Transcript 정부3.0과_함께하는_기록관리_교육

정부 3.0과 함께하는
기록관리 교육
일시 : 2015. 3. 30. (월) 14:00~
장소 : 우리교육지원청 3층 대회의실
대상 : 관내 처리과 기록물관리 담당자
경상남도함안교육지원청
HAMAN OFFICE OF EDUCATION
정부 3.0 동영상 시청
Ⅰ. 2015년 기록관리
운영실태점검 계획
운영실태 점검 개요
 점검대상 : 총 28개 기관( 소속기관1, 단설유치원1, 초등학교 17, 중학교 9)
※ 서면점검과 현장검검 병행 실시. 4년 주기로 현장점검 실시
 2012년 현장점검 기관 : 총 5개 기관
-대산초, 유원초, 함안초, 함안여중, 호암중
 2013년 현장점검 기관 : 총 8개 기관
-군북초, 산인초, 아라초, 예곡초, 호암초, 칠원중, 칠성중, 함안중
 2014년 현장점검 기관 : 총 8개 기관
-중앙초, 법수초, 월촌초, 문암초, 칠원초, 군북중, 법수중, 함성중
2015년 현장점검 대상 기관 : 총 7개 기관
-가야초, 칠서초, 칠북초, 외암초, 대산중, 함안도서관, 함안유치원
=> 구체적인 서면점검 증빙자료 제출일 및 현장점검 일정은 10월에 공문으
로 별도 안내
운영실태 점검 개요
운영실태 점검 개요
 점검내용
· 기록관리 절차 준수 및 업무 처리 내용 적절성 여부
· 기록물 및 문서고 보존 환경 조성 여부
· 기록관리 업무 모범사례 제출
 점검 및 제출 방법
변경사항
 제출방법: 비전자기록물 제출 -> 전자기록물 제출
- 서면점검 기관의 경우 증빙자료를 제출받지 않아도 검토가능한 것들은 제출
하지 않도록 하고, 증빙자료를 제출해야 하는 것들은 공직자메일로 제출하도록
변경
- 현장점검 기관의 경우 증빙자료를 제출받지 않아도 검토가능한 것들은 증빙
자료를 준비하지 않고, 증빙자료를 제출해야 하는 것들만 준비
 작년도 운영실태 점검의 경험과 결과를 토대로 기존의 항목 및 배
점을 조정
 새로운 항목 추가
- 기록물 평가(처리과 의견조회)의 적절성
- 기록물 폐기의 적절성
2015년 점검항목
 작년과 동일한 항목
 시청각기록물의 경우 CD나 인화된 사진으로 보관을 하고 업무관리시스템에 등록을
한 경우에만 등록으로 인정
 회의록의 경우 업무관리시스템에서 ‘회의록’으로 검색하여 나온 결과를 프린트스크린
한 경우에만 인정
 학교운영위원회 회의록 등 필수 회의록들이 프린트스크린한 검색결과에 없는 경우에
는 일부 등록으로만 인정
2015년 점검항목
 작년과 동일한 항목
 작년의 경우 각 항목에 따른 증빙자료를 갖추지 않고 업무를 수행한 경우가 많아서 점
수를 받지 못한 경우가 있었으며, 인계인수서 작성 없이 선생님들이 주신 기록물을 그냥
받은 경우도 많아 기록물에 대한 책임 관계가 명확하지 않음.
 문서고가 없어 이관을 받지 못한 기관도 있었으나 문서고가 없더라도 행정실의 캐비
닛을 문서고 대용으로 위의 절차를 따른 경우에도 점수를 인정 해드렸음.
 이관 교육을 실시한 경우 교육 실적에 포함해서 증빙자료를 제시해도 인정해 드림.
2015년 점검항목
 작년과 동일한 항목이나 세부내용 및 점수배점 변경. 해당 항목은 증빙자료 불필요.
