NOVEMBER 2016, NUMMER 12

DE

PASSER

Infobulletin over relevante ontwikkelingen voor het personeel

RESPONZ

Passend antwoord op speciaal onderwijsvragen

Onderwijskwaliteit kent geen tijd

Goed onderwijs vinden we allemaal belangrijk. Dat is van alle tijden. Het gaat om het vormen van kinderen tot maximaal zelfstandige en minimaal afhankelijke mensen. Maar wat is goed? In het speciaal onderwijs wilde men komen tot certificeerbare kwaliteit. Op basis van het toezichtkader van de Inspectie van het Onderwijs én de internationaal erkende ISO 9001-norm is een gedragen kwaliteitsnorm ontwikkeld. RESPONZ heeft het kwaliteitstraject succesvol afgerond. We vertellen hierover met trots in deze Passer. Een onderdeel van kwaliteit is de vastlegging van beleid. Weet je dat al ons beleid te vinden is in iDocument? En als we het dan toch over kwaliteit hebben: jullie zijn als medewerkers doorslaggevend in de kwaliteit van onze organisatie. In deze Passer daarom ook aandacht voor competentiemanagement.

Kwaliteit

V 1

‘Onze medewerkers zijn gedreven professionals’

RESPONZ slaagt voor kwaliteitsnorm

RESPONZ voldoet aan de KSO-norm (Kwaliteit Speciaal Onderwijs) en ontving daarvoor het CIIO-certificaat. Op 13 december ontvangen we het certificaat van LESCO (Landelijk Expertise Centrum Speciaal Onder wijs). Een compliment voor alle collega’s is dat CIIO, een organisatie die zorg- en onderwijs-organisaties beoordeelt, aangaf dat zij op alle RESPONZ-scholen gedreven professionals hebben aangetroffen. Medewerkers die betrokken zijn bij de leerlingen en hen het beste onderwijs willen bieden.

‘En dat geeft ook precies aan waar kwaliteit om gaat’, zegt Evy Kruijthof, bestuursassistent en een drijvende kracht achter de certificering. ‘Bij alles wat we doen, gaat het erom het beste onderwijs te bieden voor onze leerlingen. Kwaliteit is geen velletje papier met een handtekening, het is een ‘mindset’. Het staat voor het goede werk dat alle collega’s doen. Zij dragen de kwaliteit uit. Met z’n allen kijken we continu waar we ons werk kunnen verbeteren. In het primaire proces, maar ook als het gaat om een gezamenlijke koers vasthouden, reflectie, de omgang met personeel en partners of de inrichting van de organisatie.’

Heldere kaders

‘Bij de oprichting van RESPONZ in 2011 hebben bestuur en directie gezegd te willen gaan voldoen aan de kwaliteitsnorm voor speciaal onderwijs. We vinden het belangrijk heldere kaders en processen binnen een heldere organisatiestructuur te hebben. Dan hoeven medewerkers zich daarom niet druk te maken en kunnen zij zich richten op het primaire (onder wijs)proces. Binnen de kaders krijgen medewerkers de ruimte om zelf invulling te geven aan hun werk. Het zijn tenslotte professionals die heel goed in staat zijn zichzelf te sturen, met de beste kijk op de dagelijkse praktijk.’

Onafhankelijk onderzoek

Na de voorbereidingen en invoering van het RESPONZ kwaliteitsmanagementsysteem, vond in de laatste fase het onderzoek plaats door CIIO. Dit onafhankelijke bureau heeft op RESPONZ-niveau en op de drie scholen gekeken of we voldoen aan de gestelde kwaliteitsnorm. ‘Dan kun je bijvoor beeld denken aan ons primaire proces, het onderwijs. We hebben dat samen met onze interne begeleiders en enkele LC-leerkrachten in kaart gebracht. Maar ook willen ze zien dat we met elkaar afspraken maken over de koers die we varen. Dat gebeurt via het Strategisch Beleidsplan RESPONZ, dat nu vertaald wordt naar de schoolplannen. Een ander punt is de omgang met partners, onder wie ouders en ketenpartners.

Hoe werken wij aan optimale samenwerking? Wat hebben we elkaar te bieden? Hoe versterken wij elkaar? Ook moeten wij uiteraard laten zien dat we blijven voldoen aan de wet- en regelgeving.’

Continu verbeteren

Kortom, op alle vlakken moet RESPONZ continu werken aan verbetering, bijvoorbeeld via de plan/do/check/act-cyclus.

‘En dat doen we ook’, vertelt Evy, ‘op alle niveaus in de organisatie. Van het handelingsplan voor een leerling tot het bestuursgesprek met de Inspectie van het Onderwijs. We willen bij de bestuursgesprekken voortaan proactiever te werk gaan.

