Transcript Factsheet Overbrengen digitale archieven

Factsheet I-Plan ‘Overbrengen digitale archieven’ | Januari 2017
Factsheet Overbrengen digitale archieven
VenJ werkt mee aan ons nationaal geheugen
Als ‘nationaal geheugen’ beheert het Nationaal
Archief (NA) de archieven van de landelijke
overheid. Het Nationaal Archief dient ieders recht
op informatie en geeft inzicht in het verleden van
ons land.
Het ministerie van Veiligheid en Justitie (VenJ) waaronder de Justitiële Informatiedienst (Justid),
de directie Informatisering en Inkoop (DI&I) en
de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) - en
het NA hebben samen de ambitie om
archiefwaardige documenten over te brengen en
de duurzame toegankelijkheid te borgen.
In deze factsheet lees je welke stappen al zijn en
nog worden gezet om digitale dossiers vanuit VenJ over te brengen naar het Nationaal Archief.
Van papier naar digitaal
Naast de gewone overdracht van archieven op
papier, is nu ook een overdrachtsproces voor
digitale informatie in de maak.
Binnen VenJ worden archiefwaardige
documenten bij het afsluiten van een
werkproces definitief overgebracht naar het
Centraal Digitaal Depot (CDD+) van VenJ.
Om ervoor te zorgen dat digitale informatie ook
in de toekomst tijdig (beperkt) openbaar en
duurzaam toegankelijk blijft, ontwikkelen we
een overdrachtsproces om de informatie van het
CDD+ over te brengen naar het NA.
Pilot
Dit overdrachtsproces testen we in een pilot
waarvoor IND-archieven (vreemdelingendossiers) worden gebruikt om de processen,
procedures en techniek van het overbrengen te
ontwikkelen en implementeren.
Doelstellingen
Om dit te realiseren werken het NA, DI&I, Justid
en de IND samen aan twee
projectdoelstellingen:
• Het (vervroegd) overbrengen van de
geselecteerde digitale IND-archieven1 vanuit
het CDD+ naar het e-Depot van het NA,
zodat de archieven blijvend duurzaam
opgeslagen worden en (beperkt) openbaar
toegankelijk zijn.
• Het evalueren en borgen van de procedures
en techniek van deze overbrenging, zodat wij
in de toekomst de aanpak en (deel)producten
kunnen hergebruiken.
1
Het bewuste IND-archief bevat de afgesloten dossiers t/m
31 december 2010 die gaan over toelating en permanent
verblijf van vreemdelingen. Alleen de dossiers van
vreemdelingen die worden toegelaten worden blijvend
bewaard.
Projectstappen
1. Impactanalyse en projectplan
In maart 2016 is een impactanalyse
uitgevoerd. Met een representatieve dataset
is onderzoek gedaan naar de
organisatorische, inhoudelijke en technische
maatregelen die nodig zijn om de
projectdoelstellingen te realiseren. Op basis
hiervan is een projectplan opgesteld dat eind
mei 2016 door de stuurgroep werd
goedgekeurd.
2. Metadata mappen
Voor een soepele opname, beheer en
ontsluiting van archiefbescheiden zijn
metadata nodig.
Door metadatamodellen te mappen, sluiten
de metadata van het CDD+ en TopX
naadloos op elkaar aan. TopX is het XMLformaat dat binnen het NA wordt gebruikt
voor het uitwisselen van metadata. Meer
informatie over metadata en TopX vind je op
de website van het NA.
Het projectteam leverde de zogenaamde
‘mappingsheet’ op in september 2016.
3. Ontwikkeling exporttool
Om het archief (ordening, bestanden en
metadata) op te nemen in het e-Depot,
vervolgens te beheren en te ontsluiten,
ontwikkelt Justid een exporttool die voldoet
aan de voorwaarden van het NA.
