikel 3 ff.

R Het wordt aangeraden om gastleden rechtstreeks als gastlid in te schrijven via procedure pag.

35 ).

2.3.2 Inschrijven van een gastlid

op • Wijzig in

blijkgever

Indien de huidige relatie niet ‘Blijkgever’ is wordt deze optie ge toond.

Klik op de knop

Wijzig in blijkgever

om de relatie van de geregi streerde met de wijkgemeente te veranderen in

Blijkgever van verbondenheid

.

• Wijzig in

meegeregistreerde

Indien de huidige relatie niet ‘Meegeregistreerde’ is wordt deze optie getoond.

Klik op de knop

Wijzig in meegeregistreerde

om de relatie van de geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in

registreerde

.

Meege-

• Wijzig in

ongedoopt kind

Indien de huidige relatie niet ‘Ongedoopt kind’ is wordt deze optie getoond.

Klik op de knop

Wijzig in ongedoopt kind

om de relatie van de geregistreerde met de wijkgemeente te veranderen in

Ongedoopt kind

.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.5

Bewerken / raadplegen geregistreerdedossier

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor het geregistreerde dossier moet worden bewerkt of geraadpleegd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm Figuur 42: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens In het geregistreerdedossier staan de gegevens van de geselecteerde per soon ingedeeld naar ‘categorie’: • burgerlijke gegevens; • kerkelijke gegevens; • gegevens inzake de PE; • publieke en persoonlijke notities; • deelnames aan groepen, vrije gebied, selecties, etc; • historische gegevens; • contactmomenten; • SILA-berichten.

4. Met behulp van de knop

Afdrukken persoonskaart

kan de persoonskaart van een enkele geregistreerde direct worden afgedrukt (naar PDF).

ver. 3.2, januari 2017 53

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 5. Onder tabblad

Pastorale eenheid

kan de PE-kaart van een enkele persoon of PE eenvoudig rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier worden afge drukt.

Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt moet een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE. Voor zover mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PE-lid afgedrukt, de gegevens in de velden waarachter een sterretje staat zijn die van het PE hoofd.

54 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.6

Registreren van een huwelijk / partnerschap

In deze procedure wordt geen onderscheid gemaakt tussen een huwelijk en een geregistreerd partnerschap. Daar waar ‘huwelijk’ staat geschreven kan ook ‘geregistreerd partnerschap’ worden gelezen.

R Indien voor de geregistreerde geen Stichting Interkerkelijke Leden Admi nistratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een verbintenis vanuit de GBA via

SILA

automatisch in LRP worden geregistreerd. Hiervan wordt melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van LRP.

Vanwege strenge privacy-richtlijnen worden echter niet altijd alle beno digde gegevens door het GBA/SILA aangeboden om in LRP een juiste mutatie te kunnen doorvoeren. In dat geval wordt hiervan melding ge maakt in de meldingen op het startscherm van LRP, met het verzoek om zelf de juiste mutatie door te voeren. Zie paragraaf pag.

20 .

2.2 Meldingen

op 1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de verbintenis moet worden geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

verschijnt.

Bewerken

, het scherm ver. 3.2, januari 2017 Figuur 43: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens 55

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 4. Klik op de knop

Wijzig zig burgerlijke staat

achter het veld

Burgerlijke staat

, het venster

Wij-

opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat, afwijken).

Figuur 44: Wijzig burgerlijke staat 5. Klik op de knop

Registreer huwelijk

, het venster opent.

Registreer huwelijk

Figuur 45: Registreer huwelijk 6. Indien de partner niet geregistreerd wenst te worden in LRP wordt het vakje

Partner gegevens ontbreken/onbekend

aangevinkt.

7. Indien de partner in LRP geregistreerd is binnen de wijkgemeente klik dan op de knop naast het veld

Zoek partner binnen wijkgemeente

.

Het venster

Selecteer persoon

opent.

56 Figuur 46: Selecteer persoon ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Vul de zoekvelden in en klik op de knop

Zoeken

. Als het zoekresultaat de gewenste persoon bevat selecteer deze met de muis en klik vervolgens op de knop

Selecteer

.

8. Indien de partner in LRP is geregistreerd op de knop

Selecteer persoon

buiten

de wijkgemeente klik dan achter het veld

Zoek partner buiten wijkgemeente

.

Het venster

Zoek partner binnen Kerkelijk register

opent.

Figuur 47: Zoek partner binnen Kerkelijk register 9. Vul de

Minimale zoekcriteria

in en klik op de knop

Zoeken

. Naast de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de postcode of de straat een verplicht veld.

Als het zoekresultaat de gewenste persoon bevat selecteer deze met de muis en klik vervolgens op de knop

Selecteer

.

R Het is belangrijk dat de minimale zoekcriteria correct en volledig worden ingevuld, het zoeken is niet hoofdlettergevoelig. (Zie ook paragraaf

2.23 Raadplegen kerkelijk register

op pag.

166 ).

Komt de partner niet voor in het resultaat van de zoekactie dan moet de partner eerst worden geregistreerd (zie hiervoor paragraaf

2.3.5 Inschrijven van een meegeregistreerde

op pag.

45 ) en annuleert u deze registratie van

het huwelijk, of u registreert in het scherm

Registreer huwelijk

dat de gevevens van de partner ontbreken/onbekend zijn.

10. Vul het veld

Huwelijksdatum

in.

11. Vink het vakje

Kerkelijke inzegening

aan indien het huwelijk ook kerkelijk is ingezegend, extra velden voor het registreren van het kerkelijk huwelijk verschijnen.

• Vul het veld

Datum kerkelijke inzegening

in.

• De

Kerkelijke gezindte

van de kerkelijke inzegening is ‘Protestants’ indien de inzegening van het huwelijk in een gemeente van de Protes tantse Kerk in Nederland heeft plaatsgevonden.

Vul het veld

Wijkgemeente inzegening

met wijkgemeente met behulp van de knop met een keuze uit de lijst

Selecteer

.

ver. 3.2, januari 2017 57

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 48: Selecteer wijkgemeente ◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

In het veld

Wijkgemeente inzegening

staat standaard de wijk gemeentenaam van de wijkgemeente van waaruit het huwe lijk/partnerschap geregistreerd wordt. Als de kerkelijke inzegening buiten de wijkgemeente heeft plaatsgevonden klik dan op de knop

Selecteer

achter het veld

Wijkgemeente inzegening

en zoek en selecteer de juiste wijkgemeente.

• Indien de

gezindte

van de kerkelijke inzegening niet ‘Protestants’ is moet voor ‘Overige’ gezindte gekozen worden. Het veld

Overige gezindte

verschijnt.

Klik op de knop venster

Selecteer

achter het veld

Selecteer kerkelijke gezindte Overige gezindte

opent.

, het 58 Figuur 49: Selecteer kerkelijke gezindte • Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van inzegening en klik op de knop

Selecteer

.

• Klik op de knop

Opslaan

. Klik op de melding ‘De wijziging van de burgerlijke staat is geregistreerd’. U keert terug naar het

Geregi streerdedossier

.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Door het registreren van het huwelijk staat in het tabblad

Pastorale een heid

de persoon van waaruit het huwelijk is geregistreerd als

Hoofd van het PE

en de toegevoegde partner als

partner

in de pastorale eenheid (PE) geregistreerd.

LRP heeft de volgende uitgevoerd: • eerst wordt gecontroleerd of beide partners al tot dezelfde PE behoren.

Indien dit zo is dan wordt geen nieuwe PE gecreëerd; • er wordt gecontroleerd of een van beide partners al PE hoofd is. Zo ja, dan wordt de partner toegevoegd; zo niet dan • wordt een nieuwe PE gecreëerd waarvan de persoon van waaruit het huwelijk is geregistreerd het hoofd van de nieuwe PE wordt en de partner als partner aan de nieuwe PE wordt toegevoegd.

R Let op: de afzonderlijke PE’s waarin de betreffende personen zich eerder bevonden blijven bestaan!

Bepaal welke PE’s gehandhaafd moeten blijven en welke overbodige PE’s kunnen worden verwijderd. Zie voor meer informatie omtrent PE’s paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 .

12. Klik op de knop

Opslaan

.

In het tabblad

Geschiedenis

staat het huwelijk (en eventuele eerder verbinte nissen) geregistreerd onder tabblad

Verbintenissen

.

Figuur 50: Geregistreerdedossier - geschiedenis R Indien sprake is van een verbintenis van het type onder het kopje

Verbintenissen Onbekend

met behulp van de knop dan kan

Wijzig type verbintenis

een keus te worden gemaakt uit ‘Huwelijk’, ‘Geregistreerd partnerschap’, ‘Samenwonen’ of ‘Onbekend’ In het tabblad

Burgerlijke gegevens

is het veld

Achternaam partner

nu ge vuld met de achternaam van de partner waarmee het huwelijk geregistreerd is.

In het veld

Naamgebruik

moet worden geselecteerd hoe de partner aangeschre ven wil worden. Dit is bepalend voor de partner. De mogelijkheden zijn:

Aanschrijfnaam

van de getrouwde • eigen achternaam; • achternaam echtgeno(o)t(e); • achternaam echtgeno(o)t(e) voor de eigen achternaam; • achternaam echtgeno(o)t(e) na de eigen achternaam ver. 3.2, januari 2017 59

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Afhankelijk van wat door de lokaal beheerder (LB) bij de signaleringen van de wijk gemeente staat ingesteld (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

2.11.12

Signaleringen

op pag.

74 ) wordt het zojuist geregistreerde huwelijk bij de meldin-

gen getoond van de opgegeven gebruikers.

2.6.1

Registratie huwelijk / partnerschap ongedaan maken

Een onterecht geregistreerd huwelijk kan vanuit het geregistreerdedossier worden gecorrigeerd.

R Deze functie is

niet

bedoeld voor het registreren van een echtscheiding.

1. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Burgerlijke staat

, het venster

Wijzig burgerlijke staat

opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat, afwijken).

Figuur 51: Wijzig burgerlijke staat 2. Selecteer onder het kopje

Selecteer de ongedaan te maken actie

lijst de actie ‘Huwelijk’ en klik op de knop uit de

Maak ongedaan

. De registratie van het huwelijk wordt nu ongedaan gemaakt.

R Let op: na het ongedaan maken van de registratie van het huwelijk moeten de wijzigingen in het naamgebruik van de geregistreerde en de gezinsnaam en de samenstelling van de PE(’s) handmatig beoordeeld en gecorrigeerd worden.

60 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.7

Registreren van een doop

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvan de doop moet worden geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

Figuur 52: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens 5. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

kerkelijke staat

opent.

Kerkelijke staat

, het venster

Wijzig

Figuur 53: Wijzig kerkelijke staat - doop 6. Klik op de knop

Registreer doop

, het venster

Registreer doop

opent.

ver. 3.2, januari 2017 61

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 54: Registreer doop (a) Vul het veld

Doopdatum

in.

(b) Indien de doop in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland is bediend moet in het veld

Gezindte

gekozen worden voor ‘Protes tants’. Klik vervolgens op de knop

meente Selecteer

naast het veld

Wijkge-

als de doop niet in de vooringevulde wijkgemeente bediend is. Het venster

Selecteer wijkgemeente

opent.

62 Figuur 55: Selecteer wijkgemeente ◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

(c) Indien de doop

niet

in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland is bediend moet in het veld

Gezindte

gekozen worden voor ‘Overige’, het veld

Selecteer Overige Gezindte

naast het veld verschijnt. Klik op de knop

Overige Gezindte

, het venster

Selecteer doopgezindte

opent.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 56: Selecteer kerkelijke gezindte (d) Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van de doop en klik op de knop

Selecteer

.

Vul vervolgens de naam in van de

doopgemeente

.

(e) Klik op de knop

Opslaan

, het scherm

Geregistreerdedossier

opent.

Eenmaal ingevuld kan de registratie van de bediening van de doop eenvoudig gewijzigd en eventueel ongedaan gemaakt worden met de knop

Wijzig

achter het veld

Kerkelijke staat

.

R

Let op

: ten gevolge van het

ongedaan maken

van de doopregistratie is geregistreerde geen lid meer; betrokkene wordt door middel van een

uitschrijvingsbrief

namens de generale synode hiervan in kennis gesteld.

• Na het ongedaan maken van de doopregistratie moet een keuze worden gemaakt of de geregistreerde moet worden behoudenn als

Blijkgever van verbondenheid

of als

Ongedoopt

.

7. Klik op de knop

Opslaan

om de gegevens van de doop te bewaren.

ver. 3.2, januari 2017 63

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.8

Registreren van een belijdenis

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvan de belijdenis moet worden geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

Figuur 57: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens 5. Klik op de knop

Wijzig kerkelijke staat

naast het veld opent.

Kerkelijke staat

, het venster

Wijzig

64 Figuur 58: Wijzig kerkelijke staat 6. Klik op de knop

Registreer belijdenis

, het venster opent.

Registreer belijdenis

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 59: Registreer belijdenis • Vul het veld

Belijdenisdatum

in. De belijdenisdatum is verplicht bij het registreren van een belijdenis.

• Indien de belijdenis in een gemeente van de Protestantse Kerk in Ne derland is gedaan moet in het veld

Gezindte

gekozen worden voor ‘Protestants’. Klik vervolgens op de knop

Selecteer

naast het veld

Wijkgemeente

als de belijdenis niet in de vooringevulde wijkgemeente is gedaan. Het venster

Selecteer wijkgemeente

opent.

Figuur 60: Selecteer wijkgemeente ◦ ◦ Vul de naam van de wijkgemeente (of gemeente of plaatsnaam) in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste wijkgemeente en klik op de knop

Selecteer

.

• Indien de belijdenis

niet

in een gemeente van de Protestantse Kerk in Nederland is gedaan moet in het veld

Gezindte

gekozen worden voor ‘Overige’, het veld

Selecteer Overige Gezindte

naast het veld verschijnt. Klik op de knop

Overige Gezindte

, het venster

Selecteer kerkelijke gezindte

opent.

ver. 3.2, januari 2017 65

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 61: Selecteer kerkelijke gezindte • Selecteer uit de lijst de betreffende kerkelijke gezindte van belijdenis en klik op de knop

Selecteer

.

Vul vervolgens de naam in van de

Gemeente van belijdenis

.

• Klik op de knop

Opslaan

, het scherm

Geregistreerdedossier

opent.

7. Klik op de knop

Opslaan

om de gegevens van de belijdenis te bewaren.

66 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.9

Registreren van een echtscheiding / beëindiging partnerschap

In deze paragraaf wordt geen onderscheid gemaakt tussen een echtscheiding (‘ontbinding’ ten gevolge van een echtscheiding) en een beëindiging van een geregistreerd partnerschap. Daar waar echtscheiding staat geschreven kan ook beëindiging geregistreerd partnerschap worden gelezen.

R Indien voor de geregistreerde(n) geen Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een ontbintenis vanuit de GBA via

SILA

automatisch in LRP worden geregistreerd. Hiervan wordt melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van LRP.

Mede met het oog op de juistheid van de gegevens is het is aan te raden een echtscheiding - voor zover mogelijk - automatisch door LRP te laten registreren naar aanleiding van een melding vanuit de GBA (via SILA).

Vanwege strenge privacy-richtlijnen worden echter niet altijd alle beno digde gegevens door het GBA/SILA aangeboden om in LRP een juiste mutatie te kunnen doorvoeren. In dat geval wordt hiervan melding ge maakt in de meldingen op het startscherm van LRP, met het verzoek om zelf de juiste mutatie door te voeren. Zie paragraaf pag.

20 .

2.2 Meldingen

op 1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de echtscheiding moet worden geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm ver. 3.2, januari 2017 67

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 62: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens 4. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Burgerlijke staat

, het venster

Wijzig burgerlijke staat

opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat, afwijken).

68 Figuur 63: Wijzig burgerlijke gegevens 5. Klik op de knop

Registreer echtscheiding

, het venster

Registreer echt scheiding

opent.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 64: Registreer echtscheiding 6. Vul het veld

Datum echtscheiding

in en klik op de knop

Voltooien

. In dien de persoon waarvoor de echtscheiding wordt geregistreerd onderdeel uitmaakt van een pastorale eenheid (PE) dan opent het venster

Selecteer personen voor nieuwe PE

.

Figuur 65: Selecteer personen voor nieuwe PE 7. Bij het registreren van een echtscheiding kan automatisch een nieuwe PE worden gecreëerd voor één van beide partners. Selecteer alle perso(o)n(en) die in de nieuwe PE terecht moeten komen.

R Registratie van een echtscheiding voor een

PE / gezin zonder kinde ren

.

Selecteer één van beide partners waarvoor een nieuwe PE moet worden aangemaakt.

Registratie van een echtscheiding voor een

PE / gezin met kinderen

.

Selecteer de partner waarvoor een nieuwe PE moet worden gemaakt.

Indien bekend dienen ook de kinderen te worden toegewezen aan de juiste PE! (Al dan niet selecteren voor de nieuw te vormen PE).

R Belangrijk: ten gevolge van de echtscheiding kan een ongeldige PE ontstaan als één van beide partners als meegeregistreerde alleen in de PE achterblijft.

Zie de paragrafen en

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

2.3.5 Inschrijven van een meegeregistreerde

op pag.

45

op pag.

99

hoe verder te handelen inzake de PE en het meegeregistreerdschap.

8. Klik op de knop

Maak nieuwe PE aan voor selectie

.

Klik vervolgens op de melding ‘Er is een nieuwe PE . . . aangemaakt voor de geselecteerde perso(o)n(en)’.

ver. 3.2, januari 2017 69

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 66: Melding nieuwe PE Controleer zo nodig de samenstelling van de oude en nieuwe PE en corrigeer eventueel de relaties binnen de PE.

9. Klik op de knop

Opslaan

.

2.9.1

Registratie echtscheiding ongedaan maken

Een onterecht geregistreerde echtscheiding kan vanuit het geregistreerde dossier worden gecorrigeerd.

1. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Burgerlijke staat

, het venster

Wijzig burgerlijke staat

opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat, afwijken).

70 Figuur 67: Wijzig burgerlijke staat 2. Selecteer onder het kopje

Selecteer de ongedaan te maken actie

uit de lijst de actie ‘Echtscheiding’ en klik op de knop

Maak ongedaan

. De registratie van de echtscheiding wordt nu ongedaan gemaakt.

R Let op: na het ongedaan maken van de registratie van de echtscheiding moeten de wijzigingen in het naamgebruik van de geregistreerde en de gezinsnaam en de samenstelling van de PE(’s) handmatig beoordeeld en gecorrigeerd worden.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.10

Registreren van overlijden

Indien voor de geregistreerde geen Stichting Interkerkelijke Leden Admini stratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een overlijden vanuit de GBA via

SILA

automatisch in LRP worden geregistreerd. Van het overlijden wordt melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van LRP.

Zie paragraaf

2.2 Meldingen

op pag.

20 .

Mede met het oog op de juistheid van de gegevens is het is aan te raden het overlijden automatisch door LRP te laten registreren naar aanleiding van een melding vanuit de GBA (via SILA).

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeenten

; klik vervolgens

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvan het overlijden moet worden geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm Figuur 68: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens 4. Klik op de knop

Wijzig zig burgerlijke staat

achter het veld

Burgerlijke staat

, het venster

Wij-

opent. (Venster kan, afhankelijk van de burgerlijke staat, afwijken).

ver. 3.2, januari 2017 71

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 69: Wijzig burgerlijke staat 5. Klik op de knop

Registreer overlijden

(of klik op de knop

Registreer overlijden partner

, als de partner van de geselecteerde is overleden). Het venster

Registreer overlijden

opent.

Figuur 70: Registreer overlijden 6. Het veld

Datum van overlijden

en het veld

Plaats van overlijden

zijn in gevuld en kunnen desgewenst gewijzigd worden. Klik op de knop

Voltooien

.

Klik op de melding ‘Het overlijden van . . . is geregistreerd’.

R Belangrijk: Indien er een pastorale eenheid (PE) is ontstaan die ongeldig is, omdat de PE leeg is of omdat alleen een meegeregistreerde in de PE overblijft, opent het venster

Pastorale eenheid

.

72 Figuur 71: Pastorale eenheid Verwijder de lege PE of maak de PE weer geldig door de meegeregi streerde om te zetten in blijkgever door te klikken op de knop

Zet om als blijkgever

of, desgewenst te verwijderen uit LRP met de knop

Verwijderen uit LRP

. (Bij het verwijderen uit LRP wordt

geen

uitschrij vingsbrief aangemaakt.) Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

verder te handelen.

op pag.

99

hoe De PE die nu ontstaat bevat nu niet meer de overledene.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 7. Klik op de knop

Opslaan

om de registratie van het overlijden te bewaren.

2.10.1

Registratie van overlijden ongedaan maken

Een onterechte registratie van een overlijden kan vanuit het geregistreer dedossier worden gecorrigeerd. (U vindt de ten onrechte als overleden geregistreerde persoon in het geregistreerdenoverzicht onder het tabblad

Historie

) 1. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Burgerlijke staat

, het venster

Wijzig burgerlijke staat

opent.

Figuur 72: Wijzig burgerlijk staat - ongedaan maken 2. Selecteer onder het kopje

Selecteer de ongedaan te maken actie

de lijst de actie ‘Overlijden’ of ‘Overlijden partner’ en klik op de knop uit

Maak ongedaan

. De registratie van het overlijden wordt nu ongedaan gemaakt.

R Let op: na het ongedaan maken van de registratie van het overlijden moeten de wijzigingen in het naamgebruik van de geregistreerde en de gezinsnaam en de samenstelling van de PE(’s) handmatig beoordeeld en gecorrigeerd worden.

ver. 3.2, januari 2017 73

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.11

Registreren van een verhuizing

Indien de verhuizing bij het hoofd van de pastorale eenheid (PE) (PE-hoofd) wordt geregistreerd kan de gehele PE meeverhuisd worden. Via het icoontje in het geregistreerdenoverzicht kan eenvoudig bepaald worden wie binnen het gezin het PE-hoofd is. Als niet de gehele PE verhuist, moeten, waar van toepassing, de overige leden van de PE apart verhuisd worden.

R Indien voor de geregistreerde(n) geen Stichting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een verhuizing vanuit de GBA via

SILA

automatisch in LRP worden geregistreerd. Hiervan wordt melding gedaan in het overzicht van meldingen in het startscherm van LRP. Zie paragraaf

2.2 Meldingen

op pag.

20 .

Mede met het oog op de juistheid van de gegevens is het is aan te raden een verhuizing automatisch door LRP te laten registreren naar aanleiding van een melding vanuit de GBA (via SILA).

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor de verhuizing moet worden geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 74 Figuur 73: Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 4. Klik op de knop opent.

Wijzig

naast het veld

Huisletter

, het venster

Verhuizen

Figuur 74: Verhuizen 5. Pas eventueel de

Verhuisdatum

aan.

R Een

tijdelijke verhuizing

te leggen onder het veld dient u in het geregistreerdedossier vast

Tijdelijk adres

nadat u een vinkje heeft geplaatst in het veld

Tijdelijk adres

.

6. Vul onder

Nieuw adres

ter) in. Klik op de knop de

postcode Completeer

en het

huisnummer

(en de huislet , het adres wordt nu aangevuld vanuit de landelijke postcodetabel.

7. Indien de persoon waarvoor de verhuizing wordt geregistreerd PE hoofd is staan onder het kopje

Overige PE leden binnen PE waarvan PE hoofd

de geregistreerden vermeld die deel uit maken van dezelfde PE waarvan de verhuizende persoon PE-hoofd is.

8. Zet een vinkje in het veld verhuizing mee te nemen.

Meeverhuizen

om deze geregistreerden in de Wordt het vinkje niet gezet, dan verhuist alleen het PE-hoofd en moeten, waar van toepassing, de overige leden van de PE apart verhuisd worden.

9. Klik op de knop

Voltooien

.

ver. 3.2, januari 2017 75

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Klik op de melding ‘Het verhuisproces is voltooid’. Als een verhuisdatum in de toekomst is ingevuld eindigt het verhuisproces met de melding ‘Verhuizing is ingepland voor dag en datum’.

Verhuizing buiten de wijkgemeente

Indien het een verhuizing betreft naar een adres dan opent het venster

buiten

de wijkgemeente

Verhuizing buiten wijkgemeentegebied

.

Figuur 75: Verhuizing buiten wijkgemeentegebied Hier is het mogelijk om de geregistreerde als blijkgever van verbondenheid aan de (wijk)gemeente te behouden door een vinkje te zetten in het veld

Behouden als blijkgever

.

R Een

tijdelijke verhuizing

te leggen onder het veld dient u in het geregistreerdedossier vast

Tijdelijk adres

nadat u een vinkje heeft geplaatst in het veld

Tijdelijk adres

.

10. Klik op de knop

Voltooien

.

11. Het verhuisrapport opent. Hierin staan de gegevens van de verhuizing vermeld.

12. Klik op de knop

Sluiten

.

Verhuis, indien van toepassing, de overige PE-leden; controleer indien noodzakelijk de samenstelling van de PE en pas deze desgewenst aan zoals beschreven in paragraaf

2.14.7 Herstellen van een PE na een verhuizing

op pag.

107 .

Verhuizing naar buitenland

1. Indien de persoon waarvoor de verhuizing wordt geregistreerd naar het buitenland verhuist dient u een vinkje te plaatsen in het veld

Buitenland

.

De volgende velden komen ter beschikking.

76 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 76: Verhuizen - buitenland Bij het invullen van het land worden al tijdens het intypen van de eerste tekens alle corresponderende landen in een lijst getoond. (Dit wordt ‘incre mental search’ genoemd.) Bij een verhuizing naar het buitenland (eventueel via een Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) ⇒ SILA mutatie) blijft het gemeentelid in de oorspronkelijke wijkgemeente geregistreerd.

Het kan voorkomen dat uw gemeente een naar het buitenland vertrokken persoon niet in de registratie wil houden. In dat geval kan de voor ‘verwijdering’ (

niet

ledendesk

zorg dragen uitschrijving, er wordt geen brief aangemaakt) van het betreffende geregistreerde uit de registratie van úw (wijk)gemeente.

Wanneer de betreffende persoon zich weer in Nederland vestigt en voor de betreffende persoon geen SILA bezwaar is vastgelegd, dan wordt hij/zij op basis van een GBA ⇒ SILA mutatie weer in de juiste gemeente geplaatst. Ook bij het handmatig inschrijven via het kerkelijk register kan de betreffende persoon dan weer teruggevonden worden.

R Let op: gelieve een naar het buitenland vertrokken gemeentelid

niet

uit te schrijven.

(Bij uitschrijving wordt het betreffende gemeentelid afgemeld bij SILA ⇒ GBA, waardoor er bij terugkeer in Nederlands geen heropname in de gemeente van vestiging plaatsvindt).

• Tip: indien gewenst kunnen gemeenteleden met een buitenlands adres via de selectiecriteria (Buitenland > Uitsluiten) van selectie worden uitgesloten.

ver. 3.2, januari 2017 77

Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.12

Registreren van een overschrijving

Men spreekt van

voorkeurslidmaatschap

indien een lid een sterke

binding

voelt met en ingeschreven wenst te worden bij een kerkelijke gemeente die zich buiten de gemeente bevindt waar hij geografisch toe behoort. Het betreffende lid kan

voorkeurslid

worden van die betreffende gemeente.

Als de

voorkeursgemeente

op een ander grondgebied ligt, heeft men hier voor de goedkeuring van de betrokken kerkenraden nodig.

Als de voorkeursgemeente op hetzelfde grondgebied ligt, hoeft men alleen zijn wens kenbaar te maken aan de kerkenraad van de voorkeursgemeente.

Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’, artikel 16 vanaf

191

en ‘ Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk ’, artikel 5 ff. vanaf pag.

208 .

De hierboven genoemde kerkorde-artikelen gaan uit van een verzoek tot overschrijving

vanuit

de aanstaande voorkeursgemeente. De procedure die dan in LRP moet worden gevolgd staat gedetailleerd beschreven in paragraaf

2.12.1 Registreren overschrijving vanuit andere gemeente

op pag.

79

Op verzoek van veel gemeenten is naast de ‘‘kerkordelijke route’’ een alterna tief mogelijk: een verzoek tot overschrijving

naar

de aanstaande voorkeurs gemeente. Indien een gemeentelid het verzoek tot overschrijving doet aan de huidige geografische gemeente, dan kan ook déze gemeente dat verzoek in LRP registreren en verwerken. Deze methode vergt een andere werkwijze, de procedure hiervoor staat beschreven in paragraaf

2.12.2 Registreren over schrijving naar andere gemeente

op pag.

82

2.12.1

Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de ledenadmi nistrateur (LA).

Registreren overschrijving vanuit andere gemeente

1. Open

Kerkelijk register Kerkelijk register

opent.

in het menu

Ledenadministratie

. Het scherm ver. 3.2, januari 2017 Figuur 77: Kerkelijk register 79

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 2. Vul de

Minimale zoekcriteria

in van de persoon waarvoor een verzoek tot overschrijving naar de eigen gemeente wordt geregistreerd en klik op de knop

Zoeken

. Naast de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de postcode of de straat een verplicht veld.

R Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig.

Indien de melding ‘Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoekcrite ria . . . ’ verschijnt dan moeten meer zoekcriteria (voorletter, voornamen, roepnaam) worden opgegeven.

3. Onder het kopje zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde en worden de knoppen

Overschrijven

en

Maak blijkgever

zichtbaar.

Optie Overschrijven

4. Klik op de knop

Overschrijven

om bij de LA van de

latende

gemeente een verzoek tot overschrijving van de gevonden geregistreerde in te dienen. Het venster

Verzoek tot overschrijven

opent.

80 Figuur 78: Verzoek tot overschrijven 5. Het veld

Naar gemeente

in het veld is reeds ingevuld met de de eigen gemeente. Klik

Naar wijkgemeente

en selecteer de betreffende wijkgemeente uit de lijst.

6. Klik in het veld

Naar sectie

en selecteer de juiste sectie uit de lijst.

7. Geef de motivatie op voor de aangevraagde overschrijving.

Deze motivatie wordt ook getoond bij de latende gemeente in het overzicht lopende overschrijvingen.

8. Klik op de knop

Verzenden

. Klik op de melding ‘Het verzoek tot overschrij ven van . . . ’.

Dit verzoek tot overschrijving is verzonden aan de LA van de

latende

ge meente en verschijnt automatisch in zijn/haar meldingen om verder afge handeld en uiteindelijk wel of niet gehonoreerd te worden.

9. Klik op de knop

Annuleren

om het kerkelijke register te sluiten.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

Optie Blijkgever

Op dezelfde manier kan vanuit het kerkelijk register een geregistreerde bij de eigen gemeente ingeschreven worden als Blijkgever van verbondenheid met behulp van de knop

Maak blijkgever

.

Figuur 79: Maak blijkgever van verbondenheid ver. 3.2, januari 2017 81

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.12.2

Registreren overschrijving naar andere gemeente

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek tot overschrijving naar een andere gemeente geregistreerd moet worden en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

82 Figuur 80: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens 5. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Gemeente

, indien er niet nog/al een lopende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster

Verzoek tot overschrijven

.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 81: Verzoek tot overschrijven 6. Klik op de knop naast het veld

gemeente

opent.

Naar gemeente

, het venster

Selecteer

Figuur 82: Selecteer gemeente 7. Vul één of meer zoekcriteria in van de gemeente waar de geregistreerd naar overgeschreven wil worden en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste gemeente en klik daarna op de knop

Selecteer

.

8. Klik in het veld wijkgemeente.

Naar wijkgemeente

en selecteer uit de lijst de betreffende 9. Geef de motivatie op van de geregistreerde om zich te laten overschrijven.

Deze motivatie wordt ook getoond bij de ontvangende gemeente in het overzicht lopende overschrijvingen. Zie paragraaf

2.12.5 Accorderen over schrijving door ontvangende gemeente

op pag.

89 .

10. Indien van toepassing staan onder

Overige PE leden binnen de PE waar van geregistreerde PE hoofd is

de geregistreerden vermeld waarvan de persoon die overgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet een vinkje in het veld

Mee overschrijven

om deze geregistreerden in de overschrijving mee te nemen. Wordt geen vinkje gezet, dan wordt het verzoek tot overschrijving alleen voor de geregistreerde gedaan.

11. Klik op de knop

Verzenden

, klik vervolgens op de melding ‘Het verzoek tot overschrijven van . . . ’.

ver. 3.2, januari 2017 83

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 12. Klik op de knop

Opslaan

.

13. Open in het menu

Ledenadministratie

het onderdeel

schrijvingen

, hierin staat onder het tabblad

Lopende over Verzonden verzoeken

, on der de

Vertrekkende leden

uitgevoerde overschrijving.

het verzoek tot overschrijving van de zojuist Figuur 83: Lopende overschrijvingen - verzonden verzoeken Deze melding verdwijnt zodra het verzoek tot overschrijving door de LA van de

ontvangende

gemeente gehonoreerd is.

Indien door de ontvangende gemeente ten aanzien van een verzoek tot overschrijving niet binnen 30 dagen actie wordt ondernomen zal dit verzoek automatisch gehonoreerd worden. Dit geldt ook voor gemeenten die geen gebruik maken van LRP.

R Geregistreerden waarvoor nog/al een overschrijving loopt kunnen niet (nog maals) overgeschreven worden.

• Tussentijdse wijzigingen in het geregistreerdedossier, mutaties vanuit Stich ting Interkerkelijke Leden Administratie (SILA) of tussentijdse uitschrijving kunnen tot gevolg hebben dat de overschrijving niet wordt uitgevoerd.

• Een geregistreerde waarvoor de overschrijving door de ontvangende ge meente is geweigerd wordt niet vanuit de latende gemeente overgeschre ven.

Zie ook paragraaf

2.12.3 Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente

op pag.

pag.