 작년의 경우 1기관을 빼고 모든 기관이 일부 작성 점수를 받음. 회의록 생산현황, 간행
물 생산 및 보유현황, 행정박물 보유현황을 적절하게 기입하지 않거나 아예 기입하지 않
은 기관이 많아 점수가 낮았음.
 일부작성을 받은 기관들을 살펴보면 편차가 심한데도 불구하고 동일한 점수를 받은
기관이 많았음. 따라서 올해는 서식을 모두 작성했는지 여부와 작성된 내용이 적절한지
여부로 나눠서 판단(감점제).
 수정 제출한 기관의 경우 최초의 보고를 토대로 평가
2015년 점검항목
 작년과 동일한 항목이나 세부내용 및 점수배점 변경. 해당 항목은 증빙자료 불필요.
 작년의 경우 대부분의 기관이 일부 작성 점수를 받음. 단위업무를 기입하지 않거나,
잘못 기입한 경우가 많았으며 시작~종료연도 및 보존기간 만료일을 잘못 작성한 경우가
많았음.
 일부작성을 받은 기관들을 살펴보면 편차가 심한데도 불구하고 동일한 점수를 받은
기관이 많았음. 따라서 올해는 서식을 모두 작성했는지 여부와 작성된 내용이 적절한지
여부로 나눠서 판단(배점제).
 수정 제출한 기관의 경우 최초의 보고를 토대로 평가
2015년 점검항목
 신설항목
 해당 항목의 점검 부분은 처리과 의견조회 기한 내 제출 여부 및 처리과 의견조회 항
목의 적절성, 항목 내용의 누락여부로 전수조사의 적절성과 유사하게 진행
 증빙자료 제출 불필요
 수정 제출한 기관의 경우 최초의 보고를 토대로 평가
2015년 점검항목
 신설항목
 실제 폐기 집행 전 기록물 검증 작업 때 검토(증빙자료 제출 불필요)
 지정한 기록물을 노끈으로 잘 묶었는지 여부, 기록물 순번지에 포함된 기록물 목록과
묶여진 기록물의 일치 여부, 지정한 일자에 기록물을 잘 가져왔는지 등을 검토하여 해당
항목을 점검
2015년 점검항목
 작년과 대부분 동일한 항목이나 배점 조정
 소화기는 분말용 소화기는 인정하지 않고 가스식 소화기만 인정
 필수대장은 보존문서기록대장, 기록물 반입반출대장, 기록물 열람대장, 문서고출입대장
2015년 점검항목
 기록관리 모범사례의 경우 작년과 동일하게 일반적인 기록관리 이외에 수집이나 전시활
동과 관련하여 교육지원청의 업무에 적극적으로 협조를 하거나 자체적으로 기록관리 모범
사례로 제출할 수 있는 것을 인정해 드림.(작년에는 과거사기록물 수집, 사진기록물 수집
등이 있었음.)
 ‘제출’은 신설항목. 하반기 공문을 보내드릴 때 기한과 증빙자료의 제출형식을 알려드릴
예정이므로 이에 맞추어 제출하시면 됨.(수정 제출한 기관의 경우 기준은 최초 제출된 공문
및 자료)
Ⅱ. 절차별 기록물관리
기록물의 개념과 기본원칙
 기록물의 개념 : 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 모든 형태의 기록정보 자료와
행정박물. 즉, 매체를 불문한 모든 형태의 기록물을 의미
 기록물의 기본 관리 원칙
- 업무와 관련하여 생산•접수된 모든 기록물을 등록
- 기록물의 전자적 생산•관리(공공기록물관리법 제6조)
=> 처음부터 전자기록물로 생산하고 관리할 것
- 원본 중심의 관리
:처음부터 생산된 원본을 보관해야하므로 비전자문서로 생산했을 때는 비전자
문서를 보관(비전자기록물을 생산했을 때 PDF등으로 변환하여 업무관리시스템에
등록시키는 것은 사본에 불과.)
