Transcript CI DEL CICLO DE NÓMINAS

EL CICLO DE NÓMINAS
MARGARITA VALLE LEÓN
Objetivos y resumen del capítulo
OBJETIVOS
RESUMEN DEL
CAPITULO
Conocer el ciclo de nóminas
Elementos del proceso
Naturaleza
Fuentes de información
Preparación de nóminas
Pago de sueldos
Bases del control interno
Conocer.
Objetivos específicos
Técnicas de control
Riesgos de incumplimiento
Autorización
Procesamiento y clasificación
de transacciones
Verificación y evaluación
Salvaguarda física
CONTENIDO

CICLO DE NOMINAS

ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS

OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Nomina es un documento de contabilidad que consiste en una relación
de cada una de los trabajadores que prestan sus servicios a la
empresa y ,en el cual se muestra el sueldo de cada persona y las
prestaciones que la empresa hace a estos.
Naturaleza del proceso
Gran parte del costo de operación.
 Involucran gente
 Relacionado con toda la operación de la
empresa.
 Lograr eficiencia en mano de obra.
 Aspectos legales: LFT, IMSS, INFONAVIT,
SAR, ISR.

Naturaleza del proceso
NÓMINAS
Fuentes de información de nóminas
Evidencia del Supervisión y
cruce de
Contratación
trabajo
información
1.- Obtención de evidencia de trabajo: Implantar el
empleo de tarjetas de tiempo y otros registros que
comprueben las actividades.
2.- Aplicación de tarifas: Son establecidas a través de
los contratos colectivos de trabajo celebrados por
los sindicatos.
3.- Distribución contable: Deben ser registrados dentro
de sus propias actividades operativas.
4.- Aplicación de deducciones: Sindicato, seguro social,
planes de pensión etc.
5.- Determinación del pago neto: Diferencia entre la
compensación básica y las del pago neto al empleado.
Necesidades del personal,
reclutamiento,selección,contratación,relaciones
laborales, sueldos, salarios, pago de remuneraciones,
evaluación del personal etc.
OBJETIVOS DE AUTORIZACION
1.- El personal debe
contratarse de acuerdo con
las políticas establecidas con
la administración
Políticas por escrito
Bases de datos como
archivos maestros
Procedimientos
específicos
Técnicas para comprobar
la confiabilidad de las
bases de datos
La empresa puede contratar
personal que no sea el
adecuado
2.- Los tipos de retribución y
las deducciones de nómina
deben autorizarse de acuerdo
con las políticas establecidas
por la admón.
Revisar periódicamente
los cambios a la base de
datos
Conciliación de las cifras
de control con los
registros de la
computadora
Limitación del acceso a la
información
Uso de dígitos de
verificación
Comprobación de validez
Puede pagarse al personal
Cantidades no autorizadas
Las provisiones para
pensiones, vacaciones pueden
calcularse incorrectamente
Pueden infringirse leyes o
disposiciones laborales
Puede retenerse al personal
cantidades por conceptos no
autorizados
3.- Las distribuciones de cuentas,
ajustes a los desembolsos de
efectivo , cuentas de personal,
pagos anticipados y acumulados
deben ser realizados de acuerdo
con las políticas de admón.
Comparación periódica de
los archivos
Comparación periódica de
los importes individuales
Análisis de las variaciones
importantes
Comparación periódica de
los sueldos
Exposiciones claras
Las cuentas de nóminas pueden
ser presentadas
incorrectamente
Pueden aprobarse ajustes que
no son aceptables para la admón.
Pueden procesarse ajustes no
autorizados
Pueden efectuarse pagos
duplicados
Aprobación de los cargos
4.- Todos los pagos de nomina
deben efectuarse de acuerdo a
políticas establecidas por la
admón.
