التدريب على تعبئة التقرير اليومي للأعمال اليومية Daily Report
Download
Report
Transcript التدريب على تعبئة التقرير اليومي للأعمال اليومية Daily Report
التدريب على تعبئة التقرير اليومي
لألعمال اليومية
Daily Report
Training
تقرير األعمال اليومي للموظفين
The Staff Daily Tasks
Report
المقدمة:
* اعد نموذج التقرير اليومي من اجل تيسير العمل على الموظف و ترتيب مسيرة العمل بخطى ثابتة و مجدية بما يتناسب و االهداف الكمية المخطط انجازها في العام كله .فالخطة
الحولية و الربعية تكون موجودة في نموذج االهداف الكمية .اما االعمال اليومية فيجب ان تكون تسير مسار االنجاز لهذه االهداف و تحقيقها و ذلك بالتخطيط اليومي بما يتناسب و
االنجاز على المستوى االسبوعي و الشهري و الربعي و من ثم السنوي.
خانة االفادة تعني أي حدث طارئ ادى الى تعثير او تأجيل االنجاز للعمل في اليوم او االسبوع او الشهر فتكتب في هذه الخانة ليتم مناقشتها و البحث عن حلول لها.
نموذج التقرير اليومي يوجد فيه ترويسة خاصة في االعلى من النموذج و تعبئ بحسب الوكالة او االدارة التي يعمل بها الموظف و المثال عليها كما هو مبين باللون االزرق في
المثال التالي.
البحوث و التطوير
اإلدارة
Research and Development
RND
Division
تقرير بيان المهام واألداء اليومي للموظف
القسم
Daily tasks & performance Report
قسم التطوير و التدريب االداري
Administrative and Training
Development Department
جامعة المدينة العالمية
MEDIU
Department
الوحدة
Unit
إفادة Note :
Mouad Mohammad Ali Al-Natour
Asia Masad
Q2 May/ 2011
Q2
اسم الموظف
Staff name
اسم المدير المباشر
immediate supervisor
الربع
Quarter
Introduction :
we have prepared a model of the daily report in order to facilitate the employees’ work, Moreover to go forward in
completing the tasks in a very professional strategy, so the daily tasks will be planed according to the quantitative
Objectives plan for the whole year. Therefor the daily plan will support the weekly, monthly and quarterly plan to
construct a strong annual achievements according to the annual plan for each division.
The Note ( )إفادةused when there is a problem stopped or delay the achievements of the tasks, so the staff has to write this
problem which faced him.
The daily report started with the information about the staff who will fill the form. Filling of this section illustrated as the
following example below. The blue font used to highlight the information that the staff should fill it in this section.
جامعة المدينة العالمية
MEDIU
اإلدارة
البحوث و التطوير
تقرير بيان المهام واألداء اليومي للموظف
Division
Research and Development
RND
Daily tasks & performance Report
القسم
Department
اسم الموظف
Staff name
اسم المدير المباشر
immediate supervisor
الربع
Quarter
Mouad Mohammad Ali Al-Natour
Asia Masad
Q2 May/ 2011
Q2
الوحدة
Unit
Note : إفادة
قسم التطوير و التدريب االداري
Administrative and Training
Development Department
بعد ملئ الترويسة الموجودة في اعلى النموذج يجب ملئ خانة تاريخ االسبوع و بعدها خانة تاريخ اليوم .بعد ذلك كله تملى االعمال اليومية كما هو في المثال التالي
باللون االزرق :
week 3 – From 15/ 5/ 2011 to 21/5 /2011
التاريخ Day 1 - Date (16/5 / 2011( :
تطلع يوم واحد إلى األمام
One Day Look Ahead
مالحظات
Remarks
التوثيق
Documentation
MC
تم ارسال المشروع للسيد سراج و
لسكرتير التقنية لتنظيم االجتماع يوم
االربعاء
%
الحالة
Status
C
C
وصف المهمة
Description of the task
تحديد المحاضر الجديدة و اضافتها بعد الترجمة للمكان المناسب في W Drive
التواصل مع السيد ياسر و السيدة شريحة من اجل مناقشة انهاء توزيع الصالحيات للموظفين.
