Transcript Basistraining Uren en Facturen Opdrachten

Basistraining Uren en Facturen
Opdrachten
(code TEOL1400OPD)
Deze training is bedoeld voor iedereen die het uren- en
facturatieproces wil integreren in de boekhouding met Exact Online.
De training richt zich op het gebruik van Uren & Facturen, voor het
financiële gedeelte van Exact Online is een andere training
beschikbaar.
Doelstellingen

U bent bekend met de algemene look-en-feel van Exact Online.

U kunt stamgegevens aanmaken en instellingen definiëren.

U kunt uren en kosten registreren voor uw projecten.

U kunt de facturen voor uw projecten generen, zowel op nacalculatie als op
vaste prijs basis.

U kunt uw projecten beheren.
Onderwerpen

Indeling, help en gebruikersinstellingen

Aanmaken stamgegevens en definiëren instellingen

Uren en kosten schrijven en goedkeuren

Facturen generen:


Op basis van nacalculatie

Op basis van termijnen van een vaste prijs

Op basis van niet factureerbaar
Projecten monitoren aan de hand van diverse overzichten
Er is veel aandacht en zorg besteed aan de in deze handleiding opgenomen
beschrijvingen, opdrachten, oefeningen en verklaringen. Exact Trainingen kan echter
niet aansprakelijk gesteld worden voor enige schade, in welke vorm dan ook, die zou
kunnen voortvloeien uit het gebruik van de in dit boekwerk opgenomen informatie of
aanwijzingen.
© 2013 Exact Software Nederland B.V.
Niets aan deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden in enige
vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door middel van druk,
fotokopie, microfilm of op welke andere manier dan ook, zonder voorafgaande
schriftelijke toestemming van Exact Software Nederland B.V., gevestigd te Delft.
Wij hopen dat deze uitgave goed wordt ontvangen en dat de gebruikers opmerkingen,
die tot verbetering leiden, aan ons kenbaar willen maken.
Release:
Niet van toepassing
Versiedatum:
16-11-2016
Versie:
3
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Hoofdstuk 1 - De administratie inrichten
Wij-Zijn-IT zich richt op het adviseren van bedrijven over hoe zij informatietechnologie
het beste kunnen benutten voor het behalen van hun bedrijfsdoelstellingen. Het gaat
om zowel advies- als implementatiediensten. De eigenaar houdt zich voornamelijk bezig
met acquisitie en leiding geven, dus hij is geïnteresseerd in verkoopcijfers,
factureerbaarheidsoverzichten enz.
De andere werknemers zijn voornamelijk consultant, een aantal project manager en een
office manager. De dagelijkse werkzaamheden bestaan uit werk voor verschillende
klanten bij verschillende projecten. Het is voor hen belangrijk om de uren die aan een
bepaald project besteed worden, snel en efficiënt te kunnen registreren en factureren.
In dit hoofdstuk worden de verschillende stappen doorlopen voor het inrichten van de
administratie.
1.1 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 1: Het aanmaken van een artikelgroep
In deze opdracht gaat u een artikelgroep aanmaken voor de projecten van WijZijn-IT. De artikelgroep dient als het ware als de omzetgroep. Deze is nodig
om de link te kunnen maken naar de financiële administratie.

Ga naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L G R O E P E N , O V E R Z I C H T ]

Klik op de knop [ N I E U W ] .

Vul de velden als volgt in:
• Code:
DIENSTEN
• Omschrijving:
Diensten
• Standaard:
Aanvinken
• Omzet:
8300, Omzet Projecten
• Kostprijs verkopen7000, Kostprijs Projecten
• Voorraad/Kosten 7100, Inkoopkosten Projecten
• Prijsverschillen

7200, Prijsverschillen
Bewaar de artikelgroep.
© Exact Trainingen
Pagina 5
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Opdracht 2: Het aanmaken van uursoorten
In deze opdracht gaat u de diensten aanmaken die straks gebruikt kunnen
worden om tijd in te voeren. Een artikel kan technisch gezien zowel een dienst
als een fysiek artikel zijn. Wij-Zijn-IT kent de volgende diensten:

Ga naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L E N , A A N M A K E N ] .

Klik op de knop [N I E U W ] .

Vul de velden als volgt:

• Code
JC
• Omschrijving
Junior Consultancy
• Verkoopprijs
75,00 EUR
• BTW code
2, BTW hoog tarief, exclusief
• Eenheid
Uur
• Eigenschappen
Vink D E E L B A A R en T I J D aan
• Actief vanaf
1 januari (huidig jaar)
Klik op [ S L U I T E N ] en bewaar de uursoort.
U gaat nu de tweede uursoort aanmaken door gebruik te maken van kopiëren.

