Transcript Controle, inzicht en snelheid - PinkRoccade Local Government

aan en daarmee ook de budgetten waar de
knooppunten in het systeem al goed geregeld
medewerker de beschikking over heeft. En je
zijn, dan is zo’n module vrij eenvoudig op
moet de goedgekeurde budgetten uiteraard
gebruikersniveau in te stellen. Het hangt
zorgvuldig in het systeem verwerken. We
natuurlijk ook af van de hoeveelheid gebruikers.
hadden wel graag de controle op een
Bij ons zijn dat er circa zestig, dus dat is goed
hoger niveau willen uitvoeren, maar dat kan
beheersbaar. We wilden er ook een melding
helaas niet. Dat heeft ook te maken met
van nieuwe facturen via de mail aan koppelen.
onze systematiek, we werken niet met een
Dat heeft PinkRoccade mogelijk gemaakt. Wij
verplichtingen-administratie, waardoor we
hebben zelf de interne opleiding vormgegeven.
de budgetcontrole pas bij de afhandeling
Dat was niet heel ingewikkeld, want het is een
van facturen doen. Als iemand nu het budget
prettig systeem, gebruiksvriendelijk.’
met bijvoorbeeld maar één cent overschrijdt
gaat de factuur terug. Medewerkers kunnen
De nieuwe toepassing levert veel op:
nu niet zelf schuiven in de budgetten om wat
scherper inzicht in de workflow, kortere
speelruimte te creëren. Aan de andere kant,
doorlooptijden in de verwerking en een
Controle, inzicht en snelheid
die loop hebben we niet voor niks in het
betere vervangbaarheid van medewerkers.
systeem ingebouwd.’
Bovens: ‘In een digitale workflow heb je meer
Gemeente Stein telt circa 60 budgethouders. Voor de budget- en autorisatiecontrole maken
Verbetering bedrijfsvoering
handelen bereiken. Je totale bedrijfsvoering
de medewerkers gebruik van een recent geïmplementeerde module Budgetcontrole van
De implementatie is soepel verlopen. Bovens:
verbetert aanzienlijk.’
PinkRoccade Local Government. Een belangrijke stap op weg naar een effectieve integrale
‘Als je basis in orde is, als de hiërarchie en de
transparantie en kun je meer snelheid van
bedrijfsvoering.
De afgelopen jaren is Stein begonnen met
2. realisatie van een integrale bedrijfsvoering
het digitaliseren van de workflow van de
(en dus maximale efficiency en transparantie).
factuurafhandeling ( jaarlijks zo’n 9.500
facturen). Om twee redenen is daar nu
Speelruimte
geautomatiseerde budgetcontrole aan
Zo’n extra module is goed in het systeem te
toegevoegd:
integreren, aldus Monique Bovens, Financieel
1. minimalisering van de foutkans (voorkomen
Medewerker afdeling Bedrijfsvoering: ’
dat budgetten fout gebruikt of overschreden
Je moet het natuurlijk wel goed beheren, want
worden)
je geeft op gebruikersniveau de autorisatie
“In een digitale workflow heb je meer transparantie
en kun je meer snelheid van handelen bereiken. Je
totale bedrijfsvoering verbetert aanzienlijk.”
Monique Bovens
Financieel Medewerker, gemeente Stein
Harriet van Gent
[email protected]
06 460 913 66