Transcript Slide Taklimat Permohonan Perjawatan Di Luar ABM Tahun

6 FEBRUARI 2014 (KHAMIS)
JPA telah mengambil langkah pengejatan
struktur organisasi dengan:
 delayering (pengurangan lapisan hierarki)

employee-centric Lean
◦ pengurangan perjawatan (mengoptimumkan
penggunaan sumber)
◦ penempatan semula kakitangan




Nisbah pensyarah dengan kakitangan pentadbiran
secara keseluruhannya pada masa ini ialah 1:5.
Matlamat yang ingin dicapai ialah 1:0.75 pada tahun
2015
Kakitangan pentadbiran dan pelaksana yang dilantik
perlu multi tasking dan tidak menjurus kepada kerja
khusus sahaja
Analisis kerja / bidang tugas perlu disemak dan dikaji
semula sesuai dengan pelantikan staf yang kos
efektif selari dengan Pekeliling Perkhidmatan terbaru
dengan penambahbaikan skim perkhidmatan seperti
berikut:
N1
J17
C17
N11
J29
C27

Keperluan perjawatan boleh mengambil kira
kekosongan jawatan yang dirasakan tidak lagi
relevan untuk digantikan dengan perjawatan
yang lebih kos efektif tanpa meningkatkan
implikasi kewangan
Contoh:
Jawatan
Gred
Wujud
Mansuh
Jumlah
Jawatan
Gaji
Min
ITP
ITK/
ITKA
Implikasi
1 Jawatan
Sebulan
Implikasi
1 jawatan
setahun
Pegawai
Tadbir
N48
1
-
1
4,914.87
700
550
6,164.87
73,978.44
73,978.44
Pegawai
Tadbir
N41
-
3
-3
1,910.02
250
300
2,460.02
29,520.24
-88,560.72
4
3
1
JUMLAH
Jumlah
(14,582.28)



Peluang kenaikan pangkat perlu diselaraskan
dengan peluang kerjaya
Laluan kerjaya setiap staf perlu dirancang supaya
di akhir kerjaya sekurang-kurangnya satu
peningkatan kerjaya diperolehi
Contoh nisbah kenaikan pangkat adalah seperti
berikut:
Kumpulan
P&P
Pelaksana
Teknikal/Paramedik
Gred
Jumlah
48
1
44
3/5
27
1
22
5/7
29
1
22
3/4
Nisbah
1:3/5
1:5/7
1:3/4







26 Februari 2013 - Permohonan perjawatan di luar ABM
bagi tahun 2014 UKM dikemukakan ke KPT
17 Disember 2013 - Mesyuarat bagi membincangkan hal
ehwal perjawatan di IPTA di KPT
6-9 Januari 2014 - Bengkel Kajian Permohonan Perjawatan
di Luar ABM Tahun 2014 di JPA
16 Januari 2014 - Kertas Kerja Perjawatan di Luar ABM
UKM tahun 2014 dikemukakan ke JPA berserta sesi
rundingan akhir
27 Januari 2014 - Pengemaskinian kertas pertimbangan
dan slide pembentangan di JPA
30 Januari 2014 - Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
Pembangunan Organisasi (JKKPO)Bil. 1/2014 di JPA
Pihak KPM,JPA,MOF akan membuat penyelarasan terakhir
dan keputusan permohonan dijangka pada MAC 2014
melalui S.K.P (Surat Kelulusan Perjawatan)
1.
TUJUAN
◦ penyusunan semula struktur organisasi; atau
◦ pengukuhan perjawatan; atau
◦ penubuhan PTJ baru
2.
LATAR BELAKANG
◦ Sejarah penubuhan
 penyusunan semula - jelaskan latar belakang penubuhan
 pengukuhan perjawatan - jelaskan latar belakang
bahagian/jabatan terlibat
 penubuhan PTJ baru - nyatakan asas penubuhan dan
keputusan LPU/MPU/SENAT/Mesyuarat yang berkaitan
◦ Visi, Misi, Objektif dan Fungsi sedia ada
 penyusunan semula dan pengukuhan perjawatan nyatakan visi,misi,objektif dan fungsi sedia ada
 penubuhan PTJ baru - nyatakan visi,misi,objektif dan
fungsi yang dicadangkan
◦ Ringkasan Perjawatan
 ringkasan keseluruhan perjawatan sedia ada dan
pengisian mengikut skim perkhidmatan dan gred jawatan
LAMPIRAN I
 ringkasan perjawatan sedia ada dan pengisian mengikut
bahagian-bahagian atau bahagian yang terlibat dalam
organisasi
*
maklumat pengisian jawatan hendaklah mengambil kira pengisian tetap/percubaan/sementara sahaja
◦ Carta Organisasi
 carta organisasi keseluruhan yang menunjukkan
bahagian-bahagian sedia ada berserta skim
perkhidmatan dan gred jawatan ketua bahagian
LAMPIRAN A1
 carta organisasi bahagian yang terlibat berserta skim
perkhidmatan dan gred jawatan bagi semua jawatan
LAMPIRAN A1(a)
◦ Carta Fungsi
 carta fungsi keseluruhan yang menunjukkan fungsi
umum bahagian-bahagian sedia ada
 carta fungsi sedia ada bahagian yang terlibat secara
terperinci
3.
PERMOHONAN AGENSI
◦ Mengemukakan carta organisasi dan carta fungsi
cadangan LAMPIRAN B1 yang mengandungi:
jumlah jawatan yang dipohon
naik/turun gred jawatan
pemansuhan, tukar ganti atau agihan semula jawatan
penambahan/pengurangan program/aktiviti/subaktiviti
 pewujudan/pemansuhan/penggabungan
bahagian/jabatan/unit