Open de uursoort Junior Consultancy.

Klik op de knop [K O P I Ë R E N ] .

Vul in bij code SC en verander de omschrijving in Senior Consultancy.

Klik op de knop [K O P I Ë R E N ] . De nieuwe uursoort is aangemaakt.

Wijzig de verkoopprijs naar 100 Euro via de knop [ B E W E R K E N ] in het
uursoort.
Naast de consultancy uren worden ook de interne uren (studie, binnendagen
e.d.) geschreven. Maak de uursoort Interne uren aan door wederom gebruik
te maken van kopiëren.

Open de uursoort Senior Consultancy en klik op de knop [K O P I Ë R E N ] .

Vul bij code IN en verander de omschrijving in Interne uren.

Klik op de knop [Kopiëren].

Klik hierna op [Bewerken] en pas de verkoopprijs aan naar 0, - en vink
onder sectie Eigenschappen optie 'Verkoop’ uit.

Bewaar de uursoort.
Pagina 6
© Exact Trainingen
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Opdracht 3: Het aanmaken van kostensoorten
In deze opdracht gaat u een kostensoort aanmaken, om niet alleen tijd, maar
ook aanvullende kosten aan klanten door te kunnen berekenen. Wij-Zijn-IT
kent de volgende kostensoorten:

Ga naar [ V E R K O O P , A R T I K E L E N , A R T I K E L E N , A A N M A K E N ] .

Klik op de knop [N I E U W ] .

Maak de kostensoort Kilometers aan, vul de velden als volgt:
• Code
KM
• Omschrijving
Kilometers
• Verkoopprijs
0,19 EUR
• BTW code
2, BTW hoog tarief, exclusief
• Eenheid
KM
• Actief vanaf
1 januari (huidig jaar)
• Bewaar de kostensoort.
U gaat nu een tweede kostensoort aanmaken Diverse Kosten

Klik op [ N I E U W ] .
• Code
DK
• Omschrijving
Diverse kosten
• Kostprijs
0 EUR
• Verkoopprijs
0 EUR
• BTW code
2, BTW hoog tarief, exclusief
• Eigenschappen
Vink I N K O O P aan
• Actief vanaf
1 januari (huidig jaar)
• Hoofdleverancier Aalbers Verpak B.V.
• Inkoopprijs
0,00 EUR
• BTW code inkoop 2, BTW hoog tarief, exclusief

Bewaar de kostensoort.
Opdracht 4: Het aanmaken van medewerkers
Bij het aanmaken van medewerkers kunt u gebruikers selecteren en deze
koppelen aan de medewerkers (als ze moeten kunnen inloggen, bijvoorbeeld
om zelf hun uren en/of kosten in te voeren) of u kunt de medewerkers
zonder selecteren gebruiker aanmaken (als ze niet hoeven in te loggen).
Aanmaken medewerkers
Bij Wij-Zijn-IT werken de volgende mensen. Maak deze aan.

Ga naar [M E D E W E R K E R S , A A N M A K E N ].
© Exact Trainingen
Pagina 7
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten

Selecteer geen gebruiker en klik op [V O L G E N D E ] .

Doorloop de wizard en maak de eerste medewerker aan:
James Junior: begindatum 1 januari huidig jaar, een Junior Consultant
(maak deze aan), werkt op de afdeling Consultancy (maak deze aan),
werkt fulltime (8 u * 5 dagen), intern tarief 35 Euro.

Maak de volgende medewerker aan:
Sarah Senior: begindatum 1 januari, een Senior Consultant (maak deze
aan), werkt ook op de afdeling Consultancy, werkt parttime (8 u * 4
dagen, vrijdags vrij), intern tarief 45 Euro.
Opdracht 5: Het aanmaken van een relatie
In deze opdracht gaat u een relatie aanmaken waarvoor u later de projecten
gaat uitvoeren. De relatie is Kir Royal.

Ga naar [ R E L A T I E S , K L A N T E N , A A N M A K E N ] .

Kies voor de optie [Z O E K

Vul in als naam Kir Royal en klik op de knop [Z O E K E N ] .

Selecteer Kir Royal B.V.