87

85

en paragraaf

2.12.4 Registreren overschrijving naar andere sectie

op 84 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.12.3

Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek tot overschrijving naar een andere wijkgemeente geregistreerd moet worden en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

Figuur 84: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens 5. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Wijkgemeente

, indien er geen lo pende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster

Verzoek tot overschrijven

.

ver. 3.2, januari 2017 85

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 85: Verzoek tot overschrijven 6. Klik in het veld

Naar wijkgemeente

en selecteer de betreffende wijkge meente uit de lijst. (De eigen gemeente is al ingevuld, aangezien het om een overschrijving naar een andere wijkgemeente gaat).

7. Geef de motivatie op van de geregistreerde om zich te laten overschrijven.

Deze motivatie wordt ook getoond bij de ontvangende wijkgemeente in het overzicht lopende overschrijvingen. Zie paragraaf

2.12.5 Accorderen overschrijving door ontvangende gemeente

op pag.

89 .

8. Indien van toepassing staan onder

Overige PE leden binnen de PE waar van geregistreerde PE hoofd is

de geregistreerden vermeld waarvan de persoon die overgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet een vinkje in het veld

Mee overschrijven

om deze geregistreerden in de overschrijving mee te nemen. Wordt geen vinkje gezet, dan wordt het verzoek tot overschrijving alleen voor de geregistreerde gedaan.

9. Klik op de knop

Verzenden

, klik vervolgens op de melding ‘Het verzoek tot overschrijven van . . . ’.

Dit verzoek tot overschrijving is verzonden aan de LA van de

ontvangende

wijkgemeente en verschijnt automatisch in zijn/haar meldingen om verder afgehandeld te worden.

Indien door de ontvangende wijkgemeente ten aanzien van een verzoek tot overschrijving niet binnen 30 dagen actie wordt ondernomen zal dit verzoek automatisch gehonoreerd worden.

10. Klik op de knop

Opslaan

.

R Zie ook paragraaf op pag.

82 2.12.2 Registreren overschrijving naar andere gemeente

en paragraaf

2.12.4 Registreren overschrijving naar andere sectie

op pag.

87

86 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.12.4

Registreren overschrijving naar andere sectie

Bij het wijzigen van sectie is er geen sprake van een formele overschrijving omdat de wijkgemeente hetzelfde blijft. Bij het overschrijven van een sectie naar een andere sectie is meestal sprake van

sectievoorkeur

.

Indien de wijziging van sectie bij het hoofd van de pastorale eenheid (PE) (PE-hoofd) wordt geregistreerd kan de hele PE mee overgeschreven worden.

Via het icoontje in het geregistreerdenoverzicht kan eenvoudig bepaald worden wie binnen het gezin het PE-hoofd is.

R Let op: bij het wijzigen van de sectie is het streerde uitschrijft!

niet

gewenst dat u de geregi 1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een verzoek tot wijziging van sectie geregistreerd moet worden en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

Figuur 86: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens 5. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Sectie

, indien er geen lopende over schrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster

Wijzig sectie

.

ver. 3.2, januari 2017 87

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 87: Wijzig sectie 6. Klik in het veld

Naar sectie

en selecteer de betreffende sectie uit de lijst.

Voor plaatsing in een andere sectie is geen opgave van motivatie nodig.

7. Indien van toepassing staan onder

Overige PE leden binnen de PE waar van geregistreerde PE hoofd is

de geregistreerden vermeld waarvan de persoon die in een andere sectie geplaatst wil worden PE-hoofd is. Zet een vinkje in het veld

Meenemen

om deze geregistreerden mee te nemen naar de andere sectie. Worden deze geregistreerden niet meegenomen dan zullen 2 pastorale eenheden ontstaan.

8. Klik op de knop

Voltooien

.

9. Klik op de knop

Opslaan

.

R Zie ook paragraaf

2.12.2 Registreren overschrijving naar andere gemeente

op pag.

82

en paragraaf

wijkgemeente

op pag.

85 2.12.3 Registreren overschrijving naar andere

88 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.12.5

Accorderen overschrijving door ontvangende gemeente

Men spreekt van

voorkeurslidmaatschap

indien een lid een sterke

binding

voelt met en ingeschreven wenst te worden bij een kerkelijke gemeente die zich buiten de gemeente bevindt waar hij geografisch toe behoort. Het betreffende lid kan

voorkeurslid

worden van die betreffende gemeente.

Als de

voorkeursgemeente

op een ander grondgebied ligt, heeft men hier voor de goedkeuring van de betrokken kerkenraden nodig.

Als de voorkeursgemeente op hetzelfde grondgebied ligt, hoeft men alleen zijn wens kenbaar te maken aan de kerkenraad van de voorkeursgemeente.

Zie voor meer informatie ‘ Ordinantie 2 - De gemeenten ’, artikel 16 vanaf

191

en ‘ Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk ’, artikel 5 ff. vanaf pag.

208 .

De hierboven genoemde kerkorde-artikelen gaan uit van een verzoek tot overschrijving

vanuit

de aanstaande voorkeursgemeente. De procedure die dan in LRP moet worden gevolgd staat gedetailleerd beschreven in paragraaf

2.12.1 Registreren overschrijving vanuit andere gemeente

op pag.

79

Op verzoek van veel gemeenten is naast de ‘‘kerkordelijke route’’ een alterna tief mogelijk: een verzoek tot overschrijving

naar

de aanstaande voorkeurs gemeente. Indien een gemeentelid het verzoek tot overschrijving doet aan de huidige geografische gemeente, dan kan ook déze gemeente dat verzoek in LRP registreren en verwerken. Deze methode vergt een andere werkwijze, de procedure hiervoor staat beschreven in paragraaf

2.12.2 Registreren over schrijving naar andere gemeente

op pag.

82

Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de LA.

1. Open

Lopende overschrijvingen

hierin staat onder het tabblad in het menu

Ledenadministratie

,

Ontvangen verzoeken

, onder de

Binnen komende leden

de geregistreerden die tot deze wijkgemeente overge schreven willen worden.

Figuur 88: Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken 2. Selecteer de geregistreerde en klik op de knop

Verzoek tot overschrijven

opent.

Beoordeel

, het venster ver. 3.2, januari 2017 89

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 89: Verzoek tot overschrijven 3. Klik op de knop

Honoreer verzoek

de wijkgemeente, of klik op de knop om de geregistreerde lid te maken van

Weiger verzoek

om de geregistreerde geen lid te maken van de wijkgemeente. De LA van de latende gemeente krijgt van beide beslissingen een melding.

Indien het adres niet in de gebiedsomvang van een sectie valt opent het venster

Selecteer sectie

en moet een sectie worden toegewezen, de ge meente (en eventueel wijkgemeente) zijn al ingevuld.

Figuur 90: Selecteer sectie Selecteer de sectie en klik op de knop

Volgende

.

4. Klik op de melding ‘Het verzoek tot overschrijven . . . ’. Het

Overschrijvings rapport

opent.

5. Klik op de knop

Sluiten

om het overschrijvingsrapport af te sluiten.

2.12.6

Afwijzen verzoek tot overschrijving door ontvangende gemeente

Een verzoek tot overschrijving en de acceptatie of afwijzing ervan worden standaard getoond bij de meldingen in het openingsscherm van de LA.

1. Open

Lopende overschrijvingen

hierin staat onder het tabblad in het menu

Ledenadministratie Ontvangen verzoeken

, onder de ,

Binnen komende leden

de geregistreerden die tot uw (wijk)gemeente overge schreven willen worden.

90 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 91: Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken 2. Selecteer de geregistreerde en klik op de knop

Verzoek tot overschrijven

opent.

Beoordeel

, het venster Figuur 92: Verzoek tot overschrijven 3. Klik op de knop

Weiger verzoek

wijzen, het venster om het verzoek tot overschrijving af te

Afwijzing verzoek tot overschrijving

opent.

ver. 3.2, januari 2017 91

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 93: Afwijzing verzoek tot overschrijving 4. Vul de

Reden

van de afwijzing in en klik op de knop

Weiger verzoek

om de afwijzing te verzenden aan de LA van de ‘latende’ gemeente, klik vervolgens op de melding ‘Het verzoek tot overschrijving . . . ’.

92 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.13

Registreren van een uitschrijving

De gegevens van degenen die niet meer voldoen aan de criteria op grond waarvan de registratie in LRP heeft plaatsgevonden worden zo spoedig mogelijk door middel van uitschrijven uit de registratie van de gemeente verwijderd.

Uitschrijving kan ook plaatsvinden nadat betrokkene dit uitdrukkelijk aan de kerkenraad verklaard heeft.

Indien de kerkenraad hieromtrent een schriftelijke verklaring van betrokkene heeft ontvangen dan vindt registratie van een

Uitschrijving met schrifte lijke verklaring

in LRP plaats.

Indien de betrokkene omtrent de wens te worden uitgeschreven

niet

bereid is een schriftelijke verklaring af te geven dan kan de kerkenraad in het uiterste ge val het besluit nemen registratie van een

Uitschrijving zonder schriftelijke verklaring

in LRP te doen plaatsvinden.

In beide gevallen wordt betrokkene van de uitschrijving uit de registratie door middel van een

uitschrijvingsbrief

namens de generale synode in kennis gesteld.

De kosten van aanmaak en verzending van deze uitschrijvingsbrieven worden bij de plaatselijke gemeenten in rekening gebracht. Achtergrond daarvan is het bij de oprichting van de PKN genomen besluit om kosten die verband houden met het werk voor een specifieke gemeente rechtstreeks aan die gemeente te factureren, om het quotum, waaruit met name de algemene kosten worden bestreden, zo laag mogelijk te houden.

Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld bezwaar aan te tekenen tegen de

uitschrijving uit de registratie. Zie voor meer informatie ‘ Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk ’, artikel

9 ff. vanaf pag.

208 .

Indien voor de geregistreerde geen Stichting Interkerkelijke Leden Administra tie (SILA) bezwaar is vastgelegd dan zal een uitschrijving automatisch via

SILA

resulteren in een afmelding in de GBA.

R Zie ook hetgeen beschreven is op pag.

registratie van de doop.

63

inzake het verwijderen van de 1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met wijkgemeenten dient de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Geregistreerden

en klik op de knop

Toon zoekveld

.

3. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon waarvoor een uitschrijving geregistreerd moet worden en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de juiste persoon en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Bewerken

, het scherm 4. Klik op het tabblad

Kerkelijke gegevens

.

ver. 3.2, januari 2017 93

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 94: Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

2.13.1

Uitschrijven van een lid

Naar aanleiding van (de registratie van) de

uitschrijving

van een lid van de Protestantse kerk in Nederland wordt betrokkene door middel van een

uitschrijvingsbrief

namens de generale synode van deze uitschrijving in kennis gesteld. Betrokkene wordt in de gelegenheid gesteld bezwaar aan te tekenen tegen de uitschrijving uit de registratie.

1. Klik op de knop

Wijzig

naast het veld

Inschrijfstatus

.

2. Kies de juiste type wijziging (zie de inleiding van deze paragraaf).

94 Figuur 95: Wijzig inschrijfstatus (a)

Uitschrijven zonder schriftelijke verklaring

Klik op de knop

Schrijf uit

achter de tekst ‘Uitschrijven zonder schrif telijke verklaring’. Indien er niet nog/al een lopende overschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster

Uitschrijving zonder schriftelijke verklaring

opent.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 96: Uitschrijving zonder schriftelijke verklaring Alle velden zijn al ingevuld, bij de datum is rekening gehouden met de 30 dagen termijn (plus 5 dagen administratieve verwerkingstijd) van de lopende uitschrijving.

Indien van toepassing staan onder

Overige PE leden binnen de PE waarvan geregistreerde PE hoofd is

de geregistreerden vermeld waarvan de persoon die uitgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet het vinkje in het veld

Mee uitschrijven

om deze geregistreerden mee uit te schrijven. Wordt het vinkje niet gezet, dan wordt alleen het verzoek tot uitschrijving gedaan voor het PE-hoofd.

(b)

Uitschrijven met schriftelijke verklaring

Klik op de knop

Schrijf uit

achter de tekst ‘Uitschrijven met schrifte lijke verklaring’. Indien er geen lopende overschrijving voor de geregi streerde bestaat opent het venster

Uitschrijving met schriftelijke verklaring

.

Figuur 97: Uitschrijving met schriftelijke verklaring Vul het veld

Uitschrijfdatum

vuld.

in, de overige twee velden zijn al inge Indien van toepassing staan onder

Overige PE leden binnen de pastorale eenheid (PE) waarvan geregistreerde PE hoofd is

de geregistreerden vermeld waarvan de persoon die uitgeschreven wil worden PE-hoofd is. Zet het vinkje in het veld

Mee uitschrijven

om deze geregistreerden mee uit te schrijven. Wordt het vinkje niet gezet, dan wordt alleen het verzoek tot uitschrijving gedaan voor het PE-hoofd.

3. Klik op de knop

Voltooien

.

ver. 3.2, januari 2017 95

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP R Belangrijk: Indien er na de uitschrijving een PE is ontstaan die ongeldig is, omdat de PE leeg is of omdat alleen een meegeregistreerde in de PE overblijft, opent het venster

Pastorale eenheid

.

Verwijder de lege PE of maak de PE weer geldig.

Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99

hoe verder te handelen.

4. Klik op de knop

Opslaan

.

De gegevens van uitgeschreven geregistreerden worden nog 2 jaar bewaard en zijn te vinden in het tabblad

Historie

in het

Geregistreerden overzicht

.

2.13.2

Uitschrijven van een niet-lid

Aangezien het een niet-lid betreft is hier slechts sprake van verwijdering van (de registratie van) de betrokkene uit de ledenregistratie van de Protestantse Kerk in Nederland. Daarom wordt aan de betrokkene (namens de generale synode) verstuurd.

geen uitschrijvingsbrief

1. Klik op de knop

Wijzig inschrijfstatus

opent.

naast het veld

Inschrijfstatus

, het venster

Wijzig

Figuur 98: Wijzig inschrijfstatus - uitschrijven niet-lid 2. Klik op de knop

Schrijf uit

, indien er niet nog/al een lopende uitschrijving voor de geregistreerde bestaat opent het venster

Uitschrijving

.

96 Figuur 99: Uitschrijven niet-lid 3. Vul de datum van uitschrijving in.

Indien van toepassing (hoewel geen geldige situatie) staan onder

Overige PE leden binnen de PE waarvan geregistreerde PE hoofd is

de ge registreerden vermeld waarvan de persoon die uitgeschreven wil worden ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur PE-hoofd is. Zet het vinkje in het veld

Mee uitschrijven

om deze geregi streerden mee uit te schrijven. Wordt het vinkje niet gezet, dan wordt alleen het verzoek tot uitschrijving gedaan voor het PE-hoofd.

4. Klik op de knop

Voltooien

.

R Belangrijk: Indien er na de uitschrijving een PE is ontstaan die ongeldig is, omdat de PE leeg is of omdat alleen een meegeregistreerde in de PE overblijft, opent het venster

Pastorale eenheid

.

Verwijder de lege PE of maak de PE weer geldig.

Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

verder te handelen.

op pag.

99

hoe 5. Klik op de knop

Opslaan

.

ver. 3.2, januari 2017 97

Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.14

Beheren van een pastorale eenheid

Een pastorale eenheid is een groep geregistreerden die pastoraal een eenheid vormen (deze personen kunnen eventueel op verschillende adressen wonen).

Meestal is dit een gezin. Dit kan ook een gezin zijn waarbij mensen inwonen (bijvoorbeeld een ouder, pleegkind), of met kinderen die buitenshuis studeren.

Ook geregistreerden die samenwonen kunnen een PE vormen.

Een geregistreerde kan deel uitmaken van één of meerdere pastorale eenhe den.

1. Open

Pastorale Eenheden

in het menu

Pastorale eenheden overzicht

opent.

Ledenadministratie

, het scherm Figuur 100: Pastorale eenheden overzicht 2. Selecteer het tabblad

Actief

of

Historisch

. Vul één of meerdere zoekvelden in om een PE te vinden en klik op de knop

Zoeken

.

3. In het overzicht van de pastorale eenheden staat in de meest linker kolom van de PE volgende informatie icoontje: . Door de muis boven dit icoontje te houden (klikken niet nodig) verschijnt direct een overzicht (tooltip) van alle leden van de PE.

4. Selecteer in het Pastorale eenheden overzicht de juiste PE naam en klik op de knop

Bewerken

, het scherm

Pastorale eenheid

opent.

ver. 3.2, januari 2017 Figuur 101: Pastorale eenheid inzien/bewerken 99

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 5. Onder het kopje

Pastorale eenheid

kan de naam van de PE worden aan gepast, al naar gelang de gewenste aanschrijfvorm (familie, dhr. en mevr., etc.).

Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop

Herbepalen naam

de naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkge bonden instellingen.

Voor meer informatie zie paragraaf

2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef PE

op pag.

105

Tevens kan hier een algemene (openbaar inzichtelijke) notitie worden vast gelegd.

R Deze notitie kan in een selectie als selectiecriterium worden gebruikt en kan worden geëxporteerd in de vrije export. Zie paragraaf

2.19.11

Vrije export

op pag.

140

6. Onder het kopje

Adres

staat standaard het adres van het PE-hoofd. Hier kan eventueel een ander adres worden genoteerd zonder dat dit invloed heeft op het adres van de geregistreerden.

R Het hier vastgelegde adres heeft verder geen invloed op de corres pondentie, maar geeft alleen aan dat het bezoekadres afwijkt van bijvoorbeeld het adres van het PE hoofd.

7. Onder het tabblad

Geregistreerden binnen PE

vermeld die deel uitmaken van de PE.

staan de geregistreerden 8. Onder het tabblad

Notities

staan de notities vermeld die horen bij de PE.

9. Met behulp van de knop

Afdrukken PE-kaart

kan de PE-kaart van een enkele persoon of van een PE direct worden afgedrukt (naar PDF) Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt moet een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE. Voor zover mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PE-lid afgedrukt, de gegevens in de velden waarachter een sterretje staat zijn die van het PE hoofd.

2.14.1

Geregistreerde toevoegen aan een PE

Het kan nodig zijn om geregistreerden automatisch of handmatig aan een PE toe te voegen als er sprake is van bijvoorbeeld een kind dat weer thuis komt wonen (bijvoorbeeld na studeren) of als er een ander familielid of pleegkind in het gezin wordt opgenomen.

Een geregistreerde kan deel uitmaken van één of meerdere pastorale eenhe den.

Dit betekent dat, na het toevoegen van een geregistreerde aan een andere PE, de geregistreerde deel kan uitmaken van twee of meer pastorale eenheden.

Dit moet handmatig beoordeeld en desgewenst gecorrigeerd worden.

1. Onder het tabblad

Geregistreerden binnen PE

worden toegevoegd aan de PE.

kunnen geregistreerden 100 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 102: Pastorale eenheid - geregistreerden binnen PE

Automatisch geregistreerde(n) toevoegen aan de hand van de post code

2. Met behulp van de knop

Voeg automatisch toe adhv adres

registreerden automatisch aan de PE worden toegevoegd.

kunnen ge LRP selecteert kandidaten voor de PE aan de hand van het adres van de PE-hoofd. Indien geregistreerden op hetzelfde adres worden gevonden wordt de volgende mededeling getoond: ‘Er is/zijn op basis van het adres x geregistreerde(n) automatisch toegekend aan deze PE. Het relatietype is standaard op ‘overige’ gezet. Deze kan handmatig gewijzigd worden’.

De gevonden kandidaten zijn aan de PE toegevoegd, de relatietype kan desgewenst aangepast worden zoals beschreven in paragraaf

2.14.3 Relatie binnen een PE bewerken .

Handmatig toevoegen geregistreerde

3. Met behulp van de knop

Voeg geregistreerde toe

kan een geregistreerde handmatig worden toegevoegd aan de PE. Het venster

Relatie toevoegen

opent.

Figuur 103: Relatie toevoegen 4. Klik op de knop venster

Toon zoekveld

om een geregistreerde te vinden, het

Selecteer geregistreerde

opent met

Geregistreerden binnen Wijkgemeente

.

ver. 3.2, januari 2017 101

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 104: Selecteer geregistreerde 5. Vul één of meerder zoekcriteria in en klik op de knop

Zoeken

, selecteer de juiste geregistreerde en klik op de knop

Selecteer

.

Het venster

voegen Selecteer geregistreerde

verschijnt weer.

sluit en het venster

Relatie toe-

6. Klik in het veld

Relatie met hoofd PE

en selecteer de juiste relatie en geef eventueel nog een nadere omschrijving.

7. Klik op de knop

Opslaan

. In het overzicht

Pastorale eenheid

geselecteerde persoon toegevoegd aan de PE.

is de zojuist 8. Pas desgewenst de tenaamstelling van de PE aan aan de nieuwe situatie.

Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop

Herbepalen naam

de naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkge bonden instellingen.

Voor meer informatie zie paragraaf

2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef PE

op pag.

105

9. Klik op de knop

Opslaan

.

2.14.2

Geregistreerde verwijderen uit een PE

Ten gevolge van verandering van persoonlijke omstandigheden kan het voor komen dat geregistreerden moeten worden verwijderd uit een PE.

Hierdoor kan het gebeuren dat een PE ’ongeldig’ wordt, zie paragraaf

2.14.9

R Let op: een registratie/wijziging in de PE heeft de burgerlijke staat van een geregistreerde.

geen

consequenties voor Bijvoorbeeld: door het verwijderen van een geregistreerde uit een PE wordt voor de betrokkenen personen geen ontbintenis geregistreerd.

1. Selecteer de geregistreerde die uit de PE verwijderd moet worden en klik op de knop

Verwijder uit PE

.

2. Pas desgewenst de tenaamstelling van de PE aan aan de nieuwe situatie.

Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop

Herbepalen naam

de naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkge bonden instellingen.

102 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Voor meer informatie zie paragraaf

2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef PE

op pag.

105

Ten gevolge van het verwijderen van een geregistreerde kan een ‘ongeldige’ PE ontstaan. Zie paragraaf

2.14.9 Ongeldige PE herstellen of verwijderen

op pag.

109

hoe verder te handelen.

2.14.3

Relatie binnen een PE bewerken

Ten gevolge van verandering van persoonlijke omstandigheden kan het voor komen dat binnen een PE de relaties moeten worden gewijzigd.

R Let op: een registratie/wijziging in de PE heeft de burgerlijke staat van een geregistreerde.

geen

consequenties voor Bijvoorbeeld: door het vastleggen van een relatie ‘partner’ wordt voor de betrokkenen personen geen verbintenis geregistreerd!

1. Selecteer de geregistreerde waarvan de relatie gewijzigd moet worden en klik op de knop

Bewerken

, het venster

Bewerk relatie

opent.

Figuur 105: Bewerk relatie 2. Wijzig relatie met hoofd PE en/of voeg een omschrijving toe.

3. Klik op de knop

Opslaan

.

Ten gevolge van het bewerken van een relatie binnen een PE kan een ‘ongeldige’ PE ontstaan. Indien LRP dit kan corrigeren wordt u hiervan door middel van een melding op de hoogte gesteld.

Zie paragraaf

2.14.9 Ongeldige PE herstellen of verwijderen

verder te handelen.

op pag.

109

hoe

2.14.4

Geregistreerdedossier raadplegen / bewerken

1. Selecteer de geregistreerde en klik op de knop

Geregistreerdedossier

opent.

Open dossier

, het scherm 2. Bekijk, bewerk de gegevens van de geregistreerde.

Zie voor meer informatie over het geregistreerdedossier paragraaf

2.5 Be werken / raadplegen geregistreerdedossier

op pag.

53 .

3. Klik op de knop

Opslaan

om de PE te bewaren.

ver. 3.2, januari 2017 103

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.14.5

Nieuwe PE aanmaken

Waar mogelijk creëert LRP automatisch een nieuwe PE indien dit nodig is, bijvoorbeeld ten gevolge van een wijziging in de persoonlijke omstandigheden van een geregistreerde of na een verhuizing.

In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn handmatig een PE samen te stellen.

U kunt uw ledenbestand controleren op geregistreerden die geen onderdeel uitmaken van een PE door middel van de functie

Controle ledenbestand

.

Zie paragraaf

2.17 Controle ledenbestand

op pag.

116 ).

1. Open het geregistreerdedossier van de betreffende geregistreerde zonder PE en selecteer het tabblad

Pastorale eenheid

Figuur 106: Geregistreerdedossier - pastorale eenheid 2. Klik op de knop

Mogelijke PE’s Zoek bestaande PE / creëer nieuwe PE

, het venster opent.

Figuur 107: Mogelijke PE’s In dit overzicht verschijnen de PE’s welke zich op hetzelfde adres bevinden als de geregistreerde. Het is mogelijk de geregistreerde aan een bestaande PE toe te voegen door de betreffende PE te selecteren en vervolgens te klikken op de knop

Selecteer

.

3. Klik op de knop

Nieuw

, het venster

Pastorale eenheid

opent.

104 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 108: Pastorale eenheid De naam en het adres van de PE zijn overgenomen van de geregistreerde, tevens is de geregistreerde als PE-hoofd ingevuld.

Voor een bestaande PE kan met behulp van de knop

Herbepalen naam en aanhef

de naam van de PE in overeenstemming worden gebracht met de instellingen voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkgebonden instellingen.

Voor meer informatie zie paragraaf

PE

op pag.

105 2.14.6 Standaard naamgebruik en aanhef

Andere geregistreerden kunnen aan de PE worden toegevoegd zoals be schreven in paragraaf

100 2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE

op pag.

4. Met behulp van de knop

Afdrukken PE-kaart

kan de PE-kaart direct worden afgedrukt (naar PDF).

5. Klik op de knop

Opslaan

.

2.14.6

Standaard naamgebruik en aanhef PE

De standaard tenaamstelling en aanhef van PE kan per wijkgemeente worden ingesteld. Deze instellingen zijn door de lokaal beheerder (LB) en de ledenadmini strateur (LA) in te stellen voor de wijkgemeente onder het tabblad

Wijkgebonden instellingen

.

Figuur 109: Wijkgemeentedossier - wijkgebonden instellingen ver. 3.2, januari 2017 105

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 1. Klik op de knop

Instellingen wijzigen

om de standaard instellingen voor de tenaamstelling en de aanhef van de PE te wijzigen. Het venster

Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE

opent.

Figuur 110: Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE 2. Er kan gekozen worden uit de volgende opties:

Fam. + Achternaam PE hoofd

Bijvoorbeeld: ‘fam. Pietersen’. Dit komt overeen met het standaard gedrag van LRP 2.2

Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd

Bijvoorbeeld: ‘Dhr en mevr Pietersen’

Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd + aanschrijfnaam partner

Bijvoorbeeld: ‘Dhr Pietersen en mevr Jansen’

Dhr. en Mevr. + verkort

Bijvoorbeeld: ‘Dhr en mevr Pietersen-Jansen’ Hierbij kan extra worden aangegeven: •

Voorletters in naamgebruik PE

•

Meegeregistreerde partners buiten PE benaming laten

Hierbij wordt, in geval de relatie van de partner met de wijkgemeente

meegeregistreerd

is, de naam van de partner niet opgenomen in de tenaamstelling van de PE.

106 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 3. Klik op de knop

Opslaan en alle bestaande PE’s

om de gewijzigde in stellingen te bewaren en om alle bestaande pastorale eenheden van de wijkgemeente bij te werken naar de nieuwe instellingen.

PE’s waarvan de aanschrijfnaam of aanhef handmatig zijn aangepast worden hierbij

niet

automatisch bijgewerkt!

R

Test de werking en het resultaat eerst op lrp-oefen.pkn.nl!

4. Klik op de knop

Opslaan zonder bestaande PE’s bij te werken

om de gewijzigde instellingen te bewaren. De nieuwe instellingen zijn van toepassing op alle nieuwe PE’s. Hierbij valt te denken aan: • nieuwe PE vanuit een inschrijving • verhuizing buiten de huidige wijkgemeente • overschrijving • aanpassen van PE-hoofd binnen de PE • bij huwelijk/partnerschap als er 1 gezamenlijk nieuwe PE ontstaat • bij echtscheiding/beëindiging partnerschap • SILA naamswijziging R Bij een PE waarin maar 1 persoon zit worden bovenstaande regels niet toegepast maar wordt de

aanschrijfnaam

uit het geregistreerdedossier gebruikt.

2.14.7

Herstellen van een PE na een verhuizing

Waar mogelijk creëert LRP automatisch een nieuwe PE indien dit nodig is, bijvoorbeeld ten gevolge van een wijziging in de persoonlijke omstandigheden van een geregistreerde of na een verhuizing.

In uitzonderingsgevallen kan het nodig zijn handmatig een PE samen te stellen.

Het herstellen van een PE na een verhuizing kan bestaan uit: • het aanpassen van de relatie van een persoon binnen een PE (bijvoorbeeld in die van PE hoofd, zie paragraaf

2.14.3 Relatie binnen een PE bewerken

op pag.

103 );

• het handmatig of automatisch toevoegen van geregistreerden aan een bestaande PE (zie paragraaf

2.14.1 Geregistreerde toevoegen aan een PE

op pag.

100 ).

2.14.8

Notities toevoegen aan een PE

Notities bij pastorale eenheden worden in de regel door de pastoraal medewer ker geregistreerd. De publieke notities zijn voor alle gebruikers die toegang hebben tot de PE inzichtelijk. De persoonlijke notities zijn alleen inzichtelijk voor de persoon (LRP-gebruiker) die de betreffende persoonlijke notitie heeft ingevoerd.

ver. 3.2, januari 2017 107

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP R Let op: indien de gebruiker die de persoonlijke notities heeft gemaakt door de LB uit LRP wordt verwijderd worden automatisch en onherroe pelijk zijn/haar persoonlijke notities verwijderd! (zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

2.3.3 Gebruiker verwijderen

op pag.

32 ).

1. Klik op het tabblad

Notities

. Hier kunnen publieke notities of persoonlijke notities worden vastgelegd.

Figuur 111: Pastorale eenheid - notities 2.

Publieke notitie

Klik op de knop

Nieuw

, het venster

Publieke notitie toevoegen

opent.

Figuur 112: Publieke notitie toevoegen De naam van de PE en de datum van het maken van de notitie zijn al ingevuld. Maak de gewenste publieke notitie.

Klik op de knop

Opslaan

.

R Belangrijk: publieke notities zijn zichtbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot de geregistreerden binnen de betreffende wijkge meente; leg hier dan ook

géén

privacygevoelige informatie vast!

3.

Persoonlijke notitie

Klik op de knop opent.

Nieuw

, het venster

Persoonlijke notitie toevoegen

108 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 113: Persoonlijke notitie toevoegen De naam van de PE en de datum van het maken van de notitie zijn al ingevuld. Maak de gewenste persoonlijke notitie.

Klik op de knop

Opslaan

.

R Belangrijk: persoonlijke notities zijn vertrouwelijk en alleen toeganke lijk voor uzelf; deze notities zijn aan uw gebruikersnaam (loginnaam) gekoppeld. Als u uw authenticatiesleutel weer inlevert bij uw gemeente worden bij het verwijderen van uw gebruikersgegevens al uw persoon lijke notities automatisch en onherroepelijk gewist.

2.14.9

Ongeldige PE herstellen of verwijderen

Ten gevolge van verandering van persoonlijke omstandigheden kan het voor komen dat de samenstelling van of een onderlinge relatie binnen een PE verandert waardoor een ‘ongeldige’ PE ontstaat.

Een PE kan ‘ongeldig’ zijn omdat: • er geen PE hoofd aanwezig is; • meerdere PE hoofden aanwezig zijn; • de PE leeg is; • de PE uit alleen meegeregistreerden bestaat; • meerdere partners aanwezig zijn.

Een ongeldige PE moet worden gecorrigeerd of verwijderd.

1. Open item scherm

Pastorale eenheden

in het menu

Pastorale eenheden overzicht

opent.

Ledenadministratie

, het ver. 3.2, januari 2017 Figuur 114: Pastorale eenheden overzicht 109

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 2. Op tabblad rood kruis

Actief

en

Historisch

in de kolom zijn ongeldige PE’s herkenbaar aan een

Geldigheid

.

Deze ongeldige PE’s zijn te bewerken of kunnen worden verwijderd door de betreffende PE te selecteren en te klikken op de knop

Bewerken

respectie velijk

Verwijderen

.

R Het kan voorkomen dat een PE niet kan worden verwijderd zonder dat de reden hiervan duidelijk is. De oorzaak hiervan kan zijn gelegen in het feit dat bij de betreffende PE één of meerdere persoonlijke notities zijn vastgelegd welke alleen zichtbaar zijn voor de medewerker die deze persoonlijke notities heeft vastgelegd.

110 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.15

Overige contacten

Overige contacten worden in LRP vastgelegd indien sprake is van een bui tenkerkelijke relatie met de gemeente. Dit kunnen leveranciers en andere personen zijn waarvan de gegevens beschikbaar moeten zijn.

Zij ‘‘die blijk geven van verbondenheid met de gemeente’’ kunnen in LRP als Blijkgever worden geregistreerd. (Kerkorde en Ordinanties van de Protestantse Kerk in Nederland, Artikel III, paragraaf 4 en Ordinantie 2, artikel 6, paragraaf 1.a) Een overig contact kan niet gebruikt worden in selecties of in groepen. Een overig contact is wel zichtbaar in de vrije gebieden.

Een overige contact kan wel deelnemen in een fonds of abonnee zijn en kan daarmee ook worden afgedrukt op een looplijst die is gebaseerd op een fonds of abonnement.

R Voor het afdrukken op een looplijst of op etiketten dient het overig contact al wel als deelnemer/abonnee te zijn geregistreerd.

