Transcript reglement Raad van Aangeslotenen

-1-
REGLEMENT RAAD VAN AANGESLOTENEN BMF
HOOFDSTUK I. ALGEMEEN
Artikel 1. Begrippen en terminologie
1.1 In dit reglement wordt verstaan onder:
˗
”stichting”, de Stichting Brabantse Milieufederatie (BMF);
˗
“statuten”, de statuten van de genoemde stichting;
˗
“raad van toezicht”, de raad van toezicht van de stichting;
˗
“raad van aangeslotenen”, de raad van aangeslotenen van de BMF;
˗
“directie”, de directie van de stichting.
Artikel 2. Vaststelling en reikwijdte reglement
2.1 Dit reglement kan bij besluit van de raad van aangeslotenen worden gewijzigd door
minimaal drie/vierde van alle in de vergadering vertegenwoordigde aangeslotenen.
2.2 Dit reglement geeft, in aanvulling op de statutaire bepalingen, regels met betrekking tot
aangelegenheden van de raad van aangeslotenen.
2.4 Het bestaan van dit reglement wordt kenbaar gemaakt door vermelding in het
jaarverslag van de stichting en door publicatie op de website van de BMF.
HOOFDSTUK II. SAMENSTELLING RAAD VAN AANGESLOTENEN
Artikel 3. Samenstelling raad van aangeslotenen
3.1 Overeenkomstig de statuten heeft de BMF een raad van aangeslotenen die bestaat uit
vertegenwoordigers van de aangeslotenen die voldoen aan het gestelde in artikel 13 van
de statuten van de BMF.
3.2 De raad van aangeslotenen benoemt uit zijn midden een dagelijks bestuur dat wordt
belast met het bijeenroepen en leiden van de vergaderingen.
3.3 Dit dagelijks bestuur wordt hiertoe ondersteund vanuit het bureau van de BMF.
HOOFDSTUK III. BEVOEGDHEDEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN
TAKEN RAAD VAN AANGESLOTENEN
Artikel 4. Taken raad van aangeslotenen
4.1 Bij de raad van aangeslotenen berusten alle taken en bevoegdheden die krachtens de wet
en de statuten van de stichting aan hem worden opgedragen.
4.2 De raad van aangeslotenen kan aan de BMF gevraagd en ongevraagd advies geven.
4.3 De directie dan wel de raad van toezicht vraagt advies aan de raad van aangeslotenen
over :
- de hoogte van de jaarlijkse bijdrage van de aangeslotenen;
- het door de directie toelaten van aangeslotenen;
- het door de BMF beëindigen van de hoedanigheid als aangeslotene;
- de jaarrekening;
- een wijziging van de statuten van de BMF;
- een profielschets op voor de omvang van en samenstelling van de directie;
- ontslag van een directeur door de raad van toezicht;
- de benoeming van een lid van de raad van toezicht;
- een jaarlijks beleidsplan met de daarbij behorende begroting;
- een voortschrijdend meerjaren beleidsplan;
- een plan inzake een adequaat risicobeheersing- en controlesysteem;
-2-
- eventuele andere plannen aan het begin van elk kalenderjaar door de raad van toezicht
te bepalen;
- de strategie van de BMF, daaronder begrepen het zakelijke beleid, dat moet leiden tot
de realisatie van de statutaire doelstellingen;
- duurzame rechtstreekse of middellijke samenwerking met een andere organisatie of
instelling en het verbreken van zodanige samenwerking;
- de profielschets voor de omvang en samenstelling van de Raad van toezicht;
- een eventuele ontheffing voor een lid van de Raad van toezicht van de
onverenigbaarheid van functies;
4.4 Een advies van de raad van aangeslotenen dat onderschreven wordt door minimaal
drie/vierde van alle aangeslotenen is bindend voor de BMF.
4.5 Alle adviezen van de raad van aangeslotenen worden binnen een week nadat zij aan
de raad van toezicht en/of directie zijn aangeboden op de website van de BMF
gepubliceerd. Alle adviezen worden daarnaast integraal in het jaarverslag van de BMF
gepubliceerd met de toevoeging of de adviezen wel of niet zijn overgenomen en de
reden(en) daarvoor.
Artikel 6. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden
6.1 Schriftelijke goedkeuring door de raad van aangeslotenen is vereist inzake:
- de wijziging van artikel 3 van de statuten van de BMF;
- wijziging van de rechten en verplichtingen van de aangeslotenen.
6.2 In de statuten van de BMF is vastgelegd dat de meerderheid van de leden van de raad
van toezicht wordt benoemd uit exclusief door de raad van aangeslotenen voor te
dragen personen, die passen binnen het profiel van de raad van toezicht. Ook voor wat
betreft de overige leden van de raad van toezicht heeft de raad van aangeslotenen de
bevoegdheid kandidaten voor te dragen.
6.3 Ten behoeve van het vervullen van een vacature in de raad van toezicht stelt de raad van
toezicht een selectiecommissie bestaande uit drie dan wel vijf personen. Vanuit de raad
van aangeslotenen nemen in deze commissie één respectievelijk twee kandidaten
zitting. Minimaal één lid van de selectiecommissie is een extern deskundige.
6.4 Een kandidaat voor de selectiecommissie voor vacatures in de raad van toezicht kan
staande de vergadering worden benoemd.