Conciliación de las cifras
manuales
Empleo de contraseñas en
las terminales
Comprobación de validez de
los campos
Pueden efectuarse
desembolsos de efectivo al
personal
Pueden hacerse pagos
duplicados
Pueden alterarse los pagos
5.- Los procedimientos de
ciclo de nóminas deben estar
de acuerdo a políticas
establecidas por la admón.
6.- Solo deben aprobarse
aquellas solicitudes de
utilización de mano de obra
que se ajusten a las políticas
establecidas
Utilización de servicios
bancarios
Apertura de cuentas
bancarias verificación
periódica de pruebas
Segregación de
funciones
Pueden producirse
reorganizaciones y cambios
Procedimientos
documentados
Archivos de firmas
autorizadas
Comparación de políticas
Informes de tiempo
productivo
Utilización de la mano de
obra
Disposición del trabajo
de modo que permita
visibilidad.
Puede utilizar mano de obra
con fines no autorizados
Procedimientos que
nulifiquen las técnicas
Pueden perderse datos
Puede utilizarse mano de
obra en forma ineficiente
Mano de obra para
proyectos capitalizados
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y
CLASIFICACION DE TRANSACCIONES
UTILIZACION
DE
MANO
OBRA
INFORMES
IOPORTUNIDAD
POLITICAS
REGISTRO
CLASIFICACION
DE
ADEUDOS
AL
PERSONAL
REGISTRO
CALCULOS
ADECUADOS
REGISTRO
DE
PASIVOS
7.- La mano de obra utilizada debe
informarse con exactitud y en
forma oportuna.
8.-Los montos adeudados al
personal, así como la
distribución contable de dichos
adeudos, deben calcularse con
exactitud y registrarse como
pasivos en forma oportuna.
Análisis de variaciones
presupuestarias.
Utilización de ordenes de
trabajo para labores de
mantenimiento y reparación.
Informes de tiempo y asistencia.
Supervisión adecuada de la
mano de obra.
Entrenamiento del personal.
Puede pagarse a los empleados
por horas no trabajadas o
producción no realizada.
Puede no pagarse a los
empleados horas trabajadas o
producción efectuada.
La administración puede tener
información inadecuada para
evaluar el trabajo y eficiencia de
los empleados.
Procedimientos documentados
de distribución de cuentas.
Establecimiento de políticas
para informar y controlar el
tiempo de vacaciones.
Establecer procedimientos
para añadir, cambiar o eliminar
información de las bases de
datos y proteger la información
contenida
Puede pagarse a un empleado el
tiempo trabajado por otra
persona.
Puede omitirse el registro de
pasivos por impuestos sobre
sueldos, o que tales impuestos
se calculen de manera
incorrecta.
Puede presentarse
incorrectamente los
inventarios.
9.-Todos los pagos
relacionados con la nomina
deben basarse en un pasivo
calculado con exactitud.
Cancelación de la
documentación original para
prevenir pagos duplicados.
Establecer procedimientos
para anular cheques.
Verificación de la
distribución contable de la
nomina.
Pueden efectuarse
desembolsos por cantidades
equivocadas.
Pueden hacerse pagos
duplicados.
Pueden alterarse los
cheques en forma
fraudulenta.
10.-Los importes adeudados
al personal deben ser
clasificados, concentrados
e informados con exactitud y
en forma oportuna.
Clasificación de cuentas
documentadas.
Comparación de los
resultados reales con los
presupuestados.
Revisión y seguimiento de
los informes regulares de
datos pendientes de
procesar.
Conciliación de las
cuentas bancarias de nomina.
El registro en las cuentas
de mayor pueden ser
incompleto o inexacto.
Pueden presentarse
problemas de registro y
control de tiempo.
Los informes pueden ser
inexactos con respeto a la
clasificación de las
transacciones.
11.- Los pagos y los ajustes
relativos a nominas deben
ser clasificado,
concentrados e informados
con exactitud y en forma
oportuna.