رقم
No
1
2
30 %
M
تجهيز المشروع التقني لألهداف الكمية و ارساله للسيد سراج.
3
C
التواصل مع السيد سراج من اجل البحث بكيفية البدء بإعداد البرنامج الخاص لألهداف الكمية.
4
C
التواصل مع المدرب الذي حدد للتدريب على االوت لوك من اجل برمجة البدء بالتدريب.
5
C
اعداد النماذج المهمة للمشروع االستثماري.
C
C
C
C
التواصل مع االخوة في التقنية العداد االعالنات للدورات التدريبية مثل االيليتس.
التعاون مع بعض اعضاء الوكالة لترتيب ملفاتهم في W Drive
تجهيز الوثائق المطلوبة لدائرة الهجرة من اجل الفيزة للعائلة.
تحديد المحاضر الجديدة و اضافتها بعد الترجمة للمكان المناسب في W Drive
6
7
8
9
10
After filling in the first section of the report at the top of the form the staff have to fill out the daily and weekly
date. After that the staff should fill his daily tasks that he will do. The blue font used to highlight the information
that the staff should do it in this section:
week 3 – From 15/ 5/ 2011 to 21/5 /2011
التاريخ Day 1 - Date (16/5 / 2011( :
تطلع يوم واحد إلى األمام
One Day Look Ahead
مالحظات
Remarks
التوثيق
Documentation
MC
تم ارسال المشروع للسيد سراج و
لسكرتير التقنية لتنظيم االجتماع يوم
االربعاء
%
الحالة
Status
C
C
وصف المهمة
Description of the task
تحديد المحاضر الجديدة و اضافتها بعد الترجمة للمكان المناسب في W Drive
التواصل مع السيد ياسر و السيدة شريحة من اجل مناقشة انهاء توزيع الصالحيات للموظفين.
رقم
No
1
2
30 %
M
تجهيز المشروع التقني لألهداف الكمية و ارساله للسيد سراج.
3
C
التواصل مع السيد سراج من اجل البحث بكيفية البدء بإعداد البرنامج الخاص لألهداف الكمية.
4
C
التواصل مع المدرب الذي حدد للتدريب على االوت لوك من اجل برمجة البدء بالتدريب.
5
C
اعداد النماذج المهمة للمشروع االستثماري.
C
C
C
C
التواصل مع االخوة في التقنية العداد االعالنات للدورات التدريبية مثل االيليتس.
التعاون مع بعض اعضاء الوكالة لترتيب ملفاتهم في W Drive
تجهيز الوثائق المطلوبة لدائرة الهجرة من اجل الفيزة للعائلة.
تحديد المحاضر الجديدة و اضافتها بعد الترجمة للمكان المناسب في W Drive
6
7
8
9
10
*يتم ملئ كل اعمال االيام في الصفحة االسبوعية كما وضح في المثال السابق و بعدها يتم تلخيص العمل االسبوعي و ذلك بجمع االعمال في كل يوم و ملئها في
الجدول ادنى الصفحة االسبوعية و يتم توزيع حالة االعمال بحسب الحاالت الموجودة في النموذج .الحاالت كالتالي في النموذج المرفق:
أنجزت completed
ُرحلت إلى اليوم التالي Moved to Next Day
Status
رمز Code
الحالة
C
M
1
2
سحبت /ألغيت Dropped
ُ
D
3
Explanation
الشرح
No
Status Key
وصف الحالة
*يوجد ثالث حاالت لألعمال اليومية سأقوم بتفسيرها لزيادة التوضيح:
1
أنجزت completed
C
2
Moved to Next Day
ُرحلت إلى اليوم التالي
M
3
سحبت /ألغيت Dropped
ُ
D
هذه الحالة تعني بان المهمة او العمل قد انجز بنسبة %100و لم يتبقى إلنجازه شيء .ايضا في حال
اكتمال المهمة او العمل فيجب تحديد التوثيق و مكانه لها في .W Drive, M Driveفيجب وضع
الرابط للوثيقة في المكان المخصص لذلك في نموذج التقرير اليومي.
