Transcript Aanmelding evenementen 2017 vóór 1 november

Aanmelding evenementen 2017 vóór 1 november 2016
Organisatoren van evenementen in de gemeente Sluis moeten evenementen in 2017 vóór 1
november a.s. alvast melden bij de gemeente.
Waarom melden?
In de gemeente Sluis vinden jaarlijks veel evenementen plaats. Vooral in de zomermaanden
is de evenementenkalender goed gevuld. Deze evenementen kunnen echter een belasting
vormen voor de (woon-)omgeving. Om alles voor de betrokkenen en niet-betrokkenen in
goede banen te leiden, is het noodzakelijk uw evenement of activiteit op tijd bij de gemeente
te melden. Het is zowel voor ons, als de politie en de brandweer, belangrijk dat voldoende
gelegenheid wordt geboden om invulling te geven aan ieders vergunningverlenende of
adviserende taak. Aan de hand van de aangemelde evenementen wordt door de politie in de
maand november 2016 voor heel het jaar 2017 personeel ingeroosterd voor de
evenementen waarbij politieondersteuning noodzakelijk wordt geacht. Daarnaast is het in het
kader van de regionale afstemming tussen de drie Zeeuws-Vlaamse gemeenten en het
opstellen van de evenementenkalender 2017 ook nodig om op tijd te beschikken over de
benodigde gegevens.
Wanneer melden?
Vóór 1 november van dit jaar moet een evenement dat in het kalenderjaar 2017 plaatsvindt,
inclusief de datum en het (globale) programma ervan worden gemeld. In de loop van
november 2016 worden de evenementenkalenders 2017 van de gemeenten Hulst,
Terneuzen en Sluis in een regionaal overleg met de politie besproken. Indien er knelpunten
zijn met betrekking tot de aangemelde evenementen, zal daarvoor eerst in overleg een
oplossing moeten worden gevonden. Als er geen knelpunten zijn, krijgen alle organisatoren
die evenementen hebben aangemeld schriftelijk bericht dat de vereiste vergunningen via de
daarvoor bestemde formulieren kunnen worden aangevraagd.
Samenvallen verschillende evenementen
Het komt voor dat in verschillende kernen gelijktijdig evenementen worden aangemeld voor
dezelfde dag. Het samenvallen van evenementen op zich is echter geen weigeringgrond.
Afwijzing van een aanvraag kan alleen maar plaatsvinden op de volgende gronden:
openbare orde, overlast, verkeersveiligheid, zedelijkheid, gezondheid en milieu. Omdat we
begrijpen dat het gelijktijdig plaatsvinden van verschillende evenementen in onze gemeente
niet altijd wenselijk is, willen we u hier voor de volledigheid op attenderen.



Wanneer vergunningaanvraag indienen?
Voor de feitelijke vergunningaanvraag worden de evenementen ingedeeld in drie
categorieën:
Betreft het een klein evenement? Dan volstaat een schriftelijke melding, minimaal vier weken
voor de aanvang van het evenement.
Bij een middelgroot evenement moet de schriftelijke vergunningaanvraag minimaal acht
weken voordat het evenement plaatsvindt compleet worden ingediend.
Als het gaat om een groot evenement dan zien wij uw schriftelijke vergunningaanvraag
minimaal twaalf weken voor het evenement tegemoet.
De genoemde termijnen van indiening moeten minimaal in acht genomen worden. Deze
termijnen zijn absoluut noodzakelijk, omdat de aanvraag voorgelegd wordt aan in- en externe
adviseurs. Als u de vergunningaanvraag van uw evenementen ruim voor genoemde
termijnen rond hebt, wordt geadviseerd uw aanvraag meteen bij de gemeente in te dienen.
Hoe eerder uw aanvraag bij de gemeente is ingediend, des te eerder kan afstemming
plaatsvinden met de hulpverleningsinstanties en kan de vereiste vergunning worden
verleend. Hierdoor krijgt u ook ruim vooraf de zekerheid van de gemeente dat uw evenement
door kan gaan.
U kunt de formulieren downloaden via de gemeentelijke website www.gemeentesluis.nl. Ook
zijn de formulieren verkrijgbaar bij de afdeling Externe dienstverlening.
Met vriendelijke groet,
Michelle Witte
...................................................................................................................................................
Gemeente Sluis
Afdeling Ondersteuning
Cluster Communicatie
Postbus 27
4500 AA, Oostburg
Tel 14 0117
Mobiel 06 24972226