R Overige contacten die tijdens het verwijderen niet verwijderd konden worden omdat ze deelnemer zijn aan een financiële actie (fonds of abon nement) staan vermeld onder subtabblad

Inactieve overige contac ten

.

Een overig contact kan worden vastgelegd bij een gemeente of wijkgemeente.

2.15.1

Overig contact opvoeren

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik op het tabblad

Overige contacten Overige contacten

.

en vervolgens op het subtabblad Onder subtabblad

Inactieve overige contacten

staan de overige contac ten die tijdens het verwijderen niet verwijderd konden worden omdat ze deelnemer zijn aan een financiële actie (fonds of abonnement).

Figuur 115: Gemeenteoverzicht - overige contacten 3. Klik op de knop

Overig contact Nieuw

opent.

om een nieuw contact in te schrijven, het venster ver. 3.2, januari 2017 111

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 116: Overige contact 4. Vul alle beschikbare gegevens in.

R Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.

5. Wanneer gereed klik op de knop

Opslaan

.

2.15.2

Overig contact wijzigen

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik op het tabblad

Overige contacten

.

3. Klik op de knop

Toon zoekveld

, vul de naam van het gezochte overig contact in en klik op de knop

Zoeken

. Dubbelklik op de naam van een overig contact dat gewijzigd moet worden, het venster opent.

Overig contact

4. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel ontbrekende gegevens in.

R Indien u het overig contact wilt opnemen in een looplijst of een vrij gebied dan dient u het volledige adres inclusief de postcode in te vullen.

5. Wanneer gereed klik op de knop

Opslaan

.

2.15.3

Overig contact verwijderen

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik op het tabblad

Overige contacten

.

3. Klik op de knop

Toon zoekveld

, vul de naam van het gezochte overig contact in en klik op de knop

Zoeken

. Selecteer het te verwijderen overig contact en klik op de knop

Verwijderen

.

112 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 4. Indien een overig contact gekoppeld is aan een fonds/actiejaar dan kan dat overig contact niet verwijderd worden.

In dat geval wordt het overig contact meer getoond onder subtabblad

inactief

gemaakt en wordt het niet

Overige contacten

maar onder subtab blad

Inactieve overige contacten

.

Figuur 117: Overige contacten - inactieve overige contacten 5. Onder subtabblad

Inactieve overige contacten contact

kan een

inactief overig

weer worden geheractiveerd met de knop

Heractiveren

.

ver. 3.2, januari 2017 113

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.16

Locaties

Onder locaties wordt verstaan de adressen en contactpersonen van kerk gebouwen, wijkcentra en zalen. Locaties worden door de lokaal beheerder (LB) vastgelegd op wijkgemeente of op gemeenteniveau. Andere gebruikers kunnen de locaties alleen bekijken.

R Voor de zichtbaarheid gelden de volgende regels: • Locaties die op wijkgemeenteniveau zijn ingevoerd worden (ook) in het gemeente-overzicht locaties getoond.

• Locaties die op gemeenteniveau zijn ingevoerd worden niet getoond in het wijkgemeente-overzicht locaties.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het In een gemeente met meerdere wijkgemeenten dient eerst de betreffende wijkgemeente te worden geselecteerd onder het tabblad

Wijkgemeenten

; klik vervolgens op de knop

Bewerken

, het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

2. Klik op het tabblad

Locaties

.

Figuur 118: (Wijk)gemeente - locaties 3. Klik onder de kopjes

Gebouwen

of

Zalen

op de knop vens van een locatie te kunnen inzien, het venster

Inzien

om de gege-

Gebouw/Zaal inzien

opent.

114 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 119: Gebouw inzien (Geregistreerde of ov. contact) 4. Wanneer gereed, Klik op de knop

Sluiten

.

ver. 3.2, januari 2017 115

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.17

Controle ledenbestand

De functie

controle ledenbestand

is beschikbaar voor zowel de gemeente als de wijkgemeente. Controles die ‘wijkoverschrijdend’ zijn komen niet voor in de controle ledenbestand van de wijkgemeente.

Dit betekend dat in de volgende beschrijving waar ’gemeente’ staat ook ’wijk gemeente’ kan worden gelezen.

Ten behoeve van het controleren van het ledenbestand van uw gemeente is een verzameling overzichten samengebracht in het scherm

controle ledenbestand

.

Gemeente

In deze overzichten staan geregistreerden en pastorale eenheden vermeld waar door de ledenadministrateur (LA) correcties/onderhoud op moet worden doorgevoerd. Te denken valt aan bijvoorbeeld geregistreerden zonder PE of historische PE’s met actieve geregistreerden.

Deze afwijkingen kunnen incidenteel ontstaan uit mutaties (ten gevolge van de verwerking van SILA-meldingen, door (onvoorziene) mutaties door de LA of ten gevolge van een in LRP doorgevoerde fusie).

Het verdient aanbeveling deze overzichten met enige regelmaat (bvb elk kwartaal en vlak voor actie Kerkbalans) te openen om zodoende de foutieve gegevens te corrigeren.

Deze controle kan voor de gemeente of wijkgemeente worden uitgevoerd.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik onder het kopje

Opties

op de knop

meente controle ledenbestand Open controles

, het scherm opent.

Ge-

Figuur 120: Gemeente controle ledenbestand In dit scherm staan controleoverzichten onderverdeeld naar type:

den

of

pastorale eenheden

.

geregistreer 2.17.1

Geregistreerden

1.

Niet in wijk geplaatst

In dit overzicht worden ingeschreven geregistreer den getoond die niet bij een wijkgemeente (en vaak ook niet bij een sectie) zijn ingeschreven.

116 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 121: Gemeente controle ledenbestand - niet in wijk geplaatst Deze geregistreerden moeten alsnog bij de juiste wijkgemeente en sectie worden ingeschreven. Ook de pastorale eenheid dient daarbij nagekeken te worden.

Zie paragraaf op pag.

85 .

2.12.3 Registreren overschrijving naar andere wijkgemeente

2.

Niet in sectie geplaatst

In dit overzicht worden ingeschreven geregistreerden getoond die niet bij een sectie zijn ingeschreven.

Figuur 122: Gemeente controle ledenbestand - niet in sectie geplaatst Deze geregistreerden moeten alsnog aan de juiste sectie worden toegekend.

Ook de pastorale eenheid dient daarbij nagekeken te worden.

Zie paragraaf op pag.

87 .

2.12.4 Registreren overschrijving naar andere sectie

3.

Dubbele relaties

In dit overzicht worden ingeschreven geregistreerden getoond die een dub bele actieve relatie hebben met één en dezelfde wijkgemeente.

R Nota bene: u dient dit overzicht handmatig te verversen met behulp van de knop

(Her)bepaal dubbele relaties

.

ver. 3.2, januari 2017 117

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 123: Gemeente controle ledenbestand - dubbele relaties Een geregistreerde kan maar één geldige actieve relatie hebben met een wijkgemeente. U kunt deze situatie niet zelf corrigeren, u kunt dit laten corrigeren door contact op te nemen de e-mail: [email protected]

ledendesk

, telefoon: 030 - 880 1777 van het LRP-team: 4.

Geregistreerden zonder PE

In dit overzicht worden ingeschreven geregistreerden getoond die geen on derdeel uitmaken van een pastorale eenheid zonder een pastorale eenheid.

Figuur 124: Gemeente controle ledenbestand - geregistreerden zonder PE Deze geregistreerden moeten aan een bestaande pastorale eenheid worden toegekend, of moeten een eigen pastorale eenheid krijgen.

Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 .

5.

Geregistreerden in meerdere PE’s

In dit overzicht worden ingeschreven geregistreerden getoond die in meer dere actieve pastorale eenheden van de gemeente voorkomen.

Dit hoeft niet persé fout te zijn, het kan echter duiden op een foutieve PE-registratie.

118 Figuur 125: Gemeente controle ledenbestand - geregistreerden in meerdere PE’s ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Het hoeft niet persé fout te zijn als een geregistreerde in meer dan één pastorale eenheid voorkomt. het kan echter duiden op een foutieve PE registratie. In geval een geregistreerde inderdaad ten onrechte in twee actieve PE’s voorkomt dient het uit één ervan te worden verwijderd.

Zie paragraaf

2.14.2 Geregistreerde verwijderen uit een PE

op pag.

102 .

R Nota bene: dit overzicht is voor controle bedoeld, het genereren ervan neemt enige tijd in beslag. Voor verdere verwerking kunt u het naar Excel downloaden.

6.

Gehuwden zonder huwelijksdatum

In dit overzicht worden ingeschreven geregistreerden getoond met burger lijke staat

Gehuwd

waarvoor in de verbintenisgegevens geen huwelijksda tum (burgerlijk huwelijk) voorkomt.

Figuur 126: Gemeente controle ledenbestand - gehuwden zonder huwelijksdatum Vanuit oogpunt van volledigheid en pastoraat kan het wenselijk zijn deze ontbrekende huwelijksdatum alsnog in te vullen, met name als in uw ge meente aandacht wordt besteed aan huwelijksjubilea.

Zie paragraaf

2.6 Registreren huwelijk / partnerschap

op pag.

55 .

2.17.2

Pastorale eenheden

1.

Historische PE’s met actieve leden

In dit overzicht worden historische PE’s getoond met bij de (wijk)gemeente ingeschreven (actieve) geregistreerden.

Figuur 127: Gemeente controle ledenbestand - Historische PE’s met actieve leden ver. 3.2, januari 2017 119

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Om deze ongewenste situatie te corrigeren dient te worden onderzocht of de betreffende ingeschreven geregistreerde in de historische PE (ook) nog in een andere (actieve) PE voorkomt. Zo ja, dan kan deze historische PE worden verwijderd.

Zo nee, dan dient u de historische PE met de knop

Bewerken

te openen, na te kijken en eventueel te corrigeren, en opnieuw te bewaren waarna deze automatisch weer actief wordt.

R Nota bene: u dient dit overzicht handmatig te verversen met behulp van de knop

(Her)bepaal historische PE’s met actieve leden

.

P Tip: door met de muis in de kolom

Samenstelling PE

boven het icoontje te hangen verschijnt een overzicht met de geregistreerden in de PE, hun relatie en een eventuele omschrijving bij de relatie.

Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 .

2.

Eenpersoons PE’s met foutieve PE-naam

In dit overzicht worden actieve PE’s getoond met daarin slechts één (inge schreven) geregistreerde met burgerlijke staat

ongelijk

aan ‘Gehuwd’ of ‘Geregistreerd partnerschap’. Vervolgens wordt gefilterd op een PE-naam waarin voorkomt ’fam’, of gelijktijdig ’dhr’ en ’mevr’.

Figuur 128: Gemeente controle ledenbestand - Eenpersoons PE’s met foutieve PE-naam P Tip: door met de muis in de kolom

Samenstelling PE

boven het icoontje te hangen verschijnt een overzicht met de geregistreerden in de PE, hun relatie en een eventuele omschrijving bij de relatie.

Wellicht is hier sprake van een verkeerde tenaamstelling van de Pastorale eenheid. U kunt dit corrigeren door de PE te openen met de knop

Bewer ken

.

Met behulp van de knop

Herbepalen naam

wordt de naam van de pas torale eenheid (PE) herbepaald conform de instellingen voor de standaard tenaamstelling voor de PE zoals vastgelegd bij de wijkgebonden instellingen.

Als er van deze standaard wordt afgeweken kunt u de PE-naam handmatig aanpassen.

Voor meer informatie zie paragraaf

2.14.6 Standaard naamgebruik en aan hef PE

op pag.

105

Zie ook paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 .

3.

PE’s met PE-relatie Overig / ontbrekende relatie

In dit overzicht worden actieve PE’s getoond met à c à c n of meer geregi streerden met PE-relatie ’Overig’ of met een ontbrekende PE-relatie.

120 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 129: Gemeente controle ledenbestand - PE’s met PE-relatie Overig / ontbrekende relatie P Tip: door met de muis in de kolom

Samenstelling PE

boven het icoontje te hangen verschijnt een overzicht met de geregistreerden in de PE, hun relatie en een eventuele omschrijving bij de relatie.

Een PE-relatie

Overig

hoeft zeker geen ’fout’ te zijn maar kan duiden op een onvolledige registratie.

Een onbekende (lege) PE-relatie is wel ’fout’ en dient gecorrigeerd te worden.

Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 .

4.

PE-hoofd meegeregistreerde

In dit overzicht worden ingeschreven meegeregistreerden getoond die maar in één pastorale eenheid voorkomen en in deze pastorale eenheid het PE hoofd zijn.

Figuur 130: Gemeente controle ledenbestand - PE-hoofd meegeregistreerde Een pastorale eenheid met alleen een meegeregistreerde als PE-hoofd is een

ongeldige

pastorale eenheid.

Komt er in de betreffende PE ook een partner voor die lid, ongedoopt of blijkgever is, dan verdient het aanbeveling om deze PE-hoofd te maken en de meegeregistreerde de PE-relatie partner te geven.

Zie paragraaf

2.3.5 Inschrijven van een meegeregistreerde

hoe verder te handelen (

verwijderen

op pag.

45

uit de registratie of omzetten in

)

Blijkgever van verbondenheid

).

5.

PE-hoofd minderjarig

In dit overzicht worden actieve PE’s getoond met een minderjarig PE-hoofd.

ver. 3.2, januari 2017 121

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 131: Gemeente controle ledenbestand - PE-hoofd minderjarig In het geval het minderjarig PE-hoofd alleen in een PE voorkomt hoeft in principe geen corrigerende actie te worden genomen. (wellicht een controle of de betreffende minderjarige daadwerkelijk geen onderdeel uitmaakt van een bestaande PE).

P Tip: door met de muis in de kolom

Samenstelling PE

boven het icoontje te hangen verschijnt een overzicht met de geregistreerden in de PE, hun relatie en een eventuele omschrijving bij de relatie.

R Nota bene: bij selecties is het dan wel zaak om de criteria zodanig te kiezen dat de betreffende minderjarige wel of niet wordt geselecteerd, bijvoorbeeld voor deelname aan fondsen.

Het kan ook voorkomen dat het minderjarige PE-hoofd onderdeel uitmaakt van een PE met één of meer volwassen niet-leden. In dat geval dient het minderjarige PE-hoofd de PE-relatie ’Kind’ te krijgen en de (een) volwassene PE-hoofd te worden gemaakt.

Zie paragraaf

2.14 Beheren van een pastorale eenheid

op pag.

99 .

122 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.18

Ambten en kerkelijke functies

Onder ambten en (kerkelijke) functies wordt verstaan de ambten en functies binnen de gemeente, te denken valt aan de ambten predikant, ouderling en diaken, en aan overige kerkelijke functies zoals koster, kerkrentmeester, etc.

Dit overzicht helpt bij het inzichtelijk maken van welke gemeentele den/personen voor welke ambten en kerkelijke functies binnen uw gemeente actief zijn of actief zijn geweest. Met het oog op de (her)verkiezingen van ambtsdragers kan dit overzicht behulpzaam zijn.

Zie voor meer informatie Ordinantie 3 - ‘Het ambt en de andere diensten’ van de PKN.

Een ambt of (kerkelijke) functie kan alleen door een

lokaal beheerder (LB)

worden vastgelegd, bij een gemeente of een wijkgemeente. Overige gebruikers kunnen de ambten & functies alleen raadplegen.

R Voor de zichtbaarheid gelden de volgende regels: • Een ambt of (kerkelijke) functie die bij een wordt ook in het

wijkgemeente

is vastgelegd

gemeente

-overzicht van ambten en functies getoond.

• Een ambt of (kerkelijke) functie die bij een

gemeente

is vastgelegd wordt

niet

in het

wijkgemeente

-overzicht van ambten en functies getoond.

• De (wijk)gemeente kan per

actieve

of deze ook zichtbaar is in het ambt / kerkelijke functie aangeven

Kerkelijk register

(zie paragraaf

2.23

Raadplegen kerkelijk register

op pag.

166 ).

Hierbij valt te denken aan de predikant en koster /beheerder.

2.18.1

Ambt / functie inzien

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik op het tabblad

Ambten & functies

, klik vervolgens op de knop

Toon zoekveld

, vul de naam of andere gegevens van het gezochte ambt / kerke lijke functie in en klik op de knop

Zoeken

.

Figuur 132: Ambten & functies 3. Dubbelklik op de naam van het ambt / kerkelijke functie die u wilt inzien, het venster

Ambt / kerkelijke functie bewerken

opent.

ver. 3.2, januari 2017 123

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 133: Ambt / kerkelijke functie bewerken Alle velden zijn grijs, u kunt geen wijzigingen aanbrengen.

4. Wanneer gereed klik op de knop

Annuleren

.

124 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.19

2.19.1

Selecties

Inleiding

Een selectie binnen LRP is een verzameling van

geregistreerden

.

Deze verzameling komt tot stand door het toepassen van selectiecriteria.

R

overige contacten

kunnen niet in een selectie betrokken worden.

Criteria

Startpunt van een selecties in LRP is de verzameling van waar u - volgens uw autorisatie - recht op heeft.

alle

geregistreerden Door het opgeven van criteria wordt de volledige verzameling geregistreerden beperkt tot die geregistreerden die voldoen aan de opgegeven criteria. (= filteren) De selectiecriteria zijn onderverdeeld naar ‘domein’: •

burgerlijke

criteria; •

kerkelijke

criteria; •

pastorale

criteria; •

overige

criteria; •

financiële

criteria (aleen voor de bijdragenadministrateur zichtbaar)

Insluitingscriteria

Deze selectiecriteria kunnen vier maal worden toegepast: • de ‘basiscriteria’ (deze zijn altijd van toepassing), en • drie extra

insluitingen

(eveneens bestaande uit selectiecriteria) De ‘basiscriteria’ en eventuele extra insluitingscriteria worden gecombineerd /samengevoegd tot één resultaat dat onder het tabblad

Totaaloverzicht

kan worden gegenereerd.

Extra insluitingen

Naast het toepassen van criteria (= filteren) kunnen ook: •

individuele geregistreerden

worden toegevoegd en/of uitgesloten; •

groepen

geregistreerden worden toegevoegd en/of uitgesloten; • geregistreerden woonachtig in bepaalde voegd en/of uitgesloten.

vrije gebieden

worden toege-

Jubilea

Ten slotte kunnen via het tabblad

Jubilea

specifiek op verjaardagen en jubilea toegesneden selecties worden gemaakt en geëxporteerd.

ver. 3.2, januari 2017 125

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP R Let op: u kunt jubilea-selecties en ‘standaard’ selecties

niet

combineren.

Exportdatabase

Voor de vrije export wordt gebruik gemaakt van een zogenaamde ‘

exportdata base

’ waarin alle gegevens van de geregistreerden in LRP zijn opgenomen. Deze samengestelde database wordt één maal per 24 uur (’s nachts) bijgewerkt met de actuele gegevens uit LRP, en blijft gedurende de hele dag ongewijzigd.

Dit betekent dat wijzigingen die gedurende de dag worden aangebracht (correcties, verhuizing, voorkeurslidmaatschap, toekennen aan groepen en vrije gebieden, etc.) niet direct in de export ter beschikking zijn maar eerst ‘s nachts moeten worden verwerkt.

P Tip: desgewenst kan de vrije export van uw gemeente ook direct worden bijgewerkt vanuit menu

Beheer

, submenu

Vrije export gemeente bij werken

!

126 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP

Schematisch

2. De ledenadministrateur Figuur 134: Schematisch overzicht samenstelling selectie ver. 3.2, januari 2017 127

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.19.2

Overzicht selecties

1. Klik op

Selecties

verschijnt.

in het menu

Dienstverlening

, het scherm

Selecties

Figuur 135: Overzicht selecties In dit overzicht bevinden zich de selecties van de (wijk)gemeente en/of sectie waar u - gebaseerd op het niveau en rechten - toegang toe heeft.

2.19.3

Selectie maken

1. Klik in het scherm verschijnt.

Selecties

op de knop

Nieuw

, het venster

Selectie

Figuur 136: Selectie 2. Geef de selectie een naam of gebruik een standaardselectie (klik hiervoor in het veld

Standaard selectie

).

3. De selectie kan nader beperkt worden door binnen de gemeente een wijkge meente en/of een sectie te kiezen. Klik hiervoor in het veld

Wijkgemeente

en eventueel vervolgens in het veld

Sectie

.

4. De rechten van selecties zijn eigenaar-gebaseerd.

De volgende rechten kunnen door een eigenaar aan een selectie worden toegekend: • selecties met een vinkje in het veld

Selectie schrijven

kunnen door geautoriseerde gebruikers worden gewijzigd en opgeslagen; 128 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur • selecties met een vinkje in het veld zichtbaar voor niet-eigenaars;

Selectie niet leesbaar

zijn on • selecties zonder een vinkje in de velden

tie niet leesbaar Selectie schrijven

of

Selec-

kunnen door geautoriseerde gebruikers gebruikt maar niet gewijzigd worden.

5. Door middel van een vinkje in het veld

baar Selectie op lager niveau bruik-

bepaalt de eigenaar dat de selectie ook op lager niveau te gebruiken is. Dit wordt ook wel

overerven

genoemd (van het Engelse computerbegrip ‘inheritance’); op een lager niveau erft de selectie de criteria over van het hogere niveau (overigens

niet

de geregistreerden).

In concreto betekent dit dat een selectie die op het niveau van de gemeente aangemaakt is door middel van het gebruik van het vinkje ‘Selectie op lager niveau bruikbaar’ ook zichtbaar(!) en te gebruiken is op het niveau van de onderliggende wijkgemeente(n) en sectie(s).

In combinatie met het weghalen van het vinkje in het veld

ven Selectie schrij-

kan de selectie voor ongeautoriseerd wijzigen worden beschermd.

Op het niveau van de wijkgemeente worden alleen de geregistreerden van de betreffende wijkgemeente getoond, voor de pastoraal medewerker geldt dat deze alleen de geregistreerden te zien krijgt waarvoor hij/zij geautoriseerd is.

6. Maak een keuze bij het veld het veld

Sortering Sortering

, het venster , klik daarvoor op de knop

Selecteer sortering

verschijnt.

naast Figuur 137: Selecteer sortering Deze sortering is van toepassing op de

Vrije export

en bij de diverse typen uitdraai (etiketten, looplijsten etc.) die op deze selectie zijn gebaseerd.

R Fondsen hebben een eigen sortering die voorrang heeft boven de sortering van de selectie.

Zie voor het maken van sorteringen paragraaf

2.22 Sorteringen

op pag.

159

2.19.4

Selectiecriteria en insluitingen

ver. 3.2, januari 2017 129

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP R Let op: de criteria van het eerste tabblad ‘Selectiecriteria’ zijn actief.

altijd

Dit wil zeggen dat een selectie altijd de criteria van dit tabblad zal gebrui ken. Indien u van de criteria van dit tabblad

geen

gebruik wilt maken kunt u deze snel ‘buiten werking’ stellen door bij de leeftijd een leeftijd van bijvoorbeeld 200 of hoger in te vullen.

Dit is met name aan de orde bij het bepalen van de

jubilea

(verjaar dagen en huwelijksjubilea), bij het werken met alleen maar ingesloten geregistreerden, groepen en vrije gebieden.

7. Vink onder tabblad wilt maken:

Selectiecriteria

aan van welke type criteria u gebruik • Burgerlijk; • Kerkelijk; • Pastoraal; • Overig.

Binnen deze vier verzamelingen aan criteria kan de werkelijke selectie worden gedefinieerd. Zie bijvoorbeeld de selectiecriteria onder het kopje

Kerkelijk

: Figuur 138: Selectiecriteria kerkelijk R Let op: bij sommige selectiecriteria kan met een ‘dropdown’ veld wor den gekozen uit de waarden

insluiten

of

uitsluiten

(bijvoorbeeld bij de velden Vrij gebied, Groep, Voorkeurslid, Wenst geen contact, etc.).

De keuze

insluiten

moet in deze context worden verstaan als

alleen maar

, en niet als ‘er extra bij insluiten’.

Bijvoorbeeld: de keuze voor het criterium

sluiten

betekent dat

alleen Wenst geen contact: in-

geregistreerden die het vinkje

Wenst geen contact

hebben staan geselecteerd worden.

Stel uit de vier verzamelingen de gewenste combinatie van selectiecriteria samen.

8. Klik op de knop

maak selectie

de geregistreerden.

om daadwerkelijk een selectie te maken uit Verifieer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de hand van de door u opgegeven criteria en klik op de mededeling ‘Aantal geregistreerden opgehaald. . . ’ Onder het tabblad

Geselecteerden

aan de opgegeven criteria voldoen.

staan de geregistreerden vermeld die 130 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 139: Selectie - geselecteerden Indien gewenst kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan met behulp van de knop

Exporteer alle geregistreerden naar Groep

in één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster

Groep

waarin u de naam, de omschrijving en de autorisaties van de groep kunt opgeven.

Zie voor meer informatie over groepen paragraaf

2.21 Groepen

op pag.

154

Figuur 140: Groep Deze groep is terug te vinden onder

Groepen

in het menu

Dienstverlening

.

De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.

9. Deze ‘basis-selectie’ kan door middel van insluitingen en uitsluitingen verder verfijnd worden.

(a) Onder het tabblad

Geselecteerden

kunnen geregistreerden uitgeslo ten worden van de gemaakte selectie: • Selecteer de regel(s) van de geregistreerde(n) die moeten worden uitgesloten en klik op de knop

Uitsluiten

.

• De geregistreerden die uitgesloten zijn kunnen weer in de selec tie teruggeplaatst worden zoals beschreven in paragraaf

Uitsluitingen

op pag.

133 .

2.19.6

R Werk ook het

taaloverzicht

totaaloverzicht

op pag.

139 .

bij, zie paragraaf

2.19.10 To-

(b) Boven het tabblad

tingscriteria Selectiecriteria

kan in het veld worden aangeven hoeveel

extra Aantal inslui-

selectiecriteria nog nodig zijn om de gewenste geregistreerden te selecteren (bijvoorbeeld alle vertrokkenen en alle overledenen).

Er kunnen dus in totaal 4 tabbladen met selectiecriteria worden opge ven.

R Belangrijk: voeg geen overbodige of

lege

insluitingscriteria toe, deze kunnen een ongewenst effect hebben op het eindresultaat!

In onderstaand voorbeeld is gekozen voor 3 ‘extra’ insluitingscriteria ver. 3.2, januari 2017 131

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 141: Selectie - insluitingscriteria Onder het tabblad

Insluitingscriteria 1

kan weer uit de vier typen criteria (Burgerlijk, Kerkelijk, Pastoraal en Overig) een aanvullende combinatie van selectiecriteria samengesteld worden.

• Klik weer op de knop

maak selectie

om daadwerkelijk een selectie te maken uit het bestand met geregistreerden; • • • • Verifieer weer hoeveel geregistreerden zijn geselecteerd aan de hand van de door u opgegeven insluitingscriteria; Onder tabblad

Insluitingen 1

meld die aan de opgegeven staan nu de geregistreerden ver-

insluitingscriteria 1

voldoen; Ook hier geldt weer dat onder het tabblad

Insluitingen 1

gere gistreerden uitgesloten kunnen worden met behulp van de knop

Uitsluiten

; Tevens kunnen de geregistreerden die in behulp van de knop

Insluitingen 1

staan met

Exporteer alle geregistreerden naar Groep

ook in één keer geëxporteerd worden naar een groep.

Op dezelfde wijze kunnen ook

criteria 3 Insluitingscriteria 2

en

Insluitings-

worden gebruikt om tot de gewenste totaal-selectie te komen.

R Belangrijk: voor elke Insluitingscriteria moet telkens weer op de knop

maak selectie

worden geklikt!

2.19.5

Extra insluitingen

Figuur 142: Selectie - extra insluitingen 10. Een andere methode om de selectie aan te passen is het handmatig toe voegen van afzonderlijke geregistreerden. Klik hiervoor op de knop

Geregi streerde insluiten

Het venster onder het tabblad

Geregistreerde insluiten Extra insluitingen

.

opent zich.

132 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 143: Geregistreerde insluiten Vul één of meer zoekcriteria in en klik op de knop

Zoeken

.

Selecteer de gewenste geregistreerde en klik op de knop

Insluiten

.

Ook hier kan de extra insluiting ongedaan worden gemaakt met behulp van de knop

Insluiting ongedaan maken

onder tabblad

Extra insluitingen

; tevens kunnen deze insluitingen met behulp van de knop

insluitingen naar Groep Exporteer alle

worden geëxporteerd naar een groep.

R Werk ook het

totaaloverzicht

zicht

op pag.

139 .

bij, zie paragraaf

2.19.10 Totaalover-

P Tip: Het is te overwegen om in plaats van afzonderlijke geregistreerden groepen in of uit te sluiten! Zie paragraaf

2.19.7 Groepen

op pag.

133

2.19.6

Uitsluitingen

Figuur 144: Selectie - uitsluitingen 11. Klik op het tabblad

Uitsluitingen

voor een overzicht van de geregistreerden die in de selecties onder tabblad

Geselecteerden

en

Insluitingen 1 t/m 3

(zie paragraaf zijn uitgesloten.

2.19.4 Selectiecriteria en insluitingen

pag.

129 ) handmatig

Op deze plaats kunnen uitsluitingen weer ongedaan worden gemaakt met behulp van de knop

Uitsluiting ongedaan maken

; tevens kunnen deze uitsluitingen met behulp van de knop

Groep Exporteer alle uitsluitingen naar

worden geëxporteerd naar een groep.

2.19.7

Groepen

12. Om de selectie verder aan te passen kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om complete groepen toe te voegen of uit te sluiten.

ver. 3.2, januari 2017 133

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP R Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een groep of groepen, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad

Selectiecriteria

de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200).

Klik op het tabblad

pen

en

Groepen

voor een overzicht van de

Uitgesloten groepen Ingesloten groe-

voor deze selectie. Geregistreerden die zijn vastgelegd in een groep kunnen door middel van insluiting worden toege voegd aan de selectie en door middel van uitsluiting worden verwijderd uit de selectie.

Figuur 145: Selectie - groepen Onder tabblad

gen Ingesloten groepen

kan met behulp van de knop een beschikbare groep (extra) worden ingesloten.

Toevoe-

Figuur 146: Groep insluiten R Let op: reeds toegevoegde groepen worden niet getoond in het over zicht van toe te voegen groepen.

Onder tabblad

voegen Uitgesloten groepen

kan met behulp van de knop

Toe-

een beschikbare groep (extra) worden uitgesloten van de selectie.

Met de knop

Weghalen

kan de in- of uitgesloten groep worden verwijderd.

R Tip: als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig uitsluiten (zie paragraaf

2.19.4 Selectiecriteria en insluitingen

punt 10) of extra insluiten (paragraaf

2.19.5 Extra insluitingen ) van afzonderlijke

geregistreerden.

2.19.8

Vrije gebieden

13. Als laatste methode om de selectie aan te passen kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid om complete vrije gebieden toe te voegen en te verwijderen.

134 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur R Let op: voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een vrij gebied of vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad

Selectiecriteria

de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200).

Klik op het tabblad

vrije gebieden

en

Vrije gebieden

voor een overzicht van de

Uitgesloten vrije gebieden Ingesloten

voor deze selectie. Gere gistreerden die woonachtig zijn in een vrij gebied kunnen door middel van insluiting worden toegevoegd aan de selectie en door middel van uitsluiting worden verwijderd uit de selectie.

Figuur 147: Selectie - vrije gebieden Onder tabblad

Toevoegen Ingesloten vrije gebieden

kan met behulp van de knop een beschikbaar vrij gebied extra worden ingesloten.

Figuur 148: Vrij gebied insluiten Onder tabblad

Toevoegen Uitgesloten vrije gebieden

kan met behulp van de knop een beschikbaar vrij gebied extra worden uitgesloten van de selectie.

Met de knop verwijderd.

Verwijderen

kan het in- of uitgesloten vrije gebied worden R Tip: Als er slechts enkele geregistreerden hoeven te worden in- of uitgesloten dan kan beter gebruik worden gemaakt van het handmatig uitsluiten (zie paragraaf

2.19.4 Selectiecriteria en insluitingen

punt 10) of extra insluiten (paragraaf

2.19.5 Extra insluitingen ) van afzonderlijke

geregistreerden.

• Voor het maken van een selectie enkel gebaseerd op een vrij gebied of vrije gebieden, vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn; vul op het tabblad

Selectiecriteria

de criteria zodanig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200).

ver. 3.2, januari 2017 135

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.19.9

Jubilea

Speciaal ten behoeve van overzichten van verjaardagen en verbinte nis/huwelijks jubilea is het tabblad

Jubilea

in de selectie opgenomen.

R U kunt jubilea-selecties en ‘standaard’ selectiecriteria neren!

niet

combi Mocht u toch behoefte hebben om de jubilea te kunnen filte ren op bijvoorbeeld kerkelijke relatie ’Meegeregistreerde’ dan kunt u via de

vrije export

het exportveld ‘Relatie’ aanvinken. Zo kunt u in een spreadsheetprogramma eenvoudig deze geregistreerden alsnog filteren.

Zie voor meer uitleg over het principe van selecties de inleiding op pag.

125

De werking van de verjaardags- en verbintenisjubilea is vergelijkbaar, waar hieronder verjaardag staat kunt u ook verbintenis lezen.

R U kunt een verjaardagen(jubilea) selectie

niet

verbintenisjubilea selectie!

combineren met een 14. Klik op het tabblad

dagen Jubilea

of (verbintenis) voor het maken van een overzicht met

jubilea

.

verjaar-

Figuur 149: Selectie - jubilea R Vergewis u ervan dat er elders in de selectie geen andere (ongewenste) criteria actief zijn, vul op het tabblad

Selectiecriteria

de criteria zo danig in dat daar geen personen worden geselecteerd (bijvoorbeeld leeftijd van > 200).

