Transcript DASAR-DASAR MANAJEMEN

DASAR-DASAR MANAJEMEN
ARI ASTUTI
• Manajemen: Proses untuk mencapai
tujuan/sasaran yang telah ditetapkan
Enam “M” perencanaan penggerakan
PIRO
sasaran
pengorgnsn pengawasan
Enam “M”: men, materials, machines, methods,
money, markets
PIRO : peoples, ideas, resources, objectives.
•
•
•
•
Manjemen merupakan ilmu dan seni.
Ilmu: mengajarkan untuk mengetahui sesuatu
Seni: Mengajarkan apa yang perlu dilakukan
3 komponen utama sebagai ilmu:
- pengetahuan yg sistematis.
- informasi yg empiris melalui observasi
- mengembangkan pengertian topik yg di
pelajari.
Seni manajemen: kemampuan utk melihat secara totalitas bagian yg berbeda utk disatukan
dengan skill dan kepandaian.
Prinsip manajemen:
Pernyataan fundamental yang menjadi
pedomanarah pemikiran/tindakan.
Sifat prinsip manajeman:
- praktis.
- relevan..
- konsisten.
Kegunaan:
- untuk menyederhanakan pekerjaan manajer.
- dapat menghindari kesalahan yang fundamental.
Perkembangan pemikiran manajemen.
- Tahun 1200 sebelum masehi: Mesir kuno,
Yunani kuno dan Romawi.
- Abad 18: Eropa Barat, mengakibatkan munculnya revolusi industri.
Tokoh-tokohnya:
1. Charles Babbage.
2. Frederick W. Taylor, dengan 4 prinsipnya.
3. Henry Fayol, dengan 14 prinsipnya.
• Prinsip Charles Babbage:
- Pemanfaatan data akurat penelitian untuk
manajemen perusahaan.
- Pengukuran kerja.
• 4 prinsip Frederick W. Taylor:
- Pengembangan metode kerja.
- Pemilihan & pengembangan pekerja.
- Menghubungkan & mempersatukan metode
kerja dan pekerja.
- Kerjasama yang erat antara manajer dan bawahan.
• 14 prinsip Henry Fayol:
- Pembagian waktu/pekerjaan.
- Disiplin/tata tertib.
- Wewenang/kekuasaan.
- Kesatuan perintah.
- Kesatuan pengarahan.
- Mendahulukan kepentingan umum.
- Balas jasa/pengupahan.
- Sentralisasi.
- Rangkaian yang bersifat vertikal atas dasar
garis wewenang.
- Stabilitas jabatan dari karyawan.
- Perlakuan yang adil dalam organisasi.
- Adanya inisiatif.
- Kesatuan kerjasama.
•
Aliran-aliran manajemen:
1. Manajemen ilmiah.
Frederick W. Taylor: penerapan metode ilmiah dan mekanisme peningkatan efisiensi kerja.
Robert Owen: sumberdaya manusia merupakan unsur paling penting.
2. Teori organisasi klasik.
Henry Fayol: operasi perusahaan ada 6 macam yaitu; teknik, komersial, keuangan, ke –
amanan, akuntansi dan manajerial.
James D. Mooney: kaidah organisasi meliputi koordinasi,
prinsip skalar, fungsional dan prinsip staf.
3. Neo klasik.
Elton Mayo: perilaku manusia sangat berpengaruh pada kegiatan
manajemen.
Hugo Munsterberg: mencari pribadi yg baik, menciptakan kondisi kerja yg baik,
dan menggunakan pengaruh motivator karyawan.
4’ Manajemen Modern.
Abraham Maslow: manajemen dipandang sebagai suatu proses teknis tetapi sistimatis.
Aliran kuantitatif, pendekatannya secara matematis dan statistik.
Manajemen ditinjau dari segi fungsinya.
1. George R. Terry:
2. Henry Fayol:
- Planning.
- Forecasting.
- Organizing.
- Organizing.
- Actuating.
- Commanding.
- Controlling.
- Coordinating.
- Controlling .
