Transcript Bjilage 3: Ervaring met teamindelingsdagen/sessies

Criteria en spelregels voor een teamsamenstellingsbijeenkomst Mosae
Programma
11.45 uur
Starten met de briefing van de procesbegeleiders
Uitleg van de sessie, de criteria, spelregels, manier van begeleiden en de manier van starten.
We laten tevens het materiaal zien dat gebruikt wordt tijdens de sessies en de zaal waar elk
team zit.
12.45 uur
Ontvangst van de deelnemers en begeleiden naar grote zaal
Ontvangt van alle deelnemers/teams.
Aftekenlijst wordt bijgehouden.
13.00 uur
Aftrap door manager/directeur: het waarom van zelfsturing en waarom
van nieuwe teams en de criteria
Boodschap:
Zoals bekend hebben we binnen Mosaezorggroep in het afgelopen jaar een paar belangrijke
besluiten genomen over onze toekomst. We hebben onze structuur aangepast (drie clusters),
onze visie op zorg aangescherpt (nog meer klantgericht en meer regie bij de cliënt) en we
hebben gekozen voor een nieuwe manier van werken en organiseren (zelfsturende teams).
De afgelopen maanden stonden in het teken van de voorbereiding. Nu is de tijd aangebroken
om de besluiten tot uitvoering te brengen. Een traject waar we veel gaan leren met elkaar en
van elkaar en waar jullie zullen worden uitgedaagd je kennis, ervaring en competenties nog
meer in te zetten. Het ontwikkelen van zelfsturende teams start in de extramurale zorg en de
eerste stap is het deels opnieuw samenstellen van de teams. Waarom doen we dat? Omdat de
geografische spreiding beter kan en omdat voor zelfsturing de teamsamenstelling aan een
aantal belangrijke criteria moet voldoen. Zo is het aantal cliënten van belang, de omvang van
het team (10-15 mensen) en de verdeling van de functies binnen het team (verzorgenden,
EVV-ers, verpleegkundigen, etc.).
13.05 uur
Uitleg van het programma en de spelregels door In voor Zorg coach.
Boodschap: het is een spannende bijeenkomst, voor iedereen. Sommige teams zullen flink
wijzigen, andere teams beperkt. Alleen met goede spelregels maken we er een positieve
eerste stap in het traject van.
Spelregels:
1 Voor iedereen is er een plek in 1 van de nieuwe teams. Een team kan een nieuwe toetreder
dan ook niet weigeren.
2 We zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de nieuwe teams: jullie zijn aan zet (in drie
rondes), de procesbegeleiders faciliteren het proces slechts.
3 Als het team er zelf niet uit komt na 3 rondes, hakt de bestuurder de knoop uiteindelijk door.
4 De indeling en wijzigingen vinden plaats op basis van objectieve criteria. Beelden en
voorkeuren m.b.t. individuen zijn dan ook niet aan de orde en het gesprek daarover wordt door
de procesbegeleiders ingeperkt.
5 Het zijn de procesbegeleiders die de uitkomsten van de teambesprekingen delen met de
andere procesbegeleiders (in de onderhandelingsrondes). De teamleden besteden de tijd
1
tussen de rondes aan het voorbereiden van de volgende ronde ofwel aan de teamvragen die
beantwoord moeten worden (zie verderop).
6 We houden ons strikt aan de rondetijden.
7 Hetgeen wordt besproken in de teamrondes en onderhandelingsrondes kent een
vertrouwelijk karakter.
8 Nieuwe indeling gaat in per …..
13.20 uur
Groep gaat uit elkaar naar de afzonderlijke ruimten
Procesbegeleiders gaan mee
De namen van de bestaande teams hangen op de deur.
13.30 uur
Start eerste ronde teamindeling
In de groep worden de criteria nog eens nagelopen en wordt beoordeeld in hoeverre de
huidige groep aan de criteria voldoet. Tevens wordt in kaart gebracht welke wijzigingen plaats
moeten vinden en welke mensen interesse hebben in wijzigen. Hiervan wordt een lijstje
gemaakt en aan de procesbegeleiders meegegeven.
14.15 uur
Procesbegeleiders gaan o.l.v. de In voor Zorg! coaches het
onderhandelingsproces in/de transfermarkt op
We bekijken welke wijzigingen per team plaats moeten vinden en hoe we een match kunnen
maken. De uitkomsten van het gesprek nemen de procesbegeleiders mee naar de volgende
ronde.
14.45 uur
Start tweede ronde teamindeling
Met de uitkomsten van de onderhandelingsronde gaat het team verder met de samenstelling
en het proberen te voldoen aan de criteria.
15.30 uur
Procesbegeleiders gaan olv de In voor Zorg! coaches de tweede ronde
van het onderhandelingsproces in.
We bekijken opnieuw welke wijzigingen per team plaats moeten vinden en hoe we een match
kunnen maken. De uitkomsten van het gesprek nemen de procesbegeleiders mee naar de
volgende ronde.
16.30 uur
Start derde ronde teamindeling
Met de uitkomsten van de onderhandelingsronde gaat het team verder met de samenstelling
en het proberen te voldoen aan de criteria.
17.00 uur
Laatste knopen doorhakken (indien nodig) door bestuurder
Als de teams er zelf niet uitgekomen zijn.
17.30 uur
Foto’s maken en toosten
18.00 uur
Einde
2
De criteria voor de teamindeling
Criteria
Teamomvang
WVPK per team
Regio-indeling ( naar
verwachting 9 kleine
subregio’s)
Cliëntenindeling
Verpleegkundige niveau 4
EVV-ers
Uitwerking
Aantal personen in een team
betreft 10 tot 15 mensen.
Elk team heeft een
wijkverpleegkundige die vaste
deelnemer is in het team.
Op basis van het aantal
cliënten en het aantal
productie-uren gerelateerd
aan (naar verwachting) 9
geografische gebieden
komen er nieuwe extramurale
teams uit.
Opmerkingen
Grotere teams worden
opgesplitst
De meeste teams hebben
een eigen WVPK, enkele
teams delen een WVPK.
Waarbij de herkenbaarheid
van het geografisch gebied
van belang is.
Zie boven
Minimaal en maximaal 1
verpleegkundige niveau 4 per
team
Ieder team heeft minimaal 1
EVV-er en maximaal 2
Verzorgenden
Ongeveer 10 verzorgenden
per team.
Contractomvang
Maximaal 1 groot contract (=
30 uur en meer) per team.
Minimaal en maximaal 1 klein
contract per team (= alles
onder de 18 uur).
Impact van de wijzigingen
voor cliënten
Minimaal 70% van alle
cliënten behouden dezelfde
gezichten.
Definitief aantal per team
volgt uit de geografische
indeling
De leerlingen worden hierin
niet meegenomen.
Aanvullend/waar nog meer
rekening mee te houden
Bekijk of er iemand in het
team is die de
planningsvaardigheden heeft
of affiniteit (is niet handig als
dat de WVPK is).
3
4