◦ carta cadangan agensi hendaklah mengandungi
ringkasan perjawatan sedia ada dan cadangan yang
diwarnakan berdasarkan petunjuk berikut:





Hijau - Jawatan Naik Gred
Kuning - Jawatan Baru/Tambahan
Merah Jambu - Jawatan Turun Gred
Biru - Jawatan Agih/Pindah
Oren - Jawatan Mansuh
4.
ASAS PERMOHONAN
◦ menjelaskan asas-asas bagi permohonan contoh
seperti berikut:
 keputusan atau arahan seperti keputusan Mesyuarat
MPU/LPU/Senat atau mana-mana keputusan yang
menyebabkan permohonan perjawatan diperlukan;
 perubahan visi,misi dan objektif;
 perluasan fungsi/skop tanggungjawab;
 perundangan/peraturan/sedia ada atau baru yang
mempunyai implikasi terhadap keperluan perjawatan;
 perubahan kepada bilangan dan gred jawatan
perjawatan akibat pengenalan teknologi baru serta
penambahbaikan sistem kerja.
◦ maklumat terperinci hendaklah dikemukakan
berdasarkan fakta-fakta berikut:
 perubahan kompleksiti tugas;
 pewujudan norma perjawatan iaitu garis
panduan/standard/indicator yang digunapakai atau yang
baru. Contoh nisbah di antara penyelia dan kakitangan
dibawahnya atau tempoh masa yang diambil untuk
menyempurnakan satu-satu tugas;
 pertambahan/pengurangan beban tugas dengan
menunjukkan data perbandingan beban tugas semasa dan
sebelum;
 perbandingan/penandaarasan samaada secara dalaman atau
luaran dengan IPTA dalam atau luar negara yang setanding
dari segi fungsi, saiz dll;
 menyediakan maklumat-maklumat tambahan serta statistik
untuk tempoh lima (5) tahun terakhir bagi menyokong
permohonan.
5.
IMPLIKASI KEWANGAN
◦ guna format yang disediakan LAMPIRAN III
FORMAT KERTAS PERMOHONAN PERJAWATAN
TAJUK KERTAS PERMOHONAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
TUJUAN
LATAR BELAKANG
PERMOHONAN AGENSI
ASAS PERMOHONAN
ULASAN KEMENTERIAN/ SUK NEGERI (MANA BERKAITAN)
ULASAN KETUA PERKHIDMATAN JAWATAN KADER (JIKA BERKAITAN)
IMPLIKASI KEWANGAN
SYOR AGENSI
LAMPIRAN
1. Carta Organisasi Keseluruhan (Sedia Ada)
- Lampiran A1
2. Carta Fungsi Keseluruhan (Sedia Ada)
-Lampiran A2
3. Carta Organisasi Bahagian/Unit (Sedia Ada)
- LampiranA1(a),(b)...
4. Carta Fungsi Bahagian/Unit (Sedia Ada)
- Lampiran A2(a),(b)...
5. Carta Organisasi Keseluruhan (Cadangan Agensi) - Lampiran B1
6. Carta Fungsi Keseluruhan(Cadangan Agensi)
- Lampiran B2
7. Carta Organisasi Bahagian/Unit (Cadangan Agensi)- Lampiran B1(a),(b)...
8. Carta Fungsi Bahagian/Unit (Cadangan Agensi)
- Lampiran B2(a),(b)...
9. Ringkasan Jawatan Dipohon
- Lampiran C
10. Ringkasan Keseluruhan Jawatan Sedia Ada
- Lampiran I
dan Pengisian Mengikut Skim Perkhidmatan
11. Ringkasan Jawatan Sedia Ada dan Pengisian
- Lampiran II
Mengikut Bahagian
12. Ringkasan Implikasi Kewangan
- Lampiran III
i





Satu sesi pembentangan bagi semua permohonan yang
dikemukakan akan diadakan pada 3 Mac 2014 (Isnin)
Kertas permohonan perjawatan perlu dikemukakan
kepada Jabatan Pendaftar pada atau sebelum 6 Mac
2014 (Khamis)
Format lengkap boleh di muat turun melalui laman web
Jabatan Pendaftar berserta contoh slide pembentangan
JPA dan format implikasi kewangan
Semua permohonan yang dikemukakan ke JP sepanjang
tahun 2013 yang menggunakan format luar ABM akan
dibawa ke permohonan 2015.
Pihak PTJ diminta mengkaji secara menyeluruh
keperluan perjawatan sebelum mengemukakan
permohonan. Semua permohonan hendaklah dibuat
secara bersekali bukan secara rincih.