기록물의 전자적 생산․관리 VS 원본 중심의 관리
-처음부터 기록물을 전자적으로 생산하되,
비전자로 생산이 되었을 경우 전자적으로 업무관리시스템에 등록을 하고 원본
을 관리
 업무관리시스템의 비전자문서등록·첨부물분리등록 기능을 사용
기록물의 개념과 기본원칙
생산·등록·편철
 생산․등록․편철: 오늘 날에는 대부분의 기록물이 생산․접수됨과 동시에 등록
․편철 과정이 이루어짐(because 전자기록체계)
생산·등록·편철
 but 비전자문서를 생산하거나 우편․인편․팩스 등으로 접수된 경우?
업무관리시스템>문서관리>문서함>문서등록대장>비전자문서등록
①
④
②
③
생산·등록·편철
 but 생산된 기록물의 본문과 첨부물이 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록
매체로 구성되어 별도 관리가 필요한 경우?
업무관리시스템>문서관리>문서함>문서등록대장>첨부물분리등록
①
②
⑤
③
④
생산·등록·편철
 번호표시(예시)
↑
｜
｜
｜
｜
｜
｜
4.5㎝
｜
｜
｜
｜
｜
｜
↓
등록번호
등록일자
공개여부
보존기간
←------------- 6㎝------------→
생산·등록·편철
 번호표시(예시)
생산·등록·편철
 유의사항
-전자문서 생산 시 붙임파일 첨부 할 때 암호화, 압축파일 금지
- 생산 시 공개여부를 잘 선택(1~8호)
-기록물 등록 시 과제카드를 남발하지 말 것
( 예시> 지출증빙서는 하나의 단위과제카드에 편철해 줄 것)
원문정보공개서비스 시행(2015.3.27~)
- 업무담당자가 업무관리시스템에서 공문을 생산할 때 공개로 분류한 문서를 국민들이
별도의 정보공개 청구 없이 정보공개포털시스템에서 바로 볼 수 있게 하는 서비스
생산·등록·편철
▶ 문서 및 정보목록 작성시 유의사항
■ 문서 작성시 공개여부 분류철저(강조사항)
- 기안문, 첨부 문서에 개인정보 등 비공개 정보가 포함된 경우 반드시 부분공개·
문서공개
분류
비공개로 분류
* 비공개 정보 포함 문서 및 정보공개 사례 참조
- 특히, 이미지 파일이 포함한 글 문서와, PDF(스캔문서)에 포함된 개인정보는
필터링이 안되므로 특히 주의
문서목록
작성
공개여부
선택
■ 문서제목에 성명(개인정보)을 포함하지 않도록 교육(강조사항)
- 성명이 포함되는 경우 문서제목과 연관되어 사생활 노출 및 침해 사례 발생
- 필요시 개인을 식별할 수 없도록 ‘홍○○’, ‘홍*동’ 등으로 비식별화
■ 공개여부 : ‘문서’의 공개여부와 ‘목록공개’ 여부를 구분하여 선택
- 문서 ‘대국민공개‘ → ‘목록공개’가 기본
- 문서 ‘비공개(부분공개)’ → ‘목록공개’가 기본, 체크항목 해제시 ‘비공개’됨
생산·등록·편철
 단위과제와 단위과제카드
단위과제란? BRM(정부기능분류체계)의 최소단위로 우리의 업무에 해당
과제카드란? 기록물 철과 유사(기록물 철보다 크거나 같다.)
=> 단위과제 아래 만들어지는 과제카드는 해당 단위과제의 보존기간을 상속받음
생산·등록·편철
 단위과제와 단위과제카드
생산·등록·편철
 단위과제와 단위과제카드
정리
 정리기한 : 매년 2월 말까지
 표지와 색인목록 출력
정리
 표지와 색인목록 출력
정리
 편철 및 상자에 넣기
- 업무가 진행 중이거나 업무에 활용중인 문서는 진행문서파일 위에서부터 아래로
사안의 발생순서에 따라 끼워 넣어 관리
(1월 문서가 위, 12월 문서가 아래)
-처리완결 후에는 진행문서파일에서 분리하여 기록물철 표지 및 색인목록을 업무
관리시스템에서 출력하여 보존용 표지를 씌워 편철(100매 단위로 분철)
-편철순서 : 기록물철 표지>색인목록>비전자기록물
-동일한 기록물이 여러권 일 때
=> 제목: (전체권수)-(해당권) 예시>12월 지출증빙서 12-8
이관
이관이란?