3. Newman:
4. Prof. Drs. Oey Liang Lee:
- Planning.
- Perencanaan.
- Organizing.
- Pengorganisasian.
- Assembling re- Pengarahan.
sources.
- Pengkoordinasian.
- Directing.
- Pengontrolan.
- Controlling.
•
Kebutuhan manajerial skill dan technical skill pada berbagai tingkatan organisasi.
•
tingkat organisasi
•
Puncak
•
Pertengahan
•
Tk. Supervisi
MS
TS
MS
MS
TS
TS
pengetahuan dan
skill yang diperlukan
MS: Manajerial skill.
TS : Technical skill.
.
PERENCANAAN( PLANNING)
Perencanaan: menetapkan suatu cara untuk
bertindak.
Pertimbangan perencanaan:
- Realita yang ada.
- Tujuan yang ditetapkan realistis.
Syarat perencanaan yang baik:
- Berdasar padaalternatif.
- Harus realistis.
- Harus ekonomis.
- Luwes.
- Dilandasi partisipasi.
• Hal-hal yang perlu diperhatikan:
- Harus dapat dijadikan landasan bagi fungsi manajemen lain.
- Dapat mendayagunakan semua fasilitas
organisasi.
- Bersifat dinamis.
- Menghindari adanya under maupun over
planning.
- Memperhatikan koordinasi.
• Manfaat perencanaan:
- Sebagai alat pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan.
- Untuk memilih dan menentukan prioritas.
- Untuk mengarahkan dan menuntun pe –
laksanaan kegiatan.
- Untuk menghadapi dan mengurangi ketidakpastian.
- Mendorong tercapainya tujuan.
• Unsur-unsur perencanaan:
- Falsafah.
- Kebijakan.
- Tujuan.
- Strategi.
- Prosedur.
- Program.
- Aturan.
- Jadwal.
- Anggaran.
• Tahap penyusunan rencana.
1. Menetapkan, merumuskan tujuan.
2. Melakukan analisis kesempatan.
3. Melakukan analisis sosial budaya.
4. Identifikasi dan pengembangan alternatif
5. Implementasi strategik, sehingga pro –
gram dan anggaran lebih terinci
6. Pelaksanaan keputusan.
• Macam-macam perencanaan berdasar waktu.
1. Perencanaan jangka pendek, yang mencakup rincian prosedur, metode dan
anggaran belanja.
2. Perencanaan jangka panjang yang memberi arah untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang akan ditempuh.
• Penentuan jangka waktu berdasar pada:
1. Karena kejadian sepanjang waktu.
2. Karena keluwesan.
• Perencanaan Strategik:
Perencanaan jangka panjang yang disusun
untuk mencapai tujuan organisasi.
• Sifat-sifat:
1. Menyangkut kurunwaktu yang panjang.
2. Menyangkut persoalan mendasar dalam
organisasi.
3. Memberi kerangka dasar dalam pengambilan keputusan.
4. Alat pemersatu dalam pengambilan kepu –
tusan.
5. Merupakan kegiatan manajemenpuncak.
• Faktor yang mempengaruhi:
1. Adanya peningkatan dan perubahan teknologi.
2. Kompleknya tugas manajerial.
3. Heterogenitas lingkungan luar.
4. Panjangnya waktu anatara pembuatan ke
putusan dan dampaknya.
• Komponen perencanaan strategik:
1. Dimensi strategi lingkungan.
2. Pemeriksaan sumber-sumber perusahaan.
3. Alternatif strategis.
4. Pilihan strategis.
PENGORGANISASIAN (Organizing)
• Pengorganisasian: tindakan mengusahakan hu
bungan-hubungan kelakuan orang yg efektif, sehingga mampu bekerjasama secara
efisien dan memuaskan guna mencapai tu
juan.
• Organisasi adl: sekelompok manusia yg bekerjasama, dimana kerjasama tsb. dibentuk dalam
struktur organisasi yg skematis.
Organisasi dibagi menjadi 2:
1. Organisasi formal.
2. Organisasi informal.
• Beberapa definisi organisasi :
1. James D. Money, organisasi adalah bentuk perserikatan
manusia untuk mencapai tujuan.
