Transcript onze factsheet - Helder Onderwijs

Een eigen AFAS omgeving of niet?
“Helder Onderwijs heeft het voortouw
genomen om optimaal gebruik te
maken van de mogelijkheden die er
zijn, vanzelfsprekend in het belang van
de klant en van de sector onderwijs”
Voor klanten heeft Helder Onderwijs een standaard, centrale omgeving in het HR-systeem AFAS beschikbaar. Daarnaast
beschikt een aantal klanten van Helder Onderwijs over een eigen AFAS licentie op basis van een specifieke, op maat gemaakte,
inrichting. Voor beide varianten zijn voordelen te benoemen. Maar wat is dan voor uw organisatie de beste keus?
Centrale omgeving
Op basis van expertise en opgedane ervaring, biedt Helder
Onderwijs een prima standaard, centrale omgeving in AFAS
aan. Deze centrale omgeving biedt voor veel onderwijsklanten
voldoende mogelijkheden. Veel administratieve processen
kunnen gestandaardiseerd worden. Te denken valt hierbij
aan Self Service processen waarbij de route van indienen tot
en met het moment van verwerken vaak gelijk is voor elke
organisatie. Maar ook processen die in directe relatie staan tot
de CAO en wet- en regelgeving, lenen zich uitstekend om te
standaardiseren. Denk hierbij aan alle vereiste verzuimacties op
grond van de Wet Verbetering Poortwachter.
Voordelen van een centrale omgeving zijn:
• Schaalvoordelen als gevolg van standaardisatie.
• Het wiel wordt niet opnieuw uitgevonden.
• Beperkte kosten voor onderhoud en beheer.
• Minimale inrichtingskosten.
Het verwerken van updates van de CAO en aanpassingen in
de wet- en regelgeving wordt maar één keer uitgevoerd in de
centrale omgeving en dus voor alle klanten. Daardoor zijn de
bijhorende kosten voor onderhoud en beheer lager. Daarnaast
profiteert u direct van ervaring en kennis die is opgedaan
bij andere klanten. De standaard, centrale inrichting wordt
eenmalig ingericht waardoor onderhoud en beheer minder tijd
en geld kosten. Er zijn in deze omgeving wel mogelijkheden voor
maatwerk maar deze zijn beperkt.
Eigen omgeving
Wanneer specifieke wensen bestaan omtrent de
functionaliteiten en de inrichting, kan een eigen omgeving zinvol
zijn. Stel, de route van de mutatieprocessen (=workflows) is
dusdanig specifiek, uw verzuimbeleid vergt specifieke acties
en/of uw organisatie kent een gesprekkencyclus geënt op uw
organisatiedoelstellingen en daardoor dus specifiek, dan kan
een standaard inrichting onvoldoende toereikend zijn.
Voordelen van een eigen omgeving zijn:
• Ruimte om (werk-)processen te laten aansluiten op uw
organisatiedoelstellingen.
• Flexibiliteit in tussentijdse aanpassingen.
“Moeten we bij een eigen AFAS omgeving ook direct insourcen?”
Vaak wordt een eigen AFAS omgeving direct in verband gebracht
met het insourcen van de administratieve werkzaamheden. Dit
is absoluut niet noodzakelijk. Immers, een medewerker van een
administratiekantoor kan zijn of haar werkzaamheden prima
binnen de AFAS omgeving van de klant uitvoeren. De keuze voor
in- of outsourcing hangt van geheel andere factoren af. Wij
verwijzen u hiervoor graag naar onze whitepaper over het in- of
outsourcen van uw administratie.
Welke keuze u ook maakt, wij adviseren u bij een eigen
AFAS omgeving het functioneel beheer te beleggen bij een
administratiekantoor. Deze werkzaamheden vragen namelijk
om specifieke kennis en expertise van het HR-systeem en
deze kennis moet ook bijgehouden worden. Het beleggen van
deze taken bij bijvoorbeeld een PSA-medewerker, biedt geen
uitkomst en is risicovol voor het goed functioneren van uw
HR-systeem. Een goede functioneel beheerder is proactief,
ziet de mogelijkheden, informeert de organisatie hierover en
gaat ermee aan de slag. Kennis is dus een vereiste. Daarnaast
is het raadzaam dat een externe professional met enige
regelmaat naar uw processen en samenhangende inrichting
kijkt en analyseert waar verbeteringen te behalen zijn. Helder
Onderwijs helpt u graag, wij bieden de mogelijkheid om beheer
en onderhoud voor u te verzorgen.
Interesse?
Praat u graag door over dit onderwerp om te bepalen of
een centrale dan wel eigen AFAS omgeving uw organisatie
verder helpt? Neem gerust contact op met uw accountmanager of contactpersoon van Helder Onderwijs of met
Martijn de Haas, E-HRM consultant, 06-21191644 of
[email protected].
www.helder-onderwijs.nl