정리가 끝난 기록물을 학교 문서고 or 기록관리시스템으로 옮겨 통합관리하는 절차
 이관시기 – 기록물 정리가 끝난 후
예시> 2013년 생산 기록물-> 2014년 2월까지 정리를 끝내고 2014년도 안에 이관 실시
 절차
- 기록물이관계획 수립 및 공람(이관대상 기록물, 이관일정, 이관내용 등 포함)
- 이관 실시 (인수인계서를 교부받아 이관결과 보고 공문에 첨부물분리등록)
- 이관을 할 때에는 인수인계서와 이관목록이 필요하나 이관목록을 인수인계서에 갈
음해도 됨
<예시>
생산현황보고
 처리과 생산현황보고 법적 기일 : 매년 5월 31일까지(공공기록물
관리법)
 생산현황보고란 ?
- 학교에서 생산한 기록물의 체계적 관리를 위하여 전년도에 생산
한 기록물의 각종 현황을 관할 기록관으로 보고하는 절차
- 조사 항목 : 전자/비전자기록물 생산 및 보유현황, 회의록 생산
현황, 시청각기록물 생산 및 보유현황, 비밀(대외비)기록물 보유현
황, 행정박물 보유현황, 간행물 생산현황
생산현황보고 서식(회의록)
생산현황보고 예시(회의록): 잘못된 것
생산현황보고 예시(회의록): 잘못된 것
 개별법 및 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 :
학교운영위원회(초중등교육법), 학교폭력대책자치위원회(학교폭력예방 및 대
책에 관한 법률) 등 => 이 2개만이라도 제대로 분류해주시기를 부탁드림
생산현황보고 서식(시청각)
생산현황보고 예시(시청각): 잘된 것
생산현황보고 서식(행정박물)
생산현황보고 예시(행정박물): 잘된 것
생산현황보고 서식(간행물)
생산현황보고 예시(간행물): 잘된 것
생산현황보고 예시(간행물): 잘된 것
평가
 개념: 보존기간이 경과한 기록물의 다양한 가치를 검토하여 가치 있는 기록물을
추가 보존하고 가치를 다한 기록물은 폐기 결정하는 과정
 절차: 처리과 의견조회(기록물평가심의서에 의견 및 사유를 작성하여 제출)
→ 기록물관리전문요원의 심사
→ 기록물평가심의회 심의
 2015년도 기록물 평가 예상 시기 : 4월 말 또는 5월
 내용: 처리과 의견조회 시 폐기, 보류, 재책정으로 구분하여 작성
폐기
 개념: 보존가치를 다한 기록물을 물리적으로 완전히 제거하는 행위
 2015년도 기록물 폐기 예상 시기 : 9월~10월
 절차 : 기록물 묶기(학교) -> 기록물 목록과 실물 일치 점검(연구사)-> 기록물 폐기
폐기
Ⅲ. 유형별 기록물관리
시청각기록물 관리
출처: 2013.12. 김해여중 발표자료
간행물이란?
 학교의 사명이나 업무수행의 내용을 전달하기 위해 발간하는 자료.
 교지, 사료집, 교육자료, 업무편람, 학교신문, 리플릿, 수첩 등이 있음.