Vul onder sectie [C O N T A C T P E R S O O N ] Jan Jansen en emailadres
EEN BEDRIJF OP B ASIS VAN NAAM EN ADRES].
[email protected]

Bewaar de relatie.
Pagina 8
© Exact Trainingen
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Hoofdstuk 2 - Projecten aanmaken
Projecten
worden
gebruikt
voor
het
registreren
van
tijd
en/of
kosten.
U kunt kiezen uit drie types: nacalculatie (op basis van werkelijke uren en/of kosten),
vaste prijs (op basis van een prijsafspraak) en niet factureerbaar (interne uren).
2.1 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 6: Het aanmaken van een offerte
Relatie Kir Royal vraagt een offerte op voor de inrichting van hun financieel
systeem. In deze opdracht gaat u een offerte aanmaken.

Ga naar [V E R K O O P , O F F E R T E S , A A N M A K E N ].

Kies bij het veld B E S T E L D

De omschrijving is: Inrichting Financieel Systeem

De offerte vervalt na 1 week. Wijzig de vervaldatum.

Kies onder A R T I K E L voor Junior Consultancy en vul bij aantal 40 in.

Op de tweede regel kiest u voor Senior Consultancy en aantal 5.

Kies voor [D E F I N I T I E F
DOOR
voor de relatie Kir Royal.
AFDRUKKEN]
en daarna weer voor [A F D R U K K E N ] .
Bekijk het afdrukvoorbeeld.
Opdracht 7: Het aanmaken van een nacalculatie project
De klant gaat akkoord met de offerte. U gaat de offerte omzetten naar een
nieuw project.

Ga naar [V E R K O O P , O F F E R T E , V E R W E R K E N ] .

Klik op de omschrijving door en kies voor [ A C C E P T E R E N ] .

Vink bij A A N M A K E N optie Project aan.

Vul de velden als volgt in:
• Code
P01
• Omschrijving
Inrichting Financieel Systeem
• Type
Nacalculatie
• Prijsafspraak
Dit veld niet aanpassen
• Specifieer budget Uren per uursoort

Hierna klikt u op de knop [ A C C E P T E R E N ] .

Controleer of het project is aangemaakt onder [ P r o j e c t e n , P r o j e c t e n,
O v e r z i c ht ] .

Open het project en vul de ontbrekende gegevens aan via de knop
[BEWERKEN].
• Contactpersoon
© Exact Trainingen
Jan Jansen
Pagina 9
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
• Klant bestelnr.
12349876
• Actief vanaf
Vandaag
• Waarschuwen na 40

• Kosten (budget)
3000, -·
• Omzet (budget)
4500, -·
• Opslag
25%
Bewaar het project.
Opdracht 8: Het aanmaken van een vaste prijs project

Ga naar [P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , A A N M A K E N ] en neem onderstaande
gegevens over. Het gaat om een vooraf afgesproken bedrag welke
gefactureerd wordt in drie termijnen:
• Code
P02
• Omschrijving
Implementatie CRM systeem
• Type
Vaste prijs
• Relatie
Brasserie Pigalle
• Klant bestelnr.
12349877
• Actief vanaf
1e huidige maand
• Prijsafspraak
5000, -
• Uren
50
• Waarschuwen na 40
• Kosten (budget)
3500, -·
• Omzet (budget)
5000, -·
• Artikel facturatie Senior Consultancy

Vul onder sectie P R O J E C T
FACTUURTERMIJNEN
de termijnen:
• 50% - 1e termijn: Ontwerpfase – vervalt eind huidige maand
• 50% - 2e termijn: Realisatiefase – vervalt eind volgende maand

Kies voor de knop [ B E W A R E N ] .
Opdracht 9: Het aanmaken van een niet factureerbaar project
Tot slot kunt u projecten aanmaken waarvoor u geen facturen wilt versturen,
maar alleen de interne uren wilt bijhouden.

Ga naar [P R O J E C T E N , P R O J E C T E N , A A N M A K E N ] en vul de velden als
volgt:
Pagina 10
• Code
P03
• Omschrijving
Interne uren
© Exact Trainingen
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
• Type
Niet factureerbaar
• Actief vanaf
1e huidig jaar
• De overige velden kunt u leeglaten.

Bewaar het project.
© Exact Trainingen
Pagina 11
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Hoofdstuk 3 - Uren en kosten registreren
Dit hoofdstuk behandelt het invoeren van zowel Tijd als Kosten en de goedkeuring van
deze invoer.
3.1 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 10: Het invoeren van tijd
In deze opdracht gaat u tijd invoeren voor James Junior.

Ga naar [P R O J E C T E N , T I J D -

Selecteer bij het veld M E D E W E R K E R James Junior.

Voer de uren voor vandaag in voor project P01 – 8 u.

Klik op de knop [ I N D I E N E N ] . Blijf in het scherm.

Wijzig de medewerker bovenin naar Sarah Senior.

