Transcript ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

ESTABLECIMIENTO DE SISTEMAS DE
CONTROL INTERNO.
LA FUNCIÓN DE LA CONTRALORÍA
MTRA. MARGARITA VALLE LEÓN
16 DE JUNIO DE 2012
Reglas.



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CONTENIDO
Sesión
1
Fecha
16-jun-12
Tema a Desarrollar
EL CONTROL INTERNO
2
23-jun-12
EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE INGRESOS
2
23-jun-12
EL CONTROL INTERNO EN EL CICLO DE COMPRAS
3
30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE PRODUCCION
3
30-jun-12 EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE INVENTARIOS
3
30-jun-12
EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE NOMINAS
4
07-jul-12
EL CONTROL INTERNO DEL CICLO DE TESORERIA
4
07-jul-12
LA FUNCION DE LA CONTRALORIA
EL CONTROL INTERNO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
DEFINICION DE CONCEPTOS
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVOS BASICOS
OBJETIVOS GENERALES
ELEMENTOS DEL CI ADMINISTRATIVO
ELEMENTOS DEL CI CONTABLE Y
OPERATIVO.
1..1
1..2
1..3
1..4
1.5
1..6
DEFINICION DE CONCEPTOS
SISTEMA
CONTROL
CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
RESPONSABLE DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
DEFINICION Y ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
EL AMBIENTE DE CONTROL
LA EVALUACION DE RIESGOS
LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y COMUNICACION
LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
LA VIGILANCIA
OBJETIVOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVO 1. POLITICAS PRESCRITAS POR LA ADMINISTRACIÓN
OBJETIVO2. EFICIENCIA OPERATIVA
OBJETIVO 3. INFORMACION FINANCIERA, ADMINISTRATIVA Y OPERACIONAL
OBJETIVO 4. PROTECCION DE LOS ACTIVOS
OBJETIVOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO
OBJETIVOS DE AUTORIZACION
OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE TRANSACCIONES
OBJETIVOS DE VERIFICACION Y EVALUACION
OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO
ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTOS
PERSONAL
SUPERVISION
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO
CATALOGO DE CUENTAS
INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE CUENTAS
TECNICAS DE CONTROL APLICABLES A LAS OPERACIONES QUE SE REGISTRAN EN CADA
CUENTA CONTABLE
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
 Sistema
Sistema

Conjunto organizado de
las partes que integran
una estructura,
regularmente
interactuantes e
interdependientes, que
se concatenan (enlazan)
para la consecución de
un propósito u objetivo
determinado.
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
 Control
Control


Fase
del
proceso
administrativo que tiene
como propósito coadyuvar
al logro de los objetivos de
las otras cuatro fases que
lo componen:
Estas se armonizan de
tal manera que todas
participan en el logro de la
misión y objetivos de la
entidad.
PLANEACION
ADMINISTRACION
CONTROL
CAPTACION
DE
RECURSOS
ORGANIZACION
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
 Control
Interno
Control Interno
Comprende el plan de
organización y todos los
métodos y procedimientos
que en forma coordinada
son adoptados por una
entidad para:
Salvaguardar Activos
Verificar Información
Financiera Administrativa
Operacional
Promover Eficiencia
Operativa
Estimular Adhesión Políticas
Admtvas
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
 Sistema
de Control Interno
Sistema de Control Interno
ordenado,
concatenado
interactuante.
Conjunto
Objetivos del control interno
Misión
Objetivos de
la empresa
1.1 DEFINICIÓN DE CONCEPTOS
 Responsable
Interno
del Control
Responsable del Control Interno.
La más alta autoridad
de la organización
1.2 ESTRUCTURA DEL CONTROL
INTERNO
Consiste en las políticas y
procedimientos
establecidos para
proporcionar una seguridad
razonable de poder lograr
los objetivos de la entidad.
Elementos: El ambiente de control
La evaluación de riesgos
Los sistemas de información
Y comunicación.
Los procedimientos de
control
La vigilancia