6.5 Personen die denken te voldoen aan de vacature-eisen die worden gesteld door de
selectiecommissie en bereid zijn zitting te nemen in de raad van toezicht, kunnen dit
kenbaar maken aan het dagelijks bestuur. Deze maakt de kandidatuur bekend, waarna
de persoon staande de vergadering als kandidaat lid van de raad van toezicht vanuit de
raad van aangeslotenen kan worden benoemd.
Artikel 7. Secretariaat
7.1 De notulen van de raad van aangeslotenen worden vervaardigd door een secretaris van
het bureau. Deze notulen met expliciete vermelding van de adviezen worden binnen een
week op de website van de BMF gepubliceerd.
7.2 Indien het dagelijks bestuur van oordeel is dat de verslaggeving niet in
overeenstemming is met hetgeen ter vergadering is besproken is het dagelijks bestuur
-3-
gemachtigd om de inhoud van de notulen aan te passen. Zij kan dit op eigen initiatief
doen of naar aanleiding van door het dagelijks bestuur ontvangen signalen van
aanwezigen.
7.3 Het secretariaat en het archief worden gehouden ten kantore van de BMF. De directie
ziet erop toe dat het archief te allen tijde volledig en toegankelijk is.
Artikel 8 Honorering en vergoeding van kosten
8.1 De raad van aangeslotenen wordt ondersteund vanuit het bureau van de BMF. Het
dagelijks bestuur kan de gemaakte reiskosten voor vergaderingen declareren op basis
van openbaar vervoer 2e klasse.
Artikel 9 Commissies en portefeuilles
9.1 De raad van aangeslotenen kan uit haar midden een of meer commissies benoemen en
deze belasten met specifieke taken van de raad van aangeslotenen.
HOOFDSTUK IV. VERGADERINGEN EN WERKWIJZE RAAD VAN
AANGESLOTENEN
Artikel 10. Vergaderingen en werkwijze
10.1 De raad van aangeslotenen vergadert zo dikwijls als zij dat noodzakelijk acht doch
tenminste een maal per jaar in het tweede kwartaal van ieder jaar. In deze vergadering
(de jaarvergadering) leggen de directie en raad van toezicht rekening en verantwoording
af van het door hen in het afgelopen jaar gevoerde beleid.
10.2 Iedere aangeslotene heeft de bevoegdheid om het dagelijks bestuur te verzoeken een
raad van aangeslotenen bijeen te laten roepen en onderwerpen ter behandeling aan te
dragen voor zover deze tot de competentie van de raad van aangeslotenen behoren. Een
dergelijk verzoek dient minimaal te worden ondersteund door minimaal twee andere
aangesloten organisaties.
10.3 Met uitzondering van de jaarvergadering waarbij de directie en raad van toezicht
rekening en verantwoording afleggen, vergadert de raad van aangeslotenen naar keuze
met of zonder directie of leden van de raad van toezicht.
10.4 De bijeenroeping van de raad van aangeslotenen geschiedt door schriftelijke
mededeling aan de aangeslotenen op een termijn van ten minste veertien dagen onder
mededeling van plaats, dag en uur van de vergadering en de te behandelen
onderwerpen. Hieronder wordt mede verstaan een emailbericht aan de geregistreerde
vertegenwoordiger van een organisatie.
10.5 Het dagelijks bestuur van de raad van aangeslotenen wijst een persoon aan die de
vergadering van aangeslotenen leidt; hierna voorzitter genoemd.
10.6 De voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de raad van aangeslotenen
worden gehouden, waarbij stemmingen over personen schriftelijk dienen te geschieden.
10.7 Elke aangeslotene heeft in de vergadering één stem.
10.8 Een aangesloten organisatie kan een andere aangesloten organisatie machtigen om
namens hen een stem uit te brengen.
10.9 Alle besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte
stemmen. Bij staking van stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de
stemmen bij verkiezing van personen, dan vindt herstemming plaats. Indien bij
verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een volstrekte meerderheid is
verkregen, wordt herstemd tussen de twee personen, die het grootste aantal stemmen
-4-
kregen, zo nodig na tussenstemming. Na in totaal maximaal vier stemmingen beslist het
lot.
10.10 Het door de voorzitter uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming is
beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit voor zover werd
gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt echter onmiddellijk na het
uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daar van betwist, dan vindt een
nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de
oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een
stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de
rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
10.11 Een organisatie kan tot twee weken voor de vergadering, gemotiveerde verzoeken aan
het dagelijks bestuur doen om onderwerpen in de raad van aangeslotenen te agenderen.
HOOFDSTUK VI CONFLICTEN
Artikel 11.
Conflicten tussen de raad van toezicht en de raad van aangeslotenen
11.1 Mocht er over de koers van de BMF een diepgaand verschil van mening ontstaan tussen
de directie en de raad van toezicht enerzijds en de raad van aangeslotenen anderzijds,
dan is de raad van toezicht verplicht om op zo kort mogelijke termijn -doch uiterlijk
binnen zes weken nadat daarom door de raad van aangeslotenen is verzocht- een
gesprek met de raad van aangeslotenen hierover aan te gaan. Mocht het verschil van
mening in deze gesprekken niet voldoende worden opgelost en de raad van
aangeslotenen tegelijk niet tot een bindend advies kan komen dan zijn betrokkenen
verplicht via mediation te zoeken naar een uitweg en normalisatie van de verhoudingen.