Transcript Mengurutkan, Mengindeks and Memfilter Data Pertemuan 10 Matakuliah

Matakuliah
Tahun
: F0712 / Lab MS Access
: 2007
Mengurutkan, Mengindeks and
Memfilter Data
Pertemuan 10
1
Mengurutkan Data
(1)
• Sort secara Ascending (A ke Z, 1 ke 10).

• Sort secara Descending (Z ke A, 10 ke 1).

• Presorted Order  Bila user menentukan
sebuah field primary key ketika user
membuat database, record-record
diurutkan secara Ascending berdasarkan
field tersebut sebagai default.
2
Mengurutkan Data
(2)
• Ikuti langkah-langkah berikut untuk
mengurutkan record :
– Klik di field yang akan diurutkan.
– Klik tombol Sort Ascending atau Sort
Descending pada toolbar. Atau, pilih Records,
Sort, dan kemudian pilih Ascending atau
Descending.
– Untuk mengembalikan record ke keadaan
sebelum diurutkan, pilih Records, Remove
Filter/Sort.
3
Memfilter Data
(1)
• Memfilter digunakan pada saat tertentu bila user
tidak ingin melihat banyak record sehingga user
dapat melihat beberapa record yang ditampilkan
sesuai kriteria.
• Filter vs Query  Query juga memperkecil
jumlah record yang tampil, seperti yang telah
dipelajari. Filter lebih mudah dan lebih cepat
digunakan daripada query, tetapi filter tidak
dapat disimpan sebagai suatu objek terpish
yang dapat digunakan lebih lanjut. Meskipun
demikian, user dapat menyimpan filter sebagai
query.
4
Memfilter Data
(2)
• Tiga cara dalam melakukan filter data :
– Filter by Selection (atau Filter Excluding
Selection);
– Filter by Form;
– Advanced Filter/Sort.
• Dua yang pertama adalah yang paling
banyak digunakan oleh user.
• Cara yang ketiga hanya ditujukan untuk
pemakai tingkat lanjut.
5
Filter by Selection
•
(1)
Ikuti langkah-langkah berikut :
1. Pada suatu field, cari nilai yang ingin digunakan
untuk memfilter record.
2. Pilih nilai :
•
•
•
Untuk mencari semua record yang nilai field tersebut identik
dengan nilai yang dipilih, pilih seluruh entry field.
Untuk mencari semua record yang field diawali dengan nilai
yang dipilih, pilih sebagian entry field yang dimulai dengan
karakter pertama.
Untuk mencari semua record yang field berisi nilai yang
telah dipilih, pilih sebagian entru field yang dimulai setelah
karakter pertama.
3. Klik tombol Filter by Selection pada toolbar, atau
pilih Records, Filter, Filter by Selection.
6
Filter by Selection
(2)
• Memfilter dengan Banyak Kriteria  Dengan filter
by Selection, user hanya dapat memfilter satu
kriteria pada satu saat. Meskpun demikian, user
dapat menerapkan filter lagi setelah filter yang
pertama untuk membatasi daftar record yang
memenuhi kriteria.
• User juga dapat memfilter record-record yang tidak
berisi nilai yang dipilih  ikuti langkah-langkah yang
sama sebelumnya, tetapi pilih Records, Filter, Filter
Excluding Selection pada langkah ke 3.
• User dapat membatalkan filter dengan mengklik
tombol Toggle Filter, atau dengan memilih Records,
Remove Filter/Sort.
7
Filter by Form
• Dengan filter by form, user dapat
memfilter dengan lebih dari satu kriteria
pada satu saat.
• User juga dapat menerapkan
pemfilteran “or”, yang akan mencari
record dimana salah satu dari banyak
kriteria dipenuhi.
• Dosen memberikan contoh cara
melakukan Filter by Form.
8
Menyimpan Data Terfilter Sebagai Query
Ikuti langkah-langkah berikut :
1. Tampilkan filter pada tampilan Filter by
Form.
2. Pilih File, Save As Query, atau klik
tombol Save As Query pada toolbar.
Access akan menanyakan nama query
baru tersebut.
3. Ketik satu nama dan klik OK, Access
akan menyimpan filter tersebut.
9
Membuat Indeks
(1)
• Indeks mempercepat pencarian dengan
membuat katalog untuk isi field tertentu.
• Field primary key secara otomatis
terindeks.
• User tidak dapat mengindeks field yang
berjenis data Memo, Hyperlink atau OLE
Object.
10
Membuat Indeks
(2)
Ikuti langkah-langkah berikut :
1. Buka tabel pada tampilan Design.
2. Pilih field yang ingin di indeks.
3. Pada tab General, klik field Indexed.
4. Dari daftar field Indexed, pilih Yes (Duplicates
OK) atau Yes (No Duplicates), tergantung
pada apakah isi field tersebut harus unik atau
tidak untuk setiap record.
5. Tutup tampilan Design tersebut.
6. Bila diminta apakah Anda ingin menyimpan
perubahan tersebut, klik Yes.
11