15. Selecteer een periode waarover u het overzicht wil maken met behulp van de velden

Periode vanaf

en

Periode tot en met

. Hiermee selecteert u de personen die tussen deze twee data de hieronder opgegeven leeftijd(en) hebben bereikt of zullen bereiken.

16. Voeg aan de lijst

Leeftijd op verjaardag

overzicht wilt genereren.

de leeftijd(en) toe waarvan u een 136 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 150: Leeftijd op verjaardag 17. Klik op de knop

Toevoegen

om één of meerdere leeftijden toe te voegen, het venster

Selecteer leeftijden

met voorgedefinieerde leeftijden opent.

Deze lijst met leeftijden is centraal vastgelegd in LRP.

Figuur 151: Selecteer leeftijden 18. Indien alle opeenvolgende verjaardagen vanaf een bepaalde leeftijd, of tussen twee leeftijden gewenst zijn, kan gebruik worden gemaakt van de velden

Leeftijd op verjaardag vanaf

en

Leeftijd op verjaardag tot en met

.

Door bijvoorbeeld te kiezen voor 65 t/m 200 krijgt u alle personen van wie de leeftijd in de opgegeven periode ligt tussen 65 en 200 jaar.

19. Klik op de knop

maak selectie

om de selectie te maken van de geregi streerden die binnen de opgegeven periode de opgegeven leeftijd(en) hebben bereikt of zullen bereiken.

Onder tabblad

Geselecteerden

staan de geregistreerden vermeld die hier boven geselecteerd zijn. In dit overzicht kun u eventueel nog handmatig personen uitsluiten met behulp van de knop

Uitsluiten

.

ver. 3.2, januari 2017 137

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 152: Selectie - jubilea - geselecteerden Met behulp van de knop

Naar CSV exporteren

kunnen de geregistreer den die in dit overzicht staan naar een CSV-bestand worden geëxporteerd voor verder verwerking in een spreadsheetprogramma e.d.

R Bij deze export worden meer (extra) gegevens geëxporteerd dan kunnen worden getoond: • telefoonnummer vast; • telefoonnummer mobiel; • e-mailadres; • wijk; • sectie; • wenst geen contact; • geen contact mogelijk; • adres onbekend.

Met behulp van de knop

Exporteer alle geregistreerden naar Groep

kunnen alle geregistreerden die in dit overzicht staan in één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven.

Groep

waarin 138 Figuur 153: Groep Deze groep is terug te vinden onder

Groepen

in het menu

Dienstverlening

.

De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.

Via het tabblad

Vrije export

kunnen alle gewenste gegevens van deze ge registreerden worden geëxporteerd voor verdere verwerking in een spread sheetprogramma. Ten behoeve van de jubilea zijn onder het kopje

Jubilea

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur de velden graaf

Leeftijd

en

Aantal jaar verbintenis

2.19.11 Vrije export

op pag.

140 )

te selecteren. (zie para-

2.19.10

Totaaloverzicht

Figuur 154: Selectie - totaaloverzicht 20. Klik op het tabblad

overzicht Totaaloverzicht

en vervolgens op de knop

Genereer

om een totaaloverzicht van de uiteindelijke selectiegroep te genereren. Hierbij wordt rekening gehouden met alle selectiecriteria, jubilea, insluitingen, extra insluitingen, uitsluitingen en groepen.

R Belangrijk: indien de selectie speciaal voor dient dan moet onder tabblad

Jubilea jubilea

of

verjaardagen

de selectie apart worden ge maakt /bijgewerkt met de knop

Maak selectie

!

R Het genereren van het totaaloverzicht mag niet worden overgeslagen!

Klik op de knop

Opslaan

toepassing.

om de gemaakte selectie te bewaren voor latere Met de knop

Exporteer resultaat

kan het totaaloverzicht naar een spread sheetprogramma worden geëxporteerd. Bij deze export worden alleen de getoonde velden geëxporteerd.

21. Met behulp van de knop

Exporteer alle geregistreerden naar Groep

kunnen alle geregistreerden die in dit totaaloverzicht staan in één keer worden geëxporteerd naar een groep. Hierbij verschijnt het venster

Groep

waarin u de naam en een omschrijving van de groep kunt opgeven.

ver. 3.2, januari 2017 139

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 155: Groep Deze groep is terug te vinden onder

Groepen

in het menu

Dienstverlening

.

De groep kan nu als een gewone groep worden gebruikt en bewerkt.

2.19.11

Vrije export

Indien de selectie die zojuist is aangemaakt voor verdere verwerking moet worden geëxporteerd naar een spreadsheetprogramma dan kan gebruik worden gemaakt van de vrije export.

R Nota bene: de wijzigingen die worden aangebracht in de gegevens van de geregistreerden worden ’s nachts bijgewerkt in de vrije export!

P Tip: desgewenst kan de vrije export ook direct worden bijgewerkt vanuit menu

Beheer

, submenu

Vrije export gemeente bijwerken

!

Figuur 156: Selectie - vrije export 22. Klik in het veld

Type export

niveau moet of op PE niveau.

en bepaal of de export op geregistreerde 23. Maak een keuze uit alle ter beschikking staande velden door middel van het aan- of uitzetten van de vinkjes naast de veldnamen.

140 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 24. Klik op de knop

Exporteer

. De aangevinkte velden worden nu in csv formaat geëxporteerd in de volgorde die is gekozen in het veld

Sortering

(zie paragraaf Het venster

Selectie maken

op pag.

128 ).

LedenExport-[(wijk)gemeentenummer].csv

openen

opent. Maak een keuze uit het csv-bestand direct openen of opslaan voor latere verwerking.

2.19.12

Selectie dupliceren

Een bestaande selectie kan eenvoudig worden gedupliceerd (=gekopieerd met een nieuwe naam).

1. Klik op

Selecties

verschijnt.

in het menu

Dienstverlening

, het scherm

Selecties

Figuur 157: Overzicht selecties Onder het tabblad

Selecties

bevinden zich de selecties van de (wijk) gemeente waarvan de eigenaar nog een actieve gebruiker in LRP is.

2. Selecteer een bestaande selectie en klik op de knop

Bewerken

, het venster

Selectie

verschijnt.

Figuur 158: Selectie 3. Klik op de knop

ceren

opent.

Kopie selectie opslaan als..

, het venster

Selectie dupli-

ver. 3.2, januari 2017 141

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 159: Selectie dupliceren 4. Vul een

Nieuwe selectienaam

in en klik op de knop

Bewaren met nieuwe selectienaam

. Gebaseerd op de geopende selectie wordt een nieuwe selectie bewaard met de opgegeven naam.

2.19.13

Subselecties

In LRP is het mogelijk om meerdere selecties te organiseren in een (hoofd)selectie met

subselecties

. Deze functionaliteit wordt

uitsluitend

gebruikt in fondsen voor het gelijktijdig aanschrijven van verschillende ‘doel groepen’ of voor het differentiëren tussen brieven en e-mail(s).

R Met subselecties kunnen geen selecties gecombineerd worden, ze heb ben

alleen

een functie binnen een fonds.

• Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde ‘niveau’ gemaakt zijn, ge meente of wijkgemeente.

• De selectiecriteria van subselecties mogen elkaar

niet

overlappen!

• De selectiecriteria van de hoofdselectie hebben voorrang boven de se lectiecriteria van de onderliggende subselecties. (zie uitleg hierna) 142

Scenario

Ten behoeve van het gedifferentieerd aanschrijven van geregistreerden voor een fonds wordt besloten om drie doelgroepen te definiëren: • de ‘jeugd’ (selectie B) • de zogenaamde ‘gulle’ gevers (selectie C) • de e-mail groep (selectie D) • de overige geregistreerden (selectie A) De gemeente heeft de selecties als volgt gedefinieerd (slechts een voor beeld): • selectie B: alle geregistreerden van 18 t/m 30 jaar; • selectie C: alle geregistreerden met een ontvangst over vorig actiejaar van x euro of hoger; • selectie D: alle geregistreerden die via e-mail willen worden uitgeno digd; • selectie A: alle geregistreerden, lid of gastlid en PE hoofd, gecombineerd met alle blijkgevers, doopleden en ongedoopte kinderen van 21 jaar en ouder.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP

Schematisch

2. De ledenadministrateur Figuur 160: Subselecties - schema 1 In bovenstaand scenario zijn selectie B C en D

subselecties

van selectie A.

Zoals in de inleiding aangegeven hebben de selectiecriteria van de hoofdse lectie voorrang boven de selectiecriteria van de onderliggende subselecties.

Dit betekent dat: • niet alle geregistreerden van selectie B (jeugd tussen 18 en 30) zullen worden aangeschreven: alleen de geregistreerden, lid of gastlid en PE hoofd, of alle blijkgevers, doopleden of ongedoopte kinderen tussen 21 en 30 jaar. (Geregistreerden van 18 tot en met 20 jaar vallen hier bijvoorbeeld buiten.) Anders gezegd, de verzameling van selectie B moet binnen de verza meling van selectie A vallen.

• alle geregistreerden van selectie C (‘gulle gevers’) worden aangeschre ven: ze zijn allen lid of gastlid en PE hoofd, of blijkgever, dooplid of ongedoopte kind van 21 jaar en ouder.

Anders gezegd, de verzameling van selectie C valt volledig binnen verzameling van selectie A.

• alle geregistreerden van selectie D (‘e-mail’) worden gemailed: ze zijn allen lid of gastlid en PE hoofd, of blijkgever, dooplid of ongedoopte kind van 21 jaar en ouder.

Anders gezegd, de verzameling van selectie D valt volledig binnen verzameling van selectie A.

Schematisch

ver. 3.2, januari 2017 Figuur 161: Subselecties - schema 2 143

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

Subselecties in LRP

1. Maak de gewenste selecties (ten behoeve van het gedifferentieerd aan schrijven in een fonds, bijvoorbeeld zoals hierboven beschreven) volgens paragraaf

2.19.3 Selectie maken

op pag.

128 .

2. Selecteer in het overzicht selecties de hoofdselectie en klik op de knop

Bewerken

.

R Hoofd- en subselecties moeten op hetzelfde ‘niveau’ gemaakt zijn, gemeente of wijkgemeente.

3. Zet een vinkje in het veld tabblad met de naam

Bevat subselecties Subselecties

.

. Er verschijnt een extra Figuur 162: Selectie - subselecties 4. Selecteer tabblad

Subselecties

en klik op de knop

Toevoegen

. Het venster

Selecteer een selectie

opent.

Figuur 163: Subselectie - selecteer een selectie 5. Selecteer een selectie en klik op de knop

Selecteer

. De geselecteerde selectie wordt nu toegevoegd aan de lijst met subselecties.

R De selectie die zojuist is toegevoegd kan nog steeds als zelfstandige selectie gebruikt worden, de ‘werking’ ervan is ongewijzigd.

Herhaal bovenstaande totdat alle gewenste subselecties in de lijst voorko men. De volgorde van toevoegen van de subselecties is niet van belang.

6. Met de knop met de knop

Weghalen

kan een subselectie uit de lijst worden verwijderd,

Open selectie

kan de subselectie rechtstreeks worden geo pend.

144 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 7. Wanneer gereed, bewaar de hoofdselectie met de knop

Opslaan

.

ver. 3.2, januari 2017 145

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.20

Vrije gebieden

Een gemeente en/of wijkgemeente kan onderverdeeld worden in één of meer dere vrije gebieden. Vrije gebieden worden geografisch bepaald, vrije ge bieden mogen elkaar qua gebiedsomvang overlappen en kunnen grondge bied/postcodegebied bevatten dat buiten het grondgebied van de kerkelijke gemeente ligt. Hierdoor kunnen geregistreerden, gebaseerd op de postcode waarop zij woonachtig zijn, automatisch tot één of meerdere vrije gebieden behoren.

Het vrije gebied verschilt van de sectie: • er zijn altijd één of meer secties aanwezig; • secties mogen elkaar qua grondgebied niet overlappen; • secties kunnen geen grondgebied buiten de kerkelijke gemeente bevat ten.

In de praktijk worden vrije gebieden meestal gebruikt voor het geografisch indelen van (wijk)gemeente in ‘gelijksoortige’ gebieden (een reeks gebieden met een gemeenschappelijke functie, bijvoorbeeld bezorggebied, bezoekge bied, etc.). Het best kan worden vermeden dat een reeks gelijksoortige vrije gebieden (bijvoorbeeld allemaal bezorgwijken) overlappende postcodegebie den bevatten.

Vrije gebieden kunnen onder andere gebruikt worden voor het gestructureerd afdrukken van looplijsten.

Ook kunnen vrije gebieden worden gebruikt voor het onderverdelen van secties ten behoeve van bijvoorbeeld bezoekwerk door sectie-medewerkers of pastorale teams.

Mocht een sectie een groot grondgebied omvatten dan heeft het de voorkeur om de grote sectie onder te verdelen in kleinere secties. (Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

2.5 Secties

op pag.

35 ) en verder.)

R Vrije gebieden moeten - alvorens ze worden gebruikt - worden geac tualiseerd door middel van de functie

(Her)bepaal geregistreerden/ Overige contacten

.

• Vrije gebieden die in selecties worden gebruikt worden automatisch geactualiseerd.

• Naast de lokaal beheerder (LB) kunnen ook de ledenadministrateur (LA) en bijdragenadministrateur (BA) vrije gebieden maken, bewerken en verwijderen.

2.20.1

Vrij gebied maken

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik desgewenst op de tabblad

Wijkgemeenten

.

146 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 164: Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten 3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar het nieuwe vrije gebied aan toegevoegd moet worden. Het scherm

Wijkgemeentedossier

opent.

(Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier).

4. Klik op het tabblad

Vrije gebieden

.

Figuur 165: (Wijk)gemeente - vrije gebieden 5. Klik op de knop opent.

Nieuw

, het scherm

Vrij gebied toevoegen / bewerken

Figuur 166: Vrij gebied toevoegen / bewerken 6. Voer alle verplichte velden in of controleer of de velden goed ingevuld zijn en vul eventueel ontbrekende gegevens in.

7. Klik op de knop

Voeg toe

voegen. Het venster om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te

Postcodes toevoegen aan vrij gebied

opent.

ver. 3.2, januari 2017 147

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 167: Postcodes toevoegen aan vrij gebied 8. Vul de velden

Postcode van plaats

in en klik op de knop en

Postcode t/m Zoeken

.

en/of

Straat

en/of

Woon-

9. Met behulp van de knop

Binnen wijkgemeente

kunnen de postcodege bieden worden beperkt tot de postcodegebieden die tot de geselecteerde wijkgemeente behoren.

Met behulp van de knop

Overige postcodes

kunnen postcodegebieden uit heel Nederland worden geselecteerd.

Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten bij een vrij gebied worden alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn, ook als het vrije gebied postcode gebieden bevat die zich

buiten

de kerkelijke gemeente bevinden.

10. Klik op de knop

Selecteer alles

. Het is ook mogelijk één of meer postcode regels handmatig te selecteren.

11. Klik op de knop

Voeg toe

.

R Nadat een postcodegebied is toegevoegd aan een vrij gebied kan een even tuele lange straat worden opgedeeld over verschillende vrije gebieden: • Voeg een postcodegebied (vaak een straat of deel van een straat) toe aan het eerste vrije gebied zoals hierboven beschreven; • Selecteer de op te delen postcode (straat) en klik op de knop

ken

;

Bewer-

• • Pas de huisnummerreeks aan (bijvoorbeeld van 1 t/m 253 naar 1 t/m 113); Open het tweede vrije gebied; • • Voeg hetzelfde postcodegebied toe aan dit tweede vrije gebied; Selecteer de in het eerste vrije gebied aangepaste op te delen postcode (straat) en klik op de knop

Bewerken

; • Pas de huisnummerreeks aan (bijvoorbeeld van 1 t/m 253 naar 115 t/m 253 ).

(Her)bepaal indien nodig de geregistreerden/Overige contacten.

12. Wanneer gereed, sluit het venster

Postcodes toevoegen aan vrij gebied

.

1. Geregistreerden

148 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 13. Klik op het tabblad

Geregistreerden

in het venster

Vrij gebied toevoe gen / bewerken

.

Klik op de knop

(Her)bepaal geregistreerden

om de geregistreerden die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.

Figuur 168: Vrij gebied toevoegen - geregistreerden

2. Overige contacten

14. Klik op het tabblad

Overige contacten

in het venster

gen / bewerken

.

Klik op de knop

(Her)bepaal overige contacten Vrij gebied toevoe-

om de overige contacten die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.

R Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige adres inclusief postcode is ingevuld!

Figuur 169: Vrij gebied toevoegen - overige contacten 15. Klik in het scherm

Vrij gebied toevoegen / bewerken slaan zonder (her)bepalen

of op de knop

Opslaan met (her)bepalen Op-

om bij het opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.

ver. 3.2, januari 2017 149

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.20.2

Vrij gebied wijzigen

Bij het wijzigen van een vrij gebied kunnen postcodegebieden aan het vrije gebied worden toegevoegd of postcodegebieden uit het vrije gebied wor den weggehaald waarna de geregistreerden en/of overige contacten opnieuw moeten/kunnen worden bepaald.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik op de tabblad

Wijkgemeenten

.

3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied gewij zigd moet worden. Het scherm

Wijkgemeentedossier

opent. (Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier).

4. Klik op het tabblad

Vrije gebieden

.

5. Klik op de knop

Toon zoekveld

, vul de naam van het gezochte vrije gebied in en klik op de knop

Zoeken

. Dubbelklik op de naam van het vrije gebied dat gewijzigd moet worden. Het scherm

Vrij gebied bewerken

opent.

Figuur 170: Vrij gebied bewerken 6. Wijzig de velden of controleer of de velden goed ingevuld zijn of vul eventueel ontbrekende gegevens in.

A. Postcodes toevoegen

1. Klik op de knop

Voeg toe

voegen. Het venster om postcodegebieden aan het vrije gebied toe te

Postcodes toevoegen aan Vrij gebied

opent.

150 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 171: Postcodes toevoegen aan vrij gebied 2. Vul de velden

plaats Postcode van

in en klik op de knop en

Postcode t/m Zoeken

.

en/of

Straat

en/of

Woon-

3. Met behulp van de knop

Binnen wijkgemeente

kunnen de postcodege bieden worden beperkt tot diegene die tot de geselecteerde wijkgemeente behoren.

Met behulp van de knop

Overige postcodes

kunnen postcodegebieden uit heel Nederland worden geselecteerd.

Bij het (her)bepalen van de geregistreerden / overige contacten bij een vrij gebied worden alleen de geregistreerden / overige contacten getoond die bij de (wijk)gemeente geregistreerd zijn, ook als het vrije gebied postcode gebieden bevat die zich

buiten

de kerkelijke gemeente bevinden.

4. Klik op de knop

Selecteer alles

. Het is ook mogelijk één of meer postcode regels handmatig te selecteren.

5. Klik op de knop

Voeg toe

.

6. Wanneer gereed, sluit het venster

bied

.

Postcodes toevoegen aan Vrij ge-

1. Geregistreerden

7. Klik op het tabblad

gen / bewerken

.

Geregistreerden

in het venster Klik op de knop

(Her)bepaal geregistreerden Vrij gebied toevoe-

om de geregistreerden die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.

ver. 3.2, januari 2017 Figuur 172: Vrij gebied bewerken - geregistreerden 151

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2. Overige contacten

8. Klik op het tabblad

Overige contacten gen / bewerken

.

in het venster

Vrij gebied toevoe-

Klik op de knop

(Her)bepaal overige contacten

om de overige contacten die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.

R let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige adres inclusief postcode is ingevuld!

Figuur 173: Vrij gebied bewerken - overige contacten 9. Klik in het scherm

Vrij gebied toevoegen / bewerken slaan zonder (her)bepalen

of op de knop

Opslaan met (her)bepalen Op-

om bij het opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.

B. Postcodes verwijderen

1. Vul de velden

Postcode van plaats

in en klik op de knop en

Postcode t/m Zoeken

.

en/of

Straat

en/of

Woon-

2. Selecteer de regel(s) met de postcode(s) die verwijderd moeten worden.

Klik op de knop

Verwijder

om de geselecteerde postcodegebieden uit het vrije gebied te verwijderen.

1. Geregistreerden

3. Klik op het tabblad

gen / bewerken

.

Geregistreerden

in het venster Klik op de knop

(Her)bepaal geregistreerden Vrij gebied toevoe-

om de geregistreerden die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.

2. Overige contacten

4. Klik op het tabblad

Overige contacten

in het venster

Vrij gebied toevoe gen / bewerken

.

Klik op de knop

(Her)bepaal overige contacten

om de overige contacten die binnen de gebiedsomvang van het vrije gebied wonen te bepalen.

R Let op: het is wel van belang dat bij de overige contacten het volledige adres inclusief postcode is ingevuld!

5. Klik in het scherm

Vrij gebied toevoegen / bewerken slaan zonder (her)bepalen

of op de knop

Opslaan met (her)bepalen Op-

om bij het opslaan al dan niet de geregistreerden en overige contacten te (her)bepalen.

152 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.20.3

Vrij gebied verwijderen

R Let op: vrije gebieden kunnen onder andere in looplijsten worden gebruikt als gebiedsbeperking; als een vrij gebied is verwijderd zal de looplijst een ander resultaat afdrukken.

Ook kan het verwijderen van een vrij gebied dat gebruikt is in een selectie tot onvoorspelbare resultaten leiden.

1. Klik op scherm

(Wijk-) Gemeente(n) Gemeenteoverzicht

in het menu opent.

Ledenadministratie

, het 2. Klik op de tabblad

Wijkgemeenten

.

3. Dubbelklik op de naam van de wijkgemeente waar een vrij gebied verwij derd moet worden. Het scherm

Wijkgemeentedossier

opent. (Hetzelfde principe geldt voor het gemeentedossier).

4. Klik op het tabblad

Vrije gebieden

.

5. Klik op de knop

Toon zoekveld

, vul de naam van het gezochte vrije gebied in en klik op de knop

Zoeken

.

6. Selecteer de regel met het vrije gebied dat verwijderd moeten worden. Klik op de knop

Verwijderen

om het geselecteerde vrije gebied te verwijderen.

R Let op: Het verwijderen van een vrij gebied kan niet ongedaan wor den gemaakt! (Er worden overigens geen personen verwijderd bij het verwijderen van een vrij gebied).

7. Bevestig dat u het geselecteerde vrije gebied daadwerkelijk wilt verwijderen.

ver. 3.2, januari 2017 153

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.21

Groepen

Een groep is een

statische

verzameling geregistreerden. Een groep wordt bijvoorbeeld gemaakt als een verzameling geregistreerden niet via een se lectie kan worden gemaakt. Een groepsindeling kan een speciale ‘doelgroep’ zijn, bijvoorbeeld ouderlingen, deelnemers aan een kerkelijke activiteit (bv.

catechese, leerhuis).

R Belangrijk: gezien het statische karakter van een groep is het gebruik van een groep

niet

aan te raden indien de samenstelling van de verzameling dynamisch is (uitschrijvingen en overlijden!) en altijd up-to-date moet zijn.

In zo’n geval is het beter om gebruik te maken van een gegevensver zameling die altijd up-to-date is, zoals een

selectie

of een

vrij gebied

(geografisch)!

Een groep kan worden gemaakt • door het één voor één toevoegen van geregistreerden aan een groep; • op basis van een selectie. Eenmaal een selectie gecreëerd kan deze eenvoudig rechtstreeks worden geëxporteerd naar een groep; • door een Excel bestand met geregistreerden in LRP te importeren.

Het beheer over groepen waarvan de eigenaar in LRP niet meer als gebruiker is geregistreerd ligt bij de lokaal beheerder (LB).

De LB kan: • groepen die niet schrijfbaar zijn weer schrijfbaar maken, • groepen die niet leesbaar zijn verwijderen.

De lokaal beheerder kan niet rechtstreeks in de groepen kijken.

2.21.1

Geregistreerden toevoegen

1. Open

Groepen

schijnt.

in het menu

Dienstverlening

, het venster

Groepen

ver Figuur 174: Overzicht groepen R Belangrijk: in dit overzicht staan alle groepen voor de gemeente ver meld. In de groepen worden alleen de geregistreerden getoond die vallen binnen de autorisatie van de gebruiker.

Dit betekent dat een groep meer geregistreerden kan bevatten dan aan de gebruiker getoond wordt. Een en ander wordt bepaald door de autorisatie zoals door de lokaal beheerder is aangebracht.

2. Klik op de knop

Nieuw

, het venster

Groep toevoegen

verschijnt.

154 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 175: Groep toevoegen 3. Geef een

Naam

en omschrijving, de naam van de gemeente is reeds inge vuld, selecteer indien nodig (en gewenst) de wijkgemeente.

R De

naam

van de groep dient uniek te zijn, gelieve geen verschillende groepen met dezelfde naam op te voeren.

P Tip: vermeld indien mogelijk in de de omschrijving ook voor welk doel deze gemaakt is en waar de groep gebruikt wordt.

Omschrijving

van een groep naast 4. Door middel van het veld

Groep schrijven

kan worden vastgelegd of de betreffende groep door iemand anders dan uzelf mag worden aangepast of herbepaald. Andere gebruikers (behalve de lokaal beheerder) kunnen de geregistreerden in de groep echter wel zien.

5. Door middel van het veld gebruiken in selecties!)

Groep niet leesbaar

kan worden vastgelegd of de betreffende groep voor iemand anders dan uzelf zichtbaar is in het overzicht met groepen. Andere gebruikers zien de groep niet en kunnen de inhoud niet zien. (De groep is daardoor dan ook door niemand anders te 6. Klik op de knop

Geregistreerde toevoegen

. Lees ook de opmerking bij punt 1, een geregistreerde kan al lid zijn van een groep maar, gebaseerd op de autorisatie van de gebruiker, niet getoond worden.

Het venster

Selecteer geregistreerde

opent.

R Belangrijk: in dit overzicht staan alleen geregistreerden die vallen binnen de autorisatie van de gebruiker.

ver. 3.2, januari 2017 155

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 176: Selecteer geregistreerde 7. Vul één of meer zoekcriteria in van de persoon die in de groep moet worden opgenomen en klik op de knop

Zoeken

.

8. Klik op de naam van gezochte geregistreerde(n) en klik op de knop

voegen aan groep

. Met de knop

Alles selecteren Toe-

kunnen alle gevonden geregistreerden in een keer geselecteerd worden worden.

Het venster

Selecteer geregistreerde

sluit, de geregistreerden zijn nu toegevoegd aan de groep.

9. Klik op de knop

Opslaan

indien het samenstellen van de groep gereed is.

Met de knop

Geregistreerde verwijderen uit groep

geregistreerden uit de groep worden verwijderd.

kunnen één of meerdere Met de knop

Geregistreerden herbepalen

worden de uitgeschreven en overle den geregistreerden uit de groep verwijderd. Hierna is deze groep weer helemaal up-to-date.

R Let op: het herbepalen van een groep kan niet ongedaan worden gemaakt.

2.21.2

Selectie exporteren naar groep

Het maken van een selectie in LRP staat beschreven in paragraaf

maken

op pag.

128 .

2.19.3 Selectie

Als de betreffende selectie met de juiste criteria is samengesteld kan deze na te zijn gegenereerd met behulp van de knop

Exporteer alle geregistreerden naar Groep

rechtstreeks naar en groep worden geëxporteerd.

Deze groep bevindt zich daarna in het overzicht groepen zoals beschreven in punt 1 van

2.21.1 Geregistreerden toevoegen

op pag.

154 . De groep kan nu als een

gewone groep worden bewerkt.

2.21.3

Geregistreerden importeren

LRP kan een groep creëren uit een Excel lijst. Deze lijst mag ook in een ander programma gemaakt zijn zolang het bestand maar van het type

xls

of

xlsx

is.

156 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Bij het importeren verwerkt LRP kolommen A, B en C, de gegevens worden ingelezen vanaf de rij 2.

Kolomindeling: • kolom A: geregistreerdenummer (verplicht (indien kolom C niet is gevuld)) • kolom B: eigen omschrijving (niet verplicht) • kolom C: oude kerklidnummer (niet verplicht, als hier gebruik van wordt gemaakt dan moet dit nummer wel in LRP zijn geregistreerd) Aan de hand van de geregistreerdenummers (of (oude) kerklidnummers) worden de bijbehorende geregistreerden in LRP opgezocht en geplaatst in de door u gegeven groep(snaam).

1. Open

Groepen

schijnt.

in het menu

Dienstverlening

, het venster

Groepen

ver Figuur 177: Overzicht groepen 2. Klik op de knop zich.

Importeer Groep

, het venster

Groep importeren

opent Figuur 178: Groep importeren De gemeentenaam is al ingevuld.

3. Vul de gewenste naam in voor de groep in het veld

Groepsnaam

.

R De

naam

van de groep dient uniek te zijn, gelieve geen verschillende groepen met dezelfde naam op te voeren.

P Tip: vermeld indien mogelijk in de

Omschrijving

van een groep naast de omschrijving ook voor welk doel deze gemaakt is en waar de groep gebruikt wordt.

ver. 3.2, januari 2017 157

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Klik op de knop

upload

achter het veld

Excel document

.

Een dialoogvenster van uw operating system (Windows, Mac OS, Linux, etc.) verschijnt waarmee u het te importeren excel-bestand kunt selecteren.

4. Selecteer het gewenste xls- of xlsx-bestand en klik vervolgens op de knop

Importeer Groep

.

2.21.4

Groep bewerken en verwijderen

In het overzicht groepen zoals beschreven in paragraaf

toevoegen

op pag.

154 2.21.1 Geregistreerden

kunnen de getoonde groepen met behulp van de knop

Bewerken

en met behulp van de knop

Verwijderen

worden bewerkt en verwij derd.

R Belangrijk: het verwijderen van een groep kan elders in LRP gevolgen heb ben!!

Zo kan een groep gebruikt worden in een selectie of gebruikt worden in een uitdraai. Vermeld dan ook altijd in de

omschrijving

van een groep voor welk doel deze gemaakt is en waar de groep gebruikt wordt. De velden

Datum aangemaakt

en

Gewijzigd

zijn daarbij een indicatie hoe actueel de groep is.

158 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.22

Sorteringen

Sorteringen in LRP worden vooral gebruikt om de sorteervolgorde van

output

(pdf brieven / looplijsten / etiketten, CSV) te bepalen. De volgorde binnen pdf-documenten die vanuit LRP kunnen worden gedownload kan nadien niet meer worden gewijzigd. Voorbeeld is een sortering van een fonds in LRP.

Daarnaast kunnen sorteringen aan

selecties

worden gekoppeld waarmee de sortering van de vrije export (naar CSV) in eerste instantie wordt bepaald.

Later kan de sortering van de gegevens in het CSV-bestand met behulp van een spreadsheetprogramma worden gewijzigd.

Er bestaan in LRP twee soorten sorteringen: •

Landelijke

, voorgedefinieerde sorteringen die gebruikt maar niet gewij zigd kunnen worden; •

Gemeente

sorteringen die zelf gemaakt en gewijzigd kunnen worden.

De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP.

Het is belangrijk om goed te begrijpen wat het verschil is tussen sorteervelden en exportvelden.

Zo levert de volgende sortering (waarschijnlijk) niet het gewenste resultaat op 1. Voornaam - oplopend 2. Achternaam - oplopend 3. Straat - oplopend 4. Huisnummer - oplopend 5. Huisletter - oplopend 6. HuisnummerToevoeging - oplopend 7. Postcode - oplopend 8. Woonplaats - oplopend De reden is dat er geen rekening is gehouden met de volgende regel: sorteren van grof naar detail.

Sorteerveld 8 (woonplaats) is ‘grof’, sorteerveld 1 (voornaam) is ‘detail’.

Anders verwoord: sorteerveld 1 komt veel vaker voor dan sorteerveld 3 welk op zijn beurt veel vaker voorkomt dan bvb. sorteerveld 8.

Juister zou zijn: 1. Woonplaats - oplopend 2. Straat - oplopend

(er komen meestal meerdere straten per plaats voor) 3. Postcode - oplopend (per straat kunnen meerdere postcodes voorkomen) 4. Huisnummer - oplopend (er komen meerdere huisnummers per postcode voor) 5. Huisletter - oplopend (er kunnen per huisnummer meerdere huisletters voorkomen)

ver. 3.2, januari 2017 159

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

6. HuisnummerToevoeging - oplopend 7. Achternaam - oplopend (er kunnen per adres meerdere achternamen voorkomen) 8. Voornaam - oplopend (per achternaam kunnen meerdere voornamen voorkomen)

Schematisch vereenvoudigd Figuur 179: Schematisch overzicht samenstelling sortering

2.22.1

Landelijke sorteringen

1. Klik op schijnt.

Sorteringen

in het menu

Beheer

, het scherm

Sorteringen

ver 160 Figuur 180: Overzicht landelijke sorteringen Onder het tabblad

Landelijk

bevinden zich de centraal in LRP vastgelegde sortering. Deze sorteringen kunnen wel gebruikt maar niet gewijzigd worden.

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 2. Klik desgewenst op de knop te kunnen zien.

Inzien

om de samenstelling van de sortering Figuur 181: Sortering

2.22.2

Gemeente sorteringen

1. Klik op schijnt.

Sorteringen

in het menu

Beheer

, het scherm

Sorteringen

ver Onder het tabblad

Gemeente

bevinden zich de sorteringen die voor uw (wijk)gemeente zijn vastgelegd. Deze sorteringen kunnen zelf worden be werkt. Op deze sorteringen zijn de autorisaties van de (wijk)gemeente van toepassing.

Figuur 182: Overzicht gemeente sorteringen

2.22.3

Sorteringen maken

1. Klik op

Sorteringen

in het menu schijnt. Klik op het tabblad

Beheer

, het scherm

Gemeente Sorteringen

ver om een nieuwe sortering te maken.