هذه الحالة تمثل ان المهمة او العمل لم يتم انجازه %100و سيتم ترحيله الى اليوم التالي و
المباشرة بإنهائه في اليوم التالي بإعطائه االولوية في العمل إلكماله.
في هذه الحالة يتم حذف الحالة و عدم اكمالها في اليوم التالي و ذلك لحال او وجود اولوية او عدم
اهمية .فال يلغى نص العملية او المهمة بل يبقى و يوضح السبب الذي ادى الى حذفه.
All the weekly tasks will be filled as what we have explained in the last example, then the weekly summary will be
prepared by collection of all the daily tasks which have been written by the staff. After that the staff will distribute the
tasks in the summary according to the statuses which provided already in the daily report form. We update the tasks by
using three statuses which I explain it as the table below :
1
2
Status
Code رمز
الحالة
C
M
completed أنجزت
Moved to Next Day ُرحلت إلى اليوم التالي
3
D
Dropped ألغيت/ سحبت
ُ
No
Status Key
وصف الحالة
Explanation
الشرح
This status means that the task completed 100% and there is no
action items have to achieve to finish it. Also who use this status
has to identify the link of the completed tasks if it is in the W Drive
or M Drive or in any place in the system. We add the link in the
documentation Colum in the daily report.
This status means that the task not completed 100% and it will be
transferred to the next day to complete it. The staff have to try to
finish this kind of tasks from the beginning of the next day.
This status means that the task dropped and the staff will not try to
finish it for different reasons. Therefore the staff will not delete the
task’s text but he will leave it and mention the reason for dropping
it.
C
completed أنجزت
1
M
Moved to Next Day
ُرحلت إلى اليوم التالي
2
D
Dropped ألغيت/ سحبت
ُ
3
في هذا الجدول يتم جمع كل االعمال التي تم كتابتها من قبل الموظف الذي ملئ النموذج ،بعدها يقوم بتقسيم حاالت االعمال بذكر العدد لها تحت الرمز
المخصص للحالة .فتحت إجمالي عدد المهام يتم ذكر عدد كل المهام بجميع حاالتها .اما عدد المهام المنجزة فيوضع العدد للمهام التي اكتملت بإنجاز كامل.
اما ما يخص المهام الغير منجزة فتقسم لقسمين المنقولة ( )Mفيذكر عددها في كل االسبوع .و المحذوفة ( )Dفيذكر عددها في كل االسبوع ايضا .اما اذا
كان هناك أي مالحظات على االعمال في االسبوع كامل فتضاف و تكتب في خانة المالحظات.
Week Summery
تطلع أسبوع واحد إلى األمام
One week Look Ahead
مالحظات
Remarks
%
إجمالي عدد المهام
عدد المهام الغير منجزة عدد المهام المنجزة
Nu of
Total Nu of Tasks Nu of Completed
Uncompleted
M
D
أيام األسبوع.
رقم
week days
يوم Day 1
يوم Day 2
يوم Day 3
يوم Day 4
يوم Day 5
TOTAL
No
1
2
3
4
5
In this table the staff will calculate the numbers of the tasks that he wrote it in the that week’s days. then he will divide it
depending on the kind of the statuses of the tasks and by mention the number of the tasks. For the completed tasks he has
to writ the tasks which completed 100%. But for the incomplete tasks we have two kinds, the first one is (M) the staff
should mention the number of it in the weekly days. For the dropped (D) also the staff should mention the number of it in
the weekly days. If there is any remark for the weekly tasks the staff should write it under in the Remarks Colum.
