Transcript Verhuisinstructie - TU Delft Medewerkers
Pagina
1
van
7
Verhuisinstructie
Nieuwbouw TNW
TU Delft | Versie 0.1 | 07-04-2016
Pagina
2
van
7
Inhoudsopgave
2.1 Contactpersonen ................................................................. 2
3.Verhuisafspraken ...................................................................... 3
3.1 Gebruik materialen en inpakinstructie.................................... 3
3.3 Gebruik materialen en inpakinstructie.................................... 6
4.Planning ................................................................................... 6
5.Nazorgafspraken ....................................................................... 6
1.
Inleiding
Voor u ligt de verhuisinstructie Verhuizing Nieuwbouw TNW. Deze verhuizing vindt gefaseerd plaats tussen 9 mei en eind juli 2016. Tijdens deze verhuizing worden de afdelingen BN, ChemE , BT en de FOD ers vanuit de huidige panden verhuisd naar de nieuwbouwlocatie. Het doel van deze verhuisinstructie is om alle betrokken partijen te informeren over de wijze van inpakken en stickeren, de planning, belangrijke contactpersonen, de werkwijze van het verhuiste am en de gemaakte afspraken rondom de verhuizing. Naast deze verhuisinstructie zijn de volgende documenten gemaakt voor alle betrokkenen: Verhuis ABC Plan van aanpak veiligheid en gezondheid De documenten verhuis ABC en Plan van aanpak veiligheid en gezondheid staan in het Nederlands en Engels. Bij onduidelijkheden over de verhuizing kan er contact opgenomen worden met de leden van de gebruikersgroepen, afdelingssecretarissen of het verhuisteam via centraal telefoonnummer 015 2782852.
2.
Algemene afspraken
2.1 Contactpersonen
De contactgegevens van de verantwoordelijke medewerkers v oor de verhuizing worden weergegeven op het overzicht contactpersonen. Het verhuisteam is gedurende de verhuisdagen via één centraal telefoonnummer beschikbaar. Projectleiding is bereikbaar op telefoonummer Bij calamiteiten dient ten alle tijden de standaard procedure gehanteerd te worden Bel 112 (TUD telefoon) of 015 2781226 (gsm). Contacteer de DSO van dienst.
015-2782852
Er wordt op de verhuisdag van de sectie verwacht dat er begeleiding vanuit de sectie/gebruiker op de oudbouw en op de nieuwbouw aanwezig is. Per gebouw/locatie volstaat één persoon.
Pagina
3
van
7
3.Verhuisafspraken
3.1 Gebruik materialen en inpakinstructie
Een algemene vuistregel bij verhuizen is: “Wat voor u te zwaar is om te tillen, is dat ook voor de verhuizer”.
1.
Meterbakken (open/dicht)
De meterbakken worden per 4 stuks op elkaar gestapeld, dit kan door de metalen stangen naar binnen te klappen. De afsluitbare meterbakken kunnen eventueel verzegeld worden. TIP: Stapel een lege bak op het hondje en vul deze dan pas, om zo extra tilwerk te voorkomen.
2.
Rolcontainers met rolcontainerdozen
De rolcontainerdozen worden gestapeld in de rolcontainer gezet. Zodra de dozen zware verhuisitems, als apparaten, bevatten moeten deze op een tussenrek worden geplaatst.
3.
Verhuisdozen
Dozen plaatst u bijvoorbeeld op deze manier in de rolcontainer. Benut zoveel mogelijk plaats in de rolcontainer, zonder dat de zijhekken naar buiten buigen.
Algemene richtlijnen
De rolcontainers kunnen gebruikt worden voor het inpakken van voorraden, zwaardere items, voor apparatuur, magazijninhouden, prullenbakken enzovoort; Losse items en kantoorspullen worden zoveel mogelijk in meterbakken ingepakt. Als uitzondering kunnen er verhuisdozen gebruikt zijn.
Inpakken
De volgende werkzaamheden moeten vóór de dag van de verhuizing door iedere afdeling zijn verricht: Het verzamelen en inpakken van alle werkplekbenodigdheden in de daarvoor bestemde meterbakken, rolcontainers (en verhuisdozen). Bureaus, kasten en ladeblokken leegmaken.Indien sleutel/pasje aanwezig zijn deze met tape aan de binnenzijde bevestigen. Doe de bureaus, kasten en ladeblokken niet op slot! Meterbakken/dozen nooit dichtplakken met tape. Deze zodanig inpakken dat zij normaal gesloten kunnen worden (volgens de gebruiksaanwijzing). Zorg ervoor dat alle ingepakte verhuismaterialen en los te verhuizen goederen met de sticker naar voren worden gezet, zodat de stickers duidelijk zichtbaar zijn. Voorwerpen /meubilair die niet meeverhuizen, krijgen geen sticker.
Pagina
4
van
7 Uitzonderingen
De volgende uitzonderingen zijn van toepassing: Chemicaliën / GGO’s worden door de verhuizer onder leiding van een specialist ingepakt getransporteerd-uitgepakt. Deze materialen verpakt u dus niet zelf. Werkplek pc’s met telefoons worden door de verhuizer ingepakt en uitgepa kt. Hier hoeft u dus niets aan te doen. De verhuizer zorgt tevens voor afkoppelen en aankoppelen van de apparatuur. Sticker deze voorwerpen wel naar de juiste ruimte in de nieuwbouw.
