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Relazione sui conti annuali dell’impresa comune europea per ITER e lo sviluppo dell’energia da fusione relativi all’esercizio finanziario 2015 corredata della risposta dell’impresa comune
12, rue Alcide De Gasperi – 1615 Luxembourg
T
(+352) 4398 – 1
E
eca.europa.eu
2 INDICE Introduzione Informazioni a sostegno della dichiarazione di affidabilità Dichiarazione di affidabilità Giudizio sull’affidabilità dei conti Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti Paragrafo d’enfasi Osservazioni sulla gestione finanziaria e di bilancio Presentazione dei conti Esecuzione del bilancio 2015 Osservazioni sui controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo dell’impresa comune Procedure di appalto e sovvenzioni relative alle attività Controllo e monitoraggio globale dei contratti di appalto e di sovvenzione relativi alle attività operative Altre questioni Strategia antifrode Quadro giuridico Relazione annuale di attività Seguito dato a precedenti osservazioni Diritti di proprietà intellettuale e politica industriale Accordo con lo Stato ospitante sulla sede Norme di applicazione dello statuto del personale Allegato Paragrafi 1-3 4 5-17 10 11 12-17 18-19 18 19 20-25 21-22 23-25 26-30 26 27-29 30 31-36 31-33 34-35 36 CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
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INTRODUZIONE
1.
L’impresa comune europea per ITER
e lo sviluppo dell’energia da fusione (“impresa
comune” o “F4E”) è stata costituita nel marzo 2007
per un periodo di 35 anni. L’impresa comune ha sede a Barcellona, mentre gli impianti di fusione principali verranno messi a punto a Cadarache, in Francia. 2.
I compiti dell’impresa comune sono i seguenti
: a) apportare il contributo dell’Euratom all’Organizzazione internazionale dell’energia da fusione ITER
; b) apportare il contributo dell’Euratom alle attività che rientrano nell’approccio allargato (attività complementari di ricerca congiunta sulla fusione) con il Giappone per la realizzazione in tempi rapidi dell’energia da fusione; c) preparare e coordinare un programma di attività volte alla costruzione di un reattore dimostrativo a fusione e degli impianti associati, in particolare l’impianto internazionale di irraggiamento dei materiali per la fusione (
International Fusion Materials Irradiation Facility
o IFMIF). 3.
Sono membri dell’impresa comune l’Euratom, rappresentata dalla Commissione europea, gli Stati membri dell’Euratom e i paesi terzi che hanno concluso accordi di
1
Reattore sperimentale termonucleare internazionale.
2
Decisione 2007/198/Euratom del Consiglio, del 27 marzo 2007, che istituisce l’impresa comune europea per ITER e lo sviluppo dell’energia da fusione e le conferisce dei vantaggi (GU L 90 del 30.3.2007, pag. 58) modificata dalla decisione 2013/791/Euratom del Consiglio, del 13 dicembre 2013 (GU L 349 del 21.12.2013, pag. 100), e dalla decisione 2015/224 del Consiglio, del 10 febbraio 2015 (GU L 37 del 13.2.2015, pag. 8).
3
L’
allegato
illustra in maniera sintetica, a titolo informativo, le competenze, le attività e le risorse disponibili dell’impresa comune.
4
L’Organizzazione internazionale dell’energia da fusione ITER è stata istituita nell’ottobre 2007 per un periodo iniziale di 35 anni, al fine di attuare il progetto ITER. Quest’ultimo ha lo scopo di dimostrare la fattibilità scientifica e tecnologica della fusione come fonte di energia. I suoi membri sono l’Euratom, la Repubblica popolare cinese, la Repubblica dell’India, il Giappone, la Repubblica di Corea, la Federazione russa e gli Stati Uniti d’America. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
cooperazione con l’Euratom nel settore della fusione nucleare controllata (al 31 dicembre 2015: Svizzera).
INFORMAZIONI A SOSTEGNO DELLA DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ
4.
L’approccio di audit adottato dalla Corte include procedure analitiche di audit, verifiche delle operazioni a livello dell’impresa comune e una valutazione dei controlli chiave dei sistemi di supervisione e controllo. A ciò si aggiungono gli elementi probatori risultanti dal lavoro di altri auditor e un’analisi delle attestazioni della direzione (
management representations
). 4
DICHIARAZIONE DI AFFIDABILITÀ
5.
Conformemente alle disposizioni dell’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (TFUE), la Corte ha controllato: a) i conti annuali dell’impresa comune per ITER e lo sviluppo dell’energia da fusione
comprendono i rendiconti finanziari e le relazioni sull’esecuzione del bilancio
l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2015; b) la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti.
La responsabilità della direzione
6.
Ai sensi degli articoli 39 e 50 del regolamento delegato (UE) n. 1271/2013 della Commissione
, la direzione è responsabile della compilazione e della fedele presentazione
dei conti annuali dell’impresa comune, nonché della legittimità e della regolarità delle operazioni sottostanti:
5
Questi conti comprendono il bilancio finanziario e il conto del risultato economico, la tabella dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni del patrimonio netto, un riepilogo delle politiche contabili significative, nonché altre note esplicative.
6
Queste relazioni includono le relazioni sull’esecuzione del bilancio, una sintesi dei princìpi di bilancio e altre note esplicative.
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GU L 328 del 7.12.2013, pag. 42. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
a) le responsabilità della direzione per i conti annuali dell’impresa comune comprendono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno adeguato ai fini della preparazione e della fedele presentazione di rendiconti finanziari privi di inesattezze rilevanti dovute a frode o errore, la selezione e l’applicazione di politiche contabili appropriate basate sulle norme contabili adottate dal contabile della Commissione
e l’elaborazione di stime contabili ragionevoli rispetto alle circostanze.
Il direttore approva i conti annuali dell’impresa comune dopo che il contabile della stessa li ha preparati, sulla base di tutte le informazioni disponibili e corredati di una nota nella quale dichiara, tra l’altro, di avere la ragionevole certezza che essi forniscano un’immagine fedele, sotto tutti gli aspetti rilevanti, della situazione finanziaria dell’impresa comune; 5 b) le responsabilità della direzione riguardo alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti e alla conformità al principio della sana gestione finanziaria richiedono la definizione, l’applicazione e il mantenimento di un sistema di controllo interno efficace ed efficiente, che comprende l’opportuna supervisione e misure appropriate per prevenire le irregolarità e le frodi nonché, se necessario, azioni legali per recuperare i fondi indebitamente versati o non correttamente utilizzati.
La responsabilità del revisore
7.
È responsabilità della Corte presentare al Parlamento europeo e al Consiglio
, sulla base dell’audit espletato, una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti annuali e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. La Corte espleta l’audit conformemente ai princìpi internazionali di audit e ai codici deontologici dell’IFAC nonché ai princìpi internazionali delle istituzioni superiori di controllo dell’INTOSAI. In base a tali princìpi, la Corte è tenuta a pianificare e svolgere i propri audit in modo da ottenere una ragionevole
8
Le norme contabili adottate dal contabile della Commissione sono derivate dagli
International Public Sector Accounting Standards
(IPSAS) emanati dalla Federazione internazionale dei revisori contabili (
International Federation of Accountants –
IFAC) o, ove pertinenti, dai princìpi contabili internazionali (
International Accounting Standards
(IAS)/
International Financial Reporting Standards
(IFRS)) emanati dall’
International Accounting Standards Board
.