2. John D. Millet, organisasi merupakan sebuah struktur sebagai wahana & wadah pelaksanaan pekerjaan untuk
mencapai tujuan.
3. Harley Trecker, organisasi adalah tindakan menghimpun kelompok yg ada hubungannya dalam suatu
wadah.
•
• Asas organisasi: pedoman yang hendaknya
dilaksanakan agar diperoleh struktur organisasi yang baik.
Urutan asas organisasi:
1. Merumuskan tujuan dengan jelas.
2. Departemenisasi.
3. Pembagian kerja.
4. Koordinasi.
5.Pelimpahan wewenang.
• Macam-macam bentuk organisasi:
1. Organisasi garis, penciptanya Henry Fayol.
Ciri-ciri:
-. Karyawan relatif sedikit.
-. Organisasi relatif kecil.
-. Karyawan saling mengenal dengan akrab.
-. Belum ada spesialisasi pekerjaan.
Kebaikan:
-. Perintah berjalan lancar.
-. Keputusan dapat diambil cepat.
-. Solidaritas karyawan tinggi.
Kelemahan:
-. Kemampuan pimpinan sangat penting.
-. Mendorong timbulnya sifat otoriter.
-. Membatasi perkembangan individu.
• 2. Organisasi fungsional, penciptanya W.Taylor.
Bentuk organisasi ini sering menimbulkan
ketidak jelasan perintah.
Kebaikan:
-. Ada spesialisasi tugas yang jelas.
-. Ada tenaga ahli pada masing² tugas.
-. Karyawan dapat didayagunakan secara
maksimal.
Kelemahan:
-. Koordinasi agak sulit diterapkan.
-. Pengambilan keputusan sering terlambat.
-. Karyawan harus benar-benar terampil.
•
3. Organisasi Garis dan Staf
Kebaikan :
-. Dapat diterapkan baik untuk organisasi besar maupun kecil.
-. Ada pembagian tugas antara pimpinan dan bawahan.
-. Keputusan dapat diambil lebih baik, karena saran ahli.
Kelemahan:
-. Rasa solidaritas karyawan berkurang.
-. Perintah kadang-kadang kurang jelas.
-. Pelaksanaan pekerjaan akan mengalami hambatan apabila koordinasi pada staf
kurang baik.
4. Organisasi gabungan
Merupakan kombinasi struktur organisasi yang sudah disebutkan.
Kebaikan dan kelemahannya mengikuti organisasi yang dibentuk.
• Organisasi Matrik.
Struktur organisasi ini muncul pertama pada perusahaan industri
ruang angkasa yg mempunyai banyak departemen.
Kebaikannya :
-. Dapat mendayagunakan kemampuan pimpinan.
-. Meningkatkan dan mengembangkan ketrampilan karyawan.
-. Mendorong individu untuk menyelesaikan permasalah organisasi.
-.Mempermudah penyelesaian pekerjaan, karena kerjasama antar
departemen.
Kelemahannya:
-Adanya kepemimpinan ganda menyebabkan tidak jelasnya
perintah.
-. Menuntut adanya ketrampilan yg cukup tinggi.
-. Biaya operasional besar.
-. Koordinasi yg tidak baik dapat menimbulkan kekacauan.
MENGGERAKKAN ( ACTUATING )
• Menggerakkan adalah fungsi untuk menciptakan
keadaan petugas bersedia dan mampu bekerja
sebaik-baiknya secara harmonis untuk mencapai
tujuan bersama.
• Prof.Dr.H. Arifin Abdulrachman : Penggerakan
merupakan kegiatan manajemen untuk membuat
orang lain suka dan dapat bekerjasama.
• Seni/kemampuan untuk menggerakan orang lain
disebut kepemimpinan ( leadership ).
• Fungsi Menggerakan :
-. Untuk mempengaruhi orang/kelompok untuk
mau bekerjasama.
-. Melunakkan daya resistensi pada org/kel.