2. Klik op de knop

Nieuw

, het venster

Sortering bewerken

verschijnt.

Figuur 183: Sortering bewerken ver. 3.2, januari 2017 161

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 3. Geef de sortering een

naam

, bepaal of de sortering voor personen of voor PE’s geldt en vul eventueel de wijkgemeente in.

4. Klik on het kopje [Sorteervelden] op de knop

Nieuw

te voegen, het venster

Sortering

opent.

om een sorteerveld toe Figuur 184: Sortering Selecteer in de lijst de velden waarop gesorteerd dient te worden.

Per sorteerveld kan worden opgegeven: • sorteerniveu: numerieke volgorde; • sorteerveld: het veld waarop moet worden gesorteerd; • sorteervolgorde: oplopende of aflopende sortering.

5. Selecteer het

Sorteerniveau

, nummer

1

betekent dat eerst op dit veld wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld

2

, veld

3

, etc... (de maximale sorteervolgorde is 10).

Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3) , etc...

6. Klik naast het veld

Sorteerveld

op de knop de mogelijke sorteervelden. Het venster om een keuze te maken uit

Selecteer sorteerveld

opent.

Figuur 185: Selecteer sorteerveld Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop

Se lecteer

. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP.

R Met ‘straat’ wordt de straat van het

woonadres

bedoeld, met een afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen rekening gehouden bij de sortering.

(a) Let op: bij de keuze voor ‘vrij gebied’ wordt op

alle

vrije gebieden gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de sortering.

7. Selecteer in het veld worden gesorteerd.

Sorteervolgorde

of er

oplopend

of

aflopend

moet 162 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur 8. Klik op de knop

Opslaan

om dit sorteerveld te bewaren.

Herhaal bovenstaande stappen voor alle gewenste sorteervelden.

P Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe een sortering samen te stellen.

2.22.4

Sorteringen wijzigen

R Let op: het wijzigen van een bestaande sortering heeft gevolgen voor de processen en output waar deze sortering in gebruik is!

1. Klik op

Sorteringen

in het menu schijnt. Klik op het tabblad

Beheer Gemeente

, het scherm

Sorteringen

om een sortering te wijzigen.

ver Figuur 186: Overzicht gemeente sorteringen 2. Selecteer de sortering die gewijzigd moet worden en klik op de knop

werken

, het venster

Sortering bewerken

verschijnt.

Be-

Figuur 187: Sortering bewerken 3. Wijzig de velden of controleer of de velden goed zijn ingevuld of vul eventueel ontbrekende gegevens in.

4. Voeg toe, verwijder of wijzig de velden volgens welke moet worden gesor teerd met de knoppen

Nieuw

,

Bewerken

of

Verwijder

.

Figuur 188: Sortering Per sorteerveld kan worden opgegeven: ver. 3.2, januari 2017 163

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP • sorteerniveu: numerieke volgorde; • sorteerveld: het veld waarop moet worden gesorteerd; • sorteervolgorde: oplopende of aflopende sortering.

5. Selecteer het

Sorteerniveau

, nummer

1

betekent dat eerst op dit veld wordt gesorteerd, daarna (eventueel) op veld sorteervolgorde is 10).

2

, veld

3

, etc... (de maximale Een voorbeeld zou kunnen zijn: wijkgemeente (1), sectie (2) adres (3) , etc...

6. Klik naast het veld

Sorteerveld

op de knop de mogelijke sorteervelden. Het venster om een keuze te maken uit

Selecteer sorteerveld

opent.

Figuur 189: Selecteer sorteerveld Selecteer het veld waarop gesorteerd moet worden en klik op de knop

Se lecteer

. De velden waarop gesorteerd kan worden zijn centraal vastgelegd in LRP.

R Let op: met ‘straat’ wordt de straat van het

woonadres

bedoeld, met een afwijkend adres (correspondentie-, tijdelijk adres) wordt geen rekening gehouden bij de sortering.

(a) Let op: bij de keuze voor ‘vrij gebied’ wordt op

alle

vrije gebieden gesorteerd, het is niet mogelijk vrije gebieden uit te sluiten van de sortering.

7. Selecteer in het veld

Sortering

gesorteerd.

of er

oplopend

of

aflopend

moet worden 8. Klik op de knop

Opslaan

om de wijzigingen aan dit sorteerveld te bewaren.

P Tip: bestudeer de landelijke sorteringen voor een voorbeeld van hoe een sortering samen te stellen.

2.22.5

Sorteringen verwijderen

R Let op: het verwijderen van een bestaande sortering heeft uitval tot gevolg waar deze sortering in gebruik is (selectie, fonds, abonnement of uitdraai)!

1. Klik op

Sorteringen

in het menu schijnt. Klik op het tabblad

Beheer

, het scherm

Gemeente Sorteringen

ver om een sortering te verwijderen.

164 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Figuur 190: Overzicht gemeente sorteringen 2. Selecteer de sortering die verwijderd moet worden en klik op de knop

werken

, het venster

Sortering bewerken

verschijnt.

Be-

Figuur 191: Sortering bewerken 3. Onder tabblad

Gebruik

staat vermeld waar deze sortering in gebruik is. (de Bijdragenadministrateur en LB krijgen ook de fondsen te zien).

Vergewis u ervan dat de sortering niet in gebruik is en sluit het venster

Sortering bewerken

.

4. Selecteer de sortering die verwijderd moet worden en klik op de knop

wijderen

.

Ver-

5. Bevestig dat u de geselecteerde sortering daadwerkelijk wilt verwijderen.

ver. 3.2, januari 2017 165

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP

2.23

Raadplegen kerkelijk register

In het kerkelijk register zijn de volgende gegevens op te zoeken: • geregistreerde; • wijkgemeente; • gemeente; • classis.

Per (wijk)gemeente kunnen ook worden ingezien: • algemene gegevens; • gemeenten (via classis) • ontvangstgemeenten (via classis) • bestuurlijke informatie; • wijkgemeenten (via gemeente); • locaties; • classis (via gemeente); • ambten en functies. (alleen ambten en functies waarbij is aangegeven dat deze in het Kerkelijk Register mogen worden getoond) 1. Open

Kerkelijk register Kerkelijk register

opent.

in het menu

Ledenadministratie

. Het scherm Figuur 192: Kerkelijk register - geregistreerden 2. Bepaal of gezocht moet worden onder

Gemeenten

of

Classes

.

Geregistreerde

,

Wijkgemeenten

, 3. Geregistreerden (a) Vul de

Minimale zoekcriteria

in en klik op de knop

Zoeken

. Naast de (achter)naam, huisnummer, woonplaats en geboortedatum is de postcode of de straat een verplicht veld.

R Het zoeken is niet hoofdlettergevoelig.

166 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur Indien de melding ‘‘Meerdere geregistreerden voldoen aan uw zoek criteria . . . ’’ verschijnt dan moeten meer zoekcriteria (voorletter(s), voorna(a)m(en), roepnaam) worden opgegeven.

(b) Onder het zoekresultaat verschijnt de gezochte geregistreerde.

4. Wijkgemeenten (a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop

Zoeken

.

(b) Klik op de regel van de juiste wijkgemeente en klik op de knop Het scherm

Wijkgemeente Inzien

opent en toont de algemene gegevens .

van de wijkgemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, correspon dentieadres en telefoonnummer en e-mailadres Figuur 193: Wijkgemeente (c) In het onderste gedeelte van het venster wordt onder de tabbladen meer informatie over de wijkgemeente getoond • bestuurlijke gegevens: wijkkerkenraad, wijkraad van kerkrentmees ters, wijkraad van diakenen; • • locaties: (kerk)gebouwen en zalen; ambten en functies. (alleen ambten en functies waarbij is aange geven dat deze in het Kerkelijk Register mogen worden getoond) 5. Gemeenten (a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop

Zoeken

.

(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop Het scherm

Gemeente Inzien

.

opent en toont de algemene gegevens van de gemeente: tenaamstelling, gemeentenummer, (correspondentie)adres, telefoonnummer en e-mailadres.

ver. 3.2, januari 2017 167

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP Figuur 194: Gemeente (c) In het onderste gedeelte van het venster wordt onder de tabbladen meer informatie over de gemeente getoond • bestuurlijke gegevens: algemene kerkenraad, college van kerk rentmeesters, college van diakenen; • • • wijkgemeenten; locaties; classis; • ambten en functies (alleen ambten en functies waarbij is aangege ven dat deze in het Kerkelijk Register mogen worden getoond).

6. Classes (a) Vul één of meer van de zoekvelden in en klik op de knop

Zoeken

.

(b) Klik op de regel van de juiste gemeente en klik op de knop

Inzien

.

Het scherm

Classis

opent en toont de algemene gegevens van de clas sis: classisnummer, regio, aanschrijfnaam en formele tenaamstelling, telefoonnummer en e-maildres.

168 Figuur 195: Classis (c) in het onderste gedeelte van het venster wordt onder de tabbladen meer informatie van de classis getoond • • algemene gegevens; (ontvangst)gemeenten; ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 2. De ledenadministrateur

2.24

Werken met de planner

1. Open

Planner

in het menu

Dienstverlening

, het scherm

Planner

opent.

Figuur 196: Planner - ingeplande taken 2. In het tabblad worden.

Ingepland

staan de opdrachten die nog uitgevoerd moeten Met de knop

Bewerken

kan de datum en tijd van het uitvoeren van een bestaande opdracht worden aangepast.

Figuur 197: Bewerk taak 3. In het tabblad

Wachtrij

staan de opdrachten die uitgevoerd worden maar nog wachten tot er servercapaciteit beschikbaar is om de taak uit te kunnen voeren.

4. In het tabblad

Loopt

worden.

staan de opdrachten die op dit moment uitgevoerd 5. In het tabblad

Afgerond

staan de opdrachten die gereed zijn en de bijbe horende bestanden die gedownload kunnen worden om afgedrukt (pdf) of verwerkt te worden.

Klik op de knop

Resultaat downloaden

.

Figuur 198: Planner - afgeronde taken Afhankelijk van de opdracht verschijnt een dialoogvenster om een pdf bestand te openen/af te drukken of een nieuw venster

Selecteer bestand om te downloaden

.

Selecteer in dit venster

Selecteer bestand om te downloaden

wenste bestand en klik op de knop

Download

het ge om het pdf-bestand te ope nen/af te drukken of om een bestand op te slaan voor latere verwerking.

ver. 3.2, januari 2017 169

2. De ledenadministrateur Handleiding LA LRP 6. In het tabblad

Afgebroken

staan de afgebroken / mislukte opdrachten die vanwege een technische reden afgebroken zijn. Ook staan hier de opdrachten die geen resultaat hebben opgeleverd.

R Het scherm

Planner

verschijnt ook indien bij het starten van een uitdraai gekozen wordt voor de optie

Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan

.

of

Inplannen

Figuur 199: Uitdraai keuze Figuur 200: Bewerk taak 170 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 3. Afdrukken met LRP

3 Afdrukken met LRP

Inleiding

Vanuit LRP kunnen diverse documenten en overzichten worden gegenereerd. In LRP is er voor gekozen om alle printopdrachten niet via de printfunctionaliteit van de browser maar via een pdf-document te laten lopen. Dit heeft als voordeel dat een pdf-bestand kan worden bekeken, afgedrukt (laten afdrukken) en bewaard voor latere verwerking.

Er zijn documenten die centraal zijn vastgelegd in LRP, deze zijn van te voren gedefinieerd en zijn slechts beperkt aan te passen.

Naast deze centraal vastgelegde documenten kent LRP ook de zogenaamde

gemeentesjablonen

.

Een voorbeeld van een gemeentesjabloon is de

vrije brief

waarmee het mogelijk is een eigen brief te schrijven en deze vervolgens te combineren met een selectie of een enkele persoon, zodat de NAW-gegevens en eventueel andere gegevens uit LRP in de brief worden afgedrukt. Hetzelfde is mogelijk met

etiketten

met vrije velden.

De gemeentesjablonen worden door de lokaal beheerder (LB) gemaakt en aan gepast. (Zie handleiding Lokaal Beheerder, paragraaf

2.16 Gemeentesjablonen

op pag.

124 )

Iedere uitdraai kan - met behoud van de instellingen - worden opgeslagen en wordt getoond in het overzicht ‘Bewaarde uitdraaien’.

Afdrukken uitbesteden

Wanneer u veel printwerk heeft of als u andere redenen heeft om het printwerk uit te besteden, dan kunt u terecht bij de

orderdesk

van het LRP-team van de Dienstenorganisatie. U kunt daar uw wensen kenbaar maken en u krijgt nadere informatie over de uitvoeringsmogelijkheden, de levertijd en de daarbij behorende kosten.

3.1

Afdrukken via Uitdraai

1. Open

Uitdraai draaien

opent.

in het menu

Dienstverlening

, het scherm

Bewaarde uit-

Figuur 201: Uitdraaien overzicht - bewaarde uitdraaien 2. Klik op de knop

Nieuw

om een nieuwe uitdraai te maken (en eventueel voor later te bewaren), het scherm

Uitdraai documenten

opent.

ver. 3.2, januari 2017 171

3. Afdrukken met LRP Handleiding LA LRP Figuur 202: Uitdraai documenten 3. Selecteer de gemeente, de wijkgemeente en de sectie waarvoor de uitdraai wordt gemaakt. De keuzemogelijkheden zijn door de autorisatie van de gebruiker begrensd.

4. Maak een keuze onder de kop

Type uitdraai

uit de gepresenteerde moge lijkheden. Hierna staan de mogelijkheden in LRP versie 3.1.

Figuur 203: Uitdraai - type uitdraai

3.2

Etiketten

R Let op: indien voor een geregistreerde een correspondentieadres of een tijdelijk adres is vastgelegd in het geregistreerdedossier dan zal dit correspondentieadres respectievelijk dit tijdelijk adres op het etiket worden afgedrukt in plaats van het huisadres.

(a) Bij de keuze

Etiketten

uit

Selectie

of in het veld

Persoon

.

Type uitdraai

verschijnt een keuze 172 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 3. Afdrukken met LRP Figuur 204: Etiketten - type gegevens (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

in het veld

Type gegevens

worden gemaakt uit de beschikbare selecties.

dient een keuze te (c)

Persoon

Figuur 205: Etiketten - selectie - selectie Figuur 206: Etiketten - persoon Bij de keuze

Persoon

in het veld

Type gegevens

dient een keuze te worden gemaakt uit een overzicht met geregistreerden.

ver. 3.2, januari 2017 173

3. Afdrukken met LRP Handleiding LA LRP Figuur 207: Selecteer geregistreerde

3.3

Etiketten + vrij veld

R Let op: indien voor een geregistreerde een correspondentieadres of een tijdelijk adres is vastgelegd in het geregistreerdedossier dan zal dit correspondentieadres respectievelijk dit tijdelijk adres op het etiket worden afgedrukt in plaats van het huisadres.

(a) Bij de keuze

Etiketten + vrij veld

in het veld

Type uitdraai

verschijnt een keuze uit één of meerdere sjablonen onder het kopje

Etiketten sjabloon

.

Figuur 208: Sjabloon - etiket met een vrij veld (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

Bij de keuze

Persoon

in het veld worden gemaakt uit een

Type gegevens

dient een keuze te

overzicht met geregistreerden

.

3.4

Persoonskaart

(a) Bij de keuze keuze uit

Persoonskaart Selectie

of in het veld

Persoon

.

Type uitdraai

verschijnt een (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

174 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 3. Afdrukken met LRP (c)

Persoon

R De persoonskaart voor een enkele persoon kan eenvoudig recht streeks vanuit het geregistreerdedossier worden afgedrukt met de knop

Afdrukken persoonskaart

.

3.5

PE-kaart

(a) Bij de keuze

PE-kaart

uit

Selectie

of in het veld

Persoon

.

Type uitdraai

verschijnt een keuze (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

R De PE-kaart van een enkele persoon of pastorale eenheid (PE) kan eenvoudig rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier en het overzicht pastorale eenheden worden afgedrukt.

Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt moet een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE.

Voor zover mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PE lid afgedrukt, de gegevens in de velden waarachter een sterretje staat zijn die van het PE-hoofd.

3.6

Aanvraag uitschrijving

(a) Bij de keuze

Aanvraag uitschrijving

schijnt een keuze uit

Selectie

of in het veld

Persoon

.

Type uitdraai

ver (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

Bij de keuze

Persoon

in het veld worden gemaakt uit een

Type gegevens

dient een keuze te

overzicht met geregistreerden

.

Indien hier een PE-Hoofd wordt geselecteerd dan zal de gehele PE afgedrukt worden, voor de overige relatietypen wordt alleen de gese lecteerde persoon afgedrukt.

3.7

Nieuw ingekomen

(a) Bij de keuze

Nieuw ingekomen

een keuze uit

Selectie

of in het veld

Persoon

.

Type uitdraai

verschijnt (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

Bij de keuze

Persoon

in het veld worden gemaakt uit een

Type gegevens

dient een keuze te

overzicht met geregistreerden

.

Indien hier een PE-Hoofd wordt geselecteerd dan zal de gehele PE afgedrukt worden, voor de overige relatietypen wordt alleen de gese lecteerde persoon afgedrukt.

ver. 3.2, januari 2017 175

3. Afdrukken met LRP Handleiding LA LRP

3.8

Aanvraag overschrijving

(a) Bij de keuze

Aanvraag overschrijving

verschijnt een keuze uit

Selectie

of in het veld

Persoon

.

Type uitdraai

(b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

Bij de keuze

Persoon

in het veld worden gemaakt uit een

Type gegevens

dient een keuze te

overzicht met geregistreerden

.

Indien hier een PE-Hoofd wordt geselecteerd dan zal de gehele PE afgedrukt worden, voor de overige relatietypen wordt alleen de gese lecteerde persoon afgedrukt.

3.9

Vrije brief

(a) Bij de keuze

Vrije brief

in het veld

Type uitdraai

keuze uit één of meerdere sjablonen onder het kopje verschijnt een

Selecteer brief sjabloon

.

(b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

Bij de keuze

Persoon

in het veld worden gemaakt uit een

Type gegevens

dient een keuze te

overzicht met geregistreerden

.

3.10

Mutaties

(a) Bij de keuze

document Mutaties

in het veld

Type uitdraai

kan in het veld

Type

voor uitvoer naar pdf of Excel worden gekozen en verschij nen onder het kopje

Mutatie periode

twee velden waarin moet worden ingevuld vanaf welke mutatiedatum tot en met welke mutatiedatum moet worden afgedrukt.

176 Figuur 209: Uitdraai documenten ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 3. Afdrukken met LRP Hieronder een korte toelichting over de mutaties die getoond worden in het

mutatierapport

. Het mutatierapport bestaat uit verschillende onderdelen, per onderdeel staat hieronder beschreven wanneer wat getoond wordt.

(b)

Gemuteerde geregistreerde

Alle geregistreerden die een wijziging hebben gehad in hun geregi streerdedossier binnen de geselecteerde periode en die niet in één van de volgende categoriën kan worden ondergebracht.

R Let op: onder de laatste kolom (‘Inschrijfstatus’) staat de

huidige

status van de geregistreerde (en niet de wijziging).

(c)

Inschrijvingen

Toont alle inschrijvingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op inschrijfdatum.

(d)

Uitschrijvingen

Toont alle uitschrijvingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op uitschrijfdatum.

(e)

Geboren

Toont alle geboortes binnen de geselecteerde periode gebaseerd op geboortedatum.

(f)

Overleden

Toont alle overlijdens binnen de geselecteerde periode gebaseerd op overlijdensdatum.

(g)

Kerkelijke staat

Toont alle wijzigingen kerkelijke staat binnen de geselecteerde periode gebaseerd op de wijzigingsdatum.

(h)

Verhuizingen

Toont alle verhuizingen binnen de wijkgemeente binnen de geselec teerde periode gebaseerd op verhuisdatum.

(i)

Vertrokken

Toont alle verhuizingen naar buiten de gemeente binnen de geselec teerde periode gebaseerd op verhuisdatum.

(j)

Verbintenissen

Alle verbintenissen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op wijzi gingsdatum verbintenis. Omdat de datum van de burgerlijke verbintenis geen verplicht veld is in LRP is gekozen voor

wijzigingsdatum

.

(k)

Ontbintenissen

Alle ontbindingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op de wij zigingsdatum van de verbintenis. Omdat de datum ontbinding huwelijk geen verplicht veld is in LRP is gekozen voor

wijzigingsdatum

.

(l)

Overschrijvingen

Alle overschrijvingen binnen de geselecteerde periode gebaseerd op wijzigingsdatum overschrijving. Hier worden dus overschrijvingen met alle statussen getoond.

ver. 3.2, januari 2017 177

3. Afdrukken met LRP

3.11

Looplijst

Handleiding LA LRP Figuur 210: Uitdraai documenten - looplijst De looplijst kan de volgende zaken afdrukken naar pdf of exporteren naar CSV: • • één of meerdere

groepen

; één of meerdere

vrije gebieden

.

De geregistreerden die uit bovenstaande groepen en/of vrije gebieden komen kunnen verder beperkt worden met behulp van: • • een bestaande

selectie

; een bestaande

groep

(zelf); Omgekeerd is echter ook mogelijk: de geselecteerden uit een selectie kunnen verder beperkt worden met behulp van een groep of vrij gebied.

178 ver. 3.2, januari 2017 Figuur 211: Looplijst - beperken tot groepen / vrije gebieden

Handleiding LA LRP 3. Afdrukken met LRP

3.11.1

Aanpassen lay-out

Het is mogelijk om de lay-out door middel van de vinkjes

Verberg geboor tedatum

en

Verberg geregistreerdenummer, wijk en sectie

enigszins aan te passen aan de wens en het beoogde doel van de looplijst.

Standaard worden op de looplijst de geboortedatum (t.b.v. een verjaardags fonds) en het geregistreerdenummer, de wijkgemeente en de sectie van de geregistreerde afgedrukt.

Figuur 212: Looplijst - aanpassen lay-out • Door een vinkje te plaatsen in het veld

Verberg geboortedatum

wordt de geboortedatum niet afgedrukt op de looplijst.

• Door een vinkje te plaatsen in het veld

Verberg geregistreerdenum mer, wijk en sectie

worden het geregistreerdenummer, de wijk en de sectie niet afgedrukt op de looplijst.

3.11.2

Mutaties op basis van vorige uitdraai

Standaard worden in de looplijst alle geregistreerden opgenomen die in de geselecteerde selectie voorkomen.

Het is ook mogelijk om een aanvulling op een (oorspronkelijke) looplijst te genereren waarin alleen die personen (geregistreerden en overige contac ten) staan van wie de

gegevens gewijzigd zijn

sinds de vorige keer dat de looplijst is afgedrukt.

In concreto betekent dit dat alleen de personen worden afgedrukt die sinds de vorige keer dat de looplijst is afgedrukt: • die niet meer in de betreffende selectie voorkomen (status afgemeld); • voor het eerst voorkomen in de betreffende selectie (status nieuw); • waarvan het adres is gewijzigd (status gewijzigd).

Door een vinkje te plaatsen in het veld

vorige uitdraai Mutatie looplijst op basis van

worden alleen de mutaties afgedrukt sinds de vorige keer dat de looplijst is afgedrukt.

De reden waarom de betreffende persoon wordt afgedrukt staat vermeld in de kolom

Status

(zie hierboven).

ver. 3.2, januari 2017 179

3. Afdrukken met LRP

3.11.3

Looplijst beperken

(a)

Selectie

Schematisch Handleiding LA LRP Figuur 213: Looplijst beperken tot selectie 1 Selecteer

Looplijst

in het veld

Type uitdraai

veld

Type document

worden gegenereerd.

en selecteer in het of een pdf-bestand of csv-bestand moet 2 Selecteer met de knop

Toevoegen

één of meerdere groepen.

onder het kopje

Groep(en)

Figuur 214: Looplijst selecteren groepen 3 Selecteer eventueel met de knop

Vrije gebied(en) Toevoegen

onder het kopje één of meerdere vrije gebieden.

Figuur 215: Looplijst selecteren vrije gebieden 4 De geregistreerden uit bovenstaande groepen en/of vrije gebieden worden uiteindelijk beperkt met behulp van een

selectie

.

180 Figuur 216: Beperken tot selectie Maak een keuze uit de beschikbare selecties in het veld

Selectie

.

5 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het veld

Sortering

.

R Het veld sortering is verplicht!

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP (b)

Groep

Schematisch 3. Afdrukken met LRP Figuur 217: Looplijst beperken tot vrij gebied 1 Selecteer veld

Looplijst

in het veld

Type document Type uitdraai

en selecteer in het of een pdf-bestand of csv-bestand moet worden gegenereerd.

2 Selecteer met de knop

Toevoegen

één of meerdere groepen.

onder het kopje

Groep(en)

Figuur 218: Looplijst selecteren groepen 3 Selecteer eventueel met de knop

Vrije gebied(en) Toevoegen

onder het kopje één of meerdere vrije gebieden.

Figuur 219: Looplijst selecteren vrije gebieden 4 Selecteer de blanco(!) regel in het veld

Beperken tot

.

Figuur 220: Beperken tot selectie 5 Maak tenslotte een keuze uit de beschikbare sorteringen in het veld

Sortering

.

R Het veld sortering is verplicht!

3.12

Uitdraai brief

(a) Bij de keuze

Vrije brief

in het veld

Type uitdraai

keuze uit één of meerdere sjablonen onder het kopje verschijnt een

Selecteer brief sjabloon

.

ver. 3.2, januari 2017 181

3. Afdrukken met LRP Handleiding LA LRP (b)

Selectie

Bij de keuze

Selectie

worden gemaakt uit in het veld

Type gegevens

dient een keuze te

een overzicht met selecties

.

(c)

Persoon

Bij de keuze

Persoon

in het veld worden gemaakt uit een

Type gegevens

dient een keuze te

overzicht met geregistreerden

.

3.13

Genereer document

(a) Klik op de knop

keuze

opent.

Genereer document

, het dialoogvenster

Uitdraai

Figuur 221: Uitdraai keuze (b) Klik op de knop

Direct uitvoeren en verder gaan

om het genereren van de uitdraai als een taak op de achtergrond uit te laten voeren. Het resultaat is terug te vinden onder de planner, zie verder de instructie bij paragraaf

2.24 Werken met de planner

punt 2 op pag.

169 .

(c) Klik op de knop

Direct uitvoeren en naar planner overzicht gaan

als de documenten direct nodig zijn. Zie verder de instructie bij para graaf

2.24 Werken met de planner

punt 2 op pag.

169 .

(d) Klik op de knop

Inplannen

als de documenten pas op een bepaalde datum en tijdstip nodig zijn. De geselecteerde uitdraai inclusief de eraan ten grondslag liggende selectie, groep, vrij gebied e.d. wordt op het opgegeven moment gegenereerd en afgedrukt naar pdf. Zie verder de instructie bij paragraaf op pag.

169 .

2.24 Werken met de planner

punt 2 182 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 4. Bijlagen

4 Bijlagen

Bijlage 1

Verklarende lijst SILA-berichten in LRP

Bijlage 2

KERKORDE VAN DE PROTESTANTSE KERK IN NEDERLAND ORDINANTIE 2 - DE GEMEENTEN (versie maart 2015)

Bijlage 3

Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 2-6-3 (versie 2015) ver. 3.2, januari 2017 183

4. Bijlagen Handleiding LA LRP

Velden in SILA-berichten

volgnummer Het volgnummer van de mutatie; de uitgaande mutaties worden per kerkgenoot schap opeenvolgend genummerd, aan de hand van het volgnummer kunnen de kerkgenootschappen de volledigheid van de berichtenstroom controleren.

mutatietype 10 11 12 50 51 52 53 54 55 59 80 81 99 Response op een aanmelding wanneer een aanmelding goed is verwerkt, worden alle geregistreerde GBA gege vens van de desbetreffende persoon aangeleverd wanneer een aanmelding niet goed is verwerkt, worden de originele gegevens van de aanmelding aangeleverd, aangevuld met een foutcode en -tekst Response op een afmelding wanneer een afmelding goed is verwerkt, worden alle geregistreerde GBA gege vens van de desbetreffende persoon aangeleverd wanneer een afmelding niet goed is verwerkt, worden de originele gegevens van de afmelding aangeleverd, aangevuld met een foutcode en -tekst Notificatie van een afmelding door SILA wanneer een persoon door de Sila is afgemeld, worden alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon aangeleverd het betreft personen die kenbaar hebben gemaakt niet bij de Sila geregistreerd te willen staan Adreswijziging GBA die niet het gevolg is van een infrastructurele wijziging (zie de toelichting bij type 99); één of meerdere gegevens in de GBA categorie ‘verblijf plaats’ zijn gewijzigd, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Naamswijziging GBA één of meerdere gegevens in de GBA categorie ‘persoon’ zijn gewijzigd, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Bericht van overlijden alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aan geleverd, overleden personen worden 6 maanden na het laatste GBA bericht automatisch afgemeld Wijziging burgerlijke staat één of meerdere gegevens in de GBA categorie ‘huwelijk’ zijn gewijzigd, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Geheim adres op basis van de melding van een geheim adres is de desbetreffende persoon automatisch afgemeld, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd RNI op basis van de melding dat een persoonslijst is opgenomen in het RNI is de desbetreffende persoon automatisch afgemeld, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Gecombineerde mutatie GBA gegevens in meerdere GBA categorieën zijn gewijzigd, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Foutherstel gegevens in meerdere GBA categorieën zijn gewijzigd, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Foutherstel door de Sila gegevens in 1 of meerdere GBA categorieën zijn gewijzigd, alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Adreswijziging GBA als gevolg van een infrastructurele wijziging (bijv. een ge meentelijke herindeling); alle geregistreerde GBA gegevens van de desbetreffende persoon worden aangeleverd Tabel 1: SILA-velden 184 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP 4. Bijlagen Status De status datum Het ID Het kerklidnr.

De voornamen De code adellijke titel/predikaat Het voorvoegsel De geslachtsnaam De geboortedatum De aanduiding naamgebruik Het voorvoegsel van de partner De naam van de partner De datum van de huwelijkssluiting De datum van de ontbinding van het huwelijk Datum overlijden Het type adres De CBS code De functie adres Deel v/d gemeente De aangifte datum De straatnaam Het huisnummer De huisletter De huisnr. toev.

De huisnr. aand.

De postcode De locatie De foutcode De fouttekst De openbare ruimte De woonplaats is alleen van toepassing voor mutaties van het type 10, 80 en 81 (anders blijft het veld leeg) en bevat dan de status van de desbetreffende GBA persoonslijst: A = actueel, E = opgeschort wegens emigratie, M = opgeschort wegens ministerieel besluit, O = opgeschort wegens overlijden en F = opgeschort wegens fout De datum behorende bij de status.

is alleen van toepassing voor mutaties van het type 10 en 11 (anders blijft het veld leeg) en bevat het ID zoals dat door het kerkgenootschap is aangeleverd in de aan- of aanmelding, het ID kan door de kerkgenoot schappen worden gebruikt om te bepalen op welke aan- of afmelding een mutatie betrekking heeft het Sila kerklidnummer de voornamen de code adellijke titel/predikaat, kan leeg zijn of een code bevatten uit de overeenkomstige tabel, zie bijlage Code tabellen het voorvoegsel van de geslachtsnaam de geslachtsnaam de geboortedatum in het GBA formaat jjjjmmdd, jjjjmm00 of jjjj0000 de aanduiding naamgebruik, E, P, V of N, zie tabel naamgebruik het voorvoegsel van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner de datum van de huwelijkssluiting of het aangaan van een geregistreerd partnerschap in het GBA formaat jjjjmmdd, jjjjmm00 of jjjj0000 de datum van de ontbinding van het huwelijk/geregistreerd partner schap in het GBA formaat jjjjmmdd, jjjjmm00 of jjjj0000 de datum van overlijden in het GBA formaat jjjjmmdd, jjjjmm00 of jjjj0000, alleen van toepassing voor type 52 (anders blijft het veld leeg) N (normaal) of L (locatie), het type locatie wordt gebruikt wanneer er geen regulier adres beschikbaar is de CBS code van de gemeente B = briefadres, W = woonadres de omschrijving van een deel van de gemeente voor wanneer een straat of locatie niet uniek is de datum van aangifte van verblijf in het GBA formaat jjjjmmdd, jjjjmm00 of jjjj0000 de korte straatnaam (max. 24 posities) het huisnummer de huisletter de huisnummertoevoeging de huisnummer aanduiding, is leeg of kan de waarde by (= bij) of to (= tegenover) hebben de postcode in het formaat 1234AB de omschrijving v/h adres, alleen van toepassing voor type adres = ‘L’ anders blijft het veld leeg kan leeg zijn of een foutcode bevatten uit de overeenkomstige foutco detabel de fouttekst behorende bij de foutcode de volledige straatnaam de woonplaats Tabel 2: SILA-velden - vervolg ver. 3.2, januari 2017 185

4. Bijlagen Handleiding LA LRP

SILA codetabellen Predikaat/titel

B BS G GI H HI JH JV M MI P PS R Baron Barones Graaf Gravin Hertog Hertogin Jonkheer Jonkvrouw Markies Markiezin Prins Prinses Ridder Tabel 3: SILA codetabel predikaat/titel

Aanduiding naamgebruik

E P V N Eigen geslachtsnaam Geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd partner Geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd partner voor de eigen geslachtsnaam Geslachtsnaam echtgenoot/geregistreerd partner na de eigen geslachtsnaam Tabel 4: SILA codetabel naamgebruik

Foutberichten

21 22 23 24 25 27 30 32 42 aanmelding: geslachtsnaam is leeg aanmelding: ongeldige geboortedatum aanmelding: postcode bestaat niet aanmelding: ongeldig huisnummer aanmelding: persoon niet gevonden in GBA aanmelding: persoon heeft geheim adres aanmelding: PL staat in RNI aanmelding: bijhouden PL opgeschort wegens overlijden aanmelding: geblokkeerd wegens bezwaar 51 53 afmelding: kerklidnummer niet gevonden afmelding: persoon niet gevonden in GBA Tabel 5: SILA codetabel foutberichten 186 ver. 3.2, januari 2017

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015)

ORDINANTIE 2 DE GEMEENTEN

I. WIE TOT EEN GEMEENTE BEHOREN

Artikel 1.