Voer de uren voor Sarah Senior van vandaag in:
EN
K O S T E N I N V O E R , W E K E L I J K S ].
bij project P02– 2 u.

Dien de uren in.

Blijf in het scherm.
Sarah heeft vorige week een studieweek gehad.

Selecteer de vorige week (met het pijltje
bij het weeknummer).

Voer de 4 * 8 u in op interne uren en koppel deze aan het project Interne
uren.

Klik op de knop [I N D I E N E N ] .
Opdracht 11: Het invoeren van kosten
De kilometers worden doorberekend aan Kir Royal. Ga naar [P R O J E C T E N ,
TIJD
EN
K O S T E N I N V O E R , W E K E L I J K S ] en selecteer James.
Voer de kilometers in die hij heeft gemaakt (in het onderste gedeelte van
het scherm):
• Vandaag 40 km voor project P01.

Klik op de knop [I N D I E N E N ] .
Pagina 12
© Exact Trainingen
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Opdracht 12: De urenstaat
Alle ingediende tijd- en kosteninvoer dient eerst te worden goedgekeurd door
de opdrachtgever. Hiervoor wordt een urenstaat aangemaakt. De urenstaat
kan digitaal naar de klant verzonden worden vanuit Exact Online.

Ga naar [P R O J E C T E N , T I J D -

Selecteer de relatie Kir Royal en medewerker James.

Vink de regels aan en klik op de knop [ S A M E N W E R K E N ] .

Kies de contactpersoon Jan Jansen via het loepje.

Vul een vervaldatum in.

N.B.: Klik in de oefenomgeving niet op [ V E R Z E N D E N ] . Klik voor
EN
K O S T E N I N V O E R , U R E N S T A A T ].
een voorbeeld op [ E M A I L V O O R B E E L D ] .
Opdracht 13: Het goedkeuren van ingevoerde tijd en kosten
De opdrachtgever heeft de uren afgetekend aan de hand van de ontvangen
urenstaat uit Exact Online. De uren kunnen nu intern door gezet worden.

Ga hiervoor naar [P R O J E C T E N , T I J D -

Vink de regels aan en klik op knop [ G O E D K E U R E N ] .
EN
K O S T E N I N V O E R , G O E D K E U R E N ].
Opdracht 14: Directe inkoopfactuur aanmaken
Er zijn diverse kosten gemaakt welke worden door belast aan klant Kir Royal.
We verwerken de ontvangen inkoopfactuur van leverancier Aalbers Verpak
B.V. en belasten deze met een opslag direct door naar klant Kir Royal.

Ga naar [I N K O O P , F A C T U R E N , D I R E C T E
INKOOPFACTURE N,
AANMAKEN]

Selecteer de Leverancier Aalbers Verpak B.V.

Vul bij [O M S C H R I J V I N G ] in: Diverse kosten

Vul bij [U W R E F .] het factuurnummer van Aalbers: 878618303

Selecteer [A R T I K E L ] Diverse kosten. Wijzig de omschrijving naar
Trainingsmateriaal, aantal 1 en nettoprijs 300 Euro.

Selecteer bij [P R O J E C T ] het Project P01.

Kies bij [D O O R B E L A S T E N ] voor [J A ].

Na het [ B E W A R E N ] wordt automatisch een factuurvoorstel klaar gezet
onder [ P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ] . Ook de
kosten zijn automatisch geboekt in de financiële administratie.
© Exact Trainingen
Pagina 13
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Hoofdstuk 4 - Factureren
In dit hoofdstuk wordt de facturering van Exact Online Uren & Facturen besproken. De
facturing bestaat uit de volgende stappen:

Factuurvoorstel genereren

Factuur afdrukken

Specificatie afdrukken
4.1 Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 15: Factuurvoorstel Nacalculatie
Het project voor klant Kir Royal is van het type N A C A L C U L A T I E en wordt
berekend op basis van de geschreven uren en kosten.

Ga naar [ P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ] .

U ziet het Project Kir Royal met erachter het bedrag van het
factuurvoorstel. Klik op het bedrag door en bekijk de regels.

Vink de regels aan en kies voor de knop [ G E N E R E R E N ] .
Opdracht 16: Factuurvoorstel Vaste prijs

Ook voor projecten van het type vaste prijs worden factuurvoorstellen
aangemaakt. Dit gebeurt niet op basis van de ingevoerde tijd en/of
kosten, maar op basis van de termijn(en) gevuld onder sectie P R O J E C T
FACTUURTERMIJNEN
op de projectkaart.

Ga naar [ P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , V O O R S T E L L E N ] .

