Transcript Tietoliikennepalvelun kokonaiskustannusten arviointi hankintavaiheessa

Tietoliikennepalvelun
kokonaiskustannusten arviointi
hankintavaiheessa
Tekijä: Alexander Chekurov
 Valvoja: professori Heikki Hämmäinen
 Suorituspaikka: InfoCare Finland Oy

Diplomityö on kirjoitettu osana tutkielmassa
käsiteltävän esimerkkiyrityksen ICTjärjestelmän uusimisprojektia.
 Työn perimmäisenä tarkoituksena oli tuottaa
yritykselle ICT-järjestelmä, joka on
kokonaiskustannuksiltaan edullinen ja turvaa
yrityksen muuttuvia tarpeita vuosiksi
eteenpäin.

Sisällysluettelo 1/2




















ALKULAUSE
SISÄLLYSLUETTELO
1 Johdanto
1.1 Työn tausta ja tavoite
1.2 Rajaukset
1.3 Menetelmät
1.4 Rakenne
2 Teoreettiset viitekehykset
2.1 Käyttäjäkeskeinen palveluiden suunnittelu
2.1.1 Miten hankkia tietoa käyttäjästä?
2.1.2 Esteetön suunnittelu
2.1.3 Käyttäjäkeskeisen suunnitteluprosessin konseptointi ja validointi
2.2 Kustannuslaskenta
2.2.1 TCO
2.2.2 TCO:n historia
2.2.3 Ellramin & Siferdin määrittämä TCO
2.2.4 TCO-mallin muodostaminen ja implementointi
2.3 Ostoprosessi
2.3.1 Ostosprosessin tilanteet
2.3.2 Ostoprosessin vaiheet
Sisällysluettelo 2/2

























3 Esimerkkiyrityksen tarpeet ja niihin liittyvät teknologiat
3.1 Yrityksen tilanne
3.2 Tarvekartoitus
3.2.1 Kyselyn ja haastattelun implementointi
3.2.2 Konseptin luominen
3.3 Tarpeita mahdollistavat teknologiat
4 Neuvottelut teleoperaattoreiden kanssa
4.1 Tarjouspyynnön laatiminen
4.2 Saatujen tarjousehdotuksien jäsentely ja sopivan tarjouksen valinta
5 Saavutettavissa olevan hyödyn arvioiminen
5.1 Nykyisen järjestelmän kustannukset
5.2 Mahdollisen järjestelmän kustannukset
5.3 Saavutettavissa oleva hyöty
6 Johtopäätökset
6.1 Tulokset
6.2 Tulosten arviointi
6.3 Tulosten hyödyntäminen
6.4 Jatkotutkimus
Kirjallisuuslähdeluettelo
Verkkolähdeluettelo
LIITE 1 (Kysely)
LIITE 2 (Kyselyn tulokset)
LIITE 3 (Haastattelu)
LIITE 4 (Tarjouspyyntö)
Haastatellut henkilöt
Diplomityön rakenne
Käyttäjäkeskeisyys
TCO /
Ostosprosessi
Kirjallisuustutkimus
Tarvekartoitus
Palveluita mahdollistavat
teknologiat
Tarjouspyynnön tekeminen ja sen
kautta saatujen tarjousehdotuksien
tutkiminen
Valitun ratkaisuehdotuksen
taloudellinen tarkastelu
Saavutettavissa olevan hyödyn
arvioiminen
Työn tausta
Yritys ei tiedä mitä hakea
 Yritys ei tiedä millä hinnalla kannattaa ostaa

Käytetyt menetelmät
Käyttäjäkeskeinen suunnittelu
 TCO (Total Cost of Ownership)
 Haastattelut

Käyttäjäkeskeisyys

Käyttäjäkeskeisessä suunnittelussa on
kyse siitä, että tuotteen-, palvelun- tai
järjestelmän suunnittelussa käyttäjä
asetetaan suunnittelutyön keskipisteeseen
Käyttäjäkeskeisyys

On selvitettävä käyttäjien taidot, halut sekä
käyttäytymiset
 Kysyminen
 Seuraaminen
 Kirjallisuus