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Articolo 107 del regolamento (UE) n. 1271/2013. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
6 certezza riguardo all’assenza di inesattezze rilevanti nei conti annuali dell’impresa comune, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. 8.
L’audit comporta l’esecuzione di procedure volte ad ottenere elementi probatori relativi agli importi e alle informazioni riportate nei conti, nonché alla legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Le procedure selezionate dipendono dal giudizio dell’auditor, basato su una valutazione dei rischi di inesattezze rilevanti nei conti e di significative inosservanze del quadro giuridico dell’Unione europea, dovute a frode o errore, nelle operazioni sottostanti. Nel valutare tali rischi, l’auditor esamina tutti i controlli interni applicabili alla compilazione e alla presentazione fedele dei conti, nonché i sistemi di supervisione e controllo posti in essere per garantire la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti, e definisce procedure di audit adeguate alle circostanze. L’audit comporta altresì la valutazione dell’adeguatezza delle politiche contabili, della ragionevolezza delle stime contabili elaborate, nonché la valutazione della presentazione complessiva dei conti. 9.
La Corte ritiene che gli elementi probatori ottenuti siano sufficienti ed adeguati a fornire una base per l’espressione dei giudizi esposti qui di seguito.
Giudizio sull’affidabilità dei conti
10.
A giudizio della Corte, i conti annuali dell’impresa comune presentano fedelmente, sotto tutti gli aspetti rilevanti, la posizione finanziaria della stessa al 31 dicembre 2015, nonché i risultati delle sue operazioni e i flussi di cassa per l’esercizio chiuso in tale data, conformemente alle disposizioni del regolamento finanziario dell’impresa comune e alle norme contabili adottate dal contabile della Commissione.
Giudizio sulla legittimità e regolarità delle operazioni su cui sono basati i conti
11.
A giudizio della Corte, le operazioni su cui sono basati i conti annuali dell’impresa comune per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2015 sono, sotto tutti gli aspetti rilevanti, legittime e regolari. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
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Paragrafo d’enfasi
12.
Senza mettere in discussione il giudizio espresso ai paragrafi 10 e 11, la Corte desidera attirare l’attenzione su quanto segue. Nelle conclusioni adottate il 7 luglio 2010
, il Consiglio ha approvato un contributo dell’impresa comune di 6,6 miliardi di euro (valore 2008) alla fase di costruzione del progetto ITER, inizialmente pianificata per il 2020. Tale importo, che raddoppia i costi inizialmente indicati nel bilancio per questa fase del progetto, non includeva i 663 milioni di euro proposti dalla Commissione europea nel 2010 a copertura di eventuali spese per eventi imprevisti
. 13.
La complessità delle attività di ITER
comporta il significativo rischio di un aumento del
contributo fornito alla fase di costruzione del progetto ITER
. Tale rischio proviene principalmente dal cambiamento della portata
delle realizzazioni dei progetti e dai ritardi rispetto al calendario attualmente valido, considerato irrealistico
“scenario di riferimento” (portata, calendario e costi) per il progetto ITER da parte del consiglio dell’Organizzazione internazionale ITER (OI ITER), inizialmente programmata per
10
Conclusioni del Consiglio del 7 luglio 2010 sullo stato di avanzamento di ITER (rif. 11902/10).
11
Comunicazione della Commissione al Parlamento europeo e al Consiglio del 4 maggio 2010 “Lo stato di avanzamento di ITER e possibili vie per il futuro” (COM(2010) 226 definitivo).
12
Ciò è dovuto soprattutto alle soluzioni ingegneristiche innovative e alle sfide tecniche insite in molti dei contributi in natura forniti all’OI ITER e alle modifiche in termini di specifiche tecniche e di portata, che sono di competenza dell’OI ITER e sui cui l’impresa comune F4E ha un’influenza limitata o nulla.
13
Come indicato anche nella relazione sui progressi dell’impresa comune F4E al Consiglio dell’Unione europea del novembre 2015 e nella quarta valutazione annuale della relazione di F4E al Consiglio dell’Unione europea del novembre 2015.
14
Per quanto riguarda la richiesta di modifiche di progetto da apportare ai conferimenti in natura forniti all’OI ITER, il sistema adottato precedentemente per compensare l’aumento dei costi causato da tali modifiche (basato sugli orientamenti MAC-10) si è dimostrato inefficiente, con conseguenze negative relativamente ai costi del contributo di F4E al progetto. Nel marzo 2015, il consiglio ITER ha convenuto di sostituire il sistema in questione con un meccanismo legato a un fondo di riserva, concepito per compensare gli scostamenti dai costi causati da modifiche nella portata dei contributi apportati al progetto dalle agenzie nazionali.
15
Paragrafo 12, nota 12, della relazione della Corte sull’esercizio finanziario 2013 (GU C 452 del 16.12.2014, pag. 44). CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
giugno 2015, è stata posticipata dapprima a novembre 2015 e in seguito a giugno 2016. Nella riunione del 15-16 giugno 2016, il consiglio ITER ha approvato un calendario integrato aggiornato per il progetto ITER che stabilisce il dicembre 2025 come data di conseguimento della tappa strategica della fase di costruzione del progetto (“First Plasma”). 8 14.
Nel 2015, F4E ha avviato un esercizio approfondito per calcolare la stima aggiornata dei costi (
estimate at completion
, EAC) del contributo dell’impresa comune alla fase di costruzione del progetto. Ne è risultato un previsto aumento dei costi di circa 2 375 milioni di euro
(applicando un livello di affidabilità del 50 % come d’uso per le grandi opere d’ingegneria)
. 15.
F4E non possiede ancora una valutazione aggiornata del contributo dell’impresa comune al progetto ITER dopo il completamento della fase di costruzione. 16.
In considerazione delle sfide che il progetto ITER si trova ad affrontare, nel 2015 il direttore generale dell’OI ITER ha presentato al consiglio ITER un piano d’azione con misure specifiche volte a superare i principali ostacoli allo sviluppo del progetto
direzione di F4E ha adottato un proprio piano d’azione, ampiamente in linea con quello dell’OI ITER
. Alcune azioni chiave sono state avviate nel 2015
, ma la piena attuazione dei
16
Tale stima comprende un contributo supplementare di tesoreria all’OI ITER di 300 milioni di euro prima del 2020 e di 75 milioni di euro relativi al trasferimento degli appalti UE al Giappone, non previsto dalla baseline iniziale dei costi. Cfr. relazione sui progressi dell’impresa comune F4E al Consiglio dell’Unione europea del novembre 2015.
