CONCERTGEBOUW BRUGGE ZOEKT COÖRDINATOR ONTHAAL (VOLTIJDS CONTRACT VANAF 1 APRIL 2017)

VACATURE

Organisatie

Concertgebouw Brugge wil een gereputeerde wereldspeler zijn voor muziek en hedendaagse dans. Met de permanente openstelling van het gebouw en een rijke waaier aan interdisciplinaire activiteiten is het ook een plek voor literatuur, architectuur, beeldende kunst en klankkunst. Door in te zetten op creatie, creativiteit en interactie met kunstenaars in elke fase van hun loopbaan wil het Concertgebouw vernieuwende impulsen geven aan de kunsten en een verscheiden publiek raken, betrekken en helpen ontdekken. Concertgebouw Brugge geeft zo een internationale uitstraling aan de stad Brugge en aan Vlaanderen. Naast de eigen artistieke werking stelt het Concertgebouw zijn infrastructuur ter beschikking van derden voor de organisatie van alle mogelijke evenementen. De Concertzaal (1289 plaatsen), de Kamermuziekzaal (maximaal 322 plaatsen), de diverse ontvangstruimten met panoramisch zicht op de historische binnenstad van Brugge, kortom het hele gebouw kan gebruikt worden voor de organisatie van congressen, colloquia, productpresentaties, recepties, podiumproducties ... NIEUW PARCOURS Vanaf 17 september 2017 zet het Concertgebouw zijn deuren ook overdag open (woensdag - zondag). Een origineel belevingsparcours gidst bezoekers doorheen de opmerkelijke architectuur en de uitzonderlijke akoestiek van de zalen. Ook de kunstcollectie en de werking van een kunstenhuis worden uit de doeken gedaan. Zelf aan de slag gaan is mogelijk op de interactieve klankkunstinstallaties. Afsluiter van het parcours is een panoramisch zicht op de werelderfgoedstad Brugge. Het parcours staat open voor een breed publiek (meertalig, …), een aparte publicatie voor kinderen maakt een bezoek op hun maat mogelijk. Daarnaast moet de enthousiaste begeleiding van onthaalpersoneel van dit bezoek een unieke belevenis maken.

Functieomschrijving

Je coördineert alle activiteiten gerelateerd aan onthaal van publiek, artiesten en derden. Je stuurt de onthaalploeg (vast en interim) aan en zorgt ervoor dat alle bezoekers op een vriendelijke en professionele manier worden verwelkomd. Je rapporteert aan de coördinator Infrastructuur en Exploitatie.

Takenpakket

 Beleid bepalen o o Bepalen en implementeren van het onthaalbeleid in samenspraak met de directie en de Coördinator Infrastructuur en exploitatie Bepalen en implementeren van veiligheids-en evacuatiebeleid 1 Versie van 27.01.2017 - 09.16 uur

 Coördineren o Coördineren van de onthaalwerking met het oog op een efficiënte en effectieve uitvoering van de taken. Dit houdt o.a. in: 

Plannen

Proactief denken en voorzien in de vereisten van de werking Opmaken van de planning van de onthaal- en café-medewerkers elk met hun specifieke taken o.a. : o o o o Onthaalmedewerkers: o Bediening van de telefooncentrale o Onthaal artiesteningang o o Telefonische ticketverkoop aan de ticketlijn Verkoop van tickets aan de avondkassa o o Publieksonthaal bij concerten en evenementen Publieksonthaal en kassa belevingsparcours Plannen en coördineren van een “hosting-”ploeg Plannen en coördineren van vrijwilligers Plannen en coördineren van de jetonverkoop Administratieve taken o Café-medewerkers: Bediening en bereiding dranken en food in Concertgebouwcafé   o o 

Organiseren

Mensen en middelen op elkaar afstemmen om tot een goed eindresultaat te komen Organiseren van de interim-inzet en permanent afstemmen met het interim bureau o o 

Informatiedoorstroming

Instaan voor een optimale informatiedoorstroming zowel intern als extern Coördineren van de onthaalaspecten van het nieuwe belevingsparcours Leiding geven o Aansturen van het team (vast en interim) en opvolgen en bijsturen van de uitvoering van de taken Motiveren o Medewerkers stimuleren en begeleiden in hun functioneren en voeren van functioneringsgesprekken Versie van 27.01.2017 - 09.16 uur 2

- - - - - - - - - - - -

Profiel

Je hebt minimum een bacheloropleiding / ervaring in een gelijkaardige functie Je bent klantvriendelijk en hebt een verzorgde uitstraling Je bent een natuurlijke leider en hebt ervaring met leiding geven Je bent communicatief, contactvaardig, positief ingesteld en diplomatisch Je bent stressbestendig, blijft kalm bij noodsituaties en straalt rust uit Je bent integer, betrokken en hebt verantwoordelijkheidszin Je bent administratief sterk, nauwgezet en een vlot gebruiker van MS-Office. Je bent vlot drietalig Nederlands/Engels/Frans (mondeling en schriftelijk) Je hebt basiskennis van (het juridisch kader rond) bewaking en organiseren van evenementen Je hebt kennis van EHBO Je bent bereid om in flexibele werkroosters te werken (incl. avonden / weekends) Je houdt van dans en muziek.

Aanbod

Voltijds contract voor onbepaalde duur vanaf 1 april 2017

Solliciteren?

Stuur uiterlijk op 08.02.2017 een mail met je cv en een motivatiebrief naar Isabelle D’Hooghe. [email protected]

. Versie van 27.01.2017 - 09.16 uur 3