 책자, CD, 전자파일 등의 형태로 생산되며 문서와 달리 여러 부 간행
간행물의 유형
업무편람, 매뉴얼, 교육자료, 회의자료, 지침서, 사업보고서, 용
역보고서, 기관사(史), 연간업무계획, 도록집, 수첩, 팸플릿, 리
플릿, 홍보물 등 예산을 수반하여 인쇄업체로부터 발간하는 자
료
간행물 발간등록번호 신청
 등록방법
: 별건등록 및 첨부물 분리등록
간행물 원고 확정
결재를 받기 전에 발간등록번호 신청
간행물관리 담당자
간행물관리대장을 통해 신청
발간등록번호 신청
기입요소: 간행물의 제목, 발행일자(월일), 발간형태,
발간주기, 발간용도, 쪽수, 저작물 이용 및 공개
인쇄를 위한 결재&회계부서에 인쇄 의뢰
발간등록번호 확인 및
인쇄의뢰
-간행물 발간등록번호 확인
-확정된 원고는 업무관리시스템에 등록을 하고 결재
를 맡은 후 그 결과를 첨부하여 회계 부서에 인쇄 의뢰
발간 간행물 송부
 학교 업무담당자는 간행물 발간 후 5일 이내, 기록물담당자에게 2부를 송
부해야 함.
 간행물(책자)의 전자파일이 있을 때는 이를 CD, DVD 등 이동식 저장장
치에 수록하여 송부(책자2부, 전자매체 1부)
 전자적형태(e-book, 전자파일 등)로만 생산된 간행물은 CD, DVD 등 이
동식 저장장치에 수록하여 송부(전자매체 2점)
유의사항
 수첩, 팸플릿, 리플릿 등 간행물의 특성상 간행물 발간등록번호를 해당
간행물에 표기하는 것이 적절하지 않는 경우 발간등록번호만 부여받고,
해당 간행물의 인쇄 시 발간등록번호를 표기하지 않고 인쇄
행정박물 관리
출처: 2013.12. 김해여중 발표자료
시험지기록물 관리
출처: 2013.12. 김해여중 발표자료
회의록이란?
 위원회, 심의회, 협의회 등 회의체의 심의•협의•조정•의결•검토
등 의사결정과정을 수록한 기록물
 회의의 시작부터 종료까지 모든 의사에 관한 발언을 기록하는
동시에 의사일정, 안건 등 회의에 관한 모든 사항을 게재하는 기록
다양한 학교 위원회
학교운영위원회, 교육복지위원회, 졸업앨범제작위원회, 방과후
학교소위원회, 발명교사기자재선정위원회, 학교폭력전담기구
협의회, 학교폭력대책자지위원회, ,학교폭력전담교사협의회,
성적관리 협의회, 학생선수보호위원회, 학생건강체력향상위원
회, 학교교육과정위원회 등
회의록의 등록
 등록방법
: 별건등록 및 첨부물 분리등록
회의록 접수•생산
생산 즉시 업무관리시스템에 등록
주의! 개념상 위원회•심의회•협의회에서 생산된
기록물이라 해도 업무담당자가 보관하고 있는 이상
업무관리시스템에 등록해야 함
업무담당자와 관리자의 도장 및 수기 결재
결재
해당 공문의 오른쪽 아래에 3단 or 4단 결재도장을
찍고 결재
비전자기록물 등록기능 사용
등록
-업무관리시스템의 비전자문서 등록 기능을 사용,
문서제목과 공개여부, 과제카드, 담당자, 쪽수 등 기입
-비전자문서의 오른쪽 위에 고무인을 찍고 생산/접수
체크 후 업무관리시스템 상의 문서번호 기입
등록시 회의록 제목
 별건등록
시
개최연도와 차수를 포함하여 정식명칭으로 기재
Ex> 0000년도 제0회 000위원회 회의록
업무관리시스템
에서 ‘회의록’으로
 첨부물분리등록 시
검색 시 결과로
문서 작성 시 회의록이 명확하게 드러날 수 있도록 문서제목에 명기 나올 수 있게 함
Ex> 000위원회 제0회 회의결과 보고 및 회의록
000위원회 제0회 회의 결과(회의록)
예시
감사합
니다.
-끝-