17
La nuova stima prevede un aumento del 35 % rispetto alla cifra approvata dal Consiglio nel 2010. Tale aumento è anche superiore a quello, di 428 milioni di euro, riferito da F4E nel novembre 2014 (cfr. paragrafo 14 della relazione della Corte relativa al 2014) ed è dovuto alla portata più ampia dell’esercizio del 2015, che mirava a determinare la stima aggiornata del costo complessivo (EAC) dell’intera fase di costruzione, laddove l’esercizio precedente stimava soltanto gli scostamenti dai costi negli appalti aggiudicati.
18
Il 5 marzo 2015, il consiglio dell’OI ITER ha nominato un nuovo direttore generale e ha approvato il piano d’azione dell’OI ITER per il 2015.
19
Il consiglio di direzione dell’impresa comune ha approvato i princìpi fondamentali esposti nel piano d’azione dell’impresa comune e, in particolare, le misure volte a creare una nuova organizzazione integrata, come previsto dal nuovo direttore generale dell’OI ITER, e richiesto l’esame di eventuali questioni giuridiche che possono incidere sull’attuazione del piano d’azione. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
9 due piani di lavoro dipende ora dalle decisioni adottate dal consiglio ITER nella riunione di giugno 2016 relativamente al nuovo calendario e alle nuove risorse per il progetto ITER. 17.
Le osservazioni che seguono non mettono in discussione i giudizi della Corte.
OSSERVAZIONI SULLA GESTIONE FINANZIARIA E DI BILANCIO
Presentazione dei conti
18.
Nelle note ai rendiconti finanziari, la tabella e le informazioni di cui al titolo 4.3.1.1. “Accordi di fornitura (OI ITER)” riflettono gli accordi di fornitura stipulati (colonna 3) e quelli nell’ambito dei quali sono già stati eseguiti accreditamenti (colonna 4). La tabella, tuttavia, non mostra il reale grado di avanzamento dei lavori in corso. Nei conti annuali relativi al 2015, F4E ha integrato tali informazioni con una stima del lavoro in corso, che tiene conto del valore totale delle spese per i contratti legati agli organismi pagatori, e un grafico che mostra il conseguimento delle tappe fondamentali relative ad ogni accordo di fornitura stipulato con l’OI ITER
. Malgrado tale stima sia stata presentata nei conti relativi al 2015, è
necessario continuare ad adoperarsi per la presentazione di informazioni più accurate sullo stato di avanzamento e sul valore delle attività svolte finora dall’impresa comune
.
Esecuzione del bilancio 2015
19.
La dotazione finanziaria definitiva disponibile per il 2015 comprendeva stanziamenti d’impegno per 467,9 milioni di euro e stanziamenti di pagamento per 586,08 milioni di euro. I tassi di utilizzo per gli stanziamenti d’impegno e di pagamento sono stati rispettivamente del 100 % e del 99,9 %. Tuttavia, il tasso di esecuzione per gli stanziamenti d’impegno
20
In particolare, la creazione del meccanismo basato sul fondo di riserva, del comitato esecutivo di progetto e di gruppi di progetto integrati che si occupano degli aspetti relativi agli edifici.
21
Cfr. pagine 33-35 dei conti provvisori dell’impresa comune per l’anno 2015.
22
Al momento dell’audit (aprile 2016), F4E era prossima a raggiungere un accordo con l’OI ITER su un quadro modificato per la distribuzione dei crediti lungo l’intera durata di un accordo di fornitura, volto a riflettere più precisamente i progressi realizzati da ogni agenzia nazionale. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
10 indicati nel bilancio iniziale per il 2015 è stato del 49 %
. Dei 467,9 milioni di euro disponibili
per stanziamenti d’impegno, il 52 % è stato eseguito mediante impegni singoli diretti, mentre il restante 48 % è stato eseguito mediante impegni globali
. Il tasso di esecuzione per gli stanziamenti di pagamento indicati nel bilancio iniziale per il 2015 è stato dell’82 %
OSSERVAZIONI SUI CONTROLLI CHIAVE DEI SISTEMI DI SUPERVISIONE E CONTROLLO DELL’IMPRESA COMUNE
20.
Sono stati compiuti significativi progressi in molti settori, e l’esercizio intrapreso da F4E nel 2015 per calcolare l’EAC per la fase di costruzione del progetto è stato un risultato importante (cfr. paragrafi 14 e 15). Al momento dell’audit della Corte (aprile 2016), erano in corso alcune azioni chiave per la gestione delle attività dell’impresa comune: F4E sta sviluppando ulteriormente un sistema centrale uniforme per l’integrazione di tutti i dati relativi alle attività operative, finanziarie e di bilancio, che consentirà un regolare monitoraggio e la verifica di stime, costi e scostamenti. Nella riunione dell’8 9 giugno 2015, il consiglio di direzione ha approvato la proposta del direttore di attuare, entro due anni, un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). F4E ha sviluppato un sistema (
Contract Tracker
) per la gestione di tutte le modifiche apportate ai contratti in fase di attuazione, nonché per riferire sugli scostamenti e sull’impatto in termini di costi. È in fase con discussione con l’OI ITER un sistema per fornire informazioni sul grado di realizzazione delle attività (
Earned Value Management
) volto a migliorare la
23
La dotazione finanziaria iniziale disponibile per gli stanziamenti d’impegno adottata il 3 dicembre 2013 era di 953,6 milioni di euro. È stata ridotta a 467,9 milioni di euro nei bilanci rettificativi del 9 giugno e del 2 dicembre 2014, principalmente a causa dei ritardi nell’attuazione delle attività relative al capitolo di bilancio per la fase di costruzione di ITER.
24
Il basso tasso di attuazione degli impegni specifici è dovuto ai generali ritardi del progetto ITER.
25
La dotazione finanziaria iniziale disponibile per gli stanziamenti di pagamento adottata il 3 dicembre 2014, era di 645,09 milioni di euro. Tale dotazione è stata ridotta a 526,08 milioni di euro nei bilanci rettificativi del 9 giugno e del 2 dicembre 2015. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
11 distribuzione delle tappe fondamentali legate al credito lungo l’intera durata di un accordo di fornitura (cfr. paragrafo 18). Per quanto riguarda lo stato di avanzamento complessivo dei piani d’azione adottati da F4E in risposta a precedenti audit interni
, al momento dell’audit della Corte solo cinque raccomandazioni erano ancora da attuare
Nel 2015, la struttura di audit interno (IAC) dell’impresa comune ha completato due incarichi – relativi rispettivamente ai sistemi di fasci neutri e ai sistemi di crio-impianto. Lo IAC ha verificato inoltre il seguito dato a tre audit
le cui raccomandazioni sono state tutte formalmente chiuse. Nel 2015, il servizio di audit interno (IAS) della Commissione europea ha verificato il seguito dato al proprio esame limitato sulla procedura di dialogo competitivo per l’appalto del lotto 03 (Complesso Tokamak), condotto nel 2013. Lo IAS ha riconosciuto gli sforzi compiuti da F4E per attuare le raccomandazioni volte al miglioramento della procedura di appalto in generale. Due raccomandazioni sono rimaste inattuate
ha inoltre verificato il seguito dato alle raccomandazioni ancora da attuare derivanti dal proprio audit sugli accordi di fornitura condotto nel 2012. Ha concluso che, delle nove raccomandazioni ancora da attuare dopo il primo follow-up nel 2014, sette sono
26
Audit interni su circuiti finanziari, gestione delle sovvenzioni, contratti degli esperti, attività operative pre-appalto, appalti nel settore degli edifici ITER, selezione e assunzione di personale, monitoraggio dell’esecuzione dei contratti nel settore degli edifici di ITER, preparazione degli accordi di fornitura, esame della procedura di dialogo competitivo per l’appalto del lotto 03 (Edifici Tokamak) ed esame limitato sulla gestione dei contratti.