Wij willen de inspectie vertellen hoe we de zaken bij RESPONZ aanpakken. Wij denken van tevoren alvast na ‘doen we de goede dingen en doen we de dingen goed? En doen we ze in de juiste volgorde? Vandaar ook dat we het moment van het bestuursgesprek naar januari willen verplaatsen. We hebben dan namelijk de resultaten van de managementreviews.’

‘Bij alles wat we doen, gaat het om de beste kwaliteit in onderwijs voor onze leerlingen’

Auditorenpool

‘De auditcyclus is een ander belangrijk resultaat vanuit de kwaliteitsnorm’, vertelt Evy, die de vorm en planning van de audits heeft opgezet. ‘We hebben een auditorenpool opgericht, waarvoor veertien collega’s vanuit de verschillende RESPONZ scholen zijn opgeleid. Zij nemen jaarlijks audits af binnen RESPONZ en op scholen van een ander schoolbestuur, van Stichting Speciaal Onderwijs Leiden e.o.

Het beste onderwijs

‘Jaarlijks komt CIIO terug om te kijken of we nog voldoen aan de eisen van de KSO-norm van het Landelijk Expertise Centrum Speciaal Onderwijs (LECSO). En ook LESCO moet de certificering goedkeuren. Het belangrijkste is echter dat wij zelf continu bezig zijn met kwaliteit. Dat we zijn uitgedaagd om onze leerlingen steeds het beste onderwijs te bieden. Kwaliteit zit overal in de organisatie en begint bij jezelf.’ 2

Nieuwe startpagina’s in iDocument

@

Bits & Bytes

Voorheen kwamen alle medewerkers van RESPONZ bij het inloggen op iDocument op eenzelfde startpagina terecht. Dit leverde bij het zoeken naar documenten problemen op. Zo kwamen er soms wel erg veel hits op een zoekvraag. Ook was niet altijd duidelijk welk document er nou bij welke school hoorde of bij RESPONZ. Dit is nu veranderd. Alle mede werkers van de scholen komen nu op hun eigen startpagina terecht. Bij het zoeken naar documenten worden alleen de RESPONZ-documenten en de documenten van de eigen school getoond. Mocht je willen weten wat er bijvoorbeeld aan documenten beschikbaar is op een andere school, dan kun je die natuurlijk inzien. Hiervoor kies je voor ‘zoeken in alles’.

Personeelszaken

RESPONZ onderzoekt samenwerking met SSOL e.o.

Door samenwerking elkaar versterken en één gezicht hebben voor speciaal onderwijs in de regio. Dat is de insteek van de bestuurlijke samenwerking met de Stichting Speciaal Onderwijs Leiden e.o.

(SSOL) die RESPONZ momenteel onderzoekt.

De besturen zijn al langere tjid inhoudelijk met elkaar in gesprek. Ook hebben de raden van toezicht al kennisgemaakt deze maand en komen vertegenwoordigers van de gemeen schappelijke medezeggeschapsraad bijeen. Daarnaast hebben medewerkers vanuit de auditorenpool al audits uitgevoerd bij SSOL e.o. We hebben dus ook al een kijkje in de keuken op de scholen gehad.

Beide stichtingen hebben mytyl/tyltylscholen en ZMLK scholen, zodat ze ook qua onderwijsaanbod goed op elkaar aansluiten. SSOL e.o. heeft twee scholen voor ZML (De Korte Vlietschool en De Duinpieper/Het Duin/ De Oeverpieper), en één mytylschool (De Thermiek). We willen onze collega’s goed op de hoogte houden over alle stappen in deze samenwerking. Vandaar dat we onder de titel ‘Beter samen’ een infobulletin uitgeven dat jullie met regelmaat informeert over deze bestuurlijke samenwerking.

De medewerkers van RESPONZ en SOLL e.o. hebben op 14 november de eerste editie ontvangen.

3

Gesprekkencyclus ‘nieuwe stijl’

We hebben de afgelopen periode gewerkt aan de gesprekkencyclus ‘nieuwe stijl’. Die bestaat uit functionerings- en beoordelingsgesprekken en is op 1 november besproken in het overleg van bestuur en directie. Met ingang van december 2016 start een pilot met de functioneringsgesprekken ‘nieuwe stijl’ op alle drie onze scholen.

Per school gaan de leidinggevenden en een aantal medewer kers deelnemen. De leidinggevenden leggen hiervoor de contacten met de deelnemers aan de pilot. Na afloop bekijken we of het concept moet worden aangepast en daarna wordt het operationeel. Om de invoering succesvol te laten verlopen, verzorgen we op elke school een presentatie over de gesprekkencyclus en de werkwijze.

Wat is anders in deze nieuwe gesprekscyclus?

Een verschil met de functioneringsgesprekken oude stijl is met name, dat alle correspondentie tussen medewerker, leidinggevende en andere betrokkenen digitaal plaatsvindt.

