Transcript gedrag is bepalend in het contact met de toezichthouder

GEDRAG IS BEPALEND IN HET
CONTACT MET DE TOEZICHTHOUDER
02 december 2016
Michel Klompmaker
Naar aanleiding van ons congres volgende week over Behavioural Risk hadden we
onlangs een gesprek met Ron Brummans over de risico’s van het eigen gedrag in het
gesprek met de toezichthouder. Brummans heeft jarenlang gewerkt als accountant en
vanaf 2001 als toezichthouder bij De Nederlandsche Bank en daarvoor bij de Pensioenen Verzekeringskamer. Daarnaast is hij opgeleid als coach. Hij heeft zich sinds 2012
gespecialiseerd in de begeleiding van organisaties, bestuurders en commissarissen bij
het voeren van gesprekken met de externe toezichthouder. Sinds 2012 is hij als partner
verbonden aan de coöperatie ACS en werkt hij als zelfstandig adviseur, consultant en
coach bij het door hem opgerichte ACS SuperVision Consult.
Die risico’s in het gesprek met de toezichthouder zijn terug te voeren op het kernbegrip
vertrouwen. Een belangrijk begrip in onze maatschappij, want zonder vertrouwen
resteert een maatschappij die functioneert op basis van angst. Zonder vertrouwen
implodeert ook ons hele geldstelsel en daarmee onze maatschappij. Externe
toezichthouders streven naar herstel van vertrouwen van de maatschappij in financiële
maar ook bijvoorbeeld sociale ondernemingen als woningcorporaties. Als extern
toezichthouder willen ze dat vertrouwen kunnen geven. De risico’s die leiden tot
wantrouwen willen zij kunnen uitsluiten.
Waarom bent u begonnen met het begeleiden van bestuurders en
commissarissen voor de geschiktheidstoets?
Ron Brummans: “Als toezichthouder bij DNB had ik een interessante maar heel erg
ingekaderde functie. Ik sterk had de behoefte om mijn eigen koers te bepalen en besloot
daarom voor mezelf te beginnen. Na mijn vertrek bij DNB zocht ik een manier om mijzelf
te kunnen onderscheiden in de markt. Daarbij wilde ik iets doen wat dicht aansluit bij wie
ik ben en waar ik voor sta. Dat geeft veel energie. Destijds in 2012 stonden de kranten
vol van problemen in organisaties die er zijn om mensen te dienen. Daarover kan ik
oprecht verontwaardigd raken, omdat vertrouwen voor mij zelf het belangrijkste element
is in de omgang met mensen. Ik stel wat dat betreft hoge eisen aan mijzelf maar ook
aan de mensen om mij heen. Met mijn huidige werk wil ik een bijdrage leveren aan het
herstel van vertrouwen in voor dit land belangrijke organisaties.“
Hoe definieert u vertrouwen?
Ron Brummans: “Vertrouwen is voor mij een product van ethiek en competenties. In
formulevorm weergegeven: Vertrouwen = ethiek x competenties. Gebrek aan
vertrouwen ontstaat als tenminste één van beide elementen te weinig zichtbaar
aanwezig is. Als bijvoorbeeld de ethiek hoog is, maar de competenties zijn nihil, dan is
het vertrouwen ook nihil. Het omgekeerde klopt natuurlijk ook.”
Hoe ziet u deze definitie terug in het gedrag van de toezichthouders?
Ron Brummans: “Enerzijds zie je de elementen in de formule terug bij de toetsing van
bestuurders en commissarissen op geschiktheid en betrouwbaarheid. Als een van beide
elementen niet voldoende aanwezig is, volgt aftoetsing. Anderzijds zie je dat terug in de
onderzoeken naar integriteitsrisico’s en gedrag en cultuur. De zichtbare uitkomst van
gedrag en cultuur is het handelen van een organisatie ten opzichte van haar omgeving,
en dat moet vertrouwen geven. Daarmee zijn cultuur en gedrag ook een product van
ethiek en competenties. De toezichthouder wil een gedrag en cultuur zien waardoor
organisaties handelen in het belang van de klant.”
En hoe zie ik dat begrip vertrouwen dan terug in jullie praktijk?
Ron Brummans: “Als wij mensen voorbereiden op het gesprek met de externe
toezichthouder, dan is dat in de eerste plaats een oefening in eerlijkheid, openheid,
zelfinzicht en zelfreflectie. Daarmee krijgen ze het vertrouwen van de externe
toezichthouder. Het vertrouwen dat ze in de toekomst in staat zijn hun eigen gedrag te
beoordelen en bij te sturen, maar ook de toezichthouder tijdig te informeren bij
incidenten.”
Maar hoe bereiden jullie mensen dan voor?