-.Untuk membuat orang/kelompok suka
mengerjakan tugas sebaik-baiknya.
-. Untuk mendapatkan,memelihara &memupuk
kesetiaan, kecintaan kepada pimpinan, tugas
serta organisasi tempat bekerja.
-.Untuk menanamkan,memelihara dan memupuk
rasa tanggung jawab.
•
•
•
•
•
•
Konsep menggerakan ( terminologi ) :
1. Directing.
2. Actuating.
3. Leading.
4. Commanding.
5. Motivating.
•
•
•
•
3 jenis kegiatan untuk melaksanakan fungsi tsb:
-. Penempatan tenaga kerja ( staffing ).
-. Penjurusan/pengarahan ( directing ).
-. Koordinasi ( coordinating ).
Kepemimpinan
Kepemimpinan adl bakat/sifat yg harus dimiliki seorang
pemimpin.
3 aspek dalam kepemimpinan ( Ralph M. Stogdill ) :
-. Ada pimpinan dan bawahan.
-. Pembagian dan kekuasaan/power.
-. Perintah formal dan hubungan informal.
Macam-macam wewenang ( power ) secara dasar:
1. Legitimate power.
2. Referent power.
3. Expert power.
4. Coersive power.
5. Reward power.
• Tipe-tipe Kepemimpinan :
• 1. Kepemimpinan otoriter ( authoritarian leadership ).
Pemimpin menganggap kekuasaan ada pada dirinya.
• 2. Kepemimpinan demokratis .
• Sifat-sifat :
• -. Ikut sertanya bawahan dalam kepengurasan.
• -. Adanya pertanggungjawaban pimpinan kepada
bawahan.
• -. Adanya dukungan terhadap pimpinan.
• -. Adanya pengawasan yg dilakukan bawahan terhadap
pimpinan.
• 3. Kepemimpinan kebapakan ( paternalistic leadership )
• 4. Kepemimpinan situasional.
• Syarat pemimpin yang baik menurut Ki Hadjar Dewantoro :
• 1. Ing ngarso sung tulodho : pemimpin harus berani tampil
didepan dg memberikan contoh yg baik dan dapat ditiru.
• 2. Ing madya mangun karso : dapat membangkitkan semangat
dan gairah kerja.
• 3. Tut wuri handayani : bersedia melindungi, memberikan
dorongan, nasehat dan petunjuk.
•
•
•
•
•
•
Syarat pendukung :
1. Sehat jasmani dan rohani.
2. Berpendidikan dan mempunyai pengalaman yg cukup luas.
3. Setia, jujur dan adil.
4.Memiliki kekuatan serta kemantapan emosi.
5. Sederhana dan cakap berkomunikasi.
• Teori Kepemimpinan
• 3 dasar teori kepemimpinan :
• 1. Teori kejiwaan, bakat kepemimpinan dapat
dibentuk dg pendidikan dan pengalaman yg
cukup.
• 2. Teori keturunan, kepemimpinan telah
melekat pd diri seseorang sejak lahir.
• 3. Teori lingkungan, kepemimpinan berasal
dari pengolahan lingkungan.
• Teori tiga demensi Kepemimpinan ( 3 D Theory ),
dikemukakan oleh W.J. Reddin.
• Tiga komponen dasar teori kepemipinan 3 D :
• 1. Orientasi tugas ( task orientation ) , kwalitas
pemimpin dilihat dari kemampuan menyelesaikan
tugas.
• 2. Orientasi hubungan ( relationship orientation ),
kemampuan pemimpin dilihat dari kemampuan
menjalin hubungan dg orang lain.
• 3. Orientasi keefektifan (effectiveness
orientation), kemampuan pemimpin dilihat dari
produktivitasnya.
•
•
•
•
•
•
•
Tipe pemimpin berdasarkan teori Reddin :
1. Deserter, pemimpin yg tidak mempunyai apa-apa.
2. Bureucrat, pemimpin yg mempunyai E saja.
3. Missionary, pemimpin yg mempunyai RO saja.
4. Developer, pemimpin yg mempunyai E dan RO.
5. Autocrat, pemimpin yg mempunyai TO saja.
6. Benevolent Autocrat, pemimpin yg mempunyai TO
dan E.