Week Summery
تطلع أسبوع واحد إلى األمام
One week Look Ahead
رقم
.أيام األسبوع
week days
No
1
2
3
4
5
Day 1 يوم
Day 2 يوم
Day 3 يوم
Day 4 يوم
Day 5 يوم
TOTAL
إجمالي عدد المهام
عدد المهام الغير منجزة عدد المهام المنجزة
Nu of
Total Nu of Tasks Nu of Completed
Uncompleted
M
D
%
مالحظات
Remarks
الصفحة االخيرة في صفحات التقرير اليومي تحتوي على الملخص العام لألعمال في كل األسبوع و هي تحتوي على نفس الترويسة
الخاصة بصفحة االعمال اليومية و جدول الملخص نفسه الذي يوجد لملخص االسبوع في كل صفحة من صفحات ايام االسبوع و لكن
هذا الملخص يكون على مدى االسابيع لكل الشهر للموظف .تستخدم الحاالت الموجودة في التقرير اليومي نفسها لبيان حاالت االعمال
على مدى الشهر.
Research and Development
وكالة البحوث و التطوير
اإلدارة
قسم التطوير و التدريب االداري
Administrative and Training
Development Department
Division
القسم
جامعة المدينة العالمية
تقرير بيان المهام واألداء اليومي للموظف
MEDIU
Daily tasks & performance Report
Department
الوحدة
Unit
إفادة Note :
Mouad Mohammed Ali Al-Natour
Asia Masad
Q1
Q1
اسم الموظف
Staff name
اسم المدير المباشر
immediate supervisor
الربع
Quarter
Monthly Summery __/2011
تطلع شهر واحد إلى األمام
One Month Look Ahead
مالحظات
Remarks
%
عدد المهام الغير منجزة
Nu of Uncompleted
M
D
عدد المهام المنجزة
Nu of Completed
إجمالي عدد المهام
Total Nu of Tasks
أيام األسبوع.
week days
WEEK 1
WEEK 2
WEEK 3
WEEK 4
Total
رقم
No
1
2
3
4
The last page in the daily report form contains the summary for all weeks in the month. The requirements of the table
same to the requirements which mentioned in the weekly summary, but this one for the monthly summary. The staff uses
the same statuses in the daily report statuses to explain the statuses of the monthly tasks summary.
جامعة المدينة العالمية
Research and Development
وكالة البحوث و التطوير
اإلدارة
تقرير بيان المهام واألداء اليومي للموظف
MEDIU
Daily tasks & performance Report
اسم الموظف
Staff name
اسم المدير المباشر
immediate supervisor
الربع
Quarter
قسم التطوير و التدريب االداري
Administrative and Training
Development Department
Division
القسم
Department
الوحدة
Unit
Note : إفادة
Mouad Mohammed Ali Al-Natour
Asia Masad
Q1
Q1
Monthly Summery __/2011
تطلع شهر واحد إلى األمام
One Month Look Ahead
رقم
No
1
2
3
4
.أيام األسبوع
week days
WEEK 1
WEEK 2
WEEK 3
WEEK 4
Total
إجمالي عدد المهام
Total Nu of Tasks
عدد المهام المنجزة
Nu of Completed
عدد المهام الغير منجزة
Nu of Uncompleted
M
D
%
مالحظات
Remarks
المالحظات المهمة الواجب اتباعها عند ملئ النموذج اليومي كالتالي:
-1التنسيق بمتابعة التقرير اليومي سيكون بالتدرج كما هو موضح بالشكل التالي:
الموظف االداري
رئيس الوحدة
رئيس القسم
العميد
الوكيل او مدير
االدارة
المنسق العام
لمراقبة التقرير
اليومي
مدير الشؤون
االدارية
معالى المدير
من خالل هذا الرسم الباني لمتابعة التقرير اليومي فانه يتوجب على كل واحد من الذين ذكر سالفا القيام
بالمهام لمن يليهم ليتم بيان االداء اليومي بدقة و متابعة حثيثة.
-2الخطة اليومية او االعمال اليومية يجب ان تكون مرتبطة باألهداف الكمية للوكالة او االدارة و ذلك
بالتنسيق ما بين الوكيل او مدير االدارة و رؤساء االقسام او العمداء و من ثم ما بين رؤساء االقسام و
العمداء و مدراء الوحدات و اخيرا رؤساء الوحدات و الموظفين الذين يعملون معهم في الوحدة و بعدها
ايضا مع الطالب الذين في وحدتهم.