Esteettömyys
 Erilaiset
henkisesti ja fyysisesti rajoittuneet
Käyttäjäkeskeisyys

Konseptointi
 Monta

eri tapaa luoda uudet ideat
Validointi
 Kyselyt,
haastattelut, jne.
TCO (Total Cost of Ownership)
TCO on laskentamenetelmä, joka auttaa
yrityksen johtoa ja muita osallisia selvittämään
hankkeen suorat ja välilliset kustannukset
sekä hyödyt
 Ottaa huomioon muunkin, kuin
tuotteen/palvelun hankintahinnan

TCO
Total Cost of Ownership
Hankintaa edeltävät
komponentit
Hankinnan
komponentit
-Tarpeen tunnistaminen
-Toimittajien
tutkiminen
-Toimittajien
hyväksyntä
-Toimittajan lisääminen
yrityksen järjestelmiin
-Toimittajan ja
yrityksen välisen
yhteistyön kehittäminen
-Hinta
-Tilauksen valmistelu /
teko
-Toimitus
-Laskutus / maksaminen
-Tarkastus
-Viallisten osien
palautus / vaihto
-Seuranta ja raportointi
Hankinnan jälkeiset
komponentit
-Tuotantolinjan seisominen
-Vialliset lopputuotteet
-Lopputuotteen heikko
kestävyys
-Lopputuotteen huolto
-Yrityksen ja lopputuotteen
imago
-Varaosat
-Ylläpito ja korjaus.
TCO-mallin muodostaminen
Vaihe 1
Tarpeen tunnistaminen
Vaihe 4
Oleellisten
kustannusten
tunnistaminen
Vaihte 2
Tuotteen tunnistaminen
Vaihe 5
Mallin testaus ja
implementointi
Vaihe 6
Mallin
hienosäätö
Vaihe 3
Työryhmän muodostus
Vaihe 7
Linkitys muihin
järjestelmiin
Vaihe 8
Mallin valvonta ja
ylläpito
InfoCare Finland Oy (esimerkkiyritys)
IT- ja kodin elektroniikan-huoltopalvelut
 Yrityksessä on noin 60 henkilöä työllistävä
yksikkö, minkä lisäksi lähitulevaisuudessa
avautuu useita muita toimipisteitä ympäri
Suomen. Yrityksen henkilökuntaan kuuluu
myös noin 270 on-site tehtäviä hoitavaa
ihmistä.

Keskeiset tulokset

Käyttäjätutkimuksen avulla on saatu selville
yrityksen todelliset ICT-tarpeet
 Henkilöstö
on jaettu useampaan käyttäjäryhmään,
joista jokaiselle on määritelty tarpeita vastaavat
palvelut
 Myös yritystasolla on määritetty tarvittavien
palveluiden laatu
Keskeiset tulokset
Luotu kaksi mahdollista konseptia, joiden
eroavaisuudet ovat laitteiston vuokralle
ottamisessa ja laitteiston omistamisessa
 Kuvattu karkeasti millä teknologioilla kyseiset
konseptit voidaan toteuttaa.

Keskeiset tulokset, toimittajien arviointi
1/2
Keskeiset tulokset, toimittajien arviointi
2/2
Nykyisen järjestelmän kustannukset
Mahdollisen järjestelmän kustannukset
1/2
Mahdollisen järjestelmän kustannukset
2/2
Kustannuksien tarkastelu
Nykyinen järjestelmä kustantaa n. 21000€/kk
 Mahdollisen järjestelmän kuukausierä on n.
11500€ + alkusijoitus 6000€.
 Säästöä kertyy 9500€/kk (45%)
 Jos nykyinen järjestelmä jätetään sopimuksen
loppuun asti (48kk), niin kustannuksia kertyy
n. 1 000 000€

Kustannuksien tarkastelu
Mahdollinen järjestelmä maksaisi samoilla
kuukausilla n. 550 000€ ja 72 kuukauden
vuokralla n. 830 000€
 Mikäli laitteisto ostetaan n. 80 000€:lla, niin
säästöä kertyy n. 8 000€ kuudessa vuodessa.
Ei kannata.

Johtopäätökset

Soveltamalla käyttäjäkeskeistä suunnittelua ja
TCO:ta on mahdollista luoda yrityksen
tarpeisiin sopiva ICT-järjestelmä
kustannustehokkaasti
Jatkotutkimus
Toimittajien systemaattinen kilpailuttaminen
 Puhelinjärjestelmän irtisanomisesta
aiheutuvien kulujen arviointi
 ICT-järjestelmän integroiminen osaksi yritystä