Se aplican las mismas
técnicas de control
señaladas en el objetivo
especifico del control
interno núm. 10
existen los mismos riesgos
de incumplimiento que se
señala en el núm. 10
12.- los pasivos incurridos,
los pagos efectuados y los
ajustes relativos deben
aplicarse con exactitud y
oportunamente a las
cuentas apropiadas del
personal.
Revisión de la aplicación
correcta de los códigos en
los documentos fuerte.
Revisión en las cuentas
correctas del personal.
Rotación de labores del
personal de contabilidad.
Limitación del acceso a los
archivos de nomina en línea a
personal autorizado
mediante el uso de
contraseñas.
Los movimientos pasados a
los registros auxiliares
pueden no concordar con
los movimientos pasados al
libro mayor.
Las operaciones con el
personal pueden ser
registradas
incorrectamente.
13.- DEBEN PREPARARSE
ASIENTOS CONTABLES EN
CADA PERIODO, POR LAS
CANTIDADES ADECUADAS AL
PERSONAL, POR LOS PAGOS
EFECTUADOS Y POR LOS
AJUSTES RELATIVOS
PREPARACIOON DE UN
CATALOGO DE CUENTAS
PRESUPUESTAR E INFORMAR DE
ACUERDO CON LA MISMA
CLASIFICACION DE CUENTAS
PROCESAMIENTOS ESCRITOS DE
CORTES Y CIERRE DE PERIODO
REVISION Y APROBACION DE
CADA ASIENTO CONTABLE
SUPERVISOR QUE NO TENGA
PARTICIPACION ACTIVA EN SU
PREPARACION.
USO DE FORMAS
PRENUMERADAS.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
PODRIAN NO SER PREPARADOS
EN FORMA OPORTUNA.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
PEUEDEN PRESENTARSE
INCORRECTAMENTE DEBIDO A
DIFERENTES FACTORES.
PUEDEN DEBILITARSE O
ANULARSE EL CONTROL
PRESUPUESTAL SOBRE LAS
OPERACIONES
13.- DEBEN PREPARARSE
ASIENTOS CONTABLES EN CADA
PERIODO, POR LAS CANTIDADES
ADECUADAS AL PERSONAL, POR
LOS PAGOS EFECTUADOS Y POR
LOS AJUSTES RELATIVOS
PREPARACIOON DE UN
CATALOGO DE CUENTAS
PRESUPUESTAR E INFORMAR
DE ACUERDO CON LA MISMA
CLASIFICACION DE CUENTAS
PROCESAMIENTOS ESCRITOS
DE CORTES Y CIERRE DE
PERIODO
REVISION Y APROBACION DE
CADA ASIENTO CONTABLE
SUPERVISOR QUE NO TENGA
PARTICIPACION ACTIVA EN SU
PREPARACION.
USO DE FORMAS
PRENUMERADAS.
LOS ESTADOS FINANCIEROS
PODRIAN NO SER
PREPARADOS EN FORMA
OPORTUNA.
LOS ESTADOS
FINANCIEROS PEUEDEN
PRESENTARSE
INCORRECTAMENTE DEBIDO
A DIFERENTES FACTORES.
PUEDEN DEBILITARSE O
ANULARSE EL CONTROL
PRESUPUESTAL SOBRE LAS
OPERACIONES
14.- LOS ASIENTOS CONTABLES
DE NOMINA DEBEN
CONCENTRAR Y CLASIFICAR LAS
TRANSACCIONES DE ACUERDO
CON POLITICA ESTABLECIDAS
PPOR LA ADMINISTRACION.
SE APLICAN LAS MISMAS
TECNICAS DE CONTROL QUE EN
EL PUNTO Nº13.PROCEDIMIENTOS
DOUCMENTADOS PARA
PREPARAR, CONCENTRAR Y
REPORTAR LA INFORMANCION.
PROCEDIMIENTOS
DOUCMENTADOS PARA
PREPARAR, CONCENTRAR Y
EXISTEN LOS MISMOS RIESGOS
DE INCUMPLIMIENTO
SEÑALANDOS EN EL PUNTO
ANTERIOR Nº13.