Algemeen

1. Een gemeente is de gemeenschap die, geroepen tot eenheid, getuigenis en dienst, samenkomt rondom Woord en sacramenten. Artikel 2.

De leden van de gemeente

1. Tot een gemeente behoren als doopleden: - zij die in een gemeente van de kerk de doop hebben ontvangen of die in een andere kerk de doop hebben ontvangen en naar de Protestantse Kerk in Nederland zijn overgekomen - en die als zodanig zijn ingeschreven in het register van deze gemeente; als belijdende leden: - zij die in een gemeente van de kerk belijdenis van het geloof hebben gedaan of die de doop hebben ontvangen, belijdenis van het geloof hebben gedaan in een andere kerk en naar de - Protestantse Kerk in Nederland zijn overgekomen en die als zodanig zijn ingeschreven in het register van deze gemeente. 2. De leden zijn - behoudens toepassing van het in artikel 5-3 bepaalde - ingeschreven in het re gister van de gemeente, binnen welker grondgebied zij hun vaste woonplaats hebben. Artikel 3.

Gastleden

1. Tot een gemeente behoren - naast de in artikel 2 bedoelde leden van de gemeente - tevens zij die in het register van deze gemeente als gastlid zijn ingeschreven. 2. In het register van een gemeente kunnen als gastlid worden ingeschreven leden van kerken waarmee de Protestantse Kerk in Nederland bijzondere betrekkingen onderhoudt, alsmede van andere kerken ten aanzien waarvan de generale synode dit heeft bepaald, onder overeenkom stige toepassing van artikel 2-2. 3. Het gastlidmaatschap wordt nader geregeld bij generale regeling. Artikel 4.

Zij die met de gemeente verbonden zijn

1. Tot de gemeenschap van een gemeente worden - naast de in artikel 2 bedoelde leden van de gemeente en de in artikel 3 bedoelde gastleden - voorts gerekend de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden alsmede degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente. Artikel 5.

Verhuizing en overschrijving

1. Bij verhuizing worden de leden ingeschreven in het register van een gemeente binnen welker grondgebied zij hun vaste woonplaats hebben, een en ander met inachtneming van het hierna bepaalde: a. Zij die ingeschreven waren in het register van een protestantse gemeente, worden inge schreven in het register van de protestantse gemeente in de plaats van vestiging. Is in de plaats van vestiging geen protestantse gemeente, dan ontvangen zij bericht vanwe ge de generale synode dat zij zullen worden ingeschreven in het register van de daartoe - volgens een door het breed moderamen van de classicale vergadering te maken regeling - aangewezen gemeente in de plaats van vestiging, 1

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) onder vermelding van de andere tot de kerk behorende gemeenten ter plaatse. Indien betrokkenen binnen een maand geen voorkeur kenbaar maken, worden zij inge schreven in de door het breed moderamen van de classicale vergadering aangewezen ge meente.

1 b. Zij die ingeschreven waren in het register van een hervormde gemeente respectievelijk een gereformeerde kerk, worden ingeschreven in het register van de hervormde gemeente res pectievelijk de gereformeerde kerk in de plaats van vestiging. Is in de plaats van vestiging geen hervormde gemeente respectievelijk gereformeerde kerk, dan vindt de inschrijving plaats in het register van de protestantse gemeente in de plaats van vestiging, dan wel in het register van de daartoe - volgens een door het breed mode ramen van de classicale vergadering te maken regeling – aangewezen gemeente in de plaats van vestiging. c. Zij die ingeschreven zijn in het register van de evangelisch-lutherse leden als bedoeld in ar tikel 10, worden ingeschreven in het register van de evangelisch-lutherse gemeente in de plaats van vestiging dan wel van de protestantse gemeente die door vereniging met een evangelisch-lutherse gemeente is ontstaan. d. Indien er in een plaats van vestiging meer dan één protestantse gemeente respectievelijk hervormde gemeente respectievelijk gereformeerde kerk respectievelijk evangelisch lutherse gemeente is, dan ontvangen betrokkenen bericht vanwege de generale synode dat zij zullen worden ingeschreven in het register van de daartoe - volgens een door het breed moderamen van de classicale vergadering te maken regeling - aangewezen gemeente in de plaats van vestiging, onder vermelding van de andere tot de kerk behorende gemeenten ter plaatse. Indien betrokkenen binnen een maand geen voorkeur kenbaar maken, worden zij inge schreven in de door het breed moderamen van de classicale vergadering aangewezen ge meente.

23 2. Indien er op een bepaald grondgebied meer dan een tot de kerk behorende gemeente is, kun nen de leden die in het register van een van deze gemeenten zijn ingeschreven zich op hun verzoek laten overschrijven naar het register van een van de andere in hetzelfde gebied gele gen gemeenten. 3. a. Als lid van een gemeente kunnen in het register van een gemeente ook worden ingeschre ven de in artikel 2-2 bedoelde leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot de kerk behorende gemeente. Deze inschrijving geschiedt op een schriftelijk en gemotiveerd verzoek aan de kerkenraad van deze gemeente die eerst tot inschrijving overgaat nadat de kerkenraad van de ge meente waartoe betrokkene behoort van dit verzoek schriftelijk op de hoogte is gesteld en daartegen binnen 30 dagen geen bezwaar heeft gemaakt. Voor de gedoopte en niet-gedoopte kinderen beneden de leeftijd van 18 jaar wordt het ver zoek tot inschrijving in een andere gemeente dan de woongemeente ingediend door de ou ders of verzorgers. b. Weigert de kerkenraad de gevraagde inschrijving of maakt de kerkenraad van de gemeen te waartoe betrokkene behoort bezwaar, dan kunnen betrokkenen een beslissing ter zake vragen aan het breed moderamen van de classicale vergadering van de classis, waartoe de gemeente waarbinnen zij hun vaste woonplaats hebben, behoort. Alvorens een beslissing te nemen, hoort dit breed moderamen - indien de gemeente waar bij de inschrijving wordt verzocht, tot een andere classis behoort - het breed moderamen van de classicale vergadering van die andere classis. 1 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-5-1-a, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 2 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-5-1-d, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 3 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-5-1, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010. 2

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) c. Bij verhuizing van hen die door toepassing van deze bepaling in het register van een ge meente zijn ingeschreven, blijft deze inschrijving van kracht en worden zij niet ingeschreven in het register van de gemeente binnen welker grondgebied zij hun vaste woonplaats heb ben, tenzij betrokkenen of de kerkenraad van de gemeente schriftelijk meedelen deze in schrijving niet te willen handhaven. In het laatste geval kunnen betrokkenen een beslissing ter zake vragen aan het breed mo deramen van de classicale vergadering van de classis, waartoe de gemeente van inschrij ving behoort. d. In afwijking van het bepaalde in artikel 7-2 kunnen als lid van de gemeente – op hun schrif telijk en gemotiveerd verzoek en ter beoordeling van de kerkenraad van deze gemeente- in het register van een gemeente ook worden ingeschreven zij die een vaste woonplaats heb ben in het buitenland.

4 4. Bij verhuizing naar het buitenland kan een verklaring van lidmaatschap of een attestatie als bedoeld in ordinantie 14-4-3 worden afgegeven, met inachtneming van het bepaalde in ordinan tie 6-4-3.

II. DE REGISTERS

Artikel 6.

De registers van gemeente en kerk

1. Ten behoeve van het leven en werken van gemeenten en kerk worden de volgende registers bijgehouden: a. het register van de gemeente dat bestaat uit - het register van de gemeenteleden - het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente; b. het register van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland; c. het register van de evangelisch-lutherse leden. 2. Het doel van de registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord. 3. De in lid 1 bedoelde registers worden ingericht en bijgehouden naar regels bij generale regeling vastgesteld. 4. Ieder die in een register als bedoeld in lid 1 is opgenomen heeft recht op inzage van hetgeen omtrent betrokkene is geregistreerd en op correctie van onjuistheden in de geregistreerde ge gevens. 5. Van de gegevens van de registers wordt geen gebruik gemaakt dan met voorafgaande toe stemming van de houder van het register, behalve voor het verstrekken van gegevens voor de kerkvisitatie of voor de tenuitvoerlegging van andere bij of krachtens ordinantie voorgeschreven werkzaamheden. Ten aanzien van het gebruik van gegevens van de door of vanwege de ker kenraad bijgehouden registers kan de in dit lid bedoelde toestemming alleen worden gegeven door deze kerkenraad. Artikel 7.

Het register van gemeenteleden

1. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de kerkenraad een register van gemeenteleden ingericht en bijgehouden, alsmede in een gemeente met wijk gemeenten een register van de leden van de wijkgemeente. In deze registers worden inge schreven de doopleden en de belijdende leden die tot de (wijk)gemeente behoren. 4 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-5-3, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010. 3

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) 2. Allen die als leden zijn ingeschreven in het register van een gemeente, blijven tot haar behoren zolang zij niet - - - in een andere gemeente worden opgenomen door verandering van woonplaats, ingeschreven worden in een andere gemeente van de kerk, metterwoon zich vestigen in het buitenland, tot een andere kerkgemeenschap overgaan, - - zichzelf onttrekken aan de gemeenschap van de kerk door middel van een uitdrukkelijke verklaring aan de kerkenraad. 3. Bij vertrek dan wel overschrijving van een lid van een gemeente naar een andere gemeente worden de desbetreffende gegevens uit het register van gemeenteleden toegezonden aan de gemeente van inschrijving. 4. Op hun verzoek kunnen leden van een andere kerk door of vanwege de kerkenraad in het re gister van gemeenteleden als gastlid worden ingeschreven, een en ander naar regels bij gene rale regeling vastgesteld. Artikel 8.

Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente

1. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt voorts door of vanwege de ker kenraad een register bijgehouden van degenen die de gemeente tot haar gemeenschap rekent. 2. In dit register worden ingeschreven de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en zij die blijk geven van verbondenheid met de gemeente, tenzij daartegen door of namens betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers bezwaar wordt gemaakt. 3. Van de inschrijving van niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente worden betrokkenen of hun wettelijke vertegen woordigers binnen vier weken op de hoogte gesteld. Voor deze ingeschrevenen is het bepaalde in artikel 7-3 van toepassing. Artikel 9.

De landelijke ledenregistratie

1. Ten behoeve van de continuïteit van de registratie van de leden van de gemeenten en van de onderlinge uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens doet de generale synode een regi stratie onderhouden van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland. 2. De gemeenten zijn gehouden ten behoeve van de landelijke ledenregistratie alle mutaties op het ledenbestand van de gemeente die haar ter kennis komen, aan de generale synode ter be schikking te stellen, terwijl de gemeenten een opgave ontvangen van de in de landelijke leden registratie aangebrachte mutaties die hun gemeente betreffen. 3. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van het register als bedoeld in artikel 8 van deze ordinantie. Artikel 10.

Het register van evangelisch-lutherse leden

1. De evangelisch-lutherse leden van de kerk worden tevens ingeschreven in een daartoe door de evangelisch-lutherse synode bijgehouden register. 2. In het register van de evangelisch-lutherse leden worden opgenomen - zij die als dooplid of belijdend lid zijn ingeschreven in het register van een evangelisch lutherse gemeente en - zij die als dooplid of belijdend lid in het register van een andere tot de kerk behorende ge meente zijn ingeschreven en - op een daartoe strekkend verzoek - zijn ingeschreven door de evangelisch-lutherse synode. 4

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015)

III. VORMEN VAN GEMEENTE-ZIJN

Artikel 11.

Algemeen

1. Elke gemeente heeft haar door de kerk vastgestelde grenzen en wordt aangeduid als respec tievelijk de Protestantse gemeente te ...., de Hervormde gemeente te ...., de Gereformeerde kerk te ....., de Evangelisch-Lutherse gemeente te ....., waar nodig met een bijzondere aanduiding om haar kerkordelijk, postaal en in het rechtsver keer te onderscheiden van de andere plaatselijke gemeente(n). 2. De protestantse gemeenten, de hervormde gemeenten - waartoe ook gerekend worden de Waalse, de Presbyteriaans-Engelse en Schotse gemeenten in Nederland -, de gereformeerde kerken en de evangelisch-lutherse gemeenten, alsmede de hervormde, de gereformeerde en de evangelisch-lutherse wijkgemeenten van een protestantse gemeente worden opgenomen in een door de generale synode bijgehouden register van de gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland. 3. De aanduiding en de naam van de gemeente worden door de kerkenraad niet gewijzigd dan nadat de leden van de gemeente daarin gekend en hierover gehoord zijn. Bedoelde wijziging kan alleen plaatsvinden met medewerking en goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering, die in daarvoor in aanmerking komende gevallen de evangelisch lutherse synode hoort.

4. De grenzen van de gemeenten worden vastgesteld en gewijzigd door het breed moderamen van de classicale vergadering, dat de kerkenraden van de betrokken gemeenten en - in daar voor in aanmerking komende gevallen - de evangelisch-lutherse synode hoort en de betrokken leden van de kerk in de gelegenheid stelt hun oordeel kenbaar te maken. Indien het grenzen betreft met een gemeente die behoort tot een andere classis geschiedt deze vaststelling en wijziging in overleg met het breed moderamen van de betreffende classicale vergadering.

5 5. De kerkenraden van gemeenten waarvan het gebied geheel of gedeeltelijk samenvalt zijn ge houden elkaar op de hoogte te stellen van de werkzaamheden die door of vanwege de ge meente worden verricht, met name waar deze werkzaamheden de missionaire, diaconale en pastorale arbeid en het jeugdwerk van de gemeente betreffen, en op deze terreinen te zoeken naar samenwerking. 6. De in het vorige lid bedoelde gemeenten kunnen op verschillende terreinen van het kerkelijk leven nauw samenwerken. Een besluit tot zulk een samenwerking, waarin vastgelegd dient te worden welke arbeid geheel of gedeeltelijk onder gemeenschappelijke verantwoordelijkheid zal worden verricht, wordt ge nomen door de kerkenraden van de betrokken gemeenten, nadat de leden van de gemeenten daarin gekend en daarover gehoord zijn. 7. Op de samenwerking als bedoeld in lid 5 en 6 zijn de bepalingen van de generale regeling voor samenwerking en federatie van toepassing. 8. Waar in de ordinanties of generale regelingen sprake is van gemeente respectievelijk kerken raad wordt in het geval van een gemeente met wijkgemeenten steeds de wijkgemeente respec tievelijk de wijkkerkenraad bedoeld, tenzij nadrukkelijk anders wordt vermeld of uit de bepaling blijkt dat kennelijk de gemeente als geheel respectievelijk de algemene kerkenraad wordt be doeld. Artikel 12.

De vorming van protestantse gemeenten

1. Een protestantse gemeente wordt gevormd door vereniging van twee of meer tot de kerk beho rende gemeenten waarvan het gebied geheel of gedeeltelijk samenvalt. 5

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) 2. Een besluit tot vereniging wordt genomen door de kerkenraden van de betrokken gemeenten, nadat de leden van de gemeenten daarin gekend en daarover gehoord zijn. 3. Een besluit tot vereniging kan, indien het betreft de vereniging van gemeenten waartoe een of meer wijkgemeenten behoren, niet genomen worden dan nadat - de wijkkerkenraden zijn gehoord en - de leden van de wijkgemeenten daarin gekend en door de wijkkerkenraden daarover ge hoord zijn. 4. Vereniging van twee of meer gemeenten tot een protestantse gemeente kan alleen plaatsvin den met medewerking en goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergade ring.

6 5. Een voorstel tot vereniging gaat gepaard met een voorstel voor de vaststelling van de grenzen van de te vormen protestantse gemeente respectievelijk voor de wijziging van de grenzen van de andere betrokken gemeenten. 6. Indien het voor een gemeente niet mogelijk is door vereniging een protestantse gemeente te vormen, hetzij omdat er geen andere tot de kerk behorende gemeente ter plaatse is, hetzij omdat door de andere gemeente(n) te kennen is gegeven niet bereid te zijn tot vereniging te komen, kan het breed moderamen van de classicale vergadering, gehoord de kerkenraad van de andere gemeente, de eerstgenoemde gemeente op haar verzoek aanmerken als protestantse gemeente.

7 7. Het bepaalde in de leden 1 tot en met 6 is van overeenkomstige toepassing op wijkgemeenten die deel uitmaken van een protestantse gemeente, met dien verstande dat in dat geval de ver eniging plaatsvindt met medewerking en goedvinden van de algemene kerkenraad. 8. Indien er bij de vereniging van gemeenten die tezamen een protestantse gemeente gaan vor men op hetzelfde gebied een hervormde gemeente, een gereformeerde kerk of een evange lisch-lutherse gemeente blijft bestaan kan het breed moderamen van de classicale vergadering op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeenten besluiten de grenzen van de op hetzelfde gebied naast elkaar bestaande gemeenten te wijzigen.

8 9. Indien de vorming van een protestantse gemeente betreft een vereniging van gemeenten waar toe een of meer wijkgemeenten behoren die redenen hebben om niet zelf tot zulk een vereni ging met een andere wijkgemeente over te gaan, worden de betrokken wijkgemeenten op ver zoek van de desbetreffende wijkkerkenraden aangemerkt als respectievelijk hervormde, gere formeerde of evangelisch-lutherse wijkgemeente van de protestantse gemeente. Voor zulke wijkgemeenten gelden - voor zover in de orde van de kerk niet anders is bepaald - dezelfde bepalingen als voor andere wijkgemeenten. 10. Indien de vorming van een protestantse gemeente betreft een vereniging van gemeenten waar toe een of meer wijkgemeenten behoren die zwaarwegende bezwaren hebben tegen de vor ming van de desbetreffende protestantse gemeente, kan het breed moderamen van de classi cale vergadering - met inachtneming van het bepaalde in artikel 13 - ten behoeve van de tot deze wijkgemeente behorende gemeenteleden overgaan tot de vorming van respectievelijk een hervormde gemeente, een gereformeerde kerk of een evangelisch-lutherse gemeente naast de protestantse gemeente.

9 Artikel 13.

De vorming van nieuwe gemeenten

1. De vorming van een nieuwe gemeente geschiedt - hetzij op verzoek van belanghebbende le den van de kerk die in een bepaald gebied woonachtig zijn, hetzij op verzoek van een of meer 5 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-11-3 en 4, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 6 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-12-4, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 7 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-12-6, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 8 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-12-8, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 9 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-12-10, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 6

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) kerkenraden van de betrokken gemeenten - door het breed moderamen van de classicale ver gadering.

2. Een daartoe strekkend verzoek dient, als het wordt gedaan door leden van de betrokken ge meenten, ingediend te worden bij de kerkenraad van hun gemeente, die het verzoek met een advies ter zake doorzendt naar het breed moderamen van de classicale vergadering. Is het verzoek afkomstig van een kerkenraad van een van de betrokken gemeenten, dan wordt het verzoek ingediend bij het breed moderamen van de classicale vergadering.

10 3. Voordat een besluit tot vorming van een nieuwe gemeente wordt genomen, wordt het advies ingewonnen van de betrokken kerkenraden, voor zover het verzoek daartoe niet van zulk een kerkenraad zelf afkomstig is, en worden de betrokken leden van de kerk in de gelegenheid ge steld hun oordeel kenbaar te maken. 4. Het breed moderamen van de classicale vergadering kan tot vorming van een nieuwe gemeen te besluiten als daartoe een zodanig aantal gemeenteleden zal behoren, dat de te vormen ge meente in staat geacht mag worden een kerkenraad te vormen en de in de orde van de kerk aangegeven taken van een gemeente te verrichten.

5. Het breed moderamen van de classicale vergadering kan – op verzoek en ten behoeve van leden van de kerk die in een bijzondere situatie verkeren en gehoord de kerkenraden van de betrokken gemeenten – deze leden samenbrengen in een gemeente van bijzondere aard. Een besluit tot vorming van een gemeente van bijzondere aard behoeft de goedkeuring van de ge nerale synode, die daarover het advies inwint van het generale college voor de visitatie en – in daarvoor in aanmerking komende gevallen – van de evangelisch-lutherse synode. In deze gemeente worden leden uitsluitend ingeschreven op hun eigen verzoek. Voor deze gemeenten gelden – voor zover in de orde van de kerk niet anders is bepaald – de zelfde regels als voor andere gemeenten.

6. Indien het verzoek tot vorming van een nieuwe gemeente betreft de vorming van een nieuwe gemeente naast een ter plaatse reeds bestaande gemeente dan wel de vorming van een nieu we hervormde gemeente, gereformeerde kerk of evangelisch-lutherse gemeente, kan het breed moderamen van een classicale vergadering daartoe eerst besluiten na tevens het advies ingewonnen te hebben van het regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmer king komende gevallen - van de evangelisch-lutherse synode. Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode.

11 Artikel 14.

Samenvoeging van gemeenten

1. Twee of meer aangrenzende gemeenten dan wel twee of meer gemeenten die in een zelfde gebied gelegen zijn, waaronder ten minste een gemeente van bijzondere aard, kunnen - op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeenten en nadat de leden van de betreffen de gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken - door het breed moderamen van de classicale vergadering worden samengevoegd tot een nieuwe ge meente. 2. In bijzondere omstandigheden kan het breed moderamen van de classicale vergadering een gemeente, indien aan het regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - aan de evangelisch-lutherse synode is gebleken dat deze gemeente geen mogelijkheid meer heeft om zelfstandig te blijven bestaan, samenvoegen met een andere ge meente. Het besluit daartoe kan eerst genomen worden nadat de betrokken kerkenraden zijn gehoord en de betrokken gemeenteleden de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel ken baar te maken. Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode.

12 10 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-13-1 en 2, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 11 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-13-4 t/m 6, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 12 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-14, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 7

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) Artikel 15.

Combinatie van gemeenten

1. Twee of meer gemeenten kunnen een combinatie van gemeenten vormen. In een combinatie van gemeenten is de predikant verbonden aan de gemeenten gezamenlijk. 2. Een combinatie komt tot stand door een daartoe strekkend besluit van het breed moderamen van de classicale vergadering op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeenten.

13 3. Bij de vorming van een combinatie worden de betrokken gemeenten, zo dit nog niet het geval is, ingedeeld bij een zelfde classis. 4. In bijzondere omstandigheden kan het breed moderamen van de classicale vergadering een gemeente, indien aan het regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - aan de evangelisch-lutherse synode is gebleken dat deze gemeente geen mogelijkheid meer heeft om zelfstandig te blijven bestaan, samenbrengen in een combinatie met een of meer andere gemeenten.

14 5. Een besluit tot het samenbrengen van gemeenten in een combinatie bevat tevens de voorzie ningen die zijn getroffen ten aanzien van de verdeling van de kerkdiensten, de indeling van het pastorale werk, het aandeel van elke gemeente in de keuze van de predikant en het aandeel van elke gemeente in de kosten, die uit de combinatie voortvloeien, en kan eerst genomen worden nadat - de kerkenraden van de betrokken gemeenten en de betrokken predikant daarover zijn ge hoord en - de leden van de betrokken gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel daar omtrent kenbaar te maken. 6. De kerkenraden van de gemeenten die met elkaar een combinatie vormen komen ten minste eenmaal per jaar bijeen om de zaken te bespreken die hen gezamenlijk raken. 7. Wijzigingen in de in lid 5 bedoelde voorzieningen kunnen worden aangebracht onder overeen komstige toepassing van het in dat lid bepaalde. 8. Een combinatie kan worden beëindigd op verzoek van een of meer betrokken kerkenraden, indien naar het oordeel van het breed moderamen van de classicale vergadering daartoe ge gronde redenen bestaan en een redelijke oplossing is gevonden ten aanzien van de pastorale verzorging van de betrokken gemeenten en ten aanzien van de predikant die aan de combina tie van gemeenten is verbonden.

15 Artikel 16.

Gemeenten met wijkgemeenten

1. Indien aan een gemeente meer dan twee predikanten voor gewone werkzaamheden zijn ver bonden wordt de gemeente in de regel ingedeeld in wijkgemeenten. 2. Een gemeente met wijkgemeenten heeft een algemene kerkenraad; de wijkgemeenten hebben elk een wijkkerkenraad. 3. Indien in een niet in wijkgemeenten ingedeelde gemeente de behoefte bestaat tot vorming van wijkgemeenten, kan de kerkenraad daartoe besluiten met inachtneming van het in lid 4 bepaal de ten aanzien van elk van de te vormen wijkgemeenten. 4. De algemene kerkenraad kan - hetzij op verzoek van belanghebbende leden van de gemeente, hetzij op verzoek van een of meer kerkenraden van de betrokken wijkgemeenten - tot vorming van een nieuwe wijkgemeente besluiten, als daartoe een zodanig aantal gemeenteleden zal behoren dat de te vormen wijkgemeente in staat geacht mag worden een wijkkerkenraad te vormen en de in de orde van de kerk aangegeven taken van een wijkgemeente te verrichten. 5. De algemene kerkenraad kan ten behoeve van een goede vervulling van de missionaire, dia conale en pastorale arbeid van de gemeente - nadat de betrokken wijkkerkenraden zijn ge hoord en de leden van de betrokken wijkgemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun 13 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-15-2, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 14 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-15-4, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 15 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-15-8, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 8

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) oordeel daarover kenbaar te maken - ook eigener beweging overgaan tot de vorming van (nieuwe) wijkgemeenten. 6. Het aantal en de grenzen van de wijkgemeenten worden, nadat de betrokken wijkkerkenraden zijn gehoord en de leden van de betrokken wijkgemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken, vastgesteld en gewijzigd door de algemene kerkenraad. Vaststelling en wijziging van het aantal wijkgemeenten kan alleen plaatsvinden met medewer king en goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering.

7. De algemene kerkenraad kan eigener beweging, en gehoord de betrokken wijkkerkenraden, dan wel op verzoek van de betrokken wijkkerkenraden twee of meer wijkgemeenten samen brengen in een combinatie van wijkgemeenten ten behoeve waarvan een predikant verbonden wordt of is aan de gemeente. De algemene kerkenraad treft daarbij in overleg met de betrokken wijkkerkenraden een rege ling ten aanzien van de kerkdiensten, de indeling van het pastorale werk en het aandeel van el ke wijkgemeente in de keuze van de predikant.

8. De algemene kerkenraad kan - op verzoek en ten behoeve van leden van de gemeente die in een bijzondere situatie verkeren en gehoord de kerkenraden van de betrokken wijkgemeenten - deze leden samen brengen in een wijkgemeente van bijzondere aard. Een besluit tot vorming van een wijkgemeente van bijzondere aard behoeft de goedkeuring van het breed moderamen van de classicale vergadering, dat daarover het advies inwint van het regionale college voor de visitatie. In deze wijkgemeente worden leden uitsluitend ingeschreven op hun eigen verzoek. Voor deze gemeenten gelden - voor zover in de orde van de kerk niet anders is bepaald - de zelfde regels als voor andere wijkgemeenten.

16 9. a. Tot een wijkgemeente behoren zij die in het ten behoeve van de wijkgemeente bij te hou den register van leden van de wijkgemeente zijn ingeschreven. b. In het register van de wijkgemeente worden - behoudens toepassing van het in artikel 5-3 bepaalde - ingeschreven de leden van de gemeente die binnen het grondgebied van de wijkgemeente hun vaste woonplaats hebben. c. Als lid van een wijkgemeente kunnen in het register van de wijkgemeente ook worden inge schreven de in artikel 2-2 bedoelde leden van de kerk die hun vaste woonplaats hebben binnen een andere tot dezelfde gemeente behorende wijkgemeente. Deze inschrijving geschiedt op een schriftelijk en gemotiveerd verzoek aan de kerkenraad van deze wijkgemeente en vindt eerst plaats nadat de kerkenraad van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort van dit verzoek schriftelijk op de hoogte is gesteld en daarte gen binnen 30 dagen geen bezwaar heeft gemaakt. Weigert de wijkkerkenraad de gevraagde inschrijving of maakt de wijkkerkenraad van de wijkgemeente waartoe betrokkene behoort bezwaar, dan kunnen betrokkenen een beslis sing ter zake vragen aan de algemene kerkenraad. Bij verhuizing van hen die door toepassing van deze bepaling in het register van een wijk gemeente zijn ingeschreven, blijft deze inschrijving van kracht en worden zij niet ingeschre ven in het register van de (wijk)gemeente binnen welker grondgebied zij hun vaste woon plaats hebben, tenzij betrokkenen of de kerkenraad van de wijkgemeente schriftelijk mee delen deze inschrijving niet te willen handhaven.

17 d. Tot de gemeenschap van een wijkgemeente worden gerekend - naast de onder b en c bedoelde leden van de wijkgemeente en de in artikel 3 bedoelde gastleden - de niet gedoopte kinderen van de leden van de wijkgemeente alsmede degenen die blijk geven van verbondenheid met de wijkgemeente. Het bepaalde in artikel 8 is van overeenkomstige toepassing. 16 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-16-6 t/m 8, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 17 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-16-9-c, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010. 9

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) e. Het bepaalde in artikel 5-1 en 2 is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat de in lid 1 sub a en d genoemde mededeling vanwege de generale synode achterwege blijft.

18 10. De vorming en inrichting van een gemeente met wijkgemeenten wordt verder geregeld in een door de algemene kerkenraad na overleg met de wijkkerkenraden vast te stellen regeling. Artikel 17.

Streekgemeenten

1. Een streekgemeente is een gemeente bestaande uit twee of meer binnen een classis gelegen gemeenten, waarin de verzorging van de gemeenschappelijke belangen is opgedragen aan een streekker kenraad, een streekcollege van kerkrentmeesters en een streekcollege van diakenen. De predikanten zijn verbonden aan de streekgemeente. 2. Bij de vorming van een streekgemeente worden de betrokken gemeenten, zo dit nog niet het geval is, ingedeeld in eenzelfde classis. 3. De tot een streekgemeente behorende gemeenten behouden een beperkte zelfstandigheid. Tot de door de streekgemeente te verzorgen aangelegenheden behoort in elk geval het coördi neren van de missionaire, diaconale en pastorale arbeid in de gemeenten. 4. a. Een huisgemeente is een tot een streekgemeente behorende gemeente die niet in staat is alle in de orde van de kerk aangegeven taken van een gemeente te verrichten. b. Een huisgemeente wordt gevormd door de kerkenraad van een streekgemeente op ver zoek van de kerkenraad van de betreffende gemeente nadat de leden van deze laatstge noemde gemeente de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel kenbaar te maken. c. In bijzondere omstandigheden kan de streekkerkenraad – onder goedkeuring van het breed moderamen van de classicale vergadering en nadat de kerkenraad en de leden van de be treffende gemeente de gelegenheid hebben gehad hun oordeel kenbaar te maken – beslui ten een gemeente die deel uitmaakt van de streekgemeente, aan te merken als huisge meente. d. Een besluit tot vorming van een huisgemeente bevat een regeling betreffende de taken die door de huisgemeente in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad van de streekgemeente worden verricht. e. De kerkenraad van de streekgemeente wijst voor het contact met de huisgemeente uit zijn midden ten minste een van zijn leden aan. 5. Twee of meer gemeenten kunnen - op verzoek van de kerkenraden van de betrokken gemeen ten en nadat de predikanten daarover zijn gehoord en de leden van de betreffende gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel daaromtrent kenbaar te maken - door het breed moderamen van de classicale vergadering worden samengebracht in een streekgemeente.

6. In bijzondere omstandigheden kan het breed moderamen van de classicale vergadering een gemeente, indien aan het regionale college voor de visitatie en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - aan de evangelisch-lutherse synode is gebleken dat deze gemeente geen mogelijkheid meer heeft om zelfstandig te blijven bestaan, samenbrengen in een streekge meente met een of meer andere in de classis gelegen gemeenten. Het besluit daartoe kan eerst genomen worden nadat de kerkenraden van de betrokken ge meenten en de betrokken predikanten daarover zijn gehoord en de leden van de betreffende gemeenten de gelegenheid hebben gekregen hun oordeel daaromtrent kenbaar te maken. Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode.

19 7. Het besluit tot vorming van een streekgemeente bevat een regeling ten aanzien van - de verdeling van de werkzaamheden over enerzijds de streekgemeente en anderzijds de tot de streekgemeente behorende gemeenten, 18 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-16-9-e, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010. 19 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-17-5 en 6, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 10

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) - de samenstelling en bevoegdheden van de streekkerkenraad, het streekcollege van kerk rentmeesters en het streekcollege van diakenen. 8. Een voor een streekgemeente geldende regeling kan worden gewijzigd dan wel een streekge meente kan worden opgeheven op verzoek van een of meer kerkenraden van de tot de streek gemeente behorende gemeenten, indien naar het oordeel van het breed moderamen van de classicale vergadering daartoe ge gronde redenen bestaan en een redelijke oplossing is gevonden ten aanzien van de missionai re, diaconale en pastorale arbeid van de betrokken gemeenten en ten aanzien van de predi kant(en) die aan de streekgemeente is (zijn) verbonden.