27
Una raccomandazione derivante dall’audit degli appalti nel settore degli edifici ITER, due dall’esame della procedura di dialogo competitivo per l’appalto del lotto03 e due dall’esame limitato sulla gestione dei contratti.
28
Follow-up degli audit su gestione delle sovvenzioni, attività operative pre-appalto e circuiti finanziari.
29
Raccomandazione 5 “migliorare la documentazione delle procedure di appalto” (classificata come importante) e raccomandazione 6 “assicurare l’adeguata ricezione delle realizzazioni effettuate da terzi che forniscono assistenza nell’ambito dell’appalto” (classificata come molto importante). CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
12 state attuate in maniera adeguata, mentre due sarebbero state riesaminate tramite un nuovo incarico sull’attuazione degli accordi di fornitura
Nel 2015, l’impresa comune ha commissionato una valutazione indipendente dei contratti per gli edifici di F4E
. Tra le altre conclusioni relative ai ritardi e agli
scostamenti dai costi subiti da F4E nel settore degli edifici (cfr. paragrafi 13 e 14), gli autori hanno ribadito il carattere irrealistico del calendario e del fondo di riserva, data la poco matura concezione del progetto. Il sistema interno di gestione del rischio dell’impresa comune non ha individuato nuovi rischi nel 2015. Delle 16 azioni individuate nel 2015 per far fronte a rischi molto alti, 11 sono state attuate, tre sono ancora in corso e due non sono ancora state avviate.
Procedure di appalto e sovvenzioni relative alle attività
21.
Le procedure negoziate hanno costituito il 45 % delle 84 procedure di gara relative alle attività operative indette nel 2015, contro il 58 % del 2014. Sebbene l’impresa comune abbia ridotto la percentuale di procedure negoziate nel 2015, è necessario un impegno maggiore per aumentare la competitività delle procedure operative di appalto della stessa. Per quanto riguarda le sovvenzioni, il numero medio di proposte ricevute è stato di 1,4 proposte per invito. 22.
La Corte ha sottoposto ad audit cinque procedure di appalto relative ad attività operative. Sono stati realizzati significativi progressi nell’aggiornamento delle stime dei costi all’avvio delle procedure d’appalto. Sono state però individuate le seguenti debolezze:
30
Raccomandazione 7 “adottare e attuare una politica per la stima aggiornata del costo complessivo” (classificata come fondamentale) e raccomandazione 9 “potenziare la progettazione e il contenuto degli strumenti informatici utilizzati per la pianificazione, la presentazione e il monitoraggio del progetto” (classificata come molto importante).
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Valutazione indipendente di progetto relativa agli edifici ITER (settembre-novembre 2015), presentata al consiglio di direzione di F4E nel dicembre 2015. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
13 In un caso, la stima aggiornata del costo complessivo (EAC)
è stata superiore del 21 % (4,7 milioni di euro a valore 2008) rispetto al bilancio stanziato per il progetto al momento dell’avvio della procedura. In un altro caso, vi è stato un aumento del 20 % (11,9 milioni di euro a valore 2008). Una procedura di appalto è stata completata solo otto mesi dopo la data stabilita nella strategia per gli appalti. Una delle ragioni è stato un ritardo di tre mesi nel completamento della procedura di presentazione delle offerte. Di conseguenza, il contratto è stato firmato nell’ottobre 2015 invece che nel febbraio 2015 come inizialmente previsto. In un caso, sebbene l’avviso di aggiudicazione fosse stato pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’UE, F4E non ha fornito un riferimento al riguardo sul proprio sito Internet, come invece disposto dal regolamento finanziario.
Controllo e monitoraggio globale dei contratti di appalto e di sovvenzione relativi alle attività operative
23.
L’impresa comune dispone di un sistema per svolgere audit
presso i contraenti al fine di controllare il rispetto dei requisiti in materia di garanzia di qualità
.
32
F4E definisce l’EAC come il costo totale previsto di una attività programmata, di una componente della struttura o di un progetto quando l’insieme delle realizzazioni dei lavori stabilito è stato completato. Si applica la stima dei costi EAC50: “il valore di costo per il quale vi è una probabilità del 50 % che il progetto venga realizzato ad un costo inferiore e, d’altra parte, una probabilità del 50 % che venga realizzato ad un costo superiore”.
33
Dei 19 audit sulla qualità svolti nel corso del 2015, 15 sono stati completati entro aprile 2016, tre sono rimasti aperti e uno è stato annullato. Gli audit hanno individuato 33 situazioni di non conformità alle procedure e 127 aree per le quali è possibile introdurre miglioramenti.
34
Gli audit riguardano il piano di qualità, eventuali situazioni di mancato rispetto di un requisito specifico, il controllo degli acquisti e la gestione dei subappalti, la gestione della documentazione e dei dati, la gestione delle modifiche e degli scostamenti, il piano di controllo della qualità per le opere di ingegneria civile, la pianificazione dettagliata di progetto, la gestione del rischio del contratto e il piano di controllo della qualità per i lavori tecnici. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
14 24.
Il controllo complessivo ed il monitoraggio dei contratti relativi ad attività operative (compresi il controllo finanziario e di conformità) sono stati inclusi nei programmi di audit per il 2015 dello IAC e del servizio di audit interno della Commissione (IAS)
. 25.
Nel 2015, F4E ha svolto audit ex post su tre beneficiari di sovvenzioni concesse dalla stessa
. F4E sta mettendo in atto le azioni necessarie per correggere gli errori individuati
, ma non è stato calcolato un tasso di errore residuo, per via del numero esiguo di audit ex post svolti finora
e del ridotto impatto delle sovvenzioni concesse da F4E sul bilancio complessivo della stessa
ALTRE QUESTIONI
Strategia antifrode
26.
L’8-9 giugno 2015, il consiglio di direzione di F4E ha adottato una strategia antifrode e un relativo piano d’azione. Il 9 dicembre 2015, l’impresa comune ha adottato inoltre una decisione sulla normativa in materia di denunce di irregolarità. Al momento dell’audit della Corte (aprile 2016), la maggior parte delle azioni erano state attuate ed erano stati istituiti canali di comunicazione, nonché formazione per tutti i dipartimenti dell’impresa comune.
35
Cfr. paragrafo 20, terzo e quarto trattino.