El ambiente de control

Combinación de factores:
–
Actitud de la administración
–
Estructura de la organización
–
Funcionamiento del consejo
–
de administración
Métodos para asignar autoridad y responsabilidad

Políticas: prácticas de negocios, conflictos de interés, códigos de
conducta

Metas y objetivos de la organización, funciones operativas y requisitos
legales


Descripción de puestos, funciones, jerarquías y restricciones.
Uso de documentación, autorizaciones y cambios.
El ambiente de control

Métodos de supervisión y seguimiento de
políticas y procedimientos (incluye auditoria interna)
–
–
–
–
–
Establecimiento de sistemas de planeación y reportes de
información: planeación estratégica, presupuestos,
pronósticos, planeación de utilidades, y contabilidad por
áreas de responsabilidad.
Métodos de desempeño y comunicación
Método de investigación de desviaciones.
Vigilancia de políticas.
Desarrollo, modificación y uso de programas de cómputo
El ambiente de control
–
Políticas y prácticas del personal





–
Contratación
Capacitación
Promoción
Compensación
Códigos de ética.
Influencias externas que afectan las operaciones y
prácticas de la entidad.



Clientes
Proveedores
otros
La evaluación de riesgos
Identificación, análisis y administración de
riesgos relevantes en la preparación de
estados financieros.
Riesgos relevantes: afecten el registro de la
información.
La evaluación de riesgos
Circunstancias que pueden dar lugar a riesgos
 Cambios en el ambiente operativo
 Nuevo personal
 Sistemas de información nuevos
 Crecimientos acelerados
 Nuevas tecnologías
 Nuevas líneas de productos
 Reestructuraciones corporativas
 Cambio en los pronunciamientos contables


Personal con mucha antigüedad.
Operaciones en el extranjero.
Sistemas de información y
comunicación
Consiste en los métodos y registros establecidos para
identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar y producir
información cuantitativa de las operaciones que realizan una
entidad económica.
Para que un sistema contable sea útil y confiable, debe
contar con métodos y registros que:
Identifiquen y registren únicamente las transacciones reales.
•Describan oportunamente todas las transacciones.
•Cuantifiquen el valor de las operaciones en unidades
monetarias.
•Presenten y revelen adecuadamente dichas transacciones
en los estados financieros.
Los procedimientos de control
Administración de la empresa.
Los procesos y
políticas
Seguridad razonable
Objetivos de la
entidad
Los procedimientos de control
APLICACION
NIVELES
procedimientos de
control
DE
ORGANIZACION
procesamiento de las transacciones.
Los procedimientos de control
son establecidos
Procesamientos de
carácter preventivo
para evitar errores
durante el desarrollo
de las transacciones.
Los procedimientos de control
tienen como finalidad
Los procesamientos de
control de carácter
detectivo
detectar
los errores o
las desviaciones
durante el
desarrollo de las
transacciones
Objetivos para cumplir con los procedimientos de control
Los procedimientos de control





Autorización.
Segregación de funciones.
Diseño y uso de
documentos y registros
apropiados.
Establecimiento de
dispositivos de seguridad
que protejan activos.
Verificaciones
independientes.
Vigilancia


Es un proceso que asegura
la eficiencia del control
interno a través del tiempo y
tiene por objeto identificar si
operan bien o si necesitan
ser modificado.
La
existencia
de
un
departamento de auditoria
interna o se constituye en
forma significativa en el
proceso de vigilancia
Control interno en entidades pequeñas


Paletería El Negrito
Tamales El Rey
DINÁMICA
Control interno en entidades pequeñas





El ambiente de control: enfatizando la importancia de la
integridad y el comportamiento ético a través de
comunicaciones orales constantes y el ejemplo.
La evaluación de riesgos: este proceso tiende a ser
menos formal y estructurado.
Los sistemas de información y comunicación: su
importancia no se debe minimizar.
Los procedimientos de control: la formalidad de los
mismos varia.
La vigilancia: es típicamente desarrollada como parte de
la participación que la administración
tiene en la
operación diaria.
1.3 OBJETIVOS BÁSICOS DEL
CONTROL INTERNO

Objetivo 1: fomentar y asegurar el pleno respeto ,
apego, observancia y adhesión a las políticas
prescritas o establecidas por la administración de la
entidad.