USAR DATOS ERRONEOS EN
EL CALCULO DE LOS
.
IMPUESTOS
.
REPORTAR LA INFORMANCION
15.- LA INFORMACION PARA
DETERMINAR BASES DE
IMPUESTOS DERIVADAS DE LAS
ACTIVIDADES DE NOMINAS
DEBEN PRODUCIRCE CON
EXCATITUD Y EN FORMA
OPORTUNA.
CATALOGO DE CUENTAS,
INSTRUCTIVO PARA SU MANEJO.
POLITICAS POR ESCRITO
RELATIVAS A LA
DOCUMENTACION FISCAL.
REVISION DE LAS
TRANSACCIONES IMPORTANTES
PAGAR MULTAS Y RECARGOS.
PAGAR IMPUESTOS CON
EXCESO
OBJETIVOS DE VERIFICACION Y
EVALUACION
CUENTAS Y SALDOS
Nº16 DEBEN VERIFICARSE Y
EVALUARSE EN FORMA PERIODICA
LOS SALDOS REGISTRADOS DE
CUENTAS DE NOMINAS Y LAS
TRANSACCIONES RELATIVAS
MANUALES DE PROCESAMIENTO Y
POLITICAS, GRAFICAS DE
ORGANIZACIÓN , INFORMES Y
ACTIVIDADES QUE PUEDEN
VERIFICARSE Y EVALUARSE.
CONCILIACION DE SALDOS Y
MOVIMIENTOS INFORMADOS POR
TERCEROS.
ACTUALIZACION OPORTUNA
SOBRE LAS QUEJAS DEL PERSONAL.
VERIFICAION PERIODICA DE LOS
REGISTROS DE NOMINAS.
COMPARACION DE LOS IMPORTES
CONTALIZADOS CON
TRANSACCIONES POSTERIORES O
CON IMPORTANTES
PREESTABLECIDOS.
VERIFICACION PERIODICA DE LOS
SALDOS EN LIBROS MEDIANTE
CONFIRMACIONESCON EL PERSONAL.
LOS INFORMES PREPARADOS
PARA LA ASMINISTRACION PUEDEN
PRESENTAR INFORMACION
ERRONEA.
LAS DECISIONES IMPORTANTES
QUE PUEDE TOMAR LA
ADMINISTRACION PODRIAN
BASARSE EN INFORMACION
ERRONEA.
ERRORES E IRREGULARIDADES
EN LA SALVAGUARDA FISICA
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA
FISICA
ACCESO
A
REGISTROS
Nº17 EL ACCESO A LOS
REGISTROS DE PERSONAL
NOMINAS, FORMAS Y
DOCUMENTOS IMPORTANTES Y
LUGARES DE PROCESO DEBE
PERMITIRSE UNICAMENTE DE
ACUERDO CON POLITICAS
ESTABLECIDAS POR LA
ADMINISTRACION.
CAJAS FUERTES, GABINETES
CERRADOS CON
LLAVE,BIBLIOTECA SEGURA DE
CINTAS ARCHIVOS DE
COMPUTADORA ASI COMO
PROGRAMAS Y OTRA
DOCUMENTACION RELATIVA.
SEGUROS Y FIANZAS DE
FIDELIDAD.
ARCHIVO DE FIRMAS DEL
PERSONAL AUTORIZADO
SEGREGACION DE
RESPOSABILIDADES Y
RESTRICCIONES AL ACCESO DE
LAS FUNCIONES DE
ADMINISTRACION DE PERONAL
CON FUNCIONES.
LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
PUEDEN DESTRUIRSE O
PERDERSE.
LOS ARCHIVOS Y REGISTROS
PODRIAN SER UTILIZADOS EN
FORMA INDEBIDA.
LOS PROGRAMAS DE
COMPUTADORA PODRIAN SER
ALTERADOS POR PERSNOAL
NO AUTORIZADO.