4. Archief in goede, geordende en toegankelijke
staat aanleveren
In de impactanalyse hebben beide
organisaties het archief beoordeeld op goede,
geordende en toegankelijke staat. De
afspraken daarover leggen VenJ en NA vast
in een beslisdocument.
Factsheet I-Plan ‘Overbrengen digitale archieven’ | Januari 2017
5. Transporteren over te brengen archief
Voor het transporteren van het VenJ-archief
naar het NA maken we gebruik van
Digikoppeling. Deze koppeling maakt het
mogelijk dat berichten op een
gestandaardiseerde en veilige manier worden
uitgewisseld tussen de informatiesystemen
van overheidsorganisaties.
Er zijn diverse protocollen van de
Digikoppeling beschikbaar. Het projectteam
onderzoekt op dit moment de mogelijkheden.
6. Testen opnemen en ontsluiten archief
Wanneer het archief op orde is, de
Digikoppeling operationeel is en de export
ontwikkeld is, wordt de hele keten van
opnemen tot en met ontsluiting getest.
7. Overbrengen archief
Na een geslaagde test wordt het archief
formeel overgedragen aan het NA. Het
zorgdragerschap gaat dan over naar de
minister van Onderwijs, Cultuur en
Wetenschap. Het IND-archief is beperkt
openbaar uit eerbiediging voor de
persoonlijke levenssfeer. In deze archieven
staan namelijk persoonsgegevens van nog
levende personen. Het raadplegen van het
archief is onder strikte voorwaarden
mogelijk.
De pilot met de overbrenging van INDarchieven ronden we af in het tweede
kwartaal van 2017.
Over de pilot
Voor vragen over de pilot met de IND-archieven
neem je contact op met de projectleider namens
VenJ, Joy Ramsamoedj. Joy is mobiel bereikbaar
via (06) 1830 6845 en digitaal op
[email protected]
Over het project bij het NA
Voor vragen aan de projectleider bij het
Nationaal Archief neem je contact op met het
loket voor de zakelijke klant. Het loket is
maandag t/m vrijdag van 09.00 - 17.00 uur
telefonisch te bereiken via (070) 331 5460 en
24|7 digitaal op [email protected]
Over DI&I
De directie Informatisering & Inkoop (DI&I) is
een onderdeel van het ministerie van Veiligheid
en Justitie (VenJ) en zorgt in goede
samenwerking met anderen voor een
professionele, effectieve en efficiënte inkoop,
informatisering en informatievoorziening die
optimaal is toegerust voor de doelen van VenJ.
Over het NA
Het Nationaal Archief beheert en presenteert
bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland.
137 kilometer archieven, 15 miljoen foto’s,
300.000 kaarten en tekeningen, en 440 terabyte
aan digitale bestanden vormen het geheugen
van Nederland. Of het nu het archief van ons
parlement, de VOC of de KNVB is; het is te
vinden in het Nationaal Archief.
Over deze factsheet
De factsheet is geschreven om een algemene
beschrijving van het project te geven. Begin
2017 verschijnen meer specifieke producten die
beschrijven wat dit project betekent voor
collega’s van VenJ en het NA.
Aangesloten op het e-Depot en dan?
Deze pilot is succesvol afgerond wanneer er een
verbinding is tussen het CDD+ en het e-Depot
van het NA en de geselecteerde IND-archieven
zijn overgebracht. Hiermee is het werkproces
ingericht, de techniek beschikbaar en kunnen
nieuwe digitale archieven via het reguliere
proces worden overgedragen.
Meer weten?
Meer informatie over openbaarheid en
toegankelijkheid is te vinden op de website van
het Nationaal Archief.
Relatie met het I-Plan VenJ
Dit project is een onderdeel van I-Planthema 2.2
‘Lifecycle management van documenten’.
Colofon
Deze factsheet is een uitgave van de directie
Informatisering en Inkoop (DI&I) van het
ministerie van Veiligheid en Justitie.
Editie | Januari 2017