Ron Brummans: “Wij houden mensen op allerlei manieren een spiegel voor. In de
eerste plaats via het opmaken van het Life Languages profiel, waarin zichtbaar wordt
wat de sterke en wat de belangrijke aandachtspunten zijn in communicatie en gedrag. In
de tweede plaats maken wij onze cliënten in diverse gesprekken bewust van hun eigen
stijl van communiceren en onderzoeken we via doorvragen wat maakt dat ze bepaald
gedrag vertonen en of ze zelf zien waar dat vandaan komt. Ten derde onderzoeken wij
uitingen van cliënten in het verleden op internet, maar ook discussies die ze hebben
gehad met de toezichthouder. En ten vierde, als slotakkoord van onze voorbereidingen,
worden cliënten onderworpen aan een simulatiegesprek, waarin wij de rol van de
externe toezichthouder aannemen. Steeds weer houden wij hen voor hoe hun
communicatie en gedrag overkomen op de ander en waar zij wantrouwen in plaats van
vertrouwen oproepen.”
Kunt u een voorbeeld geven?
Ron Brummans: “Een jaar geleden kwam een voorzitter van een Raad van Bestuur bij
ons. Zij had een oproep gehad van de externe toezichthouder voor een
hertoetsingsgesprek. Zij was al een keer eerder door hen bevraagd vanwege een issue,
maar later gingen er toch weer wat zaken fout. De externe toezichthouders wilden
vaststellen of zij in haar huidige functie wel de juiste persoon op de juiste plek was. In
ons eerste gesprek met deze bestuurder hebben we het Life Languages profiel
besproken, waarin ook de innerlijke dynamiek van deze bestuurder en de daaruit
volgende communicatie aan de orde kwam. Daarnaast hebben we laten zien wat voor
communicatie en gedrag ze bij de externe toezichthouder kan verwachten en wat dat
voor haar betekent.
Het tweede gesprek was het simulatiegesprek. Dat hadden we voorbereid door ons te
verdiepen in haar cv en de cases waarin zaken waren misgegaan. In de rol van de
externe toezichthouder hebben we haar vervolgens 1,5 uur lang kritisch bevraagd.
Vooral om boven water te krijgen wat het eigen aandeel cq de eigen rol in de gemaakte
fouten was. In het terugkoppelingsgesprek daarna herkende zij voor zichzelf de rode
draad en dus ook wat ze eraan kon doen. Dat ging over het teveel handelen vanuit
vertrouwen in de ander, en het te weinig zien van de risico’s die er wel degelijk waren.
Met die bagage is ze op gesprek gegaan, heeft zich open en kwetsbaar opgesteld en
laten zien dat ze geleerd heeft. Het besluit van de externe toezichthouder was positief.”
Jullie slagingspercentage is hoog, circa 98%. Hoe doen jullie dat?
Ron Brummans: “Als ik het op een andere manier zou willen zeggen, dan gaat dat over
ons streven naar een zichtbaar eerlijke grondhouding bij de kandidaat, naar zichzelf en
naar zijn omgeving. Deze houding vertaalt zich vanzelf in een constructieve houding
naar de toezichthouder. Gedrag en ‘tone of voice’ spelen in zo’n gesprek een
fundamentele rol.”
Wanneer heb je nou een echt goed gesprek met externe toezichthouders?
Ron Brummans: “Dan kom je weer terug bij de vraag wanneer de externe
toezichthouder bereid is je zijn vertrouwen te geven. In de kern gaat dat wat mij betreft
over:
* Een onafhankelijke, eerlijke en constructieve basishouding.
* Het vermogen om jezelf via reflectie bij te sturen.
* Een toereikend niveau van kennis en vaardigheden.
* De wil en het vermogen om kennis en vaardigheden in te zetten voor de organisatie.”
En, wat zijn de ervaringen van de kandidaten tot op heden?
Ron Brummans: “We kunnen gelukkig stellen dat vrijwel al onze kandidaten tevreden
zijn met de gesprekken die we met hen gevoerd hebben. Indringende gesprekken met
externe toezichthouders worden veelal niet als heel prettig ervaren, maar ze horen er nu
eenmaal bij en daarom is de voorbereiding daarop essentieel. Het simulatiegesprek dat
wij met de kandidaat hebben blijkt dan ook een buitengewoon krachtige
voorbereidingsmethode.”
Hoe zien jullie de toekomst?
Ron Brummans: “Het toenemende externe toezicht leidt tot meer gesprekken met
externe toezichthouders. Niet alleen bij financiële ondernemingen, maar bijvoorbeeld
ook bij accountantskantoren, woningcorporaties een dergelijke. Daar wil je natuurlijk
goed doorheen komen. Dat betreft niet alleen de reguliere geschiktheidstoetsing, maar
ook hertoetsingen, gesprekken over negatieve uitkomsten uit onderzoeken een
dergelijke. Wij stellen onze opgedane expertise daarvoor graag ter beschikking.”