• 7. Compromiser, pemimpin yg mempunyai TO dan RO.
• 8. Executive, pemimpin yg mempunyai kemapuan
semuanya ( TO, RO, dan E ).
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Pendelegasian wewenang.
Arti penting :
-. Adanya keterbatasan kemampuan pemimpin.
-. Harapan kelancaran tugas.
-. Pemimpin mempunyai kesempatan untuk
mengembangkan organisasi.
Hambatan pendelegasian :
-. Tidak percaya pada orang lain.
-. Takut tersaingi.
-. Terlalu percaya diri.
-. Takut terhadap tanggung jawab.
TEORI TIGA DIMENSI
Developer
Executive
Benevolent
Autocrat
Bureaucrat
Compromiser
Missionary
E
RO
Deserter
Autocrat
TO
TO : Task Orientation
RO : Relationship Orientation
E : Effectiveness Orientation
THE MANAGERIAL GRID
BLAKE DAN MOUTON
9
1,9
9,9
8
7
6
5
5,5
4
3
2
1
1,1
1
9,1
2
3
4
5
6
7
8
9
• Keterangan:
Kiri ke kanan, nilai orientasi produksi.
Bawah ke atas, nilai orientasi pada manusia.
• Nilai gaya kepemimpinan :
1,1 : deserter.
1,9 : misionaris.
9,1 : otokrat.
5,5 : kompromis.
9,9 : eksekutif.
• Ciri pemimpin yang baik berdasar teori Blake
&Mouton :
1. Memberikan inspirasi kepada bawahan.
2. Menyelesaikan pekerjaan dan
mengembangkan kemampuan bawahan.
3. Menunjukkan pada bawahan bagaimana
cara melaksanakan pekerjaan.
4. Menerima tanggung jawab.
5. Mampu memperbaiki kegagalan untuk
mencapai tujuan.
PENGAWASAN ( CONTROLLING )
• Pengawasan : tindakan atau kegiatan untuk
mengetahui hasil pelaksanaan.
• Fungsi pengawasan :
1. Mencegah terjadinya penyimpangan atau
kesalahan.
2. Memperbaiki penyimpangan atau kesalahan
yang terjadi.
3. Menciptakan dinamisasi organisasi serta
aktifitas manajemen yang lain.
4. Mempertebal rasa tanggung jawab.
•
•
•
•
•
•
•
•
Prinsip dasar pengawasan :
1. Ada rencana tertentu.
2. Ada instruksi dan wewenang pada bawahan
3. Dapat merefleksi berbagai sifat dan kebutuhan
berbagai kegiatan yg diawasi.
4. Dapat segera dilaporkan apabila ada
penyimpangan.
5. Harus bersifat fleksibel, dinamis , ekonomis.
6. Dapat merefleksikan pola organisasi.
7. Dapat menjamin diberlakukannya tindakan
korektif.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Sistem pengawasan :
1. Inspektif.
2. Komparatif.
3. Verifikatif.
4. Investigatif.
Prosedur melaksanakan pengawasan :
1. Menetapkan rencana pengawasan.
2. Pelaksanaan pengawasan.
3. Melakukan penilaian.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Teknik pengawasan:
1. Control by exception.
2. Control through cost.
3. Control through key person.
4. Control through time.
5. Control throdgh audit.
Jenis pengawasan umum :
1. Inventory control.
2. Production control.
3. Maintenance control.
4. Salary control.
5. Quality control.
6. Sales control.
• Hal-hal yg perlu diperhatikan agar pengawasan
berjalan lancar :
• 1. Harus mengenal ciri pengawasan.
• 2. Pengawasan merupakan tindakan derivatif.
• 3. Orientasi untuk masa yang akan datang.
• 4.Dilakukan secara menyeluruh.
• 5. Bersifat praktis.
• 6. Ada standart pengukuran.
• 7. Selalu dijalankan.
• 8. Pengawasan dilakukan multipel.