36
Le nove sovvenzioni sottoposte a verifica (tre per ogni beneficiario) ammontavano in totale a 1 milione di euro; esse rappresentavano il 5 % del totale dei beneficiari di sovvenzioni e l’1,4 % del valore complessivo delle convenzioni di sovvenzione stipulate (66 beneficiari ad aprile 2016, per un importo impegnato complessivo di 76 milioni di euro dalla creazione di F4E). L’impatto finanziario degli errori riscontrati è stato di 26 000 euro a favore dell’impresa comune.
37
Compensando l’importo o rilasciando una nota di addebito.
38
Cinque beneficiari e un importo controllato totale di 5,7 milioni di euro, rappresentanti il 7,5 % del totale dei beneficiari e delle convenzioni di sovvenzione stipulate dall’istituzione di F4E.
39
L’1,7 % dei 4,4 miliardi di euro di impegni totali di bilancio dalla creazione di F4E al 31 dicembre 2015 (cfr. allegato I alla relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio per l’esercizio 2015). CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
15
Quadro giuridico
27.
Il nuovo regolamento finanziario applicabile al bilancio generale dell’UE
adottato il 25 ottobre 2012 con effetto a decorrere dal 1° gennaio 2013
. Il regolamento finanziario quadro per gli organismi
di cui all’articolo 208 del nuovo regolamento
finanziario è entrato in vigore l’8 dicembre 2013. 28.
Il 2 dicembre 2015, il consiglio di direzione di F4E ha infine modificato il proprio regolamento finanziario e le relative modalità di esecuzione, per allinearle al nuovo quadro finanziario dell’UE. Nel febbraio 2016, la Commissione europea ha espresso un giudizio positivo sulle modifiche introdotte da F4E al proprio regolamento finanziario, richiedendo tuttavia all’impresa comune di considerare la possibilità di elaborare ulteriormente certe disposizioni delle modalità di applicazione dello stesso disciplinanti le deroghe specifiche al regolamento finanziario dell’UE e al regolamento finanziario quadro applicabile agli organismi di cui all’articolo 208
. 29.
Il nuovo regolamento finanziario di F4E e le relative modalità di esecuzione sono entrati in vigore il 1° gennaio 2016 con effetto retroattivo. Le nuove norme in materia di appalti pubblici e di sovvenzioni sono entrate in vigore il 1° giugno 2016. F4E sta attualmente riesaminando le procedure e i processi di lavoro interessati dai nuovi requisiti.
40
Regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio (GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1).
41
Articolo 214 del regolamento n. 966/2012, con relative eccezioni.
42
Regolamento delegato della Commissione (UE) n. 110/2014 che stabilisce il regolamento finanziario tipo degli organismi di partenariato pubblico-privato (GU L 38 del 7.2.2014, pag. 2).
43
In particolare: i criteri per stabilire se un impegno giuridico può essere contratto prima di un impegno di bilancio (articolo 70, paragrafo 2, del regolamento finanziario di F4E); i criteri per la stipulazione dei contratti con l’OI ITER (articolo 85, lettera b), le agenzie nazionali o gli Stati membri che ospitano l’OI ITER o F4E in assenza di una procedura di appalto pubblico; le condizioni che giustificano eccezioni alla durata massima di tre anni dei contratti per consegne complementari ai sensi dell’articolo 85, lettera e); le norme sulla creazione, da parte del consiglio di direzione, di una lista di organizzazioni cui posso essere assegnate sovvenzioni senza la pubblicazione di un invito a presentare proposte e, in una fase successiva, sull’uso di detta lista (articolo 90, lettera c)). CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
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Relazione annuale di attività
30.
Nella relazione annuale di attività dell’impresa comune relativa al 2015, il presidente del consiglio di direzione di F4E fa riferimento agli scostamenti dai costi e ai ritardi subiti finora dal progetto ITER, nonché all’aspettativa di disporre di un nuovo bilancio e un nuovo calendario entro la fine del 2016. In aggiunta, il direttore di F4E conferma che è in corso un ulteriore potenziamento del sistema di controllo interno, al fine di mitigare in modo adeguato i rischi osservati dalla Corte, in particolare per quanto riguarda l’importo del contributo dell’impresa comune alla fase di costruzione del progetto ITER
SEGUITO DATO A PRECEDENTI OSSERVAZIONI
Diritti di proprietà intellettuale e politica industriale
31.
Il 27 giugno 2013, il consiglio di direzione dell’impresa comune ha adottato la decisione sull’attuazione della politica industriale dell’impresa comune ITER nonché della politica in materia di diritti di proprietà intellettuale e di diffusione delle informazioni. 32.
L’impresa comune ha elaborato un documento di strategia per ogni azione in materia di appalti. È stato redatto un elenco di controllo finalizzato a monitorare l’attuazione della strategia di appalto per quanto riguarda la proprietà delle conoscenze acquisite per ogni azione in materia di appalti. 33.
Al momento dell’audit (aprile 2016), F4E aveva attuato la maggior parte delle disposizioni della decisione del consiglio di direzione del 27 giugno 2013, ma cinque non erano state ancora pienamente attuate
. Una valutazione d’impatto relativa all’attuazione delle politiche in questione è prevista, ma non è stata ancora effettuata.
44
Relazione annuale sull’esercizio finanziario 2014, paragrafo 27 (GU C 422 del 17.12.2015).
45
Orientamenti sulle compensazioni finanziarie per la partecipazione al dialogo competitivo.
46
Estensione delle clausole di esclusione per responsabilità derivanti da attività nel settore nucleare; passaggio a procedure di appalto più orientate alla performance; valutazione della possibilità di un dialogo competitivo in due fasi. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
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Accordo con lo Stato ospitante sulla sede
34.
In base all’accordo con lo Stato ospitante stipulato il 28 giugno 2007 con il Regno di Spagna, una sede permanente avrebbe dovuto essere messa a disposizione dell’impresa comune entro il giugno 2010. 35.
A seguito di contatti tra l’impresa comune e il governo spagnolo, il 10 marzo 2015 un’offerta formale è stata presentata all’impresa comune. Nel dicembre 2015, lo Stato ospitante ha informato il consiglio di direzione di F4E che le discussioni a livello ministeriale per la formalizzazione dell’offerta del 10 marzo 2015 non erano state concluse, e ha proposto invece di avviare negoziati con il proprietario degli edifici dove F4E ha attualmente sede, al fine di renderli sede permanente dell’impresa comune. Al momento dell’audit (aprile 2016), la nuova proposta era ancora in esame presso l’impresa comune.
Norme di applicazione dello statuto del personale
36.
Nel corso del 2015, l’impresa comune ha proseguito l’adozione per analogia di diverse norme UE di applicazione dello statuto del personale
. Tuttavia, alcune norme specifiche di
applicazione dello statuto del personale devono ancora essere adottate
47
In particolare per quanto riguarda le pensioni, la retribuzione e le indennità, le condizioni di lavoro, le spese mediche, la deontologia e l’etica, le assunzioni e il personale assegnato al di fuori dell’UE.
48
Tra l’altro, norme sull’assunzione di agenti temporanei, sul ricorso a personale contrattuale e relativi incarichi, sulle procedure per la valutazione e la promozione dei funzionari, sui procedimenti disciplinari e le indagini amministrative. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
La presente relazione è stata adottata dalla Sezione IV, presieduta da Baudilio TOMÉ MUGURUZA, Membro della Corte dei conti europea, a Lussemburgo, nella riunione del 18 ottobre 2016.
