Transcript 07b regeling grote projecten (PDF - 233 kB)

ARCHIEF
*2016.07981*
Corsa-nr.
2016.07981
Datum
7 september 2016
Onderwerp Regeling Grote Projecten WPM 2016
Regeling Grote Projecten
Waterschap Peel en Maasvallei
2016
Opgesteld door: L.L.M.H.A. Welters, Adviseur planning en control, Waterschap Peel en Maasvallei
Vastgesteld door DB
11 oktober 2016
Behandeld in commissie
Vastgesteld door AB
2 november 2016
23 november 2016
Regeling Grote Projecten Waterschap Peel en Maasvallei 2016
Het algemeen bestuur van Waterschap Peel en Maasvallei, besluit:
de ‘Regeling Grote Projecten Waterschap Peel en Maasvallei 2016’ vast te stellen:
Hoofdstuk I
Artikel 1
Begripsbepalingen
Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
startdocument
Het document dat de situatie bij ongewijzigd beleid (nulmeting) beschrijft, op een zodanige wijze dat de
realisatie van doelstellingen na verwezenlijking van het project te meten is.
dechargedocument
Het document dat de situatie en realisatie van doelstellingen aan het einde van het project beschrijft.
groot project
Een door het algemeen bestuur aangewezen project of programma waarop de ‘Regeling grote projecten’
van toepassing is verklaard.
integraal projectmanagement
Bij de uitvoering van projecten is integraal projectmanagement (IPM) het model om de interne en externe
samenwerking zo goed mogelijk te laten verlopen.
programma
Een tijdelijk geheel van samenhangende projecten gericht op het bereiken van één of meer
doelstellingen.
project
Een tijdelijk geheel van samenhangende activiteiten gericht op het bereiken van één of meer
doelstellingen.
voortgangsrapportage
Deze rapportage beschrijft de situatie en ontwikkelingen in de realisatie van de doelstellingen ten
opzichte van de informatie die in het startdocument is opgenomen.
Hoofdstuk II
Artikel 2
1.
Aanwijzing groot project
Voorstel tot aanwijzing groot project
Het algemeen bestuur kan besluiten tot aanwijzing van een groot project indien het van mening is dat zijn
taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, noodzakelijk is, beargumenteerd
op basis van de volgende overwegingen:
a. er sprake is van een niet-routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit;
b. het waterschap draagt alleen of grotendeels verantwoordelijkheid voor het project;
c. er zijn belangrijke gevolgen voor de omgeving of het waterschap;
d. er zijn substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s;
e. er is sprake van toepassing van nieuwe technologieën of complexe financieringsconstructies;
f. er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces.
2
Regeling Grote Projecten (versie 7 september 2016) |
2.
3.
Het algemeen bestuur besluit bij het aanwijzen van een groot project dat het dagelijks bestuur een
startdocument dient op te stellen en binnen welke termijn. Het startdocument, dat door het algemeen
bestuur wordt vastgesteld, vormt de basis voor de controle door het algemeen bestuur op het groot
project.
Het dagelijks bestuur kan op basis van de in dit artikel onder 1. genoemde overwegingen een voorstel
aan het algemeen bestuur doen tot aanwijzing van een groot project.
Artikel 3
1.
In het startdocument wordt aan minimaal de volgende aspecten aandacht besteed:
a. kwaliteit
de doelstelling(en) alsook de reikwijdte/scope van het groot project;
b. tijd
de planning van het groot project;
c. geld
de financiën van het groot project;
d. risico’s
de aan het groot project gebonden risico’s;
e. organisatie
een overzicht van de besluitvormingsmomenten en de betrokkenheid van het
algemeen bestuur inclusief een beschrijving van (bijzondere) mandaten,
alsook de wijze waarop het groot project zal worden beheerd en beheerst
(projectorganisatie);
f. informatie
alle overige informatie die het groot project raakt en waarvan redelijkerwijs kan
worden verondersteld dat deze informatie noodzakelijk is voor de uitoefening van de
taak van het algemeen bestuur.
Artikel 4
1.
2.
3.
Informatievoorziening – het startdocument
Nadere afspraken
De kaders voor projectmatig werken heeft het waterschap vastgelegd in het Projectstatuut 2014.
Afwijken van de in dit artikel onder 1. genoemde kaders is mogelijk, indien de projectbeheersing en/of
(bestuurlijke) informatievoorziening hier uitdrukkelijk om vraagt.
Het startdocument is de plek waar beschreven en gemotiveerd wordt welke afwijkingen, als bedoeld in dit
artikel onder 2., toegepast worden.
Hoofdstuk III
Artikel 5
1.
2.
3.
4.
Verantwoording groot project
Het algemeen bestuur geeft het dagelijks bestuur opdracht verantwoording af te leggen aan het
algemeen bestuur over de voortgang van het groot project.
De verantwoording vindt per kwartaal plaats, aansluitend bij de reguliere planning en control cyclus. De
verantwoordingsmomenten voor het groot project zijn 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober.
