Transcript JE Consultancy: Home

Verslag bijeenkomst
Van controle naar vertrouwen – Veranderen in Stijl
op 17 november 2014
Door Vereniging Stadswerk: Pauline de Koning, Martijn van Duuren, Marco van Burgsteden.
Het is een moeilijke tijd voor controlfreaks, perfectionisten, planners, zekerheidszoekers en
angsthazen, stelt Rob Fijlstra. In deze wereld waar meer informatie sneller gedeeld wordt dan ooit
tevoren, zijn flexibiliteit en innovatie nodig om te overleven. Kan een hiërarchische organisatie nog wel
met deze flexibele, dynamische omgeving omgaan?
Actuele ontwikkelingen vragen erom verantwoordelijkheden en bevoegdheden lager in de organisatie
of bij de burger neer te leggen. Meer doen met minder mensen, bezuinigen, de participatiesamenleving. Maar hoe doe je dat… controle naar vertrouwen?!
Op welke manier werkt jouw organisatie?
Top dog / hiërarchisch
Spin in het web / centraal aangestuurd
Kameleon / rollen projectafhankelijk
Under dog / ondersteunend
Rob Fijlstra
Rob Fijlstra opende met een inspirerend betoog over het loslaten van systemen en processen.
Systemen en processen helpen niet meer in deze tijd en geven gevoel van 'schijncontrole'. Geplande
verandering verzandt in veranderende planningen. Mooi voorbeeld: de golfclub die actie wilde
ondernemen tegen de diefstal van dure shampoo-flessen. Verschillende strategieën werden bedacht
waaronder het plaatsen van veiligheidscamera's. Tot de groundsmen van het probleem hoorde, zijn
praktische voorstel is: haal alle doppen van de flessen, niemand neemt een fles mee waar geen dop
op zit.
De sleutel ligt niet in de 3 c’s van command, control en meer communicatie. Die ligt bij 3 v’s:
vakmanschap, verbinding en vertrouwen. Maak een veranderplatform en geen programma!
In actie
De deelnemers kwamen daadwerkelijk in actie. Je kunt horen over controle en vertrouwen, maar je
kunt het ook ervaren! Na een oefening over leiderschap en vertrouwen startten de workshops.
In de workshop van Bas Poppe kwamen drie hulpmiddelen aan bod om met elkaar te werken aan
gezamenlijke identiteit, kernkwaliteiten en waarden. Er werd ingezoomd op de Angelsaksische wijze
van managen. Dit gaat uit van wantrouwen en controle. De tendens moet gaan naar ondernemerschap en zelfsturing om echt oplossingen te genereren. Veranderen kan pas vanuit veiligheid.
In de eerste oefening is gebruik gemaakt van een verzameling foto's. De vraag was: 'welke foto geeft
aan waarom jij bent gaan werken bij de organisatie waar je nu werkt? Veel leuke en inspirerende
reacties. De foto's grijpen direct aan bij het 'waarom' wij dingen doen. Deze beeldende methode daagt
uit om net iets meer te vertellen en zorgt direct voor een sfeer van vertrouwen en verbinding in de
workshop.
De volgende oefening gaat uit van het principe: 'ask five times why'.
uit de Kaizen. De deelnemers coachen elkaar om snel tot de kern te
komen van hun persoonlijke 'why'. Hierbij wordt elke keer
doorgevraagd op 'waarom' iemand iets wil bereiken. Hiermee gaan
we op zoek naar de persoonlijke drijfveren waarom wij iets doen (of
laten).
WHY
HOW
De derde werkvorm is gericht op het vinden van de
gemeenschappelijke kernwaarde(n) van een team of groep mensen
WHAT
die samenwerken. De ‘woordencloud’ is hiervoor een hulpmiddel.
Iedere deelnemers brengt de drie belangrijkste persoonlijke
waarden in, waarna een procesbegeleider de groep helpt een zorgvuldig keuzeproces door te
maken. Zo voelt iedere deelnemer zich aan het eind van dit proces verbonden met de
gemeenschappelijk gekozen kernwaarde, die als basis kan dienen voor een missie of gedeelde
ambitie.
Gerard Hoogendijk liet ervaren hoe met ‘scrum’ snel waarde wordt gecreëerd.
Scrum is een set met spelregels om beter samen te werken, beter te beheersen. Het gaat om de
kracht van het (project)team, die dagelijks in 15 minuten de voortgang terugkoppelt en elkaar om hulp
kan vragen. De verschillende bouwstenen of tussenproducten, die sprints genoemd worden, zorgen
voor snel resultaat. De makers, toetsers
en beslissers zijn vroeg in een proces
betrokken, zodat het zelfsturende
(project)team zich kan focussen op de
hoogste prioriteiten van de beslissers en
bijsturing tijdig plaatsvindt.
Vanuit een fictieve case zijn de deelnemers aan de slag gegaan met grip
krijgen op een proces en de doorlooptijd.
Wat op viel is dat vertraging in het
individuele proces in een groepsproces
kan zorgen v oor een spectaculaire
tijdswinst door processen op te delen in
deelprocessen en simultaan te laten
verlopen. De kracht van de methodiek is
dat er zelfsturende teams ontstaan die
multidisciplinair werken. Daarbij zijn
waarden als transparantie, openheid,
vertrouwen van grote waarde.
Overzicht van het scrumproces
In plaats van heidagen, die wel een goed gevoel geven, maar waarna je terugkeert naar de chaos van
alledag. Begin gewoon. Start vandaag door op te schrijven welke deelproducten je als eerste wilt
hebben. Realiseer deze in korte perioden van 1 a 2 weken. Doordat in iedere periode waarde
toegevoegd wordt voor de beslisser, kan de behoefte aan controle worden vervangen door ‘bouwen
aan vertrouwen’.
Zaaien en tot bloei komen
Stadswerk staat voor verbinding tussen de verschillende vakgebieden in de openbare ruimte. Het logo
van Stadswerk is in bloembollen geplant bij de gastheer, de gemeente Soest. Als dat tot bloei komt,
zal een foto de deelnemers herinneren aan de inspiratie die zij meenemen na deze dag.