20 Artikel 17a.

Buitengewone gemeenten

1. Indien een gemeenschap van christenen de generale synode daarom verzoekt en deze ge meenschap instemt met het belijden van de kerk, kan de synode – gehoord de daarvoor in aanmerking komende organen van de kerk – besluiten deze gemeenschap als een buitenge wone gemeente op te nemen in de kerk. 2. In het besluit van de generale synode wordt – nadat daarover overeenstemming is bereikt met de betrokken gemeenschap van christenen – vastgelegd - - van welke classicale vergadering de buitengewone gemeente deel uitmaakt, op welke wijze door de buitengewone gemeente wordt voorzien in taken en verplichtingen zoals die bij of krachtens de ordinanties zijn bepaald, en - welke rechten en verplichtingen predikanten hebben die aan de gemeente verbonden zijn op het moment dat de betrokken gemeenschap wordt opgenomen in de kerk. De generale synode is slechts na overleg met de kerkenraad van een buitengewone gemeente bevoegd een nieuw besluit te nemen met betrekking tot deze gemeente. 3. Een buitengewone gemeente wordt gerekend onder de protestantse gemeenten in de zin van artikel 11 lid 2, en heeft als zodanig rechtspersoonlijkheid als bedoeld in ordinantie 11-5-1. 4. Indien de kerkenraad van een buitengewone gemeente daarom verzoekt, kan de generale synode besluiten deze gemeente vanaf een vast te stellen datum te beschouwen als een nieu we gemeente in de zin van artikel 13, onder overeenkomstige toepassing van het in dat artikel bepaalde.

21 Artikel 18.

Gemeenten in bijzondere missionaire, diaconale en pastorale omstandigheden

1. Het breed moderamen van de classicale vergadering is bevoegd ten behoeve van het werk van een (wijk)gemeente of van een (wijk)gemeente van bijzondere aard, gelegen in een grootstede lijk gebied, die naar het oordeel van de door de generale synode daartoe aangewezen organen van de kerk in bijzondere missionaire, diaconale en pastorale omstandigheden verkeert, in het kader van een op die bijzondere omstandigheden gericht beleid - het regionale college voor de visitatie gehoord - voorzieningen te treffen, als daar zijn: a. het verlenen aan een of meer in overleg met de betrokken gemeente daartoe aangewezen ouderlingen of diakenen van de bevoegdheid om in deze (wijk)gemeente bij ontstentenis van de predikant ambtswerkzaamheden van een predikant te verrichten, waaronder het voorgaan in de kerkdiensten en de bediening van de sacramenten, een en ander onder supervisie van een daartoe aangewezen predikant; b. andere maatregelen die de betrokken organen van de kerk wenselijk dan wel noodzakelijk achten. 2. Het breed moderamen van de classicale vergadering neemt het besluit tot het treffen van voor zieningen op verzoek van de desbetreffende (wijk)gemeente of van leden van de kerk die in een dergelijke bijzondere situatie verkeren. 20 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-17-8, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 21 Aanvulling kerkorde, ordinantie 2-17a, besluit generale synode d.d. 26 april 2013, ingegaan 26 april 2013. 11

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) 3. Het breed moderamen van de classicale vergadering hoort, voordat het een besluit als bedoeld in lid 2 neemt, - de kerkenraad van de betrokken (wijk)gemeente, indien het verzoek niet van hemzelf af - komstig is en de algemene kerkenraad. 4. Het breed moderamen van de classicale vergadering kan ten behoeve van het werk van een (wijk)gemeente, die niet gelegen is in een grootstedelijk gebied als bedoeld in lid 1, maar die naar het oordeel van de door de generale synode daartoe aangewezen organen van de kerk eveneens in bijzondere missionaire, diaconale en pastorale omstandigheden verkeert, met in achtneming van het overigens in dit artikel bepaalde, besluiten tot het treffen van voorzieningen als bedoeld in lid 1. Dit besluit behoeft de goedkeuring van de generale synode, het generale college voor de visita tie gehoord.

22 Artikel 18a.

Missionaire gemeenten

1. Een missionaire gemeente is een (wijk)gemeente in wording die gevormd wordt met het oog op missionaire arbeid en die niet voldoet aan de in artikel 13-4 genoemde voorwaarden voor de vorming van een nieuwe gemeente. 2. De vorming van de missionaire wijkgemeente geschiedt door de (algemene) kerkenraad, de vorming van een missionaire gemeente door het breed moderamen van de classicale vergade ring. Door een (algemene) kerkenraad kan een besluit tot het vormen van een missionaire wijkge meente slechts worden genomen met medewerking en goedvinden van het breed moderamen van de classicale vergadering. Door het breed moderamen van een classicale vergadering kan een besluit tot het vormen van een missionaire gemeente slechts worden genomen nadat de betrokken kerkenraden zijn ge hoord. 3. De leiding van de missionaire gemeente berust bij een commissie die werkt in opdracht van, onder verantwoordelijkheid van en in verantwoording aan de ambtelijke vergadering die het be sluit tot vorming van de missionaire gemeente heeft genomen. 4. De zorg voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden van de missionaire gemeente berust bij de ambtelijke vergadering die het besluit tot vorming van de missionaire gemeente heeft ge nomen, die de verzorging van deze aangelegenheden toevertrouwt aan het college van kerk rentmeesters, respectievelijk aan de financiële commissie van de classicale vergadering. 5. De ambtelijke vergadering die het besluit tot vorming van de missionaire (wijk)gemeente heeft genomen benoemt de leden van de in lid 3 bedoelde commissie en benoemt of verkiest ten minste één ambtsdrager met een bepaalde opdracht die deel uitmaakt van de bedoelde com missie, ten behoeve van de missionaire (wijk)gemeente. 6. Tot opbouw van de missionaire (wijk)gemeente en ten behoeve van haar missionaire arbeid kan - een kerkelijk werker als bedoeld in ord. 3-12 worden benoemd, - - aan een kerkelijk werker een bijzondere opdracht worden verleend als bedoeld in ord. 3-13, een predikant met een bepaalde taak als bedoeld in ord. 3-8-2 worden beroepen of aange - wezen, dan wel een predikant in algemene dienst als bedoeld in ord. 3-22 worden beroepen.

23 7. Indien tot de missionaire (wijk)gemeente een zodanig aantal gemeenteleden behoort dat ze in staat geacht mag worden een kerkenraad te vormen en de in de orde van de kerk aangegeven taken van een (wijk)gemeente te verrichten, kan zij worden omgevormd tot een nieuwe wijk 22 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-18, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 23 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-18a-6, besluit generale synode d.d. 9 november 2012, ingegaan 1 januari 2013. 12

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015) gemeente waarbij artikel 16 van toepassing is, dan wel tot een nieuwe gemeente waarbij artikel 13 van toepassing is.

24 Artikel 19.

Vermogensrechtelijke aspecten van gemeentevorming

1. Alle besluiten tot - vereniging, vorming, samenvoeging of splitsing van gemeenten, - - het vormen van een gemeente met wijkgemeenten; het samenbrengen van gemeenten in een combinatie van gemeenten of in een streekge - - - meente; de vorming van een huisgemeente binnen een streekgemeente de vorming van een missionaire gemeente dan wel het beëindigen van een combinatie of het opheffen van een streekgemeente dan wel van een missionaire gemeente voorzien ook in de regeling van de daaruit voortvloeiende rechtsgevolgen alsmede de gevolgen voor het gemeentelijk leven. Daarbij wordt in ieder geval een regeling getroffen ten aanzien van de positie van de betrokken predikant(en) en kerkelijke medewerkers alsmede van de diacona le en andere vermogensrechtelijke aangelegenheden van de betrokken gemeenten.

2. Het breed moderamen van de classicale vergadering wint, alvorens een besluit te nemen inza ke de regeling als bedoeld in lid 1, het advies in van het regionale college voor de behandeling van beheerszaken of, in daarvoor in aanmerking komende gevallen van de evangelisch lutherse synode en - indien een van de betrokken gemeenten behoort tot een andere classis - van het breed moderamen van de andere betrokken classicale vergadering.

25 3. Indien twee of meer rechtspersoonlijkheid bezittende onderdelen van de kerk op basis van deze ordinantie worden samengevoegd of verenigd in een rechtspersoonlijkheid bezittend on derdeel - niet zijnde een combinatie van gemeenten of een streekgemeente - vervalt de rechts persoonlijkheid van de samengevoegde of verenigde onderdelen, behalve voor zover een daarvan de verkrijgende rechtspersoon is. 4. Het door samenvoeging of vereniging ontstane onderdeel verkrijgt onder algemene titel het vermogen van de andere bij de samenvoeging en vereniging betrokken onderdelen zoals be doeld in artikel 3:80 en artikel 2:309 Burgerlijk Wetboek. 5. Bij de vorming van een nieuw onderdeel van de kerk dat rechtspersoonlijkheid toekomt wordt - mits dat onderdeel eerder onzelfstandig deel uitmaakte van een rechtspersoonlijkheid bezittend onderdeel - krachtens het besluit tot vorming van het zelfstandige onderdeel, een deel van het vermogen van het voor de vorming van het nieuwe onderdeel reeds bestaande onderdeel, overeenkomstig een beschrijving, verkregen door het nieuw gevormde onderdeel op de wijze zoals aangegeven in artikel 2:334a e.v. Burgerlijk Wetboek. 6. Bij generale regeling worden regels gesteld met betrekking tot de procedure die moet worden gevolgd als van de in lid 3 en 5 geboden mogelijkheid gebruik wordt gemaakt. De generale re geling voorziet in ieder geval in publicatie van het voornemen tot fusie of splitsing in een daar toe geëigend medium, in ter inzage legging van de relevante documenten en financiële jaar stukken, in de mogelijkheid van crediteuren om daartegen bezwaar te maken en in de verplich ting om bij de uiteindelijke besluitvorming te verantwoorden in hoeverre die bezwaren zijn on dervangen. 7. De samenvoeging, vereniging of splitsing die op voet van lid 3 of 5 wordt gerealiseerd, ge schiedt bij notariële akte en wordt van kracht met ingang van de dag na die waarop de akte is verleden. Artikel 2:318 Burgerlijk Wetboek is van overeenkomstige toepassing. 24 Aanvulling kerkorde, ordinantie 2-18a, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 25 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-19-1 en 2, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 13

ORDINANTIE 2 (versie maart 2015)

IV. KERKELIJKE INDELING

Artikel 20.

Indeling in classes en regionale verbanden

1. De gemeenten worden door de kleine synode samengebracht in classes en de classes inge deeld in reg io’s.

26 2. Wijzigingen in de kerkelijke indeling worden niet aangebracht dan op verzoek van of na overleg met de kerkenraden van de betrokken gemeenten, de brede moderamina van de betrokken classicale vergaderingen en - in daarvoor in aanmerking komende gevallen - de synodale commissie van de evangelisch-lutherse synode. 26 Wijziging kerkorde, ordinantie 2-20-1, besluit generale synode d.d. 23 september 2011, ingegaan 1 januari 2013. 14

Generale regeling voor het inrichten en bijhouden van de registers van gemeente en kerk

als bedoeld in ordinantie 2-6-3

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015)

Inhoudsopgave I. DE REGISTERS VAN GEMEENTE EN KERK

Artikel 1. Artikel 2. Artikel 3. Begripsomschrijvingen Doel van de registratie De verplichtingen van de verantwoordelijke voor de registers

II. DE REGISTERS VAN DE GEMEENTE

Artikel 4. Artikel 5. Artikel 6. Artikel 7. Artikel 8. Artikel 9. Artikel 10. Artikel 11. Het register van gemeenteleden Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente De ten behoeve van de wijkgemeenten bij te houden registers De te registreren c.q. geregistreerde gegevens De wijze van registratie Beëindiging van de registratie Rechten van de geregistreerde Verstrekking van gegevens

III. DE LANDELIJKE LEDENREGISTRATIE

Artikel 12. Artikel 13. Artikel 14. De landelijke ledenregistratie Uitwisseling gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke ledenregistratie De uitvoering van de landelijke ledenregistratie

IV. HET REGISTER VAN EVANGELISCH-LUTHERSE LEDEN

Artikel 15. Het register van evangelisch-lutherse leden

V. SLOTBEPALING

Artikel 16. Aanduiding

Overgangsbepalingen

2

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015)

I. DE REGISTERS VAN GEMEENTE EN KERK

Artikel 1.

Begripsomschrijvingen

1. In deze regeling wordt verstaan onder a. registratie: het verrichten van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaron der het bijeenbrengen van gegevens, het inrichten en onderhouden van bestanden alsme de het gebruiken van de gegevens van degenen van wie gegevens geregistreerd zijn; b. verantwoordelijke: de ambtelijke vergadering die een of meer registers met persoonsgege vens doet inrichten en bijhouden; c. bewerker: het kerkelijk lichaam, de daartoe aangewezen persoon dan wel kerkelijke instel ling of stichting die - onder verantwoordelijkheid en ten behoeve van de ambtelijke vergade ring als bedoeld onder b - zorgdraagt voor de verwerking van persoonsgegevens; d. betrokkene of geregistreerde: degene van wie persoonsgegevens worden c.q. zijn opge nomen in een register. Artikel 2.

Doel van de registratie

1. Het doel van de registratie is het kunnen beschikken over persoonsgegevens ten behoeve van het functioneren van het kerkelijk leven en werken in de ruimste zin van het woord. 2. Ten behoeve van het leven en werken van de gemeente wordt door of vanwege de kerkenraad ingericht en bijgehouden: a. het register van de gemeente, dat bestaat uit het register van gemeenteleden, waarin naast de doopleden en belijdende leden van de gemeente ook de gastleden van de gemeente zijn ingeschreven en het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente, b. alsmede in een gemeente met wijkgemeenten de - ten behoeve van de wijkgemeenten bij te houden - registers van de wijkgemeenten, die elk bestaan uit het register van de leden van de wijkgemeente, waarin naast de doopleden en belij dende leden van de wijkgemeente ook de gastleden van de wijkgemeente zijn inge schreven en het register van de niet-gedoopte kinderen van de leden van de wijkgemeente en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de desbetreffende wijkgemeente. 3. Ten behoeve van de continuïteit van de registratie van de leden van de gemeenten en dege nen die met de gemeenten verbonden zijn als bedoeld in ordinantie 2-4, en van de onderlinge uitwisselbaarheid van de verzamelde gegevens alsmede ten behoeve van - de verzorging van de kerkelijke statistiek inzake de ontwikkeling van het ledenbestand, - - de verzorging van de kerkelijke statistiek over de geldwerving, het verstrekken van basisgegevens i.c. de ledentallen van de gemeenten, voor de vaststel - - ling van quota en subsidies, het verstrekken van algemene statistische gegevens voor de kerkvisitatie, het verrichten van (wetenschappelijk) onderzoek betreffende het leven en werken van de kerk, - het actueel houden van de persoonsgegevens, die door de dienstenorganisatie uit anderen hoofde dan de ledenregistratie worden verwerkt, voor zover deze persoonsgegevens leden van de kerk, of hen die verbonden zijn met een gemeente van de kerk, als bedoeld in ordi nantie 2 artikel 4, betreffen, en ten behoeve van de tenuitvoerlegging van andere bij of krachtens ordinantie voorgeschre ven werkzaamheden van gemeentelijke respectievelijk bovenplaatselijke kerkelijke organen doet de generale synode een registratie onderhouden van de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland en van degenen die met deze gemeenten verbonden zijn. 3

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) Van de gegevens van de landelijke ledenregistratie wordt ten behoeve van de tenuitvoerleg ging van bij of krachtens ordinantie voorgeschreven werkzaamheden geen gebruik gemaakt dan nadat de kerkenraden van de desbetreffende gemeenten daarvan op de hoogte zijn ge steld en daartegen geen bezwaar hebben gemaakt.

1 4. Ten behoeve van het leven en werken van de evangelisch-lutherse gemeenten tezamen en het bewaren en aan de gehele kerk dienstbaar maken van de lutherse traditie alsmede ten behoe ve van de verkiezing van de leden van de evangelisch-lutherse synode doet deze synode een registratie onderhouden van de evangelisch-lutherse leden van de kerk. Artikel 3.

De verplichtingen van de verantwoordelijke voor de registers

1. De (algemene) kerkenraad is de verantwoordelijke voor - het register van de gemeente als bedoeld in artikel 2-2 sub a alsmede - in gemeenten met wijkgemeenten - voor - de registers van de wijkgemeenten als bedoeld in artikel 2-2 sub b. 2. De generale synode is de verantwoordelijke voor het register van de leden van alle gemeenten van de kerk, i.c. van de landelijke ledenregistratie. 3. De evangelisch-lutherse synode is de verantwoordelijke voor het register van de evangelisch lutherse leden van de kerk. 4. De ambtelijke vergaderingen die ten aanzien van de onderscheiden registers als verantwoor delijke optreden, doen - teneinde de noodzakelijke zorgvuldigheid inzake bescherming van de betrokkenen tegen een onjuist gebruik van hun in de registers voorkomende persoonsgege vens in acht te nemen - de registratie slechts verrichten door daartoe aangewezen personen, organen van gemeente en kerk of kerkelijke instellingen of stichtingen

,

die als bewerkers in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens fungeren. 5. Toegang tot de registers hebben uitsluitend zij die ter uitoefening van hun taak daartoe toe stemming hebben verkregen van de verantwoordelijke voor de desbetreffende registers. 6. De ambtelijke vergaderingen die ten aanzien van de onderscheiden registers als verantwoor delijke optreden, dragen er zorg voor dat organisatorische en technische maatregelen worden getroffen ter bescherming van de gegevens tegen a. kwaadwilligheid, onachtzaamheid en verkeerd gebruik door de personen die met de bewa ring of verwerking zijn belast; b. verlies of beschadiging, onder meer door brand of water; c. verlies, beschadiging of ongeoorloofde kennisneming door derden. Tevens worden voorzieningen getroffen die waarborgen dat bij verlies of beschadiging van ge gevens herstel kan plaatsvinden. 7. Verwerking van de persoonsgegevens, onder meer door koppeling van de registratie of een deel daarvan met enige andere gegevensverzameling, voor een doel dat niet verenigbaar is met het doel van de registratie als bedoeld in artikel 2 van deze generale regeling is niet toege staan.

II. DE REGISTERS VAN DE GEMEENTE

Artikel 4.

Het register van gemeenteleden

1. In het register van gemeenteleden worden opgenomen zij die binnen het grondgebied van de gemeente hun vaste woonplaats hebben en over eenkomstig het bepaalde in ordinantie 2-2 als dooplid dan wel als belijdend lid tot de ge meente behoren, een en ander voor zover zij niet - met toepassing van ordinantie 2-5-3 - zijn ingeschreven in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente alsmede 1 Wijziging generale regeling ledenregistratie, artikel 2-3, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 december 2010.

4

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) - de leden van de kerk die met toepassing van ordinantie 2-5-3 in het register van de ge meente zijn ingeschreven. 2. In het register van gemeenteleden worden - met inachtneming van het bepaalde in de Genera le regeling gastlidmaatschap - tevens de gastleden opgenomen. Artikel 5.

Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente

1. In een - bij het register van de gemeenteleden behorend - register worden opgenomen - de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden, een en ander met inachtneming van het - bepaalde in ordinantie 2-5-3 sub a, en degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente. 2. De in lid 1 bedoelde registratie blijft achterwege als tegen deze registratie van de zijde van betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers bezwaar wordt gemaakt. Artikel 6.

De ten behoeve van de wijkgemeenten bij te houden registers

1. In gemeenten met wijkgemeenten worden - naast het register van gemeenteleden en het regis ter van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van ver bondenheid met de gemeente - ten behoeve van elk van de wijkgemeenten bijgehouden: - een register van leden van de wijkgemeente en - een register van de niet-gedoopte kinderen van de leden van de wijkgemeente en van de genen die blijk geven van verbondenheid met de desbetreffende wijkgemeente. 2. In het register van leden van de wijkgemeente worden opgenomen - zij die binnen het grondgebied van de wijkgemeente hun vaste woonplaats hebben en overeenkomstig het bepaalde in ordinantie 2-2 als dooplid dan wel als belijdend lid tot de wijkgemeente behoren, - een en ander voor zover zij niet - met toepassing van ordinantie 2-5-3 dan wel ordinantie 2 16-9 - zijn ingeschreven in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente respectievelijk een andere tot de gemeente behorende wijkgemeente alsmede de leden van de kerk die met toepassing van ordinantie 2-5-3 dan wel ordinantie 2-16-9 - in het register van de wijkgemeente worden ingeschreven. In het register van leden van de wijkgemeente worden - met inachtneming van het bepaalde in de Generale regeling gastlidmaatschap - de gastleden opgenomen. 3. In het register van leden van een wijkgemeente van bijzondere aard worden opgenomen zij die op grond van het bepaalde in ordinantie 2-2 als dooplid of belijdend lid dan wel op grond van het bepaalde in ordinantie 2-3 als gastlid tot de gemeente behoren, aan de algemene kerken raad schriftelijk verklaard hebben tot deze wijkgemeente te willen behoren, waarbij het bepaal de in ordinantie 2-16-9 sub c van overeenkomstige toepassing is. 4. In een bij het register van leden van de wijkgemeente behorend register worden opgenomen - de niet-gedoopte kinderen van leden van de wijkgemeente, een en ander met inachtneming - van ordinantie 2-5-3 sub a dan wel ordinantie 2-16-9 sub d, en degenen die blijk geven van verbondenheid met de wijkgemeente, tenzij tegen deze registratie van de zijde van betrokkenen of hun wettelijke vertegenwoordigers bezwaar wordt gemaakt. Artikel 7.

De te registreren c.q. geregistreerde gegevens

1. In de registers van de gemeente worden opgenomen: - alle in dit artikel aangegeven burgerlijke gegevens, alsmede - alle kerkelijke gegevens, voor zover daarmee de in ordinantie 4-2 voorgeschreven geheim houding niet wordt geschonden. 2. Het register van gemeenteleden bevat in ieder geval - voor zover deze bekend en van toepas sing zijn - over de gemeenteleden de volgende burgerlijke gegevens: a. naam en voornamen c.q. voorletters; 5

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) b. straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en datum van vestiging op het woonadres; c. geboortedatum en -plaats; d. geslacht; e. burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang van de huidige burgerlijke staat; alsmede de volgende kerkelijke gegevens: f. doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd be diend; g. belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd ge daan; h. kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerk gemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden; i. kerkelijke zegening van een andere levensverbintenis, met vermelding van de datum als mede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de zegening heeft plaatsgevonden, wanneer een kerkenraad besloten heeft van de in ordinantie 5-4 geboden mogelijkheid gebruik te maken; j. datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap; k. gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente: datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente, datum van overlijden, datum van vertrek naar het buitenland, datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap, datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk, datum waarop de gemeenschap van betrokkene met gemeente en kerk geacht wordt verbroken te zijn; l. datum van herstel van de gemeenschap met gemeente en kerk als bedoeld in ordinantie 9 5-6 dan wel ordinantie 10-9-9. 3. Aan de in het vorige lid bedoelde gegevens van de leden van de gemeente worden toege voegd: a. gegevens over de samenstelling van het gezin, gezinsverband of andere samen levingsvorm, met vermelding van de gegevens betreffende de burgerlijke staat en b. gegevens ten aanzien van de leden van het gezin, gezinsverband of ander samenlevings verband die geen lid zijn van de kerk, met vermelding - indien van toepassing - van de kerkgemeenschap waartoe deze behoren, een en ander tenzij van de zijde van betrokkenen daartegen bezwaar wordt gemaakt. 4. Het register van de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente bevat, voor zover deze bekend zijn, de volgende gege vens: a. de burgerlijke gegevens van betrokkenen als vermeld in lid 2 sub a tot en met e van dit arti kel, b. de aard van de band met de gemeente

,

op grond waarvan de registratie heeft plaatsge vonden en ten aanzien van degenen die blijk geven van verbondenheid met de gemeente, een en an der voor zover van toepassing, tevens c. de kerkelijke gegevens als vermeld in lid 2 sub f tot en met k. 5. Het ten behoeve van een wijkgemeente bij te houden register van de leden van de wijkge meente bevat de gegevens als bedoeld in lid 2 en 3 van dit artikel van degenen die in dit regis ter zijn opgenomen. 6. Het ten behoeve van een wijkgemeente bij te houden register van de niet-gedoopte kinderen van de leden van de wijkgemeente en van degenen die blijk geven van verbondenheid met de 6

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) wijkgemeente bevat de gegevens als bedoeld in lid 4 van dit artikel van degenen die in dit re gister zijn opgenomen. Artikel 8.

De wijze van registratie

1. Het inrichten en bijhouden van de registers vindt plaats met inachtneming van de door of van wege de generale synode gegeven richtlijnen. 2. Gegevens worden in de registers van de gemeenten slechts geregistreerd als deze verstrekt zijn: - uit de landelijke ledenregistratie, - - 3. De (algemene) kerkenraad doet de registers van de gemeente als bedoeld in artikel 4, 5 en 6 van de regeling bijhouden door het college van kerkrentmeesters, met dien verstande - door de betrokken (wijk)gemeenten, of door betrokkene zelf. dat dit college bevoegd is de verwerking van de gegevens in de registratie op te dragen aan daartoe door dit college aangewezen kerkelijke functionarissen en - dat - in een gemeente met wijkgemeenten - de verwerking van de gegevens van de ten be hoeve van de wijkgemeenten bijgehouden registers plaatsvindt in samenwerking met de desbetreffende wijkkerkenraad. 4. Het college van kerkrentmeesters beslist - in overleg met de (algemene) kerkenraad - of de registratie plaatselijk handmatig dan wel geautomatiseerd plaats heeft. 5. Automatisering van de plaatselijke registratie vindt slechts plaats met gebruikmaking van appa ratuur en programmatuur, die voldoet aan de door of vanwege de generale synode uit het oog punt van uniformiteit en uitwisselbaarheid van gegevens te stellen eisen. Artikel 9.

Beëindiging van de registratie

1. De gegevens van degenen die niet meer voldoen aan de criteria op grond waarvan de registra tie heeft plaatsgevonden worden zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk twee jaar nadat de desbe treffende melding is ontvangen, uit de registers van de gemeente als bedoeld in artikel 4, 5 en 6, verwijderd. 2. Indien iemand die als lid is ingeschreven in het register van een gemeente tegenover de ker kenraad of één van zijn leden uitdrukkelijk verklaart, dat betrokkene zichzelf wil onttrekken aan de gemeenschap van de kerk respectievelijk zich daaraan reeds heeft onttrokken respectieve lijk niet tot de gemeenschap van de kerk behoort, maar niet bereid is een schriftelijke verklaring daaromtrent af te geven, kan de kerkenraad in het uiterste geval het besluit nemen tot beëindi ging van de registratie als bedoeld in ordinantie 2-7. Betrokkene wordt vanwege de generale synode in kennis gesteld van dit besluit en wordt in de gelegenheid gesteld kenbaar te maken dat dit besluit ongedaan moet worden gemaakt. Maakt betrokkene dit kenbaar, dan blijft deze behoren tot de gemeente - en daarmee tot de kerk - en wordt de registratie gehandhaafd. 3. De beëindiging van de registratie in de registers van de gemeente laat onverlet de registratie van de feitelijke gegevens die zijn opgenomen in de doopboeken, belijdenisboeken en trouw boeken. Artikel 10.

Rechten van de geregistreerde

1. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op inzage van alle gegevens die omtrent betrokkene in de registers van de (wijk)gemeente zijn geregistreerd. Een verzoek om inzage van de geregistreerde gegevens dient door de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger ingediend te worden bij de kerkenraad, die de verantwoordelijke is voor het desbetreffende register. Deze kerkenraad dient ervoor zorg te dragen dat aan het verzoek om inzage binnen een maand na ontvangst van het verzoek is voldaan. De wijze van inzage kan bij plaatselijke regeling nader worden geregeld. 7

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) 2. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op correctie van onjuistheden in de geregistreerde gegevens. Een verzoek om correctie van de geregistreerde gegevens dient door de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger - schriftelijk en gemotiveerd - ingediend te worden bij de kerkenraad, die de verantwoordelijke is voor het desbetreffende register. Deze kerkenraad dient ervoor zorg te dragen dat binnen een periode van drie maanden aan het verzoek om correctie gevolg wordt gegeven dan wel indien er reden is de gevraagde correctie niet of slechts ten dele aan te brengen, aan de gene die het verzoek heeft gedaan schriftelijk en gemotiveerd daaromtrent mededeling wordt gedaan. 3. Iedere geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger heeft recht op kennisneming van verstrekking van gegevens die omtrent betrokkene zijn geregistreerd, aan (interkerkelijke) instellingen die als zodanig niet behoren tot of deel uitmaken van de kerk, maar - op verzoek van dan wel met medewerking van kerkelijke lichamen - werkzaamheden verrichten binnen het kader van het doel van de registratie als omschreven in artikel 2. De verantwoordelijke voor het desbetreffende register dient ervoor zorg te dragen dat op een verzoek om informatie over verstrekking van gegevens aan derden binnen een maand na ont vangst van het verzoek daaromtrent mededeling wordt gedaan. Artikel 11.

Verstrekking van gegevens

1. Van de gegevens van de registers kan uitsluitend gebruik gemaakt worden overeenkomstig het - in artikel 2 omschreven - doel van de registratie. 2. Van de gegevens van de registers van de gemeente wordt geen gebruik gemaakt dan met voorafgaande toestemming van de verantwoordelijke voor het desbetreffende register. 3. Verstrekking van gegevens aan (interkerkelijke) instellingen als bedoeld in artikel 10-3, kan alleen plaatsvinden onder de voorwaarde dat van deze gegevens geen ander gebruik wordt gemaakt dan voor de werkzaamheden, waarvoor de gegevens zijn verstrekt. 4. Verstrekking van de gegevens van de registers van de gemeente aan derden, anders dan de in artikel 10-3 bedoelde (interkerkelijke) instellingen, is niet toegestaan dan met toestemming van de geregistreerde dan wel diens wettelijke vertegenwoordiger.

III. DE LANDELIJKE LEDENREGISTRATIE

Artikel 12.

De landelijke ledenregistratie

1. De landelijke ledenregistratie bevat persoonsgegevens en gegevens van de (wijk)gemeenten en de kerkelijke indeling. 2. In de landelijke ledenregistratie worden opgenomen de gegevens van - de leden van alle gemeenten van de Protestantse Kerk in Nederland, - degenen die als gastlid in het register van een gemeente zijn ingeschreven alsmede - de niet-gedoopte kinderen van gemeenteleden en degenen die blijk geven van verbonden heid met een gemeente, voorzover deze zijn opgenomen in de desbetreffende registers van de gemeenten. 3. In de landelijke ledenregistratie worden - als persoonsgegevens - opgenomen de burgerlijke en kerkelijke gegevens als vermeld in artikel 7. 4. In de landelijke ledenregistratie worden de volgende gegevens van de (wijk)gemeenten en de kerkelijke indeling opgenomen: a. naam (plaatsnaam of combinatie van plaatsnamen, met eventuele toevoeging voor de (wijk)gemeenten van bijzondere aard); b. soort (protestants, hervormd, gereformeerd of evangelisch-luthers); c. aard (gemeente al dan niet met wijkgemeenten, streekgemeente c.q. huisgemeente, (wijk)gemeente van bijzondere aard, e.a.); 8

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) d. adres voor correspondentie met de betreffende (wijk)gemeente; e. de postcodegebieden die de omvang en de grenzen van de (wijk)gemeente bepalen; f. indeling bij classis en - voor zover van toepassing - ringverband; g. administratienummers van de gemeente; h. SILA-nummer. 5. Gegevens worden in de landelijke ledenregistratie slechts geregistreerd als deze verstrekt zijn: - uit de overheidsadministratie in het kader van de Wet gemeentelijke basisadministratie per soonsgegevens, - door de betrokken (wijk)gemeenten en voor zover het gegevens van de gemeenten en de kerkelijke indeling betreft, als deze af komstig zijn: - van het breed moderamen van de betrokken classicale vergadering dan wel - van de kleine synode. 6. In de landelijke ledenregistratie kunnen worden opgenomen de gegevens a. van de leden van geassocieerde kerken en gemeenten als bedoeld in ordinantie 14-5 en b. van leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken en zich niet kunnen aansluiten bij een kerk waarmee de Protestantse Kerk in Nederland een samenwerking als bedoeld in ordinantie 14-3 dan wel een bijzondere betrekking als bedoeld in ordinantie 14-4 onder houdt, indien deze leden daartoe een verzoek richten tot de kleine synode. De gegevens van leden van de kerk die naar het buitenland vertrekken kunnen - vanuit de lan delijke ledenregistratie - worden toegezonden aan een door of vanwege de generale synode aangewezen instantie in het land van vestiging. 7. De beëindiging van de registratie in de registers van de gemeenten als bedoeld in artikel 9 laat onverlet dat de desbetreffende gegevens - gedurende een door of vanwege de generale syno de vastgestelde periode - worden bewaard in een electronisch-historisch archief in de landelij ke ledenregistratie. 8. De bepalingen in deze generale regeling zijn - voorzover niet uitsluitend van toepassing op de registers van de gemeenten en de taak van de kerkenraad die de verantwoordelijke is voor de ze registers - van overeenkomstige toepassing op de landelijke ledenregistratie, met dien verstande dat betrokkenen - voor wat betreft de uitoefening van de in artikel 10 ge noemde rechten - zich altijd eerst tot de desbetreffende kerkenraad dienen te wenden. Artikel 13.