Kies in de selectiecriteria bovenin bij [ F A C T U R E E R
TOT EN MET]
voor
huidige maand.

Vink de regel aan voor project P02 en kies voor [ G E N E R E R E N ] .
Opdracht 17: Het afdrukken van facturen
Als de facturen gegenereerd zijn, kunt u ze gaan afdrukken.

Ga naar [P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , A F D R U K K E N ].
Proef
Eerst gaat u een proefafdruk maken van de facturen. Selecteer bij A F D R U K K E N
de optie P R O E F .

Selecteer alle facturen en klik op [A F D R U K K E N ] .
Pagina 14
© Exact Trainingen
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Definitief
Vervolgens kunt de facturen definitief gaan afdrukken.

Ga naar [P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , A F D R U K K E N ].

Vink de facturen aan.

Kies voor [A F D R U K K E N ] .

Klik op de knop [ A F D R U K K E N

Kies in het afdrukvoorbeeld voor [C A N C E L ] en klik hierna op de [X].
EN VERWERKEN].
Tijdens het definitief afdrukken van de factuur, wordt deze direct geboekt in
de financiële administratie.
Factuur nogmaals opvragen/afdrukken

Ga naar [V E R K O O P , F A C T U R E N , V E R K O O P F A C T U R E N , H i s t o r i e ].

Bekijk de factuur van Kir Royal.
Opdracht 18: Specificatie afdrukken
In deze opdracht gaat u een specificatie afdrukken.
Ga naar [P R O J E C T E N , F A C T U R E N , F A C T U R E N , S P E C I F I C A T I E

Selecteer de factuur van Kir Royal via
© Exact Trainingen
A F D R U K K E N ].
en klik op [A F D R U K K E N ] .
Pagina 15
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Hoofdstuk 5 - Beheren van projecten
Exact Online Uren & Facturen geeft u een uitgebreid aanbod aan krachtige rapportages.
Hiermee krijgt u goed inzicht in, én overzicht van, uw lopende projecten.
Opdrachten bij dit hoofdstuk
Opdracht 19: De cockpit
Exact Online Uren & Facturen kent de cockpit P r o fe s s i o na l S e r vi c e s .
De cockpit is bedoeld om in één oogopslag inzicht te hebben in de Uren &
Facturen administratie.

Ga naar [C O C K P I T S , P R O F E S S I O N A L S E R V I C E S
COCKPIT]
en bekijk de
cockpit.
Opdracht 20: Projectkaart
De projectkaart biedt u een overzicht van alle relevante informatie die
gerelateerd is aan het project.

Ga naar [P R O J E C T , P R O J E C T E N , O V E R Z I C H T ] en bekijk het overzicht.

Open een projectkaart.
Opdracht 21: Overzichten
Onder menu [ M E D E W E R K E R S , F A C T U R E E R B A A R H E I D ] en menu [P R O J E C T ,
ANALYSE
EN
R E S U L T A T E N , R A P P O R T E N ] is een aantal overzichten
beschikbaar die u helpen om inzicht in de Uren & Facturen administratie te
krijgen. In deze opdracht gaat u deze overzichten bekijken.
Factureerbaarheid
Dit overzicht geeft inzicht in de factureerbaarheid van de medewerkers.
Factureerbare uren worden afgezet tegen niet-factureerbare uren.

Bekijk het overzicht onder menu [ M E D E W E R K E R S ,
F a c t ur e e r b a a r he i d ] .
Pagina 16
© Exact Trainingen
Basistraining Uren en Facturen Opdrachten
Kosten
In menu [P R O J E C T , A N A L Y S E
EN
R E S U L T A T E N , R A P P O R T E N ]. In dit overzicht
kunt u alle ingevoerde kosten bekijken, zowel per project, per medewerker als
in een totaaloverzicht dat u gemakkelijk kunt exporteren.
Controlelijst
De controlelijst toont voor N A C A L C U L A T I E projecten de aantallen uren en
kosten die zijn voorgesteld en de aantallen die zijn gefactureerd.

Bekijk via het overzicht of er nog factuurvoorstellen gefactureerd moeten
worden.
Financiële resultaten
Dit overzicht toont de financiële informatie van een project voor alle
projecten voor een bepaald boekjaar.
https://help.exactonline.com/Leg-
Onderhanden werk
In dit overzicht worden zowel de gefactureerde uren als de goedgekeurde maar
nog niet gefactureerde uren weer gegeven. Ook worden de geregistreerde
factuurvoorstellen en gegenereerde facturen vergeleken met de originele
prijsafspraak.
© Exact Trainingen
Pagina 17