Transcript 이메일

• 1971년 미국의 컴퓨터 엔지니어인 Ray Tomlinson에 의해 처음 전송된 이메일은 PC의 증가로 일상생활에서
없어서는 안될 보편적이고 중요한 통신수단이 되었다. 각국의 이메일에 대한 정의는 다음과 같다.
1. 이메일 시스템에서 생산되거나 수신된 간결한 메모, 형식적 또는 대화 형식으로 된 문서, 메시지와 함께 전송된
첨부자료 - 미국 연방정부조례(Code of Federal Regulations : CFR (36CFR 1234.2)
2. 이메일 시스템을 통해 내부적 또는 외부적으로 송수신된 커뮤니케이션을 말하고, 송․수신 데이터뿐만 아니라 모든
첨부자료도 이메일 메시지에 포함된다. - 캐나다 국립 도서관 아카이브(Library and Archives Canada)
3. 컴퓨터 시스템에 의해 생산되어 송 ․ 수신된 전자 문서이며, 메시지의 내용, 처리 정보, 메시지와 관련된 첨부자료 등
에 동일하게 적용된다. 그러므로 이메일 메시지는 서신왕래, 메모, 회장(circular letter)과 같은 메시지의 형식과 유사하다.
-미국 오하이오 전자기록위원회
4. 전자우편은 각종 정보 및 관련 자료를 주고받기 위한 것으로 사용자들 간에 정보유통을 효율적으로 할 수 있도록
지원하는 것 - 한국 행정자치부 표준전자문서시스템
이를 종합하면 이메일은 컴퓨터 네트워크를 통해 송․수신된 정보로서,
이메일의 범주에는 메시지 내용, 송수신데이터, 첨부자료가 포함된다.
1
구조적 특성
헤더부문의 송수신데이터나 첨부자료는 실질적인 이메일의 메타데이터가 된다고
할 수 있다. 이는 메시지의 신뢰성을 확보하는데에 큰 역할을 하므로 반드시 메시
지와 함께 관리되어야 하며, 이를 위해서는 관련 정책이나 규정 등의 법적인 확립
이 우선되어야 한다.
2
신속성 :
우편 방식 및 문서 회람 등에 비해 매우 빠르다.
정확성 :
메일 수신, 반송 여부를 정확히 파악할 수 있다.
생산의 용이성 :
문서 서식이 일반 공문서보다 간단하다.
저장공간의 문제 :
스팸메일의 발생으로 저장공간 부족이 발생한다.
바이러스 침투 등 시스템 결함 :
바이러스 침투 및 해킹 등의 위험이 있다.
조작, 폐기의 용이성 :
전자기록의 특성상 조작과 폐기가 간단하다.
정확한 메타데이터 획득 :
증거효력 불명확 :
수신과 발신의 기록이 네트워크에 남아있다.
증거적 효력이 종이문서에 비해 명확하지않다.
이용의 편리성 :
개인정보 보호의 어려움 :
컴퓨터만 있으면 언제 어디서든 이용 가능하다.
동시배포성 :
상대적으로 저렴하고 다수에게 동시배포가 쉽다.
개인정보가 유출된 가능성이 상존한다.
검색의 어려움 :
이메일시스템 소유자, 관리자만이 접근 가능하다.
3
• 모든 이메일이 기록물은 아니다. 업무와 관련되어 활용되는 행정적·역사적 가치를 지닌 이메일을 기록물로 간
주하여 관리해야 한다. 각국의 공공기관에서 나타난 이메일 기록물의 정의와 유형을 종합하면 다음과 같다.
이메일 기록물은 이메일 시스템을 통해 송․수신된 총체적인 업무 관련
정보를 일컷는다. 이러한 이메일 기록물은 업무 처리와 직접적으로 관련
된 기록과 업무적 맥락은 지녔으나 업무 처리와 관련되지 않은 기록으로
나눌 수 있다. 전자는 업무 활용 후 기록관리적 처리가 요구되며, 중장기
적인 보존의 가치를 지닌 이메일이다. 후자는 이메일 기록물의 범주에는
포함되나, 업무활용이 종료되면 임의대로 삭제할 수 있는 한시적 가치
(ephemeral value)를 지녔다.
4
<장기보존 이메일>
<한시적 이메일>
<사적인 이메일>
<이메일 기록물=업무관련 이메일>
<공공기관 생산 이메일>
5
이메일 기록물의 유형
가치
처리방법
업무활동의 증거를
제공하는 메시지.
예)지령, 정책개발 발
행문서
지속적인 업무
수행이 필요한
기록
호주 국립기록청의 처리기준표
(Disposal Authority)를 준수하여
보존된다. 이 기록물은 레코드
키핑시스템으로 획득되어야 한
다.
업무 처리가 아닌 업
무 맥락과 관련된 정
보 메시지
예) 회의 공고문, 일반
적 통지, 사적인 메시
지
한시적 가치를
지닌 기록
1983년에 제정된 기록물 관리법
의 표준행정실무규정을 준수하
여 파기한다. 법률과 법적 절차
에 따라 기관의 전자메시지시스
템에서 보존된다.
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이메일기록 생산, 획득
이용자슽
분류 항목 지정
이
이메일기록관리 정책 준수
이메일기록관리정책 수립
기록관리전문가
분류기준표 제정유지
기록물 관리 통제 감독
이메일 기록물 관리교육
네트워크 유지
IT직원
IT 관련 분여 교육
보안정책
재난복구
8
송지현. 2006. 『공공기관의 이메일기록 관리방안에 관한 연구』. 한국외국어대학
교 대학원 석사학위논문
안덕원. 2008. 『공공기관 e-mail 기록의 효과적인 획득방안 연구』. 한국외국어
대학교 대학원석사학위논문.
김용 외. 2008. 11. 『이메일기록관리를 위한 메타데이터 표준 선정에 관한 연구』.
정보관리학회지.
헌국기록관리협회.『전자기록물의 이해』. 조은 글터. 2009
김명훈 외. 『전자기록관리의 이해』. 서울: 한국국가기록연구원,2004
이원규. 『한국기록물관리제도의 이해』,.서울, 진리탐구, 2002