Per la Corte dei conti europea
Klaus-Heiner LEHNE
Presidente
18 CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
1
Allegato
Impresa comune europea per ITER e lo sviluppo dell’energia da fusione (Barcellona) Competenze e attività Ambiti di competenza dell’Unione secondo il trattato
(Articoli 45 e 49 del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica)
Capitolo 5, concernente le imprese comuni, del trattato che istituisce la Comunità europea per l’energia atomica, in particolare: Articolo 45
“Le imprese che rivestono fondamentale importanza per lo sviluppo dell’industria nucleare nella Comunità possono essere costituite in imprese comuni ai sensi del presente trattato, conformemente alle disposizioni degli articoli seguenti.”
Articolo 49
“La costituzione di una impresa comune risulta dalla decisione del Consiglio. L’Impresa comune ha personalità giuridica.”
Competenze dell’impresa comune
(Decisione 2007/198/Euratom del Consiglio, modificata dalla decisione 2013/791/Euratom del Consiglio e dalla decisione (Euratom) 2015/224 del Consiglio)
Obiettivi
− Apportare il contributo della Comunità europea dell’energia atomica (Euratom) all’Organizzazione internazionale dell’energia da fusione ITER; − apportare il contributo dell’Euratom alle attività che rientrano nell’approccio allargato con il Giappone per la realizzazione in tempi rapidi dell’energia da fusione; − preparare e coordinare un programma di attività volte alla costruzione di un reattore dimostrativo a fusione e degli impianti associati, in particolare l’Impianto internazionale di irraggiamento dei materiali per la fusione (di seguito «IFMIF»).
Compiti
− Sovrintendere alla preparazione del sito per il progetto ITER; − fornire all’organizzazione ITER componenti, attrezzature, materiali e altre risorse; − gestire le procedure di aggiudicazione degli appalti nei confronti dell’organizzazione ITER, in particolare le procedure relative alla garanzia di qualità; − preparare e coordinare la partecipazione dell’Euratom allo sfruttamento scientifico e tecnico del progetto ITER; − coordinare le attività di ricerca e sviluppo scientifico e tecnologico a sostegno del contributo dell’Euratom all’organizzazione ITER; − apportare il contributo finanziario dell’Euratom all’organizzazione ITER; − prendere le disposizioni necessarie affinché le risorse umane possano essere messe a disposizione dell’organizzazione ITER; CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
2
Organizzazione
− garantire l’interfaccia con l’organizzazione ITER e svolgere ogni altra attività a sostegno dell’accordo ITER.
Consiglio di direzione, direttore e altri organi
Il consiglio di direzione è responsabile della supervisione dell’impresa comune nel conseguimento degli obiettivi stabiliti e assicura una stretta collaborazione tra l’impresa comune e i suoi membri nell’espletamento delle attività della stessa. Oltre al consiglio di direzione e al direttore, massimo responsabile della gestione delle attività correnti dell’impresa comune nonché suo rappresentante legale, l’impresa comune ha diversi altri organi: l’ufficio di direzione, il consiglio di programma scientifico, il comitato esecutivo, il comitato amministrativo e finanziario, il comitato di audit.
Audit interno
: struttura di audit interno e servizio di audit interno (IAS) della Commissione europea dal 1° gennaio 2012.
Audit esterno
: Corte dei conti europea.
Autorità competente per il discarico
: Parlamento europeo su raccomandazione del Consiglio.
Attività svolte e servizi forniti nel 2015
Per informazioni dettagliate sulle attività e i servizi forniti nel 2015, consultare il sito Internet dell’impresa comune F4E: http://www.fusionforenergy.europa.eu/.
Fonte:
impresa comune europea per ITER e lo sviluppo dell’energia da fusione. CH4080760IT04-16PP-CH185-16APCFIN-RAS-2015_F4E-TR.docx 18.10.2016
Fusion for Energy LA RISPOSTA DELL’IMPRESA COMUNE 14
. La stima aggiornata del costo complessivo (EAC) delle spese dirette di costruzione del progetto ITER è stata inserita nella relazione di F4E per il 2015 inviata al Consiglio dell stava ancora definendo il calendario rivisto dell ʼUnione europea. Va tuttavia segnalato che la cifra preliminare comunicata non comprendeva i contributi di tesoreria all ʼOrganizzazione internazionale ITER (OI ITER) dopo il 2020. Lʼincertezza sul livello richiesto dei contributi di tesoreria allʼOI si deve al fatto che lʼOI ʼITER e le proprie esigenze in termini di risorse, che allʼepoca non erano approvate dal consiglio ITER. Nel 2016 F4E ha collaborato strettamente con lʼOI ITER per concentrare le risorse sulle attività necessarie allo scopo di conseguire la tappa fondamentale First Plasma (FP). Allo stesso tempo l ʼOI ITER ha definito un nuovo calendario per una pianificazione graduale delle operazioni dell ʼITER. Il calendario è stato riesaminato da un gruppo di esperti indipendenti nominato dal consiglio ITER; nel giugno 2016 il co nsiglio ITER ha approvato ad referendum
un calendario dell ʼITER aggiornato fino allʼFP nel dicembre 2025. Mentre l all 2020. ʼEAC delle spese dirette di F4E per la costruzione del progetto ITER secondo il nuovo calendario rimane sostanzialmente immutata rispetto alle stime comunicate nel dicembre 2015, il lavoro svolto insieme ʼOI ITER consentirà di stabilire con maggiore precisione il livello dei contributi di tesoreria per lʼOI dopo il Inoltre, F4E ha effettuato una stima indicativa delle proprie esigenze finanziarie per il completamento della fase di costruzione e l ʼha trasmessa al consiglio di direzione nel giugno 2016. Tale stima viene ulteriormente affinata in vista della riunione del consiglio ITER nel novembre 2016. Infine, la Commissione sta preparando una comunicazione al Consiglio e al Parlamento su come portare avanti il progetto ITER, per chiedere un mandato sulla posizione che l ʼUnione europea adotterà in occasione della riunione del consiglio ITER nel novembre 2016.
16
. Sebbene molte delle azioni stabilite nei piani d ʼazione dellʼITER e di F4E per il 2015 siano specifiche, diverse altre sono correlate a un miglioramento continuo e hanno carattere permanente.
Dei sei gruppi principali di azioni previste dal piano d ʼazione dellʼITER per il 2015, q uattro sono stati completati e due sono ancora in corso. F4E ha riesaminato il piano d ʼazione per il 2015 alla luce delle decisioni prese dal consiglio ITER nel giugno 2016 e ritiene che il piano sia rimasto sostanzialmente invariato.
Inoltre, il nuovo di rettore di F4E sta preparando, su richiesta del consiglio di direzione, un piano di miglioramento che comprende gli elementi del piano dʼazione per il 2015 ancora in fase di esecuzione, insieme alle nuove priorità emerse nel corso del 2016, incluso, tra lʼaltro, il progetto Straight Road to First Plasma.