3.2 Stickerplan
In de nieuwbouw komt een aangepaste bewegwijzering voor de gebruikers. De wijziging van de huidige ruimtenummering is het volgende: De eerste vier cijfers worden vervangen door een letter (bijvoorbeeld 58-01 t/m 58-07 wordt A t/m G). De stickers worden ingevuld op basis het nieuwe ruimtenummer. Uitsluitend gestickerde items worden verhuisd. Alles wat niet gestickerd is wordt niet verhuisd. Vanuit het inventarisatiebestand worden door het verhuisbedrijf voorbedrukte stickers geprint voor de afdelingen. Hierbij zijn de volgende deadlines van toepassing: 10 weken voor de verhuisdag: bevriezen van het inventarisatiebestand 2 tot 3 weken voor de verhuisdag: ontvangst van de voorbedrukte stickers samen met de verhuisinstructie en verhuismaterialen. Het verhuisbedrijf zal deze stickers persoonlijk overhandigen aan de contactpersonen van uw afdeling en zal het gebruik nader toelichten (raadpleeg hiervoor de planning) Voor alle opgenomen items in het inventarisatiebestand ontvangt u voorbedrukte verhuisstickers met de juiste stickerkleur (conform het stickerplan). Op de sticker staat vermeld: afdelings/sectienaam, etage en/of ruimtenummer. Deze sticker plaatst u op de objecten die naar de genoemde ruimte verhuizen. Object wordt niet genoemd op de sticker. Voor zaken die niet voorkomen in het inventarisatiebestand en toch meemoeten worden blanco stickers geleverd, uiteraard met de juiste kleurcodering. Deze blanco stickers dient u als volgt in te vullen: Sectie (+Afdeling) De NAAR Locatie Vrij invulveld/locatie
3.3 Inrichtingstekening
In de nieuwbouw is het noodzaak alle goederen direct op de juiste plek te kunnen zetten. Denk hierbij aan grotere labapparatuur of aan werkplek pc’s. De verhuizer kan dit alleen maar uitvoeren als er duidelijke inrichtingstekeningen aanwezig zijn EN als de gebruikte extra codering (nummer/letter) ook op de verhuissticker is geschreven in het vrije invulveld. Graag de inrichtingstekeningen op de deur van de betreffende ruimte in de nieuwbouw plakken Een voorbeeld van een inrichtingstekening:
Pagina
5
van
7
Pagina
6
van
7
3.3 Gebruik materialen en inpakinstructie
Uitpakken
De volgende werkzaamheden zullen door de afdeling na de verhuizing verricht worden: Uitpakken van de rolcontainers, meterbakken en verhuisdozen. Opvouwen van deze materialen volgens de gebruiksaanwijzing, zie onderstaande foto’s. De verhuisstickers verwijderd. Alle lege rolcontainers, meterbakken en verhuisdozen worden gedurende een periode van één week na de verhuisdatum opgehaald en afgevoerd. Dan dienen ALLE materialen teruggeleverd te worden aan de verhuizer.
Teruggave
Lege verhuisdozen verzamelt u op een rolcontainer. Ca 80 stuks Meterbakken worden op een hondje verzameld. 1 hondje met 16 dezelfde bakken gestapeld en bovenin 3 hondjes Rolcontainers genesteld terugplaatsen. 12 onderstellen met zwenkwielen aan dezelfde zijde; 18 zijrekken in 1 rolcontainer; 40 tussenrekken in 1 rolcontainer; 40 vouwdozen in 1 rolcontainer
4.Planning
4.1 Masterplanning
Hieronder wordt een planning gegeven van de actuele periodes in de nieuwbouw TNW: o 7-3-2016 – 9-5-2016 Inhuisperiode o 9-5-2016 – 22-7-2016 Verhuisperiode o Vanaf 22-7-2016 Reguliere situatie
4.2 Detailplanning
De detailplanning voor de verhuizing per sectie is beschikbaar via de verantwoordelijk van de sectie welke betrokken is bij de gebruikersgroepen.
5.Nazorgafspraken
De chronologie van een verhuizing ziet er als volgt uit: Voorafgaand aan de verhuizing afvoeren/opruimen laatste spullen door de gebruiker Inpakken mee te verhuizen spullen door gebruiker Verhuizing Oplevering van de afdeling ( te verlaten ruimtes, circa 5 werkdagen na de verhuizing) door verhuisteam, gebruiker, DSO, , FM services, gebouwbeheer Afronding van het project verhuizing ( nieuwe ruimtes, 15 werkdagen na de verhuizing) door gebruiker en verhuisteam. Nazorgpunten worden snel opgepakt.
Pagina
7
van
7
Vragen en meldingen zoals in reguliere situatie Alle vragen en meldingen direct na verhuizing gaan via het servicepunt: [email protected]
. Nazorgpunten m.b.t. de verhuizing worden dagelijks opge pakt. Ook verzoeken voor extra verhuisbewegingen tot 10 werkdagen na de verhuisdatum gaan via het servicepunt.