Objetivo 2: promover eficiencia operativa.
Objetivo 3: asegurar razonabilidad, confiabilidad,
oportunidad e integridad de la información financiera y
la complementaria administrativa y operacional que se
genera en la entidad.


Objetivo 4: protección de los activos de la entidad.
1.4 OBJETIVOS GENERALES DEL
CONTROL INTERNO




Objetivos de autorización
Objetivos de procesamiento y clasificación
de transacciones.
Objetivos de verificación y evaluación.
Objetivos de salvaguarda fisica.
1.5 ELEMENTOS EN EL CONTROL
INTERNO ADMINISTRATIVO




Organización:
– Dirección.
– Coordinación.
– División de funciones.
– Asignación de responsabilidades.
Procesamiento:
– Planeación y sistematización.
– Registro y formas
– Informes.
Personal:
– Reclutamiento y selección.
– Entrenamiento.
– Eficiencia.
– Moralidad.
– Retribución.
Supervisión.
1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO



Catálogo de cuentas: es una relación ordenada y personalizada de las
cuentas contables necesarias para registrar las transacciones financieras
realizadas por una entidad económica.
Instructivo para el manejo de las cuentas: se entiende como a la
descripción de los movimientos de cargo y abono de cada operación y su
registro contable inherente: además, lo que representa el saldo de cada
cuenta que forma parte del catálogo.
Técnicas de control aplicables a las operaciones que se registran en
cada cuenta contable:
–
–
–
–
ACTIVOS: CIRCULANTES Y NO CIRCULANTES ( PAG 21-50)
PASIVOS: A CORTO Y A LARGO PLAZO ( PAG 50-58)
CAPITAL (PAG 58-61)
CUENTAS DE RESULTADOS (PAG 61-75)
1.6 ELEMENTOS DEL CONTROL
INTERNO CONTABLE Y OPERATIVO