-3يجدر التنبيه الن هذا النموذج سيكون اداة القياس لإلنجاز الموظفين و تقييمهم.
-4يمكن للموظف اضافة اهداف و القدوم ايام العطل تطوعا للعمل و يضاف ذلك للجدول اليومي لألعمال
اليومية و يضاف في الملخص االسبوعي لألعمال و الملخص االسبوعي الشهري لألعمال.
-5يجب تسليم التقرير اليومي يوم بيوم لكل موظف بحسب الرسم المبين سالفا.
The following notes have to be followed by the staff for filling the daily report from:
1- Monitoring the daily report will be as the following diagram flow:
Staff
HOU
HOD
Dean
Head of
Division
DR
Coordinator
Manager of
AAD
Rector
By understanding this diagram each on who work in one of the positions above has to submit the daily report to make the
process clear and to monitor this kind of work accurately.
2- It is very important to make a plan for the daily tasks according to the annual quantitative objectives plan. This thing can be
achieved by coordinating the plan of the quarter between the head of divisions and the head of department and deans to divide
the objectives to the staff in each departments. Head of department have to coordinate with the head of the units and the
admins with the head of the units to make a professional plan to achieve the quantitative objectives.
3- It should be noted that this model will be a tool of measurement of achievement to evaluate and Upgrade them.
4- it is available for the staff to add more rows for writing the tasks and to add ore daily rows if he would like to come to work
in the holydays. Also he should add the number of these tasks to the total of the days, weekly and monthly total.
5- It is very important to submit the daily report according to the above diagram flow.
-6سيحتفظ بنسخة االعمال اليومية لكل الموظفين على كل المستويات اليومية و االسبوعية و الشهرية و السنوية.
-7سيقيم الموظف المتميز الذي سيأخذ الجائزة ال فضل موظف بناء على التقرير اليومي و الشهري لألعمال.
-8الموظف الذي يغيب او يغادر يجب عليه اخطار المسؤول عنه بذلك ليتم ابالغ المنسق العام لمراقبة التقارير بغيابه.
-9يجب اتباع كل التعليمات و الشرح السابق لتعبئة النموذج اليومي لألعمال و سيتم ابالغ الموظفين بائي تطوير او تحديث جديد عليه.
-10سيتم توزيع الملفات الخاصة بالتقارير اليومية للموظفين من خالل المنسق العام للتقارير اليومية و سيتم اعطاء الصالحية بالتعديل فقط
للموظف بحسب مسماه الوظيفي وهو الذي سيعبئ النموذج .اما الباقي فسيكون لديهم الصالحية بالنظر فقط.
-11ال يجوز اضافة أي إضافات على نموذج التقرير اليومي المعتمد من قبل اللجنة االدارية العليا و يجب اتباع ما فيه من متطلبات .يضاف
فقط خانات لألعمال االضافية في ايام العطلة او الخطوات اذا زادت عن الخانات الموجودة اصال في النموذج.
6- we will keep a copy for all daily reports for the different levels (Daily, weekly, monthly and yearly).
7- Monthly reward for the best staff will be according to the daily report.
8- the absent staff has to inform his boss that he is on leave and his boss has to inform the coordinator of the
daily report about his leave to write that in his evaluation.
9- all the staff have to follow all the requirements which mentioned for filling the daily report form. If there
any new update or new decisions for this daily report we will inform all the staff about that.
10- the distribution of the files for the daily report form will be given by the daily report coordinator, also the
permissions for editing will be given just for the staff who fill the report according to his job description. For
the other staff in his division the can just view the tasks.
11- it is not acceptable to add anything to the daily report form which has been approved by the Top
Management Committee (TMC) and each one has to follow all the requirements which Aare in the form. The
staff can add rows for more tasks and for the tasks which done in the holydays.
تم بحمد هللا و فضله
It is completed by the
praise of Allah and His
grace