Uitwisseling gegevens van de registers van gemeenten en van de landelijke ledenregistratie

1. De gemeenten zijn gehouden om geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, alle muta ties die haar ter kennis komen, op de gegevens die in de registers van de gemeenten zijn op genomen, ten behoeve van de landelijke ledenregistratie aan de generale synode ter beschik king te stellen, zulks met inachtneming van de door de generale synode gegeven richtlijnen. 2. De gemeenten ontvangen geregeld, maar in ieder geval eenmaal per maand, een opgave van de mutaties, die in de landelijke ledenregistratie zijn aangebracht en gegevens betreffen die in de registers van de desbetreffende gemeenten zijn opgenomen. 3. De gemeenten kunnen - naast de in het vorige lid bedoelde maandelijks te ontvangen mutaties - op verzoek gebruik maken van de dienstverlening van de landelijke ledenregistratie voor het opzetten en onderhouden van plaatselijke registers dan wel ten behoeve van het gebruik van de gegevens van deze registers. 4. Indien de dienstverlening als bedoeld in lid 3 een continu karakter heeft, wordt daartoe tussen de desbetreffende gemeente en de bewerker van de landelijke ledenregistratie als bedoeld in artikel 14, een overeenkomst opgesteld. 5. De in lid 3 bedoelde dienstverlening vindt plaats voor rekening van de desbetreffende ge meente, tegen tarieven die de kosten van deze dienstverlening dekken, welke tarieven jaarlijks door of vanwege de generale synode worden vastgesteld. 9

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015) Artikel 14.

De uitvoering van de landelijke ledenregistratie

1. De generale synode doet de landelijke ledenregistratie onderhouden door een daartoe aange wezen en afgezonderde afdeling van de dienstenorganisatie van de kerk, die te dien aanzien zelfstandig fungeert en verantwoordelijk is voor een juiste uitvoering en die als bewerker in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens fungeert. 2. De dienstenorganisatie draagt zorg voor het ter beschikking stellen van de benodigde gege vens aan het koppelcentrum van de Stichting Interkerkelijke Ledenadministratie en ontvangt een opgave van de in het koppelcentrum van deze stichting betreffende de Protestantse Kerk in Nederland en haar gemeenten aangebrachte mutaties. 3. De in lid 1 genoemde afdeling van de dienstenorganisatie is verantwoordelijk voor de bedie ning, de controle op de goede werking en het onderhoud van de programmatuur en van de ap paraten, die deze onder zich heeft en waarmee de landelijke ledenregistratie plaatsvindt.

2

IV. HET REGISTER VAN EVANGELISCH-LUTHERSE LEDEN

Artikel 15.

Het register van evangelisch-lutherse leden

1. In het register van de evangelisch-lutherse leden van de kerk worden opgenomen de burgerlij ke en kerkelijke gegevens als bedoeld in artikel 7 van deze generale regeling - van hen die als dooplid of belijdend lid zijn ingeschreven in het register van een evange lisch-lutherse gemeente en - van hen die als dooplid of belijdend lid in het register van een andere tot de kerk behorende gemeente zijn ingeschreven en - op een daartoe strekkend verzoek - zijn ingeschreven door de evangelisch-lutherse synode, een en ander met vermelding van de gegevens van de betrokken gemeenten. 2. Gegevens worden in het register van evangelisch-lutherse leden slechts geregistreerd als deze verstrekt zijn: - - uit de landelijke ledenregistratie, door de betrokken (wijk)gemeenten of - door betrokkene zelf, en - indien het betreft een dooplid of belijdend lid dat ingeschreven is in een andere dan een evangelisch-lutherse gemeente van de kerk - op een daartoe strekkend besluit van de evange lisch-lutherse synode. 3. De evangelisch-lutherse synode doet het register van evangelisch-lutherse leden onderhouden door de in artikel 14 lid 1 genoemde afdeling van de dienstenorganisatie van de kerk.

3 4. Het in artikel 10 bepaalde met betrekking tot de rechten van de geregistreerde is - voorzover niet uitsluitend van toepassing op de registers van de gemeenten en de taak van de kerken raad die de verantwoordelijke is voor deze registers - van overeenkomstige toepassing op het register van evangelisch-lutherse leden.

V. SLOTBEPALING

Artikel 16.

Aanduiding

1. Deze generale regeling wordt aangehaald als Generale regeling ledenregistratie. 2 Wijziging generale regeling ledenregistratie, artikel 14, besluit generale synode d.d. 12 november 2010, ingegaan 1 de cember 2010.

3 Wijziging generale regeling ledenregistratie, artikel 15-3, besluit generale synode d.d. 22 april 2010, ingegaan 1 mei 2010.

10

Generale regeling ledenregistratie (versie maart 2015)

Overgangsbepalingen

1. Indien op 1 mei 2004 voor de plaatselijke registratie (nog) gebruik gemaakt wordt van appara tuur die niet voldoet aan de gestelde eisen als bedoeld in artikel 8-5, wordt in overleg met de instantie die namens de generale synode de landelijke ledenregistratie verzorgt, bepaald op welke wijze de gegevens worden uitgewisseld, zolang de apparatuur die op 1 mei 2004 in ge bruik is, nog niet is vervangen. 2. De landelijke ledenregistratie als bedoeld in ordinantie 2-9 wordt met ingang van 1 mei 2004 namens de generale synode verzorgd door de ‘Stichting Mechanische Registratie en Admi nistratie ten dienste va n de Nederlandse Hervormde Kerk’, met dien verstande dat - deze stichting met ingang van die datum een protestantse stichting als bedoeld in artikel 1 1 van de Generale regeling stichtingen is en - de statuten van de stichting voor 1 januari 2005 in overeenstemming dienen te zijn ge bracht met het bepaalde in genoemde generale regeling. 3. De landelijke ledenregistratie als bedoeld in ordinantie 2-9 wordt met ingang van een nader in overleg tussen het bestuur van de dienstenorganisatie en het moderamen van de generale sy node te bepalen datum namens de generale synode verzorgd door de dienstenorganisatie van de kerk. Tot deze datum worden de in artikel 14 en artikel 15 lid 3 genoemde taken uitgevoerd door de in overgangsbepaling 2 genoemde stichting.

4 4 Aanvulling generale regeling ledenregistratie, overgangsbepaling 3, besluit generale synode d.d. 22 april 2010, ingegaan 1 mei 2010 11

Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding LA LRP

Lijst met afkortingen

BA

bijdragenadministratie

BA

bijdragenadministrateur

DO

dienstenorganisatie

GBA

Gemeentelijke Basis Administratie

IO

institutionele ondersteuning

LA

ledenadministratie

LA

ledenadministrateur

LB

lokaal beheerder

PE

pastorale eenheid

PW

pastoraal medewerker

SILA

Stichting Interkerkelijke Leden Administratie

WBP

Wet Bescherming Persoonsgegevens 4. Bijlagen ver. 3.2, januari 2017 213

Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding LA LRP Lijst van figuren

Lijst van figuren

1 2

3

4

5

6

7 8 9

10 11 12

13 14

15 16

17 18

19

20 21

22 23

24

25

26

27

28

29

30

31 32

33

34 35

36

37

38 39

40

41

42

43

44 45 46

47

48 49

50

Loginvenster

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Autheticatiesleutel

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Sleutel synchroniseren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Overzicht openstaande meldingen

Melding bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Schematische weergave proces inschrijven van een lid

. . . . . . . 25

Gemeenteoverzicht

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Wijkgemeentedossier - geregistreerden

. . . . . . . . . . . . . . . . 26

Nieuwe inschrijving

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Inschrijven lid - persoonsgegevens Inschrijven lid - overkomst

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Doop - selecteer kerkelijke gezindte

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Doop - doopgegevens

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Doop - selecteer wijkgemeente

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Doop - selecteer kerkelijke gezindte

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Belijdenis - belijdenisgegevens

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Belijdenis - selecteer wijkgemeente

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Belijdenis - selecteer kerkelijke gezindte

. . . . . . . . . . . . . . . . 30

Inschrijven lid - selecteer sectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Inschrijven lid - mogelijke pastorale eenheden

. . . . . . . . . . . . 32

Inschrijven lid - overeenkomende geregistreerde(n)

. . . . . . . . . 32

Inschrijven lid - waarschuwing ongewenste dubbele registratie Inschrijven lid - opnemen als

. . . 33 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Inschrijven lid - verzoek tot overschrijven

. . . . . . . . . . . . . . . 34

Inschrijven gastlid - persoonsgegevens

. . . . . . . . . . . . . . . . 35

Inschrijven gastlid - doop - selecteer kerkelijke gezindte

. . . . . . . 36

Inschrijven gastlid - doop - selecteer wijkgemeente

. . . . . . . . . 37

Inschrijven ongedoopt kind - selecteer partner of ouder

Inschrijven ongedoopt kind - persoonsgegevens

. . . . . . . 39 . . . . . . . . . . . 40

Inschrijven ongedoopt kind - selecteer sectie

. . . . . . . . . . . . . 41

Inschrijven blijkgever - persoonsgegevens

. . . . . . . . . . . . . . . 43

Inschrijven blijkgever - selecteer sectie

. . . . . . . . . . . . . . . . 43

Inschrijven blijkgever - mogelijke pastorale eenheden

. . . . . . . . 44

Inschrijven meegeregistreerde - selecteer partner of ouder

. . . . . 46

Inschrijven meegeregistreerde - persoonsgegevens

Inschrijven meegeregistreerde - selecteer sectie

. . . . . . . . . 46 . . . . . . . . . . . 47

Schematisch overzicht relaties met wijkgemeente

. . . . . . . . . . 49

Gemeenteoverzicht

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Wijkgemeentedossier - geregistreerden

. . . . . . . . . . . . . . . . 50

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 51

Kerkelijke gegevens - wijzig relatie tot (wijk)gemeente

Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens

. . . . . . . 52 . . . . . . . . . . . . . 53

Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 55

Geregistreerdedossier - wijzig burgerlijke staat Wijzig burgerlijke staat - registreer huwelijk

. . . . . . . . . . . . 56 . . . . . . . . . . . . . . 56

Registreer huwelijk - selecteer persoon

. . . . . . . . . . . . . . . . 56

Registreer huwelijk - zoek partner binnen Kerkelijk register

Kerkelijke inzegening - selecteer wijkgemeente

. . . . . 57 . . . . . . . . . . . . 58

Kerkelijke inzegening - selecteer kerkelijke gezindte

. . . . . . . . . 58

Geregistreerdedossier - geschiedenis

. . . . . . . . . . . . . . . . . 59 ver. 3.2, januari 2017 215

Lijst van figuren Handleiding LA LRP

51

52 53

54 55

56

57 58

59 60

61

62 63

64 65

66 67

68

69 70 71

72

73

Registratie huwelijk - wijzig burgerlijke staat

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 60 . . . . . . . . . . . . . 61

Wijzig kerkelijke staat - doop

Registreer doop

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

Doop registreren - selecteer wijkgemeente

. . . . . . . . . . . . . . 62

Doop registreren - selecteer kerkelijke gezindte

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

. . . . . . . . . . . 63 . . . . . . . . . . . . . 64

Belijdenis - wijzig kerkelijke staat

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Belijdenis - registreer belijdenis

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Belijdenis registreren - selecteer wijkgemeente

. . . . . . . . . . . . 65

Belijdenis registreren - selecteer kerkelijke gezindte

. . . . . . . . . 66

Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 68

Geregistreerdedossier - wijzig burgerlijke gegevens

. . . . . . . . . 68

Registreer echtscheiding

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Registreer echtscheiding - selecteer personen voor nieuwe PE

Registreer echtscheiding - melding nieuwe PE

. . . 69 . . . . . . . . . . . . 70

Registratie echtscheiding ongedaan maken - wijzig burgerlijke staat

70

Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 71

Geregistreerdedossier - wijzig burgerlijke staat

. . . . . . . . . . . . 72

Wijzig burgerlijk staat - registreer overlijden

. . . . . . . . . . . . . 72

Registreren overlijden - pastorale eenheid

Wijzig burgerlijk staat - ongedaan maken

. . . . . . . . . . . . . . 72 . . . . . . . . . . . . . . . 73

Geregistreerdedossier - burgerlijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 74

74

75

76

77

78

79

80

81 82

83

84

85

86

Verhuizen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Verhuizing buiten wijkgemeentegebied

. . . . . . . . . . . . . . . . 76

Verhuizen - buitenland

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Overschrijven - kerkelijk register

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Kerkelijk register - verzoek tot overschrijven

. . . . . . . . . . . . . 80

Kerkelijk register - maak blijkgever van verbondenheid

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

. . . . . . . 81 . . . . . . . . . . . . . 82

Kerkelijke gegevens - verzoek tot overschrijven Overschrijving - selecteer gemeente

. . . . . . . . . . . 83 . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Lopende overschrijvingen - verzonden verzoeken

. . . . . . . . . . 84

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 85

Kerkelijke gegevens - verzoek tot overschrijven

. . . . . . . . . . . 86

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens

. . . . . . . . . . . . . 87

87

88

89 90

91 92

93

94 95

96 97

98

Overschrijving - wijzig sectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken

Lopende overschrijvingen - verzoek tot overschrijven Overschrijving - selecteer sectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Lopende overschrijvingen - ontvangen verzoeken Lopende overschrijvingen - verzoek tot overschrijven

Verzoek tot overschrijven - afwijzing verzoek tot overschrijving

Geregistreerdedossier - kerkelijke gegevens Uitschrijven lid - wijzig inschrijfstatus

Uitschrijving met schriftelijke verklaring

. . . . . . . . . . 89 . . . . . . . . 90 . . . . . . . . . . 91 . . . . . . . . 91 . . . 92 . . . . . . . . . . . . . 94 . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Uitschrijving zonder schriftelijke verklaring

Wijzig inschrijfstatus - uitschrijven niet-lid

. . . . . . . . . . . . . . 95 . . . . . . . . . . . . . . . . 95 . . . . . . . . . . . . . . . 96

99 Uitschrijven niet-lid

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

100 Pastorale eenheden overzicht

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

101 Pastorale eenheid inzien/bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99 216 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP Lijst van figuren

102 Pastorale eenheid - geregistreerden binnen PE 103 Pastorale eenheid - relatie toevoegen

. . . . . . . . . . . . 101 . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

104 Relatie toevoegen - selecteer geregistreerde

105 Pastorale eenheid - bewerk relatie

. . . . . . . . . . . . . 102 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

106 Geregistreerdedossier - pastorale eenheid

. . . . . . . . . . . . . . 104

107 Nieuwe PE aanmaken - zoek bestaande PE - mogelijke PE’s

108 Pastorale eenheid

. . . . . 104 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

109 Wijkgemeentedossier - wijkgebonden instellingen

. . . . . . . . . . 105

110 Instellingen voor naamgebruik en aanhef PE

111 Pastorale eenheid - notities

. . . . . . . . . . . . . 106 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

112 Pastorale eenheid - publieke notitie toevoegen

. . . . . . . . . . . . 108

113 Pastorale eenheid - persoonlijke notitie toevoegen 114 Pastorale eenheden overzicht

. . . . . . . . . . 109 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

115 Gemeenteoverzicht - overige contacten

. . . . . . . . . . . . . . . . 111

116 Overige contact

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

117 Overige contacten - inactieve overige contacten

. . . . . . . . . . . 113

118 (Wijk)gemeente - locaties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

119 Locaties - gebouw inzien

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

120 Gemeente controle ledenbestand

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

121 Gemeente controle ledenbestand - niet in wijk geplaatst

. . . . . . 117

122 Gemeente controle ledenbestand - niet in sectie geplaatst

123 Gemeente controle ledenbestand - dubbele relaties

. . . . . 117 . . . . . . . . . 118

124 Gemeente controle ledenbestand - geregistreerden zonder PE

. . . 118

125 Gemeente controle ledenbestand - geregistreerden in meerdere PE’s 118

126 Gemeente controle ledenbestand - gehuwden zonder huwelijksdatum 119 127 Gemeente controle ledenbestand - Historische PE’s met actieve leden 119

128 Gemeente controle ledenbestand - Eenpersoons PE’s met foutieve PE-naam

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

129 Gemeente controle ledenbestand - PE’s met PE-relatie Overig / ontbrekende relatie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

130 Gemeente controle ledenbestand - PE-hoofd meegeregistreerde

131 Gemeente controle ledenbestand - PE-hoofd minderjarig

. . 121 . . . . . . 122

132 Ambten & functies

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

133 Ambt / kerkelijke functie bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

134 Schematisch overzicht samenstelling selectie

. . . . . . . . . . . . . 127

135 Overzicht selecties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

136 Selectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

137 Selectie - selecteer sortering

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

138 Selectie - selectiecriteria kerkelijk

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

139 Selectie - geselecteerden 140 Selectie - groep

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

141 Selectie - insluitingscriteria

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

142 Selectie - extra insluitingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

143 Selectie - geregistreerde insluiten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

144 Selectie - uitsluitingen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

145 Selectie - groepen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

146 Selectie - groep insluiten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

147 Selectie - vrije gebieden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

148 Selectie - vrij gebied insluiten

149 Selectie - jubilea

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136

150 Selectie - jubilea - leeftijd op verjaardag

. . . . . . . . . . . . . . . . 137 ver. 3.2, januari 2017 217

Lijst van figuren Handleiding LA LRP

151 Selectie - jubilea - selecteer leeftijden

152 Selectie - jubilea - geselecteerden

. . . . . . . . . . . . . . . . . 137 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138

153 Selectie - jubilea - exporteren naar groep

154 Selectie - totaaloverzicht

. . . . . . . . . . . . . . . 138 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

155 Totaaloverzicht - exporteren naar groep

. . . . . . . . . . . . . . . . 140

156 Selectie - vrije export

157 Overzicht selecties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

158 Selectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

159 Selectie dupliceren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

160 Subselecties - schema 1

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

161 Subselecties - schema 2

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

162 Selectie - subselecties

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

163 Subselectie - selecteer een selectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

164 Gemeenteoverzicht - wijkgemeenten

. . . . . . . . . . . . . . . . . 147

165 (Wijk)gemeente - vrije gebieden 166 Vrij gebied toevoegen / bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147

167 Vrij gebied toevoegen - postcodes toevoegen aan vrij gebied

. . . . 148

168 Vrij gebied toevoegen - geregistreerden

. . . . . . . . . . . . . . . . 149

169 Vrij gebied toevoegen - overige contacten

. . . . . . . . . . . . . . . 149

170 Vrij gebied bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

171 Vrij gebied bewerken - postcodes toevoegen aan vrij gebied 172 Vrij gebied bewerken - geregistreerden

. . . . 151 . . . . . . . . . . . . . . . . 151

173 Vrij gebied bewerken - overige contacten

. . . . . . . . . . . . . . . 152

174 Overzicht groepen

175 Groep toevoegen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

176 Groep - selecteer geregistreerde

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

177 Overzicht groepen 178 Groep importeren

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

179 Schematisch overzicht samenstelling sortering 180 Overzicht landelijke sorteringen

. . . . . . . . . . . . 160 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

181 Sortering inzien - sortering

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

182 Overzicht gemeente sorteringen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

183 Sortering bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

184 Sortering bewerken - sortering

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

185 Sortering bewerken - selecteer sorteerveld

. . . . . . . . . . . . . . 162

186 Overzicht gemeente sorteringen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

187 Sortering bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

188 Sortering bewerken - sortering

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

189 Sortering bewerken - selecteer sorteerveld

. . . . . . . . . . . . . . 164

190 Overzicht gemeente sorteringen 191 Sortering bewerken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

192 Kerkelijk register - geregistreerden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

193 Kerkelijk register - wijkgemeente

194 Kerkelijk register - gemeente

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

195 Kerkelijk register - classis

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

196 Planner - ingeplande taken 197 Planner - bewerk taak

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

198 Planner - afgeronde taken

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169

199 Planner - uitdraai keuze 200 Planner - bewerk taak

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170

201 Uitdraaien overzicht - bewaarde uitdraaien

. . . . . . . . . . . . . . 171 218 ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP Lijst van tabellen

202 Uitdraai documenten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

203 Uitdraai - type uitdraai

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172

204 Type uitdraai - etiketten - type gegevens

. . . . . . . . . . . . . . . 173

205 Type uitdraai - etiketten - selectie - selectie

. . . . . . . . . . . . . . 173

206 Type uitdraai - etiketten - persoon

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173

207 Etiketten - persoon - selecteer geregistreerde 208 Uitdraai - sjabloon - etiket met een vrij veld

. . . . . . . . . . . . 174 . . . . . . . . . . . . . . 174

209 Uitdraai documenten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

210 Uitdraai documenten - looplijst

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

211 Looplijst - beperken tot groepen / vrije gebieden

. . . . . . . . . . . 178

212 Looplijst - aanpassen lay-out

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179

213 Looplijst beperken tot selectie 214 Looplijst selecteren groepen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

215 Looplijst selecteren vrije gebieden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

216 Beperken tot selectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180

217 Looplijst beperken tot vrij gebied

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

218 Looplijst selecteren groepen

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

219 Looplijst selecteren vrije gebieden 220 Beperken tot selectie

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181

221 Planner - uitdraai keuze

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182

Lijst van tabellen

1

2

3 4 5

SILA-velden

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184

SILA-velden - vervolg

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185

SILA codetabel predikaat/titel

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

SILA codetabel naamgebruik SILA codetabel foutberichten

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 ver. 3.2, januari 2017 219

Deze bladzijde is opzettelijk leeg gelaten.

Handleiding LA LRP Index

Index

A Aanhef pastorale eenheid, Accorderen overschrijving,

105

zie

schrijving Afdrukken,

171

Over Dienstenorganisatie, uitbesteden,

171

Afdrukken met LRP,

zie

171

Uitdraai Afdrukken PE-kaart,

54 ,

100

Afdrukken persoonskaart,

53

Afkortingen,

213

Afwijzen overschrijving,

zie

Overschrij ving Afwijzen verzoek tot overschrijving,

zie

Overschrijving Ambten,

123

Ambten en functies inzien,

123

Ambten en kerkelijke functies,

123

Authenticatie,

13

Authenticatiesleutel,

17

B BA, BA,

4

15 ,

125 ,

146

Beëindiging partnerschap registreren,

67

Beheren van een pastorale eenheid,

zie

Pastorale eenheid Belijdend lid, Belijdenis,

29 , 29

64

registreren,

64

Belijdenisdatum, Beschikbaarheid,

29 ,

13

Beveiliging,

13

37 ,

65

Bijwerken vrije export, Blijkgever,

42 ,

76 ,

81

inschrijven,

81

zie

Selectie Blijkgever van verbondenheid, Blijkgever,

zie

Blijkgever, Browser,

17

zie

81

Firefox,

17

Google Chrome, Internet Explorer,

17 17

Browser cache,

zie

Inloggen Browser geschiedenis,

zie

Inloggen Buitenland,

zie

Verhuizing, buitenland C ver. 3.2, januari 2017 Cache browser,

zie

Inloggen Computervredebreuk,

13

Controle ledenbestand, geregistreerden,

116 116

pastorale eenheden,

119

D Dienstenorganisatie (DO), DO,

zie

12

Dienstenorganisatie DO,

12 ,

13 ,

33

Doop,

28 ,

61

registreren, Doopdatum,

28 ,

61

36 ,

62

Dooplid,

28

E Echtscheiding,

67

huwelijk met kinderen,

67

huwelijk zonder kinderen,

67

registratie ongedaan maken,

70

registreren, Etiketten,

zie

67

Uitdraai Evangelisch Luthers,

34 ,

41

Evangelisch Lutherse Gemeente,

41

Exporteren naar groep,

zie

34

Selectie

,

G Gastlid, GBA,

15 ,

35 ,

30 ,

52

37 ,

40 ,

43 ,

47

GBA,

15 ,

77

Gebouwen,

114

Geregistreerdedossier,

53

bewerken,

53

raadplegen,

53

Geregistreerden herbepalen, Gezinskaart,

zie

156

Uitdraai, PE-kaart Groep,

154

bewerken,

158

geregistreerden herbepalen,

156

importeren vanuit Excel,

156

toevoegen,

154

selectie exporteren naar een groep,

156

verwijderen,

158

Groepen,

zie

Groep 221

Index H Helpdesk,

14

Huwelijk ontbinden,

67

registratie ongedaan maken,

60

registratie ontbinding ongedaan maken,

70

registreren,

55

Huwelijksjubilea,

zie

Selectie I Inbraak,

13

Inleiding,

11

Inloggen,

17

browsergeschiedenis, cache,

18

problemen bij het, synchroniseren,

19

18 18

wachtwoord wijzigen,

18

Inschrijven belijdend lid,

29

bestaande geregistreerde,

32

blijkgever van verbondenheid,

42 ,

81

dooplid,

28

eigenaarschap, gastlid,

35

42

lid,

25

meegeregistreerde, meerling,

32

45

nieuw lid,

31

ongedoopt kind,

39

overig contact, sectievoorkeur,

zie

31 ,

Overig contact

41 ,

44 ,

47

tweeling,

32

voorkeurslid,

31 ,

41 ,

44 ,

47

Insluiting ongedaan maken,

zie

Selec tie Insluitingen,

zie

Selectie Insluitingen exporteren naar groep,

zie

Selectie Insluitingscriteria,

zie

Selectie Institutionele Ondersteuning (IO),

12

IO,

12 ,

13

J Jubilea,

zie

Selectie K Kerkelijk register,

57 ,

79 ,

81 ,

166

algemene informatie,

166

bestuurlijke informatie,

166

222 Handleiding LA LRP classis,

166

gebouwen,

166

gemeente,

166

geregistreerde,

166

kerkelijke functies,

166

locaties,

166

ontvangstgemeente, overige adressen,

166 166

wijkgemeente, zalen,

166

Kerkelijke ambten,

166

123

Kerkelijke functies, Kerkelijke staat,

51

123

Kerkgebouw,

114

L LA, LA, LB,

4 ,

49

15 ,

16 ,

21 ,

79 ,

80 ,

84 ,

86 ,

89 ,

90 ,

4 ,

92 ,

105 ,

116 ,

146

17 ,

18 ,

123 ,

20

146 ,

,

60 ,

154 ,

105 ,

171

108 ,

114 ,

Ledendesk, Lid,

25

14

belijdend lid,

25

dooplid,

25

uitschrijven,

94

Lijst van figuren en tabellen, Locaties,

114

215

Looplijst,

zie

LRP-oefen, Uitdraai

13

LRP-team,

14

ledendesk, orderdesk,

14 14

LRPnetwerk,

14

M Meegeregistreerde, Meerling inschrijven,

45

32

Melding,

zie

Meldingen Meldingen,

20

actie gewenst, afgehandeld,

22

21 ,

23

bewerken, exporteren,

22

21

in behandeling, mailen,

20

21 ,

23

open,

23

open dossier, overzicht

21

actie gewenst,

20

afgehandelde meldingen,

23

meldingen in behandeling,

23

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP Index openstaande meldingen, Mutatierapport,

zie

Uitdraai

20

geboren,

177

inschrijvingen,

177

kerkelijke staat,

177

ontbintenissen, overleden,

177 177

overschrijvingen,

177

uitschrijvingen, verbintenissen,

177 177

verhuizingen binnen de wijkge meente, vertrokken,

177 177

N Naamgebruik pastorale eenheid, Notities

105

persoonlijk pastorale eenheid, publiek

107

pastorale eenheid,

107

toevoegen aan pastorale eenheid,

107

O Ongedoopt kind, Orderdesk,

14

39

Overig contact, opvoeren,

111 111

Overig contacten inactief maken, nieuw opvoeren,

112

111

verwijderen,

112

wijzigen, Overkomst,

112

27

Overkomst, gezindte overkomst,

27

Overlijden registratie ongedaan maken, registreren,

71

73

Overschrijving,

79 ,

accorderen, afwijzen,

90

89

82 ,

85 ,

87

naar een andere gemeente,

82

naar een andere wijkgemeente,

85

vanuit een andere gemeente,

79

P Partnerschap beëindigen,

67

registratie beëindiging ongedaan maken,

70

ver. 3.2, januari 2017 registratie ongedaan maken,

60

registreren,

55

Pastorale eenheid, aanhef,

105

99

beheren van een,

99

creëren van een PE, geregistreerde

104

toevoegen aan een PE,

100

verwijderen uit een PE, geregistreerdedossier bewerken,

103

102

raadplegen,

103

herstellen van een PE na een ver huizing,

107

naamgebruik,

105

notities toevoegen aan een PE,

107

ongeldige PE,

69 ,

72 ,

96 ,

97 ,

109

herstellen of verwijderen,

103

109

,

relatie binnen een PE bewerken,

103

standaard aanhef,

105

PE, standaard naamgebruik,

zie

Pastorale eenheid PE,

31 ,

32 ,

34 ,

39 ,

41 ,

44 --

48 ,

105

53 ,

-

59 ,

69 ,

97 ,

99 --

70 ,

72 ,

110 ,

74

120 ,

--

76 ,

175

87 ,

PE-kaart afdrukken,

54 ,

100

54 ,

95 -

Persoonlijke notitie, Persoonskaart afdrukken,

53

108

Planner,

169

Publieke notitie, PW,

4

108

R Raadplegen kerkelijk register,

166

Registreren beëindiging partnerschap,

67

ongedaan maken,

70

belijdenis,

64

doop,

61

echtscheiding,

67

ongedaan maken,

70

huwelijk,

55

ongedaan maken,

60

ontbintenis,

67

ongedaan maken,

70

overlijden,

71

ongedaan maken,

73

223

Index Handleiding LA LRP overschrijving,

79 ,

82

naar andere sectie,

,

85 ,

87 87

naar een andere gemeente,

82

naar een andere wijkgemeente,

85

vanuit een andere gemeente,

79

partnerschap,

55

ongedaan maken,

60

uitschrijving,

93

van een lid,

94

van een niet-lid,

96

verbintenis,

55

ongedaan maken,

60

verhuizing,

74

verhuizing buitenland,

76

Relatie met wijkgemeente wijzigen,

49

S Schriftelijke verklaring,

94 ,

95

Sectie inschrijven, voorkeur,

31 31 , ,

41 41 , ,

44 44 , ,

47 47 , ,

90

87 ,

90

wijzigen,

31 ,

41 ,

44 ,

47 ,

87 ,

90

Sectievoorkeur,

31 ,

41 ,

44 ,

47 ,

87 ,

90

Selectie,

125 ,

128

aanmaken,

zie ook

Selectie, dupli ceren,

128

bijwerken vrije export,

140

criteria,

130

burgerlijk,

130

insluiten, kerkelijk,

130 130

overig,

130

pastoraal,

130

uitsluiten,

130

dupliceren,

141

exporteren naar groep,

139 ,

156

131 ,

138 ,

extra insluitingen,

132

groepen,

133

insluiten,

134

uitsluiten,

134

insluiting ongedaan maken, insluitingen,

131

133

exporteren naar groep,

133

insluitingscriteria,

132

jubilea,

136

kopiëren,

141

op lager niveau bruikbaar,

129

overerven,

129

224 rechten toekennen,

128

sortering,

129

subselecties,

142

totaaloverzicht,

139

tussentijds vrije export bijwerken,

140

uitsluiting ongedaan maken, uitsluitingen,

131 ,

133 133

exporteren naar groep,

133

verjaardagen,

136

vrije export,

140

vrije export bijwerken,

140

vrije gebieden, insluiten,

135

134

uitsluiten, Selecties,

zie

135

Selectie SILA,

15 ,

20 ,

30 ,

37 ,

40 ,

43 ,

47 ,

53 ,

55 ,

67

SILA bezwaar,

,

71 ,

74 ,

30 ,

37 ,

77 ,

84 ,

40 ,

43 ,

93

47 ,

67 ,

71 ,

74 ,

77 ,

93

55 ,

SILA uitval, Sortering,

20

159

Sorteringen,

zie

Sortering gemeente,

161

Landelijk,

160

sortering maken,

161

sortering verwijderen,

164

sortering wijzigen,

163

Standaard aanhef pastorale eenheid,

105

Standaard naamgebruik pastorale eenheid,

105

Standaardselectie,

128

Subselecties, Support,

14

zie

Synchroniseren, Selectie

zie

Inloggen T Tussentijds bijwerken vrije export,

zie

Selectie Tweeling inschrijven,

32

U Uitbesteden afdrukken,

171

Uitdraai,

171

aanvraag overschrijving, aanvraag uitschrijving,

176

175

etiketten,

172

etiketten + vrij veld, genereer document,

174

182

looplijst, CSV,

178 178

ver. 3.2, januari 2017

Handleiding LA LRP Index geboortedatum onderdrukken,

179

geregistreerdenummer, wijk en sectie onderdrukken,

179

groep,

181

lay-out aanpassen,

179

mutaties op basis van vorige looplijst,

179

pdf,

178

selectie, mutaties,

180

176

nieuw ingekomen, PE-kaart,

175

persoonskaart,

174

175

uitdraai brief, vrije brief,

176

181

Uitdraai brief,

zie

Uitdraai Uitschrijven,

93

bezwaar tegen, van een lid,

94

93

met schriftelijke verklaring,

95

zonder schriftelijke verklaring,

94

van een niet-lid, Uitschrijving,

zie

96

Uitschrijven Uitschrijvingsbrief,

51 ,

63 ,

93 ,

94

V Verbintenis onbekend,

59

registratie ongedaan maken,

60

registreren, Verhuizing,

74

buitenland,

55

76

Voorkeurslid,

85 ,

89

31

,

,

90

41 ,

44

Voorkeurslidmaatschap,

,

47

79 ,

,

79

82 ,

,

82

85 ,

89

Vrij gebied,

146

(her)bepalen geregistreerden,

148

overige contacten,

,

151 ,

149 ,

152 152

geregistreerden (her)bepalen,

,

148 ,

151 ,

152

maken,

146

overige contacten (her)bepalen,

149 ,

152

verwijderen, wijzigen,

150

153

Vrije brief,

zie

Vrije export, Uitdraai

zie

Selectie bijwerken,

140

ver. 3.2, januari 2017 tussentijds bijwerken,

140

Vrije export bijwerken,

zie

Selectie W Wachtwoord,

17

nieuw aanvragen,

18

resetten, wijzigen,

18 18

WBP,

13

Werken met de planner,

169

Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP),

13

Wijzigen relatie met wijkgemeente,

49

Z Zalen,

114

Zoeken in kerkelijk register,

166

225