De gesprekkencyclus wordt ingebed in Youforce en krijgt een aparte ‘tegel’ in je login op Performance Manager. Inloggen daarop gebeurt met dezelfde inlogcode als waar je mee inlogt om je salarisgegevens te bekijken. De meer digitale verwerking van de gesprekkencyclus kan enige oefening vergen. Mede daarom gaan we een pilot doen, wat direct de mogelijkbeid biedt om eventuele kinderziektes uit het systeem te halen.

Toelichting

Voor de gesprekkencyclus is een handleiding ontworpen, waarin informatie staat over het gebruik van de site. Ook vind je in iDocument een toelichting op de formulierenstroom.

Dat gaat bijvoorbeeld over de formulieren die we gebruiken en wie welke formulieren invult. Veel aandacht is besteed aan de privacy. Net als bij de functioneringsgesprekken oude stijl zijn de gegevens, zoals het verslag en de gemaakte afspraken, alleen beschikbaar voor de medewerker en de leidinggevende.

Talenten beoordelen

Een nieuw onderdeel bij de gesprekkencyclus is dat competen tiemanagement nadrukkelijk deel gaat uitmaken van het functioneringsgesprek. Vanuit de gedachte dat ieder talent telt, vragen we medewerkers hoe zij zichzelf vinden scoren op een aantal competenties. Ook vragen we drie collega’s en de leidinggevende om feedback te geven op deze geselecteerde competenties. Competentiemanagement wordt ook wel talent management genoemd. De resultaten van de scores zijn alleen beschikbaar voor de medewerker en de leidinggevende. Collega’s die de feedback invullen, doen dit op (digitale) uitnodiging van de medewerker. Dat verloopt via een aparte link, dus niet via hun normale Youforce login. Zij hebben dan ook geen inzicht in de scores van de andere invullers. De scores op de verschillende competenties verwerken we in een overzichtelijk diagram dat deel uitmaakt van het functioneringsgesprek.

Input voor beleid

Deze manier van functioneringsgesprekken voeren, heeft een bijkomend voordeel. We kunnen op bestuurs- en school niveau veel gemakkelijker kengetallen (anoniem) verzamelen, om beleid te ontwikkelen. Na de invoering van de functione ringsgesprekken ‘nieuwe stijl’ gaan we in een later stadium ook een procedure ontwikkelen voor beoordelingsgesprekken.

4

Besluiten B&D Uit de school geklapt

Alle wensen vervuld voor De Witte Vogel

De nieuwbouw van de Witte Vogel komt in het eindstadium en wat wordt het mooi! Extra mooi nieuws is dat alle wensen die in de planning waren meegenomen, ingevuld kunnen worden. Het resultaat van een intensief sponsortraject.

Eind 2015 is een begin gemaakt met het werven van fondsen en het opzetten van acties. Veel medewerkers hebben zich ingezet om geld te genereren voor de uitvoering van extra projecten bij de nieuwbouw van De Witte Vogel. Projecten die niet via het reguliere budget vergoed worden, zoals tilliften, een aangepast speellokaal, een aangepaste gymzaal en een praktijklokaal koken. Het was een ambitieus plan en het moest nog maar blijken of we dit allemaal konden verwezenlijken.

Enorme betrokkenheid

Nu, een jaar verder, kunnen we de balans opmaken. En met een totaalbedrag van bijna € 475.000 kunnen we alle geplande projecten, alle dromen, uitvoeren. Dit komt met name door de enorme betrokkenheid van medewerkers, kinderen, ouders, bestuur en gemeente.

Samen beter, beter samen

Daarmee is eens temeer onderstreept dat één van de drijfveren van RESPONZ ‘samen beter, beter samen’ ook op dit terrein haar vruchten heeft afgeworpen. De realisering van al deze projecten laat nog even op zich wachten, maar na de oplevering van de nieuwbouw gaan we direct beginnen met de uitvoering. Een prachtig vooruitzicht.

Vastgesteld beleid RESPONZ

Beleid is simpelweg helder maken wat er in welke situatie gebeurt, wie dat doet en hoe we het oplossen. Ook binnen RESPONZ hebben we allerhande beleid, van personeelsbeleid tot veilig heidsbeleid. En van verzuimbeleid tot financieel beleid. Alle regels en afspraken die we met elkaar maken, liggen vast in beleid van RESPONZ, dat je kunt vinden in iDocument. Onderstaand beleid is onlangs door het bestuur van RESPONZ vastgesteld en aan iDocument toege voegd. n n n Professionaliseringsbeleid, met de procedures en afspraken rondom scholing, als onderdeel van het personeelsbeleid.

Het beleid leerplichtverzuim.

Het beleid veilig omgaan met informatie en informatieverstrekking. 5