1 Il processo di approvazione ad referendum è soggetto all ʼautorizzazione delle corrispondenti risorse di bilancio necessarie d a parte della competente autorità finanziaria e/o di bilancio (autorità di bilancio).
Risposta di F4E
Fusion for Energy 18
. Quanto al valore del lavoro in corso, F4E utilizza l ʼimporto dei crediti ITER ottenuti rispetto al valore previsto dei crediti ITER. F4E sta discutendo con l ʼOI ITER per concordare un profilo di distribuzione dei crediti più rispondente allo stato di avanzamento di ciascun accordo di fornitura.
19
. A causa dei ritardi del progetto ITER, le parti dell ripercussioni dirette sia sugli stanziamenti d realistico, la pianificazione e l ʼ tappe fondamentali che F4E dovrà realizzare.
ʼITER hanno dovuto adottare un nuovo scenario di riferimento, secondo cui la data prevista per First Plasma è il dicembre 2025. I ritardi hanno avuto ʼimpegno individuali sia sui pagamenti presso F4E, cosicché il tasso finale di esecuzione è stato inferiore a quanto previsto all ʼinizio dellʼanno. Con lʼadozione di un calendario più attuazione del bilancio miglioreranno e saranno maggiormente in linea con le
20
. Sistema centrale e uniforme di monitoraggio e controllo dei dati Nel 2015 il consiglio di direzione di F4E è stato informato della possibile applicazione di un sistema informativo. Nei mesi successivi sono state svolte attività preparatorie per valutare lo stato reale e attuale dei sistemi informativi, della qualità dei dati e della maturità dei processi di F4E.
All ʼinizio del 2 016, dopo l ʼentrata in carica del nuovo direttore, è stata eseguita una valutazione esterna comprensiva di uno studio dell ʼimpatto e di unʼanalisi costi -benefici di diverse opzioni. A F4E era stato comunicato che lʼapproccio più efficiente in termini di costi e con il rischio più basso sarebbe stato l ʼintroduzione graduale di strumenti informatici adeguati per la gestione dei costi. Per garantire il conseguimento degli auspicati miglioramenti della pianificazione e del controllo dei costi sarà utilizzato un modello complessivo di dati come base per l scostamenti, in una banca dati per l ʼEAC ʼintegrazione delle diverse applicazioni informatiche. Sarà così possibile integrare i dati derivanti dai moduli esistenti nella gestione del progetto, nel controllo degli e nella tabella dello stanziamento dei fondi per i diversi progetti di F4E. F4E ha cominciato ad attuare queste raccomandazioni della valutazione esterna.
Contract Tracker F4E ha dato effettiva attuazione a Contract Tracker, un portale per lo scambio di d fondamentali e lo sta ed è stato adottato per tutti i nuovi contratti. ocumentazioni con i fornitori che permette ai gruppi del progetto di monitorare e controllare le realizzazioni dei contratti. Quando è collegato con la piattaforma Primavera Scheduling, il portale consente di monitorare anche le tappe to di avanzamento complessivo dei progetti. Questo sistema è già nella terza generazione Nel 2015 F4E ha deciso inoltre di sviluppare lo strumento Scostamenti e modifiche dei contratti, per gestire tutti i cambiamenti apportati ai contratti. Lo strumento è stato sviluppato nel corso del 2015 e testato nel 2016; la diffusione dei suoi due moduli principali (Scostamento di F4E verso il fornitore e Scostamento del fornitore) è cominciata nel luglio 2016. Lo stru mento Scostamenti e modifiche dei contratti comprende l ʼesecuzione del processo di scostamento, compresa la corretta registrazione degli impatti finanziari, la verifica della disponibilità di bilancio prima di effettuare uno stanziamento d status di un dato contratto. ʼimpegno e la con nessione con il fondo di riserva. Lo strumento è collegato alla piattaforma Contract Tracker, di modo che F4E e il fornitore possono visualizzare tutti gli scostamenti e lo Risposta di F4E
Fusion for Energy
EVM (grado di realizzazione delle attività) Quanto al valore del lavoro in corso, F4E utilizza l ʼimporto dei crediti ITER ottenuti rispetto al valore previsto dei crediti ITER (si veda la risposta al punto 18). Esecuzione di audit interni Al giugno 2016 F4E aveva attuato tutti i piani d di audit di F4E nel giugno 2016. ʼazione degli audit int erni. Tale risultato è stato conseguito grazie alla forte attenzione riservata dalla direzione di F4E a quest ʼarea particolare, come rilevato dal comitato Relazioni della struttura di audit interno (IAC) I due incarichi rel ativi ai sistemi di fasci neutri e ai sistemi di crio-impianto sono stati completati nel giugno 2016. A seguito dell ʼaudit dei contratti nellʼarea del crio impianto e del ciclo del combustibile, lo IAC ha emesso sette raccomandazioni, sei delle quali sono importanti» e otto «importanti»). state accettate dalla direzione di F4E (due giudicate «molto importanti», due «importanti» e due «auspicabili»). A seguito dell ʼaudit dei contratti nellʼarea dei fasci neutri e delle forniture e delle fonti di energia da ciclotroni per elettroni, sono stat e emesse quindici raccomandazioni, tredici delle quali sono state accettate dalla direzione di F4E (cinque giudicate «molto Sia le relazioni sia i rispettivi piani d ʼazione proposti dalla direzione di F4E sono stati discus si e valutati positivamente nella riunione del comitato di audit del giugno 2016. Relazioni del servizio di audit interno (IAS) Lo IAS ha eseguito un secondo follow -up del proprio esame limitato sulla procedura di dialogo competitivo per l’appalto del lott o 03, allo scopo di riesaminare le due azioni che non erano state chiuse durante il primo follow up. Nella relazione finale del 15 giugno 2016 lo IAS ha riconosciuto che, di recente, F4E aveva progettato adeguate azioni di mitigazione per quelle due raccom andazioni. Tuttavia, poiché tali azioni sono state attuate soltanto in tempi recenti, durante la visita dello IAS non è stato possibile valutare l ʼefficacia delle misure prese, che sarà pertanto riesaminata nella seconda metà del 2016 in vista della chiusu ra delle raccomandazioni. Si sta concludendo l preliminare e l ʼincarico dello IAS per lʼattuazione degli accordi di fornitura; il relativo lavoro sul campo ha avuto luogo nella prima settimana di ottobre 2015. Il 7 giugno 2016 F4E ha ricevuto una bozza di relazione ʼ8 luglio si è tenuta la riunione finale con il direttore di F4E, a conclusione di questo audit. La bozza di relazione preliminare non conteneva raccomandazioni critiche.
