시설물 관리운영 개선방안

2006. 11. 3 (금) 인제대학교 관리과 박성복

• 인제대학교 현황 가. 학교 건물 현황 A동~H동 강의동 8개소 본관동 1개소 도서관동 1개소 인덕재 등 기숙사 4개소 학생회관 1개소 고시원, 학군단, 식당 등 부속건물 6개소 총 건물 21개동

• 인제대학교 현황 나. 영선계 직원 전기공2명 설비공3명 목공2명 방송장비2명 기계실1명 철공2명 일반영선3명 시설차장1명 총 16명

• 인제대학교 시설 관리 가. 시설 119서비스 (2005년 3월 17일 개시) 1. 개 요 기존 방식 - 작업 의뢰서를 직접 관리과에 제출 (Off Line) 변경 방식 - 교내 Homepage 시설 119를 통해 On-Line으로 작업 신청 2. 도입 배경 가. 학과(부) 조교선생님이나 교수님의 시설 불편사항 및 시설 변경사항을 요청할 경우 종래의 ‘작업의뢰서’를 작성하여 관리과로 제출함에 따른 불편함을 해소하기 위함.

나. 시설물 보수 요청사항의 이행여부에 대한 결과 를 알 수 없고 업무량 분석이 불가능을 해소.

>>> 따라서 시설 불편사항을 수동적인 입장에서 한층 더 능동적인 관점(고객의 관점)으로 혁신

• 인제대학교 시설 관리 나. 종래 제도와 시설119 비교 ※ 기존 작업의뢰서 ➀ 시설 불편 사항을 ‘작업의뢰서’를 작성 본관 10층 관리과로 직접 방문 제출 ➁ 중간 업무내용을 관리과, 영선계에서 작업의뢰인에게 통보 없음 ➂ 처리결과 내용을 의뢰인에게 통보 없음 ➃ 처리결과에 만족하지 못하여 다시 관리 과로 ‘작업의뢰서’를 작성하여 제출 ➄ 청구양식에 영상이나 Graphic은 인쇄하 여 첨부하여야 함. ※ 시설 119 ➀ 시설 불편사항을 학교 홈페이지 One Click란 ‘시설119

’

에 들어와 작성 (관리과로 직접 방문 필요 없음) ➁ 시설 영역별로 처리 현황을 표시 ➂ 시설 작성 사항 현황에 붉은색으로 “처리중” ”처리완료”라고 표기 ➃ 처리결과에 만족하지 못하면 시설계 분야별 담당자에게 재청구(전화) ➄ 시설 불편사항을 영상이나 Graphic 등 으로 첨부 가능

• 인제대학교 시설 관리 다. 홈페이지 메인

• 인제대학교 시설 관리 라. 시설 119

• 인제대학교 시설 관리 마. 시설 119 처리상황

• 인제대학교 시설 관리 바. 효 과 사용자 ● 서류 제출하기 위해 본관(관리과)에 갈 필요 없음 → 시간단축 ● on-line상의 서류제출 가능 → 종이절약 ● communication 활성화 → 진행과정을 끝까지 확인가능 → 작업신청의 시간, 장소, 의뢰자 제약이 없어짐 → 응용 프로그램 첨부 가능 시간 절약 업무 편리성 제고 자원 절약 업무 효율성 증대 인건비 절감 관리과 ● 업무절차 간소화 ● 신속한 서비스제공 ● 문서보관용이 ● 서류누락이 없음 ● 데이터베이스를 통한 영선 직공별 업무량 분석이 가능

• 인제대학교 시설 관리 사. 현재까지 이용실적 - 의뢰 건수 : 총 5750건(05년 3월~ 06년 10월 현재) 月 평균 300건 日 평균 10.1건(공휴일,일요일 포함) 아. 사용자 만족도 설문 조사 _ 사용자 설문조사 (30명) 이용횟수 기타 10% 월 6회이상 23% 월 2회 이상 67%

1 시설 119 자. 영선 담당자 생각 한마디 ❐ ‘ 시설 119 ’ 의 장,단점에 대하여 [전기팀] * 작업 진행이 신속 원할하다.

* 검색이 수월하다.

* 건물별, 부서별 구분 검색되었으면 한다.

[배관팀] * 작업의뢰서 분실 우려 없음.

* 일반 보수 아닌 공사 건이 지연되어 담당 업무가 늦어지는 것으로 인식되 어 지는 피해를 입는다.

[철공팀] * 작업 진행이 신속하다.

* 작업상 사소한 일이라도 시설119에 의뢰하므로 작업이 폭주한다 .

1 시설 119 시설 보수는 서비스입니다.

처음부터 끝까지.

고객이 만족할 때까지 즐거운 마음으로 업무에 임합니다.