Het dagelijks bestuur legt aan het algemeen bestuur verantwoording af door middel van de
voortgangsrapportage.
Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur tussentijds, indien er tussentijds wezenlijke
afwijkingen aan de orde zijn (actieve informatieplicht).
Artikel 6
1.
Uitvoering groot project
Informatievoorziening – de voortgangsrapportage
In de voortgangsrapportage wordt aan minimaal de volgende aspecten aandacht besteed:
a. kwaliteit
de ontwikkeling van de doelstelling(en) van het groot project ten opzichte van de
basisrapportage, alsook eventuele veranderingen in de reikwijdte/scope van het
groot project;
b. tijd
de ontwikkeling van de planning van het groot project;
c. geld
de ontwikkeling van de financiën van het groot project;
3
Regeling Grote Projecten (versie 7 september 2016) |
d. risico’s
e. organisatie
f. informatie
de ontwikkeling van de aan het groot project gebonden risico’s;
eventuele veranderingen in de besluitvormingsmomenten en de betrokkenheid van
het algemeen bestuur inclusief mandaten, alsook eventuele veranderingen in de wijze
waarop het groot project wordt beheerd en beheerst (projectorganisatie);
de ontwikkeling en eventuele veranderingen in alle overige informatie die het groot
project raakt en waarvan redelijkerwijs kan worden verondersteld dat deze informatie
noodzakelijk is voor de uitoefening van de taak van het algemeen bestuur.
Hoofdstuk IV Controle groot project
Artikel 7
1.
2.
Controle groot project
De concerncontroller analyseert periodiek, op basis van een nader te bepalen frequentie doch minimaal
één maal per jaar, de door het dagelijks bestuur opgestelde documenten en/of rapportages, door deze te
toetsen aan de daartoe geformuleerde uitgangspunten en informeert het algemeen bestuur hierover met
een oordeel over de kwaliteit en volledigheid van de financiële en niet-financiële informatie en over de
beheersing en het beheer van het groot project.
De concerncontroller legt zijn analyse aan het dagelijks bestuur voor, waarmee het dagelijks bestuur de
gelegenheid krijgt een zienswijze toe te voegen aan deze analyse. Daarna biedt de concerncontroller zijn
analyse met de eventuele zienswijze van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur aan.
Hoofdstuk V
Artikel 8
1.
2.
3.
Voorstel tot beëindiging groot project
Het algemeen bestuur kan besluiten tot beëindiging van een groot project indien het van mening is dat
een groot project als beëindigd kan worden beschouwd.
Het algemeen bestuur besluit bij het beëindigen van een groot project dat het dagelijks bestuur een
dechargedocument dient op te stellen en binnen welke termijn. Dit dechargedocument, dat door het
algemeen bestuur wordt vastgesteld, vormt het eindpunt voor de controle door het algemeen bestuur op
het groot project.
Het dagelijks bestuur kan een voorstel aan het algemeen bestuur doen tot beëindiging van een groot
project.
Artikel 9
1.
Beëindiging groot project
Informatievoorziening – dechargedocument
In het dechargedocument wordt aan minimaal de volgende aspecten aandacht besteed:
a. kwaliteit
informatie over de vraag in welke mate de doelstellingen van het groot project
zijn gerealiseerd, alsook informatie over de vraag welke activiteiten daarvoor zijn
verricht;
b. tijd
informatie over de vraag in hoeverre de oorspronkelijke planning van het groot project
is gerealiseerd;
c. geld
informatie over de vraag wat de kosten van het groot project zijn geweest, alsook
informatie over de vraag in hoeverre de oorspronkelijke raming van het groot project
is gerealiseerd;
d. risico’s
informatie over de wijze waarop aan het groot project gebonden risico’s zijn
onderkend, beheerd en beheerst, alsmede een beschrijving van de (financiële)
gevolgen van risico’s die zich gedurende de uitvoering van het groot project hebben
gemanifesteerd;
e. organisatie
informatie over de wijze waarop het groot project is beheerd en beheerst en
informatie over hoe de projectorganisatie heeft gefunctioneerd;
f. informatie
een verklarende analyse van verschillen tussen de uitgangspunten uit de
4
Regeling Grote Projecten (versie 7 september 2016) |
basisrapportage en de op dat moment actuele stand van zaken van het groot project,
ten aanzien van de onder a t/m e genoemde aspecten.
Hoofdstuk VI Slotbepalingen
Artikel 10 Inwerkingtreding en citeertitel
Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het Waterschapsblad.
Deze ‘Regeling Grote Projecten Waterschap Peel en Maasvallei 2016’ kan worden aangehaald als de
‘Regeling Grote Projecten’.
Aldus besloten in de openbare vergadering van 23 november 2016.
de secretaris,
de voorzitter wnd.,
mr. W.J.M. Evers
G.H.M. Driessen
5
Regeling Grote Projecten (versie 7 september 2016) |