Gestione del rischio dellʼimpresa comune Al giugno 2016, quando è stato eseg di quanto inizialmente previsto.
uito e presentato agli organi direttivi di F4E l sono attualmente mitigati per mezzo di sette azioni. Durante l ʼultimo aggiornamento, ci sono soltanto tre rischi molto alti, che sono attentamente monitorati dagli alti dirigenti di F4E. Questi tre rischi ʼaggiornamento del giugno 2016 F4E ha individuato cinque nuove azioni in aggiunta alle due già esistenti, la cui attuazione sta richiedendo più tempo F4E sottolinea che la gestione dei rischi dellʼimpresa comune costituisce un processo continuo e fa parte del suo ambito di controllo. Risposta di F4E
Fusion for Energy 21
. F4E sta cercando di ridurre per quanto possibile il ricorso alle procedure negoziate; tuttavia, a causa dell ʼalto contenuto tecnologico e dellʼorientamento alla ricerca delle attività correlat e al progetto ITER, la concorrenza limitata è, purtroppo, frequente.
La maggior parte delle opportunità di cui F4E disponeva per accrescere la concorrenza e l ʼimpegno dell ʼindustria è stata perseguita. Uno scambio di informazioni con progetti di frontiera preoccupazioni condivise. simili, primi nel loro genere e ad alto contenuto tecnologico in Europa rivela che in quest ʼarea esistono molti elementi comuni e È stato aperto un forum di discussione con numerose organizzazioni europee per sviluppare una strategia comune volta a massimizzare il rendimento per tutti i soggetti interessati.
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. F4E è del parere che i commenti formulati dalla Corte dei conti europea sulle procedure di appalto selezionate siano da mettersi in relazione con i fatti esposti di seguito. EAC Il valore indicato nell ʼambito dello stanziamento di bilancio non comprendeva alcuna riserva per i rischi, ma soltanto la portata. L ʼEAC50 è stato effettuato in una fase successiva e tiene conto delle incertezze e dei rischi che si possono o meno concretizzare durante l ʼattuazione del contratto.
Ritardo nella procedura di appalto Il ritardo di tre mesi era dovuto principalmente alla proroga della scadenza per la presentazione delle offerte e alla proroga del periodo di chiarimento delle manifestazi oni di interesse e delle offerte. Mancata pubblicazione sul sito web di F4E di un riferimento all ʼavviso di aggiudicazione Si è verificato un errore nel processo di pubblicazione dell ʼaggiudicazione. Lʼavviso di aggiudicazione è stato correttamente pubbli cato nella Gazzetta ufficiale, che costituisce il riferimento giuridico per la pubblicazione, mentre la pubblicazione sul sito web è un canale complementare.
28
. F4E intende includere queste disposizioni nelle proprie norme di attuazione, previa consultaz ione con la Commissione, entro la fine del 2016.
29
. I nuovi requisiti sono stati tradotti nelle procedure di lavoro di F4E (politiche, processi, procedure, ecc.).
30
. F4E continua a potenziare il proprio controllo interno concentrando le risorse sulle realizzazioni dell al 2020. ʼITER che sono necessarie per la tappa fondamentale First Plasma, nel rispetto dei massimali di bilancio previsti fino F4E sta inoltre attuando azioni per ottimizzare l ʼassegnazione di risorse umane alle aree prioritarie e, in collaborazione con l monitorare meglio l ʼOI ITER, per congelare per quanto possibile i progetti e le interfacce, che in passato sono stati un rilevante fattore di costo. Si sta sviluppando un sistema di controllo dei costi del progetto per ʼandamento dei costi e gestire tutte le modifiche dei contratti.
Risposta di F4E
Fusion for Energy
Inoltre, F4E ha rafforzato il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto e delle sue realizzazioni (conseguimento delle principali tappe fondamentali, attuazione del bilancio rispetto al piano, ecc.) con l ʼistituzione del Dipartimento per la gestione del progetto, le infrastrutture e il controllo e con lʼintroduzione di riunioni mensili di direzione del progetto. Infine, la struttura per la proprietà e la responsabilità è stata ulteriormente rafforzata dell ʼorganizzazione e dei processi. nell ʼottobre 2016 con la creazione di un nuovo dipartimento competente per le questioni commerciali e finanziarie. Sarà potenziato il gruppo degli alti dirigenti. Nei prossimi mesi saranno attuate ulteriori misure di razionalizzazione
32
. Il documento sul diritto di proprietà intellettuale unico (Single Intellectual Property, SIP) è stato adottato ed è in uso da diversi mesi. Per formalizzarne l ʼutilizzo, è stato inserito come un elemento esplicito in tutti i nuovi processi per le procedur e di appalto a norma dei nuovi RF/ME, che sono stati riesaminati e aggiornati nei mesi di aprile-giugno 2016.
33
. F4E ha completato il piano dʼazione e ha attuato 28 delle 32 azioni. Quattro azioni sono state cancellate: una perché obsoleta, una perché superata dagli sviluppi del progetto e due perché i negoziati con le parti interessate non hanno avuto esito positivo. Nel 2016 2017 la Commissione eseguirà una valutazione dʼimpatto delle attività di F4E (e del progetto ITER nel suo complesso).
35
. Dopo che il ministero spagnolo ha riconosciuto che lʼedificio proposto in precedenza non poteva soddisfare le esigenze di spazio di lavoro del personale di F4E nella sede di Barcellona, ha avviato negoziati per un nuovo contratto relativo all ʼedificio esistente.
Il 15 aprile 2016 F4E ha ricevuto dal ministero unʼofferta formale per lʼedificio esistente. Lʼofferta consisteva in un contratto di affitto a lungo termine per i locali attuali e in un ampliamento dell ʼattuale spazio per uffici di circa 1 000 m 2 . L ʼoffert a è stata presentata e approvata dall ʼUfficio del consiglio di direzione di F4E il 28 aprile. Il 17 maggio il ministero ha trasmesso a F4E il nuovo contratto di affitto, già sottoscritto dal proprietario dell ʼedificio.
Il 24 maggio il direttore di F4E ha f irmato l ʼofferta e lʼ8 giugno il ministero lʼha restituita a F4E firmata dal segretario di Stato spagnolo per la Ricerca, lo sviluppo e l ʼinnovazione.
Nella sua riunione di fine giugno 2016 il consiglio di direzione di F4E ha preso atto del contratto di af fitto a lungo termine per gli uffici di F4E concluso tra il Regno di Spagna e il proprietario dell ʼedificio e ha approvato i piani di ristrutturazione degli spazi adibiti a uffici assegnati a F4E.
36
. Conformemente all ʼarticolo 110 dello statuto del personale e nel rispetto delle scadenze ivi previste, nel corso del 2015 e nella prima metà del 2016 F4E ha adottato e approvato le seguenti norme di attuazione: ─ ─ ─ utilizzo e ingaggio di agenti temporanei, valutazione di funzionari, agenti temporanei e agenti contrattuali, congedo non retribuito, Risposta di F4E
Fusion for Energy
─ ─ ─ ─ ─ ─ promozione, riclassificazione di agenti temporanei, riclassificazione di agenti contrattuali, lavoro a tempo parziale, telelavoro, orario di lavoro. Le altre norme di attuazione sono in attesa di adozione, da parte della Commissione europea, di modelli di decisione applicabili alle agenzie e alle imprese comuni oppure sono oggetto di riesame da parte della stessa Commissione. Risposta di F4E