Guía de Contabilización: se entenderá el documento que consigna el
procedimiento de registro contable de un conjunto integrado de
operaciones interrelacionadas. Pag 77
Paquete de estados financieros: se debe entender el conjunto de
documentos que muestran la situación financiera de la entidad o una
fecha dada y los resultados de operación por un periodo determinado (con
su correspondiente comparación con el presupuesto de operación),
complementados con las notas a los estados financieros y los anexos que
sean necesarios para proporcionar el conjunto informativo base para
conocer cómo se encuentra la entidad y para la toma de decisiones.
Catálogo de formas que inciden en el sistema contable: refiérese a las
formas o formatos que se utilizan como soporte y para dar efecto al
proceso contable, operativo y administrativo en su conjunto.
EJERCICIO
Un consultor se encuentra evaluando el sistema de
control interno de una empresa y, en ese marco,
mantiene una entrevista con uno de sus Directores,
quien:
a) Le informa que la responsabilidad por el diseño,
implantación y mantenimiento del sistema de control
interno ha sido asignada al Departamento de
Organización y Métodos y que, por ende, no está en
condiciones de informarle sobre el tema.
b) Le plantea que, luego de implementar las
recomendaciones que resulten de la evaluación en
curso, quisiera que el sistema de control interno
asegure el logro de los objetivos de la organización.
EJERCICIO
c) Le indica que entiende innecesario incluir en la
evaluación el ambiente de control, ya que él recorre
instalaciones
y
oficinas
de
la
empresa
frecuentemente y comprueba personalmente que
todo el personal trabaja con ahínco en sus tareas.
d) Le manifiesta su preocupación sobre las
herramientas que la empresa utiliza para efectuar el
planeamiento estratégico y el desarrollo de los
planes anuales, a las que considera inadecuadas.
EJERCICIO
SE PIDE:
Analice críticamente las manifestaciones del Director
teniendo como referencia los conceptos sobre
control interno para el ambiente de control.
EJERCICIO
ENTORNO S.C. es una empresa familiar, actualmente propiedad de
dos hermanos, quienes ejercen la Dirección de la entidad
distribuyéndose las funciones de Gerente Comercial y AdministrativoOperativo respectivamente.
Cuenta con unos 50 empleados, que en su mayoría fueron
contratados por ser amigos o familiares de los socios o a partir de
recomendaciones realizadas por otros empleados.
Al ingresar, cada funcionario es asignado al área para la que fue
contratado y sus compañeros y jefes directos son quienes les
comunican oralmente las políticas de trabajo, sus responsabilidades y
que es lo que se espera de ellos.
La empresa, que históricamente generaba leves resultados positivos,
ha logrado importantes ganancias en los últimos dos ejercicios, lo que
los socios atribuyen a:
i) la presión ejercida con los vendedores en el logro de los objetivos
de venta,
ii) la política de incentivos implementada con éstos en ese período (se
retribuye en función de los niveles de venta logrados),
iii) el ahorro de gastos en remuneraciones y asesores, producto de las
medidas que se detallan a continuación:
 el despido del Gerente de Contaduría - que ocupaba el cargo desde hacía
10 años y era responsable también de la planificación y el presupuesto- el
que fue sustituido por el hijo de uno de los socios, estudiante de tercer
año de Facultad de Ciencias Económicas.
 el despido del Encargado del Centro de Cómputos, sustituido por el
sobrino del otro socio.
 la eliminación del departamento de Auditoría Interna, que había sido
creado ocho años atrás por el padre de los socios –hoy alejado de la
conducción de la entidad- y estaba compuesto por una Contadora y un
estudiante avanzado de Ciencias Económicas,
 el cambio de asesores fiscales, decidido debido a que a los socios
consideraban que los anteriores cobraban honorarios muy altos y eran
excesivamente estrictos en el cumplimiento de las normas tributarias.
Además del ahorro resultante, las medidas antes mencionadas produjeron los
siguientes efectos:
 El nuevo Gerente de Contaduría dejó de elaborar el presupuesto, debido
a que insumía un tiempo considerable. Por su parte, el nuevo Encargado
del Centro de Cómputo modificó procesos, eliminando controles que
calificó de burocráticos y dejó de emitir informes que los socios no
utilizaban (en la actualidad pasó a proporcionárseles exclusivamente un
informe trimestral de situación y resultados). Ambas medidas fueron bien
vistas por los socios, dado que en realidad no utilizaban esos elementos
para dirigir la empresa ni para controlar su gestión en virtud de su gran
conocimiento histórico del negocio y de la existencia de información
propia que reciben directa e informalmente del personal de su confianza.
 El nuevo Gerente de Contaduría introdujo cambios en la aplicación de
políticas contables, adoptando criterios menos conservadores que su
antecesor para la valuación de activos y el reconocimiento de ingresos.
SE PIDE:
a) Defina el concepto de “Ambiente de Control” y enumere los factores que
lo favorecen o perjudican Para la empresa ENTORNO S.C.
i. Estableciendo los supuestos que estime necesarios, ¿Qué consideraciones
le merecen las medidas adoptadas para con los vendedores en lo
referente a sus efectos sobre el ambiente de control?
ii. Considerando los factores por Ud. enumerados en el punto a), relacione la
información que posee de la empresa con cada uno de ellos,
fundamentando su respuesta.
iii. Indique cuál sería su opinión